Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

MỤC LỤC Lời Mở Đầu 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 3 1. Chức năng, vị trí. 3 2. Nhiệm vụ quyền hạn: 3 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và Đào tạo. 11 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 11 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 1.1.1 Chức năng: 11 1.1.2 Nhiệm vụ: 11 1.1.3 Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp 13 2. Xây dựng bản mô tả công việc 13 III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo. 14 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. 15 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được tham gia 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 18 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 20 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 22 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm. 23 1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 23 2. Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 42 4. Quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 48 5. Xây dựng mô hình vắn phòng hiện đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này. 49 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 50 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công táchành chính văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 51 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm. 53 LỜI CẢM ƠN 55 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

Lời Mở Đầu 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 3

1 Chức năng, vị trí 3

2 Nhiệm vụ quyền hạn: 3

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo 7

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và Đào tạo 11

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.1.1 Chức năng: 11

1.1.2 Nhiệm vụ: 11

1.1.3 Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp 13

2 Xây dựng bản mô tả công việc 13

III Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo 14

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 14

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan 15

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được tham gia 15

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan .16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 17

2 Khảo sát về công tác văn thư 18

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ

đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 20

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 21

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 22

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23

1 Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm 23

1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 23

2 Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 28

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 42

4 Quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 48

5 Xây dựng mô hình vắn phòng hiện đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này 49

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 50

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công táchành chính văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 51

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 53

LỜI CẢM ƠN 55 PHẦN PHỤ LỤC

Lời Mở Đầu

Đấtnước ta đang có những sự thay đổi lớn về mọi mặt, đời sống và kinh

tế, xã hội việc phát triển và hội nhập đó có những thuận lợi lớn cũng như nhữngthách thức không hề nhỏ đối với người dân cũng như các cấp quản lý xã hội ,nâng cao chất lượng quản lý và kiến thức người dân là gì? Làđể để tự tạo cơ hộicho mình, mời gọi đầu tư, nâng cao quản lý để cạnh tranh với thị trường, thươngtrường khốc liệt Các cấp quản lý và điều hành cần có những tính toán, thay đổinhững bước đi cho phù hợp tình hình , thích nghi với điều kiện của đất nướclàm cho bộ máy quản lý năng động và hiệu quả Đất nước phát triển kéo theođược sự đa dạng nền kinh tế, sự đa dạng này cần con người phải có đầy đủ kiếnthức, cũng như năng lực thực sự để tồn tại, và thích ứng với xã hội Trong xu thếphát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học –kỹ thuât, côngtác Quản trị văn phòng cũng đang ngày càng được quan tâm và có vị thế vôcùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan Chính vì vậy, công tácQuản trị văn phòng đã được nâng cao trong công tác giảng dạy nhằm đào tạo ramột đội ngũ những sinh viên có năng lực và trình độ, đáp ứng được nhu cầu cấpthiết của công việc hiện nay Có thể nói, công tác Quản trị văn phòng đang ngàycàng được phát triển và hoàn thiện theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quantrọng trong việc quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nhà nướcnói riêng, góp phần to lớn đối với sự nghiệp chung của đất nước Với chức năng,nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, các đơn vị , công tác Quản trịvăn phòng luôn được coi trọng, góp phần giải quyết công việc được nhanhchóng, chính xác

Hầu hết trong các công ti, doanh nghiệp, trung tâm nghiên cứu đều có bộmáy văn phòng hiện đại để làm tốt trong công tác tham mưu , hậu cần, giúp việccho cơ quan công ty, giải quyết các vấn đề về văn bản, văn thư, hành chính.Nhưng số lượng các trường chuyên giảng dạy và đào tạo về ngành văn phòngcòn chưa nhiều, chất lượng sinh viên khi ra trường còn chưa tốt Tại trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội nhà trường với phương trâm “ Học thật, thi thật ra đời làmviệc thật” Cuối mỗi năm thứba của bậc cao đẳng nhà trường đều tổ chức cho

sinh viên đi thực tập tại cơ quan, tổ chức, công ty, đơn vị sự nghiệp trên nhiềuđịa phương trên cả nước đây chính là đợt thực hành thứ hai, đợt quan trọng nhất,

cơ hội mà chúng em có thể tiếp xúc, có thể làm quen với công việc mà tương laikhi ra trường chúng em có thể sẽ theo công việc này và xin được công việc đúngchuyên ngành mình theo học Thực tậplà học việc, tập làm quen với công việc,nhận những công việc mà các nhân viên , cán bộ văn phòng khác, lãnh đạo cơquan giao phó để mình hoàn thiện thêm các kĩ năng của mình, những điều thắcmắc trên lớp mà giờ mới có cơ hội được thực hành, các anh chị, chú bác sẽ nắmbắt tình hình và giao cho những công việc phù hợp với khả năng để rèn luyệnthêm kĩ năng cho sinh viên thực tập

Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng cũng nhưđược sự chấp thuận của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo- đơn vị trựcthuộc Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội Em đã được thực tập tại Trungtâm trong thời gian một tháng bắt đầu từ ngày 12/5/2015 tới ngày 29/04/2014 Trong thời gian thực tậpvới sựhướng dẫn của anh Đỗ Trọng Tiến – Phó PhòngHành chính tổng hợp, em đã tìm hiểu và được tình hình thực tế và làm quen vớicông việc người cán bộ văn phòng Cùng với được tiếp thu một số kinh nghiêm

vô cùng quý báu, học thêm được những kĩ năng người làm văn phòng hi vọngrằng những kĩ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp cho em vững bước xin việc,công tác và làm việc tại cơ quan tổ chức sau khi ra trường được tốt đẹp

Em xin cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ HàNội ; Lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, các anh chị trongphòng Hành chínhTổng hợp đã chỉ bảo, tạo điều kiện cho em để em được hoànthành bản báo cáo thực tập này Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do tiếp xúc vớicông việc còn nhiều bỡ ngỡ cho nên có nhiều sai sót vì vậy mong thầy cô xemxét góp ý để báo cáo em được hoàn thiện hơn

Hà Nội ngày 29 tháng 4 năm 2015

Sinh Viên

Đỗ Đức Nghĩa

PHẦN IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm được thực hiệntheo Quyết định số 3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của UBND Thành phố HàNội về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

1 Chức năng, vị trí.

Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị sự nghiệp thuộc Sởgiao thông vận tải thành phố Hà Nội, có tư cách phápnhân có con dấu và tàikhoản riêng Hoạt động theo quy định của pháp luật; Trung tâm nghiên cứukhoa học và đào tạo chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công táccủa Sở giao thông vận tải Hà Nội, UBND thành phố, đồng thời, chịu sự chỉ đạokiểm tra, giám sát và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giao thôngvận tải

Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo có chức năng giúp việc cho Sởgiao thông vận tải Thành phố và giúp cho Uỷ Ban Nhân Dân thành phố và thựchiện quản lý nhà nước về giao thông vận tải bao gồm đường sắt đô thị, đường

bộ, đường thủy, vận tải và an toàn giao thông đồng thời nghiên cứu các giảipháp về giao thông vận tải, đào tạo nhân lực ngành giao thông, đào tạo và cấpgiấy phép lái xe mô tô, ô tô

2 Nhiệm vụ quyền hạn:

2.1)Trình Sở giao thông vận tải

- Các quyết định, chỉ thị, các văn bản quy định việc phân công phân cấpquản lý giao thông vận tải, đào tạo, nghiên cứu khoa học trong phạm vi thẩmquyền của Sở giao thông vận tải

- Các quy hoạch phát triển, kế hoạch đào tạo dài hạn 5 năm và hàng năm,chương trình, dự án công trình quan trọng thuộc các lĩnh vực về đào tạo, nghiêncứu phát triển giao thông phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể phát triển

kinh tế xã hội của địa phương, quy hoạch vùng, các quy hoạch phát triển ngànhchuyên ngành của sở.

- Chương trình biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chínhnhà nước trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Trung tâm trên địa bàn thànhphố, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và nội dung chương trình tổng thể cải cáchhành chính nhà nước của UBND thành phố

- Các văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn chức danh đối với cấp Trưởng, cấpPhó của các đơn vị trực thuộc Trung Tâm, trên cơ sở các văn bản quy định củaNhà nước và thành phố

2.2) Thực hiện các văn bản pháp luật:

- Chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với các ngành, các cấp soạn thảo cácvăn bản pháp quy mới hoặc bổ sung, sửa đổi các văn bản liên quan đến các lĩnhvực giao thông vận tải theo quy định của pháp luật để trình UBND thành phốxem xét ban hành hoặc ủy quyền cho Giám đốc Sở Giao thông vận tải ban hành;

- Nghiên cứu trình UBND thành phố ban hành các tiêu chuẩn, định mứckinh tế - kỹ thuật, đơn giá, phí, giá dịch vụ chuyên ngành giao thông vận tải;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm vàhàng năm các chương trình, dự án thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành của Sởphù hợp với chiến lược quy hoach tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thànhphố Hà Nội và Bộ Giao thông vận tải;

- Tham mưu giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn UBND quận,huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước theo phân cấp thuộc chuyên ngànhgiao thông vận tải trên địa bàn thành phố;

- Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiệncác văn bản pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Sở; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vàthông tin các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;

2.3)Quản lý về kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ, đường sắt đô thị, đường thủy nội địa:

- Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện quy hoạch phát triển kết cấu hạ tầng giao

thông trên địa bàn thành phố được cấp thẩm quyền phê duyệt;

-Thực hiện chức năng chủ đầu tư hoặc được ủy quyền chủ đầu tư xâydựng, duy trì, bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp công trình chuyên ngànhgiao thông vận tải thuộc vốn của thành phố, của Trung ương hoặc nguồn vốnkhác theo quy định của pháp luật;

- Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành giaothông vận tải theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố và theo quy địnhcủa pháp luật;

- Thực hiện chức năng quản lý giám sát kỹ thuật, chất lượng xây dựng cáccông trình chuyên ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố theo quy địnhcủa pháp luật;

- Giúp UBND thành phố tổ chức đấu thầu, giao thầu hoặc đặt hàng, kiểmtra, thanh quyết toán tài chính cho các nhà thầu về đầu tư xây dựng kết cấu hạtầng giao thông;

- Tổ chức quản lý hệ thống mạng lưới hạ tầng giao thông của thành phố,gồm: cầu đường bộ, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệuđường bộ, đèn tín hiệu điêu khiển giao thông, hầm dành cho người đi bộ sangđường, hầm cơ giới đường bộ, cầu dành cho người đi bộ sang đường, tuynel kỹthuật;

- Thỏa thuận cấp giấy phép cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu về đấunối các công trình giao thông, cải tạo sửa chữa kết cấu hạ tầng giao thông;

2.4) Thực hiện công tác về an toàn giao thông:

- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện các đề án về đảm bảo an toàn giaothông trên địa bàn thành phố; hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các biện pháp đảmbảo an toàn giao thông thuộc phạm vi chức năng của Sở; là cơ quan Thường trựccủa Ban An toàn giao thông thành phố;

- Tham mưu giúp Sở giao thông về các giải pháp chống ùn tắc giao thông,giảm tai nạn giao thông; điều tiết giao thông, phân luồng giao thông; phát triển

hệ thống giao thông tĩnh; cải tạo hạ tầng giao thông để tổ chức giao thông;

2.5) Thực hiện bảo vệ môi trường trong hoạt động giao thông vận tải;

- Tổ chức thẩm định và phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trườngđối với các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông trên địa bàn thànhphố;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về bảo vệ môi trường cóliên quan đối với xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông và hoạt động giao thôngvận tải;

2.6)Thanh tra, kiểm tra:

- Thanh tra, kiểm tra, xử lý, giải quyết khiếu nại tố cáo, chống thamnhũng, tiêu cực trong lĩnh vực quản lý chuyên ngành giao thông vận tải trên địabàn thành phố theo quy định của pháp luật;

- Thanh tra, kiểm tra, xử lý các vi phạm phấp luật về lĩnh vực quản lýchuyên ngành giao thông vận tải, an toàn giao thông trên địa bàn thành phố theoquy định của pháp luật;

2.7) Quản lý, khai thác thông tin, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, lưu trữ, cập nhật

và chỉnh lý các hồ sơ tài liệu có liên quan đến hệ thống đào tạo công trình giaothông vận tải (đường bộ, đường thủy nội địa) do UBND thành phố giao cho Sởquản lý;

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoahọc – kỹ thuật và công nghệ mới trong ngành giao thông vận tải;

- Trình Sở, thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ về cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nướcđược giao;

- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Trung tâm theoquy định của pháp luật và sự phân công, ủy quyền của Sở giao thông

2.8) Công tác quản lý tài chính:

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND thành phố

2.9) Công tác quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ:

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chínhsách, chế độ đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộcông chức, viên chức thuộc Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấpcủa thành phố;

- Quy hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng (kể cảtrong và ngoài nước) đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng kế hoạchtuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.

Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo gồm có 1 giám đốc và 3 phógiám đốc:

3.1) Giám đốc trung tâm:

+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Trung tâm, thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn theo đúng quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện nhữngcông việc được cơ quan cấp trên giao;

+ Phân công công việc cho các Phó Giám đốc Trung tâm hoặc trực tiếpchỉ đạo giải quyết công việc trong các trường hợp do thấy cần thiết vì vấn

đề cấp bách hoặc quan trọng, do Phó Giám đốc đi công tác vắng, nhữngcông việc liên quan đến từ hai Phó Giám đốc trở lên nhưng các Phó Giámđốc có ý kiến khác nhau

Trong trường hợp cần thiết có thể điều chỉnh lại sự phân công nhiệm vụcủa cácPhó Giám đốc;

+ Trường hợp đi vắng dài ngày, Giám đốc Trung tâm uỷ quyền cho mộtPhó Giám đốc phụ trách công tác của Trung tâm và báo cáo cấp trên trực tiếp;+ Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm

- Các Phó giám đốc trung tâm:

+ Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc Trung tâm trong việc lãnh đạo

và điều hành công việc của Trung tâm, được Giám đốc Trung tâm phân công chỉđạo một số lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Phó

Giám đốc Trung tâm thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết các công việcđược phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về kết quả thựchiện nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm,trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về những quyết định của mình Nhữngvấn đề lớn, nhạy cảm hoặc mới phát sinh trong quá trình chỉ đạo thực hiện, phảikịp thời báo cáo Giám đốc.

+ Trong lĩnh vực được phân công, nếu có những công việc liên quan đếncác Phó Giám đốc khác thì Phó Giám đốc phụ trách chính lĩnh vực chủ động xâydựng kế hoạch, sau khi đã thống nhất ý kiến và chủ trì tổ chức thực hiện Trongtrường hợp các Phó giám đốc có ý kiến khác nhau thì Phó Giám đốc phụ tráchchính lĩnh vực báo cáo Giám đốc xem xét, quyết định;

+ Tổng hợp công việc đã và đang giải quyết, báo cáo Giám đốc Trung tâmtại cuộc họp giao ban của Trung tâm;

+ Khi đi vắng dài ngày, Phó Giám đốc Trung tâm báo cáo Giám đốcnhững nội dung công việc của mình đang giải quyết để Giám đốc biết, xem xét,phân công Phó Giám đốc khác tạm thời phụ trách giải quyết;

+ Đối với những vấn đề thuộc chủ trương hoặc có tính nguyên tắc màchưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề liên quan đến tình hình phát triểncủa Trung tâm hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc, Phó giám đốcphải xin ý kiến của Giám đốc trước khi quyết định

+Khi Giám đốc điều chỉnh sự phân công giữa các Phó Giám đốc, Phógiám đốc đang phụ trách công việc được điều chỉnh phải bàn giao nội dung côngviệc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho Phó Giám đốc được phân công tiếp nhận côngviệc đó và báo cáo Giám đốc

+ Quan hệ giữa các Phó giám đốc là quan hệ phối hợp Các Phó Giám đốclĩnh vực được sử dụng quyền hạn của Giám đốc, nhân danh Giám đốc khi giảiquyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và tự chịu trách nhiệm vềquyết định của mình

Các Trưởng phòng chuyên môn gồm 6 người:

- Liên đới chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách lĩnhvực về công việc đã phân công hoặc uỷ quyền cho Phó trưởng phòng;

- Phân công rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của Trưởng phòng, Phó trưởngphòng và từng cán bộ, viên chức trong phòng;

- Xây dựng nội dung, kế hoạch, chương trình công tác của phòng và chủđộng tổ chức triển khai thực hiện theo kế hoạch và theo nhiệm vụ phát sinh đượcgiao; hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, viên chức trong phòng thực hiện nhiệm vụ;kịp thời điều chỉnh, phối hợp, giúp đỡ để cán bộ, viên chức hoàn thành nhiệmvụ;

- Chủ trì phối hợp với các phòng khác khi thực hiện nhiệm vụ của phòng,sau khi có ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực;

- Hàng tuần tổng hợp các công việc đã và đang giải quyết bằng văn bản báocáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và báo cáo các ý kiến khác nhau giữa cácphòng (nếu có) để Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực quyết định; không chuyểncông việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng mình sang phòng khác; khônggiải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng khác;

- Có trách nhiệm cung cấp số liệu, tham gia góp ý kiến hoặc theo dõi, đốnđốc, hướng dẫn thực hiện các nội dung có liên quan đến ngành, đến cấp thuộcnhiệm vụ của phòng tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu;

- Khi đi vắng phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và uỷ quyềncho Phó phòng quản lý, điều hành Vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày làm việc trởlên phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực bằng văn bản và chuyển lạicho phòng Hành chính tổng hợp để tổng hợp, theo dõi Phó phòng được uỷ

quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Giám đốc, Phó Giám đốc phụtrách lĩnh vực và trước pháp luật về hoạt động của phòng trong thời gian được

uỷ quyền và phải báo cáo kết quả công tác khi Trưởng phòng có mặt tại phòng;

- Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra, ký tắt và chịu trách nhiệm về nộidung dự thảo văn bản thuộc lĩnh vực công tác của phòng trước khi trình Giámđốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực ký

- Kế toán trưởng ngoài trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng, đồngthời thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kế toán trưởng theo quyđịnh hiện hành

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụtrách phân công

3.3) Các Phó trưởng phòng:

- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công táccủa phòng; Chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềthực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thuộc lĩnh vực công tác đã đượcTrưởng phòng phân công hoặc uỷ quyền; Chủ động nghiên cứu, tham mưu vềlĩnh vực chuyên môn được phân công;

- Phó Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng về dự thảo các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân côngtrước khi Trưởng phòng ký tắt trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụtrách lĩnh vực phân công

3.4) Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo (Xem Phụ Lục 1)

3.1 Phòng hành chính tổng hợp

3.2 Phòng tài chính kế toán

3.3 Phòng kế hoạch đào tạo

3.4 Phòng nghiên cứu khoa học và ứng dụng

3.5 Phòng khai thác dịch vụ

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và Đào tạo.

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.

1.1.1 Chức năng:

- Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung tâm trong côngtác tổng hợp, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, bảo vệ và lao động tiềnlương

- Văn phòng là nơi tổng hợp thông tin, dữ liệu trao đổi giữa ban lãnh đạovới các phòng ban khác, nơi giao tiếp đầu tiên giữa các cơ quan với khách đếnliên hệ công tác với cơ quan Chính vì vậy Trung Tâm nghiên cứu khoa học vàđào tạo luôn quan tâm tới công tác văn phòng, đề cao vai trò, tạo điều kiện thuậnlợi cho văn phòng Trung tâm để văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

- Tham mưu là hiến kế,kiến nghị , đề xuất , đưa ra những sang kiến khoahọc , phương pháp tối ưu giúp thủ trưởng cơ quan , đơn vị đặt ra được và tổchức được những phương án ,giải pháp , kế hoạch công tác ngắn hạn và dàihạn ,công tác hàng năm văn phòng Trung tâm tham mưu cho lãnh đạo trung tâmnhiều phương án như thực hiện thi giấy phép lái xe mô tô xe gắn máy trên máytính và được lãnh đạo trung tâm chấp thuận trình lên Sở giao thông vận tải và đãđược thực thi trên toàn thành phố qua đó tối ưu hóa được công tác thi tuyển vàhạn chế được những sai sót đáng tiếc

- Hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ

cơ quan , với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng bảo đảm vậnhành bình thường của Trung tâm và muốn vận hành được phải có phương tiện ,điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết Ví dụ như cuộc thi tay lái giỏi ngành giaothông được tổ chức tại trung tâm nhờ có văn phòng luôn làm đầy đủ công tácchuẩn bị về hậu cần, trang thiết bị , bố trí vật tư vẽ đường nên hội thi diễn ra tốtđẹp không có những thiếu sót đáng tiếc

1.1.2) Nhiệm vụ:

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong công tác tổng hợp các mặt công tác

của Trung tâm, thực hiện chế độ báo cáo theo quy định Kiểm tra thể thức cácloại văn bản ban hành trong và ngoài cơ quan

- Tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong công tác tổ chức, sắp xếp, quản lýnhân sự, quy hoạch cán bộ, quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và phát huynăng lực làm việc của từng cá nhân cho phù hợp với điều kiện của từng phòng, bộphận

- Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng kỷ luật của Trung tâm

- Thực hiện công tác quản lý lao động về việc chấp hành ngày công, giờcông, đảm bảo chế độ chính sách về tiền lương, về chế độ BHXH, BHYT,BHTN và các chế độ chính sách khác theo đúng quy định của Nhà nước

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong công tác đào tạo bồi dưỡng chuyênmôn, lý luận chính trị cho cán bộ, viên chức; thực hiện các quy định về khenthưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quychế của cán bộ, viên chức trong toàn Trung tâm

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu của đơn vị theo đúngquy định của nhà nước, hướng dẫn các cá nhân, tổ chức khi đến cơ quan liên hệcông tác

- Quản lý, giám sát toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, thiết bịphục vụ hoạt động của Trung tâm Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc mua sắm,sửa chữa trang thiết bị của Trung tâm

- Bố trí phương tiện, thiết bị phục vụ Lãnh đạo Trung tâm, các phòngnghiệp vụ theo yêu cầu công tác

- Tổ chức phục vụ các hội nghị, giao ban cơ quan, khai giảng, bế giảng lớphọc, thực hiện công tác tạp vụ, bảo vệ tài sản của cơ quan, phương tiện của họcviên và nhân dân khi đến liên hệ và học tập tại Trung tâm Thực hiện công tácphòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai của cơ quan

- Phối hợp các phòng nghiệp vụ tổng hợp, lập báo cáo định kỳ hay đột xuấtcho lãnh đạo trung tâm và cấp trên khi có yêu cầu

- Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, phục vụ hội nghị

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác và lịch công tác của

Trung tâm.

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao

1.1.3) Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp (Phụ lục 2)

2 Xây dựng bản mô tả công việc

1 Nhiệm vụ và trách nhiệm

- Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Trung tâm nghiên cứu khoahọc và đào tạo Giám đốc Trung tâm và trước Pháp luật về việc tổchức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn

bộ hoạt động của Phòng

- Trực tiếp quản lý cán bộ, công chức của Phòng trong việc thực hiệnnhiệm vụ và thực hiện Luật cán bộ, công chức

- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, công chức

- Là khâu nối các mối quan hệ công tác với các phòng ban, đơn vịthuộc Trung tâm

2 Tiêu chuẩn

2.1 Trình độ học vấn chuyên môn:

- Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính luật trở lên

- Vi tính văn phòng tương đương trình độ B trở lên

- Tiếng Anh trình độ B trở lên theo khung tham chiếu Châu Âu

2.2 Kỹ năng:

- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

- Kỹ năng lập kế hoạch

- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

- Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Kỹ năng làm việc độc lập

2.3 Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

2.4 Phẩm chất cá nhân:

- Có khả năng chịu áp lực cao

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Độc lập và sáng tạo trong công việc

III Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

- Tham mưu là hiến kế,kiến nghị, đề xuất, đưa ra những sáng kiến khoahọc , phương pháp tối ưu giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị đặt ra được và tổchức được những phương án giải pháp tối ưu Văn phòng Trung tâm có chứcnăng tổng hợp, tham mưu đắc lực cho lãnh đạo trong việc xây dựng , tổ chứcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiệncác quyết định của lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điềuphối công việc hàng ngày của cơ quan

- Chức năng tham mưu của phòng Hành chính-Tổng hợp được khẳng địnhtrong hoạt động thực tế và được quy chế hóa trong các văn bản quan trọng củaphòng Hành chính-Tổng hợp.Công tác tham mưu của phòng Trung tâm có vaitrò đặc biệt quan trọng

- Tham mưu, đề xuất của văn phòng trong tổ chức điều hành công việccủa lãnh đạo Trung tâm, tham mưu đề xuất trong xây dựng ban hành văn bản tổchức thực hiện các quyết định, hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt độngkhác nhau của cơ quan,tham mưu trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp, kế hoạchtài chính, kế toán, tài sản, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Để tham mưu có

chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng, cần có năng lực chuyên môn, nghiệp

vụ, phải có trình độ, tri thức và hiểu biết xã hội để nắm rõ tình hình thực tế,thông tin về mọi mặt về vấn đề tham mưu, đề xuất

Ví dụ : Phòng Hành chính-Tổng hợp với những cá nhân xuất sắc đã tìmtòi, đi thực tế, rút kinh nghiệm và đưa ra được việcthực hiện thi giấy phép lái xe

mô tô xe gắn máy trên máy tính và được lãnh đạo trung tâm chấp thuận trình lên

Sở giao thông vận tải và đã được thực thi trên toàn thành phố qua đó tối ưu hóađược công tác thi tuyển và hạn chế được những sai sót đáng tiếc

- Giúp việc, đảm bảo hậu cần thể hiện vai trò đắc lực, không thể thiếu củavăn phòng, cụ thể hơn là : Tính toán chính xác các nguồn lực như lao động cơ sởvật chất, kỹ thuật, thời gian và phải dự tính được hậu quả rủi ro và dự trùphương án thay thế Văn phòng đóng một vai trò mật thiết trong việc tham mưucho Trung tâm cũng như lãnh đạo cùng với các đơn vị, phòng ban khác thuộcTrung tâm, đảm bảo công tác hậu cần để Trung tâm thực hiện chức năng quản lý

về công tác điều hành giao thông vận tải và nghiên cứu khoa học theo sự hướngdẫn của Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội

Ví dụ: Về đi lại, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, chức hội nghị,

sự kiện Văn nghệ, gặp mặt thường kỳ, Hội họp, Hội thảo,y tế, khánh tiết cơ quanVăn phòng Trung tâm đều làm đầy đủ tốt đẹp

Văn phòng Trung tâm đã xây dựng các văn bản về quy chế văn hóa công

sở và nội quy cơ quan

Kiểm tra, đề xuất và đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng cũng như điều kiệnlàm việc tốt nhất cho cán bộ, lãnh đạo trong Trung tâm

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan (Xem Phụ Lục 3)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được tham gia (xem phụ lục 4)

Lập hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông thành phố Hà Nội lần thứ 4

Hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông gồm có Mục lục văn bản hồ

sơ hội nghị bao gồm:

về việc thực hiện Hội nghị phổ biến an toàn giao thông

lãnh đạo Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

Trung tâm

thông thành phố Hà Nội

nghị phổ biến an toàn giao thông

bài xuất sắc gửi về cuộc thi an toàn giao thông của Uỷ ban antoàn giao thông Quốc gia

thông

cứu khoa học và đào tạo

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trung tâmNghiên cứu khoa học và đào tạo ( Xem phụ lục 5)

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dàingày, ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể Vì vậy, chuyến đi công tác củalãnh đạo được cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp tổ chức chuẩn bị chu đáo

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,liên hệ nơi lãnh đạo tới công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm

vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và tài liệu có liên quan;kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hìnhhoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.

Văn hóa công sở là đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động củaTrung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo; xây dựng phong cách ứng xử chuẩnmực của cán bộ trung tâm, hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn vững vàng Quy chế vănhóa công sở tại Trung tâm dựa theo quy chế văn hóa công sở của Sở giao thôngvận tải Hà Nội đã đáp ứng nhu cầu xã hội và được sự đồng tình của cán bộ côngchức trong toàn cơ quan.Văn hóa ứng xử trong giao tiếp là một trong những yếu

tố phản ánh trình độ văn hóa của một cơ quan, tổ chức và cá nhân Trình độ vănhóa lại là một trong những thước đo đặc biệt để đánh giá giá trị của một cá nhânhay cộng đồng Mặt khác, văn hóa ứng xử cũng là biểu hiện gây ấn tượng tốthoặc không tốt tới cách nhìn của nhân dân, của đối tác và của cơ quan cấp trênđối Trung tâm

Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của Sở giao thông vận tải thành phố HàNội, cũng như tình thần quyết tâm, sự nhiệt tình hưởng ứng văn hóa công sở.Cán bộ công chức, viên chức, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo đã đạtđược những thành tích to lớn như:

- Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân : cán bộ công chức trong Trungtâm luôn có thái độ ứng xử nhã nhặn, lắng nghe ý kiến , giải thích tận tình,hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan tới thủ tục thi sát hạch lái xe.Đối với đối tượng tới làm việc là người nước ngoài cán bộ chỉ bảo tận tìnhhướng dẫn và phổ biến Pháp Luật Việt Nam về Giao thông đường bộ và nhậnđược thái độ phản ánh tích cực và làm bạn bè Quốc tế có con mắt nhìn nhận vềViệt Nam là một đất nước hiếu khách, con người thân thiện Không có thái độphiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách nhân dân

- Đối với cán bộ, công chức, viên chức có thái độ lịch sự, tôn trọng, ngôn

ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói quát nạt.

- Đối với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức có thái độ trung thựcthân thiện, hợp tác Khi giao tiếp qua điện thoại , cán bộ, công chức, viên chứcxưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung, vào nộidung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột

- Đối với trang phục, nghi lễ văn hóa công sở đều thực hiện nghiêm túc

- Lãnh đạo và các trưởng phòng, đơn vị sự nghiệp đấy mạnh công táctuyên truyền phổ biến, quán triệt Quy chế cho tới từng cán bộ, công chức, viênchức, đề cao ý thức gương mẫu chấp hành của những cán bộ quản lý ở tất cả cáccấp, không nên và không thể có những trường hợp ngoại lệ, đặc cách Nghiêmkhắc trừng trị những người làm sai, làm trái đối với quy định được ban hành ra

- Trong Trung tâm còn tồn tại một số cán bộ công chức sử dụng ngôn ngữgiao tiếp với nhân dân không được rõ ràng, đặc biệt trong việc giải thích, hướngdẫn cụ thể các quy định liên quan tới những quy định về thi tuyển và sát hạch lái

xe mới do Bộ Giao thông vận tải và Sở giao thông vận tải Hà Nội ban hành

-Trong quy chế Trung tâm quy định công chức phải đeo thẻ ghi rõ họ tên,chức vụ, cơ quan nhưng thói quen đeo thẻ vẫn chưa được nhiều cán bộ nhânviên thực hiện nghiêm túc

- Bằng những thành quả đạt được của Trung tâm Nghiên cứu khoa học vàđào tạo, đã góp phần tăng cường, giáo dục phẩm chất đạo đức, lối sống, phongcách làm việc có trách nhiệm, có một mô hình văn hóa công sở đáng được tuyêndương tới các đơn vị khác trong toàn thành phố Hà Nội và các công sở các địaphương khác các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại nơi làm việc đượcthực hiện tốt tránh được tình trạng quan liêu, tiêu cực, cửa quyền, hạch sách,sách nhiễu nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức; góp phần xây dựng hìnhảnh đẹp của cơ quan và hình ảnh tốt đẹp, cái nhìn thiện cảm của nhân dân, bạn

bè trong nước và quốc tế đối với Thủ đô Hà Nội

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Văn thư là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính-Tổng Hợp, Trung tâm

Nghiên cứu khoa học và đào tạo Mọi hoạt động chịu sự quản lý và giám sát, chỉđạo của Phòng Hành chính-Tổng Hợp Cơ cấu tổ chức gồm có hai đồng chí:

- 01 Chuyên viên văn thư;

- 01 Nhân viên văn thư;

Bộ phận Văn thư được trang bị đầy đủ máy móc trang thiết bị cơ sở vậtchất kĩ thuật hiện đại

Công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng trong tổ chức Trung tâm, baogồm các công việc sau đây:

- Tổ chức tiếp nhận văn bản, gửi đến Sở giao thông vận tải Hà Nội,UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố, theo dõi và tổng hợp kếtquả xử lý văn bản của các chuyên viên, đơn vị thuộc Trung tâm Nghiên cứukhoa học và đào tạo

- Xây dựng ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánhmáy in ấn và sao các văn bản, trình ký và ban hành văn bản

- Quản lý và tổ chức việc phát hành các văn bản của Trung tâm, Giámđốc Trung tâm,Trưởng Phòng Hành chính-Tổng Hợp theo quy định, bảo đảmcác văn bản ban hành đúng về hình thức, thể thức văn bản, đăng ký và giải quyếtvăn bản đến, văn bản đi

- Chủ trì cập nhật văn bản ban hành của Phòng Hành chính-Tổng Hợpvào Sổ tay công vụ điện tử Trung tâm; quản lý, cung cấp văn bản điện tử theoquy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm nghiên cứu khoa học

*Ưu điểm:

- Công tác văn thư đã hoàn thành tương đối tốt các khâu nghiệp vụ, cũngnhư nhiệm vụ mà ban lãnh đạo Trung tâm giao phó;

- Trình độ cán bộ văn thư đáp ứng chuyên môn đầy đủ 02 cán bộ văn thưđều có trình độ đại học, phẩm chất tốt phục vụ kịp thời cho cho mọi hoạt độngvăn thư của cơ quan;

- Trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ tốt cho việc lưu chuyển,cập nhật thông tin và bảo tài liệu, con dấu, hồ sơ được tốt

- Tổ văn thư được bố trí trong cùng phòng Hành chính-Tổng hợp cho nêncông việc được thuận lợi

*Nhược điểm

- Đối tượng tới làm việc làm thủ tục giấy tờ có rất nhiều là các công dânnước ngoài, sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau trong khi đó trình độ của cán bộvăn thư chỉ đáp ứng được ngoại ngữ là Tiếng Anh cho nên nhiều khi các vănbản, giấy tờ được dịch và giao tiếp biểu đạt với người nước ngoài còn khó khăn

- Khối lượng công việc của Trung tâm là lớn trong khi chỉ có 02 cán bộlàm việc cho nên chưa đáp ứng được khối lượng công việc

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư của cơ quan là một công đoạn, công việc không thểthiếu được đối với cơ quan tổ chức, trong đó Trung tâm Nghiên cứu khoa học vàđào tạo là vô cùng quan trọng vì mọi hoạt động của Trung tâm đều tiến hànhlàm việc qua giấy tờ, sổ sách Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp là người trựctiếp giúp giám đốc Trung tâm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơquan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học vàđào tạo Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp phải trực tiếp chỉ đạo và thực hiệntốt về các hoạt động, giải quyết những công việc trong phạm vi quyền hạn củamình được cấp trên giao phó

- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp xem xét toàn bộ văn bản đếnđểphân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạovề những công việcquan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được lãnh đạo giao ký nhữngvăn bản do phòng Hành chính-Tổng hợp trực tiếp ban hành;

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp giao cho cấp phó hoặc cấp dướicủa mình thực hiện một số nhiệm vụ trong quyền hạn của mình

-Trong nhiều trường hợp cụ thể, có thể lãnh đạo cơ quan giao cho thực hiệnnhững công việc chuyên trách của văn thư

Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, Trưởng phòng Hànhchính-Tổng hợp đã làm rất tốt những việc được giao phó và chỉ đạo tỉ mỉ chocác chuyên viên và nhân viên văn thư thực hiện đúng theo quy định về văn thư

và Trung tâm rất ít khi xảy ra lỗi lầm về công tác văn thư

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình hoạt động và để đảm bảo tốt cáctài liệu văn bản, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo có kho lưu trữriêng Mặc dù cơ sở vật chất khi Trung tâm mới thành lập còn hạn chế, nhưngphòng kho lưu trữ của Trung tâm vẫn tổ chức bảo quản tốt các tài liệu lưu trữ vàphân công cán bộ chuyên trách để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả; cán bộlưu trữ được đào tạo bồi dưỡng qua lớp Đại học chuyên ngành Lưu trữ Công tácvăn thư bao gồm các nghiệp vụ sau

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Thu thập tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan, giải quyết tài liệu tồnđọng tổ chức chỉnh lý kỹ thuật đối với khối lượng tài liệu này ở cơ quan đơn vị

và thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn, quá hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành

đúng kỹ thuật và chính xác Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quytrình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:

1 Phân loại tài liệu

2 Lập hồ sơ

3 Biên mục phiếu tin

4 Hệ thống hóa hồ sơ

5 Biên mục hồ sơ

6 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu

7 Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

8 Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp

9 Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong cáccặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việctra tìm và nghiên cứu tài liệu

Quá trình bảo quản tài liệu, văn kiện được thực hiện theo Nghị định củaChính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; ngườiđứng đầu cơ quan, văn phòng, tổ chức, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện côngtác bảo quản tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:

Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Thông báo tài liệu lưutrữ, tổ chức phòng đọc tài liệu, triển lãm tài liệu

Tuy có sự chỉ đạo rất tích cực của lãnh đạo phòng Hành chính-Tổng hợp và

bộ phận lưu trữ, nhưng do khối lượng công việc lớn bộ phận lưu trữ chỉ có 01 người

và cơ sở vật chất kĩ thuật khi mới thành lập còn thiếu thốn, hạn chế, việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được triển khai tạiTrung tâm Nguyên nhân do kinh phí do Sở giao thông vận tải Hà Nội và UBNDthành phố Hà Nội cung cấp còn hạn chế, đến công việc còn đọng, hiệu quả công việccòn chưa cao và chưa chính xác Cần giải quyết nhanh chóng để phục vụ tốt quátrình bảo quản hồ sơ tài liệu, và quá trình công tác của lãnh đạo

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm.

1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

Thứ năm

55/03/2015

Sáng 8h00

Chiều 14h00

1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KH&ĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày tháng năm 20

KẾ HOẠCHCÔNG TÁC THÁNG TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

II NỘI DUNG CÔNG TÁC;

1 Những nhiệm vụ được giao; (Theo nhiệm vụ của năm)

Nơi nhận:

- Sở giao thông vận tải để bc

- Giám đốc, phó giám đốc Trung tâm

- Trưởng các đơn vị, phòng ban

- Lưu: VT.HCTH

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

ĐẶNG TRẦN MÙI

1.3 Mẫu kế hoạch công tác tháng Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KH&ĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày tháng năm 20

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

II NỘI DUNG CÔNG TÁC;

2 Những nhiệm vụ được giao;

Nơi nhận:

- Sở giao thông vận tải để bc

- Giám đốc, phó giám đốc Trung tâm

- Trưởng các đơn vị, phòng ban

- Lưu: VT.HCTH

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

ĐẶNG TRẦN MÙI

2 Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KH&ĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /QĐ-TTNCKH&ĐT Hà nội, ngày tháng năm 20

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO

- Căn cứ Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Uỷban Thường vụ Quốc Hội về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chínhphủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủQuy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

- Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Căn cứ Quyết định số 17/2008/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 của UBNDThành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Sở Giao thông vận tải Thành phố Hà Nội;

- Căn cứ Quyết định số 3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của UBNDThành phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đàotạo

- Xét đề nghị của, Trưởng phòng Hành Chính-Tổng Hợp

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư và

lưu trữ của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3.Trưởng phòng Hành Chính-Tổng Hợp, Trưởng các phòng chuyên

môn cơ quan thuộc Trung tâm, Cán Bộ Công Chức, viên chức và người lao độngTrung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyếtđịnh này./