Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại PHÒNG nội vụ HUYỆN TRẤN yên

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 Phần I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên 3 1. Chức năng: 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 3 II. Văn phòng HĐNDUBND huyện Trấn Yên 9 1. Chức năng 9 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ở văn phòng HĐNDUBND 11 III. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và các cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ huyện Trấn Yên 12 1. Vị trí, chức năng 12 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 12 3. Tổ chức và biên chế 16 4. Tổ chức Thực hiện 17 5. Chế độ làm việc 17 6. Chế độ sinh hoạt, hội họp 18 7. Chế độ báo cáo 18 8. Mối quan hệ công tác 18 9. Về hồ sơ sổ sách 20 10. các quy định khác. 20 11. Điều khoản thi hành. 21 IV. Tình hình hoạt động của Thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên 21 1. khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của Người Thư ký văn phòng 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 25 2.1 Biên chế, trình độ cán bộ văn thư trong văn phòng 25 2.2 Tổng số văn bản đến và đi trong một năm 26 2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 27 2.3.1 Văn bản đi 27 2.3.2 Văn bản đến 29 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 31 I. Tìm hiểu về hoạt động tiếp khách, đãi khách. 31 1. Tiếp khách 31 1.1 Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách. 31 1.2 Quy trình tổ chức tiếp khách. 31 2. Đãi khách 33 2.1 Nguyên tắc trong hoạt động đãi khách. 33 2.2 Quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi 34 II. Tìm hiểu về công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình , kế hoạch công tác của cơ quan. 35 1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 35 2. Thư ký trong việc quản lý chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo. 36 3. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tuần của Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện 36 3.1 Xây dựng chương trình công tác năm của Văn phòng 36 3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng của Văn phòng 37 3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần của Văn phòng 37 4. Đánh giá 38 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của cơ quan 38 1. Trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, hội nghị. 38 1.1 Xác định được đơn vị chủ trì và nội dung của cuộc họp, hội nghị. 38 1.2 Lập kế hoạch hội nghị 39 1.3 Thư ký trong công tác chuẩn bị hội nghị 40 1.3.1 Thành lập ban tổ chức,xây dựng chương trình hội nghị, sắp xếp lịch, ra giấy mời 40 1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị 40 1.3.3 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 41 1.3.4 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức hội nghị 41 1.4. Thư ký trong quá trình tiến hành hội nghị 42 1.4.1 Đón đại biểu, khách mời 42 1.4.2 Điểm danh đại biểu. 42 1.4.3 Giữ đúng giờ giải lao và đọc tham luận của đại biểu, ghi biên bản hôi nghị 43 1.5 Thư ký và các nhiệm vụ sau hội nghị 44 1.5.1 Tiễn đại biểu và khách mời. 44 1.5.2 Dọn dẹp, vệ sinh phòng họp 44 1.5.3 Thông báo kết quả hội nghị 44 1.5.4 Quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị. 44 1.5.5 Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn 44 1.5.6 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 45 1.5.7 Lập hồ sơ hội nghị 45 2. Đánh giá 45 IV. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 46 1. Vai trò của người thư ký trước chuyến đi công tác 47 1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 47 1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 48 1.3 Liên hệ với cơ quan mà lãnh đạo đến công tác. 48 1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 48 1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông 48 1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp… 49 1.7 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 49 2. Vai trò của người thư ký trong chuyến công tác. 49 2.1 Nếu thư ký không đi cùng trong chuyến công tác. 49 2.2 Nếu thư ký đi cùng lãnh đạo trong chuyến công tác. 49 3. Vai trò của thư ký sau chuyến công tác. 49 V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, thư ký văn phòng 50 1.Phòng làm việc của lãnh đạo 50 2. Nhận xét ưu nhược điểm của cách sắp xếp phòng làm việc của thư ký 51 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký tại công sở. 52 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan. 54 II. Đề xuất và kiến nghị. 55 KẾT LUẬN 58

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên 3

1 Chức năng: 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 3

II Văn phòng HĐND-UBND huyện Trấn Yên 9

1 Chức năng 9

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy ở văn phòng HĐND-UBND 11

III Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và các cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ huyện Trấn Yên 12

1 Vị trí, chức năng 12

2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 12

3 Tổ chức và biên chế 16

4 Tổ chức Thực hiện 17

5 Chế độ làm việc 17

6 Chế độ sinh hoạt, hội họp 18

7 Chế độ báo cáo 18

8 Mối quan hệ công tác 18

9 Về hồ sơ sổ sách 20

10 các quy định khác 20

11 Điều khoản thi hành 21

IV Tình hình hoạt động của Thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên 21

1 khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của Người Thư ký văn phòng 21

2 Khảo sát về công tác văn thư 25

2.1 Biên chế, trình độ cán bộ văn thư trong văn phòng 25

2.2 Tổng số văn bản đến và đi trong một năm 26

2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 27

2.3.1 Văn bản đi 27

2.3.2 Văn bản đến 29

Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 31

I Tìm hiểu về hoạt động tiếp khách, đãi khách 31

1 Tiếp khách 31

1.1 Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách 31

1.2 Quy trình tổ chức tiếp khách 31

2 Đãi khách 33

2.1 Nguyên tắc trong hoạt động đãi khách 33

2.2 Quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi 34

II Tìm hiểu về công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình , kế hoạch công tác của cơ quan 35

1 Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 35

2 Thư ký trong việc quản lý chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo 36

3 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tuần của Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện 36

3.1 Xây dựng chương trình công tác năm của Văn phòng 36

3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng của Văn phòng 37

3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần của Văn phòng 37

4 Đánh giá 38

III Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của cơ quan 38

1 Trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, hội nghị 38

1.1 Xác định được đơn vị chủ trì và nội dung của cuộc họp, hội nghị 38

1.2 Lập kế hoạch hội nghị 39

1.3 Thư ký trong công tác chuẩn bị hội nghị 40

1.3.1 Thành lập ban tổ chức,xây dựng chương trình hội nghị, sắp xếp lịch, ra giấy mời 40

1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị 40

1.3.3 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 41

1.3.4 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức hội nghị 41

1.4 Thư ký trong quá trình tiến hành hội nghị 42

1.4.1 Đón đại biểu, khách mời 42

1.4.2 Điểm danh đại biểu 42

1.4.3 Giữ đúng giờ giải lao và đọc tham luận của đại biểu, ghi biên bản hôi nghị 43

1.5 Thư ký và các nhiệm vụ sau hội nghị 44

1.5.1 Tiễn đại biểu và khách mời 44

1.5.2 Dọn dẹp, vệ sinh phòng họp 44

1.5.3 Thông báo kết quả hội nghị 44

1.5.4 Quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị 44

1.5.5 Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn 44

1.5.6 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 45

1.5.7 Lập hồ sơ hội nghị 45

2 Đánh giá 45

IV Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 46

1 Vai trò của người thư ký trước chuyến đi công tác 47

1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 47

1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 48

1.3 Liên hệ với cơ quan mà lãnh đạo đến công tác 48

1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 48

1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông 48

1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp… 49

1.7 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 49

2 Vai trò của người thư ký trong chuyến công tác 49

2.1 Nếu thư ký không đi cùng trong chuyến công tác 49

2.2 Nếu thư ký đi cùng lãnh đạo trong chuyến công tác 49

3 Vai trò của thư ký sau chuyến công tác 49

V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, thư ký văn phòng 50

1.Phòng làm việc của lãnh đạo 50

2 Nhận xét ưu nhược điểm của cách sắp xếp phòng làm việc của thư ký 51

VI Kỹ năng giao tiếp của người thư ký tại công sở 52

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

I Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan 54

II Đề xuất và kiến nghị 55

KẾT LUẬN 58

LỜI MỞ ĐẦU

Với phương châm “ học thật, thi thật để ra đời làm thật” và để lý thuyếtkhông xa rời thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 3chúng em đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, tổ chức, giúp chúng em có cơ hộivận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tế công việc

Được sự giới thiệu của nhà trường, của khoa, cùng với sự đồng ý củaLãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Trấn Yên, em đã được đến thực tập,tìm hiểu thực

tế và thực hành các khâu nghiệp vụThư ký văn phòng mà em đang học tại PhòngNội Vụ huyện Trấn Yên

Đợt thực tập vừa qua là thử thách khá lớn với em Tuy nhiên nó cũng đãgiúp em có cơ hội để nâng cao kiến thức về hoạt động của ngành Thư ký vănphòng, tìm hiểu về vị trí công việc trong tương lai, hiểu biết thêm về các kỹnăng chuyên môn cũng như kỹ năng mềm để hoàn thành tốt công việc ,rèn luyệnkhả năng đối diện với những rắc rối trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, tiếpcận thực tế

Do thời gian, sự hiểu biết , kinh nghiệm còn hạn chế và điều kiện Phòng Nội

Vụ Huyện Trấn Yên còn hạn chế nhiều mặt,nên bài báo cáo của em chỉ trình bàyđược những vấn đề chung nhất và những hoạt động thực tế tại Phòng Nội vụ HuyệnTrấn Yên Vì vậy bài báo cáo của em sẽ không thể tránh khỏi sự thiếu sót và hạnchế Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê duyệt, giúp đỡ tạo điềukiện của toàn bộ thầy giáo, cô giáo cũng như cán bộ, công chức, viên chức tại Cơquan cùng với toàn thể các bạn sinh viên trong trường để bài Báo cáo thực tập tốtnghiệp của em được hoàn chỉnh và đầy đủ nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Thu Huyền

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Trấn Yên, được sựgiúp đỡ chỉ bảo tận tình của quý thầy cô trong trường, các chú, các anh, các chịtrong văn phòng Do đó em đã hoàn thành đợt thực tập một cách tốt đẹp

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đếnquý thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, nhất là cô Nuyễn Thị Thu Hường –giáo viên hướng dẫn đã chỉ dẫn và hỗ trợ chúng em khi gặp khó khăn

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới chú Trần Đông – Trưởng Phòng Nội vụ,chú Hoàng Hữu Thắng – Phó Trưởng Phòng Nội Vụ, chú Nguyễn Trung Sơn –Phó Trưởng Phòng , Cô Nguyễn Thu Hương, chị Hoàng thị Hoa, chú TrịnhXuân Nghĩa… cùng toàn thể các chú, các anh, các chị trong Phòng Nội VụHuyện Trấn Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ , chỉ bảo và chia sẻ kinh nghiệm cho

em trong thời gian thực tập nghiệp vụ tại văn phòng

Do thời gian, sự hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế, nên bài báo cáothực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp, phê duyệt của thầy cô trong trường, lãnh đạo cơ quan

để giúp em nâng cao kiến thức, vững vàng trong chuyên môn

Một lần nữa cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới quýthầy cô trong trường, các chú, các anh, các chị trong Phòng Nội Vụ đã tạo điềukiện giúp đỡ, chỉ dẫn, hỗ trợ em hoàn thành đợt thực tập và bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Thu Huyền

Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên

1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết

của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa

bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chốngdịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kếhoạch hoá gia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động

từ thiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậuquả thiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường

và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theomột tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

3 Tổ chức cơ quan chuyên môn UBND huyện Trấn Yên gồm:

- Văn phòng HĐND - UBND huyện;

- Phòng Nội vụ;

- Phòng Tư pháp;

- Phòng Tài chính - kế hoạch;

- Phòng Nông nghiệp & phát triển nông thôn;

- Phòng Tài nguyên - môi trường;

- Phòng Văn hóa - thông tin;

- Phòng Giáo dục và đào tạo;

- Phòng Y tế;

- Phòng Thanh tra;

- Phòng Công thương;

- Trung tâm phát triển quỹ đất;

- Trung tâm phát triển cụm công nghiệp

II Văn phòng HĐND-UBND huyện Trấn Yên

1 Chức năng

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợpcho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủyban nhân dân cấp huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy bannhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thôngtin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.( Nghị định 14/2008/NĐ-CPngày 02/4/2008)

- Văn phòng HĐND-UBND huyện Trấn Yên là cơ quan chuyên môn củaUBND huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt độnghàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND-UBNDhuyện

- Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp vàphối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, Thường trựcHĐND và UBND huyện; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viêngiúp thường trực HĐND - UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua, khen thưởng, dân tộc, tôn giáo,

an ninh quốc phòng

- Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc

và con dấu riêng

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND -UBND, Chủ tịchUBND huyện đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định phápluật của Nhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND - UBND, Chủ tịchUBND huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộcHĐND - UBND huyện và các xã thực hiện chương trình công tác đó

- Theo dõi các phòng ban chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bịcác đề án và tham gia góp ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quytrình soạn thảo các đề án đó

- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện vàUBND cấp xã trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp cóthẩm quyền quyết định

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBNDvới HĐND, các ban của HĐND huyện với UBMTTQ và các đoàn thể, các cơquan trực thuộc UBND huyện, các cơ quan đóng trên địa bàn huyện

- Phối hợp với Thanh tra huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyếtđơn khiếu nại, tố cáo cảu công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc công bố truyền đạt các quy định của pháp luật, Nghị quyếtcảu HĐND, Quyết định Chỉ thị của UBND huyện, cấp trên đến các ngành, cáccấp, các phòng ban và Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện đó

- Tổ chức phục vụ hoạt đông của các kỳ họp của UBND, các phòng banchuyên môn thuộc UBND huyện, các Đoàn thể, với các đại biểu HĐND tỉnh

- Giúp UBND huyện tổ chức quản lý Nhà nước đmả bảo các điều kiện

phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo huyện đón tiếp các đoàn khách trong, ngoài huyệnđến thăm, làm việc tại huyện theo quy định của pháp luật.

- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản củaVăn phòng HĐND - UBND huyện theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBNDhuyện phân công theo sự cần thiết hoặc được ủy nhiệm

- Ngoài ra Văn phòng HĐND - UBND huyện còn có trách nhiệm giúp đỡVăn phòng HĐND - UBND các xã về chuyên môn, nghiệp vụ công tác vănphòng

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy ở văn phòng HĐND-UBND

Văn phòng HĐND - UBND huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủtrưởng theo sơ đồ sau:

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Bộ phận một cửa

Bộ phận

kế toán

Bộ phận văn thư,

Bộ phận tạp vụ

Bộ phận tiÕp d©n

Bộ phận lái xe

Bộ

phận

tổng

hợp

- Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Các Phó Chánh Văn phòng gồm:

+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp

+ Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác Hội đồng nhân dân:

+ Phó chánh Văn phòng phụ trách bộ phận Một cửa, Hành chính quản trị,tiếp dân

III Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và các cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ huyện Trấn Yên

1 Vị trí, chức năng

1 Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Huyện, là

cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Huyện thực hiện chức năng quản lýNhà nước về các lĩnh vực : Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính,cán bộ công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã,thị trấn, hội, tổchức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng

2 Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện,đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của SởNội vụ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

1 Trình Uỷ ban nhân dân Huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội

vụ Trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

2.Trình Uỷ ban nhân dân Huyện ban hành quyết định , chỉ thị; quy hoạch;

kế hoạch dài hạn, năm năm và hằng năm, chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lí nhà nước được gia

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt, thông tin, tuyên truyền phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức ,bộ máy:

a )Tham mưu giúp UBND Huyện Quy định chức năng, nhiệm vu, Quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn Huyện theo Hướng dẫn của Uỷ bannhân dân tỉnh;

b) Trình Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định hoặc tham mưu giúp UBNDHuyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơquan chuyên môn thuộc UBND Huyện

c) Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định;

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định thànhlập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp lien nghành Huyện theo quy địnhcủa pháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a) Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện phân bổ chỉ tiêu biênchế hành chính ,sự nghiệp hàng năm;

b) giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính sự nghiệp;

c) giúp Uỷ ban nhân dân Huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quyđịnh về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp Huyện và Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

a) giúp Uỷ ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phâncông của Uỷ ban nhân dân Huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân Tỉnh;

b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện phê chuẩncác chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Uỷ ban nhân dânHuyện trình Uỷ ban nhân dân Tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quyđịnh của pháp luật;

c) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Huyện xây dựng đề án thành lập

mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Uỷ ban nhân dântrình Hội đồng nhân dân Huyện thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địagiới hành chính của Huyện;

d) giúp ủy ban nhân dân Huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thểsáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về Hoạt động của thôn, tổ dân phố trênđịa bàn Huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, tổ dânphố

7 giúp Uỷ ban nhân dân Huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợpbáo cáo việc Thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hànhchính, đơn vi sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn Huyện

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a) Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Huyện về việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,đánh gía; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức theo phân cấp

b) Thực hiện việc Tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách

xã, thị trấn theo phân cấp

9 Về cải cách hành chính:

a) giúp Uỷ ban nhân dân Huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và ủy ban nhân dân xã thực hiện công tác cải cách hànhchính ở địa phương

b) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Huyện về chủ trương, biệp pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ bannhân dân Huyện và Uỷ ban nhân dân Tỉnh

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Huyện chấp hành

chế độ quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànHuyện và lưu trữ Huyện

12 Về công tác Tôn giáo:

a) giúp Uỷ ban nhân dân Huyện chỉ đạo ,hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách,pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ bannhân dân Tỉnh và theo quy định của Pháp luật

13 Về công tác Thi đua khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân Huyện tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn Huyện; làm tròn nhiệm vụ Thường trực của Hội đồng thi đua- Khenthưởng Huyện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn Huyện; xây dựng,quản lý và sử dụng Qũy thi đuaKhen thưởng theo quy định của Pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lí các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch ủy ban nhândân Huyện và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác Nội

vụ trên địa bàn

16 Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ thực hiện công tác quản lý nhà nước về công tác Nội

vụ trên Địa bàn

17 Quản lý Tổ chức, biên chế thực hiện chế độ , chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối

với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội Vụ theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh và Uỷ bannhân dân Huyện.

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của Phápluật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân Huyện

19 giúp Uỷ ban nhân nhân Huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác Nội vụ và các lĩnh vựccông tác khác được giao trên cơ sở quy định của Pháp luật và theo hướng dẫncủa Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dânHuyện

Phó trưởng phòng do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định theotiêu chuẩn và quy định của Pháp luật Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởngphòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắngmặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạtđộng của Phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, cho tư chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phótrưởng Phòng do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định theo quy định củapháp luật

b, Biên chế của Phòng Nội vụ

Biên chế của Phòng Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện quyếtđịnh ttrong tổng biên chế hành chính của Huyện được Uỷ ban nhân dân Tỉnhgiao

4 Tổ chức Thực hiện

Điều khoản thi hành

Căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Trưởngphòng Nội Vụ ban hành quy chế làm việc của cơ quan và tổ chức thực hiện theoquy định của Pháp luật

5 Chế độ làm việc

1, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên làm việc theo chế độ Thủ trưởng

2, trưởng phòng phụ trách điều hành các hoạt động cung của phòng vàtrực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác trọng tâm.Trưởng phòng chịu tráchnhiệm trước UBND, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng nội vụ và các công việc được UBND, chủtịch UBND cấp huyện phân công hoặc ủy quyền trưởng phòng có trách nhiệmbáo cáo với UBND, chủ tịch UBND cấp huyện và sở nội vụ về tổ chức, hoạtđộng của phòng nội vụ; báo cáo công tác trước HĐND và UBND huyện khiđược yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chứctrính chị xã hội cấp huyện giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn của mình

3, các phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng chỉ đạo một số mặtcông tác và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.Khi trưởng phòng vắng mặt, một phó trưởng phòng được trưởng phòng ủynhiệm điều hành các hoạt động của phòng

4, các công chức chuyên môn là người giúp việc cho trưởng phòng, đượctrưởng phòng phân công đảm nhiệm một hoặc một số lĩnh vực công tác nhấtđịnh

5, công chức được trưởng phân công nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm

trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công Trong trường hợp không thểhoàn thành nhiệm vụ phải kịp thời báo cáo để trưởng phòng xem xét, quyếtđịnh.

6 Chế độ sinh hoạt, hội họp

1, phòng nội vụ thực hiện chế độ giao ban định kì hang tháng Trưởngphòng quyết định thời gian họp, nội dung giao ban và tổ chức họp giao ban đểđánh giá việc thực hiện nhiệm vụ kì này, phổ biến kế hoạch công tác của kì kếtiếp

2, họp bất thường đột suất do trưởng phòng quyết định

3,lịch làm việc với tổ chức và cá nhân do trưởng phòng quyết định; nộidung làm việc được phân công được chuyển bị trước, đảm bảo giải quyết cóhiệu quả các yêu cầu phát sinh liên quan đến hoạt động chuyên môn của phòng

7 Chế độ báo cáo

Các phó trưởng phòng và công chức chuyên môn thực hiện chế độ báocáo định kì hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, 1 năm và báo cáo theo yêucầu của trưởng phòng

Nội dung báo cáo được trình bày tóm tắt theo từng lĩnh vực, lượng hóathành từng công việc đã làm, đang làm, kết quả đạt đươc, những công việc chưahoàn thành, vướng mắc, kiến nghị

Báo cáo của các bộ phận được tổng hợp thành một báo cáo chung củaphòng Riêng báo cáo về công tác tôn giáo, công tác thi đua khen thưởng, côngtác quản lí địa giới hành chính, ngoài báo cáo theo quy định trên còn có báo cáođịnh kì theo quy định của cơ quan chuyên môn cấp trên

8 Mối quan hệ công tác

1, Đối với Sở Nội vụ

Phòng nội vụ chịu sự hướng dẫ, kiểm tra và chỉ đạo về chuyên môn,nghiệm vụ của sở nội vụ; thực hiện việc báo cáo công tác chuyên môn định kì vàđột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc sở Nội Vụ

2, Đối với UBND huyện và Thường trực HĐND huyện

Phòng Nội vụ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBNDhuyện, chủ tịch UBND huyện về toàn bộ công tác theo chức năng, nhiệm vụ củaphòng theo quy chế làm việc của UBND huyện.

Phòng nội vụ thực hiện chế độ báo cáo với thường trực HĐND huyệntheo yêu cầu

3, Đối với ban tổ chức huyện ủy

Phòng Nội vụ phối hợp với ban tổ chức huyện ủy trong việc giải quyếtnhững vấn đề về tổ chức cán bộ thuộc diện huyện ủy quản lí theo yêu cầu củaUBND huyện ( đề bạt, bổ nhiệm; xây dựng kế hoạch, quy hoạch đào tạo, đào tạolại)

Giữ mối liên hệ thường xuyên với ban tổ chức huyện ủy để thực hiện cácchủ trương của cấp ủy về công tác tổ chức và cán bộ

4, đối với các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND huyện

Thực hiện mới quan hệ hợp tác và phối hợp theo chức năng, nhiệm vụdưới sự điều hành chung của UBND huyện trong trường hợp phòng nội vụ chủtrì giải quyết công việc, nếu chưa nhất trí với ý kiến của thủ trưởng các cơ quanchuyên môn khác, trong phòng tập hợp các ý kiến và trình chủ tịch UBNDhuyện xem xét, quyết định

5, đối với thường trực UBMTTQ Việt Nam, các ban,ngành, đoàn thể, cácđơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội của huyện

Khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức nói trên có yêu cầu, kiến nghị các vấn đềthuộc chức năng của phòng Nội vụ, trưởng phòng có trách nhiệm tiếp nhận hoặc

uỷ quyền tiếp nhận, giải quyết.trong trường hợp cần thiết, trưởng phòng trực tiếptrình hoặc ủy nhiêm cho phó trưởng phòng trình UBND huyện giải quyết

6, Đối với UBND các xã, thị trấn

Phối hợp, hỗ trợ và tạo điều kiện đẻ UBND các xã, thị trấn thực hiện cácnội dung quan lí nhà nước lien quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ

Hướng dẫn cán bộ, công chức xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ liênquan đến lĩnh vực chuyên môn của phòng Nội vụ

9 Về hồ sơ sổ sách

1, Hồ sơ công việc

- Mọi công việc theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đều được lập thành

hồ sơ

- Công chức được giao nhiệm vụ nào thì tự lập hồ sơ công việc theo từng

vụ việc cụ thể, khi kết thức công việc, công chức hoàn thiện đủ hồ sơ,sắp xếp theo công việc trật tự quy định và bàn giao lại cho văn thư cơquan vào cuối năm hành chính để đưa vào lưu trữ

2, Hồ sơ, sổ sách khác

- Ngoài hồ sơ, sổ sách theo quy định, toàn cơ quan có:

+ sổ họp cơ quan

+ sổ đăng kí, theo dõi phân công công việc và tiến độ thực hiện

- Mỗi cá nhân công chức có:

+ sổ ghi chép cá nhân: để ghi chép các nội dung sinh hoạt, hội họp cơquan và các nội dung khác liên quan đến việc công

+ sổ đăng kí công việc cá nhân: để ghi lại nhiệm vụ được giao, diễn biếntrong thực hiện, thời gian hoàn thành, mức độ hoàn thành…

3, hồ sơ, sổ sách, tài liệu trong cơ quan phải được sắp xếp gọn gàng, khoahọc, bảo mật theo quy định

10 các quy định khác.

- công chức trong cơ quan phải chấp hành ngày, giờ làm việc theo quyđịnh và chấp hành phân công làm them giờ của trưởng phòng, nghỉ phảibáo cáo và được sự đồng ý của trưởng phòng

- trong thời gian thi hành công vụ, công chức trong cơ quan phải đeo thẻcông chức

- trong giao tiếp nói chung và giao tiếp với người đến liên hệ công tácphải thể hiện sự bình tĩnh, tôn trọng, bình đẳng, giúp đỡ hợp tác

- trong phạm vi và điều kiện cho phép, các công chức trong cơ quan cótrách nhiệm hỗ trợ nhau, để hoàn thành nhiệm vụ chung của đơn vị

- ngoài các quy định trong quy chế này, công chức phòng nội vụ còn phảichấp hành các quy định của pháp luật và các quy định khác có liên quan.

11 Điều khoản thi hành

Quy chế này có hiệu lực thực hiện kể từ ngày kí ban hành

Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế quy chế do trưởng phòng quyết định./

IV Tình hình hoạt động của Thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên

1 khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của Người Thư ký văn phòng

Phòng Nội Vụ là một cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Trấn Yên, không có thư ký của văn phòng mà các chuyên viên trong phòng đảm nhiệm vai trò như những thư ký văn phòng Vì vậy, thư ký của phòng là một công chức nhà nước theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Luật Cán bộ công chức năm 2010,

trong biên chế và hưởng lương từ Ngân sách Nhà nước.

Vị trí của người thư ký văn phòng được xác định bởi các nhiệm vụ, quyềnhạn mà pháp luật đã quy định cho họ Các nhiệm vụ của người Thư ký vănphòng đồng thời cũng là những quyền hạn của họ và ngược lại Đây là nhữngđiều kiện quan trọng nhằm đảm bảo cho thư ký văn phòng hoàn thành chứctrách, nhiệm vụ của mình

Thư ký Văn phòng Phòng Nội vụ huyện (chuyên viên văn phòng) khôngchỉ phải thực hiện nhiệm vụ thuộc về chuyên môn được giao mà còn là trợ thủđắc lực cho lãnh đạo trong phòng, giải phóng lãnh đạo khỏi những công việc sự

vụ, chọn lọc và đánh giá sơ bộ tất cả các vấn đề trước khi cung cấp cho lãnhđạo Vì vậy phạm vi chuyên môn nghiệp vụ của người thư ký văn phòng khárộng, ngoài các nghiệp vụ thông thường thư ký văn phòng còn phải đảm nhiệmcác công việc liên quan đến nghiệp vụ về kế toán,tài chính, nhân sự, tổng hợp,văn thư và quản trị Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể

Thư ký văn phòng (chuyên viên văn phòng) có 2 nam, 1 nữ; đều có trình

độ chuyên môn là Đại học; trình độ lý luận chính trị Trung cấp trở lên; có chứngchỉ tin học, ngoại ngữ; độ tuổi từ 25 – 45 tuổi

Thư ký của phòng có phẩm chất đạo đức tốt, chấp hành nghiêm chỉnhđường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, có tinhthần trách nhiệm cao, ý thức cầu tiến, ham học hỏi, nâng cao trình độ chuyênmôn, nghiệp vụ, có ý thức tu dưỡng rèn luyện phục vụ nhân dân, có ý thức tổchức kỷ luật, chấp hành tốt nội quy, quy chế của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao

Việc tuyển dụng, xét tuyển thư ký được thực hiện theo đúng quy định,Nghị định số: 24/2010/NĐ-CP của chính phủ và Thông tư số: 13/2010/TT-BNV : thư ký được tuyển dụng thông qua hình thức thi tuyển, đảm bảo năng lựcchuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt, đúng tiêu chuẩn chức danh quy định, đápứng yêu cầu, nhiệm vụ chuyên môn

Thư ký văn phòng được làm việc đúng với chuyên ngành đã được đào tạo;được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ; khen thưởng kỷ luật đúng lúc, đúngngười, nâng cao hiệu quả công tác Ngoài ra, thư ký còn được đầu tư trang thiết

bị phục vụ quá trình công tác như: máy vi tính (04 chiếc), máy in (03 chiếc),máy hủy tài liệu (01 chiếc), máy fax, máy scan, điện thoại bàn…

Trong thờ i gian thực tập tại Văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên,cùng với sự quan sát và thực hành của mình, em đã học hỏi và tìm hiểu được vaitrò của người Thư ký văn phòng trong thực hiện các chức năng cung cấp thôngtin cho lãnh đạo công tác tổ chức hành chính:

* Về tiếp khách, đãi khách:

- Tiếp khách:

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thôngtin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Bản chất của việc tiếp khách là việc người thư ký thiết lập một giao tiếp

có mục đích với khách Hiệu quả của quá trình này phụ thuộc vào khả năng,trình độ của người thư ký tham gia giao tiếp Thực tế cho thấy việc tiếp kháchcủa người thư ký sẽ góp phần thu thập, cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gian

lao động sáng tạo cho lãnh đạo.

Qua quá trình thực tập tại Văn phòng Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên emthấy thực tế hoạt động tiếp khách của cơ quan là:

Khách đến UBND huyện, Phòng Nội Vụ Huyện thường có chứng minhthư hoặc giấy giới thiệu Bảo vệ đón lấy,cám ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏikhách muốn gặp ai và mời khách ngồi chờ trong khi liên hệ để người khách cầngặp xuống tiếp hoặc chỉ dẫn cho khách biết phòng làm việc để khách tự lên

Nếu là đoàn khách từ nơi khác đến thì khách sẽ gặp văn thư cơ quan đầutiên, văn thư xem giấy giới thiệu xong sẽ mời khách vào phòng khách ở đối diện

và rót nước mời khách trong lúc chờ Thủ trưởng cơ quan xuống tiếp và trao đổicông việc

Khi khách đến làm việc tại cơ quan phải đăng ký với Văn phòng Nếukhách có nhu cầu ăn, nghỉ thì các phòng báo với Văn phòng để bố trí ChánhVăn phòng chủ động bố trí đón tiếp khách và báo cáo Chủ tịch hoặc các Phóchủ tịch (có phiếu tiếp khách) để tiếp khách đến làm việc Văn phòng tiếp kháchthuộc lĩnh vực chung của huyện và khách là Thường trực Tỉnh ủy, HĐND,UBND tỉnh Khách thuộc các Sở, ban ngành cấp tỉnh thì Trưởng các phòng tiếp,trường hợp khách là Giám đốc, Phó Giám đốc Sở thì Trưởng phòng chuyên môntrực tiếp và Thường trực UBND phụ trách phòng liên quan tiếp

- Về đãi khách

Chiêu đãi là một biện pháp lễ tân quan trọng trong công tác đón tiếp Việcđãi khách tại UBND huyện, Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên được chia làm 2dạng: tổ chức tiệc chiêu đãi và tiệc trà đãi khách

UBND huyện thực hiện chế độ đãi khách theo thông tư số BTC ngày 06 tháng 01 năm 2010: Đối với khách đến làm việc tại cơ quan, đơnvị: Chi nước uống mức chi tối đa không quá 20.000 đồng/người/ngày Chi mờicơm: Các cơ quan, đơn vị không tổ chức chi chiêu đãi đối với khách trong nướcđến làm việc tại cơ quan, đơn vị mình; trường hợp xét thấy cần thiết thì chỉ tổchức mời cơm khách theo mức chi tiếp khách tối đa không quá 200.000 đồng/1

* Về tổ chức phòng làm việc khoa học:

Tại UBND huyện Trấn Yên, phòng làm việc của Chánh Văn phòngHĐND-UBND, Phó Chánh Văn phòng, phòng Tổng hợp được đặt ở tầng 3 dãynhà 5 tầng để tiện cho công việc.Phòng làm việc của Chánh văn phòng và PhóChánh văn phòng được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, diện tích vừa đủ, trang thiết

bị tương đối đầy đủ, màu sắc hài hòa

Ví dụ: Phòng làm việc của Chú Nguyễn Quang Trung – Chánh Vănphòng HĐND-UBND huyện, bàn uống nước được bố trí ngay gần cửa ra vào,cạnh đó là bàn làm việc của Chánh văn phòng, trên bàn có máy tính xách tay đặt

ở chính giữa, bên trái là điện thoại bàn và máy in, bên phải là giá nhỏ để tài liệu,hộp đựng bút, giấy nhớ và một số tài liệu khác Cạnh bàn làm việc phía bên taytrái của Chánh Văn phòng là tủ đựng tài liệu gồm nhiều ngăn, mỗi ngăn được sửdụng để chứa những loại tài liệu khác nhau phục vụ cho việc tìm kiếm được dễdàng, thuận tiện, nhanh chóng Phía góc của phòng làm việc là chỗ để đặt tủlạnh phục vụ cho việc tiếp khách và nhu cầu cá nhân hàng ngày của Chánh Vănphòng Điều hòa được lắp trên tường phía sau bàn làm việc, tuy nhiên trongphòng vẫn có quạt cây để gần bàn uống nước.Cửa sổ được đặt đối diện với bànlàm việc, là cửa kính kéo ngang, dễ dàng đóng mở, buổi sáng có thể đón nắngmai tuy nhiên buổi trưa và chiều không bị nắng chiếu gây ảnh hưởng tới cănphòng

Ở UBND huyện Trấn Yên, việc chuẩn bị cuộc họp được phân công nhiệm

vụ cho từng chuyên viên liên quan 1 cách rõ ràng, không để chồng chéo côngviệc gây khó khăn cho khâu tổ chức Ví dụ như chuyên viên tổng hợp sẽ lên kếhoạch cuộc họp để lãnh đạo duyệt, đến ngày họp chị Chinh phụ trách lễ tân, mởcửa, vệ sinh, thu dọn và phục vụ phòng họp,phát tài liệu cho đại biểu, cô Quyênphụ trách tiếp đón và điểm danh đại biểu,khi mọi người tới đầy đủ và đến thờigian họp chú Quyền – Chánh văn phòng sẽ mời Chủ tịch và các phó Chủ tịch bắtđầu cuộc họp

* Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo cũng là nhiệm vụ quantrọng của người thư ký văn phòng Các chuyến công tác phải đảm bảo mục đích

rõ ràng, không bị chồng chéo các chuyến đi với nhau

Lãnh đạo UBND huyện Trấn Yên thường xuyên đi công tác tại các cơquan cấp trên, các xã, thị trấn trong địa bàn huyện và huyện bạn, ít khi đi côngtác nước ngoài và thời gian đi công tác thường ngắn hạn tuy nhiên công tácchuẩn bị của người thư ký cần hết sức cẩn thận Thư ký phải lập kế hoạchchuyến công tác,liên hệ nơi đoàn đến công tác bằng văn bản hoặc gọi điện trựctiếp, đăng ký phương tiện, đặt phòng khách sạn nếu thời gian công tác kéo dài,chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ chuyến công tác, phương tiện đi lại, giấy tờ cầnthiết, chuẩn bị kinh phí

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Biên chế, trình độ cán bộ văn thư trong văn phòng

Tại Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên, phụ trách công tác Văn thư là côNguyễn Thu Hương.Văn thư cơ quan có trình độ Cử nhân Luật,biên chế ngạchchuyên viên.Mặc dù biên chế của cán bộ văn thư trong phòng văn thư chỉ là mộtnhưng cô luôn đáp ứng được nhu cầu của công việc, đảm bảo thông tin bằng vănbản và mạng văn phòng phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hànhcông việc,phân phối văn bản cho lãnh đạo và các phòng ban nhanh chóng kịpthời, không để tồn đọng văn bản, gây khó khăn cho quá trình giải quyết công

việc.Văn thư cơ quan chưa có phòng riêng để thuận tiện cho công việc.Hàngnăm có hàng nghìn văn bản cần được văn thư cơ quan xử lý mới được ban hành,với khối lượng công việc nhiều như vậy nhưng cô vẫn đảm bảo được cả chấtlượng và số lượng công việc Công tác quản lý con dấu cũng được thực hiện tốt.Văn thư có tủ để đồ và có khóa riêng để cất giữ con dấu, chỉ có văn thư mới cóchìa khóa để lấy dấu Dấu ở đây bao gồm dấu chức danh, dấu chỉ mức độ mật,khẩn, hỏa tốc Văn bản ban hành sẽ được văn thư ghi số, ký hiệu, ngày tháng,đóng dấu, đăng ký văn bản vào sổ văn bản đi, scan và đưa lên mạng văn phòng

để văn bản được phân phối và phát hành đến cơ quan, phòng ban, đơn vị có liênquan để biết và thực hiện Không chỉ có chuyên môn giỏi, cô còn tham gia mộtkhóa học về nghiệp vụ thư ký văn phòng nên kỹ năng mềm và kỹ năng giao tiếpcủa chị rất tốt, khách đến cơ quan luôn được cô tiếp đón nhiệt tình, ra về vui vẻ,

cô cũng rất được lòng đồng nghiệp trong cơ quan cũng như lãnh đạo ủy ban vàvăn phòng

2.2 Tổng số văn bản đến và đi trong một năm

- Văn bản đến:

Tính đến ngày 17 tháng 4 năm 2015, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên đãtiếp nhận và triển khai xử lý, giải quyết 1064 văn bản các loại của Trung ương,các Bộ, Ngành Trung ương, của Tỉnh Yên Bái, của Thường trực huyện ủy, Banthường vụ, HĐND huyện Trấn Yên và các phòng ban, các xã, thị trấn Ngay khitiếp nhận văn bản, Phòng Nội Vụ đã tập trung xem xét, nghiên cứu và triển khaithực hiện, đồng thời cụ thể hóa văn bản chỉ đạo của Trung ương, tỉnh để giaonhiệm vụ cho phòng, ban chức năng tham mưu, đề xuất biện pháp tổ chức thựchiện Trên cơ sở đó, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên huyện kịp thời giải quyếttheo chức năng, thẩm quyền Song song với chỉ đạo, giải quyết, Phòng Nội vụ

đã thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các cấp, các ngành phối hợp tổ chức triểnkhai thực hiện đúng yêu cầu tiến độ

- Văn bản đi

Tổng hợp đến ngày 17 tháng 4 năm 2015, Phòng Nôi vụ Huyện Trấn Yên

đã ban hành 182 văn bản các loại, trong đó có: 42 Quyết định, 56 Công văn, 23

Tờ trình, 19 Thông báo, 12 Báo cáo, 30 Kế hoạch

Năm 2014, Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên đã ban hành 5630 văn bản cácloại , trong đó có 3962 Quyết định, 686 Công văn, 58 Kế hoạch, 465 Tờ trình,

105 Báo cáo, 339 Thông báo, 02 Hướng dẫn, 08 Chỉ thị, 05 Công điện

Năm 2013, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên đã ban hành 7158 văn bản cácloại, trong đó có 5855 Quyết định, 20 Chỉ thị, 37 Thông báo, 498 Tờ trình, 570Công văn, 57 Kế hoạch, 117 Báo cáo, 05 Công điện

Năm 2012, Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên đã ban hành 3865 văn bản,trong đó có 2601 Quyết định, 04 Chỉ thị, 68 Thông báo, 393 Tờ trình, 641 Côngvăn, 56 Kế hoạch, 96 Báo cáo, 06 Công điện

Các văn bản do Phòng Nội vụ ban hành đều đúng thẩm quyền, phù hợpvới những quy định chung của Chính phủ, của tỉnh và thể hiện tính linh hoạttrong vận dụng các chủ trương, chính sách vào điều kiện thực tế của huyện giúpcho cơ sở, tổ chức thực hiện thuận lợi

Các văn bản ban hành đã phát huy tốt hiệu quả công tác chỉ đạo, điềuhành thực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương, việc xử lý và ban hành vănbản đã có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng yêu cầu công tác cải cáchhành chính, đảm bảo đúng quy trình, quy định, sát với yêu cầu công việc, kịpthời, thể hiện sự cố gắng và tập trung cao của các thành viên Phòng Nội vụ cũngnhư các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến

2.3.1 Văn bản đi

Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản) và phát hành phải đảm bảođầy đủ các thành phần về thể thức và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.Đồng chí phụ trách soạn thảo văn bản trước khi trình ký cần phải ký nháy vàocuối văn bản để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản

- Trình ký văn bản và đóng dấu văn bản đi

Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển