Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại khoa hoc chinh tri TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội khoa hoc chinh tri

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3 1.1. Vị trí và chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3. Tổ chức và hoạt động 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 8 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 1.1.1. Vị trí và chức năng. 9 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 11 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 14 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 15 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ 17 2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 17 2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1. Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác 27 2. Xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ 34 3. Xây dựng quy chế văn hóa công sở 34 4. Quy trình tổ chức hội nghị. 50 5. Xây dựng mô hình hiện đại hóa văn phòng 52 6. Ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng 54 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ 55 1. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 55 2. Đề xuất những giải pháp 57 LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3

1.1 Vị trí và chức năng: 3

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.3 Tổ chức và hoạt động 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 8

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

1.1.1 Vị trí và chức năng 9

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị 11

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 11

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 11

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 13

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 14

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 15

2 Khảo sát về công tác văn thư - lưu trữ 17

2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 17

2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 23

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27

1 Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác 27

2 Xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ 34

3 Xây dựng quy chế văn hóa công sở 34

4 Quy trình tổ chức hội nghị 50

5 Xây dựng mô hình hiện đại hóa văn phòng 52

6 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng 54

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ 55

1 Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 55

2 Đề xuất những giải pháp 57

LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũngnhư vấn đề xử lý thông tin Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướnghội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự khẳngđịnh Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình vănphòng hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là mộtngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhànước Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức

là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy,thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng,rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏitiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn Để tận dụng một cách triệt để những cơhội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xãhội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phảinâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranhnăng động và cải cách có hiệu quả

Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở cácCấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Quản trị văn phòng đã được mở ra trong

hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hànhchính Quốc gia, Đại học Luật thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mởthêm các ngành đào tạo: Quản trị nhân lực, Quản lý Nhà nước, Khoa học Thưviện, Quản lý văn hóa… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản vớiđội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết

Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơquan đơn vị Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoàiviệc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiềukiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình Thực tập sẽ giúp sinh viên quendần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảngvững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Phần 2: Chuyên đề thực tập

Phần 3: Kết luận và đề xuất

Trong suốt quá trình thực tập em luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉbảo tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội Các thầy cô đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để em hoànthành tốt chương trình thực tập, cũng như hoàn thành báo cáo thực tập tốtnghiệp của mình

Do còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức và kỹ năng trong công việc vàtrong thực tế cuộc sống nên trong quá trình thực tập tại Khoa Khoa học Chính trị -Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã không tránh khỏi những sai sót trong côngviệc cũng như các vấn đề chuyên môn trong việc viết báo cáo Vì vậy em rất mongnhận được các ý kiến đóng góp của các thầy cô và các cán bộ trong phòng để em

có thể hoàn thiện hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh Viên Thực Tập

Vũ Văn Du

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Căn cứ theo Quyết định số: 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 04 năm 2012của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như sau:

1.1 Vị trí và chức năng:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên

của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trìnhđiều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán

bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính choNhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên

chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.3 Tổ chức và hoạt động

1 Cơ cấu tổ chức gồm có:

a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

d) Các khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ HàNội

k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

2 Quyền hạn và trách nhiệm của Hiệu trưởng

Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ và trước phápluật về toàn bộ hoạt động của Trường theo các quy định của pháp luật

- Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trưởng,phó các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường

- Xây dựng quy hoạch phát triển đội ngũ giảng viên; ban hành các quyđịnh về việc nâng cao trình độ, thực hiện nghĩa vụ giảng dạy, nghiên cứu khoahọc và dịch vụ xã hội của giảng viên; ban hành các quy định về thỉnh giảng; tổchức bồi dưỡng, đào tạo lại đội ngũ công chức, viên chức; chăm lo đời sống vậtchất, tinh thần của công chức, viên chức trong Trường; tạo điều kiện cho côngchức, viên chức và người học tham gia các sinh hoạt đoàn thể và hoạt động xãhội

- Tổ chức tuyển dụng công chức, viên chức, quyết định việc tiếp nhận,chuyển ngạch theo thẩm quyền; tổ chức thi nâng ngạch và bổ nhiệm vào ngạchcho viên chức theo quy định, phù hợp với cơ cấu cán bộ, nhân viên của Trường

và tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức ngành giáo dục; quyết định việctuyển dụng, cho thôi việc, thuyên chuyển công tác công chức, viên chức, ký hợpđồng lao động và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quyđịnh của pháp luật; quyết định nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn,phụ cấp thâm niên vượt khung đối với viên chức thuộc thẩm quyền quản lý theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Thực hiện Quy chế dân chủ trong các hoạt động của Nhà trường

- Bảo đảm quyền lợi người học theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về các hoạt động của Trường.

- Thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Bảo đảm trật tự, an ninh và an toàn trong Nhà trường

- Tham gia Hội đồng Hiệu trưởng cùng khối ngành theo quy định của BộGiáo dục và Đào tạo

b) Về hoạt động đào tạo

- Tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo theo quy định

- Xây dựng, phát triển và công khai các điều kiện đảm bảo chất lượng củaNhà trường, công khai việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ của Trường

c) Về hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế

- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tácquốc tế theo quy định

- Quyết định cử cán bộ, viên chức đi học tập, tham quan, khảo sát ở nướcngoài theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Quản lý các đoàn đi công tác nước ngoài và các đoàn nước ngoài đếnlàm việc với Trường trong phạm vi hoạt động của Trường theo quy định củapháp luật

d) Về tài chính, tài sản và đầu tư

- Hiệu trưởng là chủ tài khoản của Trường, chịu trách nhiệm trước phápluật và trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ về toàn bộ công

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – Xem phụ lục Số 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Khoa Khoa học chính trị được thành lập dựa trên Quyết định số ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà

216/QĐ-Nội về việc Thành lập Khoa Khoa học chính trị thuộc Trường Đại học 216/QĐ-Nội vụ Chức năng, nhiệm vụ của Khoa Khoa học chính trị được quy định như sau:

1.1.1 Vị trí và chức năng.

Ngày 24/4/2012, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ký quyết định số 216/QĐ-ĐHNV thành lập Khoa Khoa học Chính trị thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Khoa học chính trị là đơn vị thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng nghề, trung cấp nghề thuộc lĩnh vực chính trị, tôn giáo và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội.

3 Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;

4 Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

5 Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đàotạo các bậc, hệ đào tạo;

6 Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên mônnghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phêduyệt;

7 Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho cáclớp.Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinhviên thuộc Khoa quản lý

8 Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộckhoa Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý Thực hiện việc xéthọc tiếp đối với sinh viên thuộc Khoa quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế đàotạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

9 Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

10 Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăngcường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

11 Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp củaHiệu trưởng;

12 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự

án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và côngnghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuấtkinh doanh và đời sống xã hội;

13 Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;

14 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị,

tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồidưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;

15 Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giácán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;

16 Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.

Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Khoa Khoa học Chính trị đang tổchức giảng dạy 08 môn chung thuộc hai bộ môn: Bộ môn Những nguyên lý cơbản của Chủ nghĩa Mác – Lê nin và Bộ môn Đường lối Cách mạng của ĐảngCộng sản Việt Nam và Tư tưởng Hồ Chí Minh cho các ngành học trong toànTrường Đồng thời, Khoa đang chuẩn bị các điều kiện về nguồn nhân lực,chuyên môn để xây dựng ngành học mới đáp ứng yêu cầu của thực tiễn pháttriển của Nhà trường, ngành Nội vụ và của Xã hội

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Khoa Khoa học chính trị (phụ lục 02).

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:

Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng cóchức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành củaHiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạtđộng:

Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loạicông tác:

* Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiêncứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thựchiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giaocho.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ

Nội vụ giao cho.

- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưngcác quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết

* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệutrưởng giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất

- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về

cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.

- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên

cơ sở vật chất phục vụ hội nghị

* Ví dụ: Phòng Hành chính – Tổng hợp trong công tác tổ chức cho Lãnh

đạo Nhà trường đi công tác:

 Trước chuyến đi công tác:

Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm

- Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác,

- Chuẩn bị cơ sở vật chất phương tiện đi lại cho lãnh đạo,

- Đôn đốc các đơn vị giải quyết các vấn đề trước khi lãnh đạo đi công tác,

- Tổ chức họp bàn giao công việc cho lãnh đạo

 Trong chuyến đi công tác Phòng Hành chính – Tồng hợp có nhiệm vụ:

- Tổ chức theo dỡi việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các đơn vịtrong cơ quan, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chức năng nhiệm vụ do Nhàtrường giao cho

- Ghi nhật ký và giúp người được phân công thay lãnh đạo đi công tác

- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng

 Sau chuyến đi công tác:

- Tổ chức họp tổng kết đánh giá lại chuyến đi công tác, thu thập và xư lý

kết quả chuyến đi công tác.

- Gửi thư cảm ơn tới đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của mỗi cơ quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Chương trình công tác thường kỳ được xây dựng theo định kỳ, lặp đi lặp lại sau một nhiệm kỳ, sau mộttháng, một năm…

Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạtđộng được thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong quản lý, chỉ lãnh đạo,điều hành, phát huy được trí tuệ của tập thể Làm việc theo chương trình kếhoạch công tác giúp cơ quan chủ động trong công việc, không bỏ xót công việc.Điều hành theo chương trình công tác là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệusuất công tác quản lý

Quy trình xây dựng chương trình công tác của Trường Đại học Nội vụ HàNội như sau:

* Bước 1: Gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăn ký chương trình côngtác cho bộ phận văn phòng của cơ quan

* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng

* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác

* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp

* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp

* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phêduyệt, ban hành

* Bước 7: Xem xét và phê duyệt

* Bước 8: Ban hành chương trình công tác

(Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Xem phụ lục số 02)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

Hội nghị là biện pháp quan trọng để thực hiện chương trình công tác của

cơ quan Tùy theo chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan cónhững cuộc hội họp khác nhau Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vựccông tác, Nhà trường tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiếtthực, hiệu quả và tiết kiệm.

.Hội nghị là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội họp, Hội thảokhoa học, Đại hội, Họp kín, Họp báo, Họp giao ban…được nhà quản lý sử dụng làmcông cụ phục vụ trong hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyếnkhích tính chủ động, sáng tạo trong công việc Đồng thời phát huy nền dân chủ xã hộichủ nghĩa góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả trong công việc

Để tổ chức một hội nghị thành công cần chuẩn bị tốt các công việc như:Xây dựng chương trình nghị sự, lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời, chuẩn

bị thời gian và địa điểm, chuẩn bị ghi biên bản, đón tiếp đại biểu

Trong thời gian Hội nghị được diễn ra thì văn phòng còn có trách nhiệmthường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hộinghị diễn ra

Khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện mốt số công việc như: đón tiếp đạibiểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổchức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nêu mục đích, lý do, thông báo về nộidung, chương trình hội nghị, chủ trì cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham giaxây dựng những nội dung đã triển khai; ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đến dự,kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị

(Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Xem phụ lục số 03)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ

của các cơ quan, tổ chức có tác dụng trên nhiều phương diện trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ.

* Trước quá trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng

có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Chuyễn bị phương tiện đi lại, tài liệu, kinh phí và các tài liệu có liênquan tới chuyến đi công tác

- Liên hệ trực tiếp tới địa điểm chuyến đi công tác đảm bảo chuyến đicông tác chính xác

- Đôn đốc các đơn vị giải quyết các công việc trình Lãnh đạo trước thờigian chuyến đi công tác

* Trong quá trình lãnh đạo đi công tác văn phòng có trách nhiệm:

- Đôn đốc , theo dõi các công việc của cơ quan ghi nhất ký và báo cáohàng ngày cho lãnh đạo

- Tổ chức giải quyết các công việc được phân công và giúp đỡ người đượcphân công thay lãnh đạo trong thời gian Lãnh đạo đi công tác.

* Sau chuyến đi công tác:

- Thực hiện việc báo cáo kết quả của chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức họp rút kinh nghiệm chuyến đi công tác và bàn giao công táccho lãnh đạo

- Gửi công văn cảm ơn tới đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác

(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

môi trường, phẩm chất đạo đức của tổ chức mà còn tác động đến hành vi ứng xửđạo đức của tập thể cán bộ và nhân viên Mặt khác văn hóa công sở còn là nơitất cả cán bộ, nhân viên dựa vào đó làm tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh choriêng mình.

Qua tìm hiểu thì Trường chưa có quyết định ban hành riêng về quy chếvăn hóa công sở tại cơ quan, nhưng đã ban hành những quy định về thực hiệnnếp sống văn hóa học đường, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng khách, nộiquy phòng máy, nội quy thư viện Nhưng trên thực tế thì việc thực hiện vănhóa công sở của trường tương đối nghiêm túc theo quy định của Nhà nước vềvăn hóa công sở như:

- Về trang phục cán bộ, công viên chức nhà trường đảm bảo tính trangtrọng, lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của môi trường sư phạm

- Trong giao tiếp:

+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minhlịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ bìnhtĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tục hoặc có thái

độ cục cằn không cung cấp tùy tiện các thông tin của Nhà trường, của cán bộviên chức cho người khác biết

+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp:

Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gâymất đoàn kết nội bộ

Luôn có thái độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, khôngsuồng sã, nói tục trong giao tiếp

Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao

Trong giao tiếp với học sinh – sinh viên: luôn tỏ thái độ thân thiện, niềm

nở hướng dẫn học sinh sinh viên trong giản dạy cũng như trong giao tiếp

- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nướcquy định

- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học

- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chứccủa nhà trường.

- Phòng làm việc có biển ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh của cán

xã hội

2 Khảo sát về công tác văn thư - lưu trữ

2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan:

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơquan thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trựctiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn

vị trực thuộc Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định củaNhà nước và Pháp luật về công tác văn thư Công tác văn thư của Trường cũng

có nhiều đổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này Hàng nămcác Cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằmnâng cao tay nghề

Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác văn thư của cơ quan bởi

lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường Lãnh đạo Văn phòngchỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy màcông tác văn thư của trường đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng caonăng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quan chỉ

đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điềukiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Vì vậy,nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được vănbản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vàolưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành cáckhâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản vàphục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước

về công tác văn thư như:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

- Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc như:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo với lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xãhội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trựctiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giaotrách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới củamình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ vìvậy mọi văn bản giấy tờ đều phải thống nhất theo “Thông tư liên tịch số01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản” Ngoài ra Trường còn áp dụng những văn bản của CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Vì vậy Trường khôngban hành quy định riêng của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản

* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (các bước)

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chấtlượng văn bản có ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan quản lý.Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận vàkhoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như

về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số công văn thông thường như: Côngvăn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đi đường đã được nhà Trường mẫuhoá trong thông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006 Còn đối với một số vănbản quan trọng như tờ trình, đề án, báo cáo công tác năm, quy trình xây dựngvăn bản được tiến hành theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1) Chuẩn bị:

- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành

và trình lãnh đạo Sau đó thu thập xử lý thông tin có liên quan đến vấn đề đangcần giải quyết bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế

Bước 2) Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liênquan để bảo đảm chất lượng của bản thảo.

Bước 3) Duyệt bản thảo

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuốicùng của nội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau đóTrưởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư Nếu bản thảo được đồng ýcủa Hiệu Trưởng ký tắt vào góc bên phải của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán

bộ chuyên môn phải thảo lại

Bước 4) Nhân bản văn bản:

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhânbản để chuẩn bị ban hành Có nhiều hình thức nhân bản: Đánh máy, in tipô, in vitính, photocopy Trong trường hợp văn bản cần nhân bản với số lượng lớn thì

có thể photocopy

Bước 5) Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặcđánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản

về mặt thể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao vănbản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản

Có thể nói với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ và thống nhất nhưtrên cùng sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo vănbản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản trong hoạt động quản lýcủa Trường tương đối đúng thể thức và đúng quy trình

* Thẩm quyền ban hành văn bản.

Văn bản của Trường ban hành nói chung đúng thẩm quyền, các đơn vị tổchức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình thủ trưởng cơ

Ví dụ: Thẩm quyền ban hành một Quyết định cho sinh viên bảo lưu kếtquả học tập là Thầy Hiệu trưởng hoặc trong trường hợp này thầy Phó Hiệutrưởng có nhiệm vụ về quản lý học sinh sẽ ký thay:

KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

TS Dương Mạnh Hùng

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:

- Đối với văn bản đi:

Nhận xét ưu, nhược điểm:

- Ưu điểm: Giúp cho cán bộ văn thư thực hiện chính xác các khâu nghiệp

vụ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi một cách nhanh chóng, chính xác,kịp thời, quản lý chặt chẽ thống nhất các văn bản được ban hành

- Nhược điểm: Văn bản chưa được sắp xếp khoa học hợp lý

* Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường

Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan khác gửi tới cơ quanmình bằng con đường trực tiếp, qua bưu điện hoặc do cá nhân mang từ hội nghịvề tất cả các văn bản đến

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến:

Văn bản đến của Trường đều tập trung tại bộ phận văn thư chủ yếu đượcgửi tới bằng đường bưu điện Ngoài ra cũng có tài liệu do cá nhân mang về từhội nghị thì thường do đơn vị nhận trực tiếp giải quyết

+ Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Sau khi nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng tình

trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có) Sau đó tiến hành phân loại, văn bảnđến có hai loại: loại thứ nhất là văn bản; loại thứ hai là thư riêng, sách báo tưliệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan (không cầnbóc bì và đóng dấu đến).

Đối với văn bản do cơ quan cá nhân gửi đến chung cho cơ quan thì tiếnhành bóc bì làm thủ tục đăng ký và đóng dấu đến chuyển lãnh đạo giải quyết

* Nhận xét ưu, nhược điểm

- Ưu điểm: Lập hồ sơ giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ

chính xác để giải quyết công việc kịp thời hiệu quả

Lập hồ sơ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư;

tránh được tình trạng nộp lưu; tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán

bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ phục vụ tốt cho việc khai thác và sửdụng tài liệu nghiên cứu

-Nhược điểm: Vì thực tế Trường chưa tổ chức chặt chẽ việc giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ nên các đơn vị chỉ nộp hồ sơ trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưahoàn chỉnh

* Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

Con dấu là cơ sở pháp lý cuối cùng đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lựccủa văn bản vì vậy bảo quản và sử dụng con dấu là nhiệm vụ hết sức quan trọng

và cần thiết Trên cơ sở đó và thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư – Chương III – Mục 4 –Điều 25, 26 về Quản lý và sử dụng con dấu, đóng dấu

Bộ phận văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện:

- Tất cả các con dấu của Trường giao cho bộ phận văn thư bảo quản và sửdụng

- Dấu được để trong két có chìa khoá riêng do cán bộ văn thư cất giữ

- Văn thư có trách nhiệm với con dấu mình đã đóng vào các văn bản,không được đóng dấu tuỳ tiện

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan

- Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới vànộp lại dấu cũ

- Nếu để mất dấu hoặc lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạmpháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ

* Nêu thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp là của cơ quan sản sinh ra

và quản lý khối tài liệu đó Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hìnhphát triển của đời sống xã hội Do đó việc lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có

ý nghĩa vô cùng quan trọng có tính lịch sử Mỗi cơ quan dù cơ quan Đảng hay cơquan Nhà nước phải có ý thức trong việc tổ chức công tác lưu trữ, làm mọi biệnpháp để bảo quản tốt khối tài liệu của cơ quan mình từ kho tàng, cơ sở vật chấtcho đến con người làm công tác lưu trữ phải coi trọng Từ đó nâng cao chất lượngtrong công việc bảo quản tài liệu cũng là bảo vệ tài sản Quốc gia, tài sản của cơquan.

Công tác lưu trữ mà trực tiếp là tình trạng trong khối tài liệu của phônglưu trữ cho thấy ý thức của cán bộ công nhân viên chức của cơ quan trong việcbảo vệ tài sản của cơ quan; phản ánh mức độ nhận thức về tầm quan trọng củatài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một cơ quan Hành chính sự nghiệp, do

đó những tài liệu được hình thành trong quá trình làm việc luôn có ý nghĩa lịch

sử to lớn, phản ánh trung thực đời sống mọi mặt của cán bộ, công chức trongNhà trường

Phông lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập năm

1971 cùng với sự phát triển của Trường cho đến nay Kho lưu trữ của Trườngđược bố trí ở tầng 7 nhà 7 tầng của Trường, kho lưu trữ được trang bị đầy đủ cácphương tiện để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, hộp, hồ sơ

Kho lưu trữ được xây dựng chắc chắn và kiên cố đúng tiêu chuẩn: phòngkín tránh được ảnh hưởng của ánh sáng, côn trùng và bụi xâm nhập vào kho, hệthống dây dẫn điện ngầm Hệ thống đèn chiếu sáng đầy đủ, được hỗ trợ các thiết

bị như máy hút bụi, xe đẩy, các bình chống cháy, hệ thống báo động, các thiết bịthông gió như quạt, điều hoà và các dụng cụ để đo độ ẩm Tài liệu trong khođược bố trí khoa học hợp lý, tận dụng tối đa diện tích của kho lưu trữ, giá kêcách tường 20cm, cách trần 80cm

Kho lưu trữ Nhà trường có cán bộ lưu trữ chuyên trách có trình độ chuyênmôn cao Điều này đã tạo điều kiện phát triển hơn cho phông lưu trữ củaTrường

Công tác thu thập bổ sung tài liệu được cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ

quan chú trọng Cho đến nay lưu trữ cơ quan thu thập được rất nhiều tài liệuquan trọng, trong đó phải kể đến hàng loạt tài liệu được hình thành từ khi lậpTrường, đó là minh chứng cho quá trình phát triển của Nhà trường và công táclưu trữ của Trường.

Hiện nay, các cán bộ lưu trữ của Trường vẫn tiếp tục sưu tầm, bổ sung tàiliệu cho phông lưu trữ của Trường được đầy đủ và phong phú phục vụ cho việctra cứu tài liệu của cơ quan

- Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ

Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cơ quan đã thực hiện rất tốt khâunghiệp vụ, trong mặt công tác này tài liệu được phân loại đúng lĩnh vực, đảmbảo khoa học, thống nhất, văn bản tài liệu trong một hồ sơ có sự liên quan chặtchẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc

Tài liệu của cơ quan trong quá trình chỉnh lý được đưa về từng giai đoạnnhất định về mặt thời gian của tài liệu cũng được xác định rõ ràng bên cạnh đótài liệu được lưu có biên mục đầy đủ, đúng quy trình, bảo đảm rõ ràng chính xác

để thuận tiện cho người sử dụng

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng Vì vậy, tàiliệu lưu trữ được bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ của Trường, lãnh đạo vănphòng, đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ rất chú trọng đếnviệc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của Trường Thực hiện đúng các chế độ quyđịnh, sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của cácnhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ (yếu tố tự nhiên và con người), kể cả việc pháhoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra Do đó tài liệu lưu trữ của Trườngluôn được ở trong tình trạng tốt nhất

- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của cơ quan luôn phục vụ tốt cho mọi nhu cầu sử dụng tàiliệu có trong kho lưu trữ của Trường Đối tượng nghiên cứu và sử dụng tài liệuphần lớn là cán bộ công chức, các thầy cô giáo trong Trường Với mục đích

chính là nghiên cứu sự hình thành và phát triển của Trường, các văn bản quyphạm pháp luật để hỗ trợ cho công tác giảng dạy Từ đó ta thấy việc bảo quản,khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng.

* Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ Lưu trữ của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo ( phụ trách) văn phòng:

- Lãnh đạo cơ quan

Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước

và Pháp luật về công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ của Trường cũng có nhiềuđổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này Hàng năm các Cán bộLưu trữ được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm nâng cao taynghề

Công tác Lưu trữ là trong những khâu rất quan trọng nhằm đảm bảo choviệc bảo quản, và tìm kiếm các tài liệu một cách nhanh chóng

- Lãnh đạo văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Lưu trữ của cơ quan bởi

lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường Lãnh đạo Văn phòngchỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác Lưu trữ trong cơ quan

* Ưu điểm, nhược điểm :

- Ưu điểm

Nhìn chung một cách tổng thể Trường đã thực hiện tốt công tác lưu trữnhư:

+ Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, rõ ràng

+ Thường xuyên thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảoquản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng

- Nhược điểm:

Bên cạnh đó vẫn có những mặt hạn chế như: Do tài liệu của các đơn vịnộp vào lưu trữ cơ quan trong tình trạng bó gói, rời lẻ chưa hoàn chỉnh nên dẫnđến khó khăn cho việc chỉnh lý và lập hồ sơ Do Trường chỉ có một cán bộ vănthư kiêm nhiệm vụ lưu trữ nên khi giải quyết công việc còn gặp nhiều khó khăn

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác

- 13h30': Khai mạc Hội thi Thực hành nghiệp vụ Văn thư giỏi lần thứ

IV, Kỹ thuật soạn thảo văn bản trên máy vi tính giỏi lần thứ VIII Thành phần: PHT Hà Quang Ngọc chủ trì, các thành viên trong Ban Tổ chức và Ban giúp việc Hội thi, các thí sinh

dự thi (Trung tâm ĐTNVVP&DN chuẩn bị) Địa điểm: Hội trường tầng

5 Trung tâm TTTV.

- 14h30’: Tổ chức Hội thi Kỹ thuật soạn thảo văn bản trên máy vi tính giỏi lần thứ VIII (Trung tâm ĐTNVVP&DN chuẩn bị).

Thứ ba

07/4/201

5

- 08h30’: Họp rà soát các hoạt động và triển khai thực hiện các

Đề án, Dự án của Viện NC&PT.

Thành phần: HT Triệu Văn Cường chủ trì, PHT Nguyễn Minh Phương, Trưởng các đơn vị:

TCCB, KHTC, QLKH&SĐH, HTQT, QTTB, TTTH (Viện NCPT chuẩn bị) Địa điểm: Viện NCPT.

- 08h30': Tổ chức Hội thi Thực hành nghiệp vụ Văn thư giỏi lần thứ IV (Buổi 01) (Trung tâm ĐTNVVP&DN chuẩn bị).

- 14h00': Tổ chức Hội thi Thực hành nghiệp vụ Văn thư giỏi lần thứ IV (Buổi 02) (Trung tâm ĐTNVVP&DN chuẩn bị).

- 14h00’: Họp thống nhất quy trình nhập, quản lý dữ liệu trên phần mềm Quản lý đào tạo Thành phần: PHT Nguyễn Minh Phương chủ trì, Trưởng các Khoa, Trung tâm TH, các phòng: KTBĐCL, QLĐT, KHTC, CTSV (Phòng QLĐT chuẩn bị) Địa điểm: Phòng họp A104.

5

phần: Phòng TCCB chủ trì, Trưởng các đơn vị: HCTH, KTBĐCL, QLĐT, QTTB, CTSV, Trung tâm TTTV, Trung tâm ĐTNVVP&DN, Viện NC&PT (Phòng TCCB chuẩn bị) Địa điểm: Phòng họp A104.

Địa điểm: Phòng họp A104.

Ghichú:

- 08h00’ Thứ bảy ngày 04/4/2015: Khai giảnglớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên tại huyện Đông Anh, Hà Nội Thành phần: Đạidiện BGH, Khoa ĐTTCBD (Khoa ĐTTCBD chuẩn bị) Phòng QTTB bố trí xe.

- 08h00’ Thứ bảy ngày11/4/2015: Khai giảng lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên tại tỉnh Thái Nguyên.Thành phần: Đại diện BGH, Khoa ĐTTCBD (Phòng QTTB bố trí xe).

- 08h00’ Chủ nhật ngày12/4/2015: Khai giảng lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên tại tỉnh Lào Cai Thànhphần: Đại diện BGH, Khoa ĐTTCBD (Phòng QTTB bố trí xe).

Nơi nhận:

- Ban Giám hiệu;

- Các đơn vị, tổ chức thuộc Trường;

- Website của Trường;

- Lưu: HCTH.

TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HC-TH

Hoàng Văn Thanh

* Kế hoạch công tác tháng

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /KH-ĐHNV Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2015

KẾ HOẠCH Công tác trọng tâm tháng 5 năm 2015

Thực hiện triển khai Kế hoạch công tác năm 2015;

Hoàn thiện chương trình công tác quý II với các nhiệm vụ trọng tâm và sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường.

Nhiệm vụ trọng tâm tháng 5 của Trường bao gồm các nội dung sau:

1 Công tác đào tạo.

- Xây dựng lịch học, kế hoạch đào tạo cho các lớp Trung cấp, cao đẳng, đại học các hệ đào tạo.

- Tổ chức cho sinh viên các lớp Trung cấp chuyên nghiệp chính quy đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, doanh nghiệp.

- Tổ chức cho sinh viên các lớp Cao đẳng, Đại học hệ chính quy đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

- Các khoa có đào tạo sinh viên chuẩn bị hồ sơ, bảng điểm để họp xét điều kiện dự thi tốt nghiệp cho sinh viên cao đẳng khóa 2012-2015.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cho kì thi tốt nghiệp Trung cấp khóa 2013-2015 và Cao đẳng chính quy khóa 2012-2015.

2 Công tác Nghiên cứu khoa học và tạp chí.

- Tiếp tục nghiên cứu và đánh giá các đề tài Nghiên cứu khoa học của cán bộ, viên chức và sinh viên của Trường đề xuất.

- Xuất bản tạp trí tháng 5 của Trường.

3 Công tác Tuyển sinh.

- Xây dựng nội dung và quy trình xét hồ sơ tuyển sinh đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp năm 2015.

- Xây dựng quy chế tuyển sinh các lớp Cao đẳng, đại học liên thông năm 2015 theo quy chế, hướng dẫn mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

4 Công tác cán bộ

- Xây dựng kế hoạch Thi tuyển viên chức, nhân viên, giảng viên năm 2015 trước ngày 25/5/2014 để trình Hiệu trưởng phê duyệt.

- Tiếp tục rà soát và cử giảng viên, viên chức, chuyên viên trong Trường đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ.

Trên đây là các nhiệm vụ trọng tâm trong Tháng 5 năm 2014 Đề nghị các đơn vị có liên quan nghiêm túc thực hiện và phối hợp với các đơn vị để thực hiện./.

Hà Quang Ngọc

* Kế hoạch công tác năm

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /KH-ĐHNV Hà Nội, ngày tháng năm 2014

KẾ HOẠCH Công tác trọng tâm năm 2015

Tiếp tục hoàn thiện, bổ sung chương trình kế hoạch của năm 2014;

Thực hiện sự chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám hiệu Nhà trường về công tác, nhiệm vụ trong năm 2015.

1 NHIỆM VỤ CHUNG

Tập trung cải tiến công tác quản lý và nâng cao chất lượng đào tạo trong toàn Trường Tiếp tục rà soát công tác tổ chức của Nhà trường để thích nghi với các yêu cầu mới đặt ra Giao vai trò chủ động quản lý có hiệu quả về các Khoa trong đó chú trọng đến xác định mục tiêu đào tạo, tổ chức lại công tác đào tạo, tổ chức các môn học có chất lượng cao Đầu tư có chiều sâu vào công tác đào tạo thông qua hệ thống giáo trình – tài liệu, hệ thống thông tin, đội ngũ nhân sự quản lý Tiếp tục tăng cường cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu dạy và học Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học trong giảng viên và HSSV Mở rộng hợp tác trong nước và quốc tế nhằm từng bước quốc tế hóa trong lĩnh vực đào tạo cũng như đáp ứng yêu cầu học tập suốt đời và xã hội hóa giáo dục đại học.Tiếp tục tăng cường cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu dạy và học, thúc đẩy các dự án và đưa các công trình xây dựng vào hoạt động có hiệu quả Đảm bảo nguồn thu – chi của Nhà trường trên cơ sở thu đúng và chi để phát triển nhà trường Tăng cường cải tiến công tác phục vụ HSSV với tiêu chí nhanh chóng, hợp lý và hiệu quả

II NỘI DUNG CỤ THỂ

-Tích cực triển khai Đề án trình Thủ tướng Chính phủ “Đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công chức chính quyền địa phương cho Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào giai đoạn 2014-2020”

- Tiếp tục giữ vững ổn định về chính trị, tư tưởng, sự đoàn kết thống nhất trong Trường, tăng cường thực hiện Quy chế dân chủ Tiếp tục đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả thực hiện các cuộc vận động lớn

- Rà soát chức năng, nhiệm vụ, hoàn thiện bộ máy của Trường theo quy định của Bộ Nội vụ (Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ).

- Tiếp tục rà soát, xây dựng, hoàn chỉnh hệ thống văn bản quản lý; tăng cường

sự phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị trong công tác quản lý Nhà trường Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; Triển khai Đề án xây dựng Cơ sở Trường tại Tp Hồ Chí Minh; Đề án thành lập Phân hiệu của Trường tại miền Trung;

- Thực hiện đăng ký và xin chỉ tiêu tuyển sinh các bậc, hệ trong năm 2015; Tổ chức triển khai và thực hiện công tác tuyển sinh năm 2015 nghiêm túc, có chất lượng

và theo đúng quy định của Bộ GD&ĐT; Thực hiện tốt công tác tổ chức đào tạo theo học chế tín chỉ các ngành, bậc, hệ theo quy định; Tổ chức thi, họp xét phân loại tốt nghiệp các bậc đào tạo; Tổ chức bế giảng và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV các bậc đào tạo Cao đẳng, Cao đẳng liên thông, Trung cấp chuyên nghiệp;

- Xây dựng chương trình các ngành học mới phù hợp với các lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ; Tổ chức các hội thảo khoa học phục vụ xây dựng chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ và mở các ngành học mới; Triển khai công tác mở ngành đào tạo Lưu trữ học trình độ Thạc sỹ; Tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh và quản lý đào tạo chương trình liên kết đào tạo thạc sĩ Luật và Quản trị nhân lực trong hành chính công giữa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với Trường Đại học Lyon 2 (Cộng hòa Pháp);

- Quan tâm đến chế độ phúc lợi, tạo điều kiện nâng cao mức sống cho viên chức của Trường; Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, bảo đảm thực hiện các nhiệm

vụ khoa học công nghệ các cấp đúng tiến độ, có chất lượng; Xây dựng chính sách hỗ trợ hoạt động NCKH của giảng viên, các hoạt động sinh hoạt ngoại khóa của giảng viên, giáo viên, HSSV; Tạo điều kiện cho viên chức tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

- Tiếp tục triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế trong khu vực và trên thế giới trong lĩnh vực khoa học công nghệ và giáo dục.