Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại TRUNG tâm lưu TRỮ QUỐC GIA 3

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 3 1. Chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC 5 1 Chức năng. 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức 7 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8 1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng. 8 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể. 8 1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế. 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan . Lập hồ sơ hội nghị đó. 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm). 13 2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 14 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 16 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.2..4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 20 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 21 3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm. 23 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan’’ 29 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở của cơ quan’’ 45 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 45 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ư điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này. 47 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thược tập. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 48 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I.Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 49 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 53 PHẦN KẾT 57 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

1 Chức năng 3

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC 5

1 Chức năng 5

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3 Cơ cấu tổ chức 7

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8

1 Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng 8

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể 8

1.2 sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm hạn chế 9

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan Lập hồ sơ hội nghị đó 10

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 11 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 12

2 Khảo sát về công tác văn thư 13

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm) 13

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 14

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 16

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18

2.2 4 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ 19

2.2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 19

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 20

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 21

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 22

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm 23

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan’’ 29

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở của cơ quan’’ 45

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 45

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ư điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này 47

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thược tập Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng hoặc phòng Hành chính 48

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

I.Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 49

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 53

PHẦN KẾT 57

PHẦN PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong

cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sựphát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn

và hiệu quả đạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòngkhông chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phầnvào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quảntrị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trongquá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan

tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt làđợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằmnâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rènluyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra:

“Học thật đi đôi với Làm thật” và “ Học đi đôi với Hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo phòng Hành chính tổng hợp của Trungtâm lưu trữ quốc gia III, em được tiếp nhận về phòng Văn thư để giúp cán bộvăn thư của phòng thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thựchiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việckhác dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong Phòng Đây là môi trườngthuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ côngtác Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận được trang

bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trựctiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, tôi nhận thức và nắm

rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc

cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộvăn phòng.

Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 9/3 đến ngày 29/4/2015) tạiPhòng Hành chính tổ chức, em đã nhận được sự hướng dẫn của các cán bộ, côngchức trong cơ quan và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếphướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quantrong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáođược hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiếnđóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong cơ quan, các thầy, cô trongKhoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên

Nông Thị Phượng

Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA III

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

Căn cứ quyết định số 86/2009/QĐ-ttg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướngchính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục vănthư lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ nội Vụ, theo đề nghị của Trưởng phòng Tổchức- Cán Bộ quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức củaTrung tâm Lưu trữ quốc gia III như sau:

1 Chức năng.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức Trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nướcViệt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Namtrên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ

- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quyđịnh phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theoquy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ.

- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưutrữ bảo quản tại Trung tâm

- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và côngnghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởngCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

3.1 Lãnh đạo Trung tâm

a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 PhóGiám đốc

b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trungtâm

c) Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vàtrước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

3.2 Cơ cấu tổ chức

a) Phòng Sưu tầm tài liệu

b) Phòng Thu thập tài liệu

c) Phòng Chỉnh lý tài liệu

d) Phòng Bảo quản tài liệu

đ) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

e) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

g) Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu

h) Phòng Tài liệu nghe nhìn.

i) Phòng Đọc

k) Phòng Hành chính - Tổ chức

l) Phòng Kế toán

m) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

- Sơ đồ tổ chức bộ máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Xem phụ lục 1)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

1 Chức năng.

- Phòng Hành chính tổ chức là tổ chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

có chức năng tham mưu giúp Giám đốc tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉđạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Trung tâm, các cơquan, đơn vị thuộc Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉđạo của Giám đốc Trung tâm; quản lý thực hiện công tác thi đua khen thưởng,văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính - kế toán,tài sản quản trị công sở của cơ quan Trung tâm lưu trũ quốc gia III

- Tham mưu giúp Giám đốc công tác điều hành các hoạt động của Trungtâm; điều hoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Trungtâm;

- Là cơ quan phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày của Trung tâm; tổchức phục vụ các hội nghị của cơ quan Phát hành các tài liệu văn bản, quản lýngân sách, tài chính, tài sản của Trung tâm và đảm bảo các điều kiện, phươngtiện làm việc, hoạt động và thực hiện chức năng quản lý tài chính Nhà nước củaTrung tâm được thường xuyên, liên tục và hiệu quả

- Thực hiện chức năng quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo antoàn hiệu quả

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng trương trình công tác của

Trung tâm trình Giám đốc ban hành; giúp Ban giám đốc theo dõi đôn đốc việcthực hiện trương trình công tác của Trung tâm

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về côngtác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Trung tâm;xây dựng và tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân côngcủa Giám đốc.

- Giúp Giám đốc thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ kháccủa thành viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và quy chếlàm việc của Chính phủ

- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho Lãnh đạo Lãnh đạo trungtâm:

+ Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của Lãnhđạo Trung tâm

+ Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Trung tâm; thực hiệnchức trách theo quy trình ISO đã được Giám đốc ban hành

+ Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản các cộc họpgiao ban, buổi làm việc của Lãnh đạoTrung tâm

+ Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánhcủa báo chí, dư luận xã hội liên quan đến cơ quan

- Chủ trì phối hợp các đơn vị Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm và Hộiđồng thi đua khen thưởng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động cácphong trào thi đua trong các cơ quan đơn vị thuộc Trung tâm Giúp Giám đốcquản lý thống nhất công tác thi đua khen thưởng của cơ quan Xây dựng và quản

lý quỹ Thi đua, Khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ:

+ Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc sử lývăn bản đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi của Trung tâm

+ Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Trung tâm lưu trữ quốc giaIII ban hành đến các cơ quan liên quan và cơ quan Công báo

+ Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.+ Sao chụp văn bản tài liệu phục vụ công tác chung của Trung tâm; cung

cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Trung tâm

+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật vàquy chế làm việc của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

+ Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu, văn bản đi, vănbản đến của cơ quan theo đúng quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm quyết định chủ trương, biên pháp hiện đạihoá công sở; tổ chức quản trị công sở, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, trangthiết bị văn phòng; tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở cơ quan

+ Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của cán bộ,công chức, viên chức và cá nhân trong cơ quan theo quy định của pháp luật

+ Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm cơ

sở vật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ

+ Thực hiện công tác y tế, vệ sinh, môi trường cơ quan

+ Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiệncác biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, đảm bảo trật tự, an toàn cơ quan

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

1 Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể.

Phòng Hành chính Tổ chức là bộ phận giúp việc cho Lãnh đạo, có chứcnăng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan Là bộ máytham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lýđiều hành Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan Lànơi cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan

Trong quá trình hoạt động, Phòng Hành chính Tổ chức là cầu nối giữanhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan, đồng thời cũngđưa ra những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan.Phòng Hành chính cũng là nơi lưu giữ toàn bộ văn bản quan trọng của cơ quan,

đó là cơ sở để cũng cấp những thông tin quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thựchiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải dựa vào những văn bản quan trọng nàynên công tác lưu trữ được Phòng Hành chính thực hiện rất cẩn thận, khoa học.Không những vậy, Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việcxây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổchức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo;kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơquan Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với

cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong mỗi cơ quan

Ngoài ra, Phòng Hành chính Tổ chức còn là bộ phận trung gian thực hiệnchức năng quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trungtâm Đây là hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh đạo Trung tâmkhông chỉ giao cho Phòng Hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mốiquan hệ mà còn nhiều việc được Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ cho Phòng

Hành chính trực tiếp xem xét giải quyết Các hoạt động tiếp khách, chuẩn bịquà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệ trước nơicông tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp, cung cấpcác trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ vô cũngquan trọng Tóm lại, công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng và quan tâm,luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó.

Hàng tuần, hàng tháng Phòng Hành chính Tổ chức còn phải lên lịch côngtác tuần, công tác tháng cho lãnh đạo cơ quan Qua đó, lãnh đạo cơ quan có thểsắp xếp lịch trình công việc sao cho hợp lí, thống nhất và có hiệu quả nhất Cóthể nói, Phòng Hành chính Tổ chức có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiệnchức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan Là

bộ phận gắn liền với sự tồn tại cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tạiPhòng Hành chính Tổ chức mà thông qua đó em có thể thấy rõ được chức năngtham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn phòng là đoàntham quan giáo viên và sinh viên trường lớp Lưu trữ học hệ vừa học vừa làmcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vào ngày Trước đó, Phòng Hành chính Tổchức đã có công tác chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho buổi tham quan quan và thôngbáo cho các đơn vị để chuẩn bị Qua đây, chúng ta có thể thấy nếu không có bộphận Văn phòng thì vấn đề đối ngoại sẽ không thành công như vậy

1.2 sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm hạn chế.

Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơquan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Công việc đó do Vănphòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được thực hiện quacác bước:

- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giảiquyết của Thủ trưởng cơ quan

- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận

được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Trung tâm.

- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ýkiến đóng góp

- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Phòng Hành chính hoànchỉnh dự thảo lần cuối và trình Giám đốc phê duyệt, ban hành

Ưu điểm: Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã xây dựng và tổ chức tốchương trình công tác thường kỳ, có đầy đủ các bước để có một cương chìnhcông tác hoàn chỉnh theo đúng quy định

Nhược điểm: các bước thực hiện chưa rõ ràng chi tiết

Sơ đồ quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phụ lục (03)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan Lập hồ sơ hội nghị đó.

Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi

sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghịthường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mụcđích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giánhững kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộcchức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan

- Chuẩn bị Hội nghị:

Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn cứ vào kếhoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo trung tâm theo dõi, đôn đốc cácđơn vị chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian

Trong Hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dựthảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất vớilãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó

Lãnh đạo phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương trìnhlàm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ, tàiliệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báocáo tham luận, giấy mời và văn bản khác (nếu có)

Thuộc trách nhiệm của mình, Phòng Hành chính phải chuẩn bị đầy đủ, tốtnhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.

- Trong quá trình Hội nghị làm việc:

Lãnh đạo phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị tổ chứcđón tiếp đại biểu Phòng Hành chính cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hộinghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tácthường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghịlàm việc

Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị Tổnghợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị

- Sau khi Hội nghị bế mạc:

Phòng Hành chính đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thôngbáo kết quả hội nghị

Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoànthành hồ sơ theo quy định

Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung nhữngcông việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan

Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị

Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Trung tâm lưu trữ quốc gia III (Phục lục 04)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.

Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnhđạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:

- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác:

Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xácđịnh rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần,phương tiện giao thông và kinh phí

- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi:

Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được Thủ trưởng giao, văn phòng thôngbáo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn

và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan

- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:

Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽphân công đơn vị chuẩn bị Biết sự phân công của Lãnh đạo, văn phòng đôn đốccác đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiếnđộ.Tổ chức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác

- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:

Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tínhchất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm

- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan:

Trong trường hợp Lãnh đạo cơ quan đi công tác dài ngày thì văn phòng phải

tổ chức tốt các việc sau:

- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn

vị chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo

- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vịbiết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, Phòng Hành chính báo cáo tóm tắtcông tác của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việccông phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trung tâm (phụ lục 05)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sởcủa Trung tâm Lưu trữ quốc gia III khá nghiêm túc và tuân theo quy định củapháp luật Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã xây dựng nội quy cơ quan và quychế làm việc dựa theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm

2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tạicác cơ quan hành chính nhà nước Dựa vào nội quy cơ quan và quy chế làmviệc, Lãnh đạo Trung tâm đã yêu cầu các các bộ công chức, viên chức, nhânviên trong Trung tâm nghiêm túc chấp hành Điều đó tạo cho những cán bộ côngchức, viên chức làm việc tại trung tâm có tinh thần trách nhiệm hơn với côngviệc, thái độ làm việc nghiêm túc và tạo một nề nếp, môi trường làm việc tốt.

Khi tới cơ quan, các cán bộ công chức, viên chức trong Trung tâm luôn ănmặc gọn gàng, lịch sự : cán bộ nữ luôn ăn mặc giản dị nhưng lại thể hiện sự tôntrọng với người đối diện, trang điểm nhẹ nhàng chứ không lòe loẹt ; cán bộ nam

ăn mặc nhã nhặn, lịch sự Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ công chức, viên chứctrong Trung tâm huyện luôn luôn hòa đồng, vui vẻ với đồng nghiệp, kính trọngcấp trên Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc và theo đúng quy địnhcủa pháp luật Trong giờ làm việc tại Trung tâm, mọi người không được sử dụngrượu bia, những chất kích thích để trách ảnh hưởng tới chất lượng công việc.Không được hút thuốc trong giờ làm việc để tránh ô nhiễm môi trường và ảnhhưởng tới sức khỏe của người xung quanh

Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức trong Trung tâm thực hiệnnội quy, quy chế rất nghiêm túc Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộchưa thực sự chấp hành nội quy của cơ quan, vẫn luôn tồn tại tình trạng đi sớm

về muộn của một số cán bộ tại các phòng, đơn vị ; trong giờ làm việc vẫn cònmột số cán bộ ra ngoài làm việc riêng ; nhiều cán bộ nam rất hay hút thuốc tronggiờ làm việc, cán bộ nữ vẫn còn thường xuyên tụ tập để nói chuyện

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm).

Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chứccông tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đóvăn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản đến các nơi nhận

công tác văn thư tại phòng văn thư ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do 02 cán

bộ chuyên trách có trình độ Đại học Quản trị văn phòng và Trung cấp Văn thư –Lưu trữ đảm nhận.Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Vănthư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,phát hành tại Văn thư cơ quan Mô hình văn thư tập trung có nhiều ưu điểm vàhạn chế sau:

Ưu điểm: Cách tổ chức theo mô hình văn thư tập trung này giúp văn thư cơquan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc.Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thờinâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, tiết kiệmđược trang thiết bị, nguồn nhân lực, bộ phận văn thư được sẽ được sắp xếp ở 1phòng riêng tạo một không gian yên tĩnh, tập trung cho nhân viên văn thư khônggây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Vănthư

Hạn chế: bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình văn thư tập trung còn cónhiều hạn chế sau: do tổ chức theo mô hình văn thư tập trung là tất cả các vănbản của cơ quan trước khi phát hành điều tập trung tại văn thư nên rất nhiềucông việc cần giải quyết mà các trang thiết bị cơ sở vật chất nguồn nhân lực vẫnchưa đáp ứng được yêu cầu công việc Do đó dẫn đến nhiều công việc còn tồnđọng, công việc không được giải quyết nhanh chóng ảnh hưởng đến hiệu quảcông việc

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Trong suốt quá trình hình thành và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổchức của Trung tâm lưu trữ quốc gia III, công tác văn thư được xem là một bộ phậngóp phần quan trọng vào hoạt động chung của cơ quan Là bộ phận đảm bảo năngsuất chất lượng cho Văn phòng Hiện nay trong nền mở cửa cải cách hành chínhViệt Nam, công tác văn thư đang dần chiếm vị trí quan trọng trong xã hội Chính vìvậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cáchnhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ quan

Công tác Văn thư là hoạt động thông suốt các văn bản chỉ đạo, điều hành

của Trung tâm Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nângcao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyêntrách Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được tổ chức theohình thức tập trung Có nghĩa là tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạtđộng của cơ quan đều tập trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâunghiệp vụ về công tác văn thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng,đơn vị trong cơ quan.

Nhìn chung, lãnh đạo Văn phòng thực hiện rất tốt trách nhiệm của mìnhtrong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Lãnh đạo Văn phòngđều là người có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thưvững vàng Vì vậy, công tác quản lý diễn ra suôn sẻ, luôn tuân theo trình tự nhấtđịnh và không gặp nhiều trở ngại Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ củacông tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III như sau:

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản ở Trung tâm có sự thống nhất Từng khâutrong quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, thể hiện sự phối hợp đồng nhấttrong công tác hành chính của các bộ phận phòng, đơn vị trong cơ quan

Mặc dù quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện thống nhất và hợp lýnhưng những văn bản của Trung tâm không hoàn toàn hoàn chỉnh, vẫn có lúcvăn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng Một phần do chuyên viênchưa kịp làm, một phần do Giám đốc Trung tâm đi công tác và chưa kịp ủyquyền cho các Phó Giám đốc ký ban hành Đôi khi là do lỗi kỹ thuật về trangthiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian, kéo dài thờigian ban hành văn bản

b Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III nói chung rất có

hệ thống, áp dụng các văn bản quy định về soạn thảo văn bản, thực hiện Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày

27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bảnquy phạm pháp luật

c Thẩm quyền ban hành văn bản

Nhìn chung, việc ban hành văn bản của Trung tâm là đúng thẩmquyềnGiám đốc là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách Ngoài ra Giám đốc còn ủyquyền giao cho các Phó Giám đốc, giải quyết và ký các văn bản khác mà Phógiám đốc đó phụ trách, giao ký thừa lệnh cho Trưởng Phòng

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Văn bản đến Trung tâm dù dưới bất kỳ hình thức nào đều được xử lý theonguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất Khi nhận được văn bản của bất kỳđối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước Việc tổ chứcquản lý và giải quyết văn bản đến tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III được cáclãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình và nguyên tắc

a Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến

Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộcPhòng Hành chính – Tổ chức của trung tâm Theo nhiệm vụ được giao, văn thư

cơ quan tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửi đến

Tất cả các văn bản nói trên đều được kiểm tra, xem xét thận trọng, kiểmtra xem văn bản đó có phải gửi đến cơ quan mình không, nếu phát hiện văn bảngửi sai đối tượng hoặc bì văn bản bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thông tin của tàiliệu… thì báo ngay cho Trưởng phòng để có ý kiến giải quyết thậm chí phải lậpbiên bản đối với người giao Đối với những văn bản gửi qua máy Fax cũng phảikiểm tra số lượng trang, tờ văn bản…

b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Sau khi đã phân loại và bóc bì văn bản đến (đối với những văn bản vănthư được quyền bóc), cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản.Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là để xác nhận văn bản đó được chuyển đến

cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, ngoài ra còn giúp Chánh Văn phòng ghi ý

kiến giải quyết về phân phối và giải quyết văn bản đến.

c Đăng ký văn bản đến

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện việc đăng ký văn bản đến bằng

cả 2 phương tiện đăng ký là máy vi tính và vào sổ Khối lượng văn bản đến của

cơ quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng ký văn bản phải phân loại làmnhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản

để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất

Ý kiến giải quyết của lãnh đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu đếnkhi đã có ý kiến giải quyết văn bản được gửi trả lại cho văn thư để vào mục

“đơn vị hoặc người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến Sau tất cả các thủ tụcnhư đã trình bày ở trên thì cán bộ văn thư mới tiến hành chuyển văn bản đến bộphận có trách nhiệm giải quyết

e Sao văn bản đến

Khi văn bản đã có ý kiến của lãnh đạo về việc sao văn bản thì cán bộ vănthư sẽ chuyển văn bản cho bộ phận đánh máy thuộc Văn phòng để vào sổ sao vàtiến hành theo một trong hai hình thức ở trên tuỳ theo từng văn bản Sao văn bản

ở Trung tâm có 2 loại là sao y bản chính và sao lục

f Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi đã có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, văn thư cơquan phải chuyển đến đúng đối tượng có trách nhiệm xứ lý, giải quyết

g Giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản các đơn vị, cá nhân có tráchnhiệm giải quyết kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và theo quyđịnh cụ thể của cơ quan

Việc theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc

nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liênquan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin phản hồi, sau đó báo cáo lãnhđạo văn phòng để khi cần thiết có thể trả lời cơ quan gửi.

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Việc tổ chức quản lý văn bản đi tại Trung tâm được tuân theo nguyên tắcchung là nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theoquy trình mà Nhà nước đã quy định cụ thể:

a Trình văn bản

Việc trình ký văn bản là một hoạt động ít liên quan trực tiếp đế cán bộ vănthư chuyên trách mà do người soạn thảo trình và xin chữ ký sau đó chuyển chovăn thư để hoàn thiện về thể thức rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao văn bản

b Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản

Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thưđược thực hiện tương đối, có thể do nhiều khi công việc quá nhiều mà cán bộvăn thư không kiểm tra được hết các văn bản, một số văn bản trước khi trình kývẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức

c Đóng dấu cho văn bản đi

Khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và hoàn thiện về mặtthể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản

d Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi của Trung tâm được thực hiện bằng cách đăng

ký vào máy vi tính Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bản, hồ

sơ tài liệu nhanh chóng, chính xác

e Chuyển giao văn bản đi

Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiếnhành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và đượcthực hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời

f Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu

Văn bản sau khi được vào sổ, lấy số, đóng dấu và phát hành, văn thư phảigiữ lại bản gốc để cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ phận soạn thảo văn bản

cũng phải gửi 01 bản để tiện theo dõi quá trình giải quyết văn bản và lập hồ sơcông việc sau khi đã giải quyết xong công việc.

Trung tâm Lưu trữ qốc gia III cũng đã áp dụng 2 hình thức sắp xếp: theothời gian ban hành văn bản và theo tên loại văn bản (mỗi một tập lưu tương ứngvới một tên loại nhất định)

Bản lưu sau khi sắp xếp được đưa vào tờ bìa hồ sơ và đánh số tờ bằng bútchì đen ở góc phải phía trên của tờ văn bản

2.2 4 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Hiện nay ở Trung tâm, công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ,phòng, đơn vị vẫn chưa được coi trọng, quan tâm Trong quá trình giải quyếtcông việc của mình thì các bộ phận mới chỉ sắp xếp tài liệu theo thứ tự tên loạivăn bản, theo ngày tháng năm của văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao hồ sơvào lưu trữ

2.2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Về quản lý và sử dụng con dấu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thựchiện theo quy định của pháp luật:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy đinhviệc quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướngdẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản ,sử dụng con dấu của các

cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chínhphủ;

- Nghị định số 110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

Các loại Con dấu Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sửdụng Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quyđịnh, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa đượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền Các loại con dấu được văn thư cơquan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào két và khoá cẩn thận

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ được thựchiện tốt Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tàiliệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn

- Nhược điểm:

Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Phòng chỉnh lý tài liệu đã

tổ chức chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại

là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộplưu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lýtài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý được thực

hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm

2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắcchỉnh lý Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phânloại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giảiquyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vịhình thành tài liệu

Lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó

là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính Chương trìnhnày được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiệnhơn So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có

sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớtmột số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thờigian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục

hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa

trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng,nhanh chóng.

- Nhược điểm:

Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụthường xuyên của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càngtrở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càngtăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữhiện hành dưới dạng tài liệu bó gói Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinhphí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lýtài liệu Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của BộNội vụ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữthì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nóquyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng Công tácbảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của phápluật về lưu trữ Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kholưu trữ Kho lưu trữ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng Thực hiện tốt các biệnpháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ

Trung tâm lưu trữ quốc gia III thường xuyên cải tạo sửa chữa kho tàng vàđầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Các trang thiết

bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạtthông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiệnnghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Trung tâmcũng được thực hiện thường xuyên

- Nhược điểm:

Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều

kiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan cònkhiêm tốn Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá

kệ, số lượng hộp) Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làmcông tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứuthường xuyên

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Trong những năm gần đây, Lưu trữ Trung tâm đã phục vụ kịp thời, có hiệuquả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ trong xã hội Số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa

ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phongphú Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, chomượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thôngtin đại chúng

- Nhược điểm:

Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tàiliệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tratìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ Nguồn tài liệu lưu trữ phongphú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầmquan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm.

a) LỊCH CÔNG TÁC TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY … CỦA TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III

NGÀY, THÁNG SÁNG (Giờ làm việc từ 8h00’ đến

Thành phần: Toàn thể Đảng viên thuộc trung tâm Địa điểm hội trường lớn tầng 2, trụ sở Bộ Nội vụ

- 8h30: Bà Trần Việt Hoa – Giám đốc và bà Vũ Thị Kim Hoa – Phó giám đốc làm việc tại Văn phòng quốc Hội

- 14h00: Họp giao ban Trung tâm lưu trữ quốc gia III Thành phần: Ban giám đốc, Trưởng các đơn vị, Đại diện Ban chấp hành công đoàn, Đại diện đoàn Thanh niên, Địa điểm: Phòng họp tầng 9 nhà A1

Thứ tư

(ngày,tháng,

năm)

- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm

lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015-2017 phiên trù bị Thành phần:

Toàn thể Đảng viên thuộc Trung tâm Địa điểm: Phòng họp tầng 9

- 14h00: Họp hội đồng thẩm định các quyết định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của P.TCCB, P.HC-TC Thành phần: Bà Trần Việt Hoa –

nhà A1 Giám đốc đi dự.Địa điểm:

(ngày,tháng,năm)

- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015– 2017 Thành phần: toàn thể Đảngviên thuộc Trung tâm Địa điểm:

b) Mẫu hóa kế hoạch công tác tháng

CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

c) Mẫu hóa kế hoạch công tác năm.

CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

IV PHÂN CÔNG THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM …

1……….2………

V TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có trách nhiệm xây dựng kế hoạch của phòng để triển khai thực hiện kế hoạch này, tổ chức và kiểm tra định kỳ hàng tuần và báo cáo với lãnh đạo Trung tâm

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh báo cáo kịp thời với lãnh đạo Trung tâm để xin ý kiến

2 Các đơn vị thuộc Trung tâm trong phạm vi chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc thực kiện kế hoạch công tác

3 Phòng Hành chính chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện kế hoạch và định

kỳ báo cáo với lãnh đạo trung tâm.

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan’’

CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

quốc gia III

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Căn cứ Quyết đinh 120/QĐ –VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 củacục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước quy định chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT – BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ; Xét đề nghịcủa Trường phòng Hành chính – Tổ chức,

QUYẾT ĐỊNH : Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này quy chế công tác văn thư lưu trữ của

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.

Điều 3 Trưởng phó các đơn vị, các công chức viên chức thuộc trung tâm chịu

trách nhiệm thi hành quyết định này

CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Quy chế này quy định các hoạt động văn thư lưu trữ trong quá trình hoạt động

của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Công tác văn thưu bao gồm công tác soạn thảo, ban hành văn bản quản lý văn

bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm, lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quanquarn lý và sử dụng con dấu trong

công tác văn thư

Qui định này áp dụng với các đơn vị thuộc trung tâm

Điều 2

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư lưu trữ

1.Trách nhiệm của người đứng đầu của trung tâm trong công tác văn thư lưu trữ

a) Tổ chức xây dựng ban hành chỉ đạo việc thực hiện các chế độ quy định về

công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư lưu trữ đối

với các đơn vị trực thuộc

2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức giúp giám đốc trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm.

3 Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư Lưu trữ

4 trách nhiệm của môi cá nhân

Trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ mỗi cá nhân phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Trug tâm

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư lưu trữ của trung tâm phải được thực hiện theo quy định pháo luật về bảo vệ bí mật nhà nước

CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5 Hình thức văn bản

Gồm các loại văn bản sau:

2 Văn bản trao đổi với các cơ quan tổ chức và cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo theo quy định của pháp luật hiện hành