Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại phòng giáo dục và đào tạo quận hoàng mai

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẬN HOÀNG MAI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Hoàng Mai ……………………………………………………………………....4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục và đào tạo quận Hoàng Mai …………………………………………………....6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hoàng Mai 1. Khái quát, cơ cấu, nhiệm vụ của tổ Hành chính……………………………..11 2. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng …………………………………….11 2.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. …………………………………....11 2.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu, nhược điểm. …………………………………….….13 2.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của phòng GDĐT ………………..14 2.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Phòng …………15 2.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở phòng GDĐT. …………………………………………….17 3. Khảo sát về công tác văn thư 3.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của phòng GDĐT …………………..18 3.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. …………………………………...19 4. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ............................20 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HC CỦA CƠ QUAN. 1. xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, KH công tác tháng, năm a.Lịch công tác tuần phòng GDĐT quận Hoàng Mai……………………….20 b. Kế hoạch công tác tháng, năm của phòng GDĐT …………………….....24 2. Soạn thảo Quy chế Văn thưLưu trữ của phòng GDĐT ………………35 3. Soạn thảo ‘’Quy chế văn hóa công sở’’ của phòng GDĐT…………...50 4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của phòng GDĐT ……………...56 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho phòng GDTĐT …………..57 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của phòng GDĐT quận Hoàng Mai..................................63 2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ……………… ... 64 LỜI CẢM ƠN …………………………………………………………………66 PHỤ LỤC…………………………………………………………………...…67

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên Phạm Thị Hồng Nhật

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7C

HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY KHÓA HỌC 2012-2015

Tên cơ quan: Phòng Giáo dục & Đào tạo – UBND Quận Hoàng Mai Địa chỉ:Pháp Vân, Thịnh Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Trần Thu Lan

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG GIÁO DỤC

VÀ ĐÀO TẠO QUẬN HOÀNG MAI

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận

……… 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục

……… 6

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hoàng Mai

1 Khái quát, cơ cấu, nhiệm vụ của tổ Hành chính……… 11

2 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

……….11

2.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

……… 11

2.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan Đánh giá ưu, nhược điểm.

2.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước

về văn hóa công sở ở phòng GD&ĐT.

……….17

3 Khảo sát về công tác văn thư

3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của phòng GD&ĐT

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HC CỦA CƠ QUAN.

1 xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, KH công tác tháng, năm

a.Lịch công tác tuần phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai……….20

2 Soạn thảo Quy chế Văn thư-Lưu trữ của phòng GD&ĐT ……… 35

3 Soạn thảo ‘’Quy chế văn hóa công sở’’ của phòng GD&ĐT………… 50

4 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của phòng GD&ĐT

……… 56

5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho phòng GDT&ĐT

………… 57

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai 63

2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ……… 64

………66

PHỤ LỤC……… …67

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trò vô cùng quan trọng trong các chương trình đàotạo chuyên ngành của Nhà trường từ bậc Đại học, Cao Đẳng đến Trung cấp.Việcthực tập không chỉ rèn luyện cho sinh viên kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiếnthức mà còn giúp nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm, phongcách làm việc

Trong bất kỳ một tổ chức nào thì hoạt động công tác hành chính vănphòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt

là công tác quản lý.Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việc Nam, cácdoanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấpthiết đối với nền hành chính văn phòng cũng như hoạt động quản lý của mỗidoanh nghiệp Với vai trò tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thìviệc đổi mới và nâng cao chất lượng của hoạt động văn phòng có ý nghĩa tíchcực trong việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm được điều này thì việc cảithiện các kỹ năng cho người làm hoạt động hành chính văn phòng là hết sức cầnthiết

Nắm rõ được điều đó Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tổ chức cho sinhviên khoa Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhằmnâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh viênsau khi ra trường là “Học thật đi đôi với làm thật” và “Học đi đôi với hành”

Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị văn phòng, cũng

như sự tiếp nhận của phòng Giáo dục và Đào tạo – quận Hoàng Mai, em đãđược thực tập tại Phòng bắt đầu từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày 29/04/2015.

Trong suốt thời gian thực tập em đã được vận dụng kiến thức đã được họctại Trường vào thực tiễn các công việc trong công tác Văn thư, Lưu trữ, công tácVăn phòng ở một số khâu nghiệp vụ cơ bản như: soạn thảo văn bản, đăng ký vănbản đi, đến, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lập hồ sơ, tổ chức phòng làm việckhoa học, tiếp khách, giúp em hiểu biết sâu sắc hơn về ngành học Quản trị vănphòng mà chúng em đang được học tại trường từ đó củng cố, nâng cao kiến thức

và từng bước rèn luyện phong cách làm việc chuyên nghiệp

Báo cáo thực tập của em được xây dựng trên cơ sở những quy định, nhữngkiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn Trong bài báocáo khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong các cán bộ trong Phòng và cácthầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đóng góp ý kiến để bài Báo cáothực tập của em được hoàn thiện

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2015

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân quận Hoàng Mai

1 Chức năng:

Phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện cácchính sách khác trên địa bàn; thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở, chịu trách nhiệm trước pháp luật vàcác cơ quan cùng cấp, cấp trên

2 Nhiệm vụ và Quyền hạn:

- Trong lĩnh vực kinh tế:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;

+ Lập dự toán, quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

+ Xây dựng, khuyến khích phát triển, tổ chức thực hiện nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp ở địa phương;

+ Chỉ đạo thực hiện, khai thác, phát triển, bảo vệ kinh tế, nông nghiệp,lâm nghiệp, lâm sản;

+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;+ Xây dựng quy hoạch công trình thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều;

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

+ Xây dựng, quy hoạch và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ côngnghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;

+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống;

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện;

+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

+ Xây dựng, phát triển, kiểm tra mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch;+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh, chấp hànhcác quy định trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Trong lĩnh vực GD, y tế, xã hội, văn hoá thông tin và thể dục thể thao:+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển, thực hiện văn hoá, giáodục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện;

+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường MN, TH, THCS, trường dạy nghề;

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế;

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt; các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượngsản phẩm;

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

+ Tổ chức, thực hiện kế hoạch xây dựng LLVT và quốc phòng toàn dân;

+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến, chỉ đạo và kiểm tra chính sách,pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Trong việc thi hành pháp luật:

+ Chỉ đạo, tổ chức, kiểm tra, thanh tra công tác tuyên truyền, GDPL;+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên; hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chínhcủa huyện

3 Cơ cấu tổ chức:

* Chủ tịch UBND: đồng chí Nguyễn Mạnh Hoàng

* 3 phó Chủ tịch: + Nguyễn Đức Hải

+ Chu Mạnh Phúc+ Đàm Quốc Khánh

* 13 phòng ban:

* 11 đơn vị sự nghiệp:

* 15 đơn vị hiệp quản:

* 8 hội

( Sơ đồ hóa tổ chức bộ máy của UBND Quận Hoàng Mai-phụ lục số 1)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Giáo dục và đào tạo quận Hoàng Mai

1 Chức năng:

Phòng Giáo dục và Đào tạo có chức năng tham mưu, giúp UBND quậnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo, bao gồm: Mụctiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêuchuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và

đồ chơi trẻ em; qui chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Trình Uỷ ban nhân dân quận:

- Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, cácqui định của UBND Thành phố về hoạt động giáo dục trên địa bàn Quận;

- Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địabàn Quận;

- Dự thảo qui hoạch mạng lưới các trường THCS, trường TH, cơ sở giáodục Mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn Quận theo hướngdẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo;

- Dự thảo các quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, đình chỉ hoạtđộng, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường THCS, trường TH, cơ

sở giáo dục Mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động giải thể cáctrường, các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBNDquận theo qui định của pháp luật

b Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản qui phạmpháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chínhsách về xã hội hoá giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để pháttriển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn Quận;

c Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo vàcán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của quậnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

d Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiêntiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương

e Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua,khen thưởng đối với các cơ sở Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn quận; xây dựng

và nhân điển hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn quận

f Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở Giáo dục và Đào tạo công lập, dân lập

và tư thục thuộc phạm vi quản lý của quận; xây dựng kế hoạch biên chế; tổnghợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của quận,trình cấp có thẩm quyền quyết định

g Phối hợp với phòng Tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngânsách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáodục của quận theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính

h Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện

chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp cóthẩm quyền trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo vàkiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hành tiếtkiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật

3 Tổ chức bộ máy của phòng GD&ĐT:

- 01 trưởng phòng: Đ/c Bùi Thị Thanh

- 02 phó phòng: Đ/c Đinh Thanh Hằng

Đ/c Trần Thị Thanh Vân

+ Tổ Tiểu học + Tổ THCS+ Tổ Hành chính

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng GD&ĐT – phụ lục số 02)

4 Bản mô tả công việc

UBND QUẬN HOÀNG MAI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG GD&ĐT

STT Chức danh Tiêu chuẩn,

trình độ Vai trò, nhiệm vụ công việc

Ghi chú

phòngGD&ĐT

Đại học trởlên

- Phụ trách trực tiếp các nội dung:

+ Phụ trách các vấn đề của 3cấp học MN,TH, THCS

+ Công tác tổ chức, cán bộ, nhà giáo, CBQL cơ sở giáo dục+ Công tác thống kê, kế hoạch, tăng cường CSVC

+ Quy hoạch mạng lưới trường lớp

và trang thiết bị dạy học+ Thi đua, khen thưởng, phổ cập giáo dục, thanh tra

+ Công tác thu chi tài chính và huy động các nguồn lực xã hội+ Báo cáo tổng kết năm, tháng+ Hội cựu giáo chức

phòngGD&ĐT

Đại học trởlên

- Giúp Trưởng phòng GD&ĐT phụ trách, theo dõi và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công sau:

+ Giáo dục các cấp học+ Giáo dục Thường xuyên+ Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục

+ Công tác Thanh tra, Pháp chế, cải cách TTHC

+ Phong trào thi đua “Xây dựng trường học thn thiện, học sinh tích cực”

+ Công tác ytế, bán trú trường học

Quy chế dân chủ+ Văn thể mỹ, giáo dục đạo đức, đoàn đội, hoạt động ngoại khóa

+ Phổ cập Giáo dục+ Công tác khuyến học

+ Vì sự tiến bộ của phụ nữ

Mầm non

Cao đẳng trởlên

Phụ trách nội dung công việc của cấp Mầm non:

+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua khen thưởng, thanh tra, công đoàn+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức bồi dưỡng cán bộ

+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm

+ Tài chính+ Các hoạt động, hội thi

Phụ trách nội dung công việc của cấp Tiểu học:

+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua khen thưởng, thanh tra, công đoàn+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức bồi dưỡng cán bộ

+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm

+ Tài chính

+ Các hoạt động, hội thi

Phụ trách nội dung công việc của cấp THCS:

+ phổ cập GD, tuyển sinh, thi đua khen thưởng, thanh tra, công đoàn+ Cơ sở vật chất, CBQL, tổ chức bồi dưỡng cán bộ

+ Kế hoạch hàng tháng/quý/năm

+ Tài chính+ Các hoạt động, hội thi

+ Phụ trách vấn đề tài chính, thu chi, bảo hiểm cho Phòng GD&ĐT

Văn thư

Cao đẳng trởlên

+ Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ các văn bản đi và đến của Phòng GD&ĐT

hành chính

Cao đẳng trởlên

+ Phụ trách về công tác tuyển sinh, CSVC, trang thiết bị tại các cấp học

(Bảng phân công công việc – Phụ lục số03)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính phòng Giáo dục và đào tạo

1 Khái quát, cơ cấu, nhiệm vụ của tổ Hành chính.

- Tổ Hành chính:

• Tổ trưởng: Nguyễn Văn Vỹ

• Kế toán: Đỗ Thị Vân

• Văn thư: Trần Thị Thu Lan

• Thường trực Công đoàn: Hoàng Thu Trang

- Những nhiệm vụ trọng tâm của tổ:

+ Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ

+ Thực hiện chức năng gửi công văn đi, nhận công văn đến

+ Tổng hợp báo cáo Quận ủy, ủy ban theo từng tháng , báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, báo cáo năm

+ Lập báo cáo Sở GD&ĐT: b/c kế hoạch tuần, tháng, đầu năm, giữa năm, cuối năm

+ Lập báo cáo công tác tổ chức, Thanh tra, đào tạo bồi dưỡng, Thi đua, CSVC các trường học, Công nghệ thông tin, tin học chính khóa, quản lý thi, thư viện trường học

+ Thực hiện công tác kế toán, thủ quỹ tài vụ của Phòng Giáo dục

+ Công tác Nội vụ, Quản trị mạng phòng Giáo dục

( Sơ đồ hóa tổ chức tổ Hành chính – phòng GD&ĐT phụ lục số 04)

2 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của tổ Hành chính trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho phòng

GD&ĐT

Tổ Hành chính là nơi giao tiếp đầu tiên giữa phòng GD&ĐT với đến liên

hệ làm với cơ quan Chính vì vậy Phòng Giáo dục và đào tạorất chú ý đến côngtác văn phòng, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Tổ

* Với chức năng tham mưu tổng hợp:

Tổ Hành chính hàng ngày có trách nhiệm xuống lấy công văn, văn bản từVăn thư UB, trên trang quản lý văn bản quả UB, trên mail, trang web của Sở,nhập dữ liệu văn bản đến vào máy tính, in phiếu xử lý công việc cho từng văn bản

giao việc xong, Văn thư nhập phần giao việc vào máy tính để quản lý quá trìnhgiải quyết công việc, photo phiếu xử lý và nội dung văn bản đi kèm Phần văn bảngốc Văn thư lưu lại còn bản photo chuyển giao tới các chuyên viên được giaonhiệm vụ viết trong phiếu xử lý công việc Việc giải quyết công việc cũng đượcVăn thư theo dõi, đôn đốc Nếu có trường hợp sai sót xảy ra, Văn thư nhanhchóng baó cáo với Lãnh đạo, tham mưu cho Lãnh đạo để kịp thời tìm cách giảiquyết nhanh nhất, tốt nhất.

Mặt khác, Văn thư còn giúp Lãnh đạo Phòng trong việc tham mưu xâydựng các văn bản đi của Phòng, tham mưu trong việc xây dựng “Quy chế thựchiện dân chủ trong tổ chức và hoạt động của cơ quan Phòng Giáo dục & Đàotạo”, “Nội quy Phòng Giáo dục & Đào tạo”, “Quy ước nếp sống văn hoá củaPhòng GD”; tham mưu cho Lãnh đạo trong việc xây dựng các chương trình Kếhoạch thực hiện nhiệm vụ năm học, Báo cáo công tác hàng tháng, hàng năm củaPhòng Công tác thammưu tổng hợp của còn được thể hiện khá rõ nét trong việctham mưu các ý kiến trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo để giúp thủtrưởng cơ quan đưa ra các biện pháp để thực hiện cho phù hợp với nội dungcuộc họp cũng như điều kiện hiện có của cơ quan

Thu thập, phân tích, xử lý và tổng hợp thông tin rất quan trọng trong việcphục vụ cho sự chỉ đạo của ban lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức điều hànhhoạt động quản lý Mọi quyết định của người quản lý sẽtrở nên đúng đắn nếu cácthông tin mà Tổ tổng hợp, cung cấp cho lãnh đạo luôn đảm bảo sự chính xác vàkịp thời.Ngược lại, nếu thông tin thu thập, xử lý không chính xác, chậm trễ, sẽảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như chất lượng công việc của cả PhòngGD&ĐT

(Một số văn bản Quy chế của Phòng GD&ĐT được xây dựng nhờ chức

năng tham mưu tổng hợp – phụ lục05)

* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần

Là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quanđơn vị Với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sựvận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơquan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết Cácyếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủkịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

Với chức năng giúp việc hậu cần bao gồm chuẩn bị tốt cơ sở vật chất chocác cuộc họp, hội nghị, hội thảo Cả việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật, vệ sinh,

y tế môi trường và những vấn đề khác có liên quan đến hoạt động của cơ quancũng được Tổ Hành chính thực hiện một cách logic, chặt chẽ.Về công tác đảmbảo hậu cần cho Phòng thì nhiệm vụ của tổ Hành là:

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện quản lý, mua sắm, sử dụng tàisản; hướng dẫn các tổ tổ chức sử dụng các thiết bị, phương tiện bảo đảm thiếtthực, tiết kiệm và hiệu quả.

-Thực hiện công tác lễ tân ngoại giao đón tiếp khách, phục vụ trực tiếphoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị,các chuyến đi công tác, chuẩn bị phương tiện đi lại, hoạt động chuyên môn củacác đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công tác của cơ quan Làmtốt chức năng hậu cần giúp các cá nhân, tổ thực hiện tốt các công tác được giaohướng đến mục tiêu chung của Phòng

Ví dụ: để Ngày hội khuyến học quận Hoàng Mai được thành công tốt đẹp,

tổ Hành chính đã thực hiện tốt công tác chuẩn bị cơ sở vật chất như địa điểm,maket, hoa, bàn ghế… Không những thế, việc chuẩn bị bằng khen, giấy mời,báo cáo cũng được thực hiện một cách logic, chặt chẽ

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Phòng GD&ĐT

Chương trình công tác thường kỳ là chương trình được xây dựng theo định

kỳ Việc này được lặp đi lặp lại sau 1 khoảng thời gian nhất định Chương trìnhcông tác thường kỳ có đặc điểm cơ bản là nó bao quát tất cả cá lĩnh vực hoạtđộng của cơ quan như công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác tổ chức cán bộ,

…

Bất cứ một cơ quan, tổ chức, đơn vị, phòng ban nào trong quá trình hoạtđộng của mình cũng phải thực hiện theo chương trình, kế hoạch công tác đãđược xây dựng từ trước Từ đó mới có cơ sở để đánh giá hiệu quả đạt được,cũng như để phục vụ công tác kiểm tra, ra soát và quy trách nhiệm cụ thể khi cóhạn chế, sơ xuất xảy ra.Chương trình công tác thường kỳ của Phòng Giáo dục vàđào tạo gồm chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm

Tại Phòng GD&ĐT, theo sự phân công, chỉ đạo của Lãnh đạo Phòng,chuyên viên được giao xây dựng chương trình công tác thường kỳ sẽ tổng hợpcác nội dung công việc từ các tổ nghiệp vụ MN, TH, THCS (trước đó, các tổnghiệp vụ đã họp bàn, tổng hợp trước các nội dung công việc, các ý kiến thôngqua văn bản) Sau khi tổng hợp nội dung từ các tổ nghiệp vụ, chuyên viên xâydựng chương trình công tác thường kỳ, trình Lãnh đạo xét duyệt, Nếu chươngtrình được phê duyệt, chuyên viên ký nháy vào cuối nội dung văn bản, Văn thưlấy số, photo, đóng dấu Một bản trình Lãnh đạo UBND quận để báo cáo, cácbản còn lại ban hành Lưu bản gốc tại Văn thư, một bản chuyên viên được giaoxây dựng chương trình công tác thường kì lưu

*Đánh giá ưu điểm, hạn chế

+Ưu điểm: Các nội dung được tổng hợp từ luôncó sự thay đổi, thể hiện

sự mong muốn của các cá nhân và phù hợp với nhu cầu của phòng Đảm bảo nộidung công việc luôn đủ, chặt chẽ, phong phú

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ luôn đảm bảo nội dungvăn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo

+Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ

thuộc vào ý thức tự giác của con người Nhiều khi phải giục các tổ nộp văn bảntổng hợp ý kiến

Như vậy chương trình công tác thực chất là một khôn mẫu.Có thể nóphù hợp với ở cơ quan, tổ chức này nhưng chưa phù hợp với cơ quan khác Vìvậy, việc thực hiện chương trình công tác của Phòng Giáo dục và đào tạo quậnHoàng Mai không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề

để các cá nhân, Lãnh đạo trong Phòng xem xét và đưa ra những chính sách thíchhợp nhằm thúc đẩy cơ quan mình phát triển hơn nữa

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ

quan - Phụ lục 06

1.3 Sơ đồ hóa tổ chức hội nghị của Phòng GD&ĐT

Với các cơ quan, văn phòng việc tổ chức buổi hội nghị là việc vô cùngquan trọng và thường xuyên diễn ra.Việc tổ chức các buổi hội nghị sẽ giúp choviệc tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai tới cáccán bộ công chức trong cơ quan một cách cụ thể và dễ dàng hơn

Trong thời gian thực tập, em đã được tham gia “Đại hội chi bộ PhòngGiáo dục và đào tạo Quận Hoàng Mai nhiệm kỳ 2015-2020”

*Công tác tổ chức Hội nghị:

- B1: Trước khi tổ chức:

Phòng GD&ĐT họp để giao nhiệm vụ công việc, trong đó:

+ Một chuyên viên được giao phụ trách mảng Báo cáo: trách nhiệm thuthập thông tin, xây dựng bản báo cáo phục vụ cho hội nghị đó Sau khi xây dựngbản báo cáo (dự thảo), đem trình Lãnh đạo, Lãnh đạo xem xét, chỉnh sửa.Chuyên viên dựa theo sự chỉnh sửa của Lãnh đạo để hoàn thành bản Báo cáo

+ Một chuyên viên khác được giao phụ trách mảng điều kiện Tại mảngnày, chuyên viên xây dựng bảng phân công công việc cụ thể cho từng chuyênviên còn lại

Cụ thể, sẽ có một chuyên viên lo CSVC: đại điểm tổ chức Đại hội, bànghế, âm thanh, ánh sáng

Một chuyên viên lo kinh phí: lập bản dự trù kinh phí cho Đại hội

Một chuyên viên lo việc lập danh sách đại biểu: in ấn giấy mời, viết giấymời và gửi giấy mời đến các đại biểu

Một chuyên viên lo việc in ấn tài liệu, chường trình, hồ sơ phục vụ Đạihội

- B2:Trong quá trình diễn ra Hội nghị:

Dựa theo bảng phân công công việc mà các chuyên viên ở các Tổ hoànthành đúng phần việc mình được giao

Cụ thể, chuyên viên lo công tác lễ tân tiếp đón đại biểu, chuyên viên lođiểm danh đại biểu, chuyên viên dẫn chương trình, chuyên viên lo giúp đỡ Lãnhđạo trong quá trình đọc báo cáo,

- B3: Kết thúc Hội nghị: Các Tổ dọn dẹp hội trường tổ chức Hội nghị.Bàn giao chứng từ, hồ sơ, tài liệu của Hội nghị cho Văn thưlập danhmục hồ sơ

Kế toán quyết toán với Văn thư để báo cáo với Lãnh đạo

Tổ chức họp rút kinh nghiệm sai sót trong Hội nghị

*Lập mục lục văn bản hồ sơ một Hội nghị

Mục lục văn bản Hồ sơ ‘’ Ngày Hội khuyến học lần thứ IX và triển khaicông tác Khuyến học năm 2015”của Phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai

1 Bảng phân công công việc trong Ngày Hội khuyến học

2 Giấy mời Ngày hội Khuyến học

3.Giấy mời Ngày hội khuyến học

4 Tờ trình về việc tổ chức Ngày hội Khuyến học năm 2015

5 Chương trình Ngày hội khuyến học

6 Báo cáo về hoạt động của Hội Khuyến học năm 2014 và phươnghướng hoạt động của Hội năm 2015

Danh mục hồ sơ của ngày Hội Khuyến học lần thứ IX và triển khai

công tác Khuyến học năm 2015 – phụ lục 07

Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan - Phụ lục 08

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Phòng Giáo dục và đào tạo

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ

như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nướcngoài Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhàlãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan Mỗi chuyến đi công tác của lãnhđạo có tác dụng trên nhiều phương diện Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổchức chu đáo.

Hoạt động của tổ Hành chính trong việc tổ chức các chuyến đi công táccủa lãnh đạo bao gồm các công việc chính duới đây:

1 Trước chuyến đi công tác

Trước mỗi chuyến đi, Văn thư phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi.Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian,thành phần, phương tiện và kinh phí Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm đề xuất ýkiến vào kế hoạch nói trên

Văn thư soạn Tờ trình về việc đi công tác của Lãnh đạo, trong Tờ trình ghi

rõ địa điểm đến, thời gian đi, thời gian về, lý do đi công tác, mục đích, nội dung

đi công tác (trong tờ trình có kèm theo đơn xin nghỉ phép của Lãnh đạo) Đem

Tờ trình trình lên Ban tổ chức Quận ủy, UBND quận, phòng Nội vụ, chờ UBNDphê duyệt và ra Thông báo đồng ý về chuyến đi công tác của Lãnh đạo Phòng

Sau khi được UBND quận phê duyệt và ra Thông báo, Văn thư cần chuẩnbị:

- Đặt vé, chuẩn bị kinh phí; chuẩn bị phương tiện đi lại, nơi ăn nghỉ củaLãnh đạo trong chuyến công tác

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác;

- Chuyển văn bản chỉ đạo, phân công công việc, hướng dẫn, ủy quyềnngười ký thay cho các chuyên viên được giao trong quá trình Lãnh đạo đi côngtác

- Hoàn tất các văn bản, dự thảo quan trọng để Lãnh đạo giải quyết và kýtrước khi đi công tác

2 Trong chuyến đi công tác

Trong khi Lãnh đạo đi công tác, Văn thư theo dõi, đôn đốc công việc, liênlạc với Lãnh đạo thường xuyên để Lãnh đạo nắm bắt được tình hình làm việc tạiPhòng Chuyển mail văn bản cần xử lý hằng ngày cho Lãnh đạo Báo cáo kếtquả công việc, tình hình tại Phòng cho Lãnh đạo hằng ngày

Các chuyên viên tại Phòng cũng phải giữ liên lạc với Lãnh đạo, báo cáotình hình công việc, xin ý kiến Lãnh đạo trong các việc quan trọng Nhận sự chỉđạo của Lãnh đạo thông qua mail hoặc điên thoại

3 Sau chuyến đi cồng tác

- Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn thư quyết toán kinh phí cho Kếtoán Phòng Thông báo kết quả chuyến đi công tác bằng văn bản cho các chuyênviên trong Phòng, UBND quận, BTC Quận ủy, phòng Nội vụ để biết.

(Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan – phụ

lục 09)

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của Phòng Giáo dục và đào tạo quận Hoàng Mai

Việc thực hiện văn hóa công sở được lãnh đạo Phòng Giáo dục và đào tạorấtquan tâm và triển khai rất có hiệu quả tới mọi khía cạnh của các hoạt độngcông tác trong Phòng

- Về trang phục của cán bộ, công chức, viên chức : luôn ăn mặc gọn gàngsạch sẽ (nam mặc quần âu, áo sơ mi sơ vin; nữ mặc quần âu sơ vị với áo sơ mihoặc mặc váy xòe dài tới đầu gối, váy duýp dài gần đến đầu gối) Phải mặc lễphục trong các buổi lễ trang trọng, hội nghị, hội thảo của Phòng (Lễ phục củaNam là bộ Comple, áo sơ mi thắt cravat; Lễ phục của nữ là bộ comple nữ hoặc

áo dài)

- Về giao tiếp ứng xử của cán bộ, công chức:có văn hóa với đồngnghiệp, với cán bộ, nhân dân đến liên hệ công tác Nói năng lịch sự, nhã nhặn,khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết công việc phải có thái độ hòanhã, niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến

- Về giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức phải xưng tên, cơquan, đơn vị nơi công tác, trao đổi ngắn gọn tập trung vào nội dung côngviệc, không ngắt điện thoại đột ngột

- Văn hóa trong giờ làm việc: Đi làm đúng giờ, không làm việc riêngtrong giờ làm trong phòng làm việc

- Văn hóa trong hội họp: Tổ chức hội họp và đến họp đúng giờ,giữ thái

độ tôn trọng, từ tốn, không làm việc riêng, không nói chuyện riêng ảnh hưởngđến mọi người trong cuộc họp, không hút thuốc lá trong phòng họp

- Văn hóa trong giữ giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọngang, ngăn nắp vệ sinh phòng làm việc Phòng làm việc có thùng đựng rác và bỏrác đúng nơi quy định Thực hiện chế độ vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bịlàm việc hàng ngày, hàng tuần Thực hành tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra

về, lau dọn bàn ghế, sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng

- Trong Phòng không có tình trạng lãnh đạo gọi cấp dưới xách mé hoặccoi thường người giúp việc mình.Chứng tỏ mọi người ý thức được mội người cócương vị và trách nhiệm riêng được giao nên cần biết tự trọng và tôn trọng

người khác.Tính thứ bậc của cơ quan được đảm bảo, cấp dưới phục tùng cấptrện, cấp trên có quyền lãnh đạo kiểm tra cấp dưới.

Nhìn chung việc thực hiện văn hóa công sở được đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức của Phòng thực hiện với một tinh thần tự giác cao, thể hiệnđược sự tôn trọng, nhã nhặn, trung thực, thân thiện và hợp tác với đồng nghiệp.Tất cả tạo nên bầu không khí làm việc vừa nghiêm túc, chuyên nghiệp vừa vừathân thiện, củng cố các mối quan hệ trong và ngoài công sở

Bên cạnh những mặt đã làm được thì Phòng Giáo dục và đào tạo cònmột số hạn chế như: Chưa có đồng phục riêng của cơ quan, việc đeo thẻ khi vào

cơ quan của cán bộ công chức không thường xuyên Đây là một mặt còn hạn chếcủa Phòng

3 Khảo sát về công tác văn thư

3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được tronghoạt động của tất cả các cơ quan Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnhmọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ; góp phần giữ gìn

bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Về nội dung công tác văn thư bao gồm:

-Xây dựng văn bản

-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bảnđến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

-Quản lý và sử dụng con dấu

Phòng Giáo dục và đào tạo đã lựa chọn tổ chức công tác văn thư theo môhình văn thư hỗn hợp

- Đối với văn bản đến, cán bộ Văn thư mỗi ngày vừa phải xuống PhòngVăn thư của UB để lấy công văn từ mọi nơi chuyển tới (đối với bản có dấu đỏ),vừa lên mail, trang Web Sở để lấy công văn từ sở, các trường ( đối với bản đen)

Đối với văn bản đi của Phòng, Phòng GD&ĐT tự soạn thảo, trình ký,đóng dấu và làm thủ tục phát hành đến các trường MN, TH, THCS trong Quận ;

tự nộp lên Sở các Kế hoạch, Báo cáo Mặt khác, với những văn bản đi cầnchuyển cho các phòng trong Quận, Văn thư chuyển văn bản xuống Phòng Vănthư của Quận để Văn thư của các Phòng trong Quận xuống Phòng Văn thư củaQuận lấy văn bản

Mặt khác, nơi làm việc của Cán bộ Văn thư cũng ảnh hưởng không nhỏtới quá trình làm việc Tại tổ Hành chính, nơi làm việc của Văn thư ngay cạnhcửa ra vào, rất dễ dàng cho những người bên ngoài muốn liên hệ với phòng GD

để làm việc Các văn bản đi, đến được lưu vào cặp, tủ một cách cẩn thận, kínđáo Đối với những Công văn phát cho các trường thì Văn thư đặt trên bàn theotừng chồng MN, TH, THCS, thuận tiện cho Văn thư các trường lên lấy Máytính quản lý văn bản đến, đi của Văn thư được đặt phía trong đảm bảo an toàn bímật, an toàn cho các văn bản Dấu của Phòng được Văn thư bảo quản trong hộp,cất trong tủ của Văn thư đảm bảo cho con dấu luôn an toàn.

* Ưu:

- Các thủ tục phát hành được thực hiện dễ dàng Việc chuyển các vănbản trở nên dễ dàng, gọn lẹ, chặt chẽ, nhanh chóng, kịp thời (với các văn bảnmật, khẩn)

- Văn thư của Phòng có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra chắc chắn các vănbản đã được chuyển đi như thế nào, chuyển đến ai

- Các văn bản được bảo quản cẩn thận, dễ dàng tìm kiếm

* Nhược:

- Nhiều khi Văn thư các Phòng khác lười trong việc xuống Phòng Vănthư quận để lấy công văn nên đôi lúc gây ra chậm trễ trong việc giải quyết côngviệc

- Cán bộ Phòng Văn thư quận dễ chuyển giao nhầm nơi nhận của vănbản

3.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Phòng GD&ĐT không có Quy chế Văn thư – Lưu trữ mà hoàn toàn thựchiện theo Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND quận Hoàng Mai theo Quyếtđịnh số 01/2014/QĐ-UBND ngày 28/3/2014 của UBND quận Hoàng Mai Tuythế việc thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của Phòng luôn được thực hiệnnghiêm túc, theo đúng Quy chế, ; Lãnh đạo Phòng luôn quan tâm sát sao đếnviệc thực hiện Công tác Văn thư – lưu trữ của Phòng

Các văn bản đi của Phòng GD&ĐT trước khi được ban hành đều đượcLãnh đạo kiểm tra về kỹ thuật, thể thức trình bày và nội dung một cách chặt chẽ.Đối với các văn bản quan trọng, Lãnh đạo luôn chỉnh sửa rất nhiều lần cho đếnkhi chuẩn về thể thức, nội dung, câu chữ hoàn hảo mới ký văn bản để ban hành

Không những thế, với sự chỉ đạo của Lãnh đạo, tham mưu của Văn thư

đã xây dựng nên quy trình giải quyết thủ tục hành chính của Phòng GD&ĐT,giúp cho việc giải quyết các thủ tục hành chính trở nên chặt chẽ, đơn giản hơn.Các văn bản đi, đến của Phòng, sự phần công, thời gian hoàn thành mỗi văn bản

word để in phiếu xử lý công việc tương ứng với từng văn bản Việc tìm kiếm cácvăn bản hay theo dõi tiến độ, kết quả hoàn thành công việc từ đó cũng trở nênnhanh chóng, dễ dàng hơn.

4 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Phòng GD&ĐT không có Quy chế riêng về công tác Lưu trữ mà thực hiệndựa theo Luật lưu trữ năm 2011 Vì là một phòng trong UBND quận cho nênphòng không có kho lưu trữ riêng mà dùng chung kho lưu trữ của UBND quậnHoàng Mai ( hằng năm thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ và giao nộp vào lưu trữ củaUBND quận)

Phòng GD&ĐT không có nội quy phòng đọc, không có quy chế riêng vềcông tác lưu trữ, tuy thế công tác lưu trữ của phòng vẫn được đảm bảo thực hiệntheo đúng quy định của Nhà nước và của UBND quận Văn thư luôn thực hiệnđầy đủ việc lưu trữ tất cả các văn bản đến, đi của phòng ; lưu trữ các văn bảnvào hộp, cặp có ghi rõ tên loại văn bản được lưu trữ Không chỉ lưu trữ các bảncứng của văn bản, Văn thư còn lưu trữ file mềm của các văn bản ; để đảm bảonếu mất văn bản gốc sẽ vẫn còn bản mềm của văn bản đó

Lãnh đạo Phòng cũng quan tâm sát sao tới việc lưu trữ văn bản, đối vớicác văn bản quan trọng, ngoài việc văn thư lưu bản gốc, Lãnh đạo cũng Phòngcũng có một bản có dấu đỏ để lưu vào hồ sơ lưu trữ của Lãnh đạo Lúc nào Lãnhđạo cũng dặn dò Văn thư phải lưu trữ đầy đủ các văn bản đi, đến của phòng, đônđốc, kiểm tra hàng năm việc lưu trữ của Phòng

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

a Lịch công tác tuần của Phòng Giáo dục & đào tạo quận Hoàng Mai

UBND QUẬN HOÀNG MAI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

1 Bùi Thị

Thanh Trưởng phòng MẦM

4 Nguyễn Thị

Thanh Hòa

Cán bộ hợp đồngQuận

b Kế hoạch công tác Tháng và Năm của Phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai

Phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai, k có Kế hoạch công tác cụ thể từng

tháng, mà chỉ có Kế hoạch cho từng tháng trong năm ( Kế hoạch công tác

Tháng của Phòng – phụ lục số10) Bản kế hoạch công tác tháng vẫn còn rất

nhiều sai sót.Mặt khác, phòng GD&ĐT k có Kế hoạch năm mà chỉ có Báo cáo nhiệm vụ năm học năm cũ và triển khai nhiệm vụ năm học mới

Dưới đây là mẫu 2 bản Kế hoạch tháng và năm do em xây dựng dựa theo Chức năng, nhiệm vụ của Phòng GD&ĐT

* Kế hoạch công tác tháng của Phòng GD&ĐT

UBND QUẬN HOÀNG MAI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích:

- Để các thành viên trong Phòng, các trường MN, TH, THCS nắm vữngđược công tác kế hoạch trọng tâm của tháng Từ đó hoàn thành các công việctrong tháng một cách tốt nhất

- Dựa vào Kế hoạch để kiểm tra, đánh giá, nhận xét quá trình hoàn thànhcông việc

Tổ chức tốt phong trào thi đua Dạy tốt – Học tốt và các hoạt động giáo dục chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3 và ngày thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26/3, chào mừng ngày giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước 30/4 và ngày Quốc tế lao động 1/5.

A Công tác chuyên môn.

1 Tiếp tục duy trì tốt nề nếp dạy và học Thực hiện đúng quy chế chuyênmôn Tổ chức các hoạt động giáo dục để chào mừng ngày Quốc tế phụ nữ 08/3,ngày thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26/3

2 Tham gia thi GVDG cấp Thành phố với các cấp học:

- Cấp Tiểu học: 3 trường TH Đền Lừ, Giáp Bát, Tân Mai tham gia thiGVDG tại TH Tân Định ngày 6/3/2015

- Cấp THCS: Thi GVDG các bộ môn Ngữ văn, Địa lý, Thể dục (THCSTân Định, Tân Mai, Yên Sở, Vĩnh Hưng)vào ngày 12/03/2015 tại THCS GiápBát

3 Cấp THCS tiếp tục bồi dưỡng đội tuyển HSG lớp 9 các môn văn hóatại THCS Tân Mai, bồi dưỡng học sinh giỏi kỹ thuật tại TTKTTH số 2 để

chuẩn bị thi TP vào tháng 4/2015 Các trường cấp TH tiếp tục bồi dưỡng học

sinh năng khiếu

4 Cấp TH, THCS thi Tiếng Anh trên Internet cấp Thành phố (07/03);thi Toán trên Internet cấp Quận (06/03), cấp Thành phố (20/03) Cấp TH thiOlympic Tiếng Anh cấp Thành phố (theo kế hoạch của Sở GD&ĐT) Thi vôđịch Tin học văn phòng cho học sinh từ lớp 7 đến lớp 9 cấp Thành phố ngày07/3/2015

5.Phòng GD&ĐT tổ chức các chuyên đề bồi dưỡng giáo viên:

- Cấp THCS: Môn Toán tại THCS Tân Định (tuần 3), chuyên đề báo cáocác tiết dự thi cấp Thành phố môn Ngữ văn, Địa lý, Thể dục (tuần 4)

- Cấp TH: Tổ chức chuyên đề bồi dưỡng CBQL – GV, thí điểm phươngpháp “Bàn tay nặn bột”; báo cáo các tiết dự thi GVG Thành phố tuần 4 tháng 3

- Cấp MN: Tổ chức Ngày hội dinh dưỡng cho trẻ mầm non vào sáng ngày11/03/2015

6.Kiểmtra hoạt động của các trường theo kế hoạch và đột xuất

7 Phòng GD tham gia đoàn Thanh tra của Sở GD thanh tra chuyên ngànhTHCS Lĩnh Nam ( từ ngày 16 đến ngày 18/3/2015), MN Trần Phú ( từ ngày 17đến ngày 18/3/2015)

8 Các trường nộp danh sách tên SKKN, nộp SKKN của cá nhân đăng kýthi đua khen cao trước ngày 20/03/2015.

11 Các trường hoàn thành số liệu PCGD bậc THCS và bậc Trung học

B Công tác quản lý của BGH:

- Chỉ đạo nghiêm túc các kỳ thi của GV, HS; tập trung chỉ đạo tốt việckiểm tra giữa học kỳ II với cấp TH, THCS và nâng cao chất lượng giáo dục,(quan tâm giúp đỡ học sinh yếu kém ( đặc biệt là HS khối 9), xây dựng kế hoạch

ôn tập cuối năm gửi về PGD ngày 24/3/2015)

- Các trường chỉ đạo tổ chức hoạt động ngoại khóa với Chủ đề " Giữ gìntrường lớp sạch đẹp"

- Tăng cường chủ động đầu tư, cải tạo CSVC, sửa sang trường lớp, TBDHcho nhà trường để đảm bảo các hoạt động dạy học tốt, tuyệt đối không tổ chứctrông giữ ô tô trái với qui định trong nhà trường

- Thực hiện nghiêm túc thu chi đúng qui định, Thông tư 55 về quỹ CMHStrong nhà trường; Công tác XHH phải làm đúng quy trình

- Tăng cường quản lý Dạy thêm- Học thêm trong và ngoài trường đúngqui định

- Xây dựng tập thể nội bộ đoàn kết, thống nhất

- Thông tin báo cáo: Đảm bảo đúng hạn, địa chỉ Khi trường có các tổchức, đơn vị không trực tiếp quản lý nhà trường đến làm việc, nhà trường phảibáo cáo xin chủ trương của Quận ( gửi qua phòng GD)

C Công tác phối hợp.

1 Phối hợp với Trung tâm VHTDTT tổ chức các môn HKPĐ cấp Quận

2 Phối hợp với phòng Y tế kiểm tra công tác y tế học đường, khám sứckhỏe cho học sinh Tổ chức rà soát số học sinh ( đặc biệt là học sinh Tiểu học)chưa tiêm chủng để tuyên truyền đảm bảo chỉ tiêu của TP 95% học sinh đượctiêm chủng

3.Phối hợp với Công đoàn Giáo dục tổ chức Hội khỏe CB, GV, CNV (09,10/3/2015), cấp TPngày 19,20/3/2015

4 Phối hợp với phòng Nội vụ chỉ đạo trường THCS Tân Định đón nhậnHuân chương lao động hạng ba vào ngày 18/3/2015; Rà soát văn bằng chứng chỉcủa CB, GV, NV ngành GD

5 Các trường phối hợp phòng Nội vụ rà soát cán bộ viên chức hết thờigian tập sự

7 Rà soát, đăng ký chỉ tiêu nhu cầu tuyển dụng viên chức giáo dục năm2015.

8 Thực hiện kiểm điểm trách nhiệm của CBQL ngành Giáo dục theo Kếtluận của UBND quận

D Công tác tham mưu

1.Tiếp tục tham mưu xây dựng trường TH QT Thăng Long đạt ChuẩnQuốc gia Xây dựng trường MN Hoa Hướng Dương trở thành trường chất lượngcao ( đang xây dựng đề án) Các trường MN Thanh Trì, Định Công, Trần Phú,THCS Yên Sở, THCS Mai Động, TH Đại Từ rà soát đối chiếu với các tiêuchuẩn trường Chuẩn quốc gia và đề xuất báo cáo Quận đầu tư

2 Tham mưu UBND Quận tổ chức Ngày hội khuyến học cấp Quận ngày25/03/2015 (Có kế hoạch cụ thể riêng)

3 Tham mưu bổ nhiệm CBQL các trường ( THCS Đại Kim, Trần Phú,Lĩnh Nam, TH Đại Từ) và bổ sung cán bộ giáo viên, nhân viên cho các trườngđảm bảo hoạt động dạy và học

4 Tham mưu UBND Quận thành lập các đoàn kiểm tra các điều kiện đểthành lập trường TH Hoàng Liệt( mới), tách trường MN Định Công

5 Tham mưu với UBND quận đầu tư, cải tạo CSVC, thiết bị dạy học chocác trường ( theo Tờ trình đã gửi quận ngày 02/12/2014 và các gói thiết bị dạyhọc cho trường TH Hoàng Liệt mới, THCS Mai Động, THCS Yên Sở)

6 Tham mưu với quận đẩy nhanh tiến độ xây dựng trường THCS MaiĐộng mới và TH Hoàng Liệt mới để bàn giao trường vào tháng 5/2015./

Nơi nhận:

- UBND quận Hoàng Mai;

- Đ/c Phó CT PT UBND quận Hoàng Mai;

- Đ/c Đàm Quốc Khánh - PCT UBND quận;

* Kế hoạch công tác Năm của Phòng GD&ĐT quận Hoàng Mai

UBND QUẬN HOÀNG MAI

PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: KH/PGD&ĐT Hoàng Mai, ngày tháng năm 2013

KẾ HOẠCH Thực hiện nhiệm vụ năm học 2013 - 2014 Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hoàng Mai

Căn cứ chỉ thị số 3004/CT-BGDĐT ngày 15/8/2013 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ trọng tâm của giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên, giáo dục chuyên nghiệp năm học 2013-2014 ;

Thực hiện Hướng dẫn số 8705 /HD-SGD&ĐT ngày 30/8/2013; Hướng dẫn số

8528 /SGD&ĐT-GDTH ngày 22/8 /2013; Hướng dẫn số 8706 /SGD&ĐT-GDMN ngày 30/ 8 /2013 của Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục THCS, Tiểu học và Mầm non năm học 2013 – 2014.

Căn cứ chức năng nhiệm vụ của phòng Giáo dục và Đào tạo.

Phòng Giáo dục và Đào tạo quận xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2013 - 2014 cụ thể như sau:

I Đặc điểm tình hình.

1 Số liệu thống kê.

- Quy mô trường lớp.

Toàn ngành có 51 trường công lập (tăng 2 trường so với năm học 2012-2013),

10 trường tư thục, 192 nhóm, lớp Với tổng số 56.732 học sinh (Trong đó công lập 45.233 học sinh) , tăng 6532 học sinh (cả công lập và tư thục) so với đầu năm học 2012-2013

Mầm non có 19 trường công lập, 9 trường tư thục, 192 nhóm, lớp tư thục với 22.968 cháu (trong đó công lập có 12.054 cháu với 243 lớp, bình quân 49.6 cháu/lớp,

so với năm học 2012 - 2013 tăng 3.057 cháu).

Tiểu học có 17 trường công lập, 1 trường tư thục với 23.181 học sinh.(trong đó công lập 22.650 học sinh với 470 lớp bình quân 48.19 HS/lớp, so với năm học 2012 -

2013 tăng 45 lớp và 2.797 học sinh)

THCS có 15 trường công lập với 10.583 em.(trong đó công lập 10.529 học sinh với 266 lớp bình quân 39.58 HS/lớp, so với năm học 2012 - 2013 tăng 6 lớp và 678 học sinh)

- Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên:

* Phòng Giáo dục có19 đồng chí cán bộ, trong đó:

+ Biên chế: 11 đồng chí (Thạc sỹ: 03 đ/c; ĐH: 06 đ/c).

+ Biệt phái: 03 đồng chí (Đại học 01 đ/c; CĐ: 02đ/c).

+ Hợp đồng quận: 05 đồng chí (4 ĐH; 01 CĐ).

+ Chuyên trách Công đoàn: 01 đồng chí trình độ Đại học.

* Các nhà trường: tổng số có 3356 cán bộ, giáo viên, nhân viên, trong đó Biên chế 1933 đồng chí (MN 624đ/c, TH 697đ/c, THCS 612đ/c), Hợp đồng 1.423đ/c (MN 1.149đ/c, TH 177đ/c, THCS 97đ/c).

2 Thuận lợi, khó khăn.

2.1 Thuận lợi:

- Phòng Giáo dục - Đào tạo quận được sự quan tâm của Quận ủy, HDND, UBND, sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội và sự phối hợp cộng tác có hiệu quả của các phòng, ban, ngành, đoàn thể từ Quận tới cơ sở trong công tác Giáo dục - Đào tạo.

- Đội ngũ CB, CV phòng GD&ĐT cơ bản tâm huyết, nhiệt tình, trách nhiệm.

- Đội ngũ cán bộ giáo viên toàn Ngành cơ bản đảm bảo đủ số lượng, cơ cấu, có trình độ đạt chuẩn và trên chuẩn cao, có ý thức trách nhiệm.

2.2 Khó khăn:

- Quận Hoàng Mai trong quá trình đô thị hoá, dân số cơ học tăng nhanh nên tỷ

lệ học sinh/lớp cao (nhất là giáo dục Mầm non, Tiểu học).

- Chất lượng giáo dục còn có khoảng cách giữa các trường trong Quận.

- Một số cán bộ quản lí trường học và cán bộ PGD làm việc còn chưa tập trung, sát sao với công việc và còn yếu về công tác quản lý hành chính.

II Các chỉ tiêu cơ bản

1 Chủ đề năm học:

Năm học tiếp tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục với mục tiêu

“Kỷ cương nghiêm - Chất lượng thực - Hiệu quả cao”

2 Chỉ tiêu cơ bản.

- Đảm bảo tuyệt đối an toàn cho học sinh, không để xảy ra dịch bệnh, ngộ độc thực phẩm trong nhà trường.

100% trẻ mầm non được khám sức khỏe định kỳ , 100% trẻ được theo đõi biểu

đồ tăng trưởng sức khỏe

- Duy trì vững chắc phổ cập giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi, phổ cập THCS, phổ cập chương trình giáo dục Mầm non cho trẻ 5 tuổi trong toàn Quận Thực hiện tốt chương trình GDMN mới và đánh giá trẻ theo bộ chuẩn phát triển

100 % học sinh trong độ tuổi Tiểu học, THCS ra lớp, huy động 100% học sinh tốt nghiệp tiểu học vào học lớp 6

99.9% học sinh Tiểu học đúng độ tuổi.Trên 85 % học sinh tiểu học được học 2 buổi/ ngày.

99,9% học sinh lớp 5 hoàn thành chương trình Tiểu học,99,5% học sinh lớp 9 được xét tốt nghiệp THCS, 90% -92% học sinh lớp 9 đỗ vào các trường THPT công lập năm học 2014 - 2015.

Từng bước xây dựng mỗi cấp học có 01 trường là Trường chất lượng cao.

- 100 % Cán bộ quản lý được học tập Nghị quyết của Đảng; 100.% cán bộ quản

lý được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý giáo dục; 100 % được bồi dưỡng lý luận chính trị

và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.

85% được bồi dưỡng CNTT, 20% được bồi dưỡng ngoại ngữ đối với trường.

- Phòng Giáo dục và Đào tạo phấn đấu đạt 14/14 chỉ tiêu xếp loại tốt, giữ vững

3 chỉ tiêu xếp loại Xuất sắc.

III Nhiệm vụ trọng tâm và giải pháp.

1 Nhiệm vụ chung: Triển khai Chiến lược phát triển giáo dục 2011 - 2020

hướng tới mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam; Xây dựng Kế hoạch thực hiện Đề án nâng cao chất lượng giáo dục của Quận; toàn ngành sẽ tập trung thực hiện thắng lợi 6 nhiệm vụ trọng tâm năm học 2013-2014 chào mừng 10 năm thành lập quận Hoàng Mai.

2 Nhiệm vụ trọng tâm và giải pháp cơ bản.

2.1 Tiếp tục thực hiện có hiệu quả các cuộc vận động và phong trào thi đua của ngành và của thành phố.

* Thực hiện tốt các cuộc vận động lớn của ngành:

- Chỉ đạo các nhà trường tiếp tục đăng ký và thực hiện tốt 1 - 2 nhiệm vụ trong năm học, mỗi cán bộ giáo viên toàn ngành đăng ký thực hiện 1 - 2 việc tốt và có một đổi mới trong quản lí hoặc trong giảng dạy; Mỗi học sinh lớp 5 (TH), học sinh THCS đăng ký thực hiện 1 - 2 việc tốt.

- Chỉ đạo các nhà trường tổ chức cho CB, GV kí cam kết Không vi phạm đạo

đức nhà giáo Xây dựng các điển hình tiên tiến Nêu gương biểu dương khen thưởng

kịp thời những cá nhân, tập thể có nhiều nỗ lực vượt khó.

- Chỉ đạo nhà trường sơ kết, đánh giá hàng tháng, cuối học kỳ I và tổng kết vào

tháng 5/2014 về việc thực hiện 2 cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo

đức Hồ Chí Minh”và “Mỗi thầy cô giáo là một tấm gương đạo đức tự học và sáng tạo’’.

* Về phong trào thi đua Xây dựng “Nhà trường văn hóa - Nhà giáo mẫu mực

- Học sinh thanh lịch” và “Trường học thân thiện - Học sinh tích cực“.

- Chỉ đạo các trường đăng ký danh hiệu "Trường học thân thiện - Học sinh tích cực" cấp Quận và Thành phố.

- Đảm bảo nhà trường thực sự an toàn, tạo cơ hội cho học sinh được vui chơi học tập tốt.Xây dựng nhà trường có khung cảnh sư phạm Xanh - Sạch - Đẹp.

- Mỗi nhà trường chăm sóc và phát huy 01 di tích lịch sử văn hóa ở địa phương.

2.2 Tập trung các giải pháp nâng cao chất lượng giáo dục.

- Chỉ đạo các nhà trường duy trì tốt nề nếp “Dạy và học”; Thực hiện nghiêm túc quy chế chuyên môn của Bộ, Sở Giáo dục và Đào tạo.

- Nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, coi trọng công tác giáo dục đạo đức, lối sống, giáo dục pháp luật, kỹ năng sống cho học sinh.

- Tập trung chỉ đạo đổi mới phương pháp dạy học, phương pháp ra đề kiểm tra, dạy học phân hóa theo đối tượng, sử dụng thiết bị dạy học, đảm bảo chuẩn kiến thức,

kỹ năng của chương trình giáo dục phổ thông.

* Một số giải pháp chính của từng cấp học như sau:

- Cấp Mầm non:

+ Chỉ đạo100% trường Mầm non thực hiện tốt chương trình Giáo dục Mầm

non mới Tiếp tục đi sâu, chỉ đạo đại trà thực hiện Bộ chuẩn phát triển trẻ em 5 tuổi

+ Tổ chức các lớp bồi dưỡng về chuyên đề đổi mới Giáo dục MN theo chương trình mục tiêu Quốc gia năm 2013 của Thành phố Chú trọng bồi dưỡng giáo viên trẻ mới ra trường về phương pháp trong việc tổ chức hoạt động nhận thức.

- Cấp Tiểu học:

+ Làm tốt công tác bồi dưỡng đội ngũ, Tổ chức tốt các chuyên đề, các Hội thi GVDG các cấp, chú ý nhân điển hình GVDG, SKKN cấp Thành phố.

+ Chú trọng bồi dưỡng đội ngũ giáo viên trẻ, giáo viên mới ra trường.

+ Tiếp tục chỉ đạo sâu về đổi mới phương pháp giảng dạy bộ môn Toán, Tiếng Việt lớp 5 và Tiếng Anh lớp 5

- Cấp THCS:

+ Thực hiện đổi mới phương pháp dạy học chú ý Dạy học phân hoá theo năng

lực của học sinh dựa trên chuẩn kiến thức, kỹ năng của Chương trình giáo dục phổ thông cấp THCS Hướng dẫn cho HS về phương pháp học, về kỹ năng tự học, tự nghiên cứu độc lập suy nghĩ của học sinh.

+ Tiếp tục chỉ đạo sâu đổi mới PPDH môn Toán 9, Ngữ văn 9.

+ Đi sâu bồi dưỡng Giáo viên kỹ năng ra đề bám sát chuẩn kiến thức, kỹ năng

của Chương trình giáo dục phổ thông với các cấp độ: Biết, Thông hiểu, Vận dụng,

- Tiếp tục thực hiện Đề án “Nâng cao chất lượng giáo dục” của Quận về bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân

- Chủ động và phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu đề xuất UBND Quận xem xét bổ sung cán bộ quản lý các trường học, lãnh đạo PGD kịp thời đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng Tham mưu xây dựng kế hoạch luân chuyển cán bộ giáo viên.

4 Tăng cường cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục, ứng dụng CNTT.

- Chỉ đạo các nhà trường sắp xếp phòng thiết bị đồ dùng dạy học, đồ dùng dạy học đặt tại lớp đảm bảo hợp lý thuận tiện việc sử dụng,

- Quản lý và sử dụng hiệu quả thư viện, chỉ đạo các trường xây dựng kho học liệu điện tử, thư viện điện tử các nhà trường, tổ chức cho giáo viên, học sinh được đọc

và tìm các tư liệu tham khảo trên thư viện.

- Chủ động phối hợp với phòng TCKH tham mưu UBND quận tăng cường đầu

tư CSVC, mua sắm các trang thiết bị đồ dùng dạy học phục vụ đổi mới dạy học, đảm bảo tiến độ xây dựng trường đạt Chuẩn Quốc gia.

5 Công tác phổ cập, xã hội hoá giáo dục.

- Chỉ đạo các đơn vị nhà trường củng cố hoàn thiện sổ phổ cập theo dõi quá

trình học tập của học sinh; Quan tâm, có chế độ chính sách miễn giảm cho HS diện chính sách, HS có hoàn cảnh khó khăn.

- Tham mưu UBND quận chỉ đạo các nhà trường phối hợp với UBND phường tiến hành điều tra rà soát công tác phổ cập sát với thực tiễn, nắm chắc số lượng trẻ ở

độ tuổi để chuẩn bị cho chỉ tiêu tuyển sinh 2014 - 2015, đặc biệt là GDMN.

- Giữ vững kết quả phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi mức độ 2 (13/14 phường), phổ cập giáo dục THCS(14/14 phường) và phổ cập GDMN cho trẻ 5 tuổi (14/14 phường).

6 Tiếp tục đổi mới công tác quản lý giáo dục.

6.1 Công tác chỉ đạo.

- Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, thực hiện nghiêm túc các quy định về chấn chỉnh kỉ cương làm việc của UBND quận trong cơ quan PGD và toàn Ngành Thực hiện tốt công tác Quản lí hành chính nhà nước.

- Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của cấp trên, PGD ban hành và tham mưu với UBND quận ban hành các văn bản, kế hoạch chỉ đạo các trường đảm bảo kịp thời, đúng tiến độ, đúng tinh thần chỉ đạo.

- Chỉ đạo các nhà trường kiện toàn hồ sơ sổ sách của BCH, tổ chuyên môn và

hồ sơ của CB, GV, nhân viên thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao Thực hiện thông tin báo cáo theo quy định.

6.2 Công tác thanh tra.

- Xây dựng kế hoạch cụ thể công tác thanh kiểm tra, thanh tra chuyên môn và công tác quản lý giáo dục đặc biệt là về chất lượng giảng dạy, dạy thêm học thêm, công tác thu chi tài chính, thu chi đầu năm học, Tăng cường kiểm tra hoạt động nuôi dưỡng, chất lượng bữa ăn của học sinh trong các trường công lập và tư thục (đối với Mầm non và Tiểu học).

- Triển khai giải quyết kịp thời đúng quy định những đơn thư khiếu nại, tố cáo.

- Xử lý nghiêm, dứt điểm các trường hợp vi phạm thu chi, dạy thêm học thêm trong nhà trường.

6.3 Công tác thu chi tài chính.

- Phối hợp với phòng Tài chính - Kế hoạch tham mưu với UBND quận phân bổ định mức kinh phí chi cho các trường học đảm bảo theo qui định của Thành phố Thực hiện nghiêm túc việc thu chi trong cơ quan PGD và các nhà trường theo các văn bản hướng dẫn chỉ đạo đặc biệt là việc thu chi đầu năm của các trường đúng quy trình, đảm

trường tổ chức cho 100% CBGV, NV nhà trường ký cam kết thực hiện đúng việc thu chi, DTHT trong nhà trường.

6.4 Công tác thi đua khen thưởng.

- Phòng Giáo dục & Đào tạo có văn bản hướng dẫn các trường đăng ký danh hiệu thi đua năm học 2013 - 2014và được thông qua các cụm thi đua (tháng 10/2013).

- Tiếp tục triển khai và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Cụm thi

đua theo chỉ đạo của Quận Thực hiện giao ban cụm thi đua 4 lần/năm.

- Báo cáo đề nghị HĐTĐ quận Hoàng Mai, HĐTĐ Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội khen thưởng các tập thể và cá nhân đạt danh hiệu thi đua các cấp trước ngày 10/6/2014.

Phần thứ III: Tổ chức thực hiện.

1 Nhiệm vụ của Lãnh đạo PGD:

- Triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch năm học 2013- 2014, đôn đốc các thành viên cơ quan thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả các nội dung trong kế hoạch.

2 Nhiệm vụ của các tổ nghiệp vụ và các cá nhân phòng Giáo dục.

- Căn cứ vào kế hoạch năm học của phòng, các tổ nghiệp vụ và từng cá nhân xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học, tháng và từng tuần.

- Tổ nghiệp vụ và các cá nhân đánh giá các nhiệm vụ công tác hàng tuần, hàng tháng, học kỳ và tổng kết năm học.

- Các tổ nghiệp vụ và các cá nhân có sự phối hợp cộng đồng trách nhiệm trong công tác, giúp đỡ và tạo điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong năm học.

Trong khi thực hiện nếu có vướng mắc, các tổ nghiệp vụ và các nhân phải báo cáo ngay với lãnh đạo phòng để giải quyết kịp thời đúng tiến độ.

Nơi nhận :

- Sở GD&ĐT Hà Nội;

- UBND quận Hoàng Mai;

- Đ/c Chủ tịch UBND quận (để b/c);

- Đ/c Đàm Quốc Khánh - PCT UBND quận;

- Lãnh đạo PGD, các thành viên CQ PGD (để t/hhực hiện)

- Lưu VT.

TRƯỞNG PHÒNG

( Đã ký)

Bùi Thị Thanh

2 Soạn thảo Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Phòng Giáo dục – đào

tạo quận Hoàng Mai

UBND QUẬN HOÀNG MAI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ (Ban hành theo QĐ số /QĐ-PGD&ĐT ngày tháng năm )

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ của Phòng

GD&ĐT quận Hoàng Mai để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Phòng

2 Các cán bộ chuyên viên thuộc Phòng giáo dục và đào tạo quận Hoàng

Mai đều chịu sự điều chỉnh của Quy chế này

3 Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn

bản, quản lý văn bản và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động

của nhà Phòng; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Phòng; quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Điều 2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư

1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Phòng trong việc quản lý công tác văn thư

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện Quy chế về công

tác văn thư

b) Kiểm tra việc thực hiện Quy chế về công tác văn thư đối với các Tổ

thuộc Phòng; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm Quy chế công tác văn

thư theo thẩm quyền

Tổ trưởng các Tổ nghiệp vụ giúp Lãnh đạo trực tiếp quản lý, kiểm tra,giám sát việc thực hiện công tác văn thư cho các cán bộ chuyên viên trong Tổ.

3 Trách nhiệm của mỗi cán bộ chuyên viên

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, mỗicán bộ chuyên viên phải thực hiện nghiêm túc Quy chế công tác văn thư củaPhòng

Điều 4 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư

Mọi hoạt động trong công tác văn thư của Phòng phải thực hiện các Quyđịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước

CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5 Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

- Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Phòng gồm các loạihình văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kếhoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghinhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấychứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi,phiếu chuyển, giấy biên nhận

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Điều 6 Thể thức văn bản

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

1 Văn bản hành chính

1.1 Phông chữ trình bày văn bản: phông chữ sử dụng trình bày văn bảntrên máy vi tính là phông chữ Tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêuchuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và các thành phầntrong thể thức văn bản

- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

- Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu

d) Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải

Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng,

in đậm

Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữđứng, đậm Viết hoa các chữ cái đầu các cụm từ, các cụm từ có gạch nối, cócách chữ

Phía dưỡi có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài dòng tiêu ngữ.Hai dòng chữ trên cách nhau bằng dòng đơn

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

UBND QUẬN HOÀNG MAI

Chiếm ½ trang giấy, theo chiều ngang, phía trên, bên trái.

Tên cơ quan chủ quản cơ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in hoa

Tên cơ quan ban hành cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm, in hoa

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài ½ hoặc 1/3 dòng chữ cơ quanban hành

- Địa danh, ngày tháng năm

Năm phía dưới quốc hiệu, tiêu ngữ Cỡ chữ 13-14, kiểu chữ in thường,chữ nghiêng, chữ cái đầu địa danh phải viết hoa

Hoàng Mai, ngày 11 tháng 04 năm 2012

- Tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại được đặt giữa, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm; cỡ chữ 14

Trích yếu nội dung đặt dưới tên loại, chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm,

cỡ chữ 14 Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng ½ hoặc 1/3 dòngchữ

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

- Nội dung văn bản

Nội dung phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp vớiđường lối, chính sách nhà nước Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác Ngônngữ phôt thông, dễ hiểu, diễn đạt đơn giản

Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng Đầu dòng lùivào từ 1-1,27cm

- Nơi nhận

Trình bày phía dưới nội dung văn bản, bên trái

Từ “ Nơi nhận” trình bày bằng chữ in thường, kiểu nghiêng đậm, cỡ chữ12

Phần liệt kê nới nhận trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ11

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Lưu: VT, VP

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày phía dưới nội dung vănbản, bên phải, ngang hang với “ Nơi nhận” Kiểu chữ đứng đậm, chữ in thường,

cỡ chữ 13-14

Họ tên người ký trình bày bằng chữ in thường, kiểu chức đứng đậm, cỡchữ 13-14, được đặt cạnh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký

Chữ ký nằm giữa quyền hạn chức vụ và họ tên người ký

- Dấu cơ quan

Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 26Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan

Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

2 Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệquốc tế

Điều 7 Soạn thảo văn bản

1 Căn cứ tính chất, nội dung và thẩm quyền ban hành của văn bản vầnsoạn thảo, Lãnh đạo Phòng giao cho một cá nhân soạn thảo hoặc đơn vị chủ trìsoạn thảo văn bản

2 Cá nhân hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có tráchnhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;