Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN ô tô KCV THĂNG LONG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẨU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long. 3 1. Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long 3 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 4 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán Tài chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 8 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 8 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 10 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc họp của Công ty. 11 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư. 14 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 21 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 21 2. Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 29 3. Quy chế văn hóa công sở của Công ty Cổ phần KCV Thăng Long 29 4. Quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 5. Mô hình văn phòng hiện đại của phòng Kế toán Tài chính 36 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Kế toán Tài chính 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I) Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 40 1. Ưu điểm: 40 1.1 Hoạt động của văn phòng 40 1.2 Công tác văn thư 41 1.3 Công tác lưu trữ 41 1.4 Công tác hành chính văn phòng 42 2. Nhược điểm 42 2.1 Công tác văn phòng 42 2.2 Công tác văn thư 43 2.3 Công tác lưu trữ 43 2.4 Công tác hành chính văn phòng 45 II) Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 45 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức 46 2. Về quy trình nghiệp vụ: 46 3. Về trang thiết bị văn phòng 46 4. Về công tác Văn thư Lưu trữ: 47 LỜI CẢM ƠN 50 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẨU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 3

1 Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long 3

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 4

II Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán - Tài chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 6

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 8

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 8

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 10

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc họp của Công ty 11

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 12

2 Khảo sát về công tác văn thư 13

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 14

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 21

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 21

2 Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 29

3 Quy chế văn hóa công sở của Công ty Cổ phần KCV Thăng Long 29

4 Quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35

5 Mô hình văn phòng hiện đại của phòng Kế toán - Tài chính 36

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Kế toán - Tài chính 38

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

I) Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan 40

1 Ưu điểm: 40

1.1 Hoạt động của văn phòng 40

1.2 Công tác văn thư 41

1.3 Công tác lưu trữ 41

1.4 Công tác hành chính văn phòng 42

2 Nhược điểm 42

2.1 Công tác văn phòng 42

2.2 Công tác văn thư 43

2.3 Công tác lưu trữ 43

2.4 Công tác hành chính văn phòng 45

II) Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 45

1 Về đội ngũ cán bộ, công chức 46

2 Về quy trình nghiệp vụ: 46

3 Về trang thiết bị văn phòng 46

4 Về công tác Văn thư - Lưu trữ: 47

LỜI CẢM ƠN 50 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẨU

Trong tình hình phát triển của đất nước hiện nay, cùng với sự đổi mới của kỹthuật công nghệ thời đại Mọi công nghệ máy móc đều cần có hiểu biết về kỹ thuậtcủa nó, đứng trước yêu cầu về tình hình thực tế, thực trạng nguồn nhân lực vừa cóchuyên môn thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các

cơ quan, tổ chức hiện còn rất nhiều thiếu xót Bởi từ những yêu cầu cấp thiết của

xã hội, Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năngđào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành Quản trị văn phòng

Nắm được tình hình thực tế và cùng sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường,ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng đường, hàng năm Khoađều tổ chức cho sinh viên đi thực tập ngành nghề Đợt thực tập sẽ giúp cho mỗisinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công tác văn phòng và quản lí của các cơquan, đơn vị Lý luận và thực tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên

cơ sở nhận thức đó nhằm giúp cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà cònthành thạo các nghiệp vụ được học

Trong thời gian học tập tại trường tôi đã được trang bị những kiến thức vềcác nghiệp vụ văn phòng đồng thời quãng thời gian đi kiến tập để cọ sát thực tế tại

cơ quan, tổ chức Như ông cha ta có câu: “Học đi đôi với hành”, vừa học vừa đượcthực hành để tôi có thêm hiểu biết về công việc sau này tôi sẽ làm Để làm tốt điều

đó khoa Quản trị văn phòng có tổ chức đợt thực tập ngành nghề cho sinh viênnhằm hệ thống lại kiến thức đã học và trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc trướckhi ra trường Được sự đồng ý của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long vàkhoa Quản trị văn phòng, tôi đã được đến thực tập tại công ty trong thời gian từ09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác vănphòng Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ, kinhnghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn trongcông tác sau này

Qua quãng thời gian thực tập tại công ty, tôi viết báo cáo này để trình bàykết quả khảo sát và quá trình thực tập mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách

quan, đầy đủ, trung thực nhất Bài báo cáo được chia thành các phần nhỏ với nộidung và bố cục như sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Phần II: Thực hành nghiệp vụ hành chính tại Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Phần III: Kết luận và đê xuất kiến nghị

Qua phần tóm tắt về nội dung bài báo cáo cũng là kết quả mà tôi đạt đượctrong thời gian thực tập tại công ty Để hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáothực tập này, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trongKhoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường - Trưởngkhoa Quản trị văn phòng Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp

đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Kế toán - Hành chính và một số phòng bankhác thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Bên cạnh đó còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian thực tập cùng một

số nguyên nhân khách quan khác nên báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếusót Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và cácbạn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Hòa

PHẦN NỘI DUNG

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ

KCV THĂNG LONG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long.

1 Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long

Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông, đượcthành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo LuậtDoanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước

Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company

Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long

Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện Đông

Anh, Thành phố Hà Nội

Điện Thoại: 04- 39589188

Fax: 04-39585199

E-mail: sales@isuzuthanglong.com

Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc công ty:

 Chi nhánh tại thành phố Vinh

Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ

Điện thoại: 038.8606898

 Chi nhánh tại Hưng Yên

Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng YênCông ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long được thành lập ngày 06 tháng 04năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định của nhà nước số 0105243828 do

Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

- Đại lý bán xe ô tô

- Bán buôn ô tô

- Kinh doanh phụ tùng ô tô

- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô

- Sửa chữa máy móc thiết bị

- Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng

Vốn và tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ

Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thì việc mở rộng thêm các chinhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được lên kế hoạch thực hiện trongkhoảng thời gian tới Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa thị trường trong nước vàtrên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghị quyết của Hội đồng quản trị vàquy định của pháp luật

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy địnhcủa Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty

- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợpvới nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty

- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh doanhcủa công ty

- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công ty

ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thị trườnghoạt động

- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua mộtphần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp luật vớimục đích mở rộng sản xuất kinh doanh

- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khảnăng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhấttrong kinh doanh

- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các kháchhàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằm nâng cao lợiích của khách hàng và người lao động

- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho người laođộng thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty vànăng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động, tăngcường hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả, đáp ứngđược các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc công nghiệp hóa

- hiện đại hóa đất nước

- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp táccủa công ty và các Quy định của Nhà nước

2.3 Cơ cấu tổ chức (xem phụ lục 1)

Lãnh đạo công ty gồm có:

- 01 Giám đốc

- 01 Phó Giám đốc

- 01 Giám đốc chi nhánh ISUZU Thăng Long tại thành phố Vinh

- 01 Trưởng phòng bán hàng chi nhánh Vinh

- 01 Trưởng chi nhánh ISUZU tại Hưng Yên

- 01 Trưởng phòng Dịch vụ hậu mãi

- 01 Trưởng phòng Kế hoạch - Hành chính

- 01 Trưởng phòng xưởng đào tạo

- 01 Trưởng phòng kinh doanh

II Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán - Tài chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

- Tiếp nhận các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi đến công ty;toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến công ty phải được cập nhật vào phần mềmquản lý công văn đến trên hệ thống internet của công ty

- Tiếp nhận, sao gửi và phát hành các văn bản của công ty do Lãnh đạo công

ty ký, đóng dấu của công ty và được lưu văn bản

- Công tác bảo vệ cơ quan, trụ sở: xây dựng các phương án bảo vệ công ty;xây dựng và phổ biến nội quy cơ quan, theo dõi, duy trì giờ làm việc của cán bộ,nhân viên công ty

- Lập và theo dõi định mức, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng; kế hoạchmua sắm trang thiết bị văn phòng theo đề xuất của các phòng trong công ty đảmbảo có hiệu quả

- Quản lý phương tiện và trang thiết bị máy móc: xây dựng quy chế để quản

lý, điều hành việc sử dụng xe ô tô và các lái xe phục vụ Lãnh đạo công ty và cán

bộ, nhân viên công ty đi công tác

- Quản lý điện, nước, điện thoại và các chế độ khác phục vụ công tác

- Quản lý sổ sách trong lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của công ty

3 Quyền hạn

- Phòng Kế toán - Tài chính được quyền yêu cầu các phòng ban công ty, cácđơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động,tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ củaphòng

- Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban, đơn

vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định

4 Cơ cấu tổ chức: (xem phụ lục 2)

Lề lối làm việc của văn phòng: Văn phòng là việc theo chế độ thủ trưởng,văn phòng làm việc theo nguyên tắc: trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng làthủ trưởng của văn phòng, trong phạm vi văn phòng thủ trưởng có trách nhiệm vàthẩm quyền phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên văn phòng

Mỗi nhân viên đều có những nghiệp vụ chuyên môn khác nhau phục vụ chocông việc của phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính là người chịu sự quản lý trực tiếp của

- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các

bộ phận, đơn vị, nhân viên trong công ty để phản ánh lại với Giám đốc

- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính giúp Giám đốc kiểm soát toàn bộ hoạtđộng của các bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan

- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính thay mặt Giám đốc tiến hành các hoạtđộng giao tiếp đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan, cũng nhưcác cá nhân đơn vị bên trong cơ quan.

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng riêng phù hợp chohoạt động của cơ quan đó Từ đó có thể nói văn phòng là bộ phận tham mưu, giúpviệc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập, xử

lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về

cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn bộ hoạt động của cơ quan

Chức năng của văn phòng gồm nhiều chức năng khác nhau để phù hợp vớihoạt động của cơ quan, nhưng chức năng chính của văn phòng là chức năng thammưu tổng hợp, chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần Ở mỗi chức năng vănphòng lại đóng những vai trò nhất định

- Chức năng tham mưu là đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo trên tất cảcác lĩnh vực, giúp người lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch.Ngoài ra văn phòng còn có trách nhiệm tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo có đầy đủthông tin có căn cứ đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, chính xác

- Chức năng này đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó gắn liền với sự tồn tạicủa một cơ quan, tổ chức Để làm tốt chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng sẽtiến hành cung cấp, xử lý và tổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạonguồn thông tin chính xác, tin cậy giúp cho lãnh đạo cơ quan ban hành nội quy,quy chế hoạt động chung, nội quy công tác văn thư lưu trữ, giải quyết các côngviệc, quy trình thủ tục hành chính của cơ quan, tổ chức

Qua đó cho thấy tầm quan trọng của văn phòng trong hoạt động của cơ quanmình, chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng Công ty cổ phần ô tô KCVThăng Long:

Công tác tham mưu của văn phòng công ty luôn được coi là cánh tay trái củaban lãnh đạo, bởi trong hoạt động của công ty văn phòng vừa thực hiện các côngviệc được cấp trên giao Đồng thời giúp lãnh đạo công ty tham mưu xây dựng cácnội quy, quy chế, quy định của công ty Để công ty hoạt động trên sự thống nhất vàđồng thuận giữa các cấp thì đều dựa trên sự giàng buộc của quy chế, nội quy Vàtrong công tác Văn thư - Lưu trữ văn phòng của công ty đã tham mưu cho lãnh đạorồi tập hợp những thông tin về khó khăn vướng mắc của quá trình thu thập tài liệu

và sắp xếp tài liệu trong hoạt động của các bộ phận trong công ty

Bên cạnh đó văn phòng cũng tham mưu tổng hợp những thông tin cần thiếtcho lãnh đạo công ty xây dựng và ban hành quy chế làm việc của công ty cho phùhợp với quy chế mẫu của Thủ tướng Tuy nhiên hoạt động của công ty còn nhiềukhó khăn khi xây dựng và ban hành quy chế làm việc so với quy chế mẫu nên vănphòng chưa tham mưu cho lãnh đạo Vì vậy lãnh đạo công ty cùng văn phòng luôn

cố gắng điều chỉnh kịp thời mọi khó khăn trong quá trình hoạt động của mình

Trong công tác tổ chức cán bộ, công nhân trong công ty thì văn phòng sẽtham mưu cho lãnh đạo về bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng nhân sự cho công ty.Lập kế hoạch đào tạo, đặc biệt tổ chức thực hiện đúng đắn chế độ chính sách vớicán bộ công nhân viên trong công ty

Việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tổ chức và sử dụng con dấu củaCông ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước Văn phòng cũngthường xuyên cập nhật các thiết bị văn phòng hiện đại, cung ứng đầy đủ văn phòngphẩm cho công ty

- Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:

Văn phòng có vai trò giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trìnhcông tác để tiến hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc chồng chéo,theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch Ngoài ra văn phòng còn tổ chức các cuộchội họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bên cạnh đó vănphòng còn đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất hiện đại cho toàn bộ hoạt độngcủa cơ quan

Ví dụ: Trong việc ban hành quy chế làm việc của công ty, văn phòng công

ty sẽ giúp lãnh đạo thu thập các văn bản của nhà nước quy định về nội quy và quyđịnh làm việc của các doanh nghiệp Bên cạnh đó văn phòng sẽ dựa vào tình hìnhthực tế hoạt động của công ty để tham mưu cho lãnh đạo về việc xây dựng nội quycông ty mình Khi thu thập được nguồn thông tin và tình hình thực tế của công ty,văn phòng sẽ thực hiện chức năng tổng hợp nhằm tổng hợp giúp lãnh đạo ban hànhnội quy Văn phòng công ty sẽ xây dựng nội quy làm việc của công ty để trình lênlãnh đạo duyệt, ban hành chính thức

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (Xem phụ lục 3)

Mỗi cơ quan, tổ chức nào cũng có lịch trình công tác thường kỳ cho lãnh đạo

cơ quan Việc xây dựng một chương trình công tác tốt sẽ giúp cho lãnh đạo và cán

bộ nhân viên văn phòng xác định được đúng mục tiêu, thời gian và định hướngcông việc cho phù hợp với hoạt động của mình Chương trình công tác sẽ giúp choThủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó cơ quan sẽ hoạt độngtốt hơn Chương trình công tác phải phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gianchuẩn bị Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian để đề phòng việc đột xuất

Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của công ty quy mô thờigian có thể là tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùngcủa tuần trước, kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước, kếhoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước, kế hoạch năm được lậpvào quý cuối cùng của năm trước

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho lãnh đạo Công ty Cổphần ô tô KCV Thăng Long đã đạt được những ưu điểm đáng kể trong quá trìnhgiúp lãnh đạo công ty đi công tác, bên cạnh đó cũng còn những hạn chế cần đượckhắc phục như:

+ Ưu điểm:

- Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệuquả

-Đảm bảo kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm xây dựng

có hiệu quả cho hoạt động của công ty

- Văn phòng đáp ứng đầy đủ nội dung công việc, giúp hoạt động của công tyđạt hiệu quả cao

STT Số ký hiệu vănbản Ngày, tháng,năm Tác giả Trích yếu nội dung Ghichú

1 34/KH-KTTC 25/08/2014

Phòng Kếtoán - Tàichính

Tổ chức tri ânkhách hàng tỉnhVĩnh Phúc năm2014

2 25/TTr-KTTC 28/08/2014

Phòng Kếtoán - Tàichính

Về việc Tổ chức tri

ân khách hàng đợt

2 năm 20143

4 238/BB-KTTC 12/09/2014

Phòng Kếtoán - Tàichính

Tiệc tri ân kháchhàng

5 56/BC-KTTC 12/09/2014

Phòng Kếtoán - Tàichính

Tổ chức tiệc tri ânkhách hàng tỉnhVĩnh Phúc năm2014

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (Xem phụ lục 5)

Chuyến đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của cơ quan Mỗi chuyến đi công tác đều có tác dụng trên nhiều phươngdiện, vì vậy các chuyến đi công tác được phòng Kế toán - Tài chính chuẩn bị cácphương diện cho lãnh đạo công ty

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan

Văn hóa công sở của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long dựa trên cácnghi thức nhà nước về văn hóa công sở nói chung, nhưng đối với công ty thì khôngban hành riêng một quy chế về văn hóa công sở mà được lồng ghép với quy chế

làm việc của công ty

Quy chế làm việc của Công ty được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy

đủ Tập thể các bộ công nhân viên trong Công ty đã vận dụng một cách linh hoạttùy vào điều kiện thực tế của cơ quan và phù hợp với các quy định Nhà nước.Công ty đã triển khai và thực hiện các nội dung trong quy chế làm việc bao gồmcác quy chế của Nhà nước quy định về văn hóa công sở với một số nội dung chínhsau:

- Hút đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

* Cấm các hành vi trong công ty: hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử

dụng đồ uống có cồn tại công sở( trừ ngày lễ, liên hoan được sự cho phép của lãnhđạo)

* Về trang phục, giao tiếp và ứng xử:

- Khi thực hiện nhiệm vụ cán bộ, công nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch

sự, mặc đúng đồng phục của công ty khi tới làm việc

- Cán bộ, công nhân viên phải đeo thẻ khi làm việc, thẻ phải có têncông ty,ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu

- Trong giao tiếp ứng xử phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giaotiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, nhiệt tình vàniềm nở với khách hàng

* Về bài trí công sở:

- Công ty phải có biển, tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên đầy đủ bằng tiếngViệt Phòng làm việc có biển tên ghi rõ ràng, đơn vị, họ tên, chức danh Việc sắpxếp, bố trí phòng làm việc phải gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Công ty cótrách nhiệm bố trí khu vực để xe cho cán bộ công nhân viên và người đến giaodịch, làm việc

Quy chế làm việc của Công ty được xây dựng phù hợp với hoạt động củacông ty, bên cạnh đó cũng đã lồng ghép đầy đủ quy chế văn hóa công sở của các

cơ quan theo Quyết định 129/2007/QĐ-TTg của thủ tướng chính phủ ngày 02tháng 08 năm 2007 về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quanhành chính nhà nước

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

* Công tác văn thư và lập hồ sơ hiện hành.

Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ hiệnhành của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sở danhmục hồ sơ, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng, ban lập

hồ sơ hiện hành

Hình thức văn thư của công ty vẫn là văn thư hỗn hợp, các đơn vị, phòng cóvăn bản sẽ tự phát hành văn bản và nhận văn bản

Bộ phận Văn thư của cơ quan công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếpnhận, xử lý văn bản kịp thời phục vụ cho việc chỉ đạo của Ban lãnh đạo công tycũng như hoạt động chung của toàn công ty.

Công văn đi, đến và công tác quản lý và sử dụng con dấu của công ty đượcthực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

* Ưu điểm:

- Văn bản được giải quyết nhanh chóng, kịp thời

- Công tác văn thư đã giúp cho công ty xác định được các văn bản, cách tratìm tài liệu dễ dàng

* Nhược điểm:

- Các văn bản tài liệu bị thất lạc, lẫn lộn các văn bản giấy tờ không liênquan

- Việc tìm kiếm các văn bản khi cần thiết gặp khó khăn vì văn bản bị thất lạc

và không được bảo quản

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.

Khi nhận được các văn bản hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về Công tácVăn thư - Lưu trữ, văn phòng công ty đã kịp thời sao gửi đến các phòng, ban, đơn

vị trực thuộc Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn đến các đơn vị

Tháng 8/2013, công ty đã tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn công tác lập hồ sơhiện hành cho toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng, ban và cán bộ làm côngtác Văn thư - Lưu trữ các đơn vị trực thuộc

Ngày 23/03/2013 Công ty ban hành Thông báo số 112/TB-CTCPOTKCVTL

về việc triển khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban Trên cơ sởThông báo này, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viêncác phòng, ban việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long chưa tổ chức xây dựng phòng Lưutrữ riêng biệt, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của công ty thuộc Phòng Kế toán - Tàichính (trực thuộc Văn phòng công ty) do Ban giám đốc trực tiếp quản lý

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

* Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long là một công ty lớn hoạt động chủyếu trong lĩnh vực kinh doanh ô tô nên mặc dù công tác lưu trữ vô cùng quan trọngnhưng cũng chỉ là một hoạt động bổ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, nêncông tác lưu trữ tại công ty chưa được chú trọng nhiều Để được chú trọng hơntrong công tác lưu trữ tại công ty cần có các giải pháp phù hợp đối với hoạt độngcủa công ty như:

- Căn cứ vào các quy định về lưu trữ của Nhà nước, công ty xây dựng cácvăn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với cácphòng, các đơn vị, tổ chức thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cácchế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộccông ty

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, nhân viên trong công ty lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của khối văn phòng công ty theoquy định;

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Lưu chọn hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng nộp lưu để giao nộp vào lưu trữlịch sử (nếu có) và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định hiệnhành;

- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác Văn thư

- Lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ;

Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác Vănthư - Lưu trữ;

- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị,

dự trù kinh phí phục vụ cho hoạt động Văn thư - Lưu trữ

Trong phòng Lưu trữ được trang bị các phương tiện đầy đủ và hiện đại nhằmphục vụ tốt nhất cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió,giá để tài liệu, xe chở tài liệu và những văn phòng phẩm khác Trong thời gian gầnđây lãnh đạo công ty đã chú trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ đúngquy chuẩn…

Các trang thiết bị: giá sắt, tủ gỗ để đựng tài liệu, hộp carton, bìa hồ sơ, điềuhòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm…

 Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

Năm 2013, Tổng công ty chính thức xây dựng được Kho lưu trữ chuyêndụng Vì vậy những tài liệu tồn đọng từ khi thành lập công ty là 100m tài liệu chưađược chỉnh lý nhưng đã đưa được về từng nhóm lớn theo năm

Trong đó tài liệu nát, loại bỏ chiếm phần lớn mà chủ yếu là tài liệu các nămmới thành lập công ty Còn các năm gần đây số tài liệu bị hư hỏng ít dần đi chothấy công ty đã chú trọng đến công tác lưu trữ hơn

Hiện tại trên kho lưu trữ đang lưu những tập công văn đi, đến của cơ quan

để phục vụ công tác tra tìm Các tập lưu công văn đi, đến đã được lập hồ sơ hiệnhành và được bảo quản trong các hộp carton

Năm 2013, Văn phòng Tổng công ty đã xây dựng các phương án thuê cácđơn vị đến khảo sát để chỉnh lý những tài liệu tồn đọng và sớm triển khai trongthời gian tới

 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ.

Bộ phận Văn thư đã thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên máy tính và ứngdụng phần mềm Microsoft Hàng năm, công ty đều quan tâm đầu tư, mua sắm máymóc, trang thiết bị cho bộ phận Văn thư Cụ thể đã trang bị máy tính, máyphotocopy, máy scand, máy điện thoại, máy Fax để lưu tài liệu giấy tờ trên hệthống online nội bộ của công ty và gửi mail cho các đơn vị trực thuộc công ty

 Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ:

- Cán bộ Văn thư - lưu trữ cung cấp kịp thời và đầy đủ tài liệu cho Ban lãnhđạo, các phòng, ban, đơn vị khi cần tra cứu

- Có sổ đăng ký theo dõi phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ

 Chế độ thông tin, báo cáo:

Hàng năm công ty thực hiện đầy đủ báo cáo, thống kê, báo cáo đột xuất theoyêu cầu của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ

* Chỉ đạo về công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long

* Ưu điểm:

Song song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, sự chuyển độngkhông ngừng của các nền kinh tế , sự bùng nổ thông tin đã làm cho khối lượng tàiliệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng lớn, hình thứctài liệu ngày càng phong phú Và những biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệuquả và chất lượng của công tác lưu trữ được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết Quátrình chỉ đạo rõ ràng về công tác Lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọngquyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ của công ty

Qua quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Longcho thấy lãnh đạo cơ quan và các cán bộ nhân viên trong công ty đã có nhận thứcđúng đắn và có những đầu tư thích hợp cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung

và công tác Lưu trữ nói riêng Điều đó thể hiện ở các khía cạnh sau:

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định hướngdẫn: Công tác Lưu trữ luôn được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạocông ty Để được triển khai đồng nhất, văn phòng công ty đã sao gửi các văn bảnchỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn vị trực thuộccông ty Triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của cấp trên đến nhân viên cácphòng, ban và đơn vị trực thuộc chủ yếu dựa vào Luật Lưu trữ năm 2011 để thựchiện công tác Lưu trữ của công ty Bên cạnh đó công ty cũng đã dựa vào các vănbản quy định về lưu trữ như:

- Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP của Chính phủ Quản lýcông tác Văn thư - Lưu trữ;

- Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về quy định thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác Lưu trữ: ban lãnh đạo

cơ quan rất quan tâm đến công tác văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói

riêng Hệ thống các văn bản do công ty ban hành ra để chỉ đạo hướng dẫn thựchiện công tác lưu trữ khá đầy đủ; các văn bản này có ý nghĩa hết sức quan trọng,

nó là hành lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động được thống nhất và tạo thuậnlợi cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trìnhgiải quyết công việc

Ngày12/12/2012, công ty ra Thông báo số 201/TB-CT về việc thông báo ýkiến chỉ đạo của Giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu của cácđơn vị trực thuộc công ty

Ngày 14/07/2013, công ty ban hành Thông báo số 143/TB-CT về việc thôngbáo gửi giấy mời họp, lịch công tác tuần và một số văn bản khác của công ty quahòm thư điện tử

Cùng với các quy định của nhà nước về công tác Lưu trữ, công ty đã ápdụng để thực hiện các hoạt động của mình như việc sắp xếp và hủy tài liệu trongcông ty

Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ: bên cạnhviệc ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ thì công ty còn mởcác lớp tập huấn ngắn hạn nhằm cũng cố, bồ dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên lưutrữ tại công ty và các đơn vị trực thuộc Hàng năm cán bộ lưu trữ cũng được tạođiều kiện tham gia chương trình tập huấn nghiệp vụ do Cục Văn thư - Lưu trữ tổchức Bên cạnh đó, vào khoảng thời gian nhất định trong năm, thường là vào cuốinăm, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì nhân viên được giao nhiệm vụhướng dẫn nghiệp vụ cho chuyên viên các phòng, ban để có thể giao nộp tài liệuvào lưu trữ đúng và đủ về cả số lượng và nội dung tài liệu

* Hạn chế:

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ việc tra cứu, khai thác

sử dụng phục vụ cho hoạt động của Công ty Do đó để đạt được hiệu quả tốt nhấtthì công tác lưu trữ cần được tổ chức nghiêm túc và khoa học

Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực chất là việc thực hiện cáckhâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,

phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê bảo quản vàkhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Do hạn chế về số lượng cán bộ lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ củaCông ty là tương đối nhiều nên trên thực tế các cán bộ chỉ thực hiện được việcquản lí tài liệu mà không thể đảm nhiệm được hết các nghiệp vụ lưu trữ Điều nỗibật nhất là trong tất cả các phòng ban thì khối tài liệu thuộc Văn phòng là được đưavào lưu trữ đầy đủ nhất , đươc lập hồ sơ và chỉnh lý , còn khối tài liệu của cácphòng ban còn lại thì tài liệu vẫn còn thiếu nhiều do bị thất lạc công tác nộp lưu tàiliệu chưa được thực hiên một cách khoa học tình trạng tài liệu vẫn còn bó gói,chưa chỉnh lý lập thành hồ sơ

Việc áp dụng Luật Lưu trữ trong công tác Lưu trữ còn nhiều bất cập và thiếuxót, như việc không đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu không đượcphân loại rõ ràng nên công tác Lưu trữ tại công ty còn nhiều khó khăn và chưađược chấp hành đầy đủ

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Tài liệu thuộc các phòng ban sau khi đã hoàn thành và hợp đồng với kháchhàng kết thúc là hồ sơ tài liệu sẽ được đưa vào lưu trữ của công ty Năm 2012,công ty mới chính thức đưa ra thông báo phải được lập hồ sơ thì mới được đưa vàolưu trữ Điều đó cho thấy trước đâycông tác lưu trữ vẫn thu nhưng tài liệu chưađược lập hồ sơ mà chỉ mới sắp xếp theo thời gian Nên tại kho lưu trữ tài liệu vềchuyên môn từ các phòng ban vẫn còn được bó gói, chưa lập hồ sơ và biên mục

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công ty chỉ mới thành lập nên về công tác lưu trữ vẫn chưa được hoànthiện, công ty có thuê người về chỉnh lý tài liệu nhưng công tác chỉnh lý vẫn còn sơsài chưa đạt hiệu quả cao, tài liệu vẫn còn bị thất lạc nhiều và vẫn chưa có bộ công

cụ tra cứu phục vụ việc tra cứu thông tin và tìm hiểu về tài liệu về công ty

Các tài liệu chuyên môn chưa được nộp vào lưu trữ và chưa được chỉnh lý,việc sắp xếp tài liệu chưa được rõ ràng và chưa thống nhất

- Việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu

Việc phân loại tài liệu chỉ được phân loại sơ bộ theo năm, theo nội dung màchưa có một phương pháp phân loại tối ưu nào

Tài liệu, chứng từ chưa được xác định giá trị, mà chỉ lưu theo thời gian làmhợp đồng nào hoàn thành thì thu tài liệu vào kho sau đó bó gói và đưa lên giá đựngtài liệu

Tài liệu vẫn còn trong tình trạng bị bó gói nhiều:

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm

* Lịch công tác tuần thứ 14của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

( từ ngày 12 tháng 04 năm 2015 đến ngày 19 tháng 04 năm 2015)

CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

Nội dungcông việc

Địađiểm

Đơn vịchủ trì

Thành phầntham dự

Ghi chú

Thứ Hai

12/04/2015 8h00

Họp giao bantuần thứ 14 Phòng

họp

Phòng

Kế toán

- Tàichính

Trưởng cácphòng ban

13h30

Hướng dẫn vềcách tư vấnbán xe, bánphụ tùng xe

Phònghọp

PhòngDịch vụHậumãi

Phòng Kinhdoanh, PhòngDịch vụ Hậumãi

Thứ Ba

13/04/2015 9h00

Họp Hội đồngnâng lươngcông ty xétnâng lươngđịnh kỳ chocông nhânviên

Phònghọp

Phòng

Kế toán

- Tàichính

Trưởng cácphòng ban

Thứ Tư

14/04/2015

14h00 Triển khai

chương trìnhcải thiện việc

PhòngKinhdoanh

TrưởngphòngKinh

Tất cả côngnhân viênphòng Kinh

bán xe doanh doanh

Thứ Năm

15/04/2015 8h00

Họp bàn sảnxuất, sửa chữaphụ tùng

PhòngDịchvụ

TrưởngphòngDịch vụ

Nhân viênphòng Dịch vụ

và nhân viênbên xưởng sửachữa

13h00

Họp xét duyệtlương chocông nhânviên

Phònghọp

Phòng

Kế toán

- Tàichính

Ban giám đốc,Trưởng phòng

Kế toán - Tàichính, thủ quỹThứ Sáu

16/04/2015 9h00

Phỏng vấnứng cử viên Phòng

Họp

Bangiámđốc

Trưởng phòngDịch vụ HậumãiThứ Bảy

17/04/2015 8h00

Họp giao ban

Phònghọp

TrưởngphòngDịch vụ

Trưởng cácphòng ban

* Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

II Nội dung kế hoạch

1 Phương châm phát triển của tháng 05 năm 2015 là đẩy mạnh phát triển kinh doanh xe và bán phụ tùng cho các tỉnh phía bắc.

- Đẩy mạnh các tiềm năng lớn tại các thị trường phía bắc là một trog nhữngmục tiêu phát triển của công ty;

- Tháng năm là tháng trọng điểm để thực hiện cung cấp xe và phụ tùng chocác khách hàng miền bắc.

2 Tổ chức tiệc tri ân khách hàng tại chi nhánh Hưng Yên.

- Kế hoạch thực hiện tiệc tri ân khách hàng tiến hành vào ngày 20 tháng 05năm 2015 nhằm giới thiệu thêm về xe và tri ân các khách hàng đã mua xe của côngty

3 Thu hồ sơ và tuyển nhân sự còn thiếu đối với các phòng ban, tại các chi nhánh thuộc công ty.

- Đợt tuyển nhân sự lần 2 vào tháng 05 của công ty sẽ cần tuyển vào các vịtrí như văn phòng, kế toán, cố vấn phụ tùng, xưởng sản xuất…

- Các phòng ban cần kiểm tra nhân sự của mình báo cáo với ban giám đốc để

có kế hoạch tuyển dụng

4 Đánh giá các đơn vị, cá nhân trực thuộc công ty về mọi mặt hoạt động

- Đánh giá định kỳ về khả năng làm việc, ý thức làm việc của các đơn vị và

cá nhân trong công ty một cách chính xác và t thực khách quan

III Tổ chức thực hiện

1 Ban giám đốc

- Giám đốc: chỉ đạo chung

- Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo các đơn vị do mình phụtrách để triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác

2 Phòng Kế hoạch - Tài chính

- Xây dựng và trình giám đốc kế hoạch công tác tháng 05 năm 2015

- Phối hợp các đơn vị, phòng ban thực hiện công tác tháng để đạt hiệu quảtốt

- Xây dựng kế hoạch bán phụ tùng cùng với công tác sửa chữa, bảo hànhcho khách hàng phù hợp với chiến lược công ty đặt ra.

- Kiểm tra chặt chẽ các khâu sửa chữa bên xưởng, thực hiện đúng quy trình

* Kế hoạch công tác năm 2016

CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

I Mục đích, yêu cầu

1 Mục đích

- Công ty đặt ra phương châm phát triển của năm 2016 với nhiều thay đổi vềquy mô tổ chức, số lượng nhân sự trong hoạt động của công ty

- Cùng với sự thực hiện chiến lược phát triển dài hạn của Công ty Cổ phần ô

tô KCV Thăng Long trong giai đoạn 2015 - 2020

- Kế hoạch xây dựng nhằm tạo sự chủ động trong quá trình thực hiện cácnhiệm vụ công tác năm của Công ty

- Kế hoạch định hướng cho Công ty có một đà phát triển mới trong sựnghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

- Mỗi cán bộ, công nhân viên luôn có tinh thần trách nhiệm trong việc thựchiện các nhiệm vụ công tác được giao

II Nội dung kế hoạch

1 Quý I