quản trị sự kiện 1.khai niem va hieu ung

Quản lý sự kiện đang là một trong những ngành nghề được các bạn trẻ yêu thích bởi tính sáng tạo và chuyên nghiệp trong công việc. Công việc đòi hỏi tính cẩn thận và chi tiết, người làm Event manager phải biết cách quản trị chặt chẽ thời gian và không được sơ sót khi các sự kiện đang diễn ra. Với rất nhiều những sự kiện lớn, nhỏ được tổ chức thường xuyên trong các lĩnh vực từ bóng đá, thể thao,… cho đến văn hóa, giáo dục và kinh doanh. Event Manager hiện đang rất cần một nguồn nhân lực lớn, đủ trình độ và tính sáng tạo để đáp ứng kịp nhu cầu của thị trường.

Tổ chức và Quản

lý Sự kiện Chuyên nghiệp

Nội dung Khoá học

• Ngày 1

– Khái niệm và phân loại

– Hiệu ứng của sự kiện

Nội dung Khoá học

Giảng viên

– Ngô Phương Dung - Thạc sỹ Quản trị Sự

kiện – ĐH Bournemouth (Anh)

– Bùi Thanh Hương - Thạc sỹ Quản trị Du

Phương thức giảng dạy

– Lý thuyết

– Bài tập thảo luận

– Nghiên cứu điển hình

– Cung cấp công cụ tác nghiệp

– Công nghệ giảng dạy và tư liệu được

chuyển giao từ đại học UTS (Úc)

Nội dung chính

• Khái niệm sự kiện chuyên nghiệp

• Phân loại sự kiện chuyên nghiệp

• Dự đoán các hiệu ứng và tác động của sự kiện chuyện nghiệp

• Xây dựng ý tưởng ban đầu cho sự kiện của bạn

“Cuộc sống quanh ta luôn đầy

ắp những sự kiện”

 Điều gì khiến những sự kiện đó đáng

nhớ?

 “Sự kiện là sự việc có ý nghĩa ít nhiều

quan trọng đã xảy ra.” (Từ điển Tiếng Việt, 1992, T.862)

 Anh/chị đã từng tổ chức những sự kiện

nào và như thế nào?

Sự kiện chuyên nghiệp là gì?

• Sự kiện chuyên nghiệp là một sự kiện chỉ diễn ra 1 lần hoặc diễn ra không thường xuyên, nằm ngoài chương trình hoạt động thông thường của một đơn vị tổ chức hoặc tài trợ

• Đối với khách hàng, sự kiện chuyên nghiệp là một cơ hội giải trí và trải nghiệm về văn hóa xã hội mà những quyết định lựa chọn thông thường và trải nghiệm hàng ngày không thể có được (Goldblatt, 1997)

• Thuật ngữ “Sự kiện chuyên nghiệp” được đặt ra để mô

tả những nghi lễ riêng biệt, những buổi thuyết trình,

biểu diễn hoặc những lễ kỷ niệm được hoạch định có chủ đích và được tổ chức để đánh dấu một dịp đặc biệt và/hoặc để đạt được những mục tiêu nhất định về mặt

xã hội, văn hóa hoặc của một tổ chức

(Bowdin and et all, 2001, p.15)

Những tiêu chuẩn của “Tính chuyên nghiệp”

Phân loại sự kiện 1

Thế vận hội Olympic

Những sự kiện khổng lồ

• Hallmark events (Sự kiện Dấu ấn) là những sự kiện lớn diễn ra một

lần hoặc lặp lại trong 1 giới hạn thời gian, được tổ chức chủ yếu nhằm tạo ra và nâng cao sự chú ý, kêu gọi và lợi nhuận vì một lợi ích (hoặc phát triển một điểm du lịch) ngắn hoặc dài hạn Thành công của những

sự kiện này dựa trên tính độc đáo, thân thế hoặc có tác động đúng lúc

để tạo ra sự hứng thú.

• Mega events (Siêu sự kiện), dựa trên quy mô hoặc ý nghĩa mà

những sự kiện này có thể đạt tới một mức độ cao khổng lồ về du lịch,

sự quan tâm của báo chí, ưu tín, hoặc hiệu ứng kinh tế đối với cộng động nơi tổ chức

Chi phí tổ chức: $500 triệu

1 triệu khách tham dự

Phân loại Sự kiện

Giáo dục/

Khoa học

Thi đấu thể thao

Julia Silvers EMBOK

• Source: http://www.juliasilvers.com/embok.htm

Sự kiện thương mại

& doanh nghiệp

Được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác để thỏa mãn những mục đích thương mại như các chức năng quản lý, giao tiếp trong tổ chức, đào tạo, marketing, khuyến khích, quan hệ với nhân viên và khách hàng

Là những buổi biểu diễn hoặc trưng bày diễn ra một lần hoặc có định ký, mở cửa tự

do hoặc có bán vé, được tổ chức vì những mục đích giải trí; có thể độc lập hoặc kết hợp với những sự kiện khác

Lễ hội

Một lễ nghi văn hóa, hoặc là lâu đời hoặc có tính chất tôn giáo, được tổ chức bởi và/hoặc vì cộng đồng; có thể độc lập hoặc kết hợp với những sự kiện khác (Rất nhiều lễ hội là nơi tập hợp người bán và người mua lại với nhau trong 1 không khí vui vẻ)

Sự kiện chính phủ &

hành chính

Bao gồm hoặc được tổ chức bởi hoặc vì các đảng, tổ chức chính trị hoặc các cơ quan chính phủ cấp quốc gia hoặc địa phương; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác

Sự kiện dấu ấn Có ý nghĩa và/hoặc phạm vi lớn tới mức mà hính ảnh hoặc tầm vóc của nó được biết

tới và lưu tâm cả trong và ngoài nước

Sự kiện Tiếp thị Có định hướng thương mại nhằm tạo điều kiện để người bán và người mua đến được

với nhau hoặc nhằm gây sự chú ý tới một sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại; được tổ chức độc lập hoặc cùng với các sự kiện khác

Hội thảo & Hội nghị Cuộc họp mặt vì mục đích trao đổi thông tin, tranh luận hoặc bàn bạc, nhất trí hoặc

đưa ra quyết định, giáo dục và xây dựng mối quan hệ; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác

Sự kiện xã hội/ chu

kỳ sống

Một sự kiện riêng tư, chỉ tham dự khi được mời, được tổ chức để tưởng nhớ hoặc kỷ niệm một dịp văn hóa, tôn giáo, xã hội hoặc một sự kiện trong cuộc đời; được tổ chức độc lập hoặc cùng với các sự kiện khác

Sự kiện thể thao Một sự kiện có khán giả và người tham dự, bao gồm các hoạt động thể thao thi đấu

hoặc giải trí; được tổ chức độc lập hoặc cùng với các sự kiện khác

Lợi ích mong muốn mang lại

cho khách hàng

• Khơi gợi các giác quan: sờ, nếm, nhìn, nghe và ngửi

• Khơi gợi vật chất: trực tiếp tham gia vào các

hoạt động của sự kiện theo các cách khác nhau.

• Khơi gợi cảm xúc: cảm nhận được ý nghĩa của

sự kiện

• Khơi gợi trí óc: tạo ra trong não những ý tưởng, khái niệm và trải nghiệm mới

Những hiệu ứng (tích cực và tiêu cực) của một sự kiện tới môi trư ờng xung quanh và những thành phần liên quan

Điều hòa các Hiệu ứng

Hiệu ứng

tích cực

Hiệu ứng tiêu cực

Sự kiện

Sự kiện & các sản phẩm liên quan

Mục đích của Ban tổ chức:

lợi nhuận dịch vụ, căn nguyên, phát

triển Mục đích của nhà tài trợ:

bán hàng; hình ảnh; lợi nhuận

Môi trường:

Sự bền vững, hoạt động xanh, bảo tồn Cộng đồng

Các tác động

về văn hóa &

Xã hội

Kinh tế Phát triển từ

Du lịch

Lợi ích của khách hàng Giải trí, giáo dục,

Cầu

Quan hệ Chủ khách

Quan hệ Cộng đồng

Quan điểm Chính thể luận về

Một sự kiện lớn

• Cùng chia sẻ trải nghiệm

• Tái tạo lại các truyền

• Thiệt hại về vật chất

• Những hành vi tiêu cực

• Làm tăng các hoạt động tội phạm

• Mất trật tự xã hội

“Mọi sự kiện đều có tác động trực tiếp về mặt

văn hóa và xã hội tới những người tham dự, và

đôi khi rộng hơn tới cộng động dân cư…”

Lễ hội Bắn pháo hoa chào đón năm mới – Kiểm soát hành vi của đám đông

• Những năm 1980 tại Sydney

• Những năm 1990s tại Sydney

• Năm 1999 tại London

• Gần đây tại Sydney

Những tác động về vật chất & môi trường

• “Sự kiện là một cách thức tuyệt vời để thể

hiện rõ những đặc trưng riêng biệt của môi trường nước chủ nhà/nơi tổ chức.”

• Tạo ra những mô hình mẫu về bảo vệ môi trường

• Nâng cao nhận biết về vấn đề môi trường

• Nâng cao cơ sở vật chất, giao thông và liên lạc

• Phát triển đô thị

Tuy nhiên, ….

g cư ờng

quả

n lý của tru

Hiệu ứng Kinh tế thông qua Phát

• Tăng lợi nhuận

• Tăng thu nhập từ thuế

• Làm mất đi tính xác thực

• Giá cả lạm phát

• Chi phí cơ hội

• Mất hoặc quản lý sai lệch

về tài chính

s

Tiếp thị cho Địa phương

Tạo ra hình ảnh tích cực;

nâng cao chất lượng cuộc

Sống; thu hút người dân

và các nhà đầu tư

Hấp dẫn du khách

Thu hút du khách; mở rộng nhu cầu; kéo dài thời gian lưu trú và tăng chi tiêu của khách

Tạo lập Hình ảnh

Cho các điểm hấp dẫn khách và điểm du lịch;

loại bỏ những hình ảnh tiêu cực

Chất xúc tác

Nâng cao cơ sở hạ tầng;

phát triển đô thị; phát triển

kinh doanh; hỗ trợ cho các

sản phẩm du lịch khác

Yếu tố cổ vũ

Thu hút du khách lần đầu hoặc trở lại.

Sự kiện là Yếu tố Hấp dẫn Du

khách

Lễ hội Đồng tính Mardi Gras,

Hiệu ứng của Sự kiện: Festival Hu ế

Đánh giá Hiệu ứng Kinh tế của Sự

kiện

• Theo quan điểm của các công ty/tổ chức thương mại

• Theo quan điểm cấp chính phủ

– Đối với quốc gia

– Đối với tỉnh/ thành phố

– Đối với cấp hành chính thấp hơn

1985 Adelaide Grand Prix, Nam

• 50.000 du khách đến lễ hội năm

2004, trong đó có 11.076 khách quốc

tế (Thoai Ha, 2005)

Đánh giá Hiệu ứng Kinh tế của Sự

kiện

Mức độ tiêu dùng trong sự kiện bao gồm:

• Lượng chi tiêu của du khách đến tham dự sự kiện

• Vốn chi tiêu trên các trang thiết bị, cơ sở vật chất của

Các vấn đề cần lưu tâm khi tính

toán chi tiêu

• Sự chuyển đổi (Switching)

• Sự rò rỉ (Leakages)

• Sử dụng cơ sở hạ tầng

• Chi phí tiềm ẩn

Để có được bức tranh đầy đủ

về tác động của một sự kiện đòi hỏi phải có một cái nhìn dài hạn về những ảnh hưởng của nó tới cộng đồng dân cư

và nền kinh tế ở đó!

“Một sự kiện không chỉ đơn giản chỉ

để thỏa mãn nhu cầu của khán giả.”

(Allen et al, 2002 p 51)

Mối quan hệ giữa Các bên liên

quan và Sự kiện

SỰ KIỆN

Truyền thông

Nhà tài trợ Nhân viên

Người tham dự

Ban tổ chức