MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật. 3 1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật. 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật. 4 1.1.2.1 Chức năng của Viện. 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện. 4 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật. 6 1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn 7 1.2.3 Cơ cấu, tổ chức. 8 CHƯƠNG II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 9 2.1. Giới thiệu khái quát về tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện STTNSV. 9 2.1.1. Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện STTNSV. 9 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ. 9 2.1.3. Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ. 10 2.2. Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện STTNSV. 11 2.2.1. Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 11 2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 12 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 14 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 16 a. Thống kê tài liệu lưu trữ 16 b. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 18 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 18 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN STTNSV 20 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 20 3.3 Một số khuyến nghị 21 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 21 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường. 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26
Trang 1MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU 1
Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 3
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật 3
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật 3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật 4
1.1.2.1 Chức năng của Viện 4
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện 4
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện 5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn 7
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức 8
CHƯƠNG II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ- VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 9
2.1 Giới thiệu khái quát về tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV 9
2.1.1 Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV 9
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 9
2.1.3 Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ 10
2.2 Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV 11
2.2.1 Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 11
2.2.2 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 14
Trang 22.2.4 Chỉnh lý tài liệu 15
2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 16
a Thống kê tài liệu lưu trữ 16
b Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17
2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 18
2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18
CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN ST&TNSV 20
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 20
3.3 Một số khuyến nghị 21
3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 21
3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 22
KẾT LUẬN 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
PHỤ LỤC 26
Trang 3BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
01 Viện KHCN Viện Khoa học và Công nghệ
02 Viện ST&TNSV Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử, với truyền thống đấu tranhkiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách nô lệcủa thực dân Pháp và đế quốc Mỹ đem lại cuộc sống ấm no tự do, hạnh phúccho dân tộc Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng thành đó thì tàiliệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển
Xã hội ngày càng phát triển và nhu cầu trao đổi thông tin của con ngườingày càng cần thiết hơn bao giờ hết Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá làmột điều rất cần thiết Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tàiliệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt động trong
xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng được bảo quản từthế hệ này sang thế hệ khác Nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng,thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ và đào tạo được những cán bộ văn thư lưu trữ
có đủ kiến thức, năng lực, trình độ trong công tác văn thư lưu trữ và kết hợpgiữa lý thuyết và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thư lưu trữtrong cả nước
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian vô cùng quan trọng Giúp cho quátrình học tập của sinh viên đi từ lý thuyết đến thực hành được vận dụng mộtcách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi đựơc nhiều kinhnghiệm quý cho công việc sau này Được sự giới thiệu của nhà trường và qua
sự liên hệ của bản thân em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tàinguyên sinh vật thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Trong quá trình thực tập em đã trau dồi chomình đựơc nhiều kinh nghiệm quý báu trong việc thu nhận kiến thức trongcông tác nghiệp vụ
Sau hơn 2 tháng thực tập ở Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật được sựchỉ bảo tận tình và quan tâm của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư – Lưutrữ của Trường và các Cán bộ của Viện sinh thái và TNSV Đặc biệt với sựhướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga (cán
Trang 5bộ làm công tác văn thư – kiêm lưu trữ của Viện) đã giúp đỡ em hiểu thêm vànắm bắt căn bản về công tác lưu trữ, tạo điều kiện tốt cho chúng em thực tập ở
cơ quan
Quá trình thực tập 2 tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏiđựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp vàtính sáng tạo
Sau đây em xin trình bày “báo cáo thực tập ngành nghề” Báo cáo thực tậpgồm có 3 phần chính như sau:
Chương I Giới thiệu tổng quan về Viện STTNSV.
Chương II Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV
Chương III Báo cáo kết quả thực tập tại Viện STTNSV và đề xuất, khuyến nghị
Dưới đây là bài báo cáo của em đã khái quát lại kết quả trong quá trình
đi thực tập tại Viện STTNSV Bài báo cáo của em không tránh được điều thiếuxót, tuy nhiên đây cũng là kết quả tu dưỡng học hành trong ba năm rèn luyện
và cố gắng hết sức mình để đánh giá khả năng của bản thân mình khi bước ratrường Em rất mong nhận được chỉ bảo tận tình, được sự nhận xét và đóng góp
ý kiến của thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ cũng như Ban lãnh đạo cùng cácCán bộ chuyên môn trong Viện STTNSV để cho bài báo cáo thực tập của emđược hoàn thiện hơn nữa và đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực trongcuộc sống cũng như công việc sau này mà em đã lựa chọn cho chính bản thân
Qua bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn các thầy côtrong Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ,công chức tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã quan tâm, tạo điều kiệncho em rất nhiều trong quá trình thực tập và giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh Viên
Hoàng Minh Nhật
Trang 6Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI
NGUYÊN SINH VẬT 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học ViệtNam(nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam), trên cơ sởTrung tâm Sinh thái học và Tài nguyên sinh vật được thành lập theo Quyết định
số 65/CT ngày 5/3/1990 của Thủ tướng Chính phủ và là đơn vị nghiên cứukhoa học - công nghệ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch,hoạt động theo cơ chế nhà nước cấp kinh phí cho các đề tài, đề án nghiên cứukhoa học-công nghệ được phép mở tài khoản tiền Việt và ngoại tệ tại Ngânhàng trong nước.Là một Viện đầu ngành của Nhà nước về nghiên cứu sinh tháihọc, tài nguyên sinh vật và bảo vệ môi trường
Trong thời gian qua,viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật đã thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ của mình được giao Cụ thể đã tiến hành thực hiệnnhiều đề án, đề tài trọng điểm của Nhà nước như: Chương trình bảo vệ và sửdụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên; chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc;Chương trình cây thuốc, cây tinh dầu, cây đặc sản ở Việt Nam; Chương trìnhphát triển lâm nghiệp xã hội…
Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán bộ của Viện đã và đang tham gia đàotạo cán bộ trong lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho các trườngĐại học, Viện nghiên cứu và một số địa phương khác
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu, Viện đã mởrộng sự hợp tác với một số tổ chức quốc tế và các nước trong lĩnh vực của mìnhnhư: WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không những thế, Viện còn là mộtthành viên trong chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật ở Đông Nam Á(PROSEA); thành viên trong tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên
Trang 7quốc tế (IUCN); là đầu mối liên kết và Bảo tồn thiên nhiên và đa dạng sinh họccủa Việt Nam, thành viên Ban điều hành ASEANET và Hội đồng chuyên giaARCBC của Đông Nam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên của các nước Hoa Kỳ,Paris; các trường Đại học trên thế giới…Sự hợp tác này đã góp phần tạo điềukiện cho việc nâng cao chất lượng nghiên cứu, đào tạo cán bộ và thu đượcnhững dẫn liệu mới cho khoa khọc cũng như cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệnguồn tài nguyên độc đáo có tầm quan trọng của thế giới và các hệ sinh tháinhiệt đới ở nước ta.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyên Sinh vật
Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chủtịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã quy định về chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Sinh thái và Tài nguyênsinh vật như sau:
1.1.2.1 Chức năng của Viện.
Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và côngnghệ, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực sinh thái học, đadạng sinh học và tài nguyên sinh vật theo quy định của pháp luật
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện.
- Điều tra cơ bản khu hệ sinh vật, lưu giữ tiêu bản sinh vật; soạn thảoThực vật chí, Động vật chí Việt Nam
- Kiến nghị và thực hiện các biện pháp bảo vệ, phục hồi, bảo vệ và pháttriển các loài sinh vật, các nguồn gen thiên nhiên quý hiếm; Soạn thảo sách ĐỏViệt Nam, Danh lục đỏ Việt Nam; tham gia xây dựng các Khu Bảo tồn thiênnhiên của nước ta
- Điều tra cơ bản, đánh giá tổng hợp nguồn tài nguyên sinh vật ViệtNam trong cả nước;
- Nghiên cứu sử dụng và phát triển nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam;
- Nghiên cứu các hệ sinh thái đặc trưng của Việt Nam, dự báo sinh thái,
đề xuất phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý, cải tạo, phục hồi các hệ
Trang 8sinh thái bị suy thoái;
- Nghiên cứu, đánh giá tác động của môi trường, của biến đổi khí hậu lêncác hệ sinh thái và đa dạng sinh thái;
- Dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực sinh thái học và tàinguyên sinh vật và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chứccủa đơn vị theo quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Côngnghệ Việt Nam;
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của nhà nước
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học vàCông nghệ Việt Nam giao
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện.
Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán bộ trong biên chế
và trên 40 cán bộ hợp đồng Với đội ngũ cán bộ khoa học đông đảo, đã trưởngthành nhanh chóng về chuyên môn nghiệp vụ Đến nay Viện có 04 Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38Tiến sĩ, 08 Thạc sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên trong đó có 04nghiên cứu viên cao cấp, 21 nghiên cứu viên chính và 90 nghiên cứu viên Banlãnh đạo Viện gồm: Viện trưởng và 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01Phòng QLTH (Văn phòng) và 01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh:
-Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng)
-Phòng Sinh thái môi truờng đất
-Phòng Sinh thái côn trùng
Trang 9-Phòng Hệ thống học côn trùng
-Phòng Hệ thống học phân tử và di truyền bảo tồn
-Phòng Tuyến trùng học
-Phòng Côn trùng học thực nghiệm
-Phòng Sinh thái viễn thám
-Phòng Sinh thái môi trường nước
-Trạm nghiên cứu đa dạng sinh học Mê Linh-Vĩnh Phúc
Ngoài cơ cấu tổ chức bộ máy như trên của Viện, còn có Hội đồng khoahọc là tổ chức tư vấn khoa học của Viện trưởng về phương hướng, chiến lược,xét duyệt đề cương các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học,chương trình hợp tác quốc tế, chương trình đào tạo cán bộ, đánh giá, nghiệmthu kết quả thực hiện của các chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học
và đào tạo cán bộ Hội đồng khoa học của Viện được tổ chức theo quy định củanhà nước và Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Viện trưởng là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các các hoạtđộng của Viện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ và quan hệ công táccủa các đợn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Viện.Viện phó là người giúp việc choViện trưởng trong lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Việntrưởng về công việc mà mình được giao
Mỗi phòng nghiên cứu: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng
1.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Sinh
thái và Tài nguyên Sinh vật.
Hoạt động văn thư – lưu trữ là một mặt hoạt động cấu thành nên hoạtđộng của phòng Quản lý Tổng hợp và là hoạt động quan trọng không thể thiếuđược trong các hoạt động khoa học nghiên cứu của Viện Phòng Quản lý tổnghợp (bao gồm các hoạt động) sau:
- Hoạt động hành chính (văn thư, lưu trữ, tổ chức cán bộ)
- Hoạt động tài chính
- Hoạt động đào tạo
- Hoạt động kế hoạch
Trang 10Ngoài ra có có các hoạt động hỗ trợ: lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
1.2.1 Chức năng của phòng Quản lý Tổng hợp.
Căn cứ Chỉ thị số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ và Quyết định số 324/QĐ-VHL 01 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịchViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt về tổ chức và hoạt động của ViệnSinh thái và Tài nguyên sinh vật, ngày 20/8/2013 của Viện trưởng Viện Sinhthái và Tài nguyên sinh vật ban hành Quyết định số 27/QĐ qui định cụ thể chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý tổng hợp nhưsau:
Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng giúp Ban lãnh đạo Viện tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ như: tư vấn cho lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ,quản lý kế hoạch khoa học, quản lý tài chính, công tác văn thư: tiếp nhận côngvăn của cấp chuyển đến, các công văn, quyết định, báo cáo đề tài… của Viện
do bộ phận văn thư chịu trách nhiệm
1.2.2 Nhiệm vụ, quyển hạn
- Công tác hành chính, tổ chức cán bộ: Tuyển dụng, thu nhận, thuyênchuyển
- Tập hợp, lập kế hoạch khoa học, công nghệ, tiến độ triển khai các dự
án, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học…
- Quản lý các dự án, đề tài, hợp đồng nghiên cứu khoa học, nghiêm thu,quyết toán
- Quản lý công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các hoạt động lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, thu thập,
bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
- Quản lý các vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất
- Hàng năm tổ chức thi tuyển học viên cao học và nghiên cứu sinh theochỉ tiêu đã được duyệt…
- Làm thủ tục cho các cán bộ đi công tác ngoài nước và trong nướctheo quyền hạn được phân cấp
Trang 11Các cán bộ chuyên môn đều có trình độ đại học, trên đại học, Mỗi cán
bộ được phân công theo từng chuyên môn của mình trong quá trình làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo Viện
** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức của VIỆN ST&TNSV (xem phụ lục 02).
** Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện ST&TNSV (xem phụ lục
03)
Trang 12CHƯƠNG II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU
TRỮ-VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT
2.1 Giới thiệu khái quát về tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.1.1 Tình hình tổ chức làm công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
Viện ST&TNSV là cơ quan thuộc Viện Hàn lâm KHCN, hàng năm vănbản, tài liệu trong Viện phản ánh các mặt hoạt động của Viện để thực hiện chứcnăng nghiên cứu khoa học về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, cungcấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và các chínhsách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, để đào tạo ra nhân lực cho nhà nướctheo đúng quy định của pháp luật
Từ đó xây dựng giúp Chánh Văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo
và quản lý công tác văn thư – lưu trữ trong những nhiệm vụ được giao Chính
vì vậy, để đôn đốc thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước theo từng nămtiến tới kết quả tốt Vì vậy, công tác lưu trữ luôn gắn liền với công tác văn thư
và công tác văn phòng đây là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, là nơi tậptrung hầu hết các văn bản, giấy tờ, công văn đi và đến của cơ quan Vì vậy, mộttrong những nhiệm vụ hàng đầu của Văn phòng là tổ chức công tác lưu trữ mộtcách khoa học và hợp lý hơn, từ đó có thể giúp ta tra cứu và bảo quản tài liệutheo một hệ thống quy định riêng
Kho Lưu Trữ Viện ST&TNSV (xem phụ lục 04)
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.
Bộ phận cán bộ lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm văn thư- lưu trữ và cótrách nhiệm xây dựng kế hoạch thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác địnhgiá trị của tài liệu lưu trữ của từng phòng ban nộp lưu cụ thể Tiếp đó là phòngkho lưu trữ được riêng biệt với diện tích hơn 50m2, được trang bị các thiết bịnhư: đèn điện, tủ đựng tài liệu, … để phục vụ cho công tác lưu trữ trong khâunghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ được hiệu quả trong công việc
Trang 132.1.3 Thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Theo sự hướng dẫn của Nhà nước và Viện Hàn lâm KHCNVN không chỉban hành được quy chế về công tác lưu trữ mà còn vận dụng, triển khai các vănbản chỉ đạo của Nhà nước trong công tác lưu trữ nói chung và Viện Hàn lâmnói riêng.Qua đó, Viện ST &TNSV đã thực hiện theo đúng quy định chungthông qua các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước và ViệnHàn lâm KHCN ban hành nhằm thống nhất lại hệ thống công tác văn thư, lưutrữ trong toàn phạm vi cơ quan
- Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã ban hành ra Quyếtđịnh số 2097/QĐ-KHCNVN về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưutrữ vào ngày 31 tháng 10 năm 2006
- Quyết định số 1380/QĐ-KHCNVN ngày 18/7/2006 của Chủ tịch ViệnKhoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý và sửdụng tài liệu mật
Các văn bản của Nhà nước quy định về các khâu nghiệp trong công tácvăn thư – lưu trữ được Viện ST&TNSV áp dụng như sau:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộtrưởng Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chínhphủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Thông tư số 02/2010/ TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp
- Công văn số 319/VHLTNN- NVTW ngày 01 tháng 06 năm 2004 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệulưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
Trang 14và nộp hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ Quyđịnh chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV được tổ chức một cách thống nhất,tập trung và thuộc vào cơ cấu tổ chức của Viện Với cách tổ chức nhanh chóng
và đem lại hiệu quả cao trong công việc đang được diễn ra đạt chất lượng
2.2 Tình hình thực trạng về công tác lưu trữ tại Viện ST&TNSV.
2.2.1 Nét khái quát về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN là nơi tổng hợp danh mục hồ sơ củacác đơn vị, tổ chức để xem xét, thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt bản danhmục đó và sau đó sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện
Cuối năm, Viện ST&TNSV nộp lại bản danh mục hồ sơ đã bổ sung choVăn phòng Viện
Trang 15các cán bộ có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin hồ sơ theo đúng quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc Cán bộ có trách nhiệm phải thu thậpcác văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ.Tài liệu trong sắp xếp trong hồ sơ theo một trong các tiêu chí sau đây:
+ Thời gian ban hành văn bản
+ Trình tự giải quyết công việc
Sau khi hồ sơ được lập, tài liệu trong hồ sơ đã được thu thập, sắp xếp
và bổ sung đầy đủ thì cán bộ viết các thông tin cần thiết trên bìa hồ sơ, ghi mụclục tài liệu có trong hồ sơ vào bản kê văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và cuốicùng xem xét giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc cóthời hạn
Tuy nhiên, hồ sơ sau khi được lập phải đảm bảo đúng chức năng,nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ và phải có các mối liên hệ với nhau giữacác văn bản Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức, biên mục đầy đủ
và cẩn thận chính xác
*Giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan
Khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ phải nộp hồ sơ đã hoàn thiệncho cán bộ văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm của cơ quan, đơn vị để thốngnhất quản lý Thời hạn giao nộp hồ sơ là trong vòng 1 năm kể từ khi công việckết thúc và khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nộp hồ sơ”
2.2.2 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là quá trình thực hiệncác biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tàiliệu thuộc diện nộp vào Phông lưu trữ Viện Hàn lâm KHCNVN và Phông lưu
Trang 16trữ Quốc gia Việt Nam, để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định Cùng đó nhằm đảmbảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn hoặc giá trị lịch sử đểbảo quản và phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu Đốivới những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành như: an ninh, quốc phòng,ngoại giao,… Thì thời hạn lưu trữ tại cơ quan sẽ được quy định riêng sau khibàn bạc và thống nhất giữa Viện Hàn lâm KHCNVN và Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là cácloại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của cácđơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHCN Đây là nguồn thu quan trọng và thườngxuyên nhất của các lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHCN Cụ thể, Lưu trữ Viện thuthập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư Viện là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đếncủa cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở Văn thư cơ quan, saumột thời gian sẽ nộp vào lưu trữ
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,ban, đơn vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào Lưu trữ tạiViện Hàn lâm KHCN sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong.Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ côngviệc của các cán bộ chuyên môn Theo Nghị định 142/CP của Chính phủ banhành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quanđến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác,nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ
sơ công việc mình làm”
Đối với công tác lưu trữ của Viện ST&TNSV thì có thể bổ sung từ cácnguồn khác như:
- Tài liệu của các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việctại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác
Trang 17- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các vănbản, giấy tờ trao đổi công việc với Viện ST&TNSV.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổsung vào lưu trữ Viện là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,phục vụ nghiên cứu lâu dài
Hiện nay, kho Viện ST&TNSV đã thu thập được khoảng 639 hồ sơ,tương đương với khoảng hơn 60m giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạnnăm 1990 trở lại đây Nguồn thu chủ yếu là các Quyết định, Công văn, các đềtài nghiên cứu khoa học,… các văn bản đi đến khác có giá trị của Văn phòng vàcác đơn vị thuộc khối chức năng của Viện ST&TNSV
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình lựa chọn những tài liệu có giá trị đểđưa vào bảo quản với những tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp của ngànhlưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị về mặt chínhtrị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó việc lựa chọn để thuthập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Viện ST&TNSV và loại ra những tàiliệu hết giá trị để được tiêu hủy
Căn cứ vào thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội Vụquy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức Khi tài liệu được xác định là hết giá trị cầnđược loại ra và tiêu hủy theo Quyết định hiện hành Ta cần xác định giá trị tàiliệu được bảo quản theo thời gian “vĩnh viễn” hoặc bảo quản “có thời hạn, Vănphòng và các đơn vị thuộc Viện ST&TNSV; các phòng, ban thuộc Viện đềuphải được xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” của các đơn vị vàphòng, ban để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu được nhanh chóng,
dễ dàng hơn Cùng với những tài liệu, hồ sơ này được phân chia ra thành nhữngnhóm nhỏ tương ứng với các mặt hoạt động và lĩnh vực khác nhau để sắp xếpmang tính đặc thù riêng của từng công việc cụ thể hơn như:
- Tài liệu văn phòng: Từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…
Trang 18- Tài liệu tổ chức cán bộ: từ hồ sơ số… đến hồ sơ số….
- Tài liệu tổng hợp- kế hoạch: từ hồ sơ số… đến hồ sơ số…
Trong từng đơn vị, tổ chức được sắp xếp theo năm, tài liệu có ngàytháng năm trước thì được xếp trước theo vấn đề chung, những vấn đề cụ thểxếp sau: từ khách quan đến từng chi tiết, tài liệu của Viện ST&TNSV được xếptheo vần chữ cái ABC Những tài liệu từ các năm cũ nếu còn thiếu có thể bổsung và chỉnh sửa theo từng năm và có phương án hợp lý để chỉnh lý tài liệukhông làm trở ngại đến công việc sau này
2.2.4 Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý là khâu quan trọng của công tác lưu trữ Đó là bước chuyểnmình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ Công việc chỉnh lý đòi hỏingười thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinhnghiệm thì mới đảm bảo yêu cầu Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực hiện ởkhâu cuối của công tác văn thư Đến bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ dựa vàođặc điểm, yêu cầu nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu.Cách thường được áp dụng để chỉnh lý tài liệu là: Thời gian-mặt hoạt động
Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau:
- Phân loại tài liệu
- Lập hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn, cặp, hộp
Tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật, các đơn vị có trách nhiệmchỉnh lý tài liệu của mình Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầusau:
- Phân loại, lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; Xác định tài liệu hết giátrị cần loại huỷ
- Hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để loại huỷ
Trang 19Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công táclưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khaithác triệt để, toàn diện Công tác chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ theo nguyên tắcchỉnh lý theo phông Tại Viện ST&TNSV đang áp dụng phương án phân loại là
“Thời gian – Cơ cấu Tổ chức” để nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tácquản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra nhữngtài liệu hết giá trị để tiêu hủy Tránh tình trạng phân tán Phông lưu trữ, tài liệucủa từng đơn vị trong Viện ST&TNSV và được sắp xếp riêng biệt, phản ánhđược hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu Sau khi chỉnh lý, những tài liệutrừng thừa, hết giá trị sẽ được loại ra và tiến trình văn bản xin ý kiến chỉ đạocủa Lãnh đạo Văn phòng đối với khối tài liệu đó
Trong việc lập kế hoạch chỉnh lý văn phòng đã xin ý kiến chỉ đạo củalãnh đạo để hướng dẫn lập kế hoạch chỉnh lý tạo nên độ chính xác trong khâuchỉnh lý giúp cho việc chỉnh lý được thuận lợi hơn
Một số hình ảnh Chỉnh lý tài liệu (xem phụ lục 04)
2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
a Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hìnhtài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vàocác phương tiện thống kê Công việc thống kê thực hiện tốt sẽ giúp cho cơ quanquản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng được kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xácđịnh giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năngthực tế hơn
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Cán bộ làm công tác lưu trữ, tàiliệu lưu trữ, kho lưu trữ và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
Số liệu công tác thống kê lưu trữ được thực hiện định kỳ hàng năm vàđược tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 theo biêu mẫu số
