Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3 1.1. Lịch sử thành lập Trường: 3 1.2.Các nhiệm vụ chính: 5 1.3. Các chuyên ngành đào tạo: 5 1.4. Các hình thức đào tạo: 6 1.5. Thành tích công tác và quy mô phát triển: 6 1.6. Cơ sở vật chất: 7 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7 2.1. Vị trí và chức năng: 7 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 8 2.3. Cơ cấu tổ chức: 9 2.3.1. Ban giám hiệu gồm có: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng. 9 2.3.2. Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác. 10 2.3.3. Các Phòng chức năng: 10 2.3.4. Các Khoa: 10 2.3.5 .Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ: 10 2.3.6. Cơ sở đào tạo trực thuộc: 10 2.3.7.Các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định. 11 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công tác sinh viên 11 1. Vị trí và chức năng: 11 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1. Công tác chính trị tư tưởng: 11 2.2. Công tác quản lý sinh viên 12 2.3. Công tác quản lý ký túc xá: 13 2.4. Công tác quản lý cơ sở Đông Ngạc 13 2.5. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến sinh viên theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng (trừ các xác nhận về kết quả học tập, đảng, đoàn 14 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Công tác sinh viên 14 4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo và Viên chức Phòng CTSV 14 III. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Phòng Công tác sinh viên 15 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15 1.1. Vai trò của bộ máy văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 15 1.1.1. Đối với tham mưu, tổng hợp: 15 1.1.2. Đối với giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường: 15 1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Phòng Công tác sinh viên. 15 1.2.1. Chương trình công tác năm 15 1.2.2. Chương trình công tác quý 16 1.2.3. Chương trình công tác tháng 16 1.3. Công tác tổ chức Hội họp của Phòng Công tác sinh viên. 17 1.3.1. Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp 17 1.3.2. Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp: 18 1.3.3. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 19 1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Phòng Công tác sinh viên. 24 1.5. Nhận xét tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan: 25 2. Khảo sát về công tác Văn Thư 27 2.1.Mô hình công tác Văn Thư 27 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 29 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 38 2.2.3. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 46 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ. 46 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 46 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ. 48 3.3. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ 48 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ 48 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 49 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm. 49 1.1 Mẫu kế hoạch công tác tuần. 50 1.2 Mẫu kế hoạch công tác năm: 51 2. Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 52 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 70 4. Quy trình tổ chức Hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 86 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 87 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính Tổng hợp. 91 6.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 91 6.2. Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính tổng hợp: 93 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 95 I. Nhận xét đánh giá chung về ưu nhược điểm trong công tác hành chính của Phòng Công tác sinh viên 95 1. Nhận xét 95 2. Một số kiến nghị đối với Phòng Công tác sinh viên 96 II. Đề xuất giải pháp để Phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm…….. .98 LỜI CẢM ƠN 98 PHỤ LỤC 99 Một số hình ảnh về Phòng Công tác Sinh viên 107

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3

1.1 Lịch sử thành lập Trường: 3

1.2.Các nhiệm vụ chính: 5

1.3 Các chuyên ngành đào tạo: 5

1.4 Các hình thức đào tạo: 6

1.5 Thành tích công tác và quy mô phát triển: 6

1.6 Cơ sở vật chất: 7

2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 7

2.1 Vị trí và chức năng: 7

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 8

2.3 Cơ cấu tổ chức: 9

2.3.1 Ban giám hiệu gồm có: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng 9

2.3.2 Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác 10

2.3.3 Các Phòng chức năng: 10

2.3.4 Các Khoa: 10

2.3.5 Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ: 10

2.3.6 Cơ sở đào tạo trực thuộc: 10

2.3.7.Các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định 11

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công tác sinh viên 11

1 Vị trí và chức năng: 11

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

2.1 Công tác chính trị tư tưởng: 11

2.2 Công tác quản lý sinh viên 12

2.3 Công tác quản lý ký túc xá: 13

2.4 Công tác quản lý cơ sở Đông Ngạc 13

2.5 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến sinh viên theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng (trừ các xác nhận về kết quả học tập, đảng, đoàn 14 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Công tác sinh viên 14

4 Bản mô tả công việc của lãnh đạo và Viên chức Phòng CTSV 14

III khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Phòng Công tác sinh viên 15

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15

1.1 Vai trò của bộ máy văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 15

1.1.1 Đối với tham mưu, tổng hợp: 15

1.1.2 Đối với giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường: 15

1.2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Phòng Công tác sinh viên 15

1.2.1 Chương trình công tác năm 15

1.2.2 Chương trình công tác quý 16

1.2.3 Chương trình công tác tháng 16

1.3 Công tác tổ chức Hội họp của Phòng Công tác sinh viên 17

1.3.1 Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp 17

1.3.2 Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp: 18

1.3.3 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 19

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Phòng Công tác sinh viên 24

1.5 Nhận xét tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan: 25

2 Khảo sát về công tác Văn Thư 27

2.1.Mô hình công tác Văn Thư 27

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 29

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 38

2.2.3 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 46

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ .46

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 46

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ 48

3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ 48

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ 48

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 49

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm 49

1.1 Mẫu kế hoạch công tác tuần 50

1.2 Mẫu kế hoạch công tác năm: 51

2 Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 52

3 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội 70

4 Quy trình tổ chức Hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 86

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 87

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính Tổng hợp 91

6.1 Cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 91

6.2 Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính tổng hợp: 93

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 95

I Nhận xét đánh giá chung về ưu nhược điểm trong công tác hành chính của Phòng Công tác sinh viên 95

1 Nhận xét 95

2 Một số kiến nghị đối với Phòng Công tác sinh viên 96

II Đề xuất giải pháp để Phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm…… 98

LỜI CẢM ƠN 98

PHỤ LỤC 99

Một số hình ảnh về Phòng Công tác Sinh viên 107

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với sự hội nhập quốc tế Việt Nam đang phát triển mạnh vềkinh tế kéo theo là sự phát triển của khoa học công nghệ đã làm thay đổi nhữngquan niệm của xã hội về khái niệm Quản trị văn phòng Dù trong các cơ quan nhànước hay các doanh nghiệp thì công tác Quản trị văn phòng ngày càng được đánhgiá cao Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công văngiấy tờ hành chính trong một cơ quan thì ngày nay trong thời đại công nghệ thôngtin phát triển vị trí của Văn phòng đã được đề cao hơn

Ngày nay người ta quan niệm Văn phòng là một bộ máy tham mưu giúp việccho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo điều hành thực hiện chức năngnhiệm vụ của cơ quan Đây là loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo và tínhtrí tuệ cao do đó người lao động Văn phòng cần phải được đào tạo đạt đến trình độcao theo hướng đa năng toàn diện về nghiệp vụ kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xửnhằm đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Làm tốt côngtác Văn phòng sẽ đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, khoa học,đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan

Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổchức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị vănphòng được đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình

độ nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm

“Học đi đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn “Học thật đi đôi với làm thật”

Trong quá trình thực tập sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức nângcao trình độ chuyên môn và năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn một cách hiệuquả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc củamột cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng Thực tập giúp chúng ta tiếp cậnvới thực tế nhiều hơn Từ những kiến thức đã học giúp chúng ta áp dụng vào thực

tế và cũng bước đầu giúp chúng ta hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình Nhờ sự giới

thiệu, giúp đỡ của các thầy cô trong nhà trường, cùng với sự nhiệt tình của các thầy

cô trong phòng Công tác sinh viên, em đã được thực tập tại phòng Công tác sinh viên

Quá trình thực tập thực sự là cơ hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụngnhững lý thuyết đã học trong trường, phát huy những ý tưởng trong quá trình họcchưa được thực nghiệm Trong thời gian này, em được tiếp cận với tình hình hoạtđộng, cũng như quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm lao động, làmviệc của Phòng Công tác sinh viên Là sinh viên học chuyên ngành Quản trị vănphòng với kiến thức đã tích lũy được trong suốt ba năm học tại Trường Đại họcNội vụ Hà Nội cùng với gần 02 tháng Thực tập tại Phòng Công tác sinh viên em

đã nhận thấy được những mặt tích cực, vai trò quan trọng cũng như một số tồntại của nghiệp vụ Quản trị văn phòng trong cơ quan Trường học, qua đây em xintrình bày những vấn đề này thông qua đề cương báo cáo thực tập:

Báo cáo của em ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục phần nộidung chính bao gồm:

Phần I: Công tác Văn phòng của cơ quan thực tập

Phần II: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan thực tập

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trong quá trình thực tập, bản thân em cũng đã cố gắng tìm hiểu thực tế để hoànthành báo cáo nhưng do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bảnbáo cáo của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sựđóng góp, ý kiến của thầy cô, đăc biệt là các thầy cô trong Phòng Công tác sinh viên

và các bạn để em có thề hoàn thiện tốt hơn bài báo cáo của mình

Hà Nội, ngày 01 tháng 5 năm 2015

Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị Hải Yến PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

1.1 Lịch sử thành lập Trường:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập từ sự phát triển của TrườngTrung học Văn thư Lưu trữ TWI được Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và BộTrưởng Phủ Thủ tướng (nay là Bộ Nội vụ), đã ký Quyết Định thành lập số:109/QĐ-BT ngày 18 tháng 12 năm 1971, đóng tại Đồi Lốc, xã Thanh Lâm, huyện

Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc

Sự thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ trong hoàn cảnh đất nướcchưa hoàn toàn giải phóng đã góp phần đào tạo nên một đội ngũ cán bộ chuyênmôn có chất lượng về công Lưu trữ nói riêng, đáp ứng nhu cầu cơ bản cũng như sựhiện đại và chuyên nghiệp về công tác văn phòng nói chung

Trước nhu cầu đào tạo cán bộ cho cả nước, sau ngày miền Nam giải phóng,

từ năm 1977 đến năm 1992, Trường đã mở phân hiệu trực thuộc trực tiếp đào tạocán bộ từ Quảng Trị trở vào Phân hiệu của Trường đóng tại phường NguyễnOanh, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 11 tháng 5 năm 1994 Bộ Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ kýQuyết định số 50/QĐ-TCCB-VP chuyển Trường từ Mê Linh (Vĩnh Phúc) vềphường Xuân La (Tây Hồ, Hà Nội) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo

và xây dựng vị thế cho trường Đến ngày 30 tháng 01năm 2000, Trường đã hoàntất các thủ tục chuyển trường

Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước cũng như sự đổi mới và nâng cấpnhà trường đã tạo nên điều kiện cần thiết để Trường đa dạng hóa các loại hình đàotạo, mở rộng ngành nghề, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũcán bộ, giáo viên, giảng viên và học sinh, sinh viên trong toàn trường cũng như

đáp ứng yêu cầu cấp thiết của nền hành chính Việt Nam.

Ngày 25 tháng 4 năm 1996 Bộ trưởng Bộ Tổ chức Cán bộ, nay là Bộ Nội vụ

đã ký Quyết Định số 72/QĐ-TCCB đổi tên trường thành Trường Trung học Lưutrữ và Nghiệp vụ Văn phòng I Đến ngày 01 tháng 10 năm 2003 với Quyết Định số64/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trường mang tên mới là Trường Trung họcVăn thư Lưu trữ Trung Ương I (trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) đúngtheo chức năng, nhiệm vụ của Trường

Trước yêu cầu đổi mới, đòi hỏi của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượngphục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; trên cơ sở những kinhnghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo vàđội ngũ giáo viên, Bộ Trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết Định số: 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 15 tháng 6 năm 2005 thành lập Trường Cao Đẳng Vănthư Lưu trữ Trung Ương I trực thuộc Bộ Nội vụ và hoạt động theo Điều lệ TrườngCao Đẳng

Ngày 21 tháng 4 năm 2008 Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương

I đã đổi tên thành Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội theo Quyết Định BGD&ĐT ngày 21 tháng 4 thành lập Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội

số:2275/QĐ-Ngoài ra Trường đã thành lập cơ sở đào tạo có trụ sở chính thức tại Đà Nẵngdưới sự quản lý trực tiếp của Trường đã tạo nên những bước tiến không ngừng vàkhả năng vươn xa ngày càng lan rộng trong cả nước

Cùng với sự phát triển của xã hội, đáp ứng theo nhu cầu phát triển của xã hộingày, ngày 14/11/2011 Thủ Tướng Chính phủ đã ký Quyết định số:2016/QĐ-TTg

về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường CaoĐẳng Nội vụ Hà Nội

Như Vậy có thể nói Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang ngày càngtrưởng thành và vững mạnh, không ngừng vươn lên trong công tác giáo dục, cũngnhư trong việc hoàn thành mục tiêu của Đảng, của Nhà nước và của Bộ Nội vụ

1.2.Các nhiệm vụ chính:

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau đạihọc các ngành,các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghềkhác nhau theo nhu cầu của xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép,

Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giaiđoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên củaTrường đủ số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi

và giới, đạt tiêu chuẩn về trình độ được đào tạo, tham gia vào quá trình điều độngcủa cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, Cán bộ, Nhân viên

Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước vềhoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.3 Các chuyên ngành đào tạo:

1.4 Các hình thức đào tạo:

Trường có nhiều hình thức đào tạo phong phú, đa dạng, đáp ứng cho mọi đốitượng có thể theo học:

- Đào tạo chính quy;

- Đào tạo tại chức;

- Đào tạo từ xa;

- Bồi dưỡng ngắn hạn

1.5 Thành tích công tác và quy mô phát triển:

Với 44 năm trưởng thành và phát triển với những bước tiến nhảy vọt vềchuyên môn đào tạo, Trường đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào:

- Đào tạo được hàng ngàn Cán bộ Văn thư, Lưu trữ, Thư viện, Hành chínhvăn phòng, Thư ký văn phòng, đang làm việc trên khắp cả nước, đáp ứng nhu cầuphát triển của xã hội

- Đào tạo được hàng trăm Cán bộ Văn thư, Lưu trữ bậc trung học và trêntrung học cho nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào

- Được Nhà nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huânchương Lao Động hạng 3 (năm 1996); Huân chương Lao động hạng nhì (năm2001); Huân chương Lao động hạng nhất (năm 2006); Bằng khen của Thủ tướngChính Phủ và Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được Nhà nước Cộng hoà Dân Chủ NhânDân Lào tặng Huân chương tự do hạng Nhất (năm 1982)

- Ngoài sự trưởng thành về quy mô đào tạo, trường còn có đội ngũ cán bộ,viên chức, nhân viên với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Tổng số cán bộ,giảng viên: 135 trong đó có 90 cán bộ làm công tác giảng dạy, 100% có trình độ cửnhân trở lên Trên 60% là Tiến sỹ, Thạc sỹ Từ đó, Trường đã cung cấp cho sựnghiệp hành chính Việt Nam một đội ngũ cán bộ, Nhân viên Văn phòng có chấtlượng tốt đáp ứng yêu cầu của sự phát triển của công tác Văn Phòng hiện đại

Với 44 năm qua, cùng với sự phát triển của ngành, sự thay đổi của đất nước,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã từng bước trưởng thành và lớn mạnh Trải qua

44 năm đào tạo, tính đến tháng 01 năm 2015 tổng số sinh viên, học sinh các bậc

đang học tập tại trường là hơn 6.000, sinh viên Trường đã từng bước khẳng định

vị thế của mình trước yêu cầu của xã hội, đóng góp một phần quan trọng vào việcđào tạo nguồn nhân lực có chất lượng trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, nghiệp vụvăn phòng cho ngành và đất nước

1.6 Cơ sở vật chất:

Trường đã có cơ sở khang trang, hiện đại bao gồm:

- Ký túc xá số 1 nhà 6 tầng với đủ tiện nghi sinh hoạt, khép kín

- Trường có 6 khu giảng đường hiện đại với thiết bị học tập tiên tiến, máychiếu và hệ thống loa mic đã được lắp đặt, ngoài ra Nhà trường đã liên kết vớiTrường Trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng Long tại Đông Ngạc Bắc TừLiêm Hà Nội để tăng cường về cơ sở vật chất và giảng đường phục vụ cho việcgiảng dạy và học tập

- Nhà trường có trung tâm thư viện với hàng nghìn đầu sách, có hệ thống thưviện điện tử hiện đại tiên tiến phục vụ cho sinh viên và giảng viên nghiên cứu vàhọc tập

2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

2.1 Vị trí và chức năng:

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệthống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồidưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tácNội Vụ và các ngành nghề khác có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai ápdụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp được thực hiện quyền

tự chủ và tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế vàtài chính theo qui định của pháp luật Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu vàđược mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc nhà nước

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụđáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đôi ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu tuổi vàgiới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá ttrình điều động của cơquan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với Nhà giáo, Cán bộ, Nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật, sửdụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vất chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quyđịnh của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy học phục vụ cácngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dụccủa cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượngcủa Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừngnâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyểngiao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về Kinh tế - Xã hội của địaphương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quyđịnh của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,phục vụ sự nghiệp phát triển Kinh tế- Xã hội, bổ xung nguồn tài chính cho Nhà trường.

- Xây dựng quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ Công chức, Viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và côngnghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước và xã hội

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất;được miễm, giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làmviệc của Bộ Nội vụ

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội Vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước vềhoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ Trưởng Bộ Nội vụ giao

PHÓ HIỆUTRƯỞNG

TS Hà Quang Ngọc

PHÓ HIỆUTRƯỞNG PGS.TS Nguyễn Minh Phương

2.3.2 Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác.

2.3.3 Các Phòng chức năng:

- Phòng hành chính - Tổng hợp;

- Phòng Tổ chức cán bộ;

- Phòng Quản lý Đào tạo;

- Phòng Quản lý Khoa học và sau đại học;

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực;

- Khoa Văn thư - Lưu trữ;

- Khoa Quản trị văn phòng;

- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội;

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng;

- Khoa Hành chính học;

- Khoa Nhà nước và pháp luật;

- Khoa Khoa học Chính trị;

2.3.5 Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Trung tâm Tin học;

- Trung tâm Ngoại ngữ;

- Trung tâm Thông tin Thư viện;

- Tạp chí Đại học Nội vụ;

- Ban quản lý ký túc xá;

2.3.6 Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề;

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung;

- Văn phòng đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Tp Hồ Chí Minh;

2.3.7.Các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định.

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công tác sinh viên

2.1 Công tác chính trị tư tưởng:

- Xây dựng và triển khai thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, phẩmchất đạo đức cho sinh viên, tạo môi trường giáo dục lành mạnh, giúp sinh viên cóđộng cơ học tập, rèn luyện đúng đắn;

- Tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân - Học sinh, sinh viên” theo quy định của

Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên nhà trường và cácđơn vị có liên quan tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao ư thức chính trị, tưtưởng, giáo dục truyền thống, rèn luyện đạo đức tác phong, nếp sống văn hoá chosinh viên, tạo điều kiện để sinh viên tham gia các câu lạc bộ, các sinh hoạt văn hoá,văn nghệ, thể thao và các hoạt động giải trí lành mạnh khác;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong trường giải quyết kịp thời nhữngthắc mắc của sinh viên thông qua đối thoại và các kênh thông tin khác;

- Tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động giáo dục đạo đức, pháp luật, vănhóa, văn nghệ, thể dục, thể thao nhằm nâng cao đời sống văn hóa tinh thần và thểchất cho sinh viên Phối hợp với các đơn vị quản lý các đội tuyển thể thao, văn nghệsinh viên tham gia các hoạt động văn nghệ, thể thao ngoài Trường;

- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên; tạo điều kiện thuận lợicho sinh viên tham gia tổ chức Đảng, các đoàn thể trong trường; phối hợp vớiĐoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các tổ chức chính trị - xã hội khác cóliên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho sinh viên

có môi trường rèn luyện, phấn đấu

2.2 Công tác quản lý Sinh viên

- Phổ biến và tổ chức thực hiện quy chế của Bộ giáo dục và Đào tạo và quyđịnh của Trường về công tác sinh viên; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi cácquy định cho phù hợp với thực tiễn của Trường trong công tác quản lý sinh viên;

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên trúng tuyển vào trường; thống kê, báocáo số liệu, dữ liệu về sinh viên Thẩm tra, xác minh bằng cấp đầu vào;

- Quản lý sinh viên nước ngoài đang học tập tại trường; phối hợp với cácđơn vị, tổ chức có liên quan để giải quyết chế độ chính sách và các vấn đề có liênquan đến sinh viên nước ngoài;

- Phối hợp các đơn vị trong và ngoài trường thực hiện, giải quyết các vấn đềliên quan đến việc đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho sinh viên;

- Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước, của Trường đối với sinhviên về học bổng, học phí và các chế độ khác theo quy định;

- Thực hiện công tác đánh giá điểm rèn luyện cho sinh viên Phối hợp vớiđơn vị liên quan thực hiện theo dõi tiến độ học tập của sinh viên và đánh giá trongquá trình đào tạo;

- Chủ trì, phối hợp với Đoàn thanh niên và chính quyền nơi có sinh viên tạmtrú để quản lý sinh viên ngoại trú;

- Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật Sinh viên;

- Phối hợp với bộ phận Y tế thực hiện công tác chăm lo sức khỏe và bảohiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho Sinh viên;

- Phối hợp với khoa, trung tâm tổ chức thăm hỏi, viếng khi có sinh viên qua đời

- Thường trực Ban liên lạc cựu học sinh, sinh viên Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

2.3 Công tác quản lý ký túc xá:

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức tiếp nhận, bố trí chỗ ăn ở, sinh hoạt và học tậpcủa sinh viên nội trú trong ký túc xá bảo đảm thuận lợi cho việc học tập của sinhviên Thực hiện quản lý sinh viên trong ký túc xá theo quy định của Trường, của BộGiáo dục và Đào tạo;

- Phối hợp với địa phương và các đơn vị liên quan trong trường tổ chức quản

lý tạm trú, tạm vắng cho sinh viên; tiến hành xử lý hoặc đề nghị cấp trên xử lý cáctrường hợp vi phạm nội quy, quy chế ký túc xá;

- Đảm bảo điện, nước phục vụ sinh hoạt, học tập cho sinh viên nội trú;

- Quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả tài sản, cơ sở vật chất của ký túc

xá Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất của ký túc xá theo phân cấp củaHiệu trưởng;

- Phối hợp với các tổ chức Đoàn TNCS HCM, Hội Sinh viên tổ chức cáchoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh cho sinh viên trong ký túc xá;

- Phối hợp với Đoàn thanh niên, công an địa phương và các đơn vị phòngchống tội phạm để thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàntrong khu nội trú, bảo vệ tài sản và tính mạng của sinh viên Triển khai công tác vệsinh phòng dịch cho sinh viên tại ký túc xá;

- Xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành quy định về nội quy Ký túc xá;

2.4 Công tác quản lý cơ sở Đông Ngạc

Cơ sở trường đại học Nội vụ Hà Nội tại Đông Ngạc ( gọi tắt là cơ sở ĐôngNgạc) là đơn vị trực thuộc trường đại học Nội vụ Hà Nội, do tổ quản lý đào tạo ĐôngNgạc (gọi tắt là tổ Đông Ngạc) thuộc Phòng công tác sinh viên Trường Đại học Nội vụquản lý

- Văn phòng làm việc của tổ quản lý đào tạo Đông Ngạc đặt tại trường TrungCấp nghề Giao Thông Vận Tải Thăng Long, 137 đường Tân Xuân, Phường ĐôngNgạc Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Thay mặt nhà trường làm việc với trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng long

để giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động thường xuyên

Theo dõi lịch giảng dạy, học tập; việc ra, vào lớp của giảng viên, sinh viên; tiếpnhận ý kiến phản ánh của giảng viên giảng dạy tại Đông Ngạc.

Quản lý cơ sở vật chất, tài sản,thiết bị tại Đông Ngạc được giao quản lý

2.5 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến sinh viên theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng (trừ các xác nhận về kết quả học tập, đảng, đoàn

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Công tác Sinh viên

Mối quan hệ phối hợp Mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp

4 Bản mô tả công việc của lãnh đạo và viên chức Phòng CTSV

Trưởng phòng

Phó trưởng phòng

* Mô tả công việc của lãnh đạo Trưởng phòng và các cán bộ văn phòng

( Xem phụ lục số 02 )

III khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Phòng Công tác sinh viên

1 Khảo sát về tổ chức Công tác Văn phòng

1.1 Vai trò của bộ máy văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:

1.1.1 Đối với tham mưu, tổng hợp:

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơquan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiêncứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thựchiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do BộNội vụ giao cho

- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng cácquy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết

1.1.2 Đối với giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởnggiải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất

- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trangthiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về cơ

sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp

- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiện

cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị

1.2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Phòng Công tác sinh viên

( xem phụ lục 03)

1.2.1 Chương trình công tác năm

Căn cứ vào chương trình công tác năm của Trường và văn bản quy địnhchức năng, nhiệm vụ của Phòng Công tác sinh viên cùng với lịch công tác nhữngnăm trước và thực tế công việc đang giải quyết Vào khoảng tháng 11 hàng năm,chuyên viên phụ trách công tác hành chính tại Phòng soạn thảo chương trình côngtác năm sau của Phòng Sau đó trình Trưởng xem xét, phê duyệt

Chương trình công tác sau khi Trưởng phòng phê duyệt được trình lên lãnhđạo Trường Nhận được ý kiến chỉ đạo phê duyệt của Lãnh đạo trường PhòngCông tác Sinh viên xây dựng một chương trình công tác năm cụ thể theo từng côngviệc, thời gian thực hiện công việc và phụ trách chỉ đạo, thực hiện theo dõi công việc

1.2.2 Chương trình công tác quý

Căn cứ vào chương trình công tác năm của Phòng, đồng thời trên thực tếcông việc giải quyết, công việc phát sinh, thực tế con người, năng lực trình độ và

cơ sở vật chất của Phòng Từ đó, chuyên viên hành chính tổng hợp xây dựng côngtác quý

1.2.3 Chương trình công tác tháng

Chương trình công tác tháng được cụ thể từ chương trình công tác quý Sựthay đổi của chương trình công tác thường kỳ phụ thuộc vào sự thay đổi lịch côngtác của lãnh đạo và những công việc có yêu cầu về mục đích thời gian

1.2.4 Chương trình công tác tuần

Lịch công tác tuần của cơ quan dựa trên lịch công tác tháng Các chuyênviên theo lịch công tác của Phòng, theo thực tế công việc đang thực hiện và nhiệm

vụ, trách nhiệm Trưởng phòng giao để xây dựng chương trình công tác của bản

thân trong tuấn tới Đồng thời, xây dựng bản báo cáo thực hiện lịch công tác trong tuần.

Chuyên viên phụ trách công tác hành chính xây dựng báo cáo công việc tuầntrước theo bảng báo cáo của các chuyên viên trong Phòng cùng sự theo dõi giảiquyết các công việc Từ đó, xây dựng chương trình công tác tuần sau trình lãnhđạo Phòng và Nhà trường

* Ưu điểm:

- Phương pháp làm việc có khoa học

- Hệ thống được công việc;

- Kiểm tra tiến độ công việc, rà soát được kết quả của công việc;

- Có thể trao đổi với lãnh đạo, quản lý;

- Đối với công chức thì thực hiện hiệu quả nắm bắt được kế hoạch công tác

cụ thể, chủ động được trong công việc của mình

* Nhược điểm:

- Làm việc theo khung làm việc đã định sẵn;

- Vẫn chưa chủ động trong giải quyết công việc;

1.3 Công tác tổ chức Hội họp của Phòng Công tác sinh viên.

1.3.1 Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp

* Khái niệm: Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước nói

chung của cơ quan đơn vị nói riêng, là một cách thức để giải quyết công việc thôngqua đó mà thủ trưởng có thể trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhhoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơquan mình theo quy định của pháp luật

* Mục đích, ý nghĩa:

- Tổng kết, đánh giá lại công việc, thông báo kết quả đã đạt được, thông báonhiệm vụ cần triển khai trong thời gian tới;

- Quy tụ được trí tuệ tập thể;

- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên;

- Tạo sự đồng thuận trong cơ quan đơn vị (phần thảo luận, tham luận)

* Các loại hội họp: hội nghị, hội thảo, đại hội, họp báo, họp giao ban, họpnội bộ (họp kín)

* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng trong tổ chức hội họp

+ Lập kế hoạch cho hội họp

+ Chuẩn bị hội họp:

+ Xây dựng chương trình nghị sự hội họp;

+ Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời;

+ Chuẩn bị địa điểm hội họp;

+ Chuẩn bị thời gian hội họp;

+ Chuẩn bị ghi biên bản hội họp

* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng khi tiến hành hội họp:

+ Đón đại biểu khách mời;

+ Điểm danh đại biểu;

+ Công tác lễ tân;

+ Duy trì trật tự thời gian;

+ Ghi biên bản hội họp

* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng sau khi tổ chức hội họp:

+ Phối hợp phòng ban giải quyết giấy tờ liên quan;

+ Lưu biên bản, hồ sơ;

+ Giúp thủ trưởng triển khai kết luận hội họp;

+ Tổ chức cuộc họp rút kinh ngiệm;

+ Soạn thảo công văn, thư cảm ơn đại biểu quan trọng

1.3.2 Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp:

Cũng giống như bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trước khi tổ chứcmột cuộc họp thì lập kế hoạch là công việc đầu tiên và không thể thiếu của Phòng

Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi

tổ chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị có thề được hay không được tiến hànhhoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng

Đối với những họp được triệu tập đột xuất, bất thường hay những hội nghị màthành phần hoặc quy trình tổ chức đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhànước hay quy chế làm việc nội bộ của từng cơ quan thì không thể lập kế hoạch

Kế hoạch hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề

cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội họp

Nhờ có kế hoạch đã định sẵn mà các phòng ban, cơ quan, tổ chức có sựchủ động, có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng tiến độ, phản ứng linh hoạtvới các tình huống bất ngờ, góp phần nâng cao chất lượng và sự thành công củacuộc họp.

Trước khi tiến hành lập kế hoạch thì Trưởng Phòng Công tác Sinh viên đưa

ra các chỉ đạo và yêu cầu kế hoạch hội họp phải đảm bảo các nội dung đó là:

- Thể thức văn bản

- Tính khả thi khi triển khai

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch

- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch

Ngoài mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp, kế hoạch hội họp phảiđảm bảo các nội dung thông tin cơ bản sau:

- Mục đích tổ chức

- Tên cuộc họp

- Thời gian cuộc họp

- Địa điểm cuộc họp

- Thành phần tham dự

- Nội dung

Tùy theo yêu cầu của Trưởng phòng và mục đích của việc tổ chức có thể bổsung nội dung thông tin khác như:

- Phân công tổ chức thực hiện

- Tài liệu, tư liệu

- Kinh phí…

Kế hoạch sau khi lập ra sẽ được thông qua và phê duyệt

1.3.3 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhân viên văn phòng sao và gửi cho cácđơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai Công tác chuẩn bịcho tổ chức hội họp của Phòng Công tác Sinh viên gồm 5 nội dung cơ bản:

a Xây dựng chương trình nghị sự

Trên cơ sở mục đích và nội dung được xây dựng tại bản kế hoạch, nhân viêntrong Phòng Công tác Sinh viên sẽ xây dựng chương trình nghị sự cho cuộc họp.

Chương trình nghị sự hội họp là một văn bản trình bày lịch trình các công việc

Sẽ được tiến hành tại cuộc họp Có thể nói chương trình nghị sự là “xươngsống” của cuộc họp Chính vì tầm quan trọng của nó mà khi xây dựng chươngtrình nghị sự phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:

- Nội dung phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý

- Có khả năng hỗ trợ cho bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của cuộc họp

- Dự đoán các tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giảiquyết vấn đề

Chương trình được xây dựng theo mẫu đó là:

hiện

Chương trình trên đảm bảo: Số thứ tự các vấn đề cần trình bày, nội dung vấn

đề, thời gian thực hiện từng vấn đề.)

b Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời

* Lập danh sách khách mời:

Tùy vào mục đích, yêu cầu và nội dung của từng cuộc họp khác nhau danhsách khác mời sẽ có sự khác nhau Dựa vào cơ cấu và cấp bậc đại biểu để lên danhsách đại biệu

Tại Phòng Công tác Sinh viên việc lập danh sách khách mời được thực hiện

rõ ràng, chính xác do chuyên viên trong Phòng thực hiện và danh sách đại biểuthường được chia theo nhóm Sự phân chia khách mời như vậy sẽ tạo điều kiệnthuận lợi cho việc lựa chọn các hình thức mời phù hợp, mặt khác tránh được sựnhầm lẫn, thiếu sót, tiết kiệm được thời gian trong việc mời

* Soạn thảo giấy mời:

Có nhiều hình thức mời khác nhau như: mời trực tiếp, mời qua điện thoại,mời qua văn bản (thư mời, công văn mời…) Tuy nhiên, văn bản là hình thức mờitrang trọng nhất, có giá trị pháp lý nhất vì vậy đây là hình thức mời được PhòngCông tác Sinh viên sử dụng thường xuyên đối với việc mời khách tham dự hội họptại Phòng mình Các văn bản mời được áp dụng trong từng trường hợp như sau:khi mời các Lãnh đạo, chuyên viên, thành phần nội bộ trong Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, sử dụng hình thức là giấy mời hoặc thông báo Còn đối với những đạibiểu, khách mời quan trọng ngoài Trường của Phòng Công tác Sinh viên thường sửdụng công văn mời để thể hiện sự tôn trọng đối với khách

d Chuẩn bị địa điểm tổ chức

Đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp địa điểm tổ chức hội họp

sẽ xác định trước trong kế hoạch tùy vào mục đích, nội dung, thành phần và phạm

vi của cuộc họp để có điều kiện thuận lợi nhất đối với cuộc họp

Phòng Công tác Sinh viên để tiến hành tổ chức hội họp riêng nhưng tùy vàotình chất, phạm vi của cuộc họp thư ký phải tiến hành một số công tác chuẩn bị vàsắp xếp phòng họp: sắp xếp bàn ghế phù hợp, vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, kháchmời, vị trí người dẫn chương trình, đọc tham luận, báo cáo hay khoảng trống đi lại.Bên cạnh đó nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị nước, loa đài, tô phích chocuộc họp Chú ý kiểm tra các yếu tố âm thanh, ánh sáng…Cùng phối hợp với cácphòng ban liên quan, chuyên viên trong Vụ thực hiện chu đáo các công việc chocác cuộc họp

e Chuẩn bị thời gian tổ chức

Cũng như địa điểm, thời gian tổ chức hội họp được xác định rõ tại kế hoạch

tổ chức và thời gian chi tiến tiến hành các công việc được cụ thể được xác định rõtại chương trình nghị sự của cuộc họp

Tuy nhiên, trong trường hợp mà lãnh đạo chủ chốt của cuộc họp vắng mặt thìthời gian của cuộc họp có thể bị thay đổi và khi có sự thay đổi Phòng Công tác Sinhviên thường có công văn cụ thể về việc thay đổi thời gian gửi kịp thời đến các đại

biểu, khách mời.

f Chuẩn bị ghi biên bản

Tại Phòng Công tác Sinh viên nhân viên sẽ là người chịu trách nhiệm ghibiên bản cuộc họp Nhưng việc chuẩn bị điều kiện thuận lợi cho cuộc họp nhânviên ghi biên bản trong cuộc họp

Những công việc cần chuẩn bị: Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của nhân viêncuộc họp sao cho thuận lợi nhất, xin ý kiến Trưởng về hình thức ghi biên bản,chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ, phục vụ cho việc ghi biên bản như máy tính, máyghi âm, sổ ghi biên bản,….chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc ghi biên bản

Ngoài 05 nội dung cơ bản của công tác chuẩn bị hội họp trên Phòng Côngtác Sinh viên còn kết hợp các công tác chuẩn bị khác như:

- Chuẩn bị kinh phí (Có bản dự trù kinh phí cụ thể kèm theo)

- Chuẩn bị các chương trình văn nghệ (Tùy theo các cuộc họp)

g Tiến hành hội họp

Tiến hành hội họp được thực hiện thông qua các công tác sau:

* Đón tiếp đại biểu:

Đón tiếp đại biểu là khâu quan trọng mở đầu cho quá trình tiến hành hội họp.Trước một ngày diễn ra Hội thảo, Ban cơ sở vật chất đã treo băng zôn, khẩuhiệu chào đón các đại biểu về dự Hội thảo

Công tác đón tiếp đại biểu, khách mời được Ban tổ chức Hội thảo giao choBan lễ tân và Ban nhân viên Hội thảo đảm nhiệm Ban lễ tân đã bố trí lễ tân đứng ởcác vị trí khác nhau để thuận tiện cho việc hướng dẫn các đại biểu Lễ tân sẽ hướngdẫn khách lên tầng 5 để đăng ký đại biểu và nhận tài liệu tham khảo, với một sốkhách quan trọng Ban tổ chức còn phát thêm chương trình nghị sự, bút viết, giấytrắng, kỷ yếu Hội thảo… Tiếp đón, mời đại biểu vào trong Hội trường tầng 5Trung tâm thư viện Việc đăng ký đại biểu sẽ giúp cho Ban tổ chức Hội thảo có thểnắm bắt được số lượng đại biểu đến tham dự Hội thảo

Tại hội trường, Ban tổ chức cũng đã bố trí người đón tiếp đại biểu, hướngdẫn đại biểu đến chỗ ngồi, trong quá trình diễn ra hội thảo, luôn bố trí người tiếp

nước đại biểu.

Đối với những cuộc họp lớn, quan trọng Ban Lễ tân bố trí lễ tân đứng tại các

vị trí khác nhau để thuận tiện cho công tác đón tiếp và hướng dẫn đại biểu Sốlượng Lễ tân tại các cuộc họp này thường nhiều hơn và có tính chuyên nghiệp hơn

để thể hiện bộ mặt cơ quan trong công tác tiến hành

* Điểm danh đại biểu:

Thư ký là người tiến hành điểm danh đại biểu Việc điểm danh giúp nhânviên xác định chính xác số lượng đại biểu chính thức tham sự cuộc họp, để có sựchủ động trong công tác phục vụ

Có nhiều hình thức điểm danh khác nhau như:

- Điểm danh thông qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi

- Điểm danh thông qua thẻ đại biểu

- Điểm danh thông qua phiếu đăng ký có mặt

- Điểm danh thông qua trưởng đoàn đại biểu khi đăng ký tại ban lễ tân

Tùy vào tính chất, quy mô từng cuộc họp mà Ban Tổ chức lựa chọn hìnhthức điểm danh nhưng hình thức điểm danh thường hay sử dụng là điểm danhthông qua thẻ đại biểu

* Văn nghệ chào mừng

Nhằm tạo không khí thoải mái, vui tươi, mặt khác để ổn định tổ chứctrước khi Hội thảo khai mạc, Ban tổ chức Hội thảo đã bố trí những tiết mụcvăn nghệ đặc sắc nhất Những tiết mục này do đoàn thanh niên trường biểu diễn

* Nội dung Hội thảo

Sau khi đã ổn định hội trường và đến giờ tổ chức, Hội thảo được bắt đầu vớiphần “tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu” Sau đó là bài phát biểu khai mạc Hội thảo

Các nội dung còn lại của Hội thảo được thực hiện đúng như trong chươngtrình nghị sự

* Giải lao giữa giờ

Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, để giảm bớt những căng thẳng, mệtmỏi giải lao giữa giờ là biện pháp tốt nhất Trong thời gian này công tác lễ tân nên

được tăng cường như phục vụ nước uống, giải khát, hoa quả…Đây cũng là thờigian để báo cho đại biểu học tham luận và nhắc nhở các cá nhân liên quan đến việc

tổ chức cuộc họp chú ý hơn đến trách nhiệm của mình

* Ghi biên bản:

Theo sự phân công của ban tổ chức, nhân viên cuộc họp sẽ là người có tráchnhiệm ghi biên bản của cuộc họp Ngoài đảm bảo về yếu tố thể thức, nhân viênhội thảo còn đặc biệt quan tâm đến nội dung, thông tin phải chính xác, khách quan.Biên bản của Hội thảo không cần phải thông qua trước các đại biểu

* Những công việc sau Hội thảo

Sau khi Hội thảo kết thúc, nhân viên Hội thảo phải thu thập những văn bản,tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội thảo như:

- Kế hoạch tổ chức Hội thảo

- Chương trình nghị sự

- Kịch bản chương trình

- Diễn văn khai mạc, diễn văn bế mạc

- Các bài phát biểu của các đại biểu tham dự Hội thảo

Ngoài ra, nhân viên phối hợp với các bộ phận thu dọn hội trường tổ chức Hội thảo

Thông báo và triển khai kết luận của Hội thảo đến các đơn vị

Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi Hội thảo kết thúc

Soạn thảo thư cảm ơn đến đại biểu

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Phòng Công tác

sinh viên (Xem phụ lục 04)

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của

cơ quan Các chuyến đi công tác của lãnh đạo nói chung là đa dạng, mỗi chuyến đicông tác có tác dụng trên nhiều phương diện Vì vậy, các chuyến đi đó cần được tổchức chu đáo

Nhiệm vụ của Phòng Hành chình tổng hợp tổ chức các chuyến đi công táccủa lãnh đạo cơ quan bao gồm:

*Trước quá trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng có

trách nhiệm:

- Lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Chuẩn bị phương tiện đi lại, tài liệu, kinh phí và các tài liệu có liên quan tớichuyến đi công tác

- Liên hệ trực tiếp tới địa điểm chuyến đi công tác đảm bảo chuyến đi côngtác chính xác

- Đôn đốc các đơn vị giải quyết các công việc trình Lãnh đạo trước thời gianchuyến đi công tác

* Trong quá trình lãnh đạo đi công tác văn phòng có trách nhiệm:

- Đôn đốc , theo dõi các công việc của cơ quan ghi nhất ký và báo cáo hàngngày cho lãnh đạo

- Tổ chức giải quyết các công việc được phân công và giúp đỡ người đượcphân công thay lãnh đạo trong thời gian Lãnh đạo đi công tác

* Sau chuyến đi công tác:

- Thực hiện việc báo cáo kết quả của chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức họp rút kinh nghiệm chuyến đi công tác và bàn giao công tác cholãnh đạo

- Gửi công văn cảm ơn tới đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác

1.5 Nhận xét tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở của cơ quan:

Văn hóa công sở là một loạt hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó đểđiều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với người khác Văn hóa công sởcòn là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạoniềm tin giá trị về thái độ của cán bộ làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cáchlàm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó

Văn hóa công sở đóng vai trò không nhỏ cho sự thành công cũng như thấtbại của một tổ chức hay cơ quan nào đó, bởi nó là diện mạo của con người nóiriêng và là bộ mặt của cơ quan nói chung Nó không những ảnh hưởng đến môitrường, phẩm chất đạo đức của tổ chức mà còn tác động đến hành vi ứng xử đạo

đức của tập thể cán bộ và nhân viên Mặt khác văn hóa công sở còn là nơi tất cảcán bộ, nhân viên dựa vào đó làm tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh cho riêng mình.

Qua tìm hiểu thì Trường chưa có quyết định ban hành riêng về quy chế vănhóa công sở tại cơ quan, nhưng đã ban hành những quy định về thực hiện nếp sốngvăn hóa học đường, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng khách, nội quy phòngmáy, nội quy thư viện Nhưng trên thực tế thì việc thực hiện văn hóa công sở củatrường tương đối nghiêm túc theo quy định của Nhà nước về văn hóa công sở như:

- Về trang phục cán bộ, công viên chức nhà trường đảm bảo tính trang trọng,lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của môi trường sư phạm

- Trong giao tiếp:

+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minhlịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ bìnhtĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tục hoặc có thái độcục cằn không cung cấp tùy tiện các thông tin của Nhà trường, của Cán bộ Viênchức cho người khác biết

+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp:

Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gâymất đoàn kết nội bộ

Luôn có thái độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không suồng

sã, nói tục trong giao tiếp

Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao

Trong giao tiếp với học sinh – sinh viên: luôn tỏ thái độ thân thiện, niềm nởhướng dẫn học sinh sinh viên trong giản dạy cũng như trong giao tiếp

- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nước quyđịnh

- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học

- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chứccủa nhà trường

- Phòng làm việc có biển ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh của cán bộ,

vụ được giao và đào tạo đội ngũ học sinh – sinh viên đáp ứng nhu cầu của xã hội.

2 Khảo sát về công tác Văn thư

2.1.Mô hình công tác Văn thư

Mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường đại học Nội vụ Hà Nội

Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức theo văn thư tập trung, nhàtrường có hai cán bộ Văn thư chuyên trách, được đào tạo về trình độ chuyên môn

về quản lý và lưu trữ hồ sơ công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi ( gọi là văn bản đi)cũng như các văn bản mà các cơ quan khác gửi đến (gọi là văn bản gửi đến) để chỉđạo cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thôngqua Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký, đóng dấu rồi mới gửi đi theo thànhphần nhận văn bản, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mấtmát và dễ tra cứu khi cần thiết Với tính chất quan trọng trong công việc, Văn thưnhà trường luôn được Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường quan tâm hàng đầu,được trang bị đầy đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoànthành tốt nhiệm vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơquan, đáp ứng được nhu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật

và hiện đại

Cán bộ Văn thư luôn được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn vữngvàng, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được nhu cầucủa văn thư thiện đại

Nhà trường thường xuyên mở các lớp đào tạo về công tác Văn thư Lưu trữtrong cơ quan, trường học, đảm bảo về chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp giúp lãnh đạo các

cơ quan thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉđạo nghiệp vụ công tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trựcthuộc Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước

và Pháp luật về công tác văn thư Công tác văn thư của Trường cũng có nhiều đổimới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này Hàng năm các Cán bộ Vănthư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm nâng cao tay nghề

Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi lẽ

nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường Lãnh đạo Văn phòng chỉđạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác Văn thư trong cơ quan vì vậy mà công

chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quan chỉ đạo công việcchính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnhlệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, là nguồn bổ sungthường xuyên, chủ yếu cho Lưu trữ hiện hành Vì vậy, nếu làm tốt công tác vănthư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xongcông việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng quyđịnh sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theonhư phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khaithác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước vềcông tác Văn thư như:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác Văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác Văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công

tác Văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng Cán bộ, Công chức, Viên chức Văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về công tác Văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư

- Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc như:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báocáo với lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hộimột số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếpban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giao tráchnhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mìnhthực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt những thông tin từ cơquan, đơn vị này đến cơ quan, đơn vị khác bằng ngôn ngữ và ký hiệu nhất định.Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bảnđược sản sinh ra với nội dung và hình thức khác nhau

Soạn thảo văn bản xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan

từ nhiệm vụ cụ thể được giao và do nhu cầu giải quyết công việc bằng hình thứcviết mà soạn thảo văn bản ra đời

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các

nhân tố giao tiếp đó là: Chủ thể giao tiếp, nội dung giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp,mục đích giao tiếp và cách thức giao tiếp để có cách soạn thảo cụ thể và phù hợp.

Văn bản là phương tiện để truyền tải những nguyện vọng, tình hình của cấpdưới lên cấp trên, của công dân với Nhà nước

Văn bản là phương tiện để Nhà nước truyền đạt các chủ trương, chính sáchcủa Đảng và Nhà nước

* Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ vì vậymọi văn bản giấy tờ đều phải thống nhất theo “Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản” Ngoài ra Trường còn áp dụng những văn bản của Cục Văn thư Lưu trữ Nhànước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

- Vì vậy Trường không ban hành quy định riêng của cơ quan về soạn thảo vàban hành văn bản

* Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản quyphạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm vănbản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

- Văn bản được in trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

+ Trang mặt trước:

Cách mép trên từ: 20-25mm

2) Tác giả (Tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành văn bản)

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu,

tờ đầu của văn bản bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữđứng, đậm, dưới có gạch chân và đặt cân đối ở giữa Trường hợp cơ quan ban hànhvăn bản có cơ quan cấp trên trực tiếp thì cần ghi rõ tên cơ quan cấp trên lên phíatrên tên tác giả ban hành văn bản chữ in hoa, cỡ chữ 12-13 kiểu chữ đứng, đậm

Ví dụ:

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

3) Số, ký hiệu văn bản

Số có ý nghĩa là sôt thứ tự của văn bản được ghi liên tục bằng chữ số Ả Rậptrong một năm từ số 01 ngày 01 tháng 01 và kết thúc đến ngày 31 tháng 12 củanăm đó Cán bộ văn thư tiến hành ghi số cho văn bản bằng cách lập sổ riêng chotừng hình thức văn bản Theo đó, mỗi văn bản sẽ mang số thứ tự của hình thức vanbản đó và ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản viết bắngFont chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm.

Ví dụ:

Số: 08 /QĐ-ĐHNV

4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

Được trình bày dưới Quốc hiệu, Font chữ Time New Roman cỡ chữ 14 kiểuchữ nghiêng Ngày tháng năm ghi đúng thời điểm ký văn bản và chuyển sang bộphận văn thư vào sổ đăng ký, đóng dấu, với các số ngày nhỏ hơn 10 và tháng dưới

3 thì thêm số 0 vào đằng trước

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 09 tháng 07 năm 2012

Hoà Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2012

5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại được trình bày bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm Phía dưới trích yếu nội dung van bản bằng Font chữ Time NewRoman, cơc chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH Thành lập Hội đồng tuyển sinh Đại học năm 2015

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

6) Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản Toàn bộ thôngtin thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản đều được phản ánh ở nội dung văn

bản, khi trình bày các căn cứ làm cơ sở pháp lý để quyết định thì phải nêu rõ.

Ví dụ:

Điều 1 Thành lập Hồi đồng tuyển sinh đại học năm 2015.

Điều 2 .

7) Chữ ký của người có thẩm quyền

Văn bản ban hành phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyềnkhác của cơ quan ký Phải ký đúng thẩm quyền

Chức vụ của người ký văn bản được trình bày ở cuối văn bản về phía bênphải bằng phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng, đậm Họ tênngười ký trình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng Font chữ Time New Roman, cỡchữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm

Ví dụ:

HIỆU TRƯỞNG (ký tên, đóng dấu)

Triệu Văn Cường

KT HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG (ký tên, đóng dấu)

Hà Quang Ngọc

8) Dấu của cơ quan

Văn bản sau khi ký phải đóng dấu của cơ quan Cùng với chữ ký của người

có thẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản nhằm mục đích chính là bảođảm tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản Dấu đóng phải đúng chiều, rõràng, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái bằng mực dấu màu đỏ tươi Theo quy định,chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký; khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi tênngười và việc cụ thể

9) Nơi nhận văn bản

- Đối với văn bản có tên gọi thì nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về phíagóc trái, bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm, nghiêng, saucụm từ Nơi nhận dùng dấu (:) Phía dưới trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

cùng Font chữ, cỡ chữ 11, mỗi tổ chức cá nhân là một gạch đầu dòng, cuối dòng làdấu chấm phẩy (;) dòng cuối cùng ghi đơn vị lưu và kết thúc bằng dấu (.).

* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (gồm các bước)

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chấtlượng văn bản có ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan quản lý.Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận vàkhoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như vềmặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số công văn thông thường như: Công văntrao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đi đường đã được nhà Trường mẫu hoátrong thông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006 Còn đối với một số văn bảnquan trọng như tờ trình, đề án, báo cáo công tác năm, quy trình xây dựng văn bảnđược tiến hành theo các bước cơ bản như sau:

1) Chuẩn bị:

- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình lãnh đạo Sau đó thu thập xử lý thông tin có liên quan đến vấn đề đang cầngiải quyết bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế

2) Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản

dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên quan đểbảo đảm chất lượng của bản thảo

3) Duyệt bản thảo

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối

cùng của nội dung bản thảo.

- Trình Trưởng phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau đóTrưởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư Nếu bản thảo được đồng ýcủa Hiệu Trưởng ký tắt vào góc bên phải của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán

bộ chuyên môn phải thảo lại

4) Nhân bản văn bản:

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản

để chuẩn bị ban hành Có nhiều hình thức nhân bản: Đánh máy, in tipô, in vi tính,photocopy Trong trường hợp văn bản cần nhân bản với số lượng lớn thì có thểphotocopy

5) Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc đánhmáy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặtthể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao văn bản, đóngdấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản

Có thể nói với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ và thống nhất như trêncùng sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn bản củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản trong hoạt động quản lý củaTrường tương đối đúng thể thức và đúng quy trình

* Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung:

Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quytrình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (Nhận xét từng nội dung và có

ví dụ cụ thể)

1) Thẩm quyền ban hành văn bản.

Văn bản của Trường ban hành nói chung đúng thẩm quyền, các đơn vị tổchức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình thủ trưởng cơquan

Ví dụ: Thẩm quyền ban hành một Quyết định cho sinh viên bảo lưu kết quảhọc tập là Thầy Hiệu trưởng hoặc trong trường hợp này thầy Phó Hiệu trưởng có