Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Viện công nghệ sinh học

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP 3 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 4 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học 7 2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý tổng hợp 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 12 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện công nghệ sinh học 15 1.3. Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinh học 16 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ sinh học 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học. 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 17 2.1. Mô hình tổ chức văn thư 17 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học 20 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20 2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản 22 2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30 2.2.4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33 2. “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” 56 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 60 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 65 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Quản lý Tổng hợp 65 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học. 67 1. Nhận xét, đánh giá: 67 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược điểm. 68 PHẦN KẾT LUẬN 71 PHẦN IV: PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1 TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP 3 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 4 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 7

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học 7

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học 7

2 Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học 8

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học 9

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ sinh

học 9

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học 9

3 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý tổng hợp 10III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 121.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 121.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện công

nghệ sinh học 151.3 Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinhhọc 161.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ sinh học 161.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước

về văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học 16

2 Khảo sát về công tác văn thư 17

2.1 Mô hình tổ chức văn thư 17

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học 20

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20

2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản 22

2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30

2.2.4 Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .31

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33

2 “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 36

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” 56

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 60

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 65

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Quản lý Tổng hợp 65

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học 67

1 Nhận xét, đánh giá: 67

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược điểm 68

PHẦN KẾT LUẬN 71 PHẦN IV: PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏiphải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chínhxác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Khi nhữngcông ty, doanh nghiệp lớn nhỏ được xây dựng lên thì hoạt động điều hành vàquản lý trở nên quan trọng Và từ đó xuất hiện Văn Phòng Văn Phòng là bộphận không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào Vănphòng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả

và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp

Người làm trong lĩnh vực Quản trị văn phòng phải là những người cótrình độ kĩ thuật và nghiệp vụ chuyên môn cao Để phục vụ nguồn nhân lựctrong quá trình hội nhập của đất nước, trường Đại học Nội vụ Hà Nội là mộtrong những trường đào tạo Nghiệp vụ Văn Phòng có uy tín nhất trên cả nước

Với phương châm “Học đi đôi với hành”, không chỉ dừng lại ở việc giảngdạy Nhà trường còn tổ chức kỳ thực tập cho sinh viên nhằm giúp cho sinh viênvận dụng những kiến thức lý thuyết đã học tại trường đưa áp dụng thực tiễn vàocác cơ quan; là tiền đề để sinh viên có thể tự tin trong giao tiếp và có kinhnghiệm thực tế để đưa vào bài học của mình; rèn luyện kỹ năng thực hành, nângcao tay nghề để sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt công việc được giao

Thực tập là môn học thực tiễn mà bắt buộc sinh viên nào cũng phải thamgia Qua quá trình thực tập này, em không chỉ được tiếp thu thêm kiến thức màcòn được chủ động áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào môi trườnglàm việc thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời tạo được những quan hệmới, biết cách làm việc và ứng xử trong một tập thể đa dạng, trong đó, yếu tố

“quan hệ giữa con người với con người” luôn luôn được trân trọng Thông qua

đó, em rút ra được nhiều kinh nghiệm để chủ động hơn trong mọi việc, vượt quađược những nỗi sợ hãi không đáng có và có cái nhìn rõ hơn về điểm mạnh cũngnhư điểm yếu của mình, từ đó hoàn thiện bản thân mình hơn để có thể làm tốtcông việc mình làm trong tương lai

Dưới đây là bản báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Văn PhòngViện Công nghệ sinh học từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 Bản báo cáonày nêu lên kết quả thực tập cũng như năng lực của bản thân em, những gì em

đã và chưa làm được em đều ghi lại và đánh giá rất khách quan

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô Khoa Quản trị Văn Phòng đã tạo điều kiện cho em được đem kiến thức

đã học vào thực tế Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học và cáccán bộ Văn Phòng đã giúp em rất nhiều trong thời gian thực tập tại Viện

Để làm bản báo cáo này em đã rất cố gắng và chuẩn bị kỹ nhưng sẽ khôngtránh được thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của cácthầy cô để bài báo cáo này của em được hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Lam Hải Anh

TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP

I Giới thiệu bản thân.

1 Họ và tên sinh viên: Lam Hải Anh

III Thông tin cơ quan thực tập.

1 Tên cơ quan thực tập: Viện Công nghệ sinh học

2 Địa chỉ: Số 18, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

3 Số điện thoại: 0438362599 - Fax: 04 38363144

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh

học ở Việt Nam Viện có đội ngũ đông đảo các nhà khoa học được đào tạochuyên sâu ở trong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinhhọc hiện đại

Nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệthuộc các lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bàothực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh họcmôi trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệsinh học nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học và các lĩnh vực khác có liênquan

Viện là đơn vị triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiêncứu khoa học và công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ

về công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đờisống, góp phần xây dựng và phát triển ngành công nghiệp sinh học

Viện là cơ sở đào tạo nhân lực khoa học và công nghệ có trình độ cao, tổchức đào tạo sau đại học và tham gia đào tạo đại học về sinh học và công nghệsinh học Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộtrong lĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học

Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinhhọc và các lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn vàdài hạn (thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ và sau tiến sỹ); tham gia các chương trình/

dự án hợp tác khoa học và công nghệ với các nước; tham gia và tổ chức các hộinghị, hội thảo quốc tế

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Ban lãnh đạo Viện qua các thời kỳ như sau:

Nhiệm kỳ 1993 – 1998: Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS.

Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS

Nhiệm kỳ 1998 – 2003: Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.

Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS.Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS

Nhiệm kỳ 2003 – 2008: Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS TS.

Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS

Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, PGS.TS

Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS

Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS

Nhiệm kỳ 2008 – 2013: Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS (2008-4/2014)

Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS 8/2012)

Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS 2012)

(2008-Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS

Phó Viện trưởng: Chu Hoàng Hà, PGS.TS

(Nhiệm kỳ 2012-2017)\

Từ ngày 01/5/2014: Viện trưởng: PGS.TS Chu Hoàng Hà

Lịch sử thành lập Viện Công nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai đoạn như sau:

1 PHÒNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦYBAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975)

Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy banKhoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH.ĐẶNG THU làm Trưởng phòng

Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập,Phòng Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam,bao gồm các hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Độngvật học, Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật,Phòng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật).

2 VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆNSINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993)

Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Namđược thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nóitrên GS.TSKH NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNHđược cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó Năm 1983, GS.TSKH LÊXUÂN TÚ được bổ nhiệm làm Viện trưởng

Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã pháttriển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc ViệnKhoa học Việt Nam do GS.TSKH ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc vàGS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc

Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc ViệnKhoa học Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH NGUYỄN TÀI LƯƠNG

Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa họcViệt Nam, Giám đốc PGS.TS LÝ KIM BẢNG

Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học ViệtNam, Giám đốc GS.TSKH ĐÁI DUY BAN

3 VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâmKhoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệsinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia đượcthành lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinhngười và động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu visinh vật

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ

SINH HỌC

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học

- Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học vàcông nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệsinh học theo quy định của pháp luật Tham gia xây dựng chính sách, chiếnlược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công nghệ sinh học

+ Công nghệ sinh học nano;

+ Công nghệ sinh học môi trường;

+ Công nghệ sinh học biển;

+ Công nghệ vật liệu sinh học;

e Dich vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực công nghệ sinh học và các lĩnhvực khoa học khác có liên quan;

g Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ sinh học các lĩnh vực khoa học khác

có liên quan;và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;

h Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viênchức của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học vàCông nghệ Việt Nam;

i Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;

k Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

(Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịchViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc Ban hành Quy chế Tổchức và hoạt động của Viện Công nghệ sinh học)

2 Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.

- Ban lãnh đạo Viện

- Hội đồng Khoa học

- Phòng quản lý Tổng hợp

- Phòng Thí nghiệm trọng điểm công nghệ gen

- Các phòng Thí nghiệm: Phòng Công nghệ tế bào thực vật; Phòng Các chất chức năng sinh học; Phòng Công nghệ ADN ứng dụng; Phòng Công nghệ gen động vật; Phòng Công nghệ lên men; Phòng Công nghệ phôi; Phòng Công nghệ sinh học enzyme; Phòng Công nghệ sinh học môi trường; Phòng Công nghệ sinhhọc tái tạo môi trường; Phòng Công nghệ tảo; Phòng Công nghệ tế bào động vật; Phòng Công nghệ vật liệu sinh học; Phòng Di truyền tế bào thực vật; Phòng

Di truyền vi sinh vật; Phòng Hoá sinh protein; Phòng Kỹ thuật di truyền; Phòng Miễn dịch học; Phòng Sinh hoá thực vật; Phòng Sinh học tế bào sinh sản; Phòng

vi sinh vật dầu mỏ; Phòng Vi sinh vật đất; Phòng Vi sinh vật phân tử

- Các đơn vị nghiên cứu triển khai: Trại thực nghiệm sinh học (Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội); Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc)

(Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Viện Công nghệ sinh học)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.

- Chức năng: Phòng Quản lý tổng hợp là đơn vị giúp việc cho Ban lãnh đạoViện, đồng thời thực hiện tổng hợp, bao quát các công việc chung trong toànViện Ngoài ra còn thực hiện chức năng tham mưu, đảm bảo cung cấp thông tincho Viện trưởng và toàn cơ quan

- Nhiệm vụ:

+ Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ Thanh quyết toán lương,phụ cấp, tiền đề tài khoa học các cấp, các hợp đồng nghiên cứu, các dự án nướcngoài, hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật

+ Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉhưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, công tác thi đua, thực hiệnchính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

+ Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và nhiệm vụ Đào tạo sau đạihọc (bậc Tiến sĩ)

+ Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế về các thủ tục cán bộ đi công tác, họctập ở nước ngoài, đón tiễn khách nước ngoài, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹthuật

+ Đảm bảo công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ

+ Quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp.Quản lý công sản.Làm kế hoạch

và tổng hợp báo cáo hoạt động của các đơn vị trong viện.Tham mưu nghiệp vụcho Lãnh đạo viện

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.

Văn phòng Viện công nghệ sinh học gồm có:

- Lãnh đạo Phòng gồm: 1 Trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng;

2 Phó phòng, trong đó 1 Phó phòng phụ trách công tác Kế toán - Tài chính chotoàn Viện và 1 Phó phòng phụ trách mảng nghiên cứu khoa học và giúp một số

việc cho Trưởng phòng đồng thời thay mặt Trưởng phòng quản lý và ký một sốvăn bản khi trưởng phòng đi vắng.

STT Vị trí Vai trò, nhiệm vụ Tiêu chuẩn, yêu cầu

Tiêu chuẩn cứng

Tiêu chuẩn mềm

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạchliên quan đến việc sử dụng tài sản,trang thiết bị của Cơ quan

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giámsát việc thực hiện về an tinh trật tư, antoàn lao động, vệ

sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Tham mưu đề xuất cho Viện trưởng

để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vựcHành chính

- Tham mưu cho Viện trưởng về côngtác hành chánh của cơ quan

- Quản lý toàn bộ nhân viên trongPhòng Quản lý tổng hợp

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phâncông công việc toàn bộ nhân viên trongphòng

- Giám sát việc thực hiện công việc,tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện

công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyênchuyển….đối với nhân viên trongphòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các

đề xuất của các cá nhân hay bộ phậnkhác dựa trên nội

qui, qui định cơ quan và pháp luật hiệnhành

- Được quyền kiểm tra chất vấn cácTrưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có

liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan

- Thừa uỷ nhiệm của Viện trưởngtruyền đạt những chủ trương, chỉ thị

-Trình độhọc vấn:

Tốt nghiệpđại học cácngành kinh

tế, quản trịvăn phòng,quản trịnhân lực,luật… trởlên

- Thànhthạo it nhất

1 ngoại ngữ

và bằngchuyênngành vitính vănphòng

tươngđương B trởlên

- Có kỹ nănglãnh đạonhân viên

- Có kỹ nănglập kế hoạch

- Có kỹ năng

tổ chức vàgiám sátcông việc

- Có kỹ năngphân tích,tổng hợp,làm báo cáo

- Kỹ nănggiao tiếp tốt

- Có it nhất 3năm kinhnghiệm trongcông tácquản trị hànhchính

- Ít nhất 1năm kinhnghiệm ở vịtrí tươngđương

- Có khảnăng chịu áplực cao trongcông việc

- Trung thực,dũng cảm,nhiệt tìnhcông tác

- Sáng tạotrong côngviệc…

của Viện trưởng, nhà nước để nhânviên am hiểu và thực hiện.

- Yêu cầu mọi bộ phận trong cơ quan0báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để Phòng hoàn thànhnhiệm vụ do Viện trưởng giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đềphòng và ngăn chận ngay các vụ việc

có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làmthiệt hại đến lợi ích của cơ quan hoặccủa người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chínhđược Viện trưởng uỷ quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm

vụ chuyên môn của Phòng Quản lýtổng hợp

- Thừa ủy nhiệm của Viện trưởngtruyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiểncác bộ phận thực hiện theo đúng nộidung chỉ đạo, chỉ thị

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Văn phòng được coi là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị lànơi giao tiếp thu thập và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, đảm bảohoạt động của cơ quan, tổ chức

Chức năng tham mưu tổng hợp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới hoạtđộng của cơ quan đơn vị là yếu tố chủ quan của nhiều nhà lãnh đạo sự thành bạicủa công việc phụ thuộc vào nhiều mức độ đứng đầu trong quyết định quản lý

đó nhà lãnh đạo rất cần đến ý kiến tham mưu trợ giúp những ý kiến được căn cứtrên nhiều yếu tố khách quan lương thông tin thu thập ở nhiều nguồn khác nhau.Viện Công nghệ sinh học là một đơn vị sự nghiệp hoạt động theo chế độ

thủ trưởng, vì vậy tất cả các công việc của Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện làchức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng và công tác hậu cần cho toànViện được thực hiện qua các bộ phận:

- Bộ phận Tài chính - kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Viện

trưởng trong việc thi hành luật ngân sách nhà nước, quản lý tài chính và chi tiêutrong toàn Viện Thực hiện việc chi trả tiền lương, phụ cấp cho cán bộ, viênchức của Viện và thực hiện các công việc có liên quan đến công tác kế toán tàichính

Ví dụ: Thực hiện quy định của Nhà nước về việc nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế Căn cứ vào văn bản đã được quy định, bộ phận tài vụ

đã tham mưu giúp Viện trưởng trong việc thi hành việc thu nộp thuế cho nha nước đúng hạn.

- Bộ phận Quản lý Công sản: có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan

quản lý tài sản các trang thiết bị máy móc, tham mưu giúp Viện trưởng mua báncác máy móc, thiết bị, vật tư thông qua hình thức đấu thầu cho toàn Viện Thựchiện công tác hậu cần như sữa chữa mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tácquản lý và nghiên cứu

Ví dụ: sửa chữa và quản lý tài sản chung của Viện như sửa chữa quạt,

điều hòa, thay và bảo vệ bóng điện trong các phòng làm việc

- Bộ phận Hợp tác Quốc tế: Tham mưu giúp Viện trưởng các công việcđược giao Phối hợp với các phòng trong đơn vị về vấn đề tổ chức hội nghị, hộithảo đúng quy định, quản lý các văn bản liên quan đến hợp tác quốc tế, tham giacác hội nghị, hội thảo, quốc tế và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế

Giúp Viện trưởng ban hành các Quyết định cử cán bộ đi công tác nướcngoài và mời chuyên gia nước ngoài đến và làm việc tại Viện Công nghệ sinhhọc

Ví dụ: Tham gia, phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp tập huấn quốc tế về Công nghệ sinh học Hỗ trợ các đề tài hợp tác với nước ngoài,

đề tài nghị định thư trong việc hoàn thành hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán và các thủ tục cho đoàn ra nước ngoài và đoàn nước ngoài vào Viện.

- Bộ phận Đào tạo: Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và đào tạo

sau đại học, đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao, thông tin tưvấn bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ trong lĩnh vực công nghệ sinh học

Ví dụ: Chuẩn bị, tổ chức các buổi bảo vệ luận án cho các nghiên cứu sinh trong và ngoài viện.

- Bộ phận Tổ chức cán bộ: Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyênchuyển công tác, nghỉ hưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ,công tác thi đua, thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

Ví dụ: Soạn thảo Quyết định tăng lương, hợp đồng lao động, thuyên chuyển cán bộ,

- Bộ phận Quản lý Khoa học: Nghiên cứu các vấn đề khoa học và công

nghệ thuộc lĩnh vực: Công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tếbào thực vật, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học Triển khaiứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ mới

Ví dụ: Soạn thảo Quyết định Phê duyệt và phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ cơ sở, phê duyệt và phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học cấp Viện công Nghệ sinh học

- Bộ phận Văn thư: Tham mưu giúp Viện trưởng trong công tác soạn thảo

và ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ Là cầu nối chonhân viên trong toàn viện với lãnh đạo cơ quan Bộ phận văn thư được giaonhiệm vụ quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ trong toàn viện cán bộvăn thư có trách nhiệm quản lý các văn bản đi, đến, sao lưu, cung cấp các vănbản theo yêu cầu, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan

- Bộ phận Tạp vụ, lái xe:

+Thực hiện công việc hậu cẩn, đảm bảo vệ sinh trong toàn cơ quan và các

phòng họp, phòng làm việc của lãnh đạo Viện

Ví dụ: Khi chuẩn bị tổ chức buổi tiếp đón đoàn đại biểu cao cấp (Bộ Khoa học và Công nghệ Lào), cán bộ phụ trách tạp vụ được giao nhiệm vụ chuẩn bị phòng họp gồm (vệ sinh phòng họp, cốc, nước uống cho đại biểu, hoa tươi, ) thu dọn vệ sinh sau khi cuộc họp kết thúc.

+ Chịu trách nhiệm đưa đón lãnh đạo viện đi họp, đi công tác, phục vụcán bộ đi công tác Đảm bảo công việc đưa đón khách đến làm việc tại Viện(khách nước ngoài).

Ví dụ: Đưa, đón Viện trưởng đi họp ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện công nghệ sinh học

a Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện được thể hiện các bước sau:

+ Bước 1: Văn thư gửi văn bản đến các phòng nghiên cứu, sau khi nhậnđược văn bản chỉ đạo, các Trưởng phòng lên kế hoạch đăng ký công việc cầnlàm của đơn vị theo thời gian

+ Bước 2: Các đơn vị lập danh mục các công việc cần làm gửi về phòngQuản lý tổng hợp

+ Bước 3: Chuyên viên Phòng Quản lý tổng hợp được giao nhiệm vụ cótrách nhiệm tổng hợp các đăng ký của các đơn vị lập thành bản chương trìnhcông tác trình lãnh đạo văn phòng

+ Bước 4: Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến

+ Bước 5: Các đơn vị gửi bổ sung chương trình công tác phát sinh choVăn thư sửa đổi, bổ sung chương trình công tác phát sinh nếu có cho lãnh đạo

+ Bước 6: Khi lãnh đạo văn phòng đã phê duyệt chương trình công tác đóđược gửi tới các đơn vị để thực hiện

(Phụ lục 3: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Viện

Công nghệ sinh học)

b, Đánh giá ưu điểm, hạn chế.

+ Ưu điểm: Tất cả các công việc đều được tiến hành thực hiện Hoànthành các công việc trong kế hoạch và không tồn đọng những việc của nhữngnăm trước

+ Hạn chế: Do thời gian định quá chặt chẽ nên một số đơn vị thuộc ViệnCông nghệ sinh học vẫn còn chậm trễ để gửi về văn phòng Vẫn còn một số vấn

đề phát sinh nên không hoàn thành được công việc theo tiến độ

1.3 Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinh học

Trong quá trình thực tập không được tham gia bất kỳ 1 hội nghị (hội thảo, cuộchọp nào)

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ sinh học

Chuyến đi công tác của lãnh đạo phải có mục đích rõ ràng các chuyến đikhông bị chồng chéo giữa các chuyến đi, mục đích của chuyến công tác là nămbắt tình hình thực tế ở các cơ sở học tập kinh nghiệm của các đối tác trong vàngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:

- Lập kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo;

- Liên hệ nơi đến công tác, thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác lênquan đến chuyến đi công tác như đăng ký phương tiện đi lại, đăng ký khách sạn,nhà khách;

- Chuẩn bị tài liêu liên quan đến chuyến đi công tác, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cầnthiết của chuyến đi;

- Lên kế hoạch chuẩn bị kinh phí, sắp xếp lại công việc có thể ủy quyền hoặchủy kế hoạch trong thời gian vắng mặt;

- Kiểm tra lại chuyến đi lần cuối để xem lại các công việc đã chuẩn bị phục vụchuyến đi công tác của lãnh đạo

(Phụ lục 4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện

Công nghệ sinh học)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước

về văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học.

Viện Công nghệ sinh học triển khai và thực hiện văn hóa công sở căn cứvào quyết định số 129/2009/QĐ-TTg Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan

Theo quy định của nhà nước về trang phục công sở của viện công nghệ sinh học.

- Là một viện nghiên cứu thuộc Viện khoa học công nghệ việt nam nêntrang phục công sở được cán bộ công chức, viên chức thực hiện đúng với quyđịnh của nhà nước quy định

- Đối với phòng quản lý tổng hợp thực hiện nghi thức văn hóa công sở ănmặc lịch sự, gọn gàng, giản dị mặc đồng phục vào các ngày thứ 2 và thứ 6 hàngtuần

Giao tiếp và ứng xử cán bộ công chức, viên chức:

- Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp cán bộ văn phòng phải có thái độtrung thực, thân thiện, hợp tác

- Giao tiếp đối với khách khi đến liên hệ công tác phải nhã nhặn, lắngnghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các vấn đề liên quan đếncông việc

- Giao tiếp qua điện thoại cán bộ văn phòng phải xưng tên cơ quan, đơn vịnơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không ngắtđiện thoại đột ngột

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư

Ở Việt Nam hiện nay có 3 hình thức tổ chức lao động trong công tác vănthư đang được áp dụng: Văn thư tập trung, Văn thư phân tán, Văn thư hỗn hợp

Các hình thức tổ chức công tác văn thư này được các cơ quan tổ chức áp dụngdựa trên các yếu tố:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan

- Khối lượng văn bản hàng năm

- Số lượng và đặc điểm của các đơn vị trực thuộc

Viện Công nghệ sinh học thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệViệt Nam, Viện có 25 Phòng nghiên cứu, một phòng thí nghiệm trọng điểmcông nghệ ghen và 2 trại thực nghiệm, Liên hiệp sản xuất khoa học công nghiên

và Môi trường, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Quảng Trị Viện có quy môhoạt động lớn, cơ sở vật chất hiện đại Phòng quản lý Tổng hợp là nơi diễn ramọi hoạt động tổ chức giao dịch của cơ quan Vì vậy, Viện Công nghệ sinh học

đã xây dựng mô hình công tác văn thư theo hình thức tập trung Đây là hình thức

tổ chức công tác Văn thư hợp lý nhất, nó cho phép giảm bớt chi phí trong quátrình thực hiện công việc, cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác vănthư, tiến tới sự chuyên môn hóa trong chỉ đạo về tổ chức và nghiệp vụ Văn thưđược coi là bộ phận đầu mối đảm nhiệm các quy trình công tác văn thư củaViện

- Tổ chức văn thư Viện Công nghệ sinh học được tổ chức theo dạng vănthư tập trung Trước đây khi người làm công tác văn thư chưa có nghiệp vụ thìcông tác văn thư của Viện so với lý thuyết đã học tuy có thực hiện nhưng chưađầy đủ, chưa đi vào nề nếp.Việc quản lý công văn đi, đến chưa chặt chẽ, khôngnắm được tình hình công văn đi-đến, làm khó khăn cho việc tra tìm Văn bảntrình bày chưa đúng thể thức, chưa lập được danh mục hồ sơ và hồ sơ công việc,cho nên không thực hiện được nguyên tắc lưu 01 bản ở văn thư cũng nhưnguyên tắc nộp lưu tài liệu vào phòng lưu trữ cơ quan…

- Thực hiện quy định của nhà nước về cán bộ làm công tác văn thư phảiđúng trình độ chuyên môn và ít nhất là phải có chứng nhận về công tác văn thưlưu trữ Vì vậy, đầu năm 2007 được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện, PhòngQuản lý tổng hợp đã tuyển một cán bộ làm văn thư lưu trữ theo đúng chuyênngành Hiện nay, Viện đã có một cán bộ biên chế văn thư chuyên trách Do đặc

thù là viện nghiên cứu vì vậy Viện không tổ chức văn thư riêng cho các đơn vịtrực thuộc, thay vào đó cán bộ văn thư chuyên trách của Viện có trách nhiệmhướng dẫn cán bộ trong viện soạn thảo văn bản, ban hành các văn bản về vănthư, lưu trữ giúp cán bộ trong viện tiếp nhận với các văn bản quy định của nhànước về văn thư lưu trữ Tuy nhiên việc không bố trí được cán bộ văn thư chocác đơn vị trực thuộc cũng có nhiều khó khăn, bởi hầu hết cán bộ chủ yếu đượcđào tạo về lĩnh vực nghiên cứu do đó quá trình soạn thảo văn bản còn nhiều saisót.

+ Quy trình tổ chức, quản lý thực hiện việc quản lý và giải quyết văn bản

đi, văn bản đến chặt chẽ, nghiêm túc trong quá trình thực hiện công việc;

+ Tất cả các Phòng được bố trí ngăn nắp, đảm bảo không ảnh hưởng đếncông việc của nhau;

+ Trang thiết bị phục vụ hoạt động của bộ phận văn thư tương đối đầy đủ

+ Văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc của văn phòng cho nên việchoàn hành công việc hơi khó khăn;

Trên đây là những nhận xét về mô hình tổ chức văn thư tại cơ quan có cảnhững ưu điểm nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm Những ưu điểm

này cần được phát huy hơn nữa và những nhược điểm cần được khắc phục để

mô hình tổ chức văn thư của Viện Công nghệ sinh học được tốt và hợp lý hơnnữa

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học

Lãnh đạo văn phòng luôn làm tốt trách nhiệm trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư của cơ quan Công tác văn thư luôn được quan tâm chỉ đạothực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ của Cơ quan đượclưu thông Hàng năm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp đã lên kế hoạch chỉ đạocông tác văn thư trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư,soạn thảo văn bản cho toàn Viện để phù hợp với những quy định của Nhà nước

và công việc của cơ quan

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo quyđịnh của nhà nước trên cơ sở của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ và Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thông tư01/2011/TT-BNV 19/01/2011 của Bộ Nội vu quy định về kỹ thuật trình bày vănbản trong các cơ quan hành chính nhà nước Công văn số 191/CNSH ngày05/6/2008 về quy định thể thức và trình ký văn bản, Thông báo số 77/TB-CNSHngày 10/3/2009 về phân công ký văn bản về tài chính

Bao gồm các bước tiến hành soạn thảo ban hành văn bản:

Bước 1: Cán bộ được giao soạn thảo văn bản là những chuyên viên có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng phụ trách theo từng bộ phận chuyên mônsoạn thảo, lưu trữ trên máy tính Sau khi soạn thảo xong văn bản, chuyên viên invăn bản trên khổ giấy A4 và ký nháy sau dấu (./.) để chịu trách nhiệm về nộidung của văn bản

Bước 2: Chuyển bản dự thảo đến Trưởng phòng Quản lý tổng hợp xem xét và

ký nháy bên cạnh thẩm quyền ký của Thủ trưởng cơ quan nhằm chịu trách nhiệm vềmặt hình thức

Bước 3: Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo xong cần lấy chữ ký của Việntrưởng và các Phó Viện trưởng đều được tập trung tại văn thư cơ quan để xin chữ ký.Việc tập trung các văn bản tại văn thư để lấy chữ ký của lãnh đạo Viện góp phần hạnchế việc sai sót về mặt thể thức văn bản.

Hiện nay, nhờ có công nghệ thông tin và sự phát triển của mạng Lan, mạngInternet, thư điện tử,… nhờ đó việc soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng đượcnhanh chóng, chính xác Trên cơ sở đó các cán bộ từ các phòng nghiên cứu do chưa cóchuyên môn sâu về việc soạn thảo văn bản đặc biệt là thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản, có thể chuyển File điện tử cho Văn thư chỉnh sửa, sau khi văn thư chỉnh sửaxong gửi lại cho người soạn thảo in và trình Trưởng phòng nghiên cứu và chủ nhiệm

đề tài ký nháy để chịu trách nhiệm về mặt nội dung

Văn bản trình Lãnh đạo Viện xem xét, chỉnh sửa lần cuối ký duyệt banhành

Bước 4: Văn thư xem xét lại thể thức ghi số ngày tháng cho văn bản, nhânbản, đóng dấu, ghi vào sổ theo dõi công văn đi

Những thiếu sót, tồn tại về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản:

Nếu như tất cả các văn bản do các chuyên viên phòng quản lý tổng hợpsoạn thảo thì phần lớn đã đảm bảo đúng về thể thức và nội dung, kỹ thuật trìnhbày Tuy nhiên, do chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì phần lớn là các cán bộnghiên cứu, nên việc soạn thảo các văn bản chuyên môn còn nhiều sai sót về thểthức

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, lĩnh vực chuyên môncủa mình mà các cán bộ soạn thảo và ban hành văn bản

Trưởng phòng Quản lý tổng hợp thảo các công văn về hành chính, tổ chức

và một số văn bản mang tính chất chung của toàn viện

Các phòng chuyên môn thảo các văn bản liên quan đến nội dung nghiêncứu khoa học

Các loại văn bản do Viện CNSH ban hành gồm:

- Kế hoạch, đề cương, đề án xây dựng và phát triển Viện;

- Đề cương, Thuyết minh nghiên cứu khoa học;

- Báo cáo tổng kết đề tài;

- Quyết định hành chính;

- Công văn trao đổi;

- Giấy đi đường;

- Giấy giới thiệu;

2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản

a, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản do văn thư cơ quan nhận được, văn bảngửi đến trao đổi công việc

Hàng năm Viện Công nghệ sinh học nhận được văn bản đến số lượngtương đối lớn, nhiều thể loại và được gửi đến từ nhiều đối tượng từ cơ quan cấptrên, cấp dưới, cùng cấp và các cơ quan hữu quan với nhiều thể loại như: ChỉThị, Thông tư, công văn, quyết định, …Vì vậy, việc tổ chức quản lý và giảiquyết văn bản đến phải được thực hiện theo nguyên tắc, chính xác, kịp thời,nhanh chóng , tiết kiệm theo đúng quy định của Viện Để quản lý thống nhất vănbản đến theo nguyên tắc tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại văn thư cơquan

Công tác quản lý văn bản đến của Viện Công nghệ sinh học được

hiện theo các quy trình sau:

Tiếp nhận kiểm tra bì, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư của Viện

để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký

Văn bản đến từ máy Fax: Nếu là văn bản gửi Viện, văn thư vào sổ đóngdấu

Văn bản có mức độ “ mật”, “ khẩn”…đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ,ngày tết, bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay cho người

có trách nhiệm

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến theo nguyên tắc đều tập trung tại văn thư cơquan khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra tình trạng bì văn bảncòn nguyên vẹn hay không

Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Mẫu dấu đến như sau:

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến như sau:

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

ĐẾN

- Số:………

- Ngày đến:………

- Chuyển:………

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1)

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)

Ghi chú:

1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp( nếu có)

2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị

3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đến

5): Thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng của văn bản đến

6): Số thứ tự của quyển sổ

Sau khi văn bản đến từ các nguồn khác nhau cán bộ văn thư thực hiện việc

phân loại văn bản đến theo từng loại đã được quy định: loại gửi cho cơ quan vănthư được phép bóc bì và làm thủ tục đăng ký vào sổ công văn đến hoặc trênphần mền quản lý văn bản đến của cơ quan Đối với thư từ ngoài bì gửi cho cánhân, các đơn vị thì văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến người nhận có

ký nhận theo số ghi trên bì của văn bản Với văn bản mật sau khi nhận được bìvăn bản, văn thư không được phép bóc bì mà chuyển trực tiếp bì văn bản đó đếnViện trưởng xem xét và giải quyết Như vậy tùy vào từng loại bì văn bản theoquy định của nhà nước mà cán bộ văn thư được phép bóc bì hay không đượcphép

Nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến:

Ngày

tháng văn

bản

Số và ký hiệu văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Trình văn bản đến

Sau khi làm các thủ tục đăng ký văn bản đến văn thư có trách nhệm chuyểnvăn bản đến cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp xem xét và ký vào dưới dấuđến

Sau đó, văn thư chuyển văn bản đến cho Viện trưởng xem xét cho ý kiến

Chuyển giao văn bản đến

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến:

Ghi chú:

1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp ( nếu có)

2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị

3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đến

5): Số thứ tự của quyển sổ

Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho Trưởng Phòng Quản

lý Tổng hợp

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1)

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

NĂM 2015 (3)

Từ ngày……… Đến ngày……… (4)

Quyển số:……… (5)

Trưởng Phòng quản lý Tổng hợp dự kiến cho các đơn vị hay cá nhân sẽ

xử lý văn bản vào phần chuyển trên dấu văn bản đến

Đối với những văn bản đến ngoài bì ghi bí danh tên đơn vị, cá nhân, cán

bộ văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì vàchuyển giao cả bì cho đơn vị hay cá nhân

Đối với những văn bản mật và tối mật, tuyệt mật, văn thư không bóc bì

mà chỉ đăng ký thông tin ngoài bì và trình Viện trưởng Đơn vị hay cá nhânnhận được văn bản, sau khi xem xét xử lý thông tin công việc chuyển trả lại choPhòng quản lý Tổng hợp để lưu và bảo quản

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mậtnội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký vào sổ chuyểngiao, ghi rõ họ tên để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời khi cần thiết

Trường hợp Viện trưởng đi công tác sẽ ủy quyền cho cấp Phó xử lý cácvăn bản đến

Nội dung bên trong sổ:

Cột 1: Ghi đầy đủ ngày tháng chuyển giao văn bản

Cột 2: Số đến: ghi theo số trên dấu đến

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ vào ý kiến phânphối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Chữ ký của người nhận văn bản

Cột 5: Ghi chú: Ghi những điều cần thiết (Bản sao, số lượng bản)

Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Viện trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến CấpPhó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản theo sự ủy nhiệm của cấptrưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.Viện trưởng giao cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp có trách nhiệmthực hiện những công việc sau:

- Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Thực tế hiện nay, theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi vàđến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Viện Khoa học và công nghệ Việt nam

đã thực hiện cung cấp cho mỗi đơn vị trực thuộc một hòm thư điện tử để trao đổicông văn trên môi trường mạng Hiện tại thì bộ phận văn thư của Viện côngnghệ sinh học cũng đã và đang thực hiện việc chuyển giao văn bản đến qua môitrường mạng bằng thư điện tử chuyển cho các Trưởng, Phó các đơn vị phụ tráchhoặc đối với các văn bản có tính chất thông tin chung, hay thông báo đều đượcđưa lên trang Website của viện

Tất cả các văn bản đến sau khi văn thư làm các thủ tục tiếp nhận đăng kýđều được trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý, giải quyết Sau khi có ý kiến giải quyếtvăn thư chuyển cho cán bộ phụ trách Website của Viện thực hiện việc Scan vănbản và gửi theo ý kiến chỉ đạo của Viện trưởng

Việc chuyển giao văn bản qua mang thư điện tử thực tế rất nhanh chóng,chính xác, kịp thời Do vậy các thông tin được truyền đi rất kịp thời tới cán bộ

xử lý văn bản Đồng thời cán bộ văn thư cũng giảm bớt thời gian phô tô tài liệu

để gửi đến cho các đơn vị, cũng như việc tiết kiệm được giấy mực cho cơ quan.Tuy nhiên, đây là giai đoạn đang thử nghiệm chuyển giao văn bản quađường thư điện tử và thói quen xử lý văn bản bằng giấy nên nhiều cán bộ nhậnđược thông tin đến qua thư điện tử vẫn chờ văn bản đến bằng giấy Do vậynhiều thông tin vẫn chưa được xử lý ngay Thực tế việc chuyển giao văn bản từhai cán bộ cũng tạo sự chồng chéo về công việc, nhiều lúc văn bản đến từ thưđiện tử do Viện Khoa học gửi xuống thì cán bộ văn thư vẫn chưa nhận được mà

cán bộ quản lý Website đã nhận được như vậy đã tạo sự không thống nhất tậptrung thông tin văn bản đến tại văn thư.

Do số lượng văn bản đến dưới 1000 trong một năm nên tất cả văn bản đến

từ các cơ quan được đăng ký thống nhất theo một sổ đăng ký văn bản đến Riêngđối với công văn đến mật được đăng ký vào một sổ công văn đến mật riêng

b, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi của Viện được quản lý trên hai hình thức chính đó

là đăng ký bằng sổ và nhập giữ liệu trên phần mềm máy vi tính Đối với việcđăng ký văn bản đi do văn thư đánh số đối với loại công văn đi riêng và Quyếtđịnh ban hành riêng một quyển sổ Số được đánh từ số 01 từ ngày 01/01 đầunăm đến hết ngày 31/12 của cuối năm, ký hiệu được thiết lập trên cơ sở tên Việncông nghệ sinh học viết tắt và tên ký hiệu của từng loại văn bản

Số lượng văn bản đi hàng năm của viện theo báo cáo tổng kết công tác vănthư là (đối công văn trên 600 công văn, quyết định khoảng 800)

Quá trình đăng ký văn bản đi của viện theo hình thức trên có nhiều thuậnlợi, vì loại văn bản đi không nhiều vì vậy đăng ký bằng hình thức trên là rất hợp

lý Đặc biệt là việc đăng ký bằng hệ thống máy tính cũng rất thuận lợi cho việctra tìm văn bản rất nhanh chóng khi cần thiết

Các văn bản đi của Viện Công nghệ sinh học được đăng ký theo mẫu sổsau:

Mẫu sổ:

Ghi chú:

1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp( nếu có)

2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị

3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đi

5): Thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng cảu văn bản

6): Số thứ tự của quyển sổ

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1)

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

NĂM 2015 (3)

Từ ngày……… Đến ngày……… (4)

Từ số……… Đến số…….… (5)

Quyển số:……… (6)

Nội dung bên trong sổ:

Tên loại và trích yếu nội dung

Ngườ

i ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị người nhận bản lưu

Số lượn g bản

Gh i ch ú

Ghi chú:

Cột 1: Ghi số ký hiệu của văn bản;

Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10

và tháng 1,2 thì thêm số 0 đằng trước;

Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung của văn bản;

Cột 4: Ghi tên của người ký van bản;

Cột 5: Ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đó;Cột 6: Ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu;

Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được ban hành;

Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác

2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần thể hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản,hiện nay Viện Công nghệ sinh học đang quản lý nhiều con dấu khác nhau như:dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu sao y, dấu sao dịch,…hầu hết các con dấuđều là dấu liền mực Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư củaViện Công nghệ sinh học đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản

lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước theo Nghị định số 58/ 2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩmquyền

Dấu được đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tay phải

Không được đóng dấu khống chỉ

Nghiêm cấm việc sử dụng con dấu sai mục đích hoặc mang dấu ra khỏiVăn phòng khi chưa được phép của Viện trưởng

Dấu được cất trong tủ chỉ có cán bộ văn thư mới có chìa khóa để mở Dấuđược vệ sinh thường xuyên, những dấu mờ, hỏng đều được làm thủ tục làm lại

2.2.4 Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, nó là mắt xích nối liềncông tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Qua quá trình khảo sát tại các bộ phận trong phòng quản lý tổng hợp thì ởtất cả các bộ phận đều có ý thức trách nhiệm đối với công việc của mình Tất cảcác công việc do các chuyên viên đảm nhiệm sau khi công việc kết thúc đềuđược lập hồ sơ và kết thúc sau 01 năm công tác được nộp lưu vào lưu trữ cơquan Hồ sơ được lập tương đối đúng và đầy đủ, tùy từng công việc của mỗichuyên viên mà hồ sơ được lập theo một cách khoa học thuận lợi cho việc bảoquản cũng như tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và kịp thời

Do lĩnh vực hoạt động của Viện Công nghệ sinh học là hoạt động nghiêncứu nên bên cạnh khối tài liệu về hành chính còn có khối tài liệu về nghiên cứukhoa học, đó là các báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học Tất cả các đềtài sau khi kết thúc được lập thành báo cáo tổng kết hay hồ sơ được giao lại cho

bộ phận văn thư lưu trữ sau khi đã được hoàn thành Nhờ có sự quan tâm, tựgiác của các cán bộ trong viện mà hồ sơ được lập và nộp lưu vào lưu trữ đầy đủtheo từng bộ phận chuyên môn, công việc

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Hiện tại,Viện chưa tổ chức được phòng làm công tác lưu trữ riêng, cán bộlàm công tác lưu trữ là cán bộ kiêm nhiệm văn thư và lưu trữ

Song không phải vì không có phòng lưu trữ hay cán bộ làm lưu trữ riêngcủa cơ quan mà công tác lưu trữ của viện cũng được chỉ đạo và thực hiện rấtchặt chẽ Cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ đã được đào tạo chính quy vềnghiệp vụ lưu trữ và thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về

công tác lưu trữ, nhằm cập nhật những thông tin, những quy định mới của nhànước vào công tác lưu trữ của viện.

Trước đây do diện tích phòng làm việc của cơ quan còn hạn chế, do vậy tàiliệu được bảo quản tập trung cùng với thư viện của cơ quan và còn nằm ở cácphòng làm việc của các chuyên viên Được sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnhđạo Viện, sau khi diện tích làm việc được mở rộng, viện đã bố trí một kho lưutrữ tài liệu riêng của Viện

Trên cơ sở pháp lý các văn bản của nhà nước như:

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định vềcông tác lưu trữ;

- Quyết định số 169/ QĐ- CNSH ngày 12 tháng 5 năm 2009 về việc banhành Quy chế tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, trình

ký và ban hành văn bản; lưu trữ, quản lý văn bản

- Công văn số 65/CNSH ngày 02/3/2009 về lưu trữ tài liệu cơ quan

Sau khi các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ được ban hành thì công táclưu trữ của Viện ngày càng được quan tâm từ các cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên.Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được đầy đủ thuận lợi chocông tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu

Viện tuy đã bố trí được kho lưu trữ riêng nhưng còn thiếu các trang thiết

bị và cán bộ làm công tác lưu trữ riêng Đồng thời việc Lãnh đạo quan tâm vềkinh phí cho công tác lưu trữ còn hạn chế, do đó công tác lưu trữ của Viện chưađược phát triển cũng như việc bảo quản, phục vụ việc khai thác và sử dụng tàiliệu lưu trữ trong công tác cũng như nghiên cứu khoa học Mà như chúng ta đãbiết đối với những viện nghiên cứu thì tài liệu nghiên cứu khoa học có một ýnghĩa vô cùng quan trọng không chỉ cho công tác nghiên cứu mà còn có ý nghĩakinh tế, chính trị vô cùng lớn

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm

1.1 Mẫu lịch công tác tuần

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN (TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY… )

Thứ/Ngày Thời gian Nội dung công việc Đơn vị phụ trách Địa điểm Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

1.2 Mẫu Kế hoạch công tác tháng

VIỆN HÀN LÂM KH&CN

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I Mục đích, yêu cầu.

II Nội dung.

Thời gian Nội dung công việc Đơn vị thực

hiện

Địa điểm Kinh phí

dự trù

Ghi chú Tuần 1

1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm.

VIỆN HÀN LÂM KH&CN

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Số: /KH-CNSH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015

I Mục đích, yêu cầu.

II Nội dung.

STT Nội dung công

việc

Đơn vị phụ trách

Đơn vị phối hợp

Thời gian, địa điểm

2 “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”

VIỆN HÀN LÂM KH&CNVN

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm của )

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý,

chỉ đạo của Viện Công nghệ sinh học để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

mình

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Công

nghệ sinh học; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,

bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt

động của Viện Công nghệ sinh học

Điều 2 Giải thích từ ngữ

1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt

động văn thư, lưu trữ đối với loại hình cơ quan, để cơ quan vận dụng xây dựng

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học bao gồm tất

cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ

đạo, điều hành Viện Công nghệ sinh học để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

mình

3 Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan