Báo cáo thực tập Văn thư Lưu trữ tại Viện STTNSV

Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường, qua sự liên hệ của bản thân em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từ ngày 232015 đến hết ngày 2442015. Trong thời gian thực tập em đã tiếp cận được với rất nhiều loại hình khác nhau trong thực tế và tham gia vào rất nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ. Đây được coi là khâu nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa đối với mọi cơ quan, tổ chức. Vì nó sẽ trở thành nguồn thông tin hữu ích cho mọi người để phục vụ khai thác và nghiên cứu tìm hiểu trong công việc của mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ của Trường và các cán bộ của Viện sinh thái và TNSV. Đặc biệt với sự quan tâm và hướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga (cán bộ làm công tác văn thư của Viện) đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập và giải đáp một cách rất cụ thể, chi tiết rõ ràng, tỉ mỉ cho em về những vấn đề còn thắc mắc. Trong thời gian thực tập hơn 2 tháng em xin trình bày “Báo cáo thực tập ngành nghề”. Báo cáo thực tập gồm có 3 phần chính như sau: Chương I. Giới thiệu tổng quan về Viện STTNSV Chương II. Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Viện STTNSV và đề xuất, khuyến nghị.

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp đất nước, công tác này đòi hỏi phảiđược xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác Trong những nămqua, nhờ làm tốt công tác lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạtđộng của đơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phầnthúc đẩy xã hội phát triển Vì vậy mà mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơnđến công tác lưu trữ Đây là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tinlâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trênnhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội …

Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu tronghoạt động quản lý nhà nước Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiệntượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý

xã hội Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nóichung và văn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụnhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá Theo cách hiểu thôngthường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứngnhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệulưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm

về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự pháttriển của xã hội con người

Trong thời gian đi thực tập với mục đích giúp em hiểu rõ hơn về công táclưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến thực tập đã tạo điều kiện, cơ hội cho em códịp cọ xát với thực tiễn, vận dụng những kiến thức lý luận mà mình đã được học

để giải quyết một số vấn đề cụ thể trong công tác lưu trữ vẫn còn đang vướng mắctại cơ quan đến thực tập Từ đó giúp cho em có thể nâng cao ý thức và trách nhiệm

hơn trong công việc với một phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ trongtương lai

Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường, qua sự liên hệ của bản thân

em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộcViện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từ ngày 2/3/2015 đến hếtngày 24/4/2015 Trong thời gian thực tập em đã tiếp cận được với rất nhiều loạihình khác nhau trong thực tế và tham gia vào rất nhiều khâu nghiệp vụ trong côngtác lưu trữ Đây được coi là khâu nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa đối với mọi

cơ quan, tổ chức Vì nó sẽ trở thành nguồn thông tin hữu ích cho mọi người đểphục vụ khai thác và nghiên cứu tìm hiểu trong công việc của mình

Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, em đã nhận được sự quantâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưutrữ của Trường và các cán bộ của Viện sinh thái và TNSV Đặc biệt với sự quantâm và hướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga(cán bộ làm công tác văn thư của Viện) đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập vàlàm báo cáo thực tập và giải đáp một cách rất cụ thể, chi tiết rõ ràng, tỉ mỉ cho em

về những vấn đề còn thắc mắc

Trong thời gian thực tập hơn 2 tháng em xin trình bày “Báo cáo thực tậpngành nghề” Báo cáo thực tập gồm có 3 phần chính như sau:

Chương I Giới thiệu tổng quan về Viện ST&TNSV

Chương II Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV Chương III Báo cáo kết quả thực tập tại Viện ST&TNSV và đề xuất, khuyến nghị

Dưới đây là bài báo cáo của em đã khái quát lại kết quả trong quá trình đithực tập tại Viện ST&TNSV Bài báo cáo của em không tránh được điều thiếu xót,

tuy nhiên đây cũng là kết quả tu dưỡng học hành trong ba năm rèn luyện và cốgắng hết sức mình để đánh giá khả năng của bản thân mình khi bước ra trường.

Em rất mong nhận được chỉ bảo tận tình, được sự nhận xét và đóng góp ý kiến củathầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như Ban lãnh đạo cùng các Cán bộ chuyênmôn trong Viện ST&TNSV để cho bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiệnhơn nữa và đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực trong cuộc sống cũngnhư công việc sau này mà em đã lựa chọn cho chính bản thân

Qua bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trongKhoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ, công chứctại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã quan tâm, tạo điều kiện cho em rấtnhiều trong quá trình thực tập và giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015

Sinh viên

Phạm Thị Thu Huyền

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ

VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.

1.1.1.Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.

Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam(nay làViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam), trên cơ sở Trung tâm Sinh tháihọc và Tài nguyên sinh vật được thành lập theo Quyết định số 65/CT ngày5/3/1990 của Thủ tướng Chính phủ và là đơn vị nghiên cứu khoa học - công nghệ,

có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, hoạt động theo cơ chế nhànước cấp kinh phí cho các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học-công nghệ được phép

mở tài khoản tiền Việt và ngoại tệ tại Ngân hàng trong nước.Là một Viện đầungành của Nhà nước về nghiên cứu sinh thái học, tài nguyên sinh vật và bảo vệmôi trường

Trong thời gian qua,viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã thực hiện tốt chứcnăng nhiệm vụ của mình được giao Cụ thể đã tiến hành thực hiện nhiều đề án, đềtài trọng điểm của Nhà nước như: Chương trình bảo vệ và sử dụng hợp lý tàinguyên thiên nhiên; chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc; Chương trình câythuốc, cây tinh dầu, cây đặc sản ở Việt Nam; Chương trình phát triển lâm nghiệp

xã hội…

Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán bộ của Viện đã và đang tham gia đào tạocán bộ trong lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho các trường Đại học,Viện nghiên cứu và một số địa phương khác

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu, Viện đã mở rộng sựhợp tác với một số tổ chức quốc tế và các nước trong lĩnh vực của mình như:

WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không những thế, Viện còn là một thành viêntrong chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật ở Đông Nam Á (PROSEA);thành viên trong tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên quốc tế (IUCN);

là đầu mối liên kết và Bảo tồn thiên nhiên và đa dạng sinh học của Việt Nam,thành viên Ban điều hành ASEANET và Hội đồng chuyên gia ARCBC của ĐôngNam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên của các nước Hoa Kỳ, Paris; các trường Đại họctrên thế giới…Sự hợp tác này đã góp phần tạo điều kiện cho việc nâng cao chấtlượng nghiên cứu, đào tạo cán bộ và thu được những dẫn liệu mới cho khoa khọccũng như cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệ nguồn tài nguyên độc đáo có tầm quantrọng của thế giới và các hệ sinh thái nhiệt đới ở nước ta

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật

Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịchViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã quy định về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vậtnhư sau:

1.1.2.1.Chức năng của Viện.

Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, đàotạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực sinh thái học, đa dạng sinhhọc và tài nguyên sinh vật theo quy định của pháp luật

1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện.

- Điều tra cơ bản khu hệ sinh vật, lưu giữ tiêu bản sinh vật; soạn thảo Thực vậtchí, Động vật chí Việt Nam

- Kiến nghị và thực hiện các biện pháp bảo vệ, phục hồi, bảo vệ và phát triểncác loài sinh vật, các nguồn gen thiên nhiên quý hiếm; Soạn thảo sách Đỏ Việt

Nam, Danh lục đỏ Việt Nam; tham gia xây dựng các Khu Bảo tồn thiên nhiêncủa nước ta.

- Điều tra cơ bản, đánh giá tổng hợp nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam trong

cả nước;

- Nghiên cứu sử dụng và phát triển nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam;

- Nghiên cứu các hệ sinh thái đặc trưng của Việt Nam, dự báo sinh thái, đềxuất phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý, cải tạo, phục hồi các hệ sinhthái bị suy thoái;

- Nghiên cứu, đánh giá tác động của môi trường, của biến đổi khí hậu lên các

hệ sinh thái và đa dạng sinh thái;

- Dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực sinh thái học và tài nguyên sinhvật và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;

- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức củađơn vị theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Côngnghệ Việt Nam;

- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của nhà nước

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Côngnghệ Việt Nam giao

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện.

Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán bộ trong biên chế và trên

40 cán bộ hợp đồng Với đội ngũ cán bộ khoa học đông đảo, đã trưởng thànhnhanh chóng về chuyên môn nghiệp vụ Đến nay Viện có 04 Giáo sư-Tiến sĩ khoahọc,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38 Tiến sĩ, 08 Thạc

sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên trong đó có 04 nghiên cứu viên cao cấp,

21 nghiên cứu viên chính và 90 nghiên cứu viên Ban lãnh đạo Viện gồm: Việntrưởng và 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01 Phòng QLTH (Văn phòng) và

01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh:

-Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng)

-Phòng Sinh thái môi truờng đất

-Phòng Sinh thái côn trùng

-Phòng Sinh thái viễn thám

-Phòng Sinh thái môi trường nước

-Trạm nghiên cứu đa dạng sinh học Mê Linh-Vĩnh Phúc

Ngoài cơ cấu tổ chức bộ máy như trên của Viện, còn có Hội đồng khoa học là tổchức tư vấn khoa học của Viện trưởng về phương hướng, chiến lược, xét duyệt đềcương các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học, chương trình hợp tácquốc tế, chương trình đào tạo cán bộ, đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện củacác chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học và đào tạo cán bộ Hội đồngkhoa học của Viện được tổ chức theo quy định của nhà nước và Viện Khoa học vàCông nghệ Việt Nam.

Viện trưởng là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các các hoạt động củaViện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ và quan hệ công tác của các đợn

vị thuộc cơ cấu tổ chức của Viện.Viện phó là người giúp việc cho Viện trưởngtrong lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về côngviệc mà mình được giao

Mỗi phòng nghiên cứu: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng

1.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.

Hoạt động văn thư – lưu trữ là một mặt hoạt động cấu thành nên hoạt động củaphòng Quản lý Tổng hợp và là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong côngtác quản lý của viện Bên cạnh đó phòng Quản lý Tổng hợp còn có các công tácsau:

Ngoài ra có hợp đồng: lái xe, bảo vệ, tạp vụ.

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VIỆN ST&TNSV ( PHỤ LỤC 02)

1.2.1 Chức năng của phòng Quản lý Tổng hợp.

Căn cứ Chỉ thị số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ

và Quyết định số 324/QĐ-VHL 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch Viện Hàn lâmKhoa học và Công nghệ Việt về tổ chức và hoạt động của Viện Sinh thái và Tàinguyên sinh vật, ngày 20/8/2013 của Viện trưởng Viện Sinh thái và Tài nguyênsinh vật ban hành Quyết định số 27/QĐ qui định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý tổng hợp như sau:

Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng giúp Ban lãnh đạo Viện tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ như: tư vấn cho lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ, quản lý kếhoạch khoa học, quản lý tài chính, công tác văn thư trong phạm vi ở cơ quan vàchỉ đạo trực tiếp nghiệp vụ công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc

1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn

- Công tác hành chính, tổ chức cán bộ: Tuyển dụng, thu nhận, thuyên chuyển

- Tập hợp, lập kế hoạch khoa học, công nghệ, tiến độ triển khai các dự án, đề án,

đề tài nghiên cứu khoa học…

- Quản lý các dự án, đề tài, hợp đồng nghiên cứu khoa học, nghiêm thu, quyếttoán

- Quản lý công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các hoạt động lập hồ sơ, giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tàiliệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

- Quản lý các vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất

- Hàng năm tổ chức thi tuyển học viên cao học và nghiên cứu sinh theo chỉ tiêu

** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức của Văn Phòng Viện ST&TNSV ( phụ lục 03).

CHƯƠNG II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU

VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT

2.1 Giới thiệu khái quát về tình hình tổ

chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.

2.1.1 Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.

Viện ST&TNSV là cơ quan thuộc Viện Hàn lâm KHCN, hàng năm văn bản,tài liệu trong Viện phản ánh các mặt hoạt động của Viện để thực hiện chức năngnghiên cứu khoa học về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, cung cấp luận

cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và các chính sách, chiếnlược phát triển kinh tế - xã hội, để đào tạo ra nhân lực cho nhà nước theo đúng quyđịnh của pháp luật

Từ đó xây dựng giúp Chánh Văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo vàquản lý công tác văn thư – lưu trữ trong những nhiệm vụ được giao Chính vì vậy,

để đôn đốc thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước theo từng năm tiến tới kếtquả tốt Vì vậy, công tác lưu trữ luôn gắn liền với công tác văn thư và công tác vănphòng đây là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, là nơi tập trung hầu hết cácvăn bản, giấy tờ, công văn đi và đến của cơ quan Vì vậy, một trong những nhiệm

vụ hàng đầu của Văn phòng là tổ chức công tác lưu trữ một cách khoa học và hợp

lý hơn, từ đó có thể giúp ta tra cứu và bảo quản tài liệu theo một hệ thống quyđịnh riêng

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.

Bộ phận cán bộ lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm văn thư- lưu trữ và cótrách nhiệm xây dựng kế hoạch thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giátrị của tài liệu lưu trữ của từng phòng ban nộp lưu cụ thể Tiếp đó là phòng kholưu trữ được riêng biệt với diện tích hơn 50m2, được trang bị các thiết bị như: đènđiện, tủ đựng tài liệu, … để phục vụ cho công tác lưu trữ trong khâu nghiệp vụbảo quản tài liệu lưu trữ được hiệu quả trong công việc

Kho lưu trữ Viện ST&TNSV ( phụ lục 04)

2.1.3 Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ.

Theo sự hướng dẫn của Nhà nước và Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉban hành được quy chế về công tác lưu trữ mà còn vận dụng, triển khai các vănbản chỉ đạo của Nhà nước trong công tác lưu trữ nói chung và Viện Hàn lâm nóiriêng.Qua đó, Viện ST &TNSV đã thực hiện theo đúng quy định chung thông quacác văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước và Viện Hàn lâmKHCN ban hành nhằm thống nhất lại hệ thống công tác văn thư, lưu trữ trong toànphạm vi cơ quan

- Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã ban hành ra Quyết định

số 2097/QĐ-KHCNVN về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưutrữ vào ngày 31 tháng 10 năm 2006

- Quyết định số 1380/QĐ-KHCNVN ngày 18/7/2006 của Chủ tịch Viện Khoahọc và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụngtài liệu mật

Các văn bản của Nhà nước quy định về các khâu nghiệp trong công tác văn thư –lưu trữ được Viện ST&TNSV áp dụng như sau:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng

Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13

- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủQuy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Thông tư số 02/2010/ TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp

- Công văn số 319/VHLTNN- NVTW ngày 01 tháng 06 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệulưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ Quy địnhchế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV được tổ chức một cách thống nhất, tậptrung và thuộc vào cơ cấu tổ chức của Viện Với cách tổ chức nhanh chóng vàđem lại hiệu quả cao trong công việc đang được diễn ra đạt chất lượng.

2.2 Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.

2.2.1 Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN là nơi tổng hợp danh mục hồ sơ củacác đơn vị, tổ chức để xem xét, thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt bản danhmục đó và sau đó sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện

Cuối năm, Viện ST&TNSV nộp lại bản danh mục hồ sơ đã bổ sung choVăn phòng Viện

Trong quá trình giải quyết công việc Cán bộ có trách nhiệm phải thu thậpcác văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ Tàiliệu trong sắp xếp trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau đây:

+ Thời gian ban hành văn bản

+ Trình tự giải quyết công việc

Sau khi hồ sơ được lập, tài liệu trong hồ sơ đãđược thu thập, sắp xếp và bổ sung đầy đủ thì cán bộ viết các thông tin cần thiếttrên bìa hồ sơ, ghi mục lục tài liệu có trong hồ sơ vào bản kê văn bản, tài liệu cótrong hồ sơ và cuối cùng xem xét giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quảnvĩnh viễn hoặc có thời hạn

Tuy nhiên, hồ sơ sau khi được lập phải đảm bảođúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ và phải có các mối liên hệvới nhau giữa các văn bản Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức, biênmục đầy đủ và cẩn thận chính xác

*Giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.

Khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ phải nộp

hồ sơ đã hoàn thiện cho cán bộ văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm của cơ quan,

đơn vị để thống nhất quản lý Thời hạn giao nộp hồ sơ là trong vòng 1 năm kể từkhi công việc kết thúc và khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nộp hồ sơ”.

2.2.2 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ làquá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN vàPhông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưutrữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định Cùng đó nhằm đảmbảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn hoặc giá trị lịch sử đểbảo quản và phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu Đối vớinhững ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành như: an ninh, quốc phòng, ngoạigiao,… Thì thời hạn lưu trữ tại cơ quan sẽ được quy định riêng sau khi bàn bạc vàthống nhất giữa Viện Hàn lâm KHCNVN và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loạitài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vịthuộc Viện Hàn lâm KHCN Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhấtcủa các lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHCN Cụ thể, Lưu trữ Viện thu thập tài liệu từcác nguồn sau:

- Văn thư Viện là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơquan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở Văn thư cơ quan, sau một thờigian sẽ nộp vào lưu trữ

- Các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ côngviệc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vịtrong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào Lưu trữ tại Viện Hàn lâmKHCN sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hình thànhtrong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ

chuyên môn Theo Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ vàcác cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm côngviệc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.

Đối với công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV thì có thể bổ sung từ cácnguồn khác như:

- Tài liệu của các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại

cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác

- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các vănbản, giấy tờ trao đổi công việc với Viện ST&TNSV

Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổsung vào lưu trữ Viện là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục

vụ nghiên cứu lâu dài

Hiện nay, kho Viện ST&TNSV đã thu thập được khoảng 639 hồ sơ, tươngđương với khoảng hơn 60m giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm 1990 trởlại đây Nguồn thu chủ yếu là các Quyết định, Công văn, các đề tài nghiên cứukhoa học,… các văn bản đi đến khác có giá trị của Văn phòng và các đơn vị thuộckhối chức năng của Viện ST&TNSV

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu là quá trình lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưavào bảo quản với những tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp của ngành lưu trữ

để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế,văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó việc lựa chọn để thu thập, bổ sungnhững tài liệu có giá trị cho Viện ST&TNSV và loại ra những tài liệu hết giá trị đểđược tiêu hủy

Căn cứ vào thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội Vụ quy

của các cơ quan, tổ chức Khi tài liệu được xác định là hết giá trị cần được loại ra

và tiêu hủy theo Quyết định hiện hành Ta cần xác định giá trị tài liệu được bảoquản theo thời gian “vĩnh viễn” hoặc bảo quản “có thời hạn, Văn phòng và cácđơn vị thuộc Viện ST&TNSV; các phòng, ban thuộc Viện đều phải được xây dựng

“Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” của các đơn vị và phòng, ban để làm căn

cứ cho việc xác định giá trị tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng hơn Cùng vớinhững tài liệu, hồ sơ này được phân chia ra thành những nhóm nhỏ tương ứng vớicác mặt hoạt động và lĩnh vực khác nhau để sắp xếp mang tính đặc thù riêng củatừng công việc cụ thể hơn như:

- Tài liệu văn phòng: Từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…

- Tài liệu tổ chức cán bộ: từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…

- Tài liệu tổng hợp- kế hoạch: từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…

Trong từng đơn vị, tổ chức được sắp xếp theo năm, tài liệu có ngày thángnăm trước thì được xếp trước theo vấn đề chung, những vấn đề cụ thể xếp sau: từkhách quan đến từng chi tiết, tài liệu của Viện ST&TNSV được xếp theo vần chữcái ABC Những tài liệu từ các năm cũ nếu còn thiếu có thể bổ sung và chỉnh sửatheo từng năm và có phương án hợp lý để chỉnh lý tài liệu không làm trở ngại đếncông việc sau này

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý là khâu quan trọng của công tác lưu trữ

Đó là bước chuyển mình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ Công việcchỉnh lý đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và

có kinh nghiệm thì mới đảm bảo yêu cầu Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thựchiện ở khâu cuối của công tác văn thư Đến bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ dựavào đặc điểm, yêu cầu nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu.Cách thường được áp dụng để chỉnh lý tài liệu là: Thời gian-mặt hoạt động

Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau: