Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Chi cục kểm lâm tỉnh hòa bình

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Kểm lâm tỉnh Hòa Bình. 3 1. Chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu, tổ chức và biên chế. 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH. 7 1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp. 7 2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm Lâm. 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 2. Khảo sát về công tác văn thư. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 22 3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 22 3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 23 3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan. 25 2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Chi cục Kiểm Lâm. 49 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 55 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của chi cục kiểm lâm. Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 I. Nhận xét, đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm lâm. 57 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 60 KẾT LUẬN 63 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3

3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21

3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 21

3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 22

3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 24

PHẦN II 25

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25

Xây dựng cho các cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngoài công việc cũng phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu giữa các đơn vị và trong văn phòng 60

PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Thực tế công việc cho thấy trongbất kỳ cơ quan nhà nước nói chung hay một doanh nghiệp nói riêng thì vănphòng cũng đóng một vai trò, chức năng nhiệm vụ quan trọng trọng việc thammưu giúp việc cho Lãnh đạo Do đó ở các văn phòng của các đơn vị sự nghiệp,các doanh nghiệp, các tổ chức từ trung ương đến địa phương, việc nâng cao chấtlượng công tác hoạt động văn phòng là việc đòi hỏi cần thiết để có những đónggóp quan trọng cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ta

Vì “ đây là ngành học dành cho những người năng động và chuyênnghiệp, để trở thành một nhà Quản trị văn phòng giỏi, bạn cần có đầu óc tổ chức

và quản lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành những “key person” ( là nhân sự cao cấp) đóng góp vào sự thành công trong hoạt độngcủa các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp…” nên công tác văn phòng ngày càngđóng góp vai trò quan trọng trong xu thế mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc

tế Qua đó, em nhận thấy được vị trí quan trọng của đợt thực tập này trongchương trình đào tạo Chuyên ngành Quản trị văn phòng với thực tiễn nhà trường

đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập để tiếp xúc với công việc thực tế nhằm củng

cố và vận dụng những kiến thức mình đã học vào công việc

Trong quá trình 3 năm học tập tại Trưởng Đại học Nội vụ Hà Nội, sinhviên ngành Quản trị văn phòng chúng em đã và đang được trang bị những kiếmthức tổng hợp về công tác văn phòng Và trong quá trình thực tập 2 tháng tại Chicục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình, chúng em đã có cơ hội được học hỏi, tiếp thu rõhơn công việc ngành văn phòng và nắm vững hơn

kiến thức đã học tại Nhà trường, có điều kiện cọ sát với thực tế Đợt thực tậpnày là dịp để chúng em rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội để đúc rút nhưngkinh nghiệm làm việc và giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Trong quá trình học tập ở trường Đại học Nội Vụ, sinh viên ngành Quản trị vănphòng chúng em đã và đang được trang bị những kiếm thức tổng hợp về côngtác văn phòng Theo phương thức đào tạo mới phải kết hợp giữa lý thuyết vàthực tế, kết hợp kiến thức giữa nhà trường và xã hội Do vậy trường đã tổ chứccho sinh viên ngành Quản trị văn phòng đi thực tế tại các cơ quan, để sinh viênchúng em có cơ hội nắm vững hơn kiến thức đã học trong nhà trường về mônhọc và có điều kiện được cọ sát và làm quen dần với công tác văn phòng trongthực tế Là dịp để rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội

để đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Qua đợt thực tập này em đã tích lũy thêm cho mình những kiến thức cũngnhư kinh nghiệm thực tế, đó sẽ là hành trang giúp em năng động, tự tin hơntrong cuộc sống và công việc sau này Qua đây, em cũng xin cảm ơn Ban giámhiệu nhà trường, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện chotôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế Xin cảm ơn ban lãnh đạo Chicục Kiểm lâm và lãnh đạo văn phòng, các anh chị nhân viên trong văn phòng cơquan, và đặc biệt cảm ơn Giảng viên hướng dẫn thực tập Lâm Thu Hằng đã tạomọi điều kiện tốt nhất, hướng dẫn quan tâm nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thànhđợt thực tập viết bài báo cáo này

Hòa Bình, ngày29 tháng04 năm 2015

Sinh viên

Bùi Thị Thu Thủy

PHẦN I KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Kểm lâm tỉnh Hòa Bình.

1.Chức năng.

- Chi cục Kiểm lâm là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nông nghiệp

và phát triển nông thôn, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo vệ và pháttriển rừng, bảo đảm chấp hành pháp luật về bảo vệ, phát triển rừng, phòng cháy,chữa cháy rừng trong phạm vi địa phương; đồng thời chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo

về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Kiểm lâm (Bộ Nông nghiệp và phát triểnnông thôn)

- Chi cục Kiểm lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được hưởngkinh phí từ ngân sách và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động,giao dịch Trụ sở tại Phường Phương Lâm, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về bảo

vệ rừng, quản lý lâm sản; phương án phòng, chống các hành vi vi phạm phápluật trong lĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, khai thác và sử dụng lâm sản, phòngcháy, chữa cháy ở địa phương

- Huy đọng các cơ quan đơn vị vũ trang; các lực lượng, phương tiện kháccủa tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn để kịp thời ngăn chặn, ứng cứu vụ cháyrừng và những vụ phá rừng nghiêm trọng trong những tình huống cần thiết vàcấp bách

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện pháp luật, chiến lược, quyhoạch, kế khoạch, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm, chế độ, chính sách sau khiđược ban hành; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về bảo vệ rừng, quẩn lý lâmsản ở địa phương

- Đề xuất với cấp có thẩm quyền quyết định những chủ trương, biện phápcần thiết thực hiện pháp luật, chính sách, chế độ bảo vệ rừng ở địa phương

2.2 Tổ chức, chỉ đạo bảo vệ rừng ở địa phương:

Chỉ đạo, tổ chức thực hiện các biện pháp chống chặt, phá rừng trái phép

và các hành vì trái pháp luật khác xâm hại đến rừng và đất lâm nghiệp

Tham gia xây dựng chương trình, dự án, tiêu chuẩn , quy rình, quy phạm

kỹ thuật về bảo vệ rừng, phòng cháy, chữa cháy rừng; bảo tồn thiên nhiên, đadạng sinh học, quản lý động, thực vật hoang dã và hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện các nội dung nêu trên

Tổ chức dự báo nguy cơ cháy rừng; xây dựng lực lượng phòng cháy, chữacháy rừng chuyên nghiệp; thống kê, kiểm kê rừng và đất lâm nghiệp; tham giaphòng, trừ sâu bệnh hại rừng

Quản lý hệ thống rừng đặc dụng, rừng phòng hộ trên địa bàn; trực tiếp tổchức bảo vệ các khu rừng đặc dụng, rừng phòng hộ thuộc địa phương quản lý

Chỉ đạo phối hợp hoạt động bảo vệ rừng đối với lực lượng bảo vệ của cácchủ rừng, kể cả lực lượng bảo vệ rừng của cộng đồng dân cư trên địa bàn

Bảo đảm chấp hành pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng ở địa phương:

- Kiểm tra, hướng dẫn các cấp, các ngành trong việc thực hiện tráchnhiệm quản lý nhà nước về rừng và đất lâm nghiệp trên địa bàn

- Chỉ đạo và tổ chức, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống thamnhũng trong lực lượng kiểm lâm địa phương và trong lĩnh vực quản lý rừng,quản lý khai thác và sử dụng lâm sản theo quy định của pháp luật

- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ rừng khi rừng bị xâm hại

Tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phấp luật về bảo vệ vàphát triển rừng; phòng cháy, chữa cháy rừng; đa dạng sinh học, quản lý động,thực vật hoang dã ở địa phương

2.3 Xây dựng lực lượng và bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức kiểm lâm.

- Quản lý, chỉ đạo hoạt động các đơn vụ trực thuộc theo quy định củapháp luật; quản lý, sử dụng con dấu búa kiểm lâm; quản lý, sử dụng giấy phép,vận chuyển lâm sản đặc biệt

- tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho côngchức kiểm lâm và lực lượng bảo vệ rừng ở địa phương.

- Cấp phát, quản lý trang phục, phù hiệu, cấp hiệu, biển báo, cờ hiệu, thẻkiểm lâm, vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ, các loại phương tiện, trang thiết bịchuyên dùng của kiểm lâm địa phương; ấn chỉ xử lý vi phạm hành chính tronglĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, quản lý lâm sản

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong hoạtđộng của kiểm lâm địa phương

- Quản lý tổ chức cán bộ, biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, thựchiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luậtđối với công chức kiểm lâm địa phương theo quy định của pháp luật

- Thực hiện Cải cách hành chính, chấp hành chế độ thông tin, báo cáothống kê theo hướng dẫn của Cục Kiểm lâm và các nhiệm vụ khác do Uỷ bannhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao

3.Cơ cấu, tổ chức và biên chế.

• Lãnh đạo Chi cục Kiểm lâm có Chi cục Trưởng và các Phó Chi cục Trưởng.

- Chi cục Trưởng ( là Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn) là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chicục

- Phó Chi cục Trưởng là người giúp việc Chi cục Trưởng, phụ trách một

số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng, trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý của Chi cục thực hiện theoquy định hiện hành của Nhà nước và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

Giao Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm quy định cụ thể nhiệm vụ, quyềnhạn và mối quan hệ công tác của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và ĐộiKiểm lâm cơ động và phòng cháy, chữa cháy rừng thuộc Chi cục.

b.Hạt Kiểm lâm các huyện, thành phố( gọi chung là Hạt Kiểm lâm cấp huyện)

Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành về quản lý bảo

vệ và phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp, quản lý lâm sản trên địa bàn

và tổ chức thực hiện các văn bản đã được cấp có thẩm quyền ban hành; Xâydựng kế hoạch bảo vệ, phát triển rừng theo từng giai đoạn phù hợp với điều kiệnphát triển kinh tế - xã hội của địa phương

Thành lập và kiện tòn các Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị của Trung ương

và của tỉnh về ngăn chạn tình trạng chặt, phá rừng trái phép; Thành lập và kiệntoàn các Ban chỉ huy phòng cháy, chữa cháy rừng của huyện, xã; xây dựng cácphương án về phòng cháy, chữa cháy rừng

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện kiểm tra viwjc thực hiện cácphương án, quy hoạch, thiết kế kinh doanh lâm nghiệp, bảo vệ, phát triển rừng,

sử dụng rừng; tham gia với các ngành liên quan xác định các loại rừng, phânđịnh ranh giới rừng, đấy lâm nghiệp trên bản đồ và thực địa đến đơn vị hànhchính cấp xã; thống kê theo dõi diễn biến rừng, biến động đất lâm nghiệp

Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức lập quy hoạch, kế hoạchbảo vệ, phát triển rừng và sử dụng rừng, đất lâm nghiệp của từng xã và củahuyện, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong việc chấp hành pháp luật, chính sách

về quản lý bảo vệ, phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp; giải quyết cáctranh chấp về rừng và đất lâm nghiệp

c Các Ban quản lý Khu bảo tồn thiên nhiên:

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo quyđịnh của Pháp luật và các Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh

• Biên chế:

Biên chế cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục Kiểm lâm trong tổngchỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp được Ủy ban nhân dân tỉnh giaohàngnăm.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ quan (Phụ lục số 01)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH.

1.Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp.

- Tổng hợp, lập kế hoạch công tác định kỳ (tháng, năm, quý), trên cơ sở

kế hoạch của các phòng, đội và các đợn vị trực thuộc theo dõi, đôn đốc việcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp lập báo cáo định kỳ và độtxuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của chi cục;

- Tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo chi cục, đảm bảothường xuyên, kịp thời, chính xác Giúp lãnh chi cục thực hiện chế độ thông tin,báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;

- Phối hợp với các phòng, đội, các cơ quan chức năng tổ chức tuyêntruyền phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướngdẫn của cơ quan nhà nước theo sự phân công của chi cục trưởng Tổ chức truyềnđạt chỉ đạo của chi cục trưởng đến các phòng, đội chuyên môn và các đơn vịtrực thuộc chi cục;

- Tiếp nhận đề nghị của các đơn vị cơ sở về lĩnh vực chuyên môn chuyênngành được giao, nghiên cứu, đề xuất lãnh đạo chi cục xem xét giaiur quyết;

- Quản lý cấp, đổi vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ và giấy phép sử dụng

vũ khí quân dụng công cụ hỗ trợ, phù hiệu, cấp hiệu, biểu hiệu, cờ hiệ, thẻ kiểmlâm và các trang thiết bị chuyên dùng cho lực lượng Kiểm lâm;

- Tham mưu cho Chi cục trưởng về công tác tổ chức, nhân sự, biên chế,hợp đồng, đào tạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, xếp ngạch,nâng ngạch cho các bộ, công chức, viên chức của văn phòng chi cục và toàn lựclượng;

- Tham mưu giúp Chi cục trưởng thực hiện công tác thực hành tiết kiệmchống lãng phí trong văn phòng và các đơn vị trực thuộc theo quy định của nhànước;

- Thực hiện công tác nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thờihạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề cho các bộ,công chức, viên chức

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu theo quy định;

- Thực hiện công tác chuẩn bị văn phòng, thừa uỷ quyền của Chi cụctrưởng ký các văn bản sao theo quy định;

- Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do phòng soạn thảo và các văn bản docác phòng, đội soạn thảo thuộc thẩm quyền soát xét của phòng trước khi trìnhlãnh đạo chi cục ký ban hành;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng toàn lựclượng, hướng dẫn ghi chép hồ sơ mới, tờ khai Bảo hiểm xã hội của cán bộ mớiđược tuyển dụng, đố chiếu sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định của cơ quan Bảohiểm xã hội, Làm, cấp thẻ Bảo hiểm y tế, giải quyết các chế độ nghỉ hưu, thươngtật, ốm đau, thai sản, dưỡng sức cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc phòng;

- Quản lý và điều động xe công vụ của văn phòng chi cục;

- Tham gia thường trực hộ đồng thi đua khen thưởng và hội đồng kỷ luậtcủa chi cục;

- Theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện việc quản lý tài chính, tàisản trong toàn lực lượng, lập dự toán thu chi ngân sách, dự kiến phân bổ ngânsách cho các đơn vị trực thuộc;

- Lập kế hoạch xây mới, sửa chữa, cải tạo lại các công trình trụ sở làmviệc của các đơn vị cơ sở;

- Làm đầu mối chính trong việc chuẩn bị điều kiện vật chất để tổ chứccác cuộc họp, hội nghị, mở các lớp tập huấn, kỷ niệm các ngày lễ lớn do Chi cục

tổ chức;

- Tham mưu cho Chi cục trưởng thực hiện công tác an ninh trật tự, bảo vệ

cơ quan, bảo vệ chính trị nội bộ;

- Quản lý cán bộ, công chức, tài sản được giao theo quy định của Nhànước và quy chế làm việc của Chi cục Kiểm lâm

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục giao

1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế và trách nhiệm, quyền hạn của văn phòng.

• Cơ cấu tổ chức và biên chế:

- Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, không quá 02 Phó ChánhVăn phòng và các công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng

- Việc bổ nhiệm các chức danh Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Giámđốc Chi cục Kiểm lâm Quyết định theo quy định của Pháp luật và phân cấp của

Ủy ban nhân dân tỉnh

- Biên chế của Văn phòng do Giám đốc Chi cục Kiểm lâm Quyết địnhtrong tổng số biên chế được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm

• Trách nhiệm, quyền hạn của công chức:

Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Sở và lãnh đạo Sở, theo dõi tình hình thực hiện quy chế làmviệc của Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc thực hiện các nhiệm vụnêu trên và có quyền hạn:

- Đề nghị các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các tổ chứccủa ngành cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điềuhành của lãnh đạo Sở;

- Đề nghị lãnh đạo Sở tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp của lãnhđạo Sở nếu thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu, thành phần dự họp không đúngvới giấy triệu tập;

- Được phép trả lại văn bản của các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc

Sở và các tổ chức khác gửi đến nếu kiểm tra thấy không đúng quy định; trả lạiđơn vị soạn thảo các văn bản không đúng thể thức và trình tự, thủ tục ban hành;

- Theo quỷ quyền của lãnh đạo Sở được triệu tập và chủ trì cuộc họp, hộinghị với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị có liên quan

để thống nhất ý kiến giải quyết 1 số công việc trước khi báo cáo lãnh đạo SởQuyết định;

- Được tham gia đóng góp ý kiến đối với các dự thảo, đề án, văn bản do

các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở và các đơn vị khác xây dựng;

- Được ủy quyền công bố, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quychế hoạt động của Sở;

2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH HOÀ BÌNH

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tình trạng công việc: Thường xuyên

- Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do phòng soạn thảo và các văn bản docác phòng, đội soạn thảo thuộc thẩm quyền soát xét trước khi trình lãnh đạo Chicục ký ban hành;

- Trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo Chi cục trong công tác tổ chức cán

bộ, nhan sự, biên chế, hợp đồng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điềuđộng, nâng ngạch, chuyển ngach cán bộ, công chức, viên chức của văn phòngChi cục và toàn lực lượng;

- Phụ trách công tác kế toán toàn ngành, tham mưu giúp Chi cục trưởngtrong công tác đàu tư xây dựng, mua sắm tài sản của toàn lực lượng;

- Ký các loại văn bản sao theo thẩm quyền;

- Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Chi cục;

- Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo tất cả các văn bản tham mưu thuộc lĩnhvực phụ trách;

- Theo dỗi lịch công tác của lãnh đạo Chi cục, của văn phòng, trưc tiếpđiều động xe công vụ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Chi cục giao

3)Quyền hạn và quyền lợi

- Làm chủ tài khoản của Phòng Hành chính – tổng hợp

- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của Phòng Hành chính – tổng hợp

- Mức lương sẽ cao theo năng lực và theo từng khối lượng công việc;

- Cơ quan sẽ đưa ra các cuộc thi đua khen thưởng giưa các phòng ban, bộphận khi cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc có đóng góp có lợicho cơ quan;

- Được đóng bảo hiểm đầy đủ

4)Thời gian và địa điểm làm việc

• Thời gian làm việc:

Sáng: 8h00’ – 12h00’, chiều: 13h00’ – 17h00’

Làm việc từ thứ 2 – hết thứ 7

• Địa điểm làm việc :

Phường Phương Lâm, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình

• Điệu kiện làm việc

Làm việc trong nhà và ngoài trời (tùy thuộc vào từng nhiệm vụ mà quản

lý trực tiếp giao cho)

5)Yêu cầu khả năng chuyên môn

• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên

• Kỹ năng chính:

Có khả năng giao tiếp tốt và xử lý tình huống nhanh chóng

Là chuyên viên chính 5 năm trở lên

Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước

Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị

Có khả năng tổng hợp báo cáo; lập và tổ chức thực…

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 02)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm Lâm.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc theo quy chế của Chi cục Kiểmlâm tỉnh Hoà Bình

Văn phòng có vai trò quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơquan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo Sự thành bại của công việcphụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do đó người lãnh đạo

rất cần những ý kiến tham mưu trợ giúp Những nhân tố này được Văn phòngthu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cholãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúngđắn Đây chính là chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng.

Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp của Chi cục Kiểm lâm tỉnhHoà Bình thể hiện qua những công việc mà phòng Hành chính – Tổng hợp đảmnhiệm:

• Chức năng tham mưu tổng hợp:

- Tham mưu, tổng hợp là sự đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo bằngviệc thu thập, xử lý và tập hợp các thông tin từ nhiều vấn đề, nhiều sự việc nhằmđưa ra ý kiến tốt nhất phục vụ cho công việc của lãnh đạo

- Đây là một chức năng vô cùng quan trọng của văn phòng không chỉriêng ở các tổ chức doanh nghiệp mà ở bất cứ một đơn vị, tổ chức, các cơ quannhà nước nào

- Đối với các vấn đề lớn nhỏ trong cơ quan, nhìn chung văn phòng đãthực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp của mình

- Công tác tham mưu, tổng hợp được các chuyên viên đảm nhiệm và thựchiện nghiêm túc theo đúng quy định trong quy chế của cơ quan

- Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu có mộtvai trò và vị trí đặc biệt thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cholãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện các quyết định của lãnhđạo, quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan Chứcnăng tham mưu của văn phòng còn được khẳng định trong các hoạt động thực tế

và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng

- Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ, quản lý, chỉ đạo và điềuhành công việc của cơ quan, đảm bảo chất lượng tham mưu đề xuất trong xâydựng ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn về cácnghiệp vụ Các vấn đề cần tham mưu đề xuất, phải nắm chắc các chủ trươngđường lối, chính sách của đảng, tham mưu phải trung thực khách quan, phải đảmbảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu, đáp ứng các yêu cầuhành chính, nhạy bén, sáng tạo

- Tham mưu giúp việc Ban lãnh đạo Cơ quan về việc tổ chức bộ máyquản lý thuộc thẩm quyền toàn cơ quan phù hợp với yêu cầu thực tế và lâu dài.

- Tham mưu soạn thảo, trình duyệt các văn bản pháp lý của cơ quan; cácvăn bản áp dụng trong cơ quan

- Xây dựng các chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, năm; sắp xếplịch làm việc hàng tuần của cơ quan

- Văn phòng luôn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chươngtrình kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan và các quyết định quản lý

- Sau các hoạt động thường kỳ của cơ quan thì văn phòng thực hiện việctổng kết, sơ kết các hoạt động đó và báo cáo lên cấp trên

- Trong quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin thì văn phòngtổng hợp thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định đem lại hiệu quảthiết thực cho lãnh đạo cấp trên

- Trong việc tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan thì vănphòng luôn đưa ra các ý kiến tham mưu của mình giúp cho lãnh đạo thực hiệnđược tốt hơn công việc của mình

• Chức năng giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần.

Bên cạnh việc thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, phòng HC-THcòn hoàn thành rất tốt vai trò giúp việc và dảm bảo công tác hậu cần:

- Thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việccủa cơ quan Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch của cơ quan

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ cơ quan

- Hướng dẫn các cán bộ văn phòng về nguyên tắc, tiếp khách và giảiquyết các vấn đề khác trong phạm vi quyền hạn

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác

thường kỳ cho cơ quan (Phụ lục 03)

Chương trình công tác được hiểu là các định hướng và các biện pháp lớnnhằm thực hiện mục đích đạt ra Chương trình công tác cũng được hiểu là lịchtrình làm việc để thể hiện cho nội dung công việc Chính vì thế nên văn phòngđảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục, thống nhất và hiệuquả bằng cách xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác tuần , tháng, quý,năm tùy theo mục đích đã đặt ra của cơ quan

Quy trình xây dựng các chương trình, kế hoạch này theo các bước cụ thểsau: Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội dung công việc Sau đấyvăn phòng tổng hợp và xử lý thông tin; Xây dựng bản thảo và lấy ý kiến dựthảo; từ đấy chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo để lãnh đạo văn phòng duyệt và trình

ký Tiếp đến là phân công công việc cụ thể và kiểm tra giám sát hoạt động của

cơ quan nhằm phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời

• Ưu điểm:

- Việc xây dựng chương trình công tác hợp lý, khoa học sẽ giúp cácphòng ban, đơn vị trong Viện giải quyết các công việc nhanh chóng, kịp thời vàhiệu quả

- Làm việc theo chương trình đảm bảo cho Lãnh đạo cơ quan chủ độngtrong công việc hơn, biết việc gì cần phải làm trước việc gì cần phải làm sau,không bỏ sót việc, ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trongtừng thời gian

- Tránh được sự thiếu sót trong bản mô tả làm việc của mỗi đơn vị.

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan, lập mục lục

văn bản hồ sơ ( phụ lục 4 )

Hội họp, hội nghị là một hình thức hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằmphổ biến chủ trương, chính sách của cơ quan cấp trên hoặc phối hợp công việctrong một cơ quan, tổ chức

Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hànhnhư sau:

- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thànhphần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách

- Quá trình diễn ra hội nghị: Đón tiếp khách, điểm danh đại biểu, làmcông tác lễ tân trong quá trình hội nghị, công tác thư ký ghi biên bản

- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hộinghị, quyết toán kinh phí

- Quá trình diễn ra hội nghị Văn phòng còn có trách nhiệm thường trựcngoài hội trường để giải quyết công việc đột xuất, công tác lễ tân trong quá trìnhdiễn ra hội nghị

Mục lục văn bản hồ sơ

- Việc tổ chức Đại hội cần rất nhiều văn bản cần thiết, như : Kế hoạch,

biên bản, báo cáo, nội quy… vì vậy cần có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn thận.1.4.

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( phụ lục 5)

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra…

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một việc rất quan trọng Cácchuyến đi công tác thực hiện các nhiệm vụ và mang lại nhiều lợi ích khác nhaunhư: nắm tình hình thực tế cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác, tìm kiếm

cơ hội hợp tác hoạc ký kết hợp đồng trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh…Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan,cán bộ cơ quan, cũng như lãnh đạo văn phòng là một công tác cần được tiếnhành thường xuyên mà nhiệm vụ chủ yếu thuộc về văn phòng

Vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo được văn phòng chuẩn bị rất chuđáo từ chuẩn bị những cơ sở vật chất phục vụ cho chuyến đi đến các yếu tố phátsinh có thể xảy ra trong chuyến đi để đảm bảo chuyến đi công tác của lãnh đạođược thuận lợi và hiệu quả Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trướcchuyến đi như: liên hệ với đơn vị mà lãnh đạo đến công tác để chuẩn bị tài liệuliên quan, chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và giúp lãnhđạo chuẩn bị các nội dung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công

việc khi lãnh đạo đi công tác.

Tại Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình việc tổ chức chuyến đi công tác cholãnh đạo cơ quan cũng như cho Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp đượcchuẩn bị khá kỹ lưỡng và tiến hành rất tốt Công tác này đã được sơ đồ hoáthành một quy trình chuẩn khá đầy đủ và hợp lý

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của cơ quan.

Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, con người được tiếp cận vớinhiều máy móc hiện đại cũng như tiếp cận với rất nhiều nền văn hóa khác nhau,những nền văn hóa đó rất đa dạng và phong phú đòi hỏi con người cần phải tiếpthu có chọn lọc những nền văn hóa đẹp của các nước Nhưng vẫn giữ được nềntinh hoa văn hóa của dân tộc Việt

Trong môi trường làm việc của Chi cục Kiểm lâm đã triển khai và truyềnđạt tới toàn cơ quan về nghi thức công sở như:

- Giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới phải lịch sự, giữa nhân viên trong

cơ quan cần phải có thái độ tôn trọng lẫn nhau và có tinh thần phối, kết hợp làmviệc tập thể

- Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan đều được làm việc trong mộtmôi trương luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau trong cơ quan Đó là một môi trườnglàm việc rất thân thiện và cởi mở

- Cán bộ, cống chức khi tới cơ quan phải mặc các bộ trang phục công sở

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các

cơ quan Nhà nước hay là các tổ chức kinh tế chính trị hay là các tổ chức Côngtác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quantrọng chiếm một phần nội dung hoạt động của văn phòng Vì thế cán bộ vănphòng làm công tác văn thư phải có trình độ chuyên môn và khả năng nghiệp vụnhất định

Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan ví như một sợi dâychuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận

đó trong cơ quan với Giám đốc, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ giữa cơquan với cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đó ngừnghoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt độngcủa nhà máy Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động củadoanh nghiệp

Chi cục Kiểm lâm đã xây dựng một hệ thống Văn thư tập trung, xuất phát

từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc theo chế độ thủtrưởng Toàn bộ khâu tiếp nhận và xử lý văn bản; quản lý và sử dụng các loạicon dấu, thống nhất được cả quy trình thực hiện công tác Văn thư trong toàn cơquan, do đó Văn thư phải đảm nhận một khối lượng công việc rất lớn Việc đượcđào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, thường xuyên được bồidưỡng, không ngừng nâng cao kiến thức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học,nhận thức chính trị - xã hội cùng với kinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán

bộ văn thư – lưu trữ của cơ quan làm việc ngày càng hiệu quả

Trong phòng Hành chính – Tổng hợp công tác văn thư do nhân viên vănphòng quản lý, có mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụcủa công tác văn thư

Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư Thông tư số 01/2011/TT–BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Tất cả các văn bản

đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khácđều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan Các công việc vănthư thường làm như: Nhận công văn đến chuyển giao công văn đi, phân báo vàchia báo Xử lý thông tin, cho số văn bản trình lãnh đạo ký, cho ý kiến giảiquyết theo dõi việc luân chuyển văn bản, v.v…

• Ưu điểm:

- Công tác văn thư của cơ quan khá tiện lợi,tập trung chỉ một đầu mối vìvậy việc tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn so với nhiều đơn vị cùng thực hiện côngtác này Ở đây được trang bị khá hiện đại Nhân viên Phòng Hành chính- tổnghợp là một người đã có kinh nghiệm với công việc được đào tạo cơ bản vềnghiệp vụ văn phòng đã qua trường lớp nên hiệu quả công việc rất cao Bàn làmviệc của nhân viên được trang bị đầy đủ như những nhân viên làm ở các bộ phậnkhác

- Bàn ghế làm việc thuận tiện, thoải mái Trên bàn có máy tính, máy điệnthoại Ngoài ra còn có tủ đựng hồ sơ tài liệu, lưu công văn giấy tờ quan trọng, cómáy in, máy photo copy, máy quét….Hiện tại cơ quan đã đưa phần mềm côngtác văn thư – lưu trữ vào sử dụng Việc này đòi hỏi người cán bộ làm công tácvăn thư phải nắm vững cả hai phương pháp quản lý tài liệu trên máy và sổ sách.Điều này góp phần lớn vào việc lưu giữ những giấy tờ quan trọng của cơ quan

- Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho viêcthực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện cho việcđịnh mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chứcnghiệp vụ, các loại công văn giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanhchóng, kịp thời, chính xác nhằm nâng cao hiệu quản hoạt động của cơ quan Vớimột cơ quan quy mô không lớn lắm, cơ quan bố trí chuyên viên phòng HC-THkiêm cả văn thư lưu trữ

2.4 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.

- Công tác văn thư thực hiện chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt độngquản lý của Cơ quan Vì vậy công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng, đểcông tác văn thư trong Cơ quan hoạt động có hiệu quả và thực hiện theo đúngquy định của Nhà nước thì Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện công tácvăn thư của Cơ quan như sau:

- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hop tham mưu cho lãnh đạo banhành các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành

- Tham mưu cho trưởng phòng ban hành những văn bản hướng dẫn, chỉđạo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản

lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành

- Ký thừa lệnh Chi cục Trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản

do văn phòng ban hành

- Các quy trình soạn thảo hay các thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đãđược nhân viên văn thư làm rất tốt, thực hiện đúng theo Thông tư số:01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra việc đăng ký văn bản đi, đến của cơquan

- Đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

Cơ quan đúng thời hạn quy định

- Cho ý kiến đối với văn bản đi

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Trưởng phòng Hành chính đã làm tốt trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư của cơ quan Song, vẫn mắc phải một số thiếu sót và chỉ đạochưa tốt trong việc xem xét về thể thức văn bản đi trước khi trình cho Giám đốc

ký Trưởng phòng chỉ chú ý, đánh giá xem xét về phần nội dung của văn bản

chứ không quan tâm, xem xét đến thể thức của văn bản hoặc có thì chỉ lướt quanên các văn bản của cơ quan chủ yếu là sai về thể thức Vì vậy tôi đã tham mưu

và giúp Trưởng phòng soạn thảo một số mẫu về thể thức văn bản

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quanđến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân

Công tác Lưu trữcủa Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hòa Bình nhìn chung chấtlượng tài liệu đưa vào Kho lưu trữ khá tốt, phần lớn là những tài liệu có giá trịvĩnh viễn và giá trị lâu dài

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

- Từ khi thành lập cho đến nay cơ quan đã ban hành khá nhiều văn bản.Tài liệu lưu trữ của cơ quan chủ yếu là các văn bản do cơ quan ban hành Cácvăn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của cơquan Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản

từ khi thành lập cơ quan đến nay

- Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở cơ quan đólà: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết Một sốvăn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phânloại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ;xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứuđối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Công tác chỉnh lý tài liệu của Cơ quan lựa chọn phương án chỉnh lý là

“thời gian - mặt hoạt động”

- Để tiến hành thực hiện chỉnh lý phải thực hiện các bước sau đây:

• Phân chia tài liệu chỉnh lý:

- Bước đầu phân chia tài liệu thành từng nhóm lớn theo từng mặt hoạt động

- Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối tàiliệu đó để tiện cho việc tra tìm

- Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị Tàiliệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tự nhất định

• Lập hồ sơ:

- Khi phân loại tài liệu cán bộ văn thư phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằngmảnh gài vào sơ mi

- Khi biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa

hồ sơ Nội dung của Bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: Tênphông lưu trữ; tên đơn vị, tổ chức; tên tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kếtthúc; số lượng bì; thời hạn bảo quản; số lưu trữ; sắp xếp tài liệu lên giá tủ

- Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Cơ quan đó là thực hiệnkhông thường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầmquan trọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tàiliệu

- Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ

và đúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồsơ; nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tàiliệu lưu trữ Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máytính và sự sáng tạo của nhân viên văn thư

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Do Cơ quan không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Cơ quan đượcbảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổng hợp nên cơ sở vật chất phục vụ cho

công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu cóghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựngtài liệu.

Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Cơ quan cần quan tâm hơnnữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…

Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lauchùi tủ đựng tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Các tài liệu lưu trữ của Cơ quan thường xuyên được sử dụng để phục vụnhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trong cơquan

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính –Tổng hợp và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữcủa cơ quan

Lưu trữ cơ quan hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tàiliệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc

vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránhthất thoát và làm rách, nhàu tài liệu

Đối với các công, nhân viên trong cơ quan có nhu cầu tra cứu tài liệu thìliên hệ với cán bộ lưu trữ Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giớithiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng mẫu các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan.

Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm của cơ quan.Xây dựng lịch công tác tuần, và kế hoạch công tác năm cho cơ quan làmột công việc quan trọng cần phải làm Dù trong môi trường nào thì công táclập kế hoạch vẫn luôn là yêu cầu khách quan xuất phát từ nhu cầu vận động vàphát triển Kinh tế - Xã hội, đó là công cụ để điều tiết, giữ ổn định, tạo điều kiệncho doanh nghiệp phát triển thuận lợi

• Mẫu lịch công tác tuần

CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH

Từ ngày 20 tháng 4 đến ngày 25 tháng 4 năm 2015

NV, Đội thuộcChi cục Kiểmlâm

Phòng họp Chicục

13h30 Dự Hội nghị

hướng dẫn Thông

Phòng Hànhchính Tổng

Hội trường Chi

tư tổ chức ngànhđịa phương và phổbiến Đề án kiệntoàn tổ chức hànhchính, nâng caochất lượng nguồnnhân lực ngànhNông nghiệp vàPhát triển nôngthôn

Hội trường Chicục

13h30 Họp Chi bộ tháng

3/2015 Toàn thể Đảng

viên trong Chi

bộ Chi cụcKiểm lâm Hội trường Chi

cục

16h00 Lễ trao Huy hiệu 30

năm tuổi Đảng choĐ/c Trần Văn Triệu

và Đ/c NguyễnĐình NôThứ 4

22/4/2015

07h30 Nghe Lãnh đạo Hạt

Kiểm lâm huyệnYên Mông báo cáctình hình công tácquản lý trên địa bàn

Phòng Hànhchính – tổnghợp

Phòng họp ChiCục tầng 214h00 Triển khai thực

hiện Đề án trồngcây phân tán trênđịa bàn tỉnh năm2015

Phòng quản lýbảo vệ rừng

Thứ 5 07h30 Họp Tổ soạn thảo

Cẩm nang Lâm

P hành chính– tổng hợp

Phòng họp tầng

2

23/4/2015 nghiệp theo chuyên

đề chuyên môn,nghiệp vụ choKiểm lâm địa bàn14h00 Dự Đại hội Đảng

bộ Sở Nông nghiệp

và Phát triển nôngthôn lầm VII nhiệm

kì 2015-2020

Toàn bộ Đảngviên Chi bộChi cục Kiểmlâm

Hội trường SởNông nghiệp

và Phát triểnnông thôn

2 Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.

CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH

HOÀ BÌNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hoà Bình, ngày tháng năm

QUY CHẾ

Về Công tác văn thư lưu trữ củaChi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình

(Ban hành theo Quyết định số: /QĐ-KL ngày …/…/….của

Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 phạm vi và đối tượng áp dụng

- Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ được áp dụng đối với cácphòng, ban, các cán bộ và toàn thể nhân viên trong Chi cục Kiểm lâm tỉnh HoàBình Đối tượng điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ

a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong cơ quan; lập hồ sơ hiệnhành và giao nộp vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu

b) Công tác lưu trữ bao gồm các công viêc thu thập, bảo quản và tổ chức

sử dụng hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1 Giám đốc thống nhất quản lý công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư của cơ quan, các đơn vịthuộc cơ quan

2 Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp Giám đốctrực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữtại cơ quan, các đơn vị thuộc cơ quan và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác vănthư tại cơ quan

3 Lãnh đạo các đơn vị thuộc cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư tại đơn vị mình.

4 Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thuộc Chi cục Kiểm lâm trongquá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ cótrách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế này

Điều 3 Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan vào lưu trữ cơ quan

1 Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ:

a) Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan vàgiao nộp vào lưu trữ theo Quy định của Nhà nước

b) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tạikhoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

c) Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật.d) Hàng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu vào phòng làm việccủa giám đốc trưởng các phòng ban công văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phậnvăn thư theo từng phòng, bộ phận

2 Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:

a) Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ, nhân viên trong việc lập hồ sơ, tiếpnhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập tài liệu không có nhu cầu tại phòng làm việc của các lãnh đạo

cơ quan, lãnh đạo phòng Hành chính – Tổng hợp;

c) Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sửdụng tài liệu có hiệu qủa;

d) Tổ chức các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành cuả phòng Hành chính – Tổnghợp theo quy định

Điều 4 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Văn phòng hàng năm có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, muasắm các trang bị thiết bị cơ sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ… theonhu cầu của công tác văn thư và lưu trữ, trình lãnh đạo Văn phòng xem xétquyết định.

Điều 5 Bảo vệ bí mật trong công tác văn thư và lưu trữ

Tất cả các cán bộ, công chức nhân viên trong cơ quan phải nghiêm chỉnhchấp hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật thông tin của cơ quan

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 6 Hình thức văn bản

1 Các hình thức văn bản của Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình được banhành là :

a) Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định

b) Văn bản hành chính: Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờtrình, Thông báo, Biên bản, Hợp đồng…

c) Các văn bản khác

Điều 7 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

Chuyên viên được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuậttrình bày các loại văn bản do nhà nước quy định, và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

Điều 8.Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầucác đơn vị giao cho cá nhân hoặc một nhóm soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ Mật, độ Khẩn của văn bản cần soạnthảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việctham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ýkiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

- Bản thảo phải theo mẫu quy định, bảo đảm sạch, rõ ràng, dễ đọc, đúngthể thức văn bản

Điều 9 Duyệt nội dung và kiểm tra thể thức

1 Duyệt nội dung văn bản

a) Trưởng phòng theo lĩnh vực được phân công duyệt nội dung văn bản

do chuyên viên soạn thảo:

b) Nếu văn bản trình đủ điều kiện ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnhsửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người soạn thảo văn bản, yêu cầuchuyên viên kiểm tra lại (về thể thức, lỗi chính tả)

c) Nếu văn bản trình của chuyên viên chưa đủ điều kiện ban hành, phảichỉnh sửa nhiều thì lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa,

bổ sung, sau đó trình lại lãnh đạo

2 Kiểm tra thể thức, in văn bản

Chuyên viên nhận lại văn bản đã được lãnh đạo đồng ý về nội dung, tiếnhành kiểm tra, soát xét văn bản dự thảo lần cuối cùng (về thể thức, lỗi chính tả).Sau đó in văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành.

a) Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

b) Văn bản do cán bộ được giao nhiệm vụ dự thảo thì cán bộ dự thảo phải

ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản

c) Văn bản do Ban giám đốc ký thì lãnh đạo cấp đơn vị được giao chuẩn

bị văn bản phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ của người ký văn bản trướckhi trình ký ban hành

d) Chỉ có các Phòng mới được phép trình Lãnh đạo cơ quan ký các vănbản và đóng dấu của cơ quan

đ) Khi trình Ban Giám đốc ký các văn bản, phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tàiliệu có liên quan kèm theo

e) Các văn bản trình Ban Giám đốc, phải vào sổ theo dõi chuyển đếnPhòng Hành chính Tổng hợp theo trình tự quy định

f) Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra nội dung vănbản trước khi trình Ban Giám đốc, bảo đảm thể thức văn bản theo đúng quy địnhtại Quy chế này

g) Văn bản gửi cấp trên phải do Ban Giám đốc ký trực tiếp (không phải làvăn bản photocopy chữ ký)

h) Khi trình Ban Giám đốc các văn bản mật, đơn vị trình phải cho vàophong bì dán kín, ngoài bì có số của đơn vị trình để theo dõi, ghi tên Lãnh đạo

Cơ quan cần trình để người đó trực tiếp bóc Khi trả lại cũng phải dán kín giaocho Phòng Hành chính Tổng hợp (văn thư đi) nhận và trả

Điều 10 Chuyển văn bản cho văn thư để đăng ký vào sổ văn bản, ban hành văn bản, lưu hồ sơ.

1 Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành.

Chuyên viên chuyển văn thư (văn bản giấy đã ký), để văn thư phát hànhvăn bản theo quy định

2 Vào sổ, ban hành văn bản, lưu hồ sơ

Văn thư cơ quan vào sổ đăng ký văn bản đi, ghi ngày tháng văn bản theođúng quy định của Nhà nước

Điều 11 Ký và sao văn bản

1 Người ký văn bản

a) Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản mình ký

b) Giám đốc ký các văn bản gửi cấp trên và các văn bản về những vấn đềtrọng yếu của Cơ quan Trong một số trường hợp cụ thể, Giám đốc có thể giaocho Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các văn bản nói trên

c) Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các văn bản thuộc phạm vi lĩnh vựcđược Giám đốc phân công phụ trách

d) Trong một số trường hợp, Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ cấpPhòng ký Thừa uỷ quyền một số văn bản Việc giao ký Thừa uỷ quyền phảiđược quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Ngườiđược ký uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký

đ) Giám đốc giao cho Lãnh đạo Phòng ký Thừa lệnh một số loại văn bảntheo chức năng, nhiệm vụ được giao

e) Ban Giám đốc ký giấy giới thiệu cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc Cơquan và cán bộ được giao nhiệm vụ giải quyết những vấn đề quan trọng

f) Lãnh đạo Phòng ký giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức của đơn vị (kể

cả cán bộ trưng tập, hợp đồng) trong phạm vi, lĩnh vực được phân công phụtrách Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung công tác và phải đăng ký vào sổ tạiPhòng Hành chính Tổng hợp

g) Khi ký văn bản không dùng bút chì; mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

h) Không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác của ngườiký.

1 Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn cơbản sau:

a) Từ bưu điện gửi về Văn phòng cơ quan

b) Từ các cơ quan, đơn vị gửi về cơ quan

c) Lãnh đạo đi họp được phát tại Hội nghị mang về

d) Các nguồn khác.

2 Văn bản đến được phân loại, đăng ký tại văn thư như sau:

a) Văn bản của các Bộ, ngành, các cơ quan cấp trên;

b) Văn bản của các đơn vị và các cơ quan khác;

Điều 13.Trình, chuyển giao văn bản

1 Phòng Hành chính – Tổng hợp nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủtục đăng ký và chuyển văn bản tới Ban Giám đốc Văn bản Khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được;

2 Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp trình các văn bản đến, liên quanđến chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực của đơn vị phụ trách

6 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ gìn

bí mật nội dung văn bản và phải ký xác nhận vào sổ chuyển giao văn bản

Điều 14 Trưởng phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản

1 Lãnh đạo Văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản