Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn

Mô tả hoạt động của hệ thống Đưa ra các chức năng chính - Quản lý thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng - Quản lý thông tin trạng thái phòng... Xóa TT kh

Lời nói đầu Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn là mô hình quản lý mới,

và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý

Mục đích của bài báo cáo này là thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn Do phạm vi hoạt động của khách sạn rất lớn nên bài tập báo cáo này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách, quản lý thông tin phòng v.v

Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng Quá trình xây dựng gồm các bước như sau :

- Khảo sát hệ thống

- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng mô hình dữ liệu

- Chuẩn hóa mô hình dữ liệu

- Thiết kế các bảng vật lý

I Khảo sát hệ thống

1 Đánh giá hệ thống

Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn còn thực hiện khá thủ công Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối thiểu các công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của công việc Tuy nhiên,

do tính chất của công việc, trong hệ thống này vẫn phải cần đến sự thực hiện của con người, cụ thể là của nhân viên lễ tân Phần này sẽ trình bày cụ thể các công việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính

Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiện bằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công

- Công việc thực hiện thủ công:

Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng

Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu

cầu

Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”

Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”

Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”

- Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của hệ

thống đều thực hiện tự động

2 Mô tả hoạt động của hệ thống

Đưa ra các chức năng chính

- Quản lý thông tin khách hàng

- Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng

- Quản lý thông tin trạng thái phòng

- Quản lý dịch vụ

- Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ

- Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp

3 Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống

- Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ

- Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa

- Tìm kiếm và tra cứu thông tin

- Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp

- Quản lý về thanh toán cho khách

- In thống kê tài chính

- In báo cáo tổng hợp

4 Các nội dung thông tin cần quản lý

- Thông tin phòng

- Thông tin khách hàng

- Quản lý giao dịch

- Thông tin dịch vụ

- Thông tin thanh toán

II Phân tích hệ thống theo chức năng xử lý

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Xóa TT

khách

hàng

Thuê phòng

Đặt phòng trước

Thanh toán trả phòng

Thanh toán định kỳ

Trả phòng

Cung cấp dịch vụ

Thêm dịch vụ

Xóa dịch vụ

Sữa TT dịch vụ

Xem trạng thái phòng

Sữa TT trạng thái phòng

Báo cáo tài chính

Xóa TT trạng thái phòng

Báo cáo tổng hợp

Sữa TT

khách

hàng

Tìm

kiếm TT

khách

hàng

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN(Bộ phận lễ tân)

Báo cáo thống kê

Quản lý TT trạng thái phòng

Quản lý dịch vụ

Quản lý giao dịch Quản lý

khách hàng

2 Đặc tả chức năng

2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”

a Sửa thông tin khách hàng:

Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì chức năng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở dữ liệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác quản lý Tuy nhiên cũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được quyền thực hiện

b Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông tin của khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ

c Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của công tác quản lý khách sạn, việc tìm kiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên Chức năng tìm kiếm khách hàng này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính xác và nhanh chóng Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh sách khách hàng theo mã số phòng cho trước nào đó

2.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”

a Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng tại khách sạn thì công việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm tra trạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn Trạng thái phòng ở đây là: phòng trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường Chức năng này được thực hiện một cách đơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói trên của tất cả các phòng trong khách sạn

b Sửa thông tin trạng thái phòng:

Chức năng này giúp nhân viên lễ tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng một cách tiện lợi Ví dụ như phòng có hảng hóc đã sửa chữa xong, phòng thường được nâng cấp thành phòng đặc biệt…

c Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của khách sạn hoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một hay nhiều phòng trong khách sạn Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng

2.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”

a Đặt phòng trước:

Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn nếu cần Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu

Ngoài các thông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… khách hàng còn phải đặt trước tiền cho khách sạn Trong trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện yêu cầu khách sạn

b Thanh toán trả phòng:

Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách hàng sẽ thực hiện trả phòng lại cho khách sạn Chi phí mà khách hàng cần thanh toán bao gồm : tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏng hóc Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoá đơn thanh toán cho khách hàng

c Thanh toán định kì:

Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại khách sạn, tức là không biết rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảng thời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toán tiền trước cho khách sạn một lần Chức năng thực hiện lên danh sách các khách hàng ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec

d Thuê phòng:

Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách sạn thì sẽ cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn…

Lúc này hệ thống sẽ tự động thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu Nếu thông tin khách hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải thêm vào nữa

e Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách sạn cho đổi phòng Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến vì vậy chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toái không đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại do nhầm lần trong thao tác của nhân viên lễ tân

2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”

a Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng thì khách sạn còn cungcấp cho khách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện đi lại, điện thoại Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…

Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó

để phục vụ cho việc thanh toán sau này

b Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống còn cung cấp chức năng “Thêm dịch vụ” Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ chưa có trong danh sách các dịch vụ đã có

c Xoá dịch vụ: Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào yêu cầu hoặc số người yêu cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này Chức năng này sẽ thực hiện công việc đó và khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó trong cơ sở dữ liệu

d Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm cần phải thay đổi thông tin của các dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp Chức năng này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng

2.5 Báo cáo, thống kê

a Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền mặt thu được trong ngày hoặc trong một đơn vị thời gian nào đó Đồng thời cũng cung cấp khả năng xem lại tổng số tiền thu của một ngày nào trước đó

b Báo cáo tổng hợp: chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các khoản thu được, các khoản phải chi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng tại khách sạn, …trong tháng vừa qua

III Sơ đồ luồng dữ liệu

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Tổ dịch vụ

TT dịch vụ

có sửa đổi

Yêu cầu dịch vụ

TT dịch vụ bị hủy

TT dịch vụ thêm

Tổ dịch vụ

3.2 Thêm dịch vụ

3.3 Sửa TT dịch vụ

Dịch vụ được yêu cầu

3.1 Cung cấp dịch vụ

Tổ dịch vụ

3.4 Xóa thông tin dịch vụ Khách hàng

TT dịch vụ yêu cầu

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hóa đơn

TT thuê phòng T/G nghỉ

TT đổi phòng

Tiền mặt/ Séc/ Thẻ

Y/C đổi phòng

TT đặt phòng T/G đến

Quản lí dịch vụ

-3-TT dịch vụ

Báo Cáo TC Định Kì

TT trạng thái phòng

Tổ dịch vụ

Hoá đơn

Báo cáo thống kê

-5-Phòng

TT cá nhân

TT phòng

Quản lí giao dịch

-2-TT có sửa đổi

TT đã tìm kiếm

TT cần tìm kiếm

Quản lí khách hàng

-1-Khách hàng

TT khách hàng

Tổ Buồng TT trạng

thái phòng Quản lí trạng thái phòng

-4-Hoá đơn

Phòng củ Phòng mới Phòng

TT d/ vụ cung cấp

Ban giám đốc

Báo Cáo Tổng Hợp

Dịch vụ được yêu cầu

TT dịch vụ bị hủy/

dịch vụ mới/ dịch

vụ có sửa đổi

Khách hàng

TT dịch

vụ Y/c

Tên dịch vụ

SD dịch vụ

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

3.1 Phân rã chức năng “Quản lý khách hàng”

TT khách hàng

đã sửa đổi

TT cá

nhân

có sửa

đổi

1.1 Sửa thông tin khách hàng

1.2 Xóa thông tin khách hàng

1.3 Tìm kiếm thông tin khách hàng

Khách hàng

TTđã

tìm

kiếm

TT cần t/

kiếm

TT khách hàng

3.2 Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch”.

Yêu cầu đổi

phòng

$ mặt/sec/ số thẻ

TB Ktra Phòng

$ mặt/sec/số thẻ

TT cá nhân

2.3 Đổi phòng

Khách

Hàng

2.1 Thuê phòng

Khách

hàng

2.2 Đặt phòng trước

Khách

hàng

TT đặt phòng

TT đổi phòng

2.5

Thanh toán định kì

Khách hàng

TT khách hàng Phòng

Khách hàng

Khách hàng

SD dịch vụ Hóa đơn

TT đặt phòng

TT đổi phòng

2.4 Thánh toán trả phòng

TT khách

TT khách hàng

Phòng

3.3 Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ”

Tổ buồng

Báo cáo tài chính

D.vu được yêu cầu

Quản lí khách sạn (Bộ phận lễ tân)

Tổ dịch vụ

Khách hàng

Ban giám đốc

Báo cáo tổng hợp

TT trạng thái phòng

Thông báo kiểm tra phòng

3.4 Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng”.

4.1

Xem TT trạng

thái phòng

4.2 Xóa TT trạng thái phòng

4.3 Sữa TT trạng

Phòng

3.5 Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê”.

Ph òn g

5

2

Bá

o

cá

o

tổ

ng

h

ợ

p

Hó

a

đơ

n

Th

uê

ph

òn

g

SD dịc

h vụ

TT dịc

h vụ

5.

1 Bá

o cá

o tài ch ín

h đị

nh kì

Ba

n Gi á

m Đ ốc

Bá

o

cá

o

tổ

ng

hợ

p

Bá

o

cá

o

tài

chí

nh

địn

h

kì

IV Mô hình dữ liệu

Xây dựng mô hình thực thể liên kết

Dòng HĐ

MaH D MaK H

Hin hth ucT T

So tien Nga yTT

MaK H Ho ten

CM ND

Dia ch i DT

So HC Ph an loai KH

ID MaK H

Nga yd i

MaP Nga yd en

Th an hto an

ID

MaD V

MaK H

Nga ySD

Maloai

Tenloai

GiaVn

GiaNN

Ten P MaP

Malo ai Tra ngt hai

MaD V

Do ngia vn

Ten Dv

Do ngia NN

V Chuẩn hóa mô hình dữ liệu

1 Xác định các thực thể

Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta có thể xác định được các thực thể sau:

- Khách hàng

- Phòng

- Dịch vụ

- Hóa đơn

2 Danh sách các thuộc tính

- MaKH -MaDV

- hoteKH - TenDV

- Dc - DongiaVN

- Tel - DongiaNN

- CMND - MaHD

- SoHC - Sotien

- PloaiKH - ngayTT

- Map - HinhthucTT

- Ngayden - LoaiP

- Trangthai - Ngaydi

- GiaVN - Thanhtoan

- Madv/p - Tiendat

- GiaNN - Dvtinh

- NgaySD - Thanhtien

3 Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể

- Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH

Với:

MaKH: mã khách hàng

HotenKH: họ tên của khách hàng

Dc: địa chỉ của khách hàng

Tel: số điện thoại của khách hàng

CMN.D: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu

khách hàng là người Việt Nam)

SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài) PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước ngoài

- Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai

- Với:

MaP: mã phòng

TenP : tên của phòng

LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt,

phòng thường)

Trangthai:trạng thái của phòng (đã có khách, phòng trống,

phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa )

- Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN

Với:

MaDV: mã dịch vụ

TenDV: tên của dịch vụ

DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người

Việt Nam

DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người

nước ngoài

- Hóa đơn: MaHD,MaKH, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT

Với:

MaHD: mã hóa đơn

MaKH: mã khách hàng

SotienTT: số tiền khách hàng đã thanh toán

NgayTT: ngày thanh toán

HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền

mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng)

4 Mô hình quan hệ

Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu ở dạng chuẩn 3 như sau :

Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH)

Phòng (MaP, TenP, LoaiP)

Loai(MaLoai,TenLoai,GiaVN,GiaNN)

Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN)

Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT)

Thuê phòng (ID,MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan)

Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat)

Sử dụng dịch vụ (ID,MaKH, MaDV, NgaySD)

Dòng hóa đơn(MaHD,MaDV/P,Soluong,Dvtinh,thanhtien)

Các thuộc tính được gạch chân là khóa chính

VI Thiết kế các bảng vật lý

Từ phân tích trên ta có các bảng mô tả dữ liệu (Cơ sỏ dữ liệu thiết kế

trên MSACCESS 2000)

1 Bảng Khách hàng :

Chứa thông tin về khách hàng