MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 4 1.1. Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank. 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank. 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank. 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. 8 1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức. 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ. 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Techcombank. 11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của ngân hàng. 12 2.1.6 Hợp tác quốc tế 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu. 15 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. 20 CHƯƠNG III. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG 21 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.1.1. Những công việc đã làm. 21 3.1.2. Kết quả đạt được: 21 3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Techcombank. 22 3.3 Một số khuyến nghị. 23 3.3.1. Đối với ngân hàng. 23 3.3.2. Đối với nhà trường. 24 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 1BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – TECHCOMBANK
Họ và tên sinh viên: Bế Thị Như Lớp : CĐ Lưu trữ học k6 Cán bộ hướng dẫn: Phùng Thị Phương Liên
Trang 2M C L CỤC LỤC ỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG
VIỆT NAM TECHCOMBANK 4
1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank 4
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank 4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank 7
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank 8
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng 8
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ 9
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức 9
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 10
2.1 Hoạt động quản lý 10
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ 10
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng 11
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Techcombank 11
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 12
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của ngân hàng 12
2.1.6 Hợp tác quốc tế 13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 13
Trang 32.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 14
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 15
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 20
CHƯƠNG III KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG 21
3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21
3.1.1 Những công việc đã làm 21
3.1.2 Kết quả đạt được: 21
3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Techcombank 22
3.3 Một số khuyến nghị 23
3.3.1 Đối với ngân hàng 23
3.3.2 Đối với nhà trường 24
KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 4Việt Nam đồng3
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọngtrong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưutrữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lượckinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý Trongquá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trongviệc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích choviệc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức được tầm quan trọngcủa tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn Như vậy đểcông tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnhđạo Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày cànglớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưutrữ Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồnnhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần hiện đại hoá công tác lưutrữ trong văn phòng hiện nay Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thựctiễn việc “Học đi đôi với hành” Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tậpnhằm kết hợp với kiến thức học trên lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát vàthực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức
đã học, qua đó giúp sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngànhhọc của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹnăng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiềukinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này Xây dựng phong cách làmviệc của một cán bộ khoa học về lưu trữ
Tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trêntrường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc Sau khi hoàn thành chươngtrình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo Ngân hàngthương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank (Techcombank ) đã cho
em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào phòng Văn thư lưu trữ của KhốiDịch vụ Nội bộ từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Trong thời gian thực tập
Trang 6tại Techcombank, em đã được tiếp cận với thực tế, đã tham gia vào nhiều khâunghiệp vụ của công tác lưu trữ tại Techcombank trong đó em đi sâu vào tìm hiểu
và thực hiện về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Techcombank Đây đượccoi là một khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm phân loại tài liệu theo một phương
án khoa học và thống nhất trong hệ thống lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi chocông tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời, loại
ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Thêm vào đó là do em và các bạn trongnhóm được lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu khối tài liệu củangân hàng
Để có được tự tin để bước tới một cơ quan lớn giữ vai trò quan trọng đốivới sự phát triển của đất nước đó là nhờ vào những kiến thức chuyên môn lưutrữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đãgiúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của
cơ quan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại cơ quan Bêncạnh đó là nhờ có sự chỉ đạo, sự quan tâm tận tình chu đáo của các cán bộ trong
cơ quan đã vơi đi phần nào sự bỡ ngỡ hồi hộp và đầy tâm lý lo lắng của một sinhviên lần đầu ra một môi trường Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bàibáo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo
trong Khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt là cô Trần Thị Mai, cô Trịnh Thị Kim Oanh, đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng
như khi em hoàn thành báo cáo này Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tậpthể Ban lãnh đạo phòng Văn thư lưu trữ đặc biệt là Chị Phùng Thị Phương LiênGiám đốc Văn thư – Lưu trữ), chị Lê Thị Thuận Cán bộ hướng dẫn đã tiếp nhận,
bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạomọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi nhữngkinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môncủa mình Trong thời gian thực tập tại phòng Văn thư lưu trữ em đã cố gắngthực hiện theo đúng nội quy, quy định làm việc của cơ quan ( đi làm đúng giờ,không gây rối mất trật tự, luôn thiết lập mối quan hệ gây dựng tình đoàn kết vớimọi người trong các khối phòng cũng như cơ quan và cả với các thành viên
Trang 7trong nhóm thực tập, luôn sẵn sàng làm mọi công việc được giao và đều hoànthành tốt…) Qua đó đã rèn luyện cho em những đức tính tốt và đúc kết cho emđược những kinh nghiệm quý báu làm hành trang vững chắc cho tương lai.
Sau đây là nội dung bài Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần :
Chương I: Khái quát về Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Techcombank.
Chương II:Thực trạng công tác lưu trữ của Ngân hàng thương mại
cổ phần Việt Nam Techcombank.
Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất, khuyến nghị từ nội dung thực tập.
Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên còn nhiềụ bỡngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót là không thể tránh khỏi Nên rất mong nhậnđược sự góp ý chân thành của thầy cô và Ban lãnh đạo Ngân hàng thương mại
cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank để em có thể rút ra được những bàihọc kinh nghiệm xương máu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức vềchuyên môn nghiệp vụ của mình tạo tiền đề cho em có thêm tự tin chinh phụcước mơ một nhà lưu trữ tài ba
Qua bài cáo này, em xin chân thành cám ơn các thầy cô trong khoa Vănthư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các cán bộ công chức tại phòngVăn thư lưu trữ đã quan tâm, tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợt thực tậpnày
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Bế Thị Như
Trang 8CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG
VIỆT NAM TECHCOMBANK.
1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank.
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank.
Được thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993 theo giấy phép ngân hàng
số 0040/NH-GP ngày 6/8/1993 với thời hạn 90 năm, ngân hàng thương mại cổphần kỹ thương Việt Nam – Techcombank là một trong những ngân hàngthương mại cổ phần đầu tiên của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đấtnước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng
và trụ sở chính ban đầu được đặt tại số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà
Nội.Hiện nay hội sở chính của Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương ViệtNam Techcombank đặt tại 191 Bà Triệu Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tên đầy đủ: Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam
Tên tiếng Anh: Vietnam Technological and Commercial Join Stock Bank.
Tên giao dịch: Techcombank.
Techcombank sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp với 315 chinhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công nghệ ngânhàng tiên tiến bậc nhất
Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài năng có bềdày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lực lượng nhân
sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng hiện thựchóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành ngân hàng tốt nhất và doanh nghiệphàng đầu Việt Nam
Những thành tựu nổi bật những năm gần đây:
Năm 2009
Trang 9- Tháng 07/2009: Tăng vốn điều lệ lên 4.337 tỷ đồng
- Tháng 09/2009: Tăng vốn điều lệ lên 5.400 tỷ đồng
- Tháng 09/2009: Ký kết hợp đồng tài trợ vốn vay bắc cầu dự án 16 máybay A321 với Vietnam Airlines
- Tháng 09/2009: Ra mắt sản phẩm tiết kiệm Online…
- Nhận giải thưởng "Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2009"
do Việt Nam Report trao tặng
- Nhận giải thưởng "Ngân hàng xuất sắc trong hoạt động thanh toán quốctế" do ngân hàng Wachovina trao tặng
- Bắt đầu khởi động chiến lược chuyển đổi với sự hỗ trợ của nhà tư vấnhàng đầu thế giới McKinsey
n m 2010ăm 2010
- Triển khai các chương trình chuyển đổi chiến lược tổng thể, công bố tầmnhìn sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của Techcombank Đồng thời thực hiện việctái cấu trúc mô mình kinh doanh và quản lý và chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp
- Tháng 04/2010: Đạt giải thưởng "Ngôi sao quốc tế dẫn đầu về quản lýchất lượng" (International Star for Leadership in Quality Award) do BID – Tổchức sáng kiến doanh nghiệp quốc tế trao tặng
- Tháng 05/2010: Nhận danh vị "Thương hiệu quốc gia 2010"
- Tháng 05/2010: Nhận giải ngân hàng tài trợ thương mại năng động nhấtkhu vực Đông Á do IFC, thành viên của ngân hàng thế giới trao tặng
- Tháng 06/2010: Nhận giải thưởng ngân hàng thanh toán quốc tế xuất sắcnăm 2009 do Citi Bank trao tặng
- Tháng 6/2010: Tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng
- Tháng 7/2010: Nhận giải thưởng "Ngân hàng tốt nhất Việt Nam 2010"
Trang 10- 3/2011: Nhận giải thưởng "Tỷ lệ điện tín chuẩn" từ ngân hàng Bank ofNew York
- 4/2011: Được xếp hạng trong "top 500 doanh nghiệp hàng đầu ViệtNam" từ tổ chức VNR 500 và nhận giải thưởng "Sản phẩm tín dụng của năm" từThời báo kinh tế Việt Nam
- 5/2011: Nhận giải "Doanh nghiệp đi đầu" của tổ chức Worldconfederation of businesses
- 6/2011 đến 8/2011: Nhận 8 giải danh giá của các tổ chức quốc tế uy tín,bao gồm:
+ "The Best Bank in Vietnam"- Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2011;
"The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốtnhất Việt Nam năm 2011 và "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tàitrợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2011 do Tạp chí Finance Asia trao tặng
+ "The Best Bank in Vietnam" - Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2011;
"The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốtnhất Việt Nam năm 2011 và "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tàitrợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2011 do Tạp chí Alpha South East Asiatrao tặng
+ "The Best FX provider in Vietnam" - Ngân hàng cung cấp ngoại hối tốtnhất năm 2011 do Tạp chí Asia Money trao tặng
+ "Vietnam Retail bank of the year" do Tạp chí Asian Banking andfinance trao tặng
+ 12/2011: Nhận Giải "Best domestic bank in Vietnam" – Ngân hàng nộiđịa tốt nhất Việt Nam do Tạp chí The Asset trao tặng
Trang 11- Nhận 20 giải thưởng quốc tế trong vòng 2 năm, đáng chú ý là các giảithưởng ngân hàng tốt nhất Việt Nam được trao bởi The Asset, the Asian banker.
năm 2013
- Ra mắt hội sở mới tại miền nam nằm tại tòa nhà hạng A nằm trung tâmthành phố Hồ Chí Minh, số 9-11 Tôn Đức Thắng, thể hiện sự cam kết cung cấpsản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng phía nam
- Nhận 13 giải thưởng trong nước và quốc tế, trong đó nổi bật có các giải
về ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam Ngân hàngtốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất của Châu Á năm 2013, và sao vàngđất việt
- Tăng số lượng khách hàng lên 3,3 triệu
cùng với sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC Techcombank đang cómột nền tảng tài chính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897
tỷ đồng (tính đến hết năm 2013)
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank.
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củangân hàng như sau:
- Mua bán, trao đổi ngoại tệ, vàng bạc đá quý, VNĐ, chiết khấu giấy tờ cógiá
- Huy động vốn và cho vay ngắn, trung và dài hạn từ dân cư và các tổchức kinh tế dưới các hình thức hợp pháp: tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn cảVNĐ và ngoại tệ
- Bảo lãnh, tư vấn, uỷ thác đầu tư cho khách hàng theo quy định hiệnhành
- Thanh toán trong nước với các phương thức chuyển tiền điện tử, nhờthu, lệnh chi, và thanh toán quốc tế với các phương thức chuyển tiền điện tử đi,nhờ thu, tín dụng chứng từ (L/C)
Trang 12- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểmtra, kiểm soát theo quy định của Ngân hàng.
- Phát triển các dịch vụ mới, tìm kiếm khách hàng mới: thẻ, tài trợ ngoạithương, bao thanh toán,…
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank.
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp
là công ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặcđiểm riêng của công ty cổ phần
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,
và Tổng Giám đốc, Giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên Ban giám đốc gồm
10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát có 4thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của ngân hàng Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phócác phòng ban Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảnggần 8.000 nhân viên
- về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của ngân hàng TMCP kỹ thươngViệt Nam được quy định tại Quyết định số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12năm 2013 Quyết định về việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụtoàn hệ thống Techcombank
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank (xem phụ lục 1)
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng.
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank
có quy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một
bộ phận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng Hình thức tổchức của Văn thư lưu trữ tại Techcombank nói chung là tập trung phân tán cóvăn thư hội sở, văn thư chi nhánh, văn thư của các khối Tuy nhiên do quy môcủa Techcombank lớn nên tại Techcombank hội sở nó chỉ là một bộ phận thuộc
Trang 13Trung tâm Hành chính thuộc Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng Khối Dịch
vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm là:
- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung
- Trung tâm Quản lý tài sản
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngânhàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư - Lưu trữ)
Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư - Lưu trữ) đối với toàn bộ các bộphận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam
Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điềuhành
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức.
Trung tâm hành chính bao gồm: 1 giám đốc văn thư lưu trữ, 1 giám đốchành chính chi tiêu, 5 nhân viên Văn thư lưu trữ, 2 nhân viên dịch vụ văn phòng,
5 nhân viên hành chính chin tiêu, 9 nhân viên lễ tân
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Văn thư - Lưu trữ (xem phụ lục 2)
Trang 14CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK.
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắcquản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống vănbản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ Để quản lý được tốt việc thực hiệncông tác lưu trữ Tecombank đã xây dựng và ban hành một hệ thống Quy chế,nội quy, quy định riêng để thống nhất tình hình lưu trữ trong toàn Techcombank.Ngoài Quy chế riêng thì công tác lưu trữ vẫn được thực hiện theo quy định củanhà nước
Quy định của Techcombank về công tác lưu trữ:
+ Hướng dẫn 0174/2013 ngày 18 tháng 10 năm 2013 hướng dẫn về côngtác Văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu
+ Quy định số 0043 ngày 28 tháng 5 năm 2014 quy định truyền thông nộibộ
+ Quy định 0028/2012 ngày 9 tháng 10 năm 2012 quy định về hệ thốngvăn bản nội bộ của Techcombank
+ Quy định số 0042/2011 ngày 18 tháng 10 năm 2011 quy định về quản lý
hồ sơ của Techcombank
+ Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ
- Quy định của nhà nước về công tác lưu trữ :
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
+ Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30 tháng 12 năm 2005Quyết định của Ngân hàng nhà nước về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kếtoán trong ngành Ngân hàng
Trang 15+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
+ Thông tư số: 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011 Quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng
Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật vào công việc thực tếkhông chỉ trong mỗi phòng Văn thư - Lưu trữ mà còn các Cán bộ chịu tráchnhiệm giải quyết công việc của cơ quan thực hiện một cách đầy đủ chính xác và
có hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, bảo quản và phục vụkhai thác sử dụng Tránh việc khiến cho tài liệu bị mất mát, gây khó khăn chocông tác thu thập bổ sung cũng như bảo quản quản lý và khai thác sử dụng
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng
Do nhận thấy được tầm quan trọng của việc thành lập phông lưu trữ mà
cơ quan đã quyết định thành lập phông với tên đầy đủ là phông lưu trữ ngân
hàng TMCP kỹ thương Việt Nam.Việc quản lý phông của ngân hàng được quyđịnh tại Quy định về công tác văn thư lưu trữ của ngân hàng và theo nguyên tắckhông phân tán phông thực hiện theo quy định của nhà nước
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Techcombank.
Hiện nay tại Techcombank sử dụng phần mềm E_ Office để quản lý, trìnhduyệt công văn đến; quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi; quản lý hồ sơcông việc
Việc ứng dụng phần mềm này giúp cho việc tiết kiệm thời gian xử lý côngviệc, đẩy nhanh các tiến trình xử lý công việc do loại bỏ các thao tác thủ côngtruyền thống và tự động hóa các công việc văn phòng Đồng thời, với việc ápdụng văn phòng điện tử giúp cho cán bộ, công chức chủ động được thời giantrong giải quyết công việc; giúp đơn vị lưu trữ và tìm kiếm tra cứu văn bản mộtcách dễ dàng, tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản
Trang 162.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
a) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Về công tác lưu trữ của Techcombank hiện nay chưa có cán bộ chuyêntrách về công tác lưu trữ mà chỉ có Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm lưu trữ.Trách nhiệm chính là đóng dấu, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến.Vềmảng lưu trữ thì thực hiện quản lý, bảo quản, lưu giữ tài liệu trong kho lưu trữ
Do phòng vẫn thiếu cán bộ lưu trữ so với số lượng công việc thuộc chức nănggiải quyết của phòng Vì thế, còn nhiều tài liệu trong kho mới chỉ được chỉnh lý
sơ bộ, trong khi đó tài liệu từ các phòng ban - đơn vị thuộc nguồn nộp lưuthường xuyên được bổ sung và công việc hàng ngày rất nhiều vẫn bị tồn đọng
do thiếu cán bộ Tuy nhiên do nhu cầu hoạt động quản lý, thực tiễn công việcthì hàng tháng ngân có tổ chức cử cán bộ đi tham dự các khóa đào tạo về nghiệp
vụ, mở các lớp tập huấn ngay tại cơ quan về nghiệp vụ lưu trữ Điều đó được thểhiện ngay tại quyết định mới đây nhất Quyết định số 258/2015/QĐ-TGĐ ngày06/04/2015 của Tổng giám đốc về việc cử cán bộ đi đào tạo, tham gia khóa học
“ Quản lý văn bản trên phần mềm E_Office”
b) Công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ nói chung
và hoạt động lưu trữ nói riêng là đã có Hàng tháng ngân hàng luôn có các cuộchọp đánh giá chất lượng làm việc của các cán bộ nhân viên từ đó biểu dươngthành tích đạt được và kỷ luật những cán bộ nhân viên không hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của ngân hàng.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ
của ngân hàng là đã có cụ thể là việc lấy Hướng dẫn 0174/2013/HD ngày
17/12/2013 hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu
Trang 17Việc đánh giá kết quả thi đua khen thưởng về lưu trữ vẫn chưa đượcthường xuyên và chưa có một chế tài nào nghiêm khắc để xử lý những vi phạmtrong công tác lưu trữ.
2.1.6 Hợp tác quốc tế
Do điều kiện của cơ quan chưa có cộng thêm phải là cơ quan quản lý nhànước nên việc hợp tác quốc tế trong lĩnh vực này hầu như không có mà chỉ chủyếu áp dụng một cách linh hoạt các văn bản quy định của nhà nước
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơquan Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việcxác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiếnhành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện theo những quy định hiện hành của
cơ quan.Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện nay của Techcombankđược thực hiện tại các khối phòng, ban, đơn vị của Techcombank
Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầumối văn bản đi, đến của cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở vănthư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ
Các khối,phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các
hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các khối,phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ
cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hìnhthành trong các khối, phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc củacác cán bộ chuyên môn
Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị củacác cán bộ lãnh đạo của cơ quan nghỉ việc, hoặc thuyên chuyển sang nơi khác,
Trang 18từ các cơ quan khác có liên quan tới hoạt động của cơ quan thì cũng là nguồn bổsung khá quan trọng vào lưu trữ cơ quan.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu hànhchính còn các loại tài liệu khác thì hạn chế
+Tài liệu tổng hợp;
+Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
+Tài liệu tổ chức, nhân sự;
+ Tài liệu lao động, tiền lương;
+Tài liệu tài chính, kế toán;
+Tài liệu thi đua, khen thưởng;
+Tài liệu hành chính, quản trị công sở;
+Tài liệu lĩnh vực chuyên môn
…
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêuchuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tàiliệu hình thành trong hoạt động của Techcombank
Để có thể tiến hành công tác XĐGTTL một cách khách quan, chính xác
và khoa học, thì những người trực tiếp làm công việc này phải nắm vững nhữngnguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn đang được áp dụng phổ biếntrong thực tiễn XĐGTTL ở Việt Nam (yêu cầu về chuyên môn)
Công tác XĐGTTL ở Techcombank hiện nay mới được thực hiện tại vănthư xác định sơ bộ về giá trị của nhiều khối tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu của Ngân hàng được áp dụng theo tiêu chuẩn
sự trùng lặp thông tin trong tài liệu theo tiêu chuẩn này thì những tài liệu trùngthừa, tài liệu thiếu thông tin và thông tin không quan trọng sẽ bị loại ra
Trang 19Hiện nay Techcombank vẫn chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản
mà đang áp dụng thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngân hàng
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản của công tác lưu trữ
Thực hiện tốt công tác này giúp cho việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệucủa phông hoặc khối tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
Công tác chỉnh lý ở Techcombank được áp dụng theo các văn bản của nhànước như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNNngày 01 tháng 6 năm 2009 Quyết định ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệugiấy” theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
Tài liệu của Ngân hàng được phân loại theo phương án Thời gian – Mặthoạt động vì Ngân hàng là cơ quan có cơ cấu tổ và chức năng chức hay thay đổikhông rõ ràng
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại ngân hàng chúng em đã được cán bộlưu trữ cơ quan tin tưởng giao cho thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của ngân hàng
từ 1993-2013 cụ thể như sau:
- Các loại tài liệu cần chỉnh lý bao gồm các nhóm:
+ Văn bản của Tổng giám đốc từ năm 2001-2007
+ Văn bản của Hội đồng quản trị từ năm 1993-2013
+ Công văn đi từ 1993-2001
+ Công văn đến từ 1993-2001
+ Các loại sổ sách từ năm 1993-2013
+ Các loại tài liệu khác
