Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ địa chính cho UBND phường bến gót TP việt trì tỉnh phú thọ

Trong bộ máy chính quyền các cấp hiện nay đều có một cơ quan chuyên trách thực hiện công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường, ở cấp tỉnh là sở tài nguyên và môi trường, ở cấ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT .2

1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic .2

1.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access .11

Chương 2 PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH PHƯỜNG BẾN GÓT .15

2.1 Khảo sát bài toán quản lý hồ sơ địa chính phường Bến Gót 15

2.1.1 Mục tiêu khảo sát .15

2.1.2 Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý đất đai các cấp 15

2.1.3 Khảo sát công tác quản lý hồ sơ địa chính ở Phường Bến Gót 18

2.1.4 Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 30

2.1.5 Đánh giá hiện trạng .31

2.1.6 Mục đích tin học hoá hệ thống .31

2.1.7 Yêu cầu của hệ thống .32

2.2 Phân tích và thiết kế hệ thống .33

2.2.1 Cơ sở lý thuyết 33

2.2.2 Thiết kế tổng thể hệ thống .40

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 48

2.3.1 Xác định các thực thể .48

2.3.2 Các bảng dữ liệu .48

2.3.3 Mối quan hệ giữa các thực thể 52

2.3.4 Mô hình thực thể quan hệ .54

Chương 3 XÂY DỰNG VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 55

3.1 Cửa sổ chính của chương trình .55

3.2 Menu chức năng hệ thống .56

3.3 Menu chức năng cập nhật danh mục .58

3.4 Mennu chức năng cập nhật sổ .60

3.5 Mennu chức năng theo dõi biến động 62

3.6 Mennu chức năng Tra cứu/Thống kê 64

3.7 Cài đặt và chạy thử chương trình 68

KẾT LUẬN 69

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 71

PHỤ LỤC 72

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc mang lại độ chính xác hiệu quả cao Chính vì vậy mà rất nhiều cơ quan, xí nghiệp, đơn vị hành chính…Chú trọng phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý

Quản lý là một công việc hết sức vất vả và nặng nhọc đối với con người Từ khi máy tính ra đời, nó đã góp phần đáng kể vào việc giảm bớt những gánh nặng cho những nhà quản lý, những chủ doanh nghiệp…Việc quản lý có sử dụng máy vi tính cũng là chỉ tiêu, là thước đo của một xã hội văn minh và đồng thời cũng là thước đo của một đơn vị, một doanh nghiệp làm ăn có quy mô và tầm cỡ

Qua tìm hiểu các khâu trong quá trình quản lý hồ sơ địa chính tại Phường Bến Gót Thành phố Việt Trì Tỉnh Phú Thọ Công việc hiện tại còn thủ công trong các khâu quản lý Vì vậy em thực hiện đồ án ” Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ địa chính cho UBND Phường Bến Gót - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ” Nhằm vận dụng các kiến thức đã học, để phân tích và thiết kế một chương trình hỗ trợ các khâu trong công tác quản lý hồ

sơ địa chính, phù hợp với mô hình quản lý địa chính của Phường Bến Gót

Tuy nhiên, bản thân em đã có nhiều cố gắng, song đây là một đề tài mới và phức tạp, nên trong quá trình thực hiện với luợng kiến thức và kinh nghiệm khảo sát, phân tích còn thiếu, vì vậy nội dung báo cáo và sản phẩm chắc chắn còn nhiều hạn chế Em rất mong được các thầy cô thông cảm và

có những ý kiến chỉ bảo, chỉnh sửa để đề tài của em có thể hoàn thiện hơn

và có thể ứng dụng được vào trong thực tế

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Nguyễn Thu Hương, tập thể thầy cô và Cán bộ địa chính Phường Bến Gót đã giúp

đỡ và hướng dẫn em về nghiệp vụ địa chính để em hoàn thành Đồ án

Thái Nguyên, tháng 5 năm 2008

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

1.1.1 Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của Microsoft, giúp người lập trình có thể xây dựng một cách nhanh chóng và hiệu quả các ứng dựng trên Windows Khác với các môi trường lập trình hướng thủ tục trước đây Visual Basic là môi trường lập trình hướng đối tượng trên Windows Visual Basic không chỉ cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng, mà Visual Basic còn cung cấp cho người lập trình công cụ kết nối cơ sở dữ liệu một cách thật dễ dàng Khi muốn thiết kế một chương trình bằng Visual Basic, luôn luôn trải qua hai bước chính đó là:

+ Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện chính là thiết kế hình dạng của Form, việc bố trí các điều khiển trên đó như thế nào

+ Viết lệnh cho các điều khiển: Dùng các lệnh trong Visual Basic để quy định cách ứng xử cho mỗi Form và cho mỗi Control

1.1.2 Các đối tượng và cách sử dụng đối tượng trong Visual Basic

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu hướng đối tượng vì vậy làm việc với Visual Basic chính là làm việc với các đối tượng

Đặc điểm của các đối tượng trong chương trình:

+ Mỗi đối tượng đều có thuộc tính là tên để phân biệt

+ Mối đối tượng đều có nhiều đặc tính, những đặc tính này được gọi

là các thuộc tính (Property) của đối tượng đó

+ Mỗi đối tượng này đều có nhiều hoạt động và các hoạt động này được gọi là các phương thức (Method) của nó

+ Mỗi đối tượng đều có những phản ứng (sự kiện)

- Cách truy xuất đối tượng:

Truy xuất đối tượng là đặt các thuộc tính cho đối tượng này, truy xuất đối tượng được thực hiện theo cú pháp sau:

<tên đối tượng>.<tên thuộc tính hay phương thức>

- Viết lệnh cho đối tượng

Khi đặt một điều khiển lên Form lúc đầu nó chưa hoạt động vì vậy phải viết lệnh cho đối tượng bằng cách chọn đối tượng sau đó vào Menu View/Code (hoặc Double Click vào đối tượng) khi đó cửa sổ lệnh hiện ra cho phép viết lệnh vào cửa sổ đó Mỗi phần mã lệnh cho một sự kiện xảy ra trên một đối tượng đều có hai dòng tiêu đề đầu là Sub và cuối là End Sub,

mã lệnh sẽ được viết vào giữa hai dòng đó

Visual Basic có đặc điểm là tự kiểm tra cú pháp khi ta viết lệnh Khi viết xong một dòng lệnh và chuyển sang một dòng lệnh khác thì VB sẽ kiểm tra câu lệnh vừa viết nếu có lỗi thì sẽ báo còn lại tự động đối chữ thường, chữ hoa cho chương trình được rõ ràng

1.1.3 Cửa sổ Properties

Cửa sổ này cho phép lập trình viên xem xét và sửa đổi các thuộc tính của biểu mẫu và các điều khiển trong lúc thiết kế Phần trên cửa sổ là danh sách các đối tượng Đối tượng được chọn trong danh sách này sẽ có các thuộc tính của nó hiển thị ở phần bên dưới của cửa sổ

1.1.4 Biến, hằng và các kiểu dữ liệu của Visual Basic

- Biến: Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình

xử lý của chương trình Do khi xử lý một chương trình có yêu cầu nên luôn cần phải lưu trữ một giá trị nào đó để tính toán hoặc để so sánh…

Mỗi biến được đặc trưng bằng tên biến, biến không có sẵn trong chương trình muốn sử dụng chúng thì phải khai báo bằng một trong các cách thức sau:

Dim/Static/Public/Global <Tên biến> As <Kiểu giá trị>

Khai báo với từ khóa Dim, Static dùng để khai báo cho những biến cục bộ

Khai báo với từ khóa Public, Global dùng để khai báo biến dùng chung cho toàn bộ chương trình

- Hằng: Hằng dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhưng không thay đổi trong suốt thời gian chương trình hoạt động Sử dụng hằng số làm chương trình sáng sủa, dễ đọc nhờ những tên gợi nhớ thay vì các con số Visual Basic cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nhưng người lập trình cũng có thể tự tạo hằng bằng cách khai báo hằng theo cú pháp:

[Public| Private] const <Tên hằng> As <Kiểu dữ liệu>=<Biểu thức>

- Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Visual Basic

Khi bạn khai báo một biến trong chương trình tức là ta đã tạo ra một khoảng bộ nhớ để lưu giá trị đó, khoảng bộ nhớ đó lớn hay nhỏ tùy thuộc vào biến đó được khai báo theo kiểu gì Khi khai báo điều quan trọng là xác định biến cho phù hợp với các giá trị đưa vào

- Các kiểu dữ liệu chuẩn như:

+ String: Là dữ liệu kiểu chuỗi, khoảng giá trị có thể lên đến hai tỷ

ký tự Nhận biết bằng tiếp vị ngữ $

+ Byte: Là các số nguyên dương, khoảng giá trị từ 0 đến 255

+ Long: Là các số nguyên, khoảng giá trị từ –2.147.483.648 đến

+2.147.483.647 Nhận biết bằng dấu & ở cuối

+ Integer: Là các số nguyên Nhận biết bằng dấu % ở cuối

+ Single: Là các số có dấu chấm thập phân Nhận biết bằng dấu!ở

cuối dòng

+ Double: Là các số có dấu chấm thập phân Nhận biết bằng dấu # ở

cuối dòng

+ Date: Lưu trữ thông tin về thời gian Nhận biết bằng dấu # ở đầu và

ở cuối dòng

+ Boolean: Biến logic có giá trị là true, hay false dùng để gán giá trị

trong các câu lệnh điều kiện

1.1.5 Cấu trúc điều khiển

+ Câu lệnh Do…Loop: Thi hành một khối lệnh với số lần lặp không

định trước Trong đó, một biểu thức điều kiện dùng để so sánh để quyết định vòng lặp có tiếp tục không Điều kiện phải quy về False (Bằng 0), hoặc True (Khác 0)

Cú pháp 1: Lặp khi điều kiện là true

Do While <Điều kiện>

While loop <Điều kiện>

Cú pháp 3: Lặp trong khi điều kiện là false

Do Until <Điều kiện>

<Khối lệnh>

Exit do

<Khối lệnh>

Loop Until <Điều kiện>

+ Câu lệnh For…Next: Biết trước số lần lặp bằng việc dùng biến

đếm tăng dần hoặc giảm dần trong vòng lặp

- Counter: là biến đếm kiểu số nguyên

- Start: là giá trị bắt đầu của Counter

- End: là giá trị kết thúc của Counter

- Step: bước nhảy của mỗi lần lặp, nếu không có giá trị này thì mặc định bước nhảy bằng 1

+ Câu lệnh For Each…Next: Tương tự vòng lặp For … Next,

nhưng nó lặp khối lệnh theo số phần tử của một tập các đối tượng hay một mảng thay vì theo số lần lặp xác định Vòng lặp này tiện lợi khi không biết chắc có bao nhiêu phần tử trong tập hợp

Được dùng cho bẫy lỗi

On Error Goto ErrThem_click

Khi có lỗi chương trình sẽ nhảy đến nhãn ErrThem_click thi hành các lệnh

ở đó

1.1.7 Giới thiệu kỹ thuật lập trình ADO

ADO là một kỹ thuật lập trình kết nối cơ sở dữ liệu phát triển gần đây nhất của Visual Basic Không giống như những kỹ thuật truy nhập cơ sở dữ liệu khác của Visual Basic, ADO có thể cung cấp cho người lập trình nhiều chọn lựa trong việc truy xuất dữ liệu Mặt khác, ADO không truy cập trực tiếp đến một cơ sở dữ liệu, ADO làm việc với tầng thấp hơn là OLEDB Provider, OLEDB Provider này có nhiệm vụ truy xuất đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, sau đó trình bày cơ sở dữ liệu ngược lại đến ADO Thuận lợi nhất của ADO là chúng ta có thể thay đổi OLEDB Provider

Kỹ thuật ADO cho phép truy cập dữ liệu thông qua 2 cách:

- Data controls (các điều khiển dữ liệu): Là một điều khiển có chức năng

giao tiếp, cập nhật cơ sở dữ liệu Để nhìn thấy dữ liệu ta phải dùng một số control thông thường khác (textbox, checkbox, label,…) thiết lập một số thuộc tính và kết buộc dữ liệu _databinding đến data control này

- Object interface (giao tiếp đối tượng): Nếu không dùng sẵn các data

control của Visual Basic thì ta vẫn có thể truy xuất dữ liệu bằng cách tạo

một tham chiếu đến ADO – một tập hợp các đối tượng mới được tạo ra này

sẽ luôn có sẵn trong chương trình khi cần dùng đến Do đó bạn có thể thao tác dữ liệu trực tiếp từ code chương trình (dùng các phương thức và thuộc tính do các đối tượng này cung cấp) mà không phải dùng bất kỳ data control nào Data control dễ thiết lập hơn, nhưng sử dụng Object interface thì mạnh hơn và uyển chuyển hơn

1.1.8 Đối tượng Connection và đối tượng Recordset

- Đối tượng Connection

Lệnh khai báo và khởi động đối tượng Connection:

Dim tên_connection as new ADODB.connection

Hoặc là: Dim tên_connection as ADODB.connection

Set tên_connection = new ADODB.connection

+ Chỉ ra chuỗi kết nối cơ sở dữ liệu (Connnection String)

Tên_biến.ConnectionString

Có thể sử dụng:

+ Đường dẫn trực tiếp trong ConnectionString

+ Đường dẫn tương đối qua đối tượng APP do Visual Basic cung cấp

Tên_connection.Close

- Đối tượng Recordset (Là tập hợp các mẫu tin)

Khai báo và khởi tạo đối tượng Recordset

Dim tên_recordset as ADODB.Recordset Set tên_recordset = new ADODB.Recordset Hoặc: Dim tên_recordset as new ADODB.Recordset

Dùng phương thức Open chọn nguồn dữ liệu

Cách 1:

Tên_recordset.Open Source, ActiveConnection,CursorType, LockType, Option

Trong đó:

+ Source là một câu lệnh SQL hoặc tên một table

+ ActiveConnection : tên_connection kết nối CSDL

+ CursorType : chỉ định loại con trỏ sử dụng trong recordset

+ LockType : kiểu khoá mẩu tin

Lấy giá trị của Field

Truy xuất dữ liệu trong recordset ->chọn Field cần lấy giá trị

Có 3 cách:

+ Tên_recordset.Fileds (“ tên_field”)

+ Tên_recordset.Fields ( index )

+ Tên_recordset ! tên_field

Các thao tác trên mẩu tin

Thêm một mẩu tin: Tên_recordset.AddNew

Sửa một mẩu tin: Tên_recordset.Update

Xoá một mẩu tin: Tên_recordset.Delete

Tìm kiếm: Tên_recordset.Find Criteria, Skiprecord, SearchDirection, Start Thuộc tính Bookmark, AbsolutePosition của đối tượng recordset

+ Tên_recordset.Bookmark cho biết vị trí xác định là duy nhất của mẩu tin hiện hành trong recordset

+ Tên-recordset.Absoluteposition lưu trữ thông tin vị trí của mẩu tin hiện hành trong recordset

1.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access

Microsoft Access là một hệ quản trị có đầy đủ các tính năng định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lý một lượng dữ liệu lớn Cũng có thể yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp và các bảng của cơ sở dữ liệu Ngoài ra, Microsoft Access là một ứng dụng cao của Microsoft Window, có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu tự động (DDE-

and embeding) DDE cho phép thực hiện các hàm và trao đổi dữ liệu của Microsoft Access với mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗ trợ DDE bằng Macro hoặc là Access Basic, OLE là một khả năng cao cấp của Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc nhúng các đối tượng vào một

cơ sở dữ liệu Microsoft Access Microsoft Access còn là công cụ hỗ trợ để phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu Nó có những phương tiện phát triển cơ

sở ứng dụng tiên tiến để xử lý các dữ liệu thông dụng khác Đặc trưng nổi bật của Microsoft Access là khả năng xử lý dữ liệu của các bảng tính, tệp văn bản các cơ sở dữ liệu khác như: Pradox, Btrieve, Foxpro và một số cơ

sở dữ liệu SQL bất kỳ hỗ trợ chuẩn ODBC nghĩa là Microsoft Access có thể dùng để tạo một ứng dụng trong Window mà có thể xử lý dữ liệu trên máy tính lớn

1.2.2 Một số đối tượng cơ bản của Microsoft Access

Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán Với Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module

- Bảng(Table)

Bảng là đối tượng được dùng để lưu dữ liệu Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định Mỗi bảng gồm các trường (field) hay còn gọi là các cột (Column) lưu giữ các dữ liệu khác nhau, và các bản ghi (Record) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một

cá thể xác định của chủ thể đó Một cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều bảng liên

kết với nhau thông qua khóa

Khóa chính là một hay nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi

Nó có tác dụng làm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác

- Truy vấn (Query)

Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset Dynaset chỉ là bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn Tuy nhiên, có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng các truy vấn khác

- Mẫu biểu (Form)

Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các mẫu biểu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn, các dữ liệu được truy xuất

từ các bảng hoặc các truy vấn Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giúp cho giao tiếp giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access trở nên dễ dàng và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau như:

+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu

+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng

+ Nhập các dữ liệu

+ Hiển thị các thông báo

- Báo cáo (Report)

Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa trình bày theo quy cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn Mẫu biểu có thể trình bày dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau

- Macro

Macro bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình

- Module

Module là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic

và là nơi khai báo các biến toàn cục của chương trình

Chương 2 PHÂN TÍCH, THIẾT KÊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH PHƯỜNG BẾN GÓT

2.1 Khảo sát bài toán quản lý hồ sơ địa chính phường Bến Gót

2.1.2 Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý đất đai các cấp

Trong bộ máy chính quyền các cấp hiện nay đều có một cơ quan chuyên trách thực hiện công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường, ở cấp tỉnh là sở tài nguyên và môi trường, ở cấp huyện là phòng Tài nguyên và môi trường, đối với công tác quản lý hồ sơ địa chính ở cấp xã, phường chịu trách nhiệm quản lý bản sao hồ sơ địa chính, bản trích sao hồ

sơ địa chính đã được chỉnh lý, cập nhật và các giấy tờ kèm theo do văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc sở tài nguyên và môi trường gửi đến để chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính được lập thành ba bản, bản gốc được sở tài nguyên và môi trường lưu trữ, phòng tài nguyên và môi trường quản lý một bản sao

hồ sơ địa chính, cấp phường quản lý một bản sao gồm: Bản đồ địa chính,

sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai Khi có thay đổi về

hồ sơ địa chính thì cấp phường sẽ tiến hành cấp nhật điều chỉnh sao cho thống nhất với các hồ sơ tương đương của cơ quan cấp trên Công việc cập nhật được tiến hành khi có sự thay đổi về mục đích sử dụng đất, chuyển

nhượng quyền sử dụng đất, khi tiến hành đo lại đất, thu hồi đất hay giao lại đất, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,

Các cơ quan này làm việc giúp uỷ ban nhân dân về quản lý tài nguyên và môi trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của uỷ ban nhân dân đồng cấp Một công việc chủ yếu và có phạm vi khá lớn là quản lý và sử dụng tài nguyên đất Tại các cơ quan quản lý đất đai thực hiện các công việc chủ yếu như sau:

- Sở Tài Nguyên và Môi trường

Sở tài nguyên và môi trường giúp uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc vẽ bản đồ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật Nội dung chủ yếu về quản lý đất đai của

sở tài nguyên và môi trường là :

+ Giúp uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất

và điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp tỉnh, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện

+ Tổ chức thẩm định, trình uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và kiểm tra việc thực hiện

+ Trình uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của uỷ ban nhân dân cấp tỉnh

+ Tổ chức thực hiện việc điều tra khảo sát, đo đạc, đánh giá, phân hạng đất và lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ

sơ địa chính, thống kê, kiểm kê đất đai, ký hợp đồng thuê đất theo quy định của pháp luật, đăng ký giao dịch bảo đảm về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với các tổ chức

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

+ Giúp uỷ ban nhân dân cấp huyện lập quy hoạch sử dụng đất, kế hoạch sử dụng đất hàng năm, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất

và tổ chức kiểm tra việc thực hiện sau khi được xét duyệt

+ Thẩm định và trình uỷ ban nhân dân cấp huyện xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai xã, phường, thị trấn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được xét duyệt

+ Trình uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của uỷ ban nhân dân cấp huyện và tổ chức thực hiện

+ Quản lý và theo dõi sự biến động đất đai, cập nhật, chỉnh lý các tài liệu về đất đai và bản đồ phù hợp với hiện trạng sử dụng đất theo hướng dẫn của sở tài nguyên và môi trường

+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thống kê, kiểm kê, đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông tin đất đai

+ Lập báo cáo thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trường theo định kỳ, thu thập, quản lý lưu trữ tư liệu về tài nguyên và môi trường

- Uỷ ban nhân dân cấp Xã Phường

+ Quản lý và theo dõi việc sử dụng đất đai, cập nhật các tài liệu về

hồ sơ địa chính, sao cho phù hợp với hiện trạng sử dụng đất theo hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên

+ Lập báo cáo thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trường theo định kỳ

2.1.3 Khảo sát công tác quản lý hồ sơ địa chính ở Phường Bến Gót

Uỷ ban nhân dân phường Bến Gót có một ban địa chính Ban địa chính phường theo qui định được biên chế một cán bộ địa chính và một nhân viên địa chính hợp đồng, làm nhiệm vụ giúp uỷ ban nhân dân phường quản lý và cập nhật hồ sơ địa chính, các công việc về quản lý và theo dõi đất đai trên địa bàn Công việc chính là theo dõi việc sử dụng đất nông nghiệp và phi nông nghiệp vào mục đích công ích, tham gia giải quyết, xác thực đất hoặc chuyển các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về đất đai…xảy

ra trên địa bàn phường quản lý

- Công việc quản lý hồ sơ địa chính của phường bao gồm:

+ Quản lý sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai, lập các báo cáo thống kê, kiểm kê hiện trạng quản lý và sử dụng đất trên địa bàn quản lý

+ Cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính khi có thay đổi, biến động hồ sơ

do cơ quan cấp trên gửi xuống, sao cho thống nhất

- Hồ sơ địa chính bao gồm :

+ Bản đồ địa chính

+ Sổ địa chính

+ Sổ mục kê đất

+ Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Sổ theo dõi biến động đất đai

+ Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất và các giấy tờ do người sử dụng đất nộp khi kê khai đăng ký đất ban đầu và đăng ký biến động đất đai

+ Tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của

uỷ ban nhân dân phường: Biên bản xét duyệt của hội đồng đăng ký đất đai,

tờ trình của uỷ ban nhân dân phường, danh sách các trường hợp đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về địa chính: Quyết định thành lập hội đồng đăng ký đất đai, quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giải quyết các trường hợp vi phạm, quyết định chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển loại đất sử dụng, quyết định cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Biên bản kiểm tra nghiệm thu hồ sơ địa chính

Nội dung chủ yếu của công tác quản lý, cập nhật hồ sơ địa chính ở phuờng là: Quản lý cập nhật sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quản lý thửa đất và lập các báo cáo định kỳ

Sổ địa chính được lập để đăng ký quyền sử dụng đất hợp pháp của các

tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và đăng ký đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng, làm cơ sở để nhà nước thực hiện quản lý đất đai theo pháp luật Công việc lập và cập nhật được tiến hành như sau:

- Phần I: "Chủ sử dụng đất" được ghi như sau:

+ Mục "Tên chủ sử dụng đất": Ghi họ tên của chủ sử dụng đất Đối với hộ gia đình sử dụng đất thì ghi tên "Hộ ông (bà) và tên của chủ hộ" tên chủ hộ gia đình, với cá nhân thì ghi theo thông tin trong giấy khai sinh

+ Mục "Năm sinh": Ghi theo khai sinh và chỉ ghi khi người sử dụng đất là chủ hộ gia đình hoặc cá nhân

+ Mục "Số CMND": Ghi số chứng minh nhân dân của chủ hộ gia đình, cá nhân chủ sử dụng đất

+ Mục "Họ tên vợ/chồng" ghi theo thông tin trong giấy khai sinh của

vợ hoặc chồng của chủ hộ (Nếu thửa đất là của cả hộ gia đình)

+ Mục "Nơi thường trú": Ghi đầy đủ tên tỉnh, huyện, xã, thôn (ấp, xóm ) nơi đăng ký thường trú của chủ sử dụng đất

Mục "Sổ quản lý": Ghi số thứ tự của chủ sử dụng đất trong phạm vi của phường quản lý (số này trùng với số hồ sơ lưu trữ các tài liệu hình thành trong quá trình đăng ký của mỗi chủ sử dụng đất)

- Phần II: "Đăng ký sử dụng đất"

+ Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của các lần đăng ký vào sổ địa chính + Cột 2 và 3: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính và số hiệu thửa đất + Cột 4: Ghi địa danh (vị trí) nơi có thửa đất như: Tên thôn,xóm, ấp + Cột 5: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2) Thửa đất

có nhiều mục đích sử dụng thì ghi thêm diện tích theo từng mục đích sử dụng ở các dòng dưới kế tiếp

+ Cột 6: Ghi hạng đất tính thuế sử dụng đất theo mục đích sử dụng + Cột 7: Ghi mục đích sử dụng đất được đăng ký và ghi bằng ký hiệu quy định ở trang cuối sổ

+ Cột 8: Ghi ngày - tháng - năm hết hạn sử dụng đất

+ Cột 9: Ghi thông tin căn cứ pháp lý đăng ký vào sổ địa chính của thửa đất (số quyết định, ký hiệu văn bản và cơ quan ký, thời gian ký quyết định) Lần đăng ký ban đầu, căn cứ sẽ là quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, khi đăng ký biến động thì căn cứ là quyết định của cấp

có thẩm quyền cho phép hoặc xác nhận biến động (quyết định giao, cho thuê đất, hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất, )

+ Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của giấy chứng nhận đã được cấp

+ Cột 11: Chủ sử dụng đất ký vào dòng ghi thửa cuối cùng của mỗi lần đăng ký khi nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Phần III: "Những ràng buộc quyền sử dụng đất" để ghi chú trường

hợp: Nhà nước cho thuê đất, giao đất có thu tiền (ghi số tiền nộp), đồng quyền sử dụng đất, ràng buộc về quy hoạch xây dựng, ràng buộc công trình trên thửa đất (như tường rào, lối đi, ), những ràng buộc khác: như ghi chú tài sản gắn liền với đất và tên người sở hữu khác (nếu có) Nội dung ghi chú gồm: Vị trí (số thửa đất, diện tích và nội dung ghi chú, ràng buộc)

- Phần IV: "Những thay đổi trong quá trình sử dụng" Ghi chú những

thay đổi trong quá trình sử dụng đất phải đăng ký biến động, ghi nội dung biến động

- Trang mục lục của sổ địa chính dùng để tra cứu sổ địa chính, được ghi theo thứ tự chủ sử dụng đất đăng ký vào sổ, đối với các hộ gia đình và cá nhân, trang mục lục lập cho từng điểm dân cư lập sổ, tên chủ sử dụng đất trong mục lục được xếp thứ tự theo vần A, B, C theo chữ đầu của tên chủ

sử dụng đất hoặc tên chủ hộ gia đình sử dụng đất Số thứ tự tên chủ được đánh liên tục từ một đến hết trong mỗi vần

sử dụng" Phần diện tích chuyển quyền được đăng ký vào trang đăng ký của người nhận quyền sử dụng

+ Người sử dụng đất chuyển quyền sử dụng toàn bộ diện tích đã đăng ký cho người khác thì người nhận quyền sử dụng đất được đăng ký trên trang sổ đã đăng ký của chủ cũ bằng cách gạch tên chủ cũ (gạch bằng mực đỏ), ghi tên chủ mới, hình thức chuyển quyền, căn cứ pháp lý chuyển quyền (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần:

"Những thay đổi trong quá trình sử dụng" Quy định này thực hiện cho cả trường hợp đổi tên chủ sử dụng đất đã đăng ký

Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất giữa hộ gia đình, cá nhân với

tổ chức hoặc giữa các hộ gia đình ở các khu dân cư khác nhau (thuộc địa bàn phường khác) thì gạch chéo góc trang thay đổi bằng mực đỏ và đăng

ký cho người nhận quyền vào quyển khác theo đúng nguyên tắc lập sổ

+ Khi có sự thay đổi hình thể thửa đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất đã đăng ký thì gạch ngang dòng bằng mực đỏ thửa đất có thay đổi và ghi lại xuống dòng dưới cùng của trang chủ sử dụng đã đăng

ký, ghi chú số hiệu thửa thay đổi và căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký văn bản) vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng"

+ Khi đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi: Số giấy chứng nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, nơi nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, số hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng" Khi chấp dứt thế chấp hoặc bảo lãnh phải gạch ngang dòng ghi tình trạng đang thế chấp hoặc bảo lãnh (bằng mực đỏ) và ghi "Chấm dứt thế chấp hoặc bảo lãnh ngày - tháng - năm" vào khoảng trống còn lại của dòng này

+ Khi người sử dụng đất khai báo mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải ghi "GCN số bị mất ngày-tháng-năm" vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng" Khi cấp lại hay cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới thì gạch (bằng mực đỏ) số của giấy chứng nhận

quyền sử dụng đất cũ tại cột 10 và ghi "GCN số đã thu hồi và lý do thu hồi, được cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận mới số " vào phần "Những thay đổi trong quá trình sử dụng"

2.1.3.2 Quản lý sổ mục kê đất đai

Sổ mục kê đất đai: Là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến quá trình sử dụng đất Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính

Sổ mục kê được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc

đã được hoàn chỉnh theo kết quả đăng ký đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt

- Sổ lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản

đồ, và số thứ tự được lập sẽ theo thứ tự các thửa từ trái qua phải, từ trên xuống của mỗi tờ trong bản đồ địa chính mỗi thửa đất liệt kê một dòng của

sổ Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1/2 số trang sổ

đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này

- Cách ghi số liệu vào sổ:

+ Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu từng trang trong sổ mục kê + Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ tự từ thửa số 1 đến thửa cuối cùng của mỗi tờ bản đồ

+ Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất như viết trong sổ địa chính Thửa đất gộp nhiều chủ sử dụng phải liệt kê lần lượt tên các chủ và diện tích sử dụng của mỗi chủ ở dòng dưới kế tiếp

+ Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2)

+ Các cột tiếp theo từ cột 4 đến cột 12 để ghi diện tích của thửa đất

trên trang sổ đã lập có số loại đất cần ghi lớn hơn số cột kẻ sẵn thì kẻ thêm cột mới vào phần ghi chú

+ Cột 13 để ghi chú các trường hợp: Số thửa đất bỏ, ghi chú của việc chỉnh lý biến động

- Tổng hợp diện tích

+ Tổng hợp cuối trang liệt kê thửa đất

+ Liệt kê các loại đối tượng sử dụng có trên trang sổ vào phần tổng hợp cuối trang theo thứ tự các cột của biểu thống kê diện tích đất

+ Cộng diện tích của từng loại đối tượng sử dụng đất ghi ở các cột loại đất

- Tổng hợp trang cuối sổ mục kê được thực hiện theo thứ tự từng loại đối tượng sử dụng, diện tích từng loại đất tổng hợp cuối mỗi trang liệt kê thửa đất được ghi một dòng trên trang tổng hợp cuối sổ, liệt kê xong các loại đất của mỗi loại đối tượng phải tổng hợp diện tích rồi mới liệt kê và tổng hợp cho loại đối tượng khác

- Chỉnh lý sổ:

+ Việc chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện khi có biến động đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động lên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp

+ Các nội dung thay đổi phải được gạch ngang bằng mực đỏ

+ Khi thay đổi loại đất: Gạch bỏ diện tích ghi ở cột loại đất cũ và ghi vào cột loại đất mới trên cùng một dòng của thửa đất đã ghi

+ Khi thay đổi tên chủ sử dụng đất: Gạch bỏ tên chủ cũ (bằng mực đỏ) rồi ghi tên chủ sử dụng đất mới vào cột ghi chú

+ Khi tăng giảm diện tích thửa đất: Gạch bỏ dòng thửa thay đổi, ghi lại thửa đất theo số liệu mới xuống các trang cuối dành cho mỗi tờ bản đồ

và ghi "Xem thửa số " vào dòng thửa đã thay đổi ở cột ghi chú

2.1.3.3 Quản lý sổ ghi theo dõi biến động đất đai

Sổ theo dõi biến động đất đai: Là sổ để ghi những biến động trong quá trình sử dụng đất Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa chỉ của người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, số thứ

tự thửa đất có biến động, nội dung biến động về sử dụng đất trong quá trình

sử dụng (thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền của người sử dụng đất, về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, về mục đích sử dụng đất)

Sổ biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính cấp phường, do cán bộ địa chính của phường cùng với cơ quan địa chính các cấp huyện, tỉnh lập và quản lý Sổ lập cho các hồ sơ đăng ký biến động do người sử dụng đất nộp và các "Thông báo chỉnh lý biến động" do cơ quan địa chính các cấp có thẩm quyền chuyển đến

- Cách ghi nội dung của sổ:

+ Cột 1: Ghi số thứ tự của hồ sơ đăng ký biến động hoặc "Thông báo chỉnh lý biến động" khi tiếp nhận, số thứ tự được ghi liên tục từ 1 đến hết trong mỗi năm

+ Cột 2: Ghi ngày - tháng - năm tiếp nhận hồ sơ đăng ký biến động của người sử dụng đất nộp, trường hợp nhận được "Thông báo chỉnh lý biến động" của cơ quan địa chính cấp có thẩm quyền gửi đến thì ghi ngày - tháng- năm tiếp nhận ở cột 7

+ Cột 3: Ghi tên chủ sử dụng đất trước khi biến động và ghi nơi thường trú ở dòng dưới kế tiếp

+ Cột 4: Ghi nội dung biến động như sau:

Trường hợp chuyển quyền hoặc chia tách, cho tặng quyền sử dụng đất phải ghi: Hình thức chuyển quyền (chuyển đổi, chuyển nhượng, cho, tặng, ), tên người nhận chuyển quyền, diện tích chuyển quyền, loại đất

Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng đất phải ghi: Mục đích sử dụng và diện tích đất thay đổi

Trường hợp thu hồi đất, biến động do thiên tai thì ghi: Lý do biến động, diện tích biến động, loại đất thay đổi sau biến động; trường hợp thu hồi đất giao cho người khác thì ghi tên người được giao đất

Trường hợp đổi tên chủ sử dụng phải ghi rõ: "Đổi tên chủ và ghi tên chủ sử dụng đất mới"

Trường hợp đăng ký thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng giá trị quyền

sử dụng đất phải ghi: Hình thức (thế chấp, bảo lãnh, góp vốn), số GCNQSDĐ và nơi thế chấp, bảo lãnh, góp vốn

Trường hợp cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải ghi "Đổi GCN số "

+ Cột 5 và 6: Ghi đối với những hồ sơ đăng ký biến động được tiếp nhận, giải quyết tại cơ quan nơi lập sổ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để tiếp tục giải quyết theo quy định của thủ tục đăng ký biến động Nội dung ghi như sau:

+ Cột 5: Ghi ngày - tháng- năm gửi hồ sơ đăng ký biến động đi + Cột 6: Ghi nơi nhận hồ sơ chuyển đến

+ Cột 7: Ghi ngày- tháng- năm nhận được "Thông báo chỉnh lý biến động" của cơ quan có thẩm quyền giải quyết gửi đến để chỉnh lý biến động

hồ sơ địa chính

2.1.3.4 Quản lý sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được lập để theo dõi, quản lý việc phát hành và việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Nội dung sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm: Số thứ tự giấy chứng nhận được cấp, tên và địa chỉ của người được cấp đất, số phát hành quyền sử dụng đất, ngày kí giấy chứng nhận, ngày giao giấy chứng nhận,

người kí giấy chứng nhận và ghi chú để ghi chú đối với các trường hợp đã thu hồi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,

Sở tài nguyên và môi trường lập và quản lý sổ cấp giấy chứng nhận đối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, các tổ chức của nước ngoài, người nước ngoài Phòng tài nguyên và môi trường lập và quản lý sổ cấp giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với đất ở, lập và gửi một bộ cho uỷ ban nhân dân phường, thị trấn, một bộ cho văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc để theo dõi việc giao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân đối với trường hợp người sử dụng đất nộp đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất tại uỷ ban nhân dân phường, thị trấn và tại văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Cách ghi sổ như sau :

- Cột ‘Số thứ tự’ ghi thứ tự số thứ tự các giấy chứng nhận được cấp, ghi liên tiếp từ 01 đến hết trong phạm vi đơn vị hành chính lập sổ

- Cột ‘Tên và địa chỉ người sử dụng đất’ thì được ghi như sau:

+ Trường hợp một người sử dụng đất thì ghi tên và địa chỉ của người

sử dụng như trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Trường hợp thửa đất đồng quyền sử dụng của nhiều người thì ghi lần lượt tên và địa chỉ của từng người sử dụng vào các dòng dưới kế tiếp

- Cột ‘Số phát hành giấy chứng nhận’ thì ghi số phát hành ghi trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Cột ‘Ngày kí giấy chứng nhận’ ghi ngày tháng năm cơ quan có thẩm quyền kí giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở dạng ngày/tháng/năm

- Cột ‘Ngày giao giấy chứng nhận’ ghi ngày tháng năm giao giấy chứng nhận cho người sử dụng đất ở dạng ngày/tháng/năm

- Cột ‘Người nhận giấy chứng nhận kí, ghi rõ họ tên’ ghi họ và tên của người nhận giấy chứng nhận

-Cột ‘Ghi chú’ để chú thích cho những trường hợp sau:

+ Đã thu hồi giấy chứng nhận thì ghi: "Đã thu hồi GCN do … (ghi lý

do thu hồi như Nhà nước thu hồi đất, tách thửa, hợp thửa, chuyển quyền

đối với một phần thửa đất, sạt lở cả thửa đất, v.v.)"

+ Cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi: "Đã cấp lại GCN"

+ Cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi: "Đã cấp đổi GCN"

+ Nhiều người sử dụng đất đồng quyền sử dụng thửa đất thì ghi

"Đồng quyền sử dụng"

+ Nhà chung cư thì ghi : "Nhà chung cư"

- Cập nhật, chỉnh lý sổ cấp giấy chứng nhận trong quá trình biến động về

sử dụng đất được thực hiện như sau:

+ Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị thu hồi hoặc được cấp lại, cấp đổi thì gạch bằng mực đỏ vào hàng ghi thông tin về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đó, trừ thông tin tại cột ‘Ghi chú’

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp cho thửa đất mới được ghi vào sổ tiếp theo số thứ tự cuối cùng của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp thuộc đơn vị hành chính lập sổ

- Cách xác lập một thửa đất mới được làm như sau:

+ Thửa đất đã được hình thành trong quá trình sử dụng đất mà người

sử dụng đất đang sử dụng

+ Thửa đất được hình thành khi nhà nước giao đất, cho thuê đất + Thửa đất được hình thành khi hợp nhiều thửa đất thành một thửa đất (gọi là hợp thửa) hoặc tách một thửa đất thành nhiều thửa đất (gọi là tách thửa) do yêu cầu của quản lý hoặc nhu cầu của người sử dụng đất phù hợp với quy định của pháp luật về đất đai

- Cách lập mã thửa đất

Mã thửa (MT) được xác định duy nhất đối với mỗi thửa đất, là một

bộ gồm ba (03) số được đặt liên tiếp nhau có dấu chấm (.) ngăn cách (MT=MX.SB.ST), trong đó số thứ nhất là mã số đơn vị hành chính cấp xã, phường (MX), số thứ hai (SB) là số thứ tự tờ bản đồ địa chính (có thửa đất) của xã, phường được đánh số liên tiếp từ số 01 trở đi theo nguyên tắc từ tỷ

lệ nhỏ đến tỷ lệ lớn và từ trái sang phải, từ trên xuống dưới đối với các bản

đồ có cùng tỷ lệ, số thứ ba (ST) là số thứ tự thửa đất trên tờ bản đồ địa chính được đánh số liên tiếp từ số 1 trở đi theo nguyên tắc từ trái sang phải,

từ trên xuống dưới

Khi có thửa đất mới do lập thửa từ đất chưa sử dụng, lập thửa từ đất

do thu hồi, từ tách thửa hoặc hợp thửa thì số thứ tự thửa đất mới (ST) được xác định bằng các số tự nhiên tiếp theo số tự nhiên lớn nhất đã và đang sử dụng làm số thứ tự thửa đất

2.1.3.6 Các báo cáo định kì

Ngoài ra cơ quan quản lý về địa chính còn phải lập các báo cáo tuần, tháng, quý, năm để trình uỷ ban nhân dân, cơ quan quản lý địa chính cấp trên

Các báo cáo định kì gồm có:

- Thống kê diện tích đất đai

- Kiểm kê diện tích đất nông nghiệp

- Kiểm kê diện tích đất phi nông nghiệp

- Thống kê người sử dụng và quản lý đất đai

- Thống kê, kiểm kê diện tích đất theo mục đích sử dụng

- Thông kê cơ cấu diện tích đất theo mục đích sử dụng đất và đối tượng sử dụng, quản lý đất

2.1.4 Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Đơn xin cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Đơn xin tách thửa, hợp thửa đất

2.1.5 Đánh giá hiện trạng

Trên đây là phần tổng quan về công việc quản lý hồ sơ địa chính của

uỷ ban nhân dân phường Bến Gót Qua đó chúng ta thấy được công việc quản lý tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian Cán bộ địa chính thường phải làm thêm giờ Cụ thể là:

+ Hệ thống cần xử lý nhiều số liệu liên quan đến nhiều loại giấy tờ khác nhau dẫn đến làm thủ công sẽ khó khăn dễ gây nhầm lẫn trong công việc quản lý

+ Biên chế của cơ quan quản lý địa chính còn hạn chế nên sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc quản lý Nếu như quản lý trên địa bàn phức tạp về đất đai thì sẽ không thể giải quyết hết được các công việc nếu như chỉ làm thủ công thông qua ghi chép, khiến công việc tồn động kéo dài

2.1.6 Mục đích tin học hoá hệ thống

Qua khảo sát chúng ta thấy được các khâu trong công tác quản lý hồ

sơ địa chính là tương đối phức tạp Do vậy đưa tin học, đưa phần mềm vào

để trợ giúp cho công việc quản lý hồ sơ địa chính sẽ có nhiều thuận lợi, được coi như một đòi hỏi cấp thiết và cần được thực hiện nhanh chóng vì những hiệu quả thiết thực mang lại trong công việc quản lý hàng ngày Hơn nữa hiện nay, hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước đều đã được trang bị máy vi tính để phục vụ công việc quản lý, lưu trữ hồ sơ Việc lưu dữ liệu cũng gọn nhẹ hơn thống nhất từ trên xuống Vì vậy việc tin học hoá công tác quản lý hồ sơ địa chính là hoàn toàn phù hợp với hoàn cảnh thực tế

Mục đích của chương trình là chương trình phải lưu được thông tin ghi trong sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và của sổ theo dõi biến động đất đai Chỉnh lý, cập nhật được nội dung thông tin của sổ mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận, sổ theo dõi biến động đất đai theo quy định của nhà nước trong công tác quản

Chương trình phải in ra được sổ mục kê đất đai, sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sổ theo dõi biến động đất đai theo mẫu quy định của nhà nước, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo mẫu quy định

Tìm được thông tin về thửa đất khi biết thông tin về người sử dụng đất, tìm được thông tin về người sử dụng đất khi biết thông tin về thửa đất, tìm được thông tin về thửa đất và thông tin về người sử dụng đất trong khu vực dữ liệu về sổ mục kê đất đai, sổ địa chính

Tìm được các thửa đất, người sử dụng đất theo các tiêu chí hoặc nhóm các tiêu chí về tên, địa chỉ của người sử dụng đất

2.1.7 Yêu cầu của hệ thống

+ Yêu cầu về phần cứng: Chương trình xây dựng phải phù hợp với phần cứng hiện có

+ Yêu cầu của người sử dụng: Chương trình phải đơn giản, dễ hiểu, dễ

sử dụng Nhập xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác, thống nhất không bị trùng lặp Có các chức năng trợ giúp sử dụng, các thông báo lỗi rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu

+ Yêu cầu về tính thẩm mỹ: Chương trình phải có giao diện thân thiện với người sử dụng Có các Form xuất nhập phải được bố trí một cách khoa học, thống nhất, không cầu kỳ

+ Yêu cầu về tính mở của chương trình: Chương trình phải được thiết

kế có tính mở để thuận tiện cho việc mở rộng, nâng cấp khi cần

- Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng Xây dựng mô hình thực thể

sẽ xác định bao nhiêu bảng trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng

b Các thành phần của mô hình thực thể

- Thực thể: Là một đối tượng, một sự kiện có những thông tin mà nó lưu trữ

- Kiểu thực thể: Là tập các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin(bản thân nó không phải là thông tin)

- Trong sơ đồ mô hình E-R, kiểu thực thể được ký hiệu có dạng hình chữ nhật

Nó tương đương với một bảng

- Kiểu thực thể là:

+ Liên quan đến thực thể mang thông tin

+ Liên quan đến đối tượng quản lý hoặc mang tính thống kê

+ Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thống

+ Thông tin liên quan đến thuộc tính, tài nguyên của hệ thống

+ Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát

- Thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể Có 3 loại thuộc tính bao gồm:

+ Thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính khoá ngoài

- Liên kết(Mối quan hệ) và kiểu liên kết

+ Liên kết là chỉ ra một sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh sự ràng buộc về mặt quản lý

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất

- Xác định đơn vị thông tin cơ bản cần thiết cho hệ thống

- Xác định mối quan hệ giữa các loại thông tin đó

Mô hình thực thể liên kết

Định nghĩa: Là mô hình thực thể liên kết dùng để biểu diễn các đơn vị thông tin cơ bản của hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng

Các thành phần của mô hình:

- Thực thể: Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại trong thế giới thực

mà hệ thống thông tin đó quản lý

Lập biểu đồ cấu trúc theo mô hình dữ liệu quan hệ:

Mô hình quan hệ: Là tập con tích Đề các của các miền(Domain)

R={A1,A2,A3,….,An} là tập hữu hạn các thuộc tính

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng

và phát triển hệ thống thông tin bao gồm các lý thuyết, mô hình, phương pháp

và các công cụ trong qúa trình phân tích và thiết kế hệ thống, là cách tiếp cận mới tới các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triể hệ thống Mỗi mô hình là khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan

Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu, qua các phép thử nghiệm

Một số cộng cụ chính để diễn tả chức năng, dữ liệu của hệ thống:

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

- Phân tích hệ thống về chức năng và lập mô hình chức năng của hệ thống, nhằm trả lời câu hỏi ‘ Hệ thống làm gì? ’

- Biểu đồ luồng dữ liệu mục đích nhằm diễn tả một quá trình xử lý thông tin Sự diễn tả ở mức logic nhằm trả lời câu hỏi ’Làm gì ?’

- Sử dụng kỹ thuật phân tích TopDown( Phân tích từ trên xuống ) đi từ tổng thể đến chi tiết, thể hiện cách phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu

a Biểu đồ phân cấp chức năng:

- Đây là bước đầu tiên trong việc phân tích hệ thống để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải thực hiện bởi hệ thống

- Biểu đồ phân cấp chức năng là việc phân rã có thứ bậc, đơn giản các chức năng nhỏ hơn

Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:

- Cho một cái nhìn khái quát, dễ hiểu, từ tổng thể đến chi tiết các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện( thường ở mức diễn tả logic )

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Trình bày các chức năng của hệ thống ở dạng tĩnh bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng rất gần gũi với sơ đồ

tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:

- Đây là biểu đồ mô tả tĩnh Bằng kỹ thuật phân mức ta xây dựng biểu đồ dưới dạng cây Trong đó mỗi nút tương ứng với một chức năng

- Tại giai đoạn khảo sát sơ bộ hệ thống ta liệt kê các chức năng của hệ thống Các chức năng này phản ánh tình trạng hệ thống làm gì Các chức năng phân thành tứng nhóm chức năng có liên quan tới nhau và chúng được xếp gần nhau

b Biểu đồ luồng dữ liệu:

- Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau Mục đích của biểu

đồ luồng dữ liệu là giúp ta thấy được đằng sau những cái gì mà thực tế xảy

ra trong hệ thống(cái bản chất), làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý

- Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ được nhiều người quan tâm đến Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho

cả dữ liệu và quá trình xử lý Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ một chức năng trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hay nhiều quá trình Điều này quan tâm nhiều hơn đến việc định danh các yêu cầu dữ liệu, xếp sơ đồ dòng dữ liệu vào một phần của quá trình phần tích chứ không phải là quá trình điều tra, phân biệt sự khác nhau cơ bản giữa biểu đồ luồng dữ liệu với sơ đồ khối

- Tuy nhiên, biểu đồ luồng dữ liệu cũng có những nhược điểm là không có

sự phân tách đầy đủ về hệ thống Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu không chỉ ra đuợc yếu tố thời gian, thứ tự thực hiện của các tiến trình và các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu cũng không chỉ ra được yếu tố định lượng đến dữ liệu có liên quan như khối lượng, xu hướng, lượng tối đa, tối thiểu, những thông tin và thành phần cơ bản trong quá trình phân tích

- Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để hỗ trợ các hoạt động sau: Xác định yêu cầu của người sử dụng, lập kế hoạch và minh họa phướng án cho nhà phân tích

và sử dụng xem xét, trao đổi giữa nhà phân tích và người sử dụng do tính tường minh của biểu đồ, làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết

kế hệ thống

- Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục

các nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích, thiết kế và trao đổi

tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

+ Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình bầu dục hay hình tròn, trong đó có ghi tên của chức năng

- Luồng dữ liệu

+ Luồng dữ liệu là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một chức năng xử lý, nó được chỉ ra trong mô hình bằng một đường kẻ có một mũi

tên ở ít nhất một đầu Mũi tên chỉ hướng của dòng thông tin

+ Mỗi dòng thông tin đều phải có tên của nó, tên này không nhất thiết phải duy nhất theo nghĩa cùng thông tin có thể đi vào một số tiến trình, các dòng thông tin khác nhau Những thông tin nào có trải qua một số thay đổi thì nên được mang cái tên là sửa đổi để biểu thị rõ sự thay đổi đó

- Kho dữ liệu

+ Các kho dữ liệu trong biểu đồ luồng dữ liệu dùng để biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng Nó bao gồm nghĩa rất

rộng các dạng dữ liệu lưu trữ Ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong

đó là dạng logic (trong cơ sở dữ liệu)

+ Ký hiệu dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đường song song, chứa tên thông tin được cất giữ Kho dữ liệu có thể xuất hiện nhiều lần trong một sơ đồ

- Tác nhân ngoài

+ Tác nhân ngoài được gọi là đối tác là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân

tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn hệ thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

+ Tác nhân ngoài là thành phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống

+ Tác nhân ngoài được biểu diễn bởi hình chữ nhật có tên, tên được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết

- Tác nhân trong

+ Tác nhân trong là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ

thống, được mô tả ở trang khác của mô hình Mọi biểu đồ luồng dữ liệu đều

có thể bao gồm một số trang và thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này Các tác nhân trong đều có thể xuất hiện nhiều lần trong cùng một sơ đồ, điều này làm cho sơ

đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn

+ Biểu diễn tác nhân trong bằng hình chữ nhất hở một cạch, tên là một động từ kèm một bổ nghĩa nếu cần