Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ hải MINH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3 1. Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.2. Mục tiêu, phương châm hoạt động 5 2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 5 2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm: 5 2.5. Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng. 6 1.1. Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng. 6 1.2. Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 7 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 8 2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp. 9 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 14 1.1. Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty. 14 1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan 15 1.3. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh. 15 1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh. 16 2. Khảo sát về công tác Văn thư 17 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư công ty 17 2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty. 18 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp. 19 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ: 19 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ: 19 3.3. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 20 3.4. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 23 CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 24 CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY 31 CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ” CỦA CÔNG TY 50 CHỦ ĐỀ 4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 56 CHỦ ĐỀ 5. XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO CÔNG TY 58 CHỦ ĐỀ 6. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM. 60 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I. Đánh giá chung về công tác Hành chính Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 61 II. Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng 62 LỜI CẢM ƠN 65 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3

1 Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 42.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 42.2 Mục tiêu, phương châm hoạt động 52.3 Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 52.4 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm: 52.5 Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 6

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng 61.1 Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng 61.2 Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 71.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phầnChuyển giao Công nghệ Hải Minh 8

2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp 9

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG

CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 14

1 Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 14

1.1 Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty 14

1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan.15 1.3 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 15

1.4 Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 16

2 Khảo sát về công tác Văn thư 17

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư công ty 17

2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty 18

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp 19

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ: 19

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ: 19

3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 20

3.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ: 20

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 23

CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 24

CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY 31

CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ” CỦA CÔNG TY 50CHỦ ĐỀ 4 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 56CHỦ ĐỀ 5 XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO

CÔNG TY 58CHỦ ĐỀ 6 ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHÒNG

HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM 60

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61

I Đánh giá chung về công tác Hành chính Văn phòng Công ty cổ phần

Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 61

II Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng 62

LỜI CẢM ƠN 65 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động đặcbiệt quan trọng trong đời sống xã hội.Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành vàchấp hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa lãnh đạo với cácnhân viên trong nội bộ cơ quan Do đó bộ máy giúp việc hành chính trong cơquan là vô cùng quan trọng, là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâmtrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức Trong mụctiêu đào tạo con người thì việc đào tạo cán bộ, công nhân viên trong các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng thiết yếu bởi đó lànguồn nhân lực lâu dài giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốtcác nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ, các thủ tục Hành chính, hoạt độnggiao tiếp, đối nội, đối ngoại; các quy chế làm việc, công tác hậu cần, quản lý cơsở… trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó

Để thực hiện mục tiêu đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trongnhững trường đào tạo cán bộ trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyênnghiệp chính quy, tại chức các chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Quản trị vănphòng, Quản lý văn hóa, Văn thư - Lưu trữ, Thư ký văn phòng, Hành chính vănphòng, Thông tin thư viện, Dịch vụ pháp lý, Hành chính học, Tin học nhằm đàotạo, cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đápứng được cả trình độ lẫn chuyên môn cho sinh viên sau khi tốt nghiệp

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” đồng thời gắn nhà trường

với xã hội, lý luận và thực tiễn đối với các chuyên ngành hệ cao đẳng; nhàtrường có tổ chức một kỳ thực tập cho sinh viên nhằm nâng cao chất lượng, traudồi kiến thức còn thiếu cho sinh viên trong quá trình thực tập tại trường để saukhi ra trường sinh viên có kiến thức để áp dụng thực tế vào công việc cụ thể

Nhằm tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ, nhân viêntrong cơ quan tổ chức nơi thực tập, trên cơ sở những lý thuyết đã học trong nhàtrường về chuyên ngành Quản trị văn phòng áp dụng vào thực tế để rèn luyệnkhả năng nghiệp vụ quản lý Hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã học

Thực hiện theo Quyết định số: /QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng 3 năm 2015 của Hiệutrưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc Quyết định cử sinh viên đi thựctập tốtnghiệp Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc cơ quan thực tập,

em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ HảiMinh.Trong quá trình thực tập em đã được học hỏi và đúc rút được rất nhiềukinh nghiệm làm việc, tạo cho em có được những kiến thức, hành trang cần thiếtcho quá trình làm việc sau này Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc

cơ quan thực tập, em đã đến thực tập tại Công ty từ ngày 09 tháng 3 năm 2015đến ngày 29 tháng 4 năm 2015; trên cơ sở làm việc thực tế được sự hướng dẫntận tình của chị Trần Thị Loan – Cán bộ phòng Hành chính Tổng hợp giúp emhoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian thực tập tại Công ty

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong nộidung báo cáo em xin đề cập đến công việc trong phạm vi hoạt động cụ thể củatừng bộ phận trong phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty, đặc biệt là côngtác Quản trị văn phòng, nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ Đây bcungx là nơi emđược tiếp xúc với công việc thực tế nhiều nhằm đưa lại một cái nhìn tổng thể ,khái quát về chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của hoạt động Văn phòng đối với các

cơ quan nói chung và đối với Công ty nói riêng

Em xin trân thành cảm ơn các thầy(cô) trong Trường Đại học Nội vụ, cácthầy(cô) trong Khoa Quản trị Văn phòng; các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổphần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tậptại công ty và nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập;

đã cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáothực tập này Mặc dù đã có nhiều cố gắng và có sự chuẩn bị khá kỹ nhưng vẫnkhông thể tránh khỏi những thiếu sót; em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của các thầy(cô) trong nhà trường và khoa Quản trị văn phòng để bài báocáo này được hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn

Sinh viên

Hoàng Thị Phượng PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

1 Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆHẢI MINH

- Tên giao dịch Tiếng Anh: Hai Minh transfer technology joint stockcompany

- Trụ sở giao dịch: Số 8b ngõ 21 tổ 8 đường Giáp Bát, phường Giáp Bát,quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội

- Văn phòng: Số 42/21 chợ Mễ Trì Hạ, phường Mỹ Đình, quận Từ Liêm,thành phố Hà Nội;

- Các ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty:

+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm;

+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;

+ Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đếnmáy vi tính;

+ Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thôngtrong các cửa hàng chuyên doanh;

+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp;

+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông;

+ Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự,đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh;

+ Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác;

+ Lắp đặt hệ thống điện;

+ Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí;

+ Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình;

+ Sửa chữa thiết bị nghe nhìn, điện tử gia dụng

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Chức năng, nhiệm vụ chính của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệHải Minh là kinh doanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn chính của công ty là:

- Phải tính toán cân đối trong việc ký kết hợp đồng với các công ty đốitác liên kết kinh doanh;

- Tư vấn lập dự án thiết kế, giám sát, quản lý dự án thi công các côngtrình kỹ thuật dân dụng;

- Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm;

- Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất và cung cấp bảng thông tinđiện tử, máy tính, thiết bị ngoại vi;

- Thực hiện các hợp đồng mua bán điện tử dân dụng, các thiết bị máy

công nghiệp, nông nghiệp với các công ty phân phối kinh doanh;

- Kiểm tra hồ sơ thanh toán;

- Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng;

- Tham gia vận hành thị trường thiết bị nội bộ, thị trường phat triển thiết

bị cạnh tranh

2.2 Mục tiêu, phương châm hoạt động

Với tình hình phát triển của xã hội, việc xây dựng và phát triển thị trườngcung ứng thiết bị ngoại vi, phần mềm điện tử, đồ dùng dân dụng nhằm mục tiêuchiến lược:

- Đáp ứng được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn;

- Tăng hiệu quả sản xuất;

- Tăng quyền lựa chọn mua bán cho khách hàng;

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc công nghiệp, thiết bị điện

tử, phần mềm ổn định, tin cậy và chất lượng;

- Phát triển bền vững, phát triển qua từng cấp độ tăng dần tính cạnhtranh

2.3 Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

- Hoạt động đoàn thể: Toàn thể công nhân viên trong công ty phải thựchiện có hiệu quả các phong trào thi đua nhằm khơi gợi ý thức trách nhiệm laođộng sáng tạo của từng cá nhân, phát huy tính sáng tạo và sức mạnh tập thể gópphần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao và nhiệm vụ đơn vị của Công ty.Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, chống tham nhũng và các tệ nạn xã hội

- Các hoạt động chung: Song song với các phong trào thi đua trong laođộng sản xuất công ty còn tổ chức các hoạt động tham quan dã ngoại, thể dụcthể thao nhằm nâng cao sức khỏe; đồng thời tạo cơ hội giao lưu, học hỏi tăngtính đoàn kết giữa các công nhân viên chức trong công ty

- Hoạt động giao lưu hợp tác Quốc tế: Công ty đã cử các đoàn cán bộquản lý, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đi làm việc, tham quan khảo sát, đào tạo

và chuyển giao công nghệ, trao đổi kinh nghiệm về mô hình tổ chức, mô hình thịtrường trong nước và nước ngoài.

2.4 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm:

- Giám đốc;

- Giúp việc cho Giám đốc có Phó Giám đốc;

- Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn nghiệp vụ:

+ Phòng Hành chính Tổng hợp: Tham mưu giúp Ban Giám đốc công tytrong công tác tổ chúc Hành chính cơ quan

+ Phòng Tài chính kế toán: Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo, điềuhành công tác Tài chính Kế toán, tổng hợp kết quả kinh doanh và hoạch toánkinh tế;

+ Phòng Kiểm soát chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm sản xuấtkinh doanh, thống kê kết quả hoạt động trong từng lĩnh vực;

+ Phòng thiết kế: Đảm nhận việc thiết kế các mẫu sản phẩm để đưa vàosản xuất;

TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng.

1.1 Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng.

Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) là bộ máy không thể thiếu

được trong một cơ quan, tổ chức; ở đó nhân viên Văn phòng có trách nhiệm thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là

bộ máy giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điềukiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn thể cơ quan, tổ chức

Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúpviệc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan, tổ chức:

+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt và

+ Đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện đi lại,công cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân Tu sửa nâng cấp cơ sở hạ tầng,mua sắm bảo dưỡng các trang thiết bị, điều hành phương tiện đi lại cho lãnh đạo

và cán bộ trong cơ quan; quản lý, điều phối hoạt động tài chính cho văn phòng

chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn công ty,điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các Phòng, Ban chuyên môn Đảmbảo đầy đủ các điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt độngcủa Công ty.

- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phíhoạt động và mở tài khoản riêng tại Ngân hang Nhà nước theo quy định;

- Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, quản lý về cáclĩnh vực:

+ Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, đối ngoại, Lễ Tân, Khánh tiết

và công bố lịch công tác trên cơ sở yêu cầu;

+ Quản lý công tác thi đua, công tác tuyên truyền và quan hệ công chúng;+ Xây dựng và giáo dục truyền thống, văn hóa doanh nghiệp trong Công

ty và công tác quan hệ Quốc tế

1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty

cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

Phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phần Chuyển giao Côngnghệ Hải Minh là bộ máy tham mưu tổn hợp, hành chính quản trị, giúp việc vàđảm bảo hậu cần cho toàn thể công ty:

- Trình ban Giám đốc Công ty chương trình làm việc, kế hoạch công táctuần, tháng, quý, năm của Công ty Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của Công ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phốihợp giữa các Phòng, Ban theo đúng quy chế làm việc của Công ty và quy địnhcủa pháp luật;

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnhđạo, chỉ đạo điều hành của công ty theo quy định của pháp luật Thực hiện côngtác thong tin, báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của Công ty;

- Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo gửi tới công

ty Thực hiện rà soát, ghi số và phát hành tài liệu, công văn, quyết định (do cácPhòng soạn thảo) từ công ty đến các cơ quan, đơn vị khác; đảm bảo theo đúng

thủ tục Hành chính theo quy định của Nhà nước, Công ty và Pháp luật;

- Xây dựng và duyệt các Quy định thể thức trình văn bản; Quy định quản

lý và xử lý văn bản; Quy định quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi – đếncủa Công ty theo quy định hiện hành;

- Theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban trong Công ty về việc soạn thảo,chuẩn bị các đề án được phân công, phụ trách;

- Bố trí chỗ làm việc, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụmọi hoạt động kinh doanh của Công ty Bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách đến làmviệc với Công ty, đại biểu về dự hội nghị, hội thảo và các lớp đào tạo do Công ty

tổ chức;

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, xây dựng kế hoạchbồi dưỡng nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật Phối hợp cùng các Phòng, Bankiểm tra tổ chức thi nâng bậc cho công nhân kỹ thuật;

- Lập chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của công ty và củalãnh đạo Công ty;

- Thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, khám sức khỏe định kỳ cho cán

bộ, viên chức trong Công ty; cấp phát thuốc đối với các bệnh thông thường;

- Thực hiện công tác quản trị của Công ty bao gồm: quản lý trụ sở làmviệc, các trang thiết bị, dụng cụ làm việc và phương tiện đi lại của Công ty.Quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng, quản lý mọi tài sản khác của Công ty;

- Tổ chức, quản lý công tác an ninh trật tự, bảo vệ tài sản trong phạm vitrụ sở của Công ty Thực hiện các quy định của chinhd quyền địa phương nơicông ty đóng trụ sở, thay mặt lãnh đạo Công ty làm việc vói chính quyền địaphương để giải quyết những công việc có lien quan;

- Lập kế hoạch, tổ chức mua sắm và cấp phát các phương tiện, dụng cụlàm việc, trang bị bảo hộ lao động Tổ chức quản lý kiểm kê định kỳ, thanh xử

lý vật tư thiết bị và tài sản trong Công ty theo quy chế hiện hành;

- Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, miễnnhiêm, nâng lương cán bộ theo phân cấp của Công ty và quy định của Nhà nước;

- Trưởng phòng thừa lệnh Giám đốc Công ty ký các văn bản liên quanđến giấy đi đường, giấy giới thiệu… và các văn bản khác có liên quan đến chứcnăng, nhiệm vụ của của Văn phòng.

- Thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì;

- Theo dõi, đôn đốc các phòng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo Công

ty giao phó;

- Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty

2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp.

 Chuyên viên Văn phòng

- Chức trách của từng cá nhân trong Văn phòng:

+ Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp: là người lãnh đạo mọi hoạt

động của phòng, thực hiện các nhiệm vụ của Phòng theo đúng pháp luật của nhànước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:

 Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;

 Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do cácPhòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp;

 Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một sốcông việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giáy điđường, giấy mời dự họp… Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giámđốc ký ban hành;

 Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tácVăn thư – Lưu trữ;

 Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn

phòng theo chế độ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho côngchức, viên chức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nângcao trình độ cho cán bộ, nhân viên trong phòng.

 Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trìnhGiám đốc phê duyệt;

 Được Trưởng phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết, kýthay Trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụcho hoạt động của Công ty và ban Giám đốc;

 Theo dõi quản lý về hoạt động y tế chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, côngnhân viên, công tác thi đua khen thưởng

 Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản

lý sử dụng con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;

 Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của côngty;

 Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chếlàm việc của công ty

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc

Thời gian làm việc Hành chính

Ngày nghỉ Chủ nhật, ngày lễ theo quy định của

pháp luật

I MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC:

Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính củaCông ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đốitác và tổ chức bên ngoài công ty Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

5 Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về trất tự antoàn lao động, vệ sinh an toàn lao động và phòng chống cháy nổ

6 Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnhvực hành chính

7 Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

8 Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

9 Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính

10 Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhânviên trong phòng.

11 Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trongphòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

12 Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viêntrong phòng

13 Giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận khác dựa trênnội quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành

14 Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉthị của Ban Giám đốc, nhà nước để nhân viên trong công ty thực hiện

15 Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền

16 Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòngHành chính

17 Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đếncác bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiên theo đúng nộidung chỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc

III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:

1 Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ công ty đượcquản lý, vận hành đúng quy trình, quy định

2 Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát

3 Công tác y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnhđược đầy đủ

4 Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn định,phát hiện và sửa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định

5 Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, chế độ báo cáo của phòng

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

1 Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng

1.1 Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty.

1.1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:

- Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận tham mưu giúp việc cho thủtrưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập xử lý thôngtin hôc trợ cho các hoạt đọng quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sởvật chất kỹ thuật toàn bộ hoạt động của cơ quan

- Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin đề từ đó tổng hợp, báocáo Thực hiện vai trò tư vấn cho Giám đốc về nội dung và thể thức của văn bản.Ghi chép, quả lý hồ sơ, tài liệu cho các phiên họp;

- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết các văn bản, giấy tờ.Quản lý tổ chức công tác nhân sự trong nội bộ Công ty;

- Giữ vai trò trong việc tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, xử lý vàtổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo nguồn thông tin chính xác,tin cậy

Ví dụ:

Giám đốc ban hành Quyết định về công tác thi đua khen thưởng thường

kỳ, phòng Hành chính Tổng hợp sẽ có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo lấy

đề xuất của bộ phận phụ trách về nhân sự và lập danh sách 03 nhân viên xuất sắcnhất để khen thưởng

1.1.2 Vai trò trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:

- Giúp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác Lễ tân phục vụ trong hộinghị, hội họp;

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tu sửa cơ sở

vật chất kỹ thuật, phương tiện đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế bảo vệ sức khỏe cho cán bộ, côngnhân viên; đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty

- Tổ chức các cuộc hội họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cholãnh đạo Giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trình công tác đểtiến hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc chồng chéo, theo dõicác đơn vị thực hiện kế hoạch

Ví dụ:

Khi công ty có cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợp phảichuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinh phí, tàiliệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ,… cho cuộc họp

1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan

(Phụ lục 04 kèm theo)

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan Các chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan cần phải chuẩn bịtrước một cách cẩn thận và chu đáo

1.3 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công

ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.

- Chương trình công tác thường kỳ là văn bản của Công ty nó thể hiện cácmục tiêu đề ra các phương pháp để hoàn thiện mục tiêu đó Chương trình côngtác thường kỳ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty

- Nó giúp cho thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó

cơ quan sẽ hoạt động tốt hơn Chương trình công tác phải phù hợp với khả năngchuẩn bị và thời gian chuẩn bị.Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dựphòng việc đột xuất

- Quy trình xây dựng Công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyểngiao Công nghệ Hải Minh được thực hiện như sau:

+ Thu thập và xử lý thông tin: thu thập các thông tin từ các chủ trương,

chính sách của Nhà nước; các thông tin từ các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộcCông ty và các thông tin từ nguồn thực tế của công ty.

 Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cơ bản nhưcác công việc được đưa vào chương trình công tác thường kỳ vẫn còn đôi chútchồng chéo, các thông tin thu nhập để xây dưng báo cáo thường kỳ vẫn chưahiệu quả cụ thể và vẫn còn trùng lặp, nhiều công việc vẫn còn tồn đọng chưagiải quyết xong

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty

(Phụ lục 03 kèm theo)

1.4 Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.

Công tác tổ chức Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhànước, là một khâu quan trọng của nghiệp vụ Hành chính Đó là một cách thứcgiải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp thực hiệnlãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyềntheo quy định của pháp luật.

Công tác tổ chức cuộc họp được phòng Hành chính Tổng hợp chuẩn bịchu đáo, lập Kế hoạch trình Giám đốc phê duyệt

Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với các phòng, ban

có liên quan để chuẩn bị cho cuộc họp; chuẩn bị các tài liệu có liên quan, chuẩn

bị các cơ sở vật chất kỹ thuật trong các cuộc họp, chương trình Đại hội

2 Khảo sát về công tác Văn thư

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư công ty

Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước Công tác Vănthư là bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơquan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức phụ thuộcvào công tác Văn thư làm tốt hay không Vì vậy công tác Văn thư trong cơ quan,các tổ chức ngày ngày được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công tác quản

lý hành chính Nhà nước, công tác Văn thư là một trong những trọng tâm đượctập trung đổi mới

Công tác Văn thư của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minhđược đặt dưới sự quản lý Phòng Hành chính Tổng hợp với mục đích nâng caohiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhucầu thực tế của Công ty, công tác Văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, giámsát, đôn đốc của lãnh đạo và trưởng phòng Hành chính Tổng hợp đã làm tốtcông tác này

Công tác văn thư được tổ chức dưới hình thức tập trung, tất cả văn bảnđến văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận Văn thư công ty, sau đó cán bộvăn thư sẽ làm các khâ nghiệp vụ như tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản…

(đối với văn bản đến), xin chữ ký, đóng dấu…(đối với văn bản đi).

Trong quá trình hoạt động Công ty đã ban hành các văn bản nhằm chỉđạo, hướng dẫn công tác Văn thư, đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉđạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này Thực hiệntheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính

2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty.

Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý của phòng Hànhchính Tổng hợp và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác Văn thư công ty trong quá trình giải quyết côngviệc

Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quantrọng để thiết lập thể chế nền hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý,chỉ đạo điều hành công việc của công ty Những văn bản quy định về những vấn

đề lớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do Giám đốccông ty ký văn bản hoặc Phó Giám đốc ký thay khi được Giám đốc công ty ủyquyền

- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉđạo nhân viên trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dungtheo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhnhư: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan chủ quản, số ký hiệu, Địa danh… Thựchiện tốt việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký banhành; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty phải thực hiện theođúng thẩm quyền quy định, tránh tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quả lý văn bản đến – văn bản

đi của cơ quan theo đúng hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW

ngày 18/07/2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản

lý văn bản đi – đến Việc quản lý và giải quyết văn bản của Công ty, Văn phòng

và các đơn vị khác luôn được bảo quản tốt, đúng quy trình; đảm bảo đúng vềthẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản trước khi ký ban hành đáp ứng phùhợp với nhu cầu công việc

- Quản lý con dấu: được thực hiện theo quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng condấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ cồn an

và ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghịđịnh số 58 Con dấu của công ty được cất giữ cẩn thận trong cũng như goài giờlàm việc, dấu được để trong ngăn kéo đặt trong tủ và khóa chắc chắn

- Lập hồ sơ hiện hành: Mặc dù đã được lãnh đạo văn phòng hướng dẫn

về cách lập hồ sơ nhưng một số phòng, ban vẫn chưa thực hiện tốt

=>Đánh giá: Nhìn chung trong quá trình thực hiện việc quản lý, chỉ đạo

công tác Văn thư trong Công ty đã được tổ chức thực hiện rất tốt Tuy nhiên đểcông tác Văn thư trong cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn nữa

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp.

Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được Giám đốc vàlãnh đạo văn phòng rất quan tâm Để bảo quản tài liệu được tốt và thuận tiện choviệc tra tìm tài liệu, lãnh đạo cơ quan có quy định trong bản Nội quy, quy chếchức năng nhiệm vụ phân cấp quản lý và chế độ làm việc của Công ty yêu cầutại các phòng ban lưu trữ văn bản, tài liệu của đơn vị mình một cách cẩn thận

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ:

Công tác Lưu trữ của Công ty cổ phần chuyển giao Công nghệ Hải Minhđược tổ chức dự theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo củaTrưởng phòng Hành chính Tổng hợp Tài liệu trong Công ty chủ yếu là tài liệusản sinh trong quá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ;

tài liệu chủ yếu là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ củaCông ty.

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ:

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo mộtphương án phân loại Công ty lựa chọn phương án chỉnh lý: “thời gian – mặthoạt động”

Các bước chỉnh lý tài liệu được Công ty tiến hành như sau:

- Phân chia tài liệu chỉnh lý;

- Lập hồ sơ;

Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gàigắn vào hồ sơ Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thứcvào bìa hồ sơ; nội dung trên bìa hồ sơ phải được ghi rõ: Tên phông lưu trữ, tênđơn vị tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì, thờihạn bảo quản, số lưu trữ, sắ xế tài liệu trên giá tủ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổithọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công việcrất quan trọng và cần thiết cần thiết nhằm tránh cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát

Ở công ty tài liệu sau khi được sắp xếp xong thì Trưởng phòng Hànhchính Tổng hợp có trách nhiệm giao cho chuyên viên văn phòng bảo quản tàiliệu vào cặp, hộp hồ sơ để trên giá hoặc tủ Đối với những tài liệu quan trọng thìphải bảo quản cẩn thận và đưa vào tủ khóa lại tránh tình trạng mất mát, lạc hồ

sơ Ngoài ra, để bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ thì công ty cần có nhữngthiết bị chuyên dụng, thiết bị phòng cháy nổ, thiết bị chống ẩm mốc…

3.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp các thong tin từ Tàiliệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử

và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng

nhất và là mục tiêu cuối cùng của lưu trữ nhằm biến những thông tin trong quákhứ thành tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa,khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán

bộ trong và ngoài công ty Những sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện và chấphành đúng nội quy và chỉ được khai thác những tài liệu liên quan đến công tácnghiên cứu của mình Cán bộ ngoài cơ quan khi đến khai thác tài liệu thì phải cógiấy giới thiệu của người có thẩm quyền

=>Nhận xét và giải pháp kiến nghị về công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty:

Trong quá trình được thực tậ tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưutrữ của công ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đangdần đi vào nề nếp.Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị củacấp trên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trách nhiệm cao

và có trình độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư Lưutrữ ngày càng đi vào nề nếp ổn định

Bên cạnh đó em cũng xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý và nhận xét vềcông tác Văn thư Lưu trữ của Công ty như sau:

+ Ưu điểm:

 Nhận thức rõ về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác Văn thưlưu trữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác Văn thư Lưu trữ một cáchthống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp;

 Công ty đã có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ,đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảophục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trongnhững năm tiếp theo;

 Đội ngũ cán bộ Văn thư Lưu trữ đã được quan tâm và được bồi dưỡngnghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách nhiệm trongcông việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng;

 Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã xây dựngcác quy chế xử lý công tác quản lý Văn thư Lưu trữ theo đúng quy định của nhànước và quy định của Cục Văn thư Lưu trữ của Nhà nước.

- Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệugiao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chấtlượng;

- Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng thamgia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên khong thể làm được các bước theoyêu cầu nghiệp vụ;

- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khókhăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu cótrong kho lưu trữ;

- Việc hiện đại hóa công tác Văn thư Lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụngcông nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hồ sơ tài liệu nhưng vẫn còn gặpnhững khó khăn nhất định

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và nămcủa Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

2 Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ”

3 Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở”

4 Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan

5 Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại

6 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phầnChuyển giao Công nghệ Hải Minh

CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ

HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY

CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN

GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đơn vị chủ trì

Địa điểm

Ghi chú

Thứ 2 06/4 8h30’ Họp giao

ban côngtác tuần

Ban Giámđốc,Trưởngcácphòng,ban-

PhòngHànhchínhTổnghợp

Phònghọp

Thứ 3 07/4 14h00’ Làm việc

với Công tyHoàng Cầu

về việc đưa

ra sản phẩmmới

Ban Giámđốc

PhòngHànhchínhTổnghợp

Phònghọp

Thứ 4 08/4 15h00’ Kiểm tra

tiến độ làmviệc củacông nhânxưởng sản

Thànhphần theoquy định

PhòngHànhchínhTổnghợp

Tại 234MinhKhai

xuấtThứ 5 09/4 9h00’ -Họp Hội

đồng kỷluật; Họpcông tác thiđua khenthưởng chocán bộ,công nhânviên xuấtsắc

Ban Giámđốc,Trưởngcác đơn vị

ThànhphầntheoQuyđịnh

Phònghọp

Thứ 6 10/4 14h00’ Họp chuẩn

bị Đại hộicông đoànCông ty

Phó Giámđốc,Trưởngcác đơn vị

Hànhchínhtổnghợp

Phònghọp

Thứ 7 11/4 8h30’ Họp giao

ban côngtác tuần

Ban Giámđốc,Trưởngcác đơn vị

HànhchínhTổnghợp, Tổchứccán bộ

Phònghọp

CN 12/4 Nghỉ

GIÁM ĐỐC

Trần Văn Huân

CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO

CÔNG NGHỆ HẢI MINH

KẾ HOẠCH Công tác tháng 5 năm 2015

TT Nội dung công việc Thời

gianthựchiện

Phân công trách nhiệm

1 -Tham gia lớp tập huấn phòng

chống cháy nổ năm 2015 tại

4 -Tiếp đại diện Công ty TNHH

Bình Minh về sản xuất thiết bị

máy công nghiệp

7 -Kiểm kê toàn bộ cơ sở vật chất

CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO

CÔNG NGHỆ HẢI MINH

Số: /KH-CNHM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày tháng năm 2015

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Căn cứ triển khai công việc trong năm 2015

2 Đảm bảo tiến độ thực hiện công việc theo Kế hoạch

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC

STT Nội dung công việc Thời gian Ghi chú

1 - Họp giao ban đầu năm

- Tổ chức Hội thảo “Đào tạo nguồn nhân lực”

4 - Tổ chức Hội thảo “Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác Văn phòng

Tháng 4

- Cử một số cán bộ đi tập huấn tại Đà

công nhân viên

- Tiếp tục triển khai lắp đặt các công

trình và sản xuất phần mềm

Tháng 6

7 - Tổng hợp công tác tài chính của

Công ty trong 6 tháng đầu năm

- Kiểm tra công tác an toàn lao động

- Làm việc với Bộ y tế để giải quyết

BHXH cho cán bộ, công nhân viên

Công ty

- Đánh giá, nhận xét về thi đua khen

thưởng cho cán bộ, công nhân viên

GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN

GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CNHM ngày tháng năm củaGiám đốc Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh về việc ban hành

Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty)

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng cho toàn thể cán bộ, nhân viên làm việc tại Công ty

cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh

Công tác Văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công tác soạnthảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hiện hành và quản lý, sửdụng con dấu, các công việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tàiliệu, thống kê, bảo quản theo đúng nguyên tắc văn thư bảo mật

Điều 2.Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác Văn thư:

1 Công ty CP chuyển giao Công nghệ Hải Minh có trách nhiệm:

- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật ban hành để quy định vàhướng dẫn thực tiễn các chế độ về công tác Văn thư Lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác Văn thư Lưu trữđối với các đơn vị trực thuộc Công ty, giải quyết khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạmpháp luật về công tác Văn thư Lưu trữ;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác Văn thư lưu trữ;

- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân viên phụ trách công tác văn thư, quản

lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư lưu trữ

2 Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm:

- Tham mưu giúp Công ty ban hành các quy định hướng dẫn, kiểm tra

việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cán bộ Công ty;

- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý và hoạtđộng công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty;

- Trưởng các Phòng, Ban, đơn vị chức năng trong Công ty có tráchnhiệm quản lý công tác Văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, có trách nhiệm triểnkhai và thực hiện theo Quy chế;

- Toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty có trách nhiệm tuân thủ theođúng các quy định tại Quy chế này

Điều 3 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:

1 Nhiệm vụ trong công tác Văn thư:

a) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận và quản lý văn bản đến, trình vàchuyển giao văn bản đến; theo dõi, đôn đốc việc kiểm tra văn bản đến

b) Quản lý văn bản đi: Đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đi, sắpxếp quản lý văn bản lưu

c) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký, ban hành

d) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng,năm và đóng dấu

e) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục

cấ giấy giới thiệu, giấy đi đương cho cán bộ trong Công ty

f) Quản lý, sử dụng con dấu và các loại dấu khác

g) Áp dụng những thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tácVăn thư Lưu trữ

2 Nhiệm vụ trong công tác Lưu trữ:

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.c) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu của Công ty

d) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị sử dụng đưa đi tiêu hủy

Điều 4 Bảo vệ bí mật công tác Văn thư lưu trữ

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của Công ty phảithực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước

và các Quy định tại quy chế này;

2 Các cơ quan có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản có độ tuyệt mật,tối mật, cán bộ nhân viên làm công tác văn thư phải có trách nhiệm cam kết, bảo

vệ bí mật của Công ty của Nhà nước theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5 Hình thức và thể thức văn bản:

1 Văn bản của Công ty bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hànhtrong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vichức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty được quy định nhằm thực hiện cácnhiệm vụ được giao Các văn bản của Công ty bao gồm: văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của các tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính phải tuân thủ các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Điều 6 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản

1 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được thực