Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN THIẾT bị NGÂN HÀNG và máy văn PHÒNG

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 2. Cơ cấu tổ chức 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5 2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng . 6 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG 6 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 7 1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 8 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty. 9 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo 9 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 10 2. Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 11 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 11 2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 12 2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 13 2.1.4. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của Công ty: 14 2.1.5. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty: 14 2.1.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty: 16 2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 17 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 19 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY 22 1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm. 22 2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty. 30 3. Quy chế văn hóa công sở 42 4. Quy trình tổ chức hội nghị. 46 5. Hiện đại hóa văn phòng. 48 6. Đánh giá cơ cấu tổ chức của cơ quan 51 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng 52 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 54 LỜI CẢM ƠN 56 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3

2 Cơ cấu tổ chức 4

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG. 5

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5

2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng 6

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG 6

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 7

1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 8

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty. 9

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo 9

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 10

2 Khảo sát về công tác văn thư 11

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 11

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản: 11

2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 12

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 13

2.1.4 Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của Công

ty: 14

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty: 14

2.1.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty: 16

2.1.7 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 17

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 18

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 19

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 19

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 20

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY 22

1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm. 22

2 Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty. 30

3 Quy chế văn hóa công sở 42

4 Quy trình tổ chức hội nghị. 46

5 Hiện đại hóa văn phòng. 48

6 Đánh giá cơ cấu tổ chức của cơ quan 51

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng.52 II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 54

LỜI CẢM ƠN 56 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Sự phát triển của xã hội, những bước tiến nhảy vọt của Khoa học và Côngnghệ, công việc trao đổi thông tin của các đơn vị, xí nghiệp ngày càng cao vàthông tin trao đổi đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và hiệu quả Để làm được điều

đó các cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần phải có chuyên môn nghiệp

vụ, phải đào tạo một cách khoa học, bài bản và hệ thống

Thực tập cuối khóa là giai đoạn rất cần thiết đối với các cấp học từ bậctrung học chuyên nghiệp đến Cao đẳng, Đại học Mục đích của thực tập cuốikhóa nhằm nâng cao và trang bị cho sinh viên nhất là sinh viên sắp ra trườngnhững kiến thức kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm cần thiết để chuẩn bịhành trang khi rời khỏi ghế nhà trường Hơn thế nữa, thực tập còn là khâu quantrọng để đánh giá chất lượng học tập và khả năng tiếp thu kiến thức của sinhviên Đồng thời giúp cho sinh viên một mặt củng cố kiến thức lý luận và nhữngnghiệp vụ đã học, mặt khác biết cách vận dụng linh hoạt vào thực tiễn xã hội

Cũng giống như sinh viên các trường khác, Sinh viên trường Đại học Nội

vụ Hà Nội thực tập còn là cơ hội để sinh viên tiếp cận với thực tiễn công tácquản lý hành chính trong cơ quan Bởi vậy, công tác đào tạo của trường đượcthiết lập dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Nội Vụ Theo đó, nhà trường đã tổchức đào tạo các ngành nghề phục vụ cho công tác Văn phòng như: Quản trịVăn phòng, Tin học Văn phòng, Thư ký và Quàn trị nhân lực, Quản lý văn hóa nhằm đáp ứng cho nhu cầu của xã hội

Trong các ngành đào tạo nêu trên thì ngành Quản trị văn phòng là ngànhquản lý, trao đổi thông tin, là bộ phận quan trọng nhất, đòi hỏi phải có đội ngũlàm công tác hành chính văn phòng có chuyên môn đáp ứng yêu cầu của xã hộihiện nay

Với phương châm “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”nhằm giúp cán bộ Quản trị văn phòng trong tương lai nắm vững được các kiếnthức đã học áp dụng vào thực tiễn Chính vì vậy, trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp từngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Đây cũng là dịp để sinh viên tập dượt vàrèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ hành chính văn phòngtương lai Được sự giúp đỡ của Nhà trường, cùng với sự tận tình quan tâm củalãnh đạo và các anh (chị), cán bộ, nhân viên trong Công ty Cổ phần thiết bị ngânhàng và máy văn phòng đã giúp tôi hiểu hơn về các nghiệp vụ hành chính

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máyvăn phòng tôi đã tiếp thu được nhiều bài học kinh nghiệm quý giá về công tácvăn phòng, đã tạo cơ hội cho tôi được cọ sát với công việc giúp tôi có tính tổchức kỷ luật và trách nhiệm cao trong công việc, nắm vững các kiến thức đãđược đào tạo với nghề nghiệp chính của mình và có thêm nhiều kinh nghiệm ápdụng vào thực tiễn để khi ra trường không gặp phải những bỡ ngỡ trước côngviệc, đồng thời quá trình thực tập này đã rèn luyện bản thân tôi tình thần khắcphục mọi khó khăn, phát huy được tính tích cực linh hoạt nhanh nhẹn khi làmviệc Nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình của các anh (chị) và lãnh đạotrong Công ty giúp tôi có thêm niềm tin để trở thành một cán bộ Quản trị vănphòng trong tương lai “vừa giỏi về chuyên môn vừa vững vàng trong nghiệpvụ” Có thể nói đợt thực tập này có ý nghĩa rất quan trọng đối với tôi.

Có được kết quả như vậy là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các Thầy, Côgiáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản

và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết trong công tác văn phòng, cùng với sự giúp đỡcủa lãnh đạo và các anh (chị) công nhân viên trong công ty, tôi đã hoàn thànhtốt đợt thực tập này Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo công ty

đã tạo điều kiện cho tôi về thực tập tại công ty

Dưới đây là toàn bộ báo cáo thực tập của tôi, mặc dù đã nhận thức tầmquan trọng trong công tác thực tập của mình Song, do mới chỉ là một sinh viênthực tập, nên cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề trong bản báo cáo chỉ dừng lại

ở góc độ nhất định, chưa thể có cái nhìn sâu sắc để có cách nhận xét và nhìnnhận bao quát đúng đắn Vì Vậy bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót.Kính mong các thầy, cô giáo cùng lãnh đạo và các công nhân viên trong công tyđóng góp ý kiến để bản báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn và rút ra kinhnghiệm làm việc sau này

Xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Nhài

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.

* Vài nét về Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng.

Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng được hình thành

từ năm 2009 và quyết định thành lập 10/3/2011

Tên Công ty: Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng

Tên giao dịch: Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòngTrụ sở chính của Công ty: 14 Lô 7 Đền Lừ 1, phường Hoàng Văn Thụ - Quận Hoàng Mai - Hà Nội

Hiện nay xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh về nhiềumặt, và đang dần chiếm lĩnh thị trường không chỉ trong nước mà còn ngoàinước, lấy chỉ tiêu hiệu quả kinh tế, uy tín và chất lượng dịch vụ làm phươngchâm hành động và làm kim chỉ nam cho sự phát triển bền vững của công ty nóiriêng, của nền kinh tế nước ta nói chung

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

* Chức năng:

- Kinh doanh các mặt hàng máy móc, thiết bị văn phòng

- Sửa chữa bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

- Lắp ráp các loại máy móc thiết bị

- Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ, nghiêm túc chính sách chế

độ của ngành, pháp luật của nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước

- Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản

xuất kinh doanh đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh của Công ty

- Nhiệm vụ, quyền hạn

Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng kinh doanh các sảnphẩm về vật liệu xây dựng

Các sản phẩm của Công ty bao gồm:

+ Phạm vi kinh doanh: Kinh doanh trong nước

+ Đối với các sản phẩm do Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máyvăn phòng phân phối sản phẩm trong phạm vi địa bàn hoạt động của doanhnghiệp và bán buôn bán lẻ cho tất cả các khách hàng không hạn chế địa bàn

+ Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng thông qua ngườiđại diện vốn góp chi phối toàn bộ về vốn, chính sách, thị trường, bán hàng trongsuốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp

+ Có quyền các chương trình khuyến mại, hỗ trợ bán hàng để phục vụ cho việckinh doanh của doanh nghiệp cũng như Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máyvăn phòng

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG.

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức

Là phòng chức năng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công

ty trong công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức, quản lý nhân sự, tiềnlương, chế độ thu hút, chính sách, công nghệ thông tin, công tác Hành chính,Quản trị, thanh tra, khen thưởng, kỷ luật Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ choyêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty

- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành các bộ phậntrong Công ty

- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho Phòng kinh doanh hoànthành mục tiêu

- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến Pháp luậtcủa Công ty

- Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của Cán bộ - Công nhânviên, nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty

- Lập kế hoạch cung cấp Quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường củaPhòng Kinh doanh

Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổ chức

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty Theo dõi, đônđốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình Sắp xếp lịch công tác tuầncủa Hội đồng Quản trị và Giám đốc Công ty

- Biên tập các báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác đượcHội đồng Quản trị, Giám đốc giao

- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục

vụ việc quản lý của Hội đồng Quản trị và việc điều hành của Giám đốc

- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và Giám đốcCông ty ban hành

- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty.

- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đicông tác của lãnh đạo Công ty với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức,

cá nhân trong, ngoài Công ty Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó

- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng quản trị, Giám đốc và Công ty

- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng Công ty,thực hiện công tác thống kê, kế toán của Công ty

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng vàmáy văn phòng (phụ lục số 2)

2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng

Công việc cụ thể của Trưởng, phó phòng Hành chính – Tổ chức

- Báo cáo: Giám đốc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy vănphòng

- Khi trưởng/ phó phòng vắng mặt thì phó/ trưởng phòng Hành chính – Tổchức có trách nhiệm giải quyết các công việc và đảm bảo công việc đã đượcgiao của mình

- Trực tiếp đôn đốc các công tác văn thư - lưu trữ, Quản lý và phân công mọihoạt động Văn phòng Phối hợp các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty

- Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài: Các cơ quan banngành liên quan đến công tác quản lý lao động, chế độ, chính sách của người laođộng trong công ty

- Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong: Phối hợpvới các phòng ban, chi nhánh trực thuộc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máyvăn phòng

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ NGÂN HÀNG VÀ MÁY VĂN PHÒNG

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.

Phòng Hành chính – Tổ chức làm việc theo quy chế của Công ty Cổ phần thiết bịngân hàng và máy văn phòng

Chế độ làm việc của phòng : Phòng Hành chính – Tổ chức làm việc theochế độ thủ trưởng Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vivăn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả cáccông tác của văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phònglên Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất

Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơquan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo Sự thành bại của công việcphụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do đó người lãnhđạo rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp Những nhân tố này được Vănphòng thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cungcấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời

và đúng đắn Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

Chức năng của phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty Cổ phần thiết bịngân hàng và máy văn phòng thể hiện qua những công việc mà phòng Hànhchính – Tổ chức đảm nhiệm:

- Tham mưu cho Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc Công ty về mọihoạt động quản lý, điều hành công ty về các lĩnh vực:

+ Công tác tổ chức hành chính: xây dựng quy chế làm việc và tổ chứcthực hiện quy chế đó trong cơ quan, xây dựng chương trình công tác tháng, quý,năm, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan

+ Công tác tổ chức, công tác cán bộ

+ Chế độ chính sách đối với người lao động

+ Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực

+ Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.+ Công tác hành chính - Văn phòng : Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện các chương trình kế hoạch, tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về

hoạt động Công ty.

Có thể thấy Phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty đã nắm bắt đượcchức năng tham mưu, tổng hợp của mình để đảm bảo tính khách quan, giảm bớtcông việc cho Ban lãnh đạo, giúp ban lãnh đạo quản lý, điều hành công việc mộtcách tốt nhất và có hiệu quả cao nhất

Phòng Hành chính – Tổ chức tiến hành họp giao ban vào ngày thứ 7 hàngtuần và tất cả các nhân viên trong phòng đểu phải có mặt đầy đủ (trừ trường hợpđặc biệt)

Vì vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng, là cánh tay đắc lực trong việctham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty

Ví dụ: Trong các chiến lược phát triển hệ thống bán hàng làm cho bộ phậnbán hàng bán được nhiều sản phẩm văn phòng đã tổng hợp ý kiến khách hàng sau

đó thu thập trình lên Ban Giám đốc và có chiến lược bán hàng làm tăng lợi nhuậncủa công ty như: Khi khách hàng mua hàng sẽ được triết khấu 15%

1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty ( Phụ lục 3).

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan nóichung và từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công việc khoa học và đúng lịchtrình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc

Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình công tácnăm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, lịch công tác tuần…

- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Công ty, quy môthời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm Kế hoạch tuần được lập vào ngàycuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của thángtrước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; Kế hoạchquý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế hoạch năm được lập vàoquý cuối cùng của năm trước

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệu qủa văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công táctuần, tháng, năm, qúy cho Công ty Quy trình xây dựng có chương trình kế

hoạch này tuân theo các bước cụ thể sau:

Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội dung công việc; sau đótổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phê duyệt, banhành chương trình, kế hoạch

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty ( Phụ lục 4).

Các khâu tổ chức vả chuẩn bị cho Hội nghị rất chu đáo và chuyên nghiệp

Sự thành công của Hội nghị này chính là do công tác chỉ đạo của lãnh đạo Công

ty và công tác tổ chức của Phòng Hành chính – Tổ chức phối kết hợp với cácphòng ban liên quan

Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hànhnhư sau:

- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thànhphần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách

- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làmcông tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản

- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hộinghị, quyết toán kinh phí

Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trựcngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá trìnhdiễn ra hội nghị

Mục lục văn bản hồ sơ hội nghị (phụ lục số 4)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo (Phụ lục 5).

Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, công ty nào, thủ trưởng cơ quan hay cán bộcông ty cũng cần có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tratình hình bên ngoài cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của

cơ quan, công ty Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho thủtrưởng cơ quan, cán bộ công ty, cũng như lãnh đạo văn phòng là một công táccần được tiến hành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về văn phòng

Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết và không thể thiếu đối

với mỗi cơ quan Chuyến đi công tác của lãng đạo rất đa dạng, có thể đi dàingày, ngắn ngày, tùy thuộc vào tính chất của công việc vì vậy văn phòng phải

chuẩn bị hết sức chu đáo.

Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi như: liên

hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệu liên quan, chuẩn bịphương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo chuẩn bị cácnội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi lãnh đạo

đi công tác

Tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng việc tổ chứcchuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty cũng như cho Trưởng phòng Hànhchính – Tổ chức được chuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt Công tác này

đã được sơ đồ hoá thành một quy trình chuẩn khá đầy đủ và hợp lý

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Trong môi trường làm việc của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng vàmáy văn phòng đã triển khai và truyền đạt tới toàn công ty về nghi thức công sởnhư:

- Giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới phải lịch sự, giữa nhân viên trongcông ty cần phải có thái độ tôn trọng lẫn nhau và có tinh thần phối, kết hợp làmviệc tập thể

- Khi nhân viên trong Công ty giao tiếp với các khách hàng ngoài Công ty

có thái độ tôn trọng và tiếp thu ý kiến, lắng nghe, cảm nhận của khách hàng khitới Công ty

- Tất cả nhân viên trong công ty đều được làm việc trong một môi trươngluôn có sự giúp đỡ lẫn nhau trong công ty

- Nhân viên khi tới Công ty phải mặc các bộ mà Công ty đã cấp

- Nhân viên đều phải đeo thẻ khi đi tới Công ty hoặc đi ra ngoài làm côngviệc của Công ty trong giờ làm vẫn phải đeo thẻ

- Nhân viên đi làm đúng giờ theo đúng quy định mà công ty đề ra

Qua thời gian thực tập tại công ty tôi đã tiếp thu được rất nhiều kinh

nghiệm về văn hóa công sở, đó là hình ảnh đẹp mà công ty đã làm được Mộtvăn hóa công sở trang trọng, lịch sự và đêu được tất cả các nhân viên thực hiệnrất tốt.

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty.

Công ty Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng được tổchức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có một văn thư chung của Công ty, cácđơn vị phòng ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng Công ty đã bố trímột cán bộ có trình độ văn thư chuyên làm chuyên trách công tác văn thư lưutrữ, in ấn tài liệu Công tác văn thư Công ty được trang bị các máy móc hiện đạinhư: máy vi tính, máy in lazer, máy quét, máy fax ,máy phô tô copy rất đầy

đủ Phòng làm việc của nhân viên văn thư chung với phòng làm việc của phòngHành chính – Tổ chức, do đó cách bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất hợp

lý và khoa học, giúp thuận tiện cho công việc và trao đổi giữa bộ phận văn thư

và các bộ phận khác trong phòng Hành chính – Tổ chức

Tất cả các loại con dấu của Công ty do cán bộ văn thư chịu trách nhiệmquản lý và sử dụng Tiếp nhận xử lý sơ bộ văn bản đến, làm thủ tục gửi văn bản

đi Đăng ký kiểm tra thể thức văn bản, thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

Nhược điểm: Văn thư của cơ quan chưa có phòng làm việc riêng nên khókhăn cho việc quản lý giấy tờ và công việc

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng không phải là một

Công ty Nhà nước Do đó số lượng văn bản do Công ty soạn thảo và ban hànhkhá nhiều Nhận thức được rằng: hiệu quả hoạt động của Công ty một phần tuỳthuộc vào chất lượng hệ thống văn bản được ban hành, vì vậy việc soạn thảo vàban hành văn bản của Công ty rất được quan tâm và chú trọng

Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng giao công việc soạn thảovăn bản cho phòng Hành chính – Tổ chức, mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về bộphận văn thư dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức và trình

ký lên lãnh đạo Công ty Soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất

quan trọng trong hoạt động quản lý của Công ty Vì vậy, công tác soạn thảo vănbản được coi trọng đúng mức

Thể thức trình bày văn bản của Công ty được tuân theo quy định rất chitiết trong Thông tư 55/2005/BNV - VPCP, tuy nhiên Công ty vẫn mắc phảinhiều lỗi sai do tư tưởng chung của hầu hết các Công ty đó là cho rằng mìnhkhông phải cơ quan Nhà nước nên không cần chấp hành theo quy định của chínhphủ về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, dẫn đến khá tuỳ tiện trong việc lựachọn hình thức văn bản (công văn, tờ trình, thông báo, chương trình…) Điềunày được thể hiện ở một số các văn bản của Công ty

Về cơ bản, các văn bản của Công ty đều xác định rõ mục tiêu, thể hiện bảnchất hoạt động của một Công ty là lợi nhuận trên cơ sở phù hợp với chủ trương,chính sách của Đảng, phù hợp với hiến pháp, pháp luật của Nhà nước Nội dungvăn bản đều đảm bảo tính khoa học, phổ thông, đơn giản, dễ hiểu, phù hợp vớikhả năng, trình độ người thực hiện, phù hợp với cuộc sống, các quyết định đưa

ra có thể trở thành hiện thực Tuy nhiên, các văn bản vẫn mắc nhiều lỗi saithường thấy trong các văn bản của Công ty Cụ thể như sau:

2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Ưu điểm: Thể thức của các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành phầnlớn đều rất đầy đủ các thành phần theo quy định trong thông tư liên tịch55/2005/TTLT - BNV - VP Nay được thay bằng Thông tư 01/2011/TT - BNV

Nhược điểm: Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV - VPCP

thì có thể thấy các văn bản của công ty mắc rất nhiều lỗi sai

Ví dụ: Trong Quyết định số 10/2011/QĐ-CT của Giám đốc Công ty ngày18/10/2011 về việc chi thưởng ngày thành lập hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam20/10 (kèm theo trong phụ lục)

+ Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-( Hai dòng chữ Quốc hiệu không viết đậm, đường kẻ ngang bên dưới

không liền mạch, không kéo dài hết dòng chữ “ Độc lập - Tự do - Hạnh phức”

Lề không đúng quy định, sai thể thức nội dung văn bản, chức vụ, họ tênngười có thẩm quyền.

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan hoàn chỉnh bảnthảo

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất của công ty việc tham khảo ý kiếncủa các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thiệnbản thảo

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đềxuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Công tyhay Lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình

- Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

+ Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phảitrình người ký duyệt xem xét quyết định

- Đánh máy nhân bản

+ Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, theo đúng quy định thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không

rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảohoặc người duyệt bản thảo đó

+ Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản

và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tênbằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn bản

+ Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo

bí mật, an toàn và do Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo các đơn vị trực tiếp quản lýtài liệu quy định

+ Văn bản mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánhmáy Sau khi in, ấn nhân bản phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa vànhững bản in, chụp hỏng Phải thực hiện chế độ bảo vệ tài liệu cả văn bản trình

ký và bản thảo bằng giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy

- Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành

Nhược điểm:

Một số bước trong quy trình trên bị coi nhẹ và thường xuyên bị bỏ qua

Ví dụ: Bước xây dựng đề cương và viết bản thảo, người soạn thảo văn bảnthường xuyên bỏ qua bước này, không có đề cương chi tiết hoặc sơ lược cũngnhư không viết bản thảo, đọc lại bản thảo mà chủ yếu soạn ngay trên máy vi tínhsau đó chỉnh sửa và in ấn văn bản ra Do đó, câu văn trong một số văn bản cònlủng củng, thiếu sót và thiếu logic, sai lỗi đánh máy

2.1.4 Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý của Công ty:

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Công ty được thựchiện thường xuyên hàng năm Công tác này thường được tập trung vào cuối mỗinăm khi các văn bản giấy tờ trong năm đã được vào sổ đăng ký đầy đủ và kếtthúc để lập sổ mới Công việc kiểm tra diễn ra chặt chẽ, theo đúng trật tự, nhấtquán, logic, khoa học theo quy trình đã định Mỗi quy trình được hệ thống và sơ

đồ hóa thành các sơ đồ hợp lý

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản giúp loại bỏ những vănbản, những quy định lỗi thời, không phù hợp, sửa đổi, bổ sung những quy địnhhiện hành nhưng còn có những khiếm khuyết để hoàn thiện hệ thống văn bảncủa Công ty Do đó, đây là một công tác được Trưởng phòng Hành chính – Tổchức rất quan tâm dưới sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Công ty

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Công ty:

* Tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản

đến của Công ty so với các quy định hiện hành

Quy trình quản lý:

Tất cả các công văn và giấy tờ do Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và

máy văn phòng ban hành hoặc gửi ra ngoài hay trong nội bộ đều phải đưa qua

bộ phận Văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký công văn đi, viết số ngày tháng vănbản, sau đó đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Việc tổ chức và quản lý văn bản đicủa Công ty

- Đăng ký văn bản đi:

Việc đăng ký văn bản đi của Công ty là đăng ký bằng sổ, gồm các loại sổsau:

- Đóng dấu văn bản:

Đóng dấu khi văn bản có đầy đủ nội dung thể thức chứ ký của người cóthẩm quyền, dấu đóng trùm 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng phải rõ ràng,ngay ngắn, chính xác, đẹp đảm bảo tính thẩm mĩ

- Chuyển giao văn bản đi:

Sau khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao văn bản, cáccông văn giấy tờ được chuyển ngay sau khi hoàn thiện nội dung và hình thức sẽđược chuyển một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng

Văn bản ngày nào thì chuyển giao ngày đó chậm nhất là ngày làm việctiếp theo

Văn bản khẩn, mật phải ưu tiên chuyển trước Trong trường hợp cần phảigửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng sau đó gửi bản chính

* Theo dõi và giải quyết văn bản đi:

Văn bản nếu thuộc phạm vi, trách nhiệm của phòng, ban hoặc cá nhân nàothì phòng, ban hoặc cá nhân đó trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra,theo dõi công việc

Cán bộ chuyên môn soạn thảo ra công văn nên chịu trách nhiệm về nộidung do mình soạn thảo

- Sắp xếp theo dõi bản lưu:

Các văn bản sau khi đóng dấu theo quy định Văn thư lưu 01 bản

Đầu năm, dựa vào danh mục hồ sơ của Công ty, văn thư mở hồ sơ, vănbản theo từng tháng, cuối năm hoàn tất thủ tục lập hồ sơ

Ưu điểm: Thực hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước Đối vớivăn bản đi Công ty đã làm công tác kiểm tra khá chặt chẽ và sát sao, đảm bảotheo đúng quy trình từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu cho văn bản vào bao bì

và chuyển đến nơi cần gửi

Đối với văn bản đến: Tất cả các văn bản chuyển đến đều được tập trungtại văn thư, cũng được thực hiện đúng quy trình thống nhất

Nhược điểm: Văn bản đi của cơ quan chuyển giao còn chậm, còn tẩy xóakhi đăng ký văn bản gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu

Việc bóc bì văn bản đến dùng tay bóc, xé có thể làm rách văn bản

2.1.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty:

Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lậptrong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc.Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cáchkhoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải quyết công việc,phục vụ cho yêu cầu quản lý công văn hiện tại của công ty, là mắt xích nối liềngiữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Đối với công ty, việc lập hồ sơ hiệnhành và nộp lưu hồ sơ giúp cho công việc quản lý văn bản có kế hoạch và giữcác hồ sơ cần thiết tránh trường hợp lặp hoặc thiếu hồ sơ

Trưởng phòng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ

của đơn vị mình và chỉ đạo cho cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ cần thiết Khi cónhững công việc ngoài dự kiến, cán bộ, công chức và nhân viên văn thư đơn vịcần bổ sung kịp thời vào bản danh mục hồ sơ của đơn vị Cuối năm các đơn vịđánh giá xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hàng năm và hồ sơ xin gia hạn để lại đơnvị.

Hồ sơ lập ra luôn đảm bảo:

- Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty, đơn vị, cá nhân;

- Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ có giá trị bằng chứng xác thực và cómối liên quan đến nhau;

- Hồ sơ đảm bảo trình tự thời gian giải quyết công việc và tên loại văn bản.Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là hoạt độngnghiệp vụ quan trọng Do vậy, được Công ty thực hiện một cách khoa học vàchuẩn xác đã góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại Công ty

Từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Và điều này cũng có nghĩa

là việc lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư của cơ quan đã phục vụ tốt hơn chomục đích hiện hành cũng như mục đích tương lai của Công ty

2.1.7 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Công ty tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ quy định việc quản lý và sửdụng con dấu và nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ vềcông tác văn thư

Con dấu của Công ty được giao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu tại cơquan Nhân viên Văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của người cóthẩm quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩmquyền;

- Không được đóng dấu khống chỉ

- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, không bị lệch, trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Về quản lý con dấu: Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm giữ vàquản lý con dấu Nếu cán bộ văn thư có việc đột xuất phải nghỉ sẽ phải báo cáolãnh đạo để chỉ đạo việc bàn giao con dấu và thực hiện công tác văn thư thaycán bộ văn thư trong thời gian nghỉ, Phòng Hành chính – Tổ chức và nhân viênvăn thư có trách nhiệm trước pháp luật, Công ty.

Về việc sử dụng con dấu: Văn thư Công ty chỉ được đóng dấu vào Vănbản khi văn bản đã đầy đủ và đúng về mặt thể thức và có chữ ký của người cóthẩm quyền Đóng đúng theo quy định hiện hành

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty.

Như trên đã nêu, công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tincho hoạt động quản lý của Công ty Vì vậy công tác văn thư đóng vai trò rấtquan trọng, để công tác văn thư trong Công ty hoạt động có hiệu quả và thựchiện theo đúng quy định của Nhà nước thì Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thựchiện công tác văn thư của Công ty như sau:

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức là người trực tiếp giúp Giám đốcCông ty, tổ chức tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm viCông ty hoặc đơn vị trực thuộc

Ký thừa lệnh Giám đốc một số văn bản được giao và ký văn bản do vănphòng ban hành

Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Giám đốc Công ty

Xem xét và ký chịu trách nhiệm về thể thức văn bản đi trước khi trình choGiám đốc ký

Đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữCông ty đúng thời hạn quy định

Cho ý kiến đối với văn bản đi

Phân loại văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trưởng phòng Hành chính đã làm tốt trách nhiệm chỉ đạo thực hiện côngtác văn thư của công ty Song, vẫn mắc phải một số thiếu sót và chỉ đạo chưa tốt

trong việc xem xét về thể thức văn bản đi trước khi trình cho Giám đốc ký.Trưởng phòng chỉ chú ý, đánh giá xem xét về phần nội dung của văn bản chứkhông quan tâm, xem xét đến thể thức của văn bản hoặc có thì chỉ lướt qua nêncác văn bản của Công ty chủ yếu là sai về thể thức Vì vậy tôi đã tham mưu vàgiúp Trưởng phòng soạn thảo một số mẫu về thể thức văn bản.

Một số mẫu về thể thức văn bản (Phụ lục số 8)

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quanđến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã ban hành khoảng 1400 văn bản

Do vậy tài liệu lưu trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành,cùng với các tài liệu thu thập từ các chi nhánh của Công ty Các văn bản sau khinhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của Công ty Số lượngvăn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lậpCông ty đến nay

Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở Công ty đólà: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết Một sốvăn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Công ty đó là thực hiện khôngthường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầm quantrọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ vàđúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồ sơ;nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệulưu trữ Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máy tính

và sự sáng tạo của nhân viên văn thư

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Do Công ty không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Công ty đượcbảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổ chức nên cơ sở vật chất phục vụ chocông tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu cóghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựngtài liệu

Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Công ty cần quan tâm hơnnữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…

Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lauchùi tủ đựng tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Các tài liệu lưu trữ của Công ty thường xuyên được sử dụng để phục vụnhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trongCông ty

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính – Tổchức và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ củaCông ty

Lưu trữ Công ty hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tàiliệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc

vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránhthất thoát và làm rách, nhàu tài liệu

Đối với các công, nhân viên trong Công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu thìliên hệ với cán bộ lưu trữ Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giớithiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức

Để thống kê tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nộidung hồ sơ Công ty được phân chia theo 7 khối tài liệu Do vậy tờ bìa hồ sơđược ghi từ năm….… đến năm…… ; nhan đề mục lục hồ sơ thông tin từ hồsơ…… đến hồ sơ…… (số cuối cùng của 1 quyển mục lục)

Ưu điểm: Cán bộ văn thư đảm nhiệm hai nhiệm vụ là Văn thư và Lưu trữ

nên Công tác Lưu trữ ở Công ty cổ phần được tiến hành thống nhất Cán bộ vănthư của Công ty đã thực hiện công tác Lưu trữ khá tốt, đúng quy định, quy trìnhcác khâu nghiệp vụ lưu trữ Tài liệu được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, gọn gàng

dễ tra tìm; được trang bị đầy đủ những trang thiết bị cơ sở vật chất đảm bảo,nguồn tài liệu trong kho luôn được thu thập bổ sung để phục vụ cho việc nghiêncứu của cán bộ, nhân viên trong Công ty; phục vụ cho công việc sản xuất, kinhdoanh của Công ty

Nhược điểm: Cán bộ Văn thư phải đảm nhiệm nhiều công việc; vừa phảikiêm Văn thư; vừa phải kiêm luôn nhiệm vụ Lưu trữ, cho nên dễ dẫn đến nhầmlẫn trong khi làm việc

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA CÔNG TY

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máyvăn phòng từ ngày 09 tháng 04 đến ngày 25 tháng 05 năm 2015, tôi đã vận dụngcác kiến thức đã được học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế côngviệc tại Công ty và đã đạt được một số kết quả nhất định Được sự tín nhiệm vàđược tạo điều kiện từ phía Công ty, tôi đã được thực hành các nghiệp vụ vănthư, lưu trữ và quản tri văn phòng một cách đầy đủ và cố gắng hoàn thành tốtnhất các nhiệm vụ được giao

Dưới đây là những gì mà trong qua trình thực tập của em tại Công ty Cổphần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng tôi đã thực hiện được:

1.Giúp Công ty xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.

1.1 Mẫu Lịch công tác tuần của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng.

PHÒNG (Tuần thứ 15 của Công ty từ ngày 18 tháng 04 đến ngày 25

tháng 4 năm 2015)

Ngày Thời gian Nội dung công tác Thành phần

họp

Địa điểm

TGĐ Công ty

13h30 Báo cáo công tác xây

dựng, quy chế quản lý, sử dụng và phát triển thương

hiệu Công ty

Ban Tổng Giám đốc Công ty, trưởng các phòng, ban

Trụ sở Công ty

TGĐ Công ty

14h00 Họp ban chấp hành Công

đoàn Công ty

Ban chấp hành Công đoàn Công ty

Trụ sở Công ty

Chủ tịch Công đoàn Thứ

Năm

21/4

9h00 Làm việc với Công ty

TNHH Phúc Đại Lộc về thực hiện gói thầu trang thiết bị xây dựng.

Đại diện Công ty THHH Phúc Đại Lộc,

Trụ sở Công ty

TGĐ Công ty

PGĐ Công ty CP TBNH&MVP 14h00 Giao ban các dự án BQL1 BQL 1 Trụ sở

Theo Thông báo.

TGĐ Công ty

14h00 Giao ban các dự án BQL2 BQL2 Trụ sở

Công ty

PGĐ Công ty Thứ

Bảy

23/4

Báo cáo kinh doanh Trưởng

phòng Maketing

Trụ sở Công ty

PGĐ Công ty.

TRƯỞNG PHÒNG

Lê Văn Sỹ

2.2 Kế hoạch công tác năm của Công ty.

I Mục đích:

Năm 2015 tiếp tục là một năm có nhiều thách thức hơn trong tiến trình phát triển kinh tế của đất nước nói chung và cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng nói riêng

Tình hình kinh tế thế giới và trong nước đang trong tình trạng thiếu ổnđịnh, giá dầu mỏ biến động mạnh làm cho giá cả nguyên liệu luôn biến độngtheo ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của Công ty Tuy nhiên cùng nắm bắtnhững tín hiệu tốt từ sự hỗ trợ tích cực của chính phủ trong việc kích cầu thúcđẩy nền kinh tế Công ty sẽ nổ lực phát huy những thế mạnh dựa trên nền tảnggiá trị vững chắc của Công ty

Năm 2015 được xác định là năm mà Công ty chú trọng vào củng cố cáchoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên với kết quả đã đạt được trong năm 2011nhất là vào những tháng cuối năm, trên cơ sở phát huy lợi thế hiện có, Công ty

Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng thống nhất trình Đại hội cổ đôngphương hướng kế hoạch công tác 2015

II Nội dung công việc cụ thể:

1 Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh

Đơn vị tính: đồng

2011

Kế hoạch năm2015

2 Về thị trường

Năm 2015 được dự báo là năm hoạt động khó khăn cho các khách hàngcủa Công ty, điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần không nhỏ đến tình hình sảnxuất kinh doanh của Công ty

Tuy nhiên với những bước tiến mạnh của Công ty trong những tháng cuốinăm 2011 trongthời điểm mà tình hình chung của ngành gặp không ít khó khăn,nối tiếp đà tăng trưởng đó Công ty sẽ chú trọng duy trì mối quan hệ lâu dài vớinhững khách hàng sản xuất hàng tiêu dùng có ảnh hưởng lớn đến thị trườngtrong nước và chiếm thị phần cao (nhất là những khách hàng thuộc những lĩnhvực mà theo Công ty đánh giá là vẫn giữ vững tốc độ phát triển ngành trongthời điểm tình hình kinh tế khó khăn như: Đồ điện gia dụng, vật liệu xâydựng,

Tập trung tăng cường công tác hậu mãi, dịch vụ chăm sóc khách hàngnhằm củng cố thị trường hiện tại Công ty không theo đuổi chính sách mở rộngkinh doanh bằng việc tìm kiếm khách hàng nhỏ, lẻ, không chạy theo doanh thu

Trong năm 2015, Công ty sẽ tiếp tục thực hiện và tăng thêm sản lượngxuất khẩu Sau thời gian đầu thực hiện được xác định đây là thị trường đòi hỏicao về chất lượng sản phẩm tuy nhiên Công ty sẽ thực hiện các chính sách phùhợp (thời gian, chất lượng, hậu mãi ) để đảm bảo việc tìm kiếm lợi nhuận từ thịtrường này

3 Về nghiên cứu phát triển và đầu tư

Trong năm 2015, Công ty sẽ tập trung nghiên cứu phát triển vào các dự ánđầu tư nhằm giữ vững và phát triển thị trường trong nước, từng bước khai thácthị trường xuất khẩu Nguồn lực công ty sẽ được tập trung theo các hướngnghiên cứu sau:

- Nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm

- Khai thác thêm nhiều nguồn nguyên liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất –kinh doanh của Công ty

- Nghiên cứu các sản phẩm khác b.iệt

Cũng trong năm 2015, Công ty sẽ tiếp tục thực hiện một số dự án của

năm 2011 chuyển sang, về việc kế hoạch đầu tư mới, Công ty sẽ tập trung đầu

tư vào các thiết bị phát triển chiều sâu nhằm không ngừng tăng lợi nhuận ,nguồn vốn đầu tư chủ yếu trích từ nguồn vốn hiện có của Công ty Một số máymóc thiết bị dự kiến sẽ đầu tư thêm như sau:

mới trang thiết bịcông nghệ: máy in,máy khắc, máy mài

trục

11 tỷ VNĐ

lực giữa các côngđoạn trong sản xuất,giảm giá thành sản

Đồng thời bên cạnh đó Công ty cũng chuẩn bị sẵn sàng cho các cơ hộiđầu tư có hiệu quả, bền vững trong tương lai

5 Về nhân sự và huấn luyện đào tạo

Cải thiện các chính sách đối với nguồn nhân lực của Công ty như: chínhsách đào tạo, đãi ngộ, chính sách động viên khen thưởng đối với đội ngũ nhânnhân viên có năng lực và các chính sách liên quan đến việc thu hút nguồn nhânlực có chất lượng cao về phục vụ cho sự phát triển của Công ty

Trong năm 2015, Công ty sẽ tiếp tục duy trì chương trình nâng cao năngsuất lao động bằng các phương thức như: chú trọng đào tạo nguồn nhân lực, đặcbiệt là đội ngũ kỹ sư và công nhân kỹ thuật, tìm hiểu, ứng dụng về các côngnghệ mới

Để hạn chế tình hình các đối thủ cạnh tranh sử dụng chính sách lương đểthu hút nguồn nhân lực, năm 2015 dự báo sẽ là một năm sản xuất kinh doanhkhó khăn nhưng Công ty sẽ cố gắng duy trì mức thu nhập bình quân của Cán bộ,Công nhân viên trong Công ty như năm 2011 cộng với mức độ lạm phát của giá

cả tiêu dùng Quỹ tiền lương cho Cán bộ, Công nhân viên Công ty trong năm

- Xây dựng và thực hiện chương trình đo lường độ thoả mãn của kháchhàng Tăng cường công tác tiếp thị, quảng cáo, giới thiệu thương hiệu sản phẩmCông ty một cách hiệu quả, thiết thực để không ngừng nâng cao giá trị thươnghiệu của Công ty nhằm tạo lợi thế trong cạnh tranh

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu sản phẩm mới theo chiều sâu nhằm tìmkiếm giá trị gia tăng của sản phẩm, tập trung vào lĩnh vực kinh doanh hiện cócủa Công ty

- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn

trong từng bộ phận để đáp ứng kịp thời theo yêu cầu phát triển của Công ty nhất

là chú trọng vào đào tạo cho đội ngũ quản lý cấp trung

- Xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình kiểm soát chất lượngtoàn diện về năng suất, chất lượng, giảm tỷ lệ hao phí trong sản xuất; thời giangiao hàng; chương trình tiết giảm chi phí hành chính; chương trình thay đổihành vi ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng, gia tăng hiệu quả phối hợp giữacác phòng ban

- Các phòng, đơn vị thuộc Công ty (để t/h);

- Website của Công ty;

- Lưu: HCTC.

TỔNG GIÁM ĐỐC

Đặng Văn Phong

2 Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư lưu trữ”của Công ty.

TỔNG GIÁM ĐỐC

Căn cứ Điều lệ của Công ty;

Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2005;

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công anQuy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009;

Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nộ vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư

lưu trữ của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày

Điều 3. Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, Trưởng các đơn vị, tổ chức, phòng ban

và các cá nhân, công nhân viên thuộc Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CTCP THIẾT BỊ NGÂN HÀNG

VÀ MÁY VĂN PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CPTBNH&MVP ngày tháng năm

2015 của Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần thiết bị ngân hàng và máy văn phòng)

Chương 1 QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng.

Quy chế này quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục việc soạn thảo, banhành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củaTrường và các đơn vị thuộc Trường và việc quản lý, sử dụng con dấu trong côngtác văn thư

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1.Giám đốc thống nhất quản lý công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư của Công ty, các đơn vịthuộc Công ty

2 Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức có trách nhiệm giúp giám đốc chỉđạo công tác văn thư tại Công ty, các đơn vị thuộc Công ty và trực tiếp tổ chứcthực hiện công tác văn thư tại Công ty

3 Lãnh đạo các đơn vị thuộc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư tại đơn vị mình

4 Cán bộ viên chức của Công ty trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này

và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư