Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư viện tại Viện nghiên cứu đông nam á

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠN1LỜI MỞ ĐẦU2A. TỔNG QUAN CHUNG61.Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam62. Giới thiệu chung về Viên nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á7 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á 2.1.1 Quá trình thành lập72.2. Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.92.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.92.2.2 Cơ cấu tổ chức102.2.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện102.2.4. Đối tượng phục vụ112.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:133. Vốn tài liệu143.1 Cơ sở dữ liệu153.1.1 Sách:153.1.2 Báo, tạp chí:163.1.3 Tư liệu:173.1.4 Tài liệu tra cứu:183.2 Các nguồn lực thông tin193.2.1 Nguồn thông tin điện tử:193.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet204. Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện.214.1 Nguồn tài liệu trao đổi.214.2 Nguồn nhận tặng.235. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện24B. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP.251. Quá trình thực tập tại thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.251.1 Đăng ký tài liệu.261.2 Xử lý tài liệu271.3 Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDSISIS for window.281.4 Dãn nhãn và xếp giá:281.5 Hồi cố tài liệu:281.6Phục vụ bạn đọc:291.7Bảo quản tài liệu301.8Khai thác tìm tin trên Internet.302. Tổ chức kho sách303. Các sản phẩm dịch vụ thông tinthư viện mới hiện có.313.1 Các sản phẩm thông tinthư viện.313.2 Các dịch vụ thông tinthư viện.323.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin323.2.2. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin334. Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập354.1. Thuận lợi:354.2. Khó khăn:35C: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ361. Ưu điểm362. Nhược điểm363. Kiến nghị36PHỤ LỤC38DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO40D. NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP41

bé của mình vào sự nghiệp thư viện nước nhà

Trước hết em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoaVăn hóa - Thông tin và xã hội nơi em đang theo học, đặc biệt là thầy Lê NgọcDiệp đã tổ chức cho chúng em có gần hai tháng thực tập tại thư viện Việnnghiên cứu Đông Nam Á giúp cho chúng em có cái nhìn mới hơn về môn ngành

mà chúng em đang theo học

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng thư viện đã giúp đỡ

em rất nhiều về mặt chuyên môn nghiệp vụ và đặc biệt em xin trân thành cảm ơnchị Nguyễn Thị Đức Hạnh và chị Nguyễn Thị Nga đã hướng dẫn, chỉ bảo tậntình, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cha mẹ gia đình và bạn

bè đã luôn luôn động viên giúp đỡ em trong học tập

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Vũ Thị Hảo

Lời mở đầu

Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới theo hướng Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và đã thu được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vựcđời sống - xã hội Trong đó, thành tựu quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sựphát triển của nền kinh tế Việt Nam mà chúng ta phải nói đến là nền giáo dục.Trong những năm gần đây việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ luôn đượcquan tâm đặt lên hàng đầu, nhiều trường Đại học, Cao đẳng đã đào tạo chấtlượng nguồn nhân lực nhiều chất xám phục vụ tích cực vào sự phát triển của đấtnước trên nhiều lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, giáo dục, … Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội là một trong những ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện.Trường trước đây còn có tên gọi khác là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp

vụ Văn phòng I, đây là ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện có kinhnghiệm lớn nhất cả nước Việc đào tạo “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” đượclãnh đạo nhà trường và các Khoa đặc biệt quan tâm với phương châm đào tạo

“Học đi đôi với hành” Hàng năm qua, Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội củaTrường luôn cử sinh viên đi thực tập về chuyên ngành Thư viện nhằm trang bịcho sinh viên những kiến thức thực tiễn vững vàng, phục vụ tốt cho công việcsau khi ra trường

Với sự nhận thức đúng đắn về vai trò cũng như tầm quan trọng của đợtthực tập tốt nghiệp đồng thời với sự hỗ trợ của Khoa Văn hóa – Thông tin và xãhội của Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội, em đã thực tập tại Viện Hàn Lâmkhoa học xã hội, tại Viện Nghiên cứu Đông Nam Á từ ngày 2/3 đến hết ngày24/4/2015 với chuyên ngành chính là Thư viện Trong thời gian thực tập tạiViện Nghiên cứu Đông Nam Á, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của cácchị nhất là chị Hạnh và chị Nga , em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm vàđược trải nghiệm thực tế trong chuyên ngành Thư viện mà em đang theo học

Qua gần 8 tuần thực tập tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em đã thuđược nhiều kiến thức và những kinh nghiệm vô cùng quý báu từ thực tiễn côngviệc và từ những cán bộ Thư viện Những kiến thức và kinh nghiệm này rất cầnthiết cho nghề nghiệp của em trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội củaTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội; cảm ơn các chị trong Viện nghiên cứu ĐôngNam Á, nhất là chị Hạnh và chị Nga đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốtnhiệm vụ trong thời gian thực tập này.

Do thời gian thực tập còn ngắn và năng lực bản thân em còn nhiều hạnchế nên bản báo cáo thực tập Tốt nghiệp không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót

Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo trong nhà trườngcũng như các chị trong Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và các bạn sinh viên đểbản báo cáo này của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Vũ Thị Hảo

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

A TỔNG QUAN CHUNG 6

1 Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 6

2 Giới thiệu chung về Viên nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á 7

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

2.1.1 Quá trình thành lập 7 2.2 Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á 9

2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện 9

2.2.2 Cơ cấu tổ chức 10

2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện 10

2.2.4 Đối tượng phục vụ 11

2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có: 13

3 Vốn tài liệu 14

3.1 Cơ sở dữ liệu 15

3.1.1 Sách: 15

3.1.2 Báo, tạp chí: 16

3.1.3 Tư liệu: 17

3.1.4 Tài liệu tra cứu: 18

3.2 Các nguồn lực thông tin 19

3.2.1 Nguồn thông tin điện tử: 19

3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet 20

4 Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện 21

4.1 Nguồn tài liệu trao đổi 21

4.2 Nguồn nhận tặng 23

5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện 24

B QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 25

1 Quá trình thực tập tại thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á 25

1.1 Đăng ký tài liệu 26

1.2 Xử lý tài liệu 27

1.3 Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDS-ISIS for window 28

1.4 Dãn nhãn và xếp giá: 28

1.5 Hồi cố tài liệu: 28

1.6 Phục vụ bạn đọc: 29

1.7 Bảo quản tài liệu 30

1.8 Khai thác tìm tin trên Internet 30

2 Tổ chức kho sách 30

3 Các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện mới hiện có 31

3.1 Các sản phẩm thông tin-thư viện 31

3.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện 32

3.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 32

3.2.2 Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin 33

4 Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập 35

4.1 Thuận lợi: 35

4.2 Khó khăn: 35

C: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 36

1 Ưu điểm 36

2 Nhược điểm 36

3 Kiến nghị 36

PHỤ LỤC 38

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

D NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 41

A TỔNG QUAN CHUNG

1 Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,

có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấpluận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiếnlược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đấtnước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn chính sách pháttriển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoahọc xã hội của cả nước

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có một quá trình pháttriển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử

- Địa lý - Văn học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học

xã hội (trực thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy banKhoa học xã hội Việt Nam, Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốcgia, Viện Khoa học xã hội Việt Nam Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày

26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22tháng 02 năm 2013, Viện chính thức mang tên là Viện Hàn lâm Khoa học xãhội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là nơi tập trung cácnhà khoa học xã hội đầu ngành, với trên 2000 người, trong đó hơn 700 cán bộ cóhọc hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ thuộc cáclĩnh vực khoa học xã hội, làm việc trong 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện,

32 đơn vị nghiên cứu khoa học, 5 đơn vị sự nghiệp khác (trong đó có 1 cơ sởđào tạo sau đại học và 2 nhà xuất bản) Cùng với nhiều viện nghiên cứu thànhviên có trụ sở chính tại Hà Nội, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

có Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ đặt tại thành phố Đà Nẵng, Viện Khoahọc xã hội vùng Nam Bộ đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học xã hộivùng Tây Nguyên đặt tại thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk

 Học viện Khoa học xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội

Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm

2010 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở thống nhất 17 cơ sở đào tạo trướcđâythuộc các viện nghiên cứu chuyên ngành Học viện Khoa học xã hội là cơ sởđào tạo sau đại học về các ngành khoa học xã hội với 58 chuyên ngành đào tạo,trong đó có 44 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ và 14 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 32 tạp chí khoa học đượcxuất bản bởi các viện nghiên cứu thành viên Thư viện Khoa học xã hội thuộcViện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thư viện tổng hợp và đa ngành vớinguồn tài nguyên thông tin phong phú và đa dạng vào bậc nhất trong nước

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện nghiên cứu Đông Nam Á Chức năng:

Chức năng cơ bản của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là: Từ góc độkhoa học xã hội và nhân văn tiến hành nghiên cứu về Đông Nam Á và các khuvực có quan hệ trên hai bình diện- Đông Nam Á là một khu vực lịch sử-văn hóa

và Đông Nam Á là một khu vực chiến lược hiện đại, nhằm góp phần cung cấpcác căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội và đối ngoại củaĐảng và Nhà nước đối với khu vực; xây dựng bộ môn Đông Nam Á học ViệtNam, nhằm phục vụ nghiên cứu giảng dạy về Đông Nam Á trên các lĩnh vựcđào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam Á

Nhiệm vụ:

Xây dựng phương hướng chương trình, kế hoạch nghiên cứu dàihạn và ngắn hạn trên các lĩnh vực lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội củacác nước Đông Nam Á và khu vực có quan hệ nhằm tập trung giải quyết các yêucầu cơ bản sau:

* Nghiên cứu những vấn đề chiến lược phát triển kinh tế, xã hội,quan

hệ quốc tế của các nước Đông Nam Á, các khu vực có quan hệ, góp phần cungcấp căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội, đối ngoại của Đảng

và Nhà nước ta đối với khu vực

- Tìm hiểu phát triển tổng kết và giới thiệu lịch sử văn hóa ĐôngNam Á theo quan điểm tổng thể với phương pháp tiếp cận tổng hợp liên ngành,

đa ngành nhằm làm sáng tỏ các giá trị văn hóa và mối quan hệ giữa các nướcĐông Nam Á, góp phần nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau của nhân dân ta và nhândân các nước trong khu vực để xây dựng một Đông Nam Á hòa bình, ổn định,hữu nghị, hợp tác và phát triển

- Tiến hành trao đổi hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực nghiên cứukhoa học về Đông Nam Á trước hết với các nước trong khu vực và các trungtâm nghiên cứu trên thế giới

- Tổ chức đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam á có trình độđại học, trên đại học và tham gia giảng dạy tại các trường Đại học về môn khoahọc này

- Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất kỹthuật cần thiết cho công tác nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài

Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ trên Viện nghiên cứu ĐôngNam Á có tổ chức các phòng ban cơ bản như sau:

 Phòng nghiên cứu văn hóa Đông Nam Á

 Phòng nghiên cứu những vấn đề dân tộc, tôn giáo, môi trường ĐôngNam Á

 Phòng nghiên cứu chính trị và quan hệ quốc tế Đông Nam Á hiện đại

 Phòng nghiên cứu hợp tác và phát triển kinh tế Đông Nam Á

 Phòng nghiên cứu Lào

 Phòng nghiên cứu Campuchia

 Phòng nghiên cứu Thái lan Myanma

 Phòng nghiên cứu Inđônêxia, Mailaixia, Brunây

 Phòng nghiên cứu Philippin, Xingapo

 Phòng nghiên cứu Ấn Độ

 Phòng nghiên cứu Autralia

 Tạp chí nghiên cứu Đông Nam Á

 Phòng Thư viện-Tư liệu-Thông tin

- Lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á cụ thể là

các tài liệu nghiên cứu văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, khảo cổ học,văn học, chính trị…của các nước trong khu vực

- Thư viện còn biên soạn các thư mục thong báo chuyên nghành –chuyên đề giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian tìm tài liệu, tập trung vàothời gian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu nhanhchóng được đưa vào thực tiễn

- Thư viện còn trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giúp độcgiả nhanh chóng tìm được tài liệu cụ thể có hệ thống mà còn giúp họ tìm đượcnguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu khai thác thông tin

- Thư viện phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu,

tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng hợp,báo,tạp chí, chuyên đề…tổ chức công tác tra cứu theo yêu cầu của người dùng

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Phòng thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ tốt nghiệp Đạihọc Thư viện ở Liên Xô cũ, còn 4 cán bộ trẻ tốt nghiệp Đại học Văn hóa và Đạihọc Đông Đô Họ đều sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ ( tiếng Anh, tiếngPháp Tiếng Nga) Các cán bộ này thường xuyên được cử đi học các lớp bồidưỡng nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốcgia, Viện Thông tin Khoa học xã hội tổ chức

Phòng có 3 cán bộ tốt nghiệp sau Đại học tại trường Đại học Văn hóa HàNội, đội ngũ cán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu hoạt độngthong tin-thư viện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụngười dùng tin, các công việc này đều được phân công cụ thể, phù hợp với nănglực của từng cán bộ

2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện

Là một thư viện phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt Nam cả vềnghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á đã được đầu

tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát triển về kinh tế,

xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

Thư viện được bố trí làm 2 phòng (khoảng 140 mét vuông) tại tầng 8trong đó có 1 phòng dùng làm Kho và Phòng đọc, 1 phòng gồm bộ phận trao đổi

và xử lý nghiệp vụ Các phòng đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút

ẩm, máy điều hòa, quạt thông gió, quạt điện

Các phương tiện làm việc gồm 9 máy vi tính, trong đó 5 máy tính đượcnối mạng, 4 máy phục vụ cho việc dịch và xử lý tài liệu, , 2 máy in laser, 1 máyscanner, 4 đầu ghi CD, 1 máy photocopy, bàn ghế tiện nghi, tủ đựng, hệ thốnggiá kệ… và các hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biếnthông tin và người dùng tin Nhìn chung, trang thiết bị của thư viện tương đốihiện đại đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tin của bạn đọc (bởi vì kinh phí cho thưviện còn hạn chế thường số kinh phí đó được dùng để bổ sung các tài liệu vàokho sách) nên việc đầu tư cho trang thiết bị còn hạn hẹp

Bên cạnh đó, thư viện cũng gặp không ít những khó khan về diện tíchphòng còn hẹp vì kho và phòng đọc chung, gây ảnh hưởng đến tâm lý ngườidùng tin, thiếu yên tĩnh, qua đó làm giảm nhu cầu tra cứu và đọc tại chỗ của họ.Phòng xử lý nghiệp vụ không đủ chỗ chứa các máy móc, tài liệu và chỗ ngồi chocán bộ dẫn đến giảm năng suất lao động, và chất lượng công việc của cán bộ thưviện vì vậy mà các cán bộ mang tài liệu về nhà làm…

2.2.4 Đối tượng phục vụ

Hoạt động thông tin - thư viện của từng cơ quan đều cần phải nghiên cứuthành phần bạn đọc và nhu cầu tin của người dùng tin Có như vậy mới có thểkích thích nhu cầu tin của họ phát triển dựa trên nguyên lý định hướng tới người

sử dụng hoặc do người sử dụng chi phối Phục vụ người đọc, người dùng tin làmục tiêu quan trọng của bất cứ một thư viện nào Càng phục vụ người đọc,người dùng tin thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng Vì vậy, nếu không

có độc giả thì thư viện mất luôn mục đích tồn tại của mình Nói cách khác, chínhngười đọc, người dùng tin đưa toàn bộ cơ chế của mối quan hệ lẫn nhau giữavốn tài liệu, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất thư viện vào hoạt động

Ngày nay hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trò không thể thiếu nhất

là trong quá trình nghiên cứu khoa học tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á Mỗicán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, sinh viên đều trở thành những người sửdụng thông tin tích cực của bất kỳ thư viện nào

Người dùng tin của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á có thể đượcchia làm ba nhóm chính:

+ Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy:

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tincủa thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á Họ quan tâm đến các vấn đề lịch sử

và hiện đại của khu vực Đông Nam Á cũng như từng quốc gia trong khu vực

Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:

-Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành ĐôngNam Á

-Thông tin về các vấn đè chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc

tế… của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á

-Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước vềcác vấn đề trong khu vực, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống củaĐông Nam Á và của từng quốc gia trong khu vực

-Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động củatình hình thế giới đến các nước trong khu vực

+ Nhóm cán bộ quản lý

Đặc điểm của người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo,quản lý ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án,công trình nghiên cứu Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song có vai trò hếtsức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứucủa cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị, những cứ liệu khoa học nhằmgóp phần hoạch định các chính sách giải quyết các vấn đề của Việt Nam liênquan đến khu vực và quốc tế Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là

- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủchương chính sách của Đảng và Nhà nước về qủn lý khoa học (đặc biệt là quản

lý cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với khu vực

-Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế xã hội, xu hướng phát triển nộitại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài

- Thông tin ngành, có tính dự báo các vấn đề “nóng” của khu vực

Việc tổ chức và khai thác vốn tài liệu phục vụ các cán bộ lãnh đạo, quản

lý là việc làm hết sức quan trọng, yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàndiện giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xácđịnh chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn Ngoài ra còn có nghiên cứusinh, học viên Cao học trong cũng như ngoài nước của các trường Đại học, Caođẳng có nhu cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á Tất cả nhữngđối tượng này đều được phục vụ tại chỗ, hoặc có thể photo tài liệu khi bạn đọcyêu cầu, thư viện còn phục vụ cho mượn sách về nhà đối với các cán bộ nghiêncứu của Viện và các cơ quan khác

+ Nhóm các sinh viên

Phòng thư viện còn tổ chức phục vụ tất cả các sinh viên (chủ yếu là nămthứ 4) của các trường đại học làm các bài báo cáo, tiểu luận, khóa luận tốtnghiệp Nhu cầu tin của họ thường ít chuyên sâu hơn hai nhóm trên nhưng họ

có đời sống tinh thần rất phong phú do đặc điểm tuổi trẻ chi phối họ tham giavào hầu hết các hoạt động của đời sống cũng như xã hội nên việc đáp ứng nhucầu tin của họ thường đơn giản hơn so với 2 nhóm trên Được thể hiện rõ ràngqua bảng sau:

Bảng phân loại trình độ học vấn của người dùng tin trong thư viện:

2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:

- Mượn về nhà được người dùng tin ưa thích nhất (thường là những cán

bộ trong Viện), giúp tiết kiêm thời gian, mang lại hiệu quả cao vì họ có thể tranhthủ đọc tài liệu tại nhà có điều kiện nghiền ngẫm, không bị giới hạn bởi thờigian nên họ có điều kiện nghiền ngẫm xem xét các khía cạnh của vấn đề mộtcách sâu sắc

- Đọc tại chỗ (thường là người dùng tin ngoài viện, nghiên cứu sinh, sinh

viên các trường Đại học) được bạn đọc thường xuyên sử dụng vì đối tượng độcgiả này không được phép mượn tài liệu này về nhà mà chỉ có thể đọc tại chỗ,nếu thấy cần thiết thì sao chụp lại tài liệu.

- Tra cứu trên cơ sở dữ liệu

- Tra cứu trên mạng Internet

- Sao chụp tài liệu cũng được nhiều bạn đọc sử dụng nhất là người dùngtin ở ngoài viện

- Thông báo tài liệu mới ít được bạn đọc quan tâm

- Thư mục chuyên đề

- Tra cứu mục lục truyền thống hầu như khi bạn đọc đến tra cứu tài liệuđều bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính hình thức này ít được sử dụng bởi vì nómất nhiều thời gian hơn tra cứu trên máy tính mà bạn đọc của thư viện hầu hết làngười có trình độ cao

Nhìn chung, các dịch vụ thông tin của thư viện còn đơn giản, hầu nhưchưa vượt khỏi ranh giới của một thư viện truyền thống Chưa có các sản phẩmdịch vụ có giá trị tang cao Điều này, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải cố gắnghơn nữa để có các sản phẩm dịch vụ mới hơn, phục tốt cho nhu cầu tin của bạnđọc

Thư viện đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu hoànthiện bộ máy tra cứu nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong nhữngthư viện đi đầu trong quá trình tin học hóa hoạt động Thông tin- Thư viện củaViện Khoa học xã hội Việt Nam Nguồn lực thông tin của Thư viện ngày càng

đa dạng và phong phú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày naynguồn thông tin đã được bổ sung thêm các dạng thức điện tử Nhận thức đượcvai trò của nguồn lực thông tin điện tử, Thư viện đã tích cực triển khai xây dựng

cơ sở dữ liệu (CSDL) từ năm 1995 Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL là:

CSDL sách (gồm sách Tiếng Việt, sách tiếng La tinh, sách Tiếng Anh,sách tiếng bản địa )

- CSDL tạp chí

- CSDL tư liệu

- CSDL sách tiếng Nga

- Các CSDL này đã và đang phục vụ bạn đọc có hiệu quả

Vốn tài liệu của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á được chia làm

3 nhóm chính:

- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, tư liệu)

- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL)

- Nguồn thông tin trên Internet

3.1 Cơ sở dữ liệu

3.1.1 Sách:

Số lượng sách trong Thư viện hiện nay khoảng hơn 28.000 cuốn gồmnhiều ngôn ngữ khác nhau như sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếngcác nước trong khu vực Đông Nam Á như Thái Lan (khoảng 400 cuốn), Lào,Campuchia…phục vụ khá tốt cho việc nghiên cứu, giảng dạy, và học tập củabạn đọc Trong bảng thống kê nội dung tài liệu có thể nhận thấy tài liệu về cácchủ đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, văn học có số lượng tương đối nhiều

so với các chủ đề khác Điều đó cũng là hợp lý vì phù hợp với lĩnh vực nghiêncứu của các nhà khoa học Các tài liệu về an ninh, dân tộc học, tôn giáo, môitrường có số lượng khá khiêm tốn Tuy nhiên, trong những năm gần đây vàtrong chiến lược phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam á tới năm 2010, cácvấn đề về cộng đồng an ninh, xung đột sắc tộc, di dân tự do tác động đến môitrường và phát triển đã thu hút được sự quan tâm của nhiều người Vì vậy, cần

phải thu thập nhiều tài liệu về các chủ đề này Trong thời gia tới Thư viện cần có

sự điều chỉnh bổ sung tài liệu theo các chủ đề cho hợp lý hơn

- Sách tiếng Nga: Số lượng sách nghiên cứu về lịch sử chiếm đa số Đâycũng là các tài liệu nghiên cứu cơ bản về Đông Nam á của các nhà khoa họcNga

- Sách tiếng bản địa: Chủ yếu là sách về chính trị và nông nghiệp, giá trịnội dung cũng không cao Hầu hết là sách xuất bản từ những năm 70-80 Sáchmới không có nhiều

Sách được xếp theo thứ tự từ trái sang phải và xếp theo khổ (xếp theohình thức) để thuận tiện cho việc tra tìm ví dụ như: Vv, Lv, VB…

3.1.2 Báo, tạp chí:

Gồm 80 loại báo trong nước và nước ngoài, hơn 100 tạp chí tiếng Việt vàtiếng nước ngoài (khoảng 30.000 bản) Đây là loại hình tài liệu cung cấp thông

tin nhanh chóng, kịp thời rất thuận tiện và có hiệu quả trong công tác phục vụ.

Vì vậy, Thư viện Viện Đông Nam Á luôn chú trọng tổ chức xác định vốn báotạp chí như thế nào để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời pháthuy thế mạnh của hai loại hình tài liệu đó

Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam Á là tạp chí do Viện xuất bản, được lưugiữ đầy đủ từ năm 1992 đến nay và được đóng bìa cứng để bạn đọc dễ dàng sửdụng và tra cứu Toàn bộ các bài trong tạp chí này cũng đã được xử lý và đưavào CSDL Đây chính là các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà nghiêncứu trong và ngoài nước về Đông Nam á và được rất nhiều bạn đọc quan tâm vì

đã cung cấp những thông tin và kết quả nghiên cứu mới nhất về chuyên ngànhnày

Ngoài ra, thư viện còn có các loại tạp chí khác liên quan đến nghiên cứuĐông Nam á như Tạp chí Đông Nam á (tạp chí do Hội khoa học Đông Nam á -Việt Nam xuất bản), Tạp chí Việt Nam - Đông Nam á Ngày nay và rất nhiềuTạp chí khác như Tạp chí Dân tộc học, Khảo cổ học, Xã hội học, Nghiên cứuKinh tế, Nghiên cứu Quốc tế, Cộng sản

Nguồn tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp của Thư viện cũng rất phong phú

Do Thư viện có quan hệ trao đổi tốt, thư viện đã sưu tập được trọn bộ Tạp chíAsian Survey (xuất bản phẩm của trường Đại học Berkeley) từ năm 1960 Tạpchí này có rất nhiều bài nghiên cứu sâu về Đông Nam á và được nhiều nhà khoahọc quan tâm Thư viện cũng đã tiến hành xử lý và đưa vào CSDL tất cả các bài

về Đông Nam á và đã đưa ra phục vụ bạn đọc

Rất nhiều tạp chí hay, có giá trị về Đông Nam Á cũng được thư viện bổsung và cập nhật từ năm 1995 trở lại đây như:

- ASEAN Briefing

- ASEAN Economic Bulletin

- Asia & Pacific Review

- Asia Today

- Asian American Policy Review

- Asian Economic Review

- Asian Folklore Studies

- Asian Monitor - Southeast Asia

- Asian Perspectives

- Far Eastern Economic Review

- Foreign Affairs

- Journal of Southeast Asian Studies

- Southeast Asian Journal

- Southeast Asian Research

- Southeast Asian Affairs

- Southeast Asian Review

- Southeast Asian Journal of Social Science

3.1.3 Tư liệu:

Khoảng 4000 bản gồm các báo cáo khoa học, tài liệu Hội thảo, Hội nghị,luận án, luận văn các tài liệu quý hiếm về Đông Nam Á, ASEAN Campuchia…đây thường là những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, phục vụ đắc lực cho vấn

đề nghiên cứu thường là những tài liệu không công bó và lưu hành nội bộ, kho

tư liệu này giúp cán bộ nghiên cứu trong viện có điều kiện tham khảo tài liệu

nghiên cứu chuyên sâu về khu vực và từng nước, tuy nhiên tư liệu này chỉ chiếm

tỷ lệ nhỏ trong vốn tài liệu của thư viện Để phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng,toàn bộ kho tư liệu đều được xử lý rất kỹ lưỡng và phân theo quốc gia và khuvực

3.1.4 Tài liệu tra cứu:

Khoảng 2000 cuốn với nội dung bao quát mọi hướng nghiên cứu củangười dùng tin từ các tác giả các tác phẩm văn học, các thuật ngữ lí luận văn họcmới các thuật ngữ khoa học xã hội, từ điển song ngữ, tam ngữ kể cả các ngônngữ không thông dụng

Tài liệu tra cứu gồm 3 loại chính:

- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo

- Bách khoa toàn thư

- Từ điển

 Tài liệu mang tính chất chỉ đạo: ở thư viện, các tài liệu mang tính

chất chỉ đạo được sử dụng nhiều như:

- Văn kiện đại hội Đảng

- Tài liệu học tập nghị quyết của Đảng

- Công báo: Đăng các văn kiện của nhà nước từ Quốc hội đến hội đồngnhân dân và các Bộ ban nghành từ Trung ương đến các Địa phương

Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là tài liệu vô cùng quan trọng vì vậythư viện rất chú trọng, bảo quản, lưu giữ và đưa ra phục vụ ngày càng rộng rãigóp phần phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước

 Bách khoa toàn thư:

Cùng với chức năng là công cụ để tra cứu tổng hợp được bổ sung mộtcách chi tiết Hai bộ bách khoa thư mà được độc giả sử dụng nhiều là Bách khoatri thức phổ thông và Almanach các nền văn minh thế giới

Việt – Lào, Từ điển Việt – Pháp, Từ điển Việt – Campuchia, Từ điển Việt, Từ điển Việt -Nhật, Từ điển Khơme-Việt….

Trung-Ngoài ra, trong thư viện còn có các loại từ điển về môn ngành tri thứcnhư: Từ điển kinh tế thị trường xã hội, từ điển kinh tế ngoại thương và hang hải,

Từ điển văn học, từ điển tiếng Việt…

Các loại từ điển này là cơ sở tra cứu đáng tin cậy của bạn đọc vì có nộidung tổng hợp, giải thích ngắn ngọn những từ ngữ, khái niện chuyên ngành vềnghiên cứu Đông

- Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi trên thị trường, ai cũng

có thể mua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan xuất bản

- Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệuđược đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các trường Đạihọc, các tổ chức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và khôngkiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại

Nguồn tài liệu “chất xám” của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là các luận

án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảokhoa học, bản dịch các tài liệu nước ngoài, báo cáo điền dã, báo cáo tập sự Những tài liệu này thường chứa những thông tin mới nhất, chuyên sâu nhất vớihàm lượng kiến thức khoa học cao trong các lĩnh vực mà nó xem xét và nghiêncứu đề cập đến

Trải qua quá trình 30 năm hoạt động và phát triển, vốn tài liệu của Việnnghiên cứu Đông Nam Á đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú vềchất l ượng và số lượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau

3.2 Các nguồn lực thông tin

3.2.1 Nguồn thông tin điện tử:

Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại với kỹ thuật điện từ

và kỹ thuật số để ghi các tín hiệu văn bản, âm thanh, hình ảnh đã tạo ra nhữngtài liệu mới có khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn PhòngThư viện cũng đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy tính như:CSDL sách (11.600 biểu ghi), CSDL sách tiếng Nga (1.570 biểu ghi), CSDL tạp

chí (8.400 biểu ghi), CSDL tư liệu (8.700 biểu ghi).

Các CSDL này được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for windows vớicác quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyênđược cập nhật, hiệu đính, bổ sung và sửa chữa

Ngoài ra thư viện còn có một số CD-ROM học tiếng Anh, tiếng Thái Lan,CD-ROM về các bài đăng trong tạp chí Southeast Asan Affairs 1974-2003, CD-ROM về một số lễ hội của các nước Đông Nam Á

Nguồn thông tin điện tử còn lưu giữ nhiều các tấm ảnh tư liệu, băng hình,băng tiếng, phim… Hiện tại thư viện có 2000 tấm ảnh chụp lại được về thực tếcuộc sống, phong tục tập quán, sinh hoạt văn hóa lễ hội… của các dân tộc ViệtNam và Đông Nam Á

Ngoài ra, các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội thảo khoa học, hội thảoQuốc tế quan trọng do Viện tổ chức cũng được lưu giữ thông qua các bức ảnh tưliệu, các băng hình và đĩa CD-ROM

Trong kho thư viện còn lưu giữ được khoảng hơn 100 băng học ngoại ngữcủa các nước như: Anh, Malaysia, Thái Lan, Lào…

Đây đều là những tài liệu quan trọng quý hiếm nên chỉ phục vụ các cán bộtrong viện nhằm mục đích nghiên cứu chứ không phục bạn đọc ngoài viện

3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet

Người dùng tin ở nhóm quản lý, nhóm nghiên cứu và giảng dạy là nhữngcán bộ của Viện được khai thác Internet miễn phí tại thư viện Điều này cũngthu hút được nhiều người dùng tin ở các viện khác tới tìm kiếm thông tin tạiviện

Các Website thường xuyên được truy cập là:

- http://www.asean.org bao gồm các thông tin về mọi lĩnh vực kiên quanđến khu vực Đông Nam Á

- http://www.nus.edu.sg/ giới thiệu các thông tin về cơ cấu, tổ chức hoạtđộng khoa học, các chuyên nghành đào tạo của Trường Đại học Quốc giaSingapore

- http://www.iseas.edu.sg trang web của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

4 Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện.

4.1 Nguồn tài liệu trao đổi.

Ngoài nguồn tài liệu có được do đặt mua, số lượng sách, báo và tạp chícủa Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng được bổ sung về khá nhiềuthông qua con đường trao đổi Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức

để bổ sung tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài hiện đang có xu hướngngày càng phát triển mạnh trên thế giới

Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên rấtnhiều tài liệu, tạp chí quan trọng đã được nhập vào thư viện Viện nghiên cứuĐông Nam á Việc trao đổi này mang lại lợi ích tài chính rất lớn, thông qua việcgửi một số sách và tạp chí do Viện xuất bản, thư viện đã nhận lại số lượng tàiliệu ngang bằng nhưng giá trị thì lớn hơn rất nhiều Hiện nay, Thư viện đangtrao đổi định kỳ tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á (2 tháng gửi 1 số) với 4 nơi:Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington,Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore

Thông qua mối quan hệ với Thư viện Quốc hội Mỹ, nhiều quan hệ với cáctrường Đại học Mỹ đã được thiết lập như:

- Thư viện Trường Đại học Berkeley (California)

- Thư viện Trường Đại học Washington

- Thư viện Trường Đại học Cornell

- Thư viện Trường Đại học Yale

- Thư viện Trường Đại học Arizona

- Thư viện Trường Đại học Michigan

Và một số mối quan hệ với Thư viện trường Đại học Kyoto (Nhật Bản),Viện Nghiên cứu Đông Nam á Singapore, Trường Đại học Chulalongkorn,Thammasat, Mahasarakham (Thái Lan), Trường Đại học Malaya (Malaysia),Đại học Quốc gia Philippines

Trong điều kiện kinh phí của thư viện còn hạn hẹp, thư viện không thựchiện được đều đặn việc thỏa thuận trao đổi tài liệu 1 đổi 1 với một số thư việnnhưng các thư viện của Mỹ vẫn thường xuyên gửi tài liệu cho thư viện Việnnghiên cứu Đông Nam á bởi vì họ có quỹ trao đổi hàng năm, họ coi thư việnViện nghiên cứu Đông Nam á là thư viện đầu ngành về Đông Nam á của ViệtNam, các tài liệu của họ đã chuyển thành vi phim nên họ gửi bản giấy (sách) chothư viện Các thư viện trên đều là bộ phận của những trung tâm lớn nghiên cứu

về Đông Nam á của Mỹ nên họ có rất nhiều tài liệu quan trọng về Đông Nam á.Nguồn tài liệu mà Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á nhận được (thông quahình thức trao đổi) chiếm 1/2 số sách và tạp chí tiếng nước ngoài có trong thưviện

Thông qua quan hệ trao đổi này, trường Đại học Cornell đã gửi cho Thưviện toàn bộ tạp chí Asian Survey từ năm 1960 đến năm 1999, từ năm 2000 đếnnay do Thư viện Đại học Berkeley gửi Đặc biệt là trong chương trình tài trợnăm 1996, Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore (được quỹ Ford hỗ trợ kinhphí) đã gửi 200 cuốn sách do ISEAS Singapore xuất bản từ năm 1968 đến năm

1996 cùng với toàn bộ tạp chí Economic Bulletin và Contemporary of SoutheastAsian

Đây là chương trình thành công nhất của Viện nghiên cứu Đông Nam ácũng như Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện vì thông qua mối quan hệ vớiThư viện Quốc hội Mỹ đã thiết lập được mối quan hệ với các trung tâm Nghiêncứu về Đông Nam á của Mỹ, Nhật Bản và Australia Thư viện cũng trở thành cơquan cung cấp toàn bộ ấn phẩm về Việt Nam (sách, báo, tạp chí) cho các thưviện trên Ngoài ra, năm 1994 Thư viện Quốc hội Mỹ còn trang bị cho PhòngThông tin - Tư liệu- Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á 1 máy photocopy, 2máy điều hòa nhiệt độ, 2 máy vi tính (mở đầu thời kỳ tin học hóa hoạt động của