Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND UBND quận tây hồ

Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ...16 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan...17 3..

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ 3

1.1 Chức năng: 3

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 5

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ 9

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 9

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể; 9

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu, nhược điểm 11

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ 13

1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ 14

2 Khảo sát về công tác văn thư 16

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 16

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 17

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18

3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ .21

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm 23

2 Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 43

3 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan 47

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 49

5Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 52

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 54

I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 54

1 Công tác văn phòng 54

2 Công tác văn thư, Lưu trữ 55

2.1 Công tác văn thư: 55

2.2 Công tác lưu trữ: 56

II ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 56

LỜI CẢM ƠN 59

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều cócông tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòngluôn giữ vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vịlàm công tác văn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu Họ là cầu nối giữa cấptrên và cấp dưới giữa lãnh đạo và quần chúng nhân dân

Hòa cùng với sự phát triển của Thế giới và xu hướng hội nhập kinh tếQuốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự khẳng định là một ngành đầytriển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính tại các cơ quan, tổ chức

Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnhvực chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơnnữa về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốtcông tác hành chính trong các cơ quan, tổ chức Đây cũng là vấn đề được tất cảcác tầng lớp trong xã hội quan tâm

Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh,sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động,sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng

và hiệu quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhânlực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và củađất nước trong thời gian tới

Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, trường đại học Nội vụ Hà Nội

đã đạt được thành tích to lớn về quy mô, số lượng, chất lượng học tập và giảngdạy: Đào tạo được hàng ngàn cán bộ Văn thư- Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quảntrị văn phòng, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực… đang làm việc trên phạm vitoàn quốc Hàng năm, trường đã tiếp nhận hàng trăm học sinh- sinh viên bao gồm

hệ chính quy và hệ vừa học vừa làm vào nhập học

Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tạicác cơ quan Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹnăng đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp Từ đó, sinhviên có thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản than trong môi trường làmviệc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn

Xu hướng trong tương lai ngành Quản trị văn phòng sẽ phấn đấu trở thànhngành hàng đầu trong nền kinh tế, khẳng định được vị trí của mình.

Được sự đồng ý của trưởng khoa Quản trị văn phòng : Nguyễn MạnhCường, Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Vănphòng Hội đồng Nhân dân- Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ em được thực tập tạiVăn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ từ ngày 09 tháng 3 năm 2015 đếnngày 29 tháng 4 năm 2015 Tuy đây là lần thứ 2 em được đi kiến tập và thực tập ởngoài cơ quan nhưng do đặc thù mỗi cơ quan là không giống nhau nên có nhiềuđiều bỡ ngỡ, thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so vớikiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tìnhcủa Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ và cácphòng ban có liên quan đã tạo điều kiện cho em học hỏi, hoàn thành kỳ thực tập vàbài báo cáo này

Song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực

tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những thiếusót Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bản báo cáo của em được đầy đủ và hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Phượng

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY

BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

HĐND-Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 nawmm 2003 thìchức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây

Hồ được quy định như sau:

1.1 Chức năng:

HĐND- UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là

cơ quan Hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm

vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quanquản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnhvực cụ thể là:

-Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp,văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí, công nghệ môitrường…

-Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợpvới các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế

và các khoản thu khác

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên

UNDN quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhànước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủcủa nhân dân địa phương

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBNDquận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003 Cụ thể là:

-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninhquốc Ư\hòng dài hạn và hàng năm của quận Xây dựng kế hoạch đầu tư và xâydựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua, quyếtđịnh, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;

-Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng,thông qua các báo cáo khác của UBND Quận trước khi trình HĐND Quận;

-Xây dựng quy chế làm việc của UBND Quận, công tác tổ chức bộ máy vàthực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBNDQuận trực tiếp quản lý;

-Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt

do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND vừa là cơquan chấp hành của HĐND và UBND Quận là cơ quan Hành chính Nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của

cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp ( Theo điều 2 Luật

tổ chức HĐND và UBND)

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó chủtịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc được thể hiện qua:

UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND

và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệthống các thành viên, các phòng ban, được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Mỗithành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được phâncông trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố,Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan Nhà nước cấp trên

*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 1 ).

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

cơ quan thực tập

Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ

* Chức năng của văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyênmôn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội

Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất thammưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chức năng này đượcthể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND; Chuẩn bịbáo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung và hình thứctrong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành văn bản của cơquan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…

-Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều kiện

về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm đạtđược mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà nướcquản lý cấp trên giao cho

*Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ:

+Nhiệm vụ:

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm củaThường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBNDquận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBNDquận Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thànhphố, HĐND quận;

Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBNDquận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;

Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản,chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;

Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;

Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực hiệnQuyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một cửa’’ tại cơ quanHành chính Nhà nước ở địa phương

Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;

Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của

tổ chức công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban,ngành và UBND quận; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của Thườngtrực HĐND, UBND quận;

Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trựcHĐND, UBND quận, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vậtchất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lýtài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, banchuyên môn thuộc UBND quận;

Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác của Quận ủy, Ủyban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân quận, các đơn vị trong và ngoàiQuận, các quan hệ đối nội, đối ngoại Thường xuyên giữ mối quan hệ phối hợp

công tác với Văn phòng Quận ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt độngchung của lãnh đạo quận;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các phường

có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận

và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận;Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBNDquận;

Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo Quyđịnh của Pháp luật;

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND quận (Phụ lục 2)

* BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;

- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính; thammưu, tổng hợp Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp;

Kế toán – thủ quỹ;

- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng lực,trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn Quận,phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND Quận Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạocủa Thường trực HĐND và UBND Quận;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, độtxuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội,Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố;

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo củaUBND Quận;

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND Quận;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh giákết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

+ Quyền hạn:

- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản

- Làm chủ tài khoản của Văn phòng

- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của Văn phòng

+ Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;

- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhànước

- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước

- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị

- Có khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kếhoạch;

- Có khả năng giao tiếp tốt;

- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác Văn phòng

- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể;

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, có chức năng thammưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và đảmbảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

* Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

Trong công tác tham mưu tổng hợp thì văn phòng HĐND và UBND quậnTây Hồ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng

Nhìn chung công tác tha mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đốitốt, văn phòng luôn thực hiện tốt công việc được giao.

Thật vậy, văn phòng đã nghiên cứu đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổchức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơquan

Ví dụ: Văn phòng đã tổng hợp ý kiến từ các đơn vị trong cơ quan, thu thập

kế hoạch công việc của từng đơn vị cụ thể để xây dựng lịch công tác tuần choc ơquan

Mặt khác công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng còn được thể hiện khá

rõ nét trong việc tham mưu các ý kiến trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hộithảo để giúp thủ trưởng cơ quan đưa ra các biện pháp để thực hiện cho phù hợpvới nội dung cuộc họp cũng như điều kiện hiện có của cơ quan

Bên cạnh đó văn phòng còn thu thập và xử lý thông tin giúp thủ trưởng cơquan đưu ra các quyết định quản lý đúng đắn

Thông tin có vai trò quan trọng đối với điều hành quản lý, có vai trò quantrọng trong công tác lãnh đạo, điều hành, giải quyết công việc cho lãnh đạo Chính

vì vậy mà văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã nỗ lực hết mình để hoànthành tốt trong việc thu thập và xử lý thông tin Thông tin có thể giúp thủ trưởng

cơ quan kiểm soát được công việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từnglao động, từng đơn vị trong cơ quan

Công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng được thể hiện khá rõ nét trongviệc Xây dựng chương trình và báo cáo thực hiện chương trình công tác dài hạn, 1năm, 6 tháng

Văn phòng HĐND và UBND đã đóng góp ý kiến để thủ trưởng cơ quan racác quyết định để điều hành cơ quan, mặt khác văn phòng còn tham mưu cho lãnhđạo trong công tác sử dụng cán bộ hợp lý và công tác thi đua khen thưởng

Có thể nói rằng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp thì vănphòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đóng vai trò quan trọng, giúp thủ trưởng cơquan tìm ra các quyết định tối ưu nhất trong hoạt động quản lý của cơ quan

Hàng năm Văn phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các vănbản chỉ đạo, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý củaHĐND và UBND Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động

của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý Tham mưutrong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của

cơ quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các Quy chế như:Quy chế làm việc, quychế hoạt động của Quận ủy, quy chế công tác văn thư lưu trữ…., mỗi phòng, banđều có quy chế riêng cho mình

*Thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần

Thuộc công tác này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến vớithủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiếncủa thủ trưởng có ý kiến phê duyệt.Văn phòng trực tiếp mua sắm, quản lý, tổ chức

sử dụng toàn bộ taì sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan

Ví dụ: Trong chuyến đi công tác cuả thủ trưởng cơ quan vừa rồi thì vănphòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ đã chuẩn bị tài liệu phục vụ chuyến đi củalãnh đạo

Ngoài ra để thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần thì vănphòng còn quản lý xe cộ, phương tiện đi lại, phòng làm việc

Trong đợt nắng nóng vừu qua, do hệ thống điều hòa của Quận ủy đã bịxuống cấp nên văn phòng đã đề xuất, xin ý kiến lãnh đạo bảo dưỡng toàn bộ điềuhòa trong cơ quan để đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu, nhược điểm.

*Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 3).

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau mộtnhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…

*Nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác:

-Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ ha đầu tuần chuyên viên tổng hợp xin

lịch công tác của Thường trực HĐND, chủ tịch, các phó Chủ tịch, lãnh đạo vănphòng trong tuần đó, sau đó cán bộ tổng hợp lại gửi lại cho từng lãnh đạo

-Kế hoạch công tác tháng: là cụ thể hóa từng tháng, quý và những việc

hàng tháng Văn phòng HĐND – UBND Quận tổng hợp xây dựng chậm nhất làvào ngày 20 hàng tháng và có trách n hiệm trình Chủ tịch phê duyệt và thông báocho UBND Phường biết để thực hiện.

- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc trong

một năm, văn phòng HĐND-UBND Quận tổng hợp dự kiến kế hoạch công tácnăm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược văn bản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời

-Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủtrương chung của cấp trên, đề nghị của phó phòng UBND xây dựng Chương trìnhcông tác với trình tự: Các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác chovăn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơquan Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lầncuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên UBND,

cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường, thị trấn biết để thực hiện

*Đánh giá ưu điểm, hạn chế

+Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các phòng, ban,

đơn vị và các cá nhân thì tổng hợp ý kiến được chính xác và phù hợp với nhu cầucủa phòng, ban, đơn vị, cá nhân

Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, văn phòng UBND quận Tây

Hồ đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND quận trong việc xây dựng điều chỉnh

và đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận

Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND quận đượcbiết và thực hiện

Văn phòng đã tổng hợp , trình Chủ tịch UBND quận quyết định điều chỉnh,

bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành củaUBND quận

Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dungvăn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo

Đảm bảo đúng thời hạn trình

+ Hạn chế: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc

vào ý thức tự giác của con người

Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản ánh đúng thực

tế hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng

Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống chưathực sự phát huy tác dụng

Năng lực trình độ quản lý của đội ngủ cán bộ công chức chưa được cao.Chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, chưa thực sự phù hợpvới điều kiện thực tế

Như vậy chương trình công tác thực chất là một khôn mẫu Có thể nó phùhợp với ở cơ quan, tổ chức này nhưng chưa phù hợp với cơ quan khác Vì vậy,việc thực hiện chương trình công tác của UBND quận Tây Hồ không thể tráchkhỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề để các cá nhân, Lãnh đạo trongQuận xem xét và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm thúc đẩy cơ quan mìnhphát triển hơn nữa

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ

Trong thời gian thực tập tại HĐND và UBND quận Tây Hồ, tôi đã đượctham gia tổ chức Hội nghị công tác Đảng và chính quyền năm 2015 của UBNDquận

*Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan ( Phụ lục 4)

* Văn bản hồ sơ một Hội nghị

Mục lục văn bản Hồ sơ ‘chương trình đại hội công đoàn khóa VIII nhiệm kỳ

2015 – 2017” của HĐND và UBND quận Tây Hồ

1.Giấy mời

2 Kịch bản đại công đoàn văn phòng

3 Chương trình đại hội công đoàn khóa VIII nhiệm kỳ 2015-20137

4 Báo cáo của BCH Công đoàn Văn phòng HĐND và UBND khóa VII tạiđại hội Công đoàn Văn phòng lần thứ VIII

5.Báo cáo của Ban chấp hành Liên đoàn Lao động khóa V tại đại hội Đạibiểu công đoàn quận Tây Hồ lần thứ VIII

6 Phiếu bầu: Ủy viên BCH Công đoàn Văn phòng HĐND và UBND quận

7 Phiếu bầu Đại biểu chính thức dự Đại hội Đại biểu công đoàn quận Tây

12 Bài phát biểu của Ủy viên Ban chấp hành Công đoàn

1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

(Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan - Phụ lục 5 )

Tổ chức đi công tác là một hoạt động cần thiết và thường gặp trong các cơquan, tổ chức

Đi công tác có thể bàn bạc vấn đề, có thể ký kết hợp đồng cũng có thể là đểgiải quyết công việc cũng có thể là để trao đổi công việc

Cho dù đi công tác với mục đích như thế nào đi chăng nữa thì việc đảm bảochu đáo c ho lãnh đạo trước, trong và sau chuyến đi công tác là một trong nhữngcông việc mà văn phòng phải thực hiện

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ.

Trong đời sống xã hội, con người bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa trong đó họsống, bao gồm những giá trị, niềm tin, thái độ và những hành vi mong đợi Cũngnhư xã hội, ở phạm vi hẹp hơn, mỗi một cơ quan đều có những quy định riêng gọi

là văn hóa trong tổ chức Thực tiễn đã cho ta thấy được rằng văn hóa càng cao thìviệc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý càng đầy đủ và rõ ràng hơn, uy tíncủa bộ máy quản lý do đó cũng được nâng lên Vì thế ngày nay, việc xây dựng vàduy trì văn hóa tổ chức là vấn đề được quan tâm hàng đầu của tổ chức

Qua thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, theo đánh giá một cách khácquan về việc triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở của

UBND quận tương đối tốt Các cán bộ đều ý thức được rằng văn hóa công sở làmột nét văn hóa đẹp, là sự sang trọng tôn vinh con người nơi làm việc, mọi ngườiđều có trang phục và lễ phục phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan nhưng vẫntạo được tính nghiêm trang Có phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với vănhóa truyền thống.

-UBND quận Tây Hồ đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc vănhóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại, các quy định của pháp luật và mục đích,yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước

-Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của UBND quận, xâydựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức, có phẩmchất đạo đức tốt

-Văn hóa công sở luôn được thể hiện trên mọi phương diện, từ trang phụcđến lễ phục, cách giao tiếp mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với quản lý,với nhân dân

Tuyên truyền, vận động cán bộ công chức học tập và làm theo tấm gươngđạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm rõ ràng, cụ thể

Song song với việc triển khai thì UBND quận Tây Hồ đã thực hiện một cáchthống nhất như sau:

+Văn hóa trong giờ làm việc: Đi làm đúng giờ, không làm việc riêng tronggiờ làm trong phòng làm việc

+Văn hóa trong hội họp: Tổ chức hội họp và đến họp đúng giờ,giữ thái độtôn trọng, từ tốn, không làm việc riêng, không nói cquận riêng ảnh hưởng đến mọingười trong cuộc họp, không hút thuốc lá trong phòng họp

+Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: Giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồngnghiệp, với cán bộ, nhân dân đến liên hệ công tác Nói năng lịch sự, nhã nhặn, khitiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết công việc phải có thái độ hòa nhã,niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến

+Văn hóa trong giữ giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọn gang,ngăn nắp vệ sinh phòng làm việc Phòng làm việc có thùng đựng rác và bỏ rácđúng nơi quy định Thực hiện chế độ vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị làm

việc hàng ngày, hàng tuần Thực hành tiết kiệm điện, tắt điện trước khi ra về, laudọn bàn ghế, sắp xếp phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng.

Bên cạnh những mặt đã làm được thì UBND quận Tây Hồ còn một số hạnchế như: Chưa có đồng phục riêng của cơ quan, việc đeo thẻ khi vào cơ quan củacán bộ công chức không thường xuyên Đây là một mặt còn hạn chế của UBNDquận

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chohoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổchức.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhànước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý Có thể nói rằng đây là mộtmắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý Làm tốt công tác văn thư sẽ gópphần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất vàchất lượng

Nội dung công tác văn thư bao gồm:

-Xây dựng văn bản

-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bảnđến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

-Quản lý và sử dụng con dấu

Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào phạm

vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổchức công tác văn thư cho phù hợp Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chứccông tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp… Mỗihình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thểlựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan mình

Trong quá trình thực tập tôi thấy UBND quận Tây Hồ đã lựa chọn mô hình

tổ chức công tác văn thư tập trung

*Ưu điểm: UBND quận Tây Hồ áp dụng hình thức tập trung nên giải quyếtcông việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận tiện trongviệc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu

*Nhược điểm:

Do mỗi đơn có chức năng, nhiệm vụ riêng nên gây nhiều khó khăn trongviệc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.

Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức văn thưcủa UBND quận Tây Hồ có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư Do

đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng Kịpthời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơquan

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Vì công tác văn thư đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, bởi vậy mà rấtđược lãnh đạo cơ quan chú trọng

* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ đãđược thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật Chấp hành đúngNghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

-Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ ban hành các vănbản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên mônkhông được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thànhphần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày19/01/1011 của Bộ Nội vụ

Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi,văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Ngoài ra, với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan thì Quận Tây Hồ đã banhành Công văn số 705/UB_VP về việc thực hiện quy định về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản ngày 17 tháng 8 năm 2005 của UBND quận

-Kế hoạch số 27/KH-UBND về việc kiểm tra, hướng dẫn công tác Văn Lưu trữ tại các đơn vị, UBND các phường trực thuộc UBND quận

thư Kế hoạch số 41/KH-UBND về công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2015

-Kế hoạch số 33/KH-UBND về việc kiểm tra văn bản quy phạm pháp luậttrên địa bàn quận Tây Hồ năm 2015

- Quyết định số 1470/1998/QĐ-UBND về việc ban hành quy định về côngtác Văn thư- Lưu trữ

*Trong công tác quản lý giải quyết văn bản

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và ban hànhchuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc theoquy định Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký vào sổvăn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết kiệm đượcthời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài liệu lớn trongmột thời gian dài

*Trong công tác quản lý con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thực hiệnnghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 58/2011/NĐ-

CP của Chính phủ Con dấu UBND và của văn phòng được giao cho nhân viênvăn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, nhân viên văn thư được giao trách nhiệmthực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

-Không con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền trong cơ quan

-Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký hợp lệcủa người có thẩm quyền trong cơ quan

-Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung

-Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để trong tủ

có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn

*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành

Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thựchiện nghiêm túc theo quy định,

-Việc lập hồ sơ trước hết được thực hiện ở các phòng ban do các chuyênviên đảm nhiệm, vì vậy các chuyên viên khi lập hồ sơ sẽ hiểu rõ hơn về công việcmình phải làm và lập hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước

Bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đếnviệc tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học

và nhu cầu chính đáng của công dân Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan vềviệc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu của toàn xãhội Chính vì vậy mà công tác lưu trữ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng tronghoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thìviệc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết

Nhìn chung, công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện tốt,

đi vào nề nếp, khoa học, chất lượng và ngày càng được nâng cao

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo vănphòng được tiến hành nghiêm túc và rất được lãnh đạo quan quan tâm

*Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ:

Công tác này được hiện đúng theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001 về bảo vệ tài liệu Quốc gia

*Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng nên được tiến hànhđúng kỹ thuật và chính xác Đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụ chuyênmôn.Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán phòng lưu trữ tài liệucủa cơ quan được sắp xếp riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyên môn

Căn cứ vào thực tế của UBND quận có cơ cấu tổ chức trong từng thời giankhông ổn định, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức Theo đó, tài liệuđược chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức

Tài liệu của cấp trên gửi xuống để lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc có giátrị cao những taì liệu gửi đến để thông báo để biết những tài liệu có giá trị

Tài liệu cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị là những tài liệu

có giá trị

Tài liệu gửi đến để học tập, thông báo là những tài liệu không có giá trị.Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của UBND Quận Tây Hồ thực hiệntheo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho việc tìmkiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng

* Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật đểđảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác sử dụng tài liệu

Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ được bố trí ở tầng 4, với 2 kho rộngrãi và thoáng mát Có các giá và tủ đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và thuận tiệntrong việc tra tìm tài liệu

Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bịbìa hồ sơ, cặp, hộp, đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và các tác động của các yếu tốbên ngoài, phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín

Như vậy, ở UBND quận Tây Hồ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tương đốitốt, diện tích kho và lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêuchuẩn quy phương tiện báo cháy, chữa cháy, phương tiện bảo vệ, giá hộp cặpđựng tài liệu, bìa hồ sơ… Vệ sinh kho tang được thực hiện tốt, kho lưu trữ sạch sẽ

và thoáng mát đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc Với tất cả sự trang bị đócùng với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì giúp cho công tác chỉnh lýtài liệu lưu trữ được tốt hơn

* Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu

và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân

Tổ chức sử dụng tài liệu là một trong những công tác quan trọng nhất và mục tiêucuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin thành tư liệu bổ ích phục

vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế- khoa học – kỹ thuật

UBND quận Tây Hồ coi công tác tổ chức sử dụng tài liệu không chỉ phục vụtạm thời mà còn phục vụ lâu dài Không chỉ phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu củacán bộ nhân viên cơ quan mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các phường, các

cơ quan ngoài Quận đến khai thác với mục đích thiết thực

Tài liệu lưu trữ của UBND quận được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụngtài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các tài liệu mà độc giả đến khaithác hầu hết được cán bộ lưu trữ ghi lại có biên bản ghi nhận khai thác và sử dụng

Cán bộ lưu trữ UBND quận Tây Hồ đã giúp các phòng, ban chuyên môn tra cứumỗi năm khoảng 90 lượt người đến tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ

Hiện nay, số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các sách báo tham khảochưa phong phú vậy nên cũng gây nhiều hạn chế trong việc khai thác và sử dụngtài liệu của người nghiên cứu.

Độc giả chưa đánh giá hết được tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủđộng đến nghiên cứu, khi có công việc cần giải quyết thì mới tra tìm do đó chấtlượng sử dụng tài liệu chưa cao

Thật vậy, mặc dù công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ đã có một bướcphát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi UBND quận phải quan tâmhơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công tác lưutrữ để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ

3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ

*Ưu điểm

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinhkho lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ đảm bảo an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu Tổ chức khai thác

và sử dụng tài liệu lưu trữ khá hiệu quả

Thực hiện nghiêm chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm

và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo của các cấp, đặc biệtthực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm vớiUBND Thành phố

Được sự chỉ đạo của UBND Thành phố, UBND quận Tây Hồ đã từng bước

bố trí kinh phí, mua trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ

Với đội ngũ cán bộ công chức được bổ sung hàng năm và sắp xếp lại bố trícán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực trong công tác lưu trữ

Tuy được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị song những trang thiết bị này đã

hư hỏng cần được tu sửa và thay thế

Việc lắp đặt các trang thiết bị đòi hỏi tốn kém và hết nhiều chi phí

Những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác Lưu trữ:

-Quyết định số:1023/QĐ-UBND về việc ban hành danh mục các cơ quanthuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ cơquan

-Kế hoạch số:131/KH-UBND về việc kiểm tra công tác cải cách hành chính,công tác ban hành văn bản, văn thư lưu trữ năm 2015

-Kế hoạch số:98/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcác cơ quan Nhà nước trên địa bàn Quận Tây Hồ đến năm 2010, định hướng đếnnăm 2015

-Kế hoạch số:145/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin UBNDquận Tây Hồ năm 2010

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm.

1.1 Lịch công tác tuần của UBND quận Tây Hồ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Tây Hồ, ngày… tháng … năm …

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN (T ngày 06/4 đ n ngày 10/4/2015) ừ ngày 06/4 đến ngày 10/4/2015) ến ngày 10/4/2015)

Mời: đ/c Sơn – PCT UBND quận;

TT các đơn vị: LĐTB&XH, Công an, Trung tâm Y tế

Phòng 701 trụ sở UBND thành phố, số 12 Lê Lai -

9h00 - Họp giao ban UBND quận Đ/c Quang Các đ/c Phó chủ tịch UBND quận; Chánh, Phó vănphòng HĐND và UBND quận Phòng họp số 2 tầng 2 Văn phòng chuẩn bị9h00 - Họp giao ban thường trực HĐND quận Đ/c Thắng Các đ/c TT HĐND quận; Trưởng, Phó 02 Ban;Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND quận Phòng họp số 1 tầng 2UBND quận Văn phòng chuẩn bịChiều: 15h00

- Ban thực hiện cưỡng chế thu hồi dất quận tổ chức đối thoại, vận dộng đối với

03 trường hợp có đất bị thu hồi thực hiện

dự án Xây dựng HTKT đấu giá QSDĐ nhỏ lẻ xen kẹt tại tổ 14 cụm 2 phường Phú Thượng

Đ/c Tuấn Theo Giấy mời Phòng họp số 1 tầng 2

UBND quận

Ban BTGPMB quận chuẩn bị

Thứ 3

07/4

Sáng: 8h00

- Dự Hội nghị tiếp xúc cử tri chuyên đề

“Việc thực hiện các quy định của pháp luật về phí, lệ phí trên đị bàn Thành phố

Hà Nội” của Đoàn đại biểu Quốc hội TP

Đ/c Sơn Thủ trưởng các đơn vị: VH&TT, TN&MT, QLĐT,

Ban BTGPMB, BQLDA quận; Lãnh đạo UBND phường Nhật Tânl sư trụ trì chùa Tảo Sách

Tại chùa Tảo Sách Lịch thay Giấy mời

BQLDA, UBND P.Nhật tân chuẩn bị

8h30 Họp Hội đồng BTHT&TĐC dự án cảitạo mương thoát nước (dự án II), phường

Bưởi

Đ/c Tuấn Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; đ/c Lãnh

đạo UBND phường Bưởi Phòng làm việc của banBTGPMB quận Lịch thay GM BanBTGPMB quận

chuẩn bị 8h30 Họp Hội đồng BTHT&TĐC dự án công

viên cây xanh, nhà điều hành phường Quảng An

Mời: đ/c Sơn – PCT UBND quận; các đ/c thành viên BCĐ Phòng họp Ban Thườngvụ QU

Họp Hội đồng BTHT&TĐC dự án đô thị liên danh số 14 Thụy Khê, phường Thụy Khê

Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; đ/c Lãnh đạo UBND phường Thụy Khê

Phòng làm việc của ban BTGPMB quận

Lịch thay Giấy mời ban BTGPMB quận chuẩn bị

án, dự thảo nghị quyết chuyên đề lĩnh vực văn hóa – xã hội

Mời: TT HĐND quận; Trưởng, phó ban KT-XH HĐND quận

Khu sinh thái Hoàng Long, quận Thạch Thất,

Hà Nội

Văn phòng bố trí xe

8h30

Họp giao ban quý I năm 2015 của BCĐ

138 quận Đ/c Phượng Thành viên BCĐ và Tổ giúp việc BCĐ 138 quận;đ/c Chủ tịch UBND – Trưởng công an – Trưởng

Ban BVDP các phường

Tại trụ sở UBND phường Nhật Tân Công an quận,UBND phường Nhật

Tân chuẩn bị, Văn phòng bố trí xe 8h30 Dự Hội nghị công tác khoa giáo quận Mời: đ/c Sơn – PCT UBND quận và theo Giấy mời Phòng họp BCH tầng 4CQQU

- Họp giao ban tiến độ GPMB, thi công

dự án mở rộng đường ngõ 124 Âu Cơ, phường Tứ Liên

Đ/c Tuấn Thủ trưởng các đơn vị: QLĐT, TN-MT, TC-KH,

BQLDA, Ban BTGPMB, Đội TTXD quận; đ/c lãnh đạo UBND phường Tứ Liên

Phòng họp số 1 tầng 2 UBND quận

Lịch thay GM ban BTGPMB quận chuẩn bị

Đ/c Sơn Thủ trưởng các đơn vị; VH-TT, QLĐT, TN-MT;

Đại diện các đơn vị quảng cáo

Tập trung tại trụ sở UBND quận

Lịch thay Giấy mời, Phòng VH-TT chuẩn bị

8h30

Họp giải quyết vướng mắc khi xem xét khiếu nại trường hợp bà Nguyễn Thị Minh Ngọc và Trần Thị Lan Anh (dự án đường vành đai 2)

Đ/c Tuấn Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; Thủ

trưởng các đơn vị; Thanh tra, văn phòng, tư pháp;

đ/c Lãnh đạo UBND phường Xuân la

Phòng họp số 3 UBND quận

Lịch thay Giấy mời, Thanh tra quận chuẩn bị

8h30

Họp hội đồng BTHT&TĐC dự án đường Nguyễn Hoàng Tôn, phường Nhật Tân Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; đ/c lãnhđạo UBND phường Nhật Tân Phòng làm việc của BanBTGPMB quận Lịch thay Giấy mờiBan BTGPMB

chuẩn bị 10h30 Trao Quyết định bổ nhiệm cán bộ quản lýkhối giáo dục Đ/c Quang Mời: Đ/c Sơn – PCT UBND quận; Thủ trưởng cácđơn vị: GD&ĐT, Nội vụ và theo Giấy mời Phòng họp số 1 tầng 2UBND quận Phòng Nội vụChuẩn bị

Họp ban chỉ đạo công tác tôn giáo quận Mời: đ/c Sơn – PCT UBND quận; Các đồng chí Phòng họp Ban thường

Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; đ/c lãnh đạo UBND phường Phú Thượng

Phòng làm việc của Ban BTGPMB quận

Lịch thay GM Ban BTGPMB chuẩn bị

Chiều: 14h

Họp tháo gỡ vướng mắc trong công tác GPMB thực hiện dự án cải tảo môi trường hồ Tứ Liên và dự án xây dựng garaoto hồ Bụng Cá

Đ/c Sơn Mời: Ban BTGPMB Thành phố, Trung tâm PTQĐ

Thành phố Thành viên Hội đồng BTHT&TĐC quận; đ/c lãnh đạo UBND các phường Tứ Liên, Quảng An

Phòng họp số 2 tầng 2 UBND quận Ban BTGPMB, TTPTQĐ, Công ty

Lê Trung Đức

1.2 Kế hoạch công tác tháng của UBND quận Tây Hồ

ỦY BAN NHÂN DÂN

CÔNG TÁC TRỌNG TÂM CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ THÁNG 4 NĂM 2015

( Từ ngày 01 tháng 4 năm 2015 đến ngày 30 tháng 4 năm 2015)

TT Nội dung Chủ trì Thời gian Thành phần chuẩn bị Đơn vị

- PCT UBND quận ( để thực hiện)

-Các đơn vị, phòng, ngành thuộc quận.

1.3 Kế hoạch công tác năm

ỦY BAN NHÂN DÂN

I PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU

1 PHƯƠNG HƯỚNG

Tiếp tục huy động mọi nguồn lực tháo gỡ khó khăn, thúc đẩy sản xuất kinhdoanh, phấn đấu tăng trưởng kinh tế cao hơn năm 2014 Thực hiện tốt các mụctiêu an sinh – phúc lợi xã hội và cải thiện đời sống nhân dân Đẩy mạnh phát triển

sự nghiệp văn hóa, giáo dục, y tế

2 MỤC TIÊU

Triển khai quyết liệt công tác quản lý quy hoạch, xây dựng, đô thị, đất đai,môi trường

Từng bước xây dựng đồng bộ hạ tầng kỹ thuật của quận Tiếp tục thực hiện

có hiệu quả năm “Trật tự văn minh đô thị” Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự xãhội, thực hiện tốt công tác quốc phòng, quân sự địa phương

Nâng cao kỷ cương hành chính, tiếp tục cải cách hành chính và đẩy mạnhphòng, chống tham nhũng, lãng phí

II NỘI DUNG

Các nội dung, báo cáo được xem xét, thông qua tại các phiên họp tập thể UBND quận hàng tháng trong năm 2015 bao gồm các nội dung:

TT Nội dung Cơ quan trủ trì báo cáo Lãnh đạo UBND quận chỉ đạo

Cấp thông qua

Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc

Chủ tịch hoặc PCT chủ trì quyết định

Tập thể UBND quận

Ban Thường vụ Quận Ủy

BCH Đảng bộ quận

HĐND quận

I.Tháng một

1 Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ Kinh tế -xã hội tháng 01/2015 Văn phòng PCT Lê Văn Phượng X Chánh văn phòngLê Trung Đức

2

Kế hoạch công tác phục vụ Tết nguyên đán Ất

Mùi năm 2015 và tổ chức các hoạt động mừng

Đảng – mừng xuân

Văn phòng Chủ Tịch Nguyễn Quang Phúc X Chánh văn phòngLê Trung Đức

3 Kế hoạch thực hiện công tác tuyển quân năm

2015

BCH Quân sự quận

Chủ Tịch Nguyễn

Chánh văn phòng

Lê Trung Đức

4 Kế hoạch rà soát, hệ thống hóa văn bản quyphạm pháp luật trên địa bàn quận Phòng Tư pháp Chủ Tịch Nguyễn Quang Phúc Chánh văn phòngLê Trung Đức

5 Báo cáo công tác tuyển quân đợt 1 năm 2015 BCH Quân sự

7 Kế hoạch quản lý, khai thác các khu đất sau

CVP Lê Trung Đức

8 Kế hoạch công tác kiểm soát thủ tục hànhchính năm 2015 của Quận Tây Hồ Phòng Tư pháp PCT Lê Văn Phượng x CVP Lê TrungĐức

9 Chương trình công tác của Ban chỉ đạo 197quận năm 2014 Công An quận PCT Đỗ Anh Tuấn x CVP Lê TrungĐức

10 Kế hoạch đẩy mạnh ứng dụng công nghệ

thông tin năm 2015 Văn phòng

PCT Lê Văn Phượng

CVP Lê Trung Đức

III Tháng 3

11 xã hội Quí I, nhiệm vụ trọng tâm Quý II/2015Báo cáo kế quả thực hiện nhiệm vụ kinh tế - Phòng KH-TC Chủ Tịch Nguyễn Quang Phúc x x x CVP Lê TrungĐức

12 Báo cáo tình hình tiếp dân và giải quyết đơn

thư khiếu nại, tố cáo Quý I/2015

Thanh tra nhà nước

Chủ Tịch Nguyễn Quang Phúc x

CVP Lê Trung Đức

13 Kế hoạch triển khai nhiệm vụ thu thuế năm

PCT Lê Văn

CVP Lê Trung Đức

Báo cáo kết quả xử lý các vi phạm Luật Đê

điều; công tác phòng, chống lụt bão năm 2015

trên địa bàn quận

Phòng Kinh tế PCT Đỗ Anh Tuấn x CVP Lê TrungĐức

16 Thanh tra về công tác quản lý trật tự xây dựngnăm 2013 – 2014 của phường Bưởi Thanh tra PCT Đỗ Anh Tuấn x CVP Lê TrungĐức

V Tháng 5

17 Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ kinh tế xãhội tháng 5/2015 Văn phòng PCT Lê Văn Phượng x CVP Lê TrungĐức

18 Kế hoạch thu hồi đất tại khu vực 16ha bãi

sông Hồng, Phường Yên Phụ Phòng TN&MT PCT Đỗ Anh Tuấn x

CVP Lê Trung Đức

20 Báo cáo tình hình thực hiện công tác cải cáchhành chính của quận 6 tháng đầu năm 2015 Phòng Nội vụ PCT Lê Văn Phượng x CVP Lê TrungĐức

21 Báo cáo kết quả thực hiện năm học 2013-2014 Phòng GD-ĐT PCT Đinh Trọng

CVP Lê Trung Đức

22 Tờ trình quyết toán thu, chi ngân sách quận

Tây Hồ năm 2014 Phòng TC-KH

PCT Lê Văn

CVP Lê Trung Đức

Kế hoạch tổ chức hoạt động kỉ niệm 68 năm

ngày Thương binh liệt sỹ

(27/7/1947-27/7/2015)

Phòng LĐTB&XH

PCT Đinh Trọng

CVP Lê Trung Đức

25 Thanh tra về công tác quản lý thu, chi tài Thanh tra PCT Lê Văn x CVP Lê Trung