Báo cáo thực tập thư viện tại Viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

Mục lụcLời cảm ơnLời nói đầuA. TỔNG QUAN CHUNG1.Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam2.Giới thiệu chung về Viện nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.1Quá trình thành lập và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.1.1Quá trình thành lập2.1.2Chức năng nhiệm vụ vủa Viện nghiên cứu Đông Nam Á2.2Hoạt động của phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.2.1Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.2.2.2Cơ cấu tổ chức2.2.3Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của Thư viện.2.2.4Đối tượng phục vụ.2.2.5Các dịch vụ vủa thư viện3.Vốn tài liệu.3.1 Cơ sở dữ liệu.3.1.1 Sách.3.1.2 Báo tạp chí3.1.3 Tư liệu3.1.4 Tài liệu tra cứu3.2 Các nguồn lực thông tin3.2.1 Nguồn lực thông tin văn bản3.2.2 Nguồn thồn tin điện tử 3.2.3 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet 4. Hoạt động trao đổi thông tin của Thư viện4.1 Nguồn tài liệu trao đổi4.2 Nguồn nhận tặng 5. Ứng dụng công nghệ thông tinB. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP1.Quá trình thực tập tại viện nghiên cứu Đông Nam Á1.1Đăng ký tài liệu1.2Xử lý tài liệu1.3Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDSISIS for Windown.1.4Dãn nhãn và xếp giá1.5Hồi cố tài liệu1.6Phục vụ bạn đọc1.7Bảo quản tài liệu1.8Khai thác tìm tin trên mạng Internet2.Tổ chức kho sách3.Nhật ký công việc trong 08 tuần đi thực tập4.Các sản phẩm dịch vụ thông tinthư viện4.1Các sản phẩm thông tin thưviện4.2Các dịch vụ thông tinthư viện5. Ứng dụng công nghệ thông tin6. Tổ chức các nguồn lực thông tin7. Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tậpC. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ1. Ưu điểm2. Nhược điểm3. Kiến nghịDanh mục tài liệu tham khảoD. NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

B LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới theo hướng Công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và đã thu được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vực đời sống - xã hội Trong đó, thành tựu quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam mà chúng ta phải nói đến là nền giáo dục Trong những năm gần đây việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ luôn được quan tâm đặt lên hàng đầu, nhiều trường Đại học, Cao đẳng đã đào tạo chất lượng nguồn nhân lực nhiều chất xám phục vụ tích cực vào sự phát triển của đất nước trên nhiều lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, giáo dục, … Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội là một trong những ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện Trường trước đây còn

có tên gọi khác là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, đây là ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện có kinh nghiệm lớn nhất cả nước Việc đào tạo “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” được lãnh đạo nhà trường và các Khoa đặc biệt quan tâm với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành” Hàng năm qua, Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội của Trường luôn cử sinh viên đi thực tập về chuyên ngành Thư viện nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tiễn vững vàng, phục vụ tốt cho công việc sau khi ra trường.

Với sự nhận thức đúng đắn về vai trò cũng như tầm quan trọng của đợt thực tập tốt nghiệp đồng thời với sự hỗ trợ của Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội của Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội, em đã thực tập tại Viện Hàn Lâm khoa học xã hội, tại Viện Nghiên cứu Đông Nam Á từ ngày 2/3 đến hết ngày 24/4/2015 với chuyên ngành chính là Thư viện Trong thời gian thực tập tại Viện Nghiên cứu Đông Nam Á, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của các chị nhất là chị Hạnh

và chị Nga , em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và được trải nghiệm thực tế trong chuyên ngành Thư viện mà em đang theo học.

Qua gần 8 tuần thực tập tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em đã thu được nhiều kiến thức và những kinh nghiệm vô cùng quý báu từ thực tiễn công việc và

từ những cán bộ Thư viện Những kiến thức và kinh nghiệm này rất cần thiết cho nghề nghiệp của em trong tương lai.

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; cảm ơn các chị trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á, nhất

là chị Hạnh và chị Nga đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập này.

Do thời gian thực tập còn ngắn và năng lực bản thân em còn nhiều hạn chế nên bản báo cáo thực tập Tốt nghiệp không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót Vì vậy

em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo trong nhà trường cũng như các chị trong Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và các bạn sinh viên để bản báo cáo này của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Vũ Thị Hảo

Mục lục

Lời cảm ơn

Lời nói đầu

A TỔNG QUAN CHUNG

1 Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

2 Giới thiệu chung về Viện nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.

2.1 Quá trình thành lập và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.1.1 Quá trình thành lập

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ vủa Viện nghiên cứu Đông Nam Á

2.2 Hoạt động của phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á

2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện

3.2.1 Nguồn lực thông tin văn bản3.2.2 Nguồn thồn tin điện tử 3.2.3 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet

4 Hoạt động trao đổi thông tin của Thư viện

4.1 Nguồn tài liệu trao đổi

1.5 Hồi cố tài liệu 1.6 Phục vụ bạn đọc 1.7 Bảo quản tài liệu 1.8 Khai thác tìm tin trên mạng Internet

2 Tổ chức kho sách

3 Nhật ký công việc trong 08 tuần đi thực tập

4 Các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện

4.1 Các sản phẩm thông tin thư-viện 4.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện

5 Ứng dụng công nghệ thông tin

6 Tổ chức các nguồn lực thông tin

7 Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập

A TỔNG QUAN CHUNG

1 Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chứcnăng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứkhoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược,quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nướctheo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn chính sách phát triển; đàotạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hộicủa cả nước

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có một quá trình phát triển trải quacác thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Vănhọc, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học xã hội (trực thuộc

Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban Khoa học xã hội ViệtNam, Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia, Viện Khoa học xã hộiViệt Nam Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ViệnHàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22 tháng 02 năm 2013, Viện chínhthức mang tên là Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoahọc xã hội Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành, vớitrên 2000 người, trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư,học vị tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội, làmviệc trong 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, 32 đơn vị nghiên cứu khoa học, 5đơn vị sự nghiệp khác (trong đó có 1 cơ sở đào tạo sau đại học và 2 nhà xuấtbản) Cùng với nhiều viện nghiên cứu thành viên có trụ sở chính tại Hà Nội, ViệnHàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ đặttại thành phố Đà Nẵng, Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ đặt tại thành phố HồChí Minh, Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên đặt tại thành phố Buôn MaThuột, tỉnh Đăk Lăk

 Học viện Khoa học xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam được thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm

2010 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở thống nhất 17 cơ sở đào tạo trướcđâythuộc các viện nghiên cứu chuyên ngành Học viện Khoa học xã hội là cơ sởđào tạo sau đại học về các ngành khoa học xã hội với 58 chuyên ngành đào tạo,trong đó có 44 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ và 14 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ

 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 32 tạp chí khoa học được xuất bảnbởi các viện nghiên cứu thành viên Thư viện Khoa học xã hội thuộc Viện Hànlâm Khoa học xã hội Việt Nam là thư viện tổng hợp và đa ngành với nguồn tàinguyên thông tin phong phú và đa dạng vào bậc nhất trong nước về các lĩnhvực khoa học xã hội

2 Giới thiệu chung về Viên nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

2 1.1 Quá trình thành lập

Viện nghiên cứu Đông Nam Á tiền thân là Ban Đông Nam Á đã chính thức thành lập ngày 09 tháng 09 năm 1983 theo Nghị định số 96 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và được khẳng định lại tại Nghị định số 23/CP ngày 22 tháng 5 năm 1993 của Chính Phủ Viện có tên giao dịch quốc tế là : Institute for Southeast Asian Studies (ISEAS)

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

Chức năng:

Chức năng cơ bản của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là: Từ góc độ khoa học xã

hội và nhân văn tiến hành nghiên cứu về Đông Nam Á và các khu vực có quan hệ trênhai bình diện- Đông Nam Á là một khu vực lịch sử-văn hóa và Đông Nam Á là một khu vực chiến lược hiện đại, nhằm góp phần cung cấp các căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội và đối ngoại của Đảng và Nhà nước đối với khu vực; xây dựng bộ môn Đông Nam Á học Việt Nam, nhằm phục vụ nghiên cứu giảng dạy

về Đông Nam Á trên các lĩnh vực đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam Á

Nhiệm vụ:

Xây dựng phương hướng chương trình, kế hoạch nghiên cứu dài hạn và ngắn hạn

trên các lĩnh vực lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của các nước Đông Nam Á

và khu vực có quan hệ nhằm tập trung giải quyết các yêu cầu cơ bản sau:

* Nghiên cứu những vấn đề chiến lược phát triển kinh tế, xã hội,quan hệ quốc tế của các nước Đông Nam Á, các khu vực có quan hệ, góp phần cung cấp căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nước ta đối với khu vực

- Tìm hiểu phát triển tổng kết và giới thiệu lịch sử văn hóa Đông Nam Á theo quan điểm tổng thể với phương pháp tiếp cận tổng hợp liên ngành, đa ngành nhằm làm sáng tỏ các giá trị văn hóa và mối quan hệ giữa các nước Đông Nam Á, góp phần nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau của nhân dân ta và nhân dân các nước trong khu vực đểxây dựng một Đông Nam Á hòa bình, ổn định, hữu nghị, hợp tác và phát triển

- Tiến hành trao đổi hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực nghiên cứu khoa học về Đông Nam Á trước hết với các nước trong khu vực và các trung tâm nghiên cứu trên thế giới

- Tổ chức đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam á có trình độ đại học, trên đại học và tham gia giảng dạy tại các trường Đại học về môn khoa học này

- Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiếtcho công tác nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài

Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ trên Viện nghiên cứu Đông Nam Á có tổ chức các phòng ban cơ bản như sau:

 Phòng nghiên cứu văn hóa Đông Nam Á

 Phòng nghiên cứu những vấn đề dân tộc, tôn giáo, môi trường Đông Nam Á

 Phòng nghiên cứu chính trị và quan hệ quốc tế Đông Nam Á hiện đại

 Phòng nghiên cứu hợp tác và phát triển kinh tế Đông Nam Á

 Phòng nghiên cứu Lào

 Phòng nghiên cứu Campuchia

 Phòng nghiên cứu Thái lan Myanma

 Phòng nghiên cứu Inđônêxia, Mailaixia, Brunây

 Phòng nghiên cứu Philippin, Xingapo

 Phòng nghiên cứu Ấn Độ

 Phòng nghiên cứu Autralia

 Tạp chí nghiên cứu Đông Nam Á

 Phòng Thư viện-Tư liệu-Thông tin

 Phòng đào tạo

 Phòng hành chính tổ chức

2.2 Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.

2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.

Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á là một bộ phận quan trọng trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á, được thành lập cùng với sự ra đời của Viện nghiên cứu Đông Nam Á nhằm thực hiện một trong những nhiệm vụ chiến lược quan trọng của Viện

- Lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á cụ thể là các tài

liệu nghiên cứu văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, khảo cổ học, văn học, chính trị…của các nước trong khu vực

- Thư viện còn biên soạn các thư mục thong báo chuyên nghành – chuyên

đề giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian tìm tài liệu, tập trung vào thời gian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu nhanh chóng được đưa vào thực tiễn

- Thư viện còn trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giúp độc giả

nhanh chóng tìm được tài liệu cụ thể có hệ thống mà còn giúp họ tìm được nguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu khai thác thông tin.

- Thư viện phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu, tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng hợp,

báo,tạp chí, chuyên đề…tổ chức công tác tra cứu theo yêu cầu của người dùng tin

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Phòng thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ tốt nghiệp Đại học Thư viện ở Liên Xô cũ, còn 4 cán bộ trẻ tốt nghiệp Đại học Văn hóa và Đại học Đông Đô Họ đều sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ ( tiếng Anh, tiếng Pháp Tiếng Nga) Các cán bộ này thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học xã hội tổ chức

Phòng có 3 cán bộ tốt nghiệp sau Đại học tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội, đội ngũ cán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu hoạt động thong tin-thư viện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người dùng tin, các công việc này đều được phân công cụ thể, phù hợp với năng lực của từng cán bộ

2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện

Là một thư viện phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt Nam cả về nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á đã được đầu tư

cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát triển về kinh tế, xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu Đông Nam Á

Thư viện được bố trí làm 2 phòng (khoảng 140 mét vuông) tại tầng 8 trong

đó có 1 phòng dùng làm Kho và Phòng đọc, 1 phòng gồm bộ phận trao đổi và xử

lý nghiệp vụ Các phòng đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, máy điều hòa, quạt thông gió, quạt điện

Các phương tiện làm việc gồm 9 máy vi tính, trong đó 5 máy tính được nối mạng, 4 máy phục vụ cho việc dịch và xử lý tài liệu, , 2 máy in laser, 1 máy scanner, 4 đầu ghi CD, 1 máy photocopy, bàn ghế tiện nghi, tủ đựng, hệ thống giá

kệ… và các hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thông tin

và người dùng tin Nhìn chung, trang thiết bị của thư viện tương đối hiện đại đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tin của bạn đọc (bởi vì kinh phí cho thư viện còn hạn chế thường số kinh phí đó được dùng để bổ sung các tài liệu vào kho sách) nên việc đầu tư cho trang thiết bị còn hạn hẹp

Bên cạnh đó, thư viện cũng gặp không ít những khó khan về diện tích phòng còn hẹp vì kho và phòng đọc chung, gây ảnh hưởng đến tâm lý người dùng tin, thiếu yên tĩnh, qua đó làm giảm nhu cầu tra cứu và đọc tại chỗ của họ Phòng

xử lý nghiệp vụ không đủ chỗ chứa các máy móc, tài liệu và chỗ ngồi cho cán bộ dẫn đến giảm năng suất lao động, và chất lượng công việc của cán bộ thư viện vì vậy mà các cán bộ mang tài liệu về nhà làm…

2.2.4 Đối tượng phục vụ

Hoạt động thông tin - thư viện của từng cơ quan đều cần phải nghiên cứuthành phần bạn đọc và nhu cầu tin của người dùng tin Có như vậy mới có thể kíchthích nhu cầu tin của họ phát triển dựa trên nguyên lý định hướng tới người sửdụng hoặc do người sử dụng chi phối Phục vụ người đọc, người dùng tin là mụctiêu quan trọng của bất cứ một thư viện nào Càng phục vụ người đọc, người dùngtin thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng Vì vậy, nếu không có độc giả thìthư viện mất luôn mục đích tồn tại của mình Nói cách khác, chính người đọc,người dùng tin đưa toàn bộ cơ chế của mối quan hệ lẫn nhau giữa vốn tài liệu, cán

bộ thư viện, cơ sở vật chất thư viện vào hoạt động

Ngày nay hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trò không thể thiếu nhất

là trong quá trình nghiên cứu khoa học tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á Mỗi cán

bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, sinh viên đều trở thành những người sử dụngthông tin tích cực của bất kỳ thư viện nào

Người dùng tin của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á có thể đượcchia làm ba nhóm chính:

+ Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy:

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tincủa thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á Họ quan tâm đến các vấn đề lịch sử

và hiện đại của khu vực Đông Nam Á cũng như từng quốc gia trong khu vực Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:

-Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông Nam Á

-Thông tin về các vấn đè chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc tế… củatừng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á

-Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về các vấn đềtrong khu vực, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống của Đông Nam

Á và của từng quốc gia trong khu vực

-Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động của tìnhhình thế giới đến các nước trong khu vực

+ Nhóm cán bộ quản lý

Đặc điểm của người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo, quản lý

ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án, công trìnhnghiên cứu Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song có vai trò hết sức quantrọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của cơquan, góp phần đưa ra những kiến nghị, những cứ liệu khoa học nhằm góp phầnhoạch định các chính sách giải quyết các vấn đề của Việt Nam liên quan đến khuvực và quốc tế Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là

- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ chươngchính sách của Đảng và Nhà nước về qủn lý khoa học (đặc biệt là quản lý cơ quannghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với khu vực

-Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế xã hội, xu hướng phát triển nội tại củakhu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài

- Thông tin ngành, có tính dự báo các vấn đề “nóng” của khu vực

Việc tổ chức và khai thác vốn tài liệu phục vụ các cán bộ lãnh đạo, quản lý

là việc làm hết sức quan trọng, yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàn diệngiúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xác địnhchiến lược phát triển của Viện được tốt hơn Ngoài ra còn có nghiên cứu sinh, họcviên Cao học trong cũng như ngoài nước của các trường Đại học, Cao đẳng có nhucầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á Tất cả những đối tượng nàyđều được phục vụ tại chỗ, hoặc có thể photo tài liệu khi bạn đọc yêu cầu, thư việncòn phục vụ cho mượn sách về nhà đối với các cán bộ nghiên cứu của Viện và các

cơ quan khác

+ Nhóm các sinh viên

Phòng thư viện còn tổ chức phục vụ tất cả các sinh viên (chủ yếu là năm thứ4) của các trường đại học làm các bài báo cáo, tiểu luận, khóa luận tốt nghiệp Nhu cầu tin của họ thường ít chuyên sâu hơn hai nhóm trên nhưng họ có đời sốngtinh thần rất phong phú do đặc điểm tuổi trẻ chi phối họ tham gia vào hầu hết cáchoạt động của đời sống cũng như xã hội nên việc đáp ứng nhu cầu tin của họthường đơn giản hơn so với 2 nhóm trên Được thể hiện rõ ràng qua bảng sau:

Bảng phân loại trình độ học vấn của người dùng tin trong thư viện:

TỔNG SỐ Ý KIẾN: 133 TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN Số lượng Tỉ lệ (%)

2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:

- Mượn về nhà được người dùng tin ưa thích nhất (thường là những cán bộ trongViện), giúp tiết kiêm thời gian, mang lại hiệu quả cao vì họ có thể tranh thủ đọc tàiliệu tại nhà có điều kiện nghiền ngẫm, không bị giới hạn bởi thời gian nên họ cóđiều kiện nghiền ngẫm xem xét các khía cạnh của vấn đề một cách sâu sắc

- Đọc tại chỗ (thường là người dùng tin ngoài viện, nghiên cứu sinh, sinh viên cáctrường Đại học) được bạn đọc thường xuyên sử dụng vì đối tượng độc giả nàykhông được phép mượn tài liệu này về nhà mà chỉ có thể đọc tại chỗ, nếu thấy cầnthiết thì sao chụp lại tài liệu

- Tra cứu trên cơ sở dữ liệu.

- Tra cứu trên mạng Internet

- Sao chụp tài liệu cũng được nhiều bạn đọc sử dụng nhất là người dùng tin ởngoài viện

- Thông báo tài liệu mới ít được bạn đọc quan tâm

- Thư mục chuyên đề

- Tra cứu mục lục truyền thống hầu như khi bạn đọc đến tra cứu tài liệu đều bằng

cơ sở dữ liệu trên máy tính hình thức này ít được sử dụng bởi vì nó mất nhiều thờigian hơn tra cứu trên máy tính mà bạn đọc của thư viện hầu hết là người có trình

độ cao

Nhìn chung, các dịch vụ thông tin của thư viện còn đơn giản, hầu như chưavượt khỏi ranh giới của một thư viện truyền thống Chưa có các sản phẩm dịch vụ

có giá trị tang cao Điều này, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải cố gắng hơn nữa để

có các sản phẩm dịch vụ mới hơn, phục tốt cho nhu cầu tin của bạn đọc

3 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu của Viện nghiên cứu Đông Nam Á ngày càng phát triển về sốlượng và chất lượng Số lượng tài liệu mới khi thành lập Viện chỉ có 211 bản sáchnhưng bây giờ khoảng 30.000 bản (sách, tư liệu ) với hàng trăm báo, tạp chí.Điều này chứng tỏ Viện nghiên cứu Đông Nam Á nói chung và Phòng Thông tin-

Tư liệu-Thư viện nói riêng rất chú trọng xây dựng phát triển vốn tài liệu của mình

Từ đó cho thấy vai trò của nguồn lực thông tin là rất to lớn, phục vụ đắc lực choviệc nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài Viện

Thư viện đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu hoàn thiện bộmáy tra cứu nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những thư viện điđầu trong quá trình tin học hóa hoạt động Thông tin- Thư viện của Viện Khoa học

xã hội Việt Nam Nguồn lực thông tin của Thư viện ngày càng đa dạng và phongphú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày nay nguồn thông tin đãđược bổ sung thêm các dạng thức điện tử Nhận thức được vai trò của nguồn lựcthông tin điện tử, Thư viện đã tích cực triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)

từ năm 1995 Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL là:

CSDL sách (gồm sách Tiếng Việt, sách tiếng La tinh, sách Tiếng Anh, sách tiếngbản địa )

- CSDL tạp chí

- CSDL tư liệu

- CSDL sách tiếng Nga

- Các CSDL này đã và đang phục vụ bạn đọc có hiệu quả

Vốn tài liệu của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á được chia làm 3 nhómchính:

- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, tư liệu)

- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL)

- Nguồn thông tin trên Internet

3.1 Cơ sở dữ liệu

3.1.1 Sách:

Số lượng sách trong Thư viện hiện nay khoảng hơn 28.000 cuốn gồm nhiềungôn ngữ khác nhau như sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng các nướctrong khu vực Đông Nam Á như Thái Lan (khoảng 400 cuốn), Lào, Campuchia…phục vụ khá tốt cho việc nghiên cứu, giảng dạy, và học tập của bạn đọc Trong

bảng thống kê nội dung tài liệu có thể nhận thấy tài liệu về các chủ đề chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội, văn học có số lượng tương đối nhiều so với các chủ đềkhác Điều đó cũng là hợp lý vì phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu của các nhà khoahọc Các tài liệu về an ninh, dân tộc học, tôn giáo, môi trường có số lượng khákhiêm tốn Tuy nhiên, trong những năm gần đây và trong chiến lược phát triển củaViện nghiên cứu Đông Nam á tới năm 2010, các vấn đề về cộng đồng an ninh,xung đột sắc tộc, di dân tự do tác động đến môi trường và phát triển đã thu hútđược sự quan tâm của nhiều người Vì vậy, cần phải thu thập nhiều tài liệu về cácchủ đề này Trong thời gia tới Thư viện cần có sự điều chỉnh bổ sung tài liệu theocác chủ đề cho hợp lý hơn.

- Sách tiếng Nga: Số lượng sách nghiên cứu về lịch sử chiếm đa số Đây cũng làcác tài liệu nghiên cứu cơ bản về Đông Nam á của các nhà khoa học Nga

- Sách tiếng bản địa: Chủ yếu là sách về chính trị và nông nghiệp, giá trị nội dungcũng không cao Hầu hết là sách xuất bản từ những năm 70-80 Sách mới không

có nhiều

Sách được xếp theo thứ tự từ trái sang phải và xếp theo khổ (xếp theo hình thức)

để thuận tiện cho việc tra tìm ví dụ như: Vv, Lv, VB…

3.1.2 Báo, tạp chí:

Gồm 80 loại báo trong nước và nước ngoài, hơn 100 tạp chí tiếng Việt vàtiếng nước ngoài (khoảng 30.000 bản) Đây là loại hình tài liệu cung cấp thông tin

nhanh chóng, kịp thời rất thuận tiện và có hiệu quả trong công tác phục vụ Vì

vậy, Thư viện Viện Đông Nam Á luôn chú trọng tổ chức xác định vốn báo tạp chínhư thế nào để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời phát huy thếmạnh của hai loại hình tài liệu đó

Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam Á là tạp chí do Viện xuất bản, được lưu giữđầy đủ từ năm 1992 đến nay và được đóng bìa cứng để bạn đọc dễ dàng sử dụng

và tra cứu Toàn bộ các bài trong tạp chí này cũng đã được xử lý và đưa vàoCSDL Đây chính là các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu

trong và ngoài nước về Đông Nam á và được rất nhiều bạn đọc quan tâm vì đãcung cấp những thông tin và kết quả nghiên cứu mới nhất về chuyên ngành này.

Ngoài ra, thư viện còn có các loại tạp chí khác liên quan đến nghiên cứuĐông Nam á như Tạp chí Đông Nam á (tạp chí do Hội khoa học Đông Nam á -Việt Nam xuất bản), Tạp chí Việt Nam - Đông Nam á Ngày nay và rất nhiều Tạpchí khác như Tạp chí Dân tộc học, Khảo cổ học, Xã hội học, Nghiên cứu Kinh tế,Nghiên cứu Quốc tế, Cộng sản

Nguồn tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp của Thư viện cũng rất phong phú DoThư viện có quan hệ trao đổi tốt, thư viện đã sưu tập được trọn bộ Tạp chí AsianSurvey (xuất bản phẩm của trường Đại học Berkeley) từ năm 1960 Tạp chí này córất nhiều bài nghiên cứu sâu về Đông Nam á và được nhiều nhà khoa học quantâm Thư viện cũng đã tiến hành xử lý và đưa vào CSDL tất cả các bài về ĐôngNam á và đã đưa ra phục vụ bạn đọc

Rất nhiều tạp chí hay, có giá trị về Đông Nam Á cũng được thư viện bổsung và cập nhật từ năm 1995 trở lại đây như:

- ASEAN Briefing

- ASEAN Economic Bulletin

- Asia & Pacific Review

- Asia Today

- Asian American Policy Review

- Asian Economic Review

- Asian Folklore Studies

- Asian Monitor - Southeast Asia

- Southeast Asian Journal

- Southeast Asian Research

- Southeast Asian Affairs

- Southeast Asian Review

- Southeast Asian Journal of Social Science

3.1.3 Tư liệu:

Khoảng 4000 bản gồm các báo cáo khoa học, tài liệu Hội thảo, Hội nghị,luận án, luận văn các tài liệu quý hiếm về Đông Nam Á, ASEAN Campuchia…đây thường là những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, phục vụ đắc lực cho vấn đềnghiên cứu thường là những tài liệu không công bó và lưu hành nội bộ, kho tư liệunày giúp cán bộ nghiên cứu trong viện có điều kiện tham khảo tài liệu nghiên cứuchuyên sâu về khu vực và từng nước, tuy nhiên tư liệu này chỉ chiếm tỷ lệ nhỏtrong vốn tài liệu của thư viện Để phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng, toàn bộ kho

tư liệu đều được xử lý rất kỹ lưỡng và phân theo quốc gia và khu vực

3.1.4 Tài liệu tra cứu:

Khoảng 2000 cuốn với nội dung bao quát mọi hướng nghiên cứu của ngườidùng tin từ các tác giả các tác phẩm văn học, các thuật ngữ lí luận văn học mới cácthuật ngữ khoa học xã hội, từ điển song ngữ, tam ngữ kể cả các ngôn ngữ khôngthông dụng

Tài liệu tra cứu gồm 3 loại chính:

- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo

- Bách khoa toàn thư

- Từ điển

 Tài liệu mang tính chất chỉ đạo: ở thư viện, các tài liệu mang tính chất chỉ đạo

được sử dụng nhiều như:

- Văn kiện đại hội Đảng

- Tài liệu học tập nghị quyết của Đảng

- Công báo: Đăng các văn kiện của nhà nước từ Quốc hội đến hội đồng nhândân và các Bộ ban nghành từ Trung ương đến các Địa phương

Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là tài liệu vô cùng quan trọng vì vậy thưviện rất chú trọng, bảo quản, lưu giữ và đưa ra phục vụ ngày càng rộng rãi gópphần phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.

 Bách khoa toàn thư:

Cùng với chức năng là công cụ để tra cứu tổng hợp được bổ sung một cách chitiết Hai bộ bách khoa thư mà được độc giả sử dụng nhiều là Bách khoa tri thức phổthông và Almanach các nền văn minh thế giới

 Từ điển:

Từ điển thuật ngữ về các nước trong khu vực Đông Nam Á bao gồm cả từ điểnđơn ngữ và từ điển đa ngữ…

Trong thư viện có từ điển của các nước như: Từ điển Việt – Anh, Từ điển Việt – Lào,

Từ điển Việt – Pháp, Từ điển Việt – Campuchia, Từ điển TrungViệt, Từ điển Việt Nhật, Từ điển Khơme-Việt…

-Ngoài ra, trong thư viện còn có các loại từ điển về môn ngành tri thức như: Từđiển kinh tế thị trường xã hội, từ điển kinh tế ngoại thương và hang hải, Từ điển vănhọc, từ điển tiếng Việt…

Các loại từ điển này là cơ sở tra cứu đáng tin cậy của bạn đọc vì có nội dung tổnghợp, giải thích ngắn ngọn những từ ngữ, khái niện chuyên ngành về nghiên cứu Đông

- Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi trên thị trường, ai cũng có thểmua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan xuất bản

- Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệu đượcđưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các trường Đại học, các tổchức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và không kiểm soát đượcbởi các nhà xuất bản thương mại

Nguồn tài liệu “chất xám” của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là các luận án tiến

sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học,bản dịch các tài liệu nước ngoài, báo cáo điền dã, báo cáo tập sự Những tài liệunày thường chứa những thông tin mới nhất, chuyên sâu nhất với hàm lượng kiếnthức khoa học cao trong các lĩnh vực mà nó xem xét và nghiên cứu đề cập đến Trải qua quá trình 30 năm hoạt động và phát triển, vốn tài liệu của Viện nghiên cứuĐông Nam Á đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về chất l ượng và sốlượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau

3.2 Các nguồn lực thông tin

3.2.1 Nguồn thông tin điện tử:

Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại với kỹ thuật điện từ và

kỹ thuật số để ghi các tín hiệu văn bản, âm thanh, hình ảnh đã tạo ra những tài liệumới có khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn Phòng Thư việncũng đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy tính như: CSDL sách(11.600 biểu ghi), CSDL sách tiếng Nga (1.570 biểu ghi), CSDL tạp chí (8.400biểu ghi), CSDL tư liệu (8.700 biểu ghi)

Các CSDL này được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for windows vớicác quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyên đượccập nhật, hiệu đính, bổ sung và sửa chữa

Ngoài ra thư viện còn có một số CD-ROM học tiếng Anh, tiếng Thái Lan,CD-ROM về các bài đăng trong tạp chí Southeast Asan Affairs 1974-2003, CD-ROM về một số lễ hội của các nước Đông Nam Á

Nguồn thông tin điện tử còn lưu giữ nhiều các tấm ảnh tư liệu, băng hình,băng tiếng, phim… Hiện tại thư viện có 2000 tấm ảnh chụp lại được về thực tế

cuộc sống, phong tục tập quán, sinh hoạt văn hóa lễ hội… của các dân tộc ViệtNam và Đông Nam Á.

Ngoài ra, các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội thảo khoa học, hội thảoQuốc tế quan trọng do Viện tổ chức cũng được lưu giữ thông qua các bức ảnh tưliệu, các băng hình và đĩa CD-ROM

Trong kho thư viện còn lưu giữ được khoảng hơn 100 băng học ngoại ngữcủa các nước như: Anh, Malaysia, Thái Lan, Lào…

Đây đều là những tài liệu quan trọng quý hiếm nên chỉ phục vụ các cán bộtrong viện nhằm mục đích nghiên cứu chứ không phục bạn đọc ngoài viện

3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet

Người dùng tin ở nhóm quản lý, nhóm nghiên cứu và giảng dạy là nhữngcán bộ của Viện được khai thác Internet miễn phí tại thư viện Điều này cũng thuhút được nhiều người dùng tin ở các viện khác tới tìm kiếm thông tin tại viện Các Website thường xuyên được truy cập là:

- http://www.asean.org bao gồm các thông tin về mọi lĩnh vực kiên quan đếnkhu vực Đông Nam Á

- http://www.nus.edu.sg/ giới thiệu các thông tin về cơ cấu, tổ chức hoạt độngkhoa học, các chuyên nghành đào tạo của Trường Đại học Quốc gia Singapore

- http://www.iseas.edu.sg trang web của Viện nghiên cứu Đông Nam Á củaSingapore

- http://www.rsis.edu.sg trang web của Viện nghiên cứu Chiến lược Singapore

- http://www.eicambodia.org trang web của Viện Kinh tế Campuchia

Nguồn lực thông tin này được người dùng tin rất ưa thích nhưng việc bổ sungnguồn tài liệu điện tử như CD-ROM, tài liệu điện tử (Fulltext), phương tiện nghenhìn… hiện nay còn hạn chế.

4 Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện.

4.1 Nguồn tài liệu trao đổi.

Ngoài nguồn tài liệu có được do đặt mua, số lượng sách, báo và tạp chí củaThư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng được bổ sung về khá nhiều thôngqua con đường trao đổi Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức để bổsung tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài hiện đang có xu hướng ngày càngphát triển mạnh trên thế giới

Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên rấtnhiều tài liệu, tạp chí quan trọng đã được nhập vào thư viện Viện nghiên cứu ĐôngNam á Việc trao đổi này mang lại lợi ích tài chính rất lớn, thông qua việc gửi một

số sách và tạp chí do Viện xuất bản, thư viện đã nhận lại số lượng tài liệu ngangbằng nhưng giá trị thì lớn hơn rất nhiều Hiện nay, Thư viện đang trao đổi định kỳtạp chí Nghiên cứu Đông Nam á (2 tháng gửi 1 số) với 4 nơi: Thư viện Quốc hội

Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington, Viện nghiên cứu ĐôngNam á Singapore

Thông qua mối quan hệ với Thư viện Quốc hội Mỹ, nhiều quan hệ với cáctrường Đại học Mỹ đã được thiết lập như:

- Thư viện Trường Đại học Berkeley (California)

- Thư viện Trường Đại học Washington

- Thư viện Trường Đại học Cornell

- Thư viện Trường Đại học Yale

- Thư viện Trường Đại học Arizona

- Thư viện Trường Đại học Michigan

Và một số mối quan hệ với Thư viện trường Đại học Kyoto (Nhật Bản),Viện Nghiên cứu Đông Nam á Singapore, Trường Đại học Chulalongkorn,

Thammasat, Mahasarakham (Thái Lan), Trường Đại học Malaya (Malaysia), Đạihọc Quốc gia Philippines

Trong điều kiện kinh phí của thư viện còn hạn hẹp, thư viện không thựchiện được đều đặn việc thỏa thuận trao đổi tài liệu 1 đổi 1 với một số thư việnnhưng các thư viện của Mỹ vẫn thường xuyên gửi tài liệu cho thư viện Việnnghiên cứu Đông Nam á bởi vì họ có quỹ trao đổi hàng năm, họ coi thư viện Việnnghiên cứu Đông Nam á là thư viện đầu ngành về Đông Nam á của Việt Nam, cáctài liệu của họ đã chuyển thành vi phim nên họ gửi bản giấy (sách) cho thư viện.Các thư viện trên đều là bộ phận của những trung tâm lớn nghiên cứu về ĐôngNam á của Mỹ nên họ có rất nhiều tài liệu quan trọng về Đông Nam á Nguồn tàiliệu mà Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á nhận được (thông qua hình thứctrao đổi) chiếm 1/2 số sách và tạp chí tiếng nước ngoài có trong thư viện

Thông qua quan hệ trao đổi này, trường Đại học Cornell đã gửi cho Thưviện toàn bộ tạp chí Asian Survey từ năm 1960 đến năm 1999, từ năm 2000 đếnnay do Thư viện Đại học Berkeley gửi Đặc biệt là trong chương trình tài trợ năm

1996, Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore (được quỹ Ford hỗ trợ kinh phí) đãgửi 200 cuốn sách do ISEAS Singapore xuất bản từ năm 1968 đến năm 1996 cùngvới toàn bộ tạp chí Economic Bulletin và Contemporary of Southeast Asian

Đây là chương trình thành công nhất của Viện nghiên cứu Đông Nam ácũng như Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện vì thông qua mối quan hệ với Thưviện Quốc hội Mỹ đã thiết lập được mối quan hệ với các trung tâm Nghiên cứu vềĐông Nam á của Mỹ, Nhật Bản và Australia Thư viện cũng trở thành cơ quancung cấp toàn bộ ấn phẩm về Việt Nam (sách, báo, tạp chí) cho các thư viện trên.Ngoài ra, năm 1994 Thư viện Quốc hội Mỹ còn trang bị cho Phòng Thông tin - Tưliệu- Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á 1 máy photocopy, 2 máy điều hòanhiệt độ, 2 máy vi tính (mở đầu thời kỳ tin học hóa hoạt động của thư viện) Do

đó, nguồn lực thông tin của thư viện đã có một bước phát triển vượt bậc cả về sốlượng và chất lượng Thời kỳ này, mỗi năm thư viện nhận được từ 300-400 tài liệutiếng nước ngoài, những tài liệu có giá trị được nhập vào kho còn những tài liệu

trùng bản hoặc không đúng chuyên ngành thì được tặng lại cho cán bộ trong Việnhoặc tặng lại các Viện, Trung tâm nghiên cứu trong Viện Khoa học xã hội ViệtNam Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng đã thiết lập, mở rộng và tăng cường mốiquan hệ trong lĩnh vực thư viện cũng như nghiên cứu khoa học và đào tạo với cácTrường đại học ở các nước Quá trình tự động hóa thư viện cũng được thực hiệnnhanh chóng và có kết quả hơn.

Thư viện cũng có nguồn bổ sung tài liệu thông qua việc trao đổi với các thưviện trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam Tuy nhiên lượng tài liệu cũng khôngnhiều và chưa được tiến hành thường xuyên

Trong khoảng thời gian từ năm 1995 - 2010 một số lượng lớn tài liệu được

bổ sung mới bằng ngân sách nhà nước và bằng con đường trao đổi hợp tác quốc tế

4.2 Nguồn nhận tặng.

Các cán bộ khoa học công tác tại Viện khi có sách xuất bản bằng nguồnkinh phí do Viện Khoa học xã hội Việt Nam cấp phải nộp cho Thư viện từ 5-10cuốn Số sách này được thư viện sử dụng để trưng bày, nhập vào kho sách và tiếnhành trao đổi với các thư viện, các nhà khoa học trong và ngoài nước Ngoài racòn có các kỷ yếu hội thảo trong nước và quốc tế do cán bộ đi dự về tặng lại thưviện, các công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, cấp Viện, sách trong chươngtrình Việt Nam học và một số tuyển tập do Viện Khoa học xã hội Việt Nam xuấtbản, sách phục vụ các đề tài cấp Nhà nước (sau khi nghiệm thu) Từ năm 2000,các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ trong Viện cũng được nộp vào Thưviện Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á và Đông Nam á (do Hội Khoa học ĐôngNam á Việt Nam xuất bản) cũng thường xuyên tặng cho Thư viện 1 bản

Về tài liệu tiếng nước ngoài, thư viện cũng nhận được một số tài liệu thôngqua sứ quán các nước Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia,Indonesia, Malaysia , một số cơ quan, trường Đại học, các nhà khoa học nướcngoài đến công tác tại Viện gửi tặng Năm 2002, sứ quán Australia tặng thư viện

500 cuốn sách, bà Barbara Cohen gửi tặng 150 cuốn sách