Báo cáo kiến tập QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 2 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 2 1.1.1 Chức năng 2 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo 2 1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin 4 1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 4 1.1.3 Ngành đào tạo 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 4 2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 4 2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm 4 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 6 3. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 9 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 10 3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 10 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 11 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá. 12 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 15 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 16 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 17 4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật chất của văn phòng. 17 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 18 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính). Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại . 20 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 25 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm 27 KẾT LUẬN 28 PHẦN III PHỤ LỤC 29

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VŨ THỊ TRANG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K12D

KHÓA HỌC ( 2012 – 2016) Tên cơ quan: Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Địa chỉ: Số 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: PGĐ Nguyễn Thị

Thúy Nga Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 2

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm 2

1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 2

1.1.1 Chức năng 2

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2

1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo 2

1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin 4

1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 4

1.1.3 Ngành đào tạo 4

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 4

2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 4

2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm 4

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 6

3 Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức 9

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10

3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 10

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 11

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ

quan So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá 12

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 14

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 15

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 16

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 16

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức 17

4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật chất của văn phòng 17

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 18

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính) Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại 20

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 25

2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm 27

KẾT LUẬN 28

PHẦN III PHỤ LỤC 29

LỜI MỞ ĐẦU

Kiến tập là nội dung quan trọng của quá trình đào tạo trong trường họcnói chung và trường Đại học Nội vụ nói riêng Mục đích của đợt kiến tập làtrang bị cho sinh viên những kiến thức thực tế, gắn lý luận vào thực tiễn, giúpsinh viên củng cố kiến thức, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thựctiễn Qua đó giúp sinh viên làm quen với các công việc liên quan dến chuyênngành học và có cái nhìn khái quát về nghề nghiệp của mình sau khi ratrường Kiến tập tốt sẽ giúp sinh viên có cơ hội rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp, đồng thời làm quen với phong cách làm việc của cán bộ công chức,viên chức trong tương lai

Theo chương trình đào tạo sinh viên sẽ có 5 tuần đi kiến tập tại các cơquan từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 Khoảng thời gian tuy ngắnnhưng là cơ hội quý báu để sinh viên thâm nhập thực tế, đem kiến thức đượchọc ở nhà trường vận dụng vào thực tế, đồng thời học hỏi thêm nhiều kinhnghiệm giúp cho việc đi làm sau này thêm tự tin

Sau gần 2 kiến tập tháng tại Trung tâm Tin học của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong Trung tâm, emcăn bản đã hoàn thành đợt kiến tập Trong quá trình kiến tập, bản thân em đã

cố gắng hoàn thành công việc và hoàn thành báo cáo Do bước đầu đi làmnên em chưa có kinh nghiệm chưa quen với công việc nên gặp không ít khókhan, bỡ ngỡ Bên cạnh đó do thời gian thực không nhiều, việc tiếp cận chưađược sâu sắc nên báo cáo không tránh khỏi khuyết điểm và hạn chế, rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn trong trường để báo cáođược hoàn thiện hơn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà nội nóichung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạp điều kiện cho chúng emđược đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước và được học hỏi những kiến thứcthực tế mà chúng em được học tập ở trường Đồng thời em xin gửi lời cảm ơnchân thành tới Trung tâm tin học trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tạo điềukiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập này Kính chúc thầy cô luôn dồi dàosức khỏe, thành công hơn nữa trong công tác giáo dục và trong cuộc sống

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm

1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

1.1.1 Chức năng

Trung tâm Tin học là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cóchức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện quá trìnhđào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấphơn trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ngành nghề khác có liên quan;công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của Trường; hợptác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệphục vụ phát triển kinh tế - xã hội

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý.Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáodục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;

- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạocác trình độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạoxây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào

tạo các bậc, hệ đào tạo;

- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyênmôn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệutrưởng phê duyệt;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho cáclớp.Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa chosinh viên thuộc Trung tâm quản lý

- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộcTrung tâm Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Trung tâm quản lý Thựchiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định tạiĐiều 6 Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theoQuyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng BộGiáo dục và Đào tạo;

- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăngcường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốctế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấpcủa Hiệu trưởng;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự

án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và côngnghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sảnxuất kinh doanh và đời sống xã hội;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trungtâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư

tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồidưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trungtâm;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham giađánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định củaTrường;

1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin

- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch năm, ngắn hạn và dài hạn

về phát triển công nghệ thông tin của Trường;

- Xây dựng văn bản quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển côngnghệ thông tin của Trưởng;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện hoạt động quản lý, xử lý dữliệu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin của Trường;

- Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm;

- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đàotạo về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ-tin học;

1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm

2.1.1.1 Chức năng , nhiệm vụ

- Văn phòng của Trung tâm Tin học – Trường Đại học Nội vụ Hà nội,

có chức năng Tham mưu cho các cấp lãnh đạo tổ chức, chỉ đạo các hoạt độngchung của Trung tâm; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng củaTrung tâm.

- Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Trung tâm

- Giúp Giám đốc trung tâm xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề và độtxuất của Trung tâm

- Giúp việc cho lãnh đạo Trung tâm

- Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng của Trung tâm, giúp cáccấp lãnh đạo trung tâm quản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng củaTrung tâm

- Giúp các cấp lãnh đạo chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ , pháp chế vănbản, bảo mật các tổ chức trực thuộc Trung tâm và trực tiếp thực hiện công tácnày ở cơ quan Trung tâm

- Giúp các cấp lãnh đạo tổ chức, xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệthông tin trong công tác quản lý của cơ quan Trung tâm

- Tổ chức các cuộc họp giao ban trong Trung tâm, các hội nghị sơ kết,tổng kết của Trung tâm, ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộchọp

- Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho các hoạt động của

cơ quan; bảo đảm vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Trung tâm

- Xây dựng đề án, dự án về hiện đại hóa công sở và các công việc thuộcchức năng của Văn phòng

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Văn phòng có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các bộ phận

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do các cấp lãnh đạo của Trung tâm

bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định

THÔNG TIN CHUNG

1 Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hương

2 Tên chức danh: Trưởng phòng

3 Mã chức danh: BD1/08

4 Đơn vị công tác: Văn phòng Trung tâm tin

5 Cấp trên trực tiếp: Phó Giám đốc Trung tâm tin học Trường Đại họcNội vụ Hà nội

6 Cấp dưới: Nhân viên văn thư, chuyên viên

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Văn phòng

- Giám sát thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong Văn

phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viêntrong phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cán bộ hay các

bộ phận khác dựa trên nội quy, quy định của Trung tâm và pháp luật hiệnhành

- Yêu cầu mọi bộ phận trong phòng báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ do các cấp lãnh đạo giao

- Ký, in sao 1 số giấy tờ hành chính được được các cấp lãnh đạo ủyquyền

- Thừa ủy quyền của các cấp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môncủa Văn phòng

 Báo cáo và ủy quyền:

- Báo cáo cho các cấp lãnh đạo về công tác hành chính theo nhiệm vụđược giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các trường hợp đột xuấthoặc các nhiệm vụ các lãnh đạo Trung tâm giao

- Khi vắng mặt thì ủy quyền cho một nhân viên trong Phòng thực hiện

 Tiêu chuẩn:

- Trình độ học vấn/chuyên môn:

Tốt nghiệp đại học quản trị, hành chính, luật trở lên

Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

- Kỹ năng:

Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng giám sát và tổ chức công việc

Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kinh nghiệm:

Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính

Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

- Phẩm chất cá nhân:

Có khả năng chịu áp lực trong công việc

Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

Sáng tạo trong công việc

2.1.2.2 2 Bản mô tả công việc Phó phòng:

1 Họ và tên: Nguyễn ThịThúy Hoa

2 Tên chức danh

3 Đơn vị công tác: Văn phòng Trung tâm tin

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

 Phụ trách công tác kế toán

 Thực hiện các nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao

 Thanh toán, lập dự toán các khoản chị tiêu của cơ quan

 Mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan

2.1.2.3 Bản mô tả công việc Chuyên viên hành chính:

THÔNG TIN CHUNG:

1 Họ và tên: Nguyễn Thị Hằng

2 Tên chức danh: Chuyên viên hành chính

3 Mã chức danh: BD1/09

4 Đơn vị công tác: Văn phòng Trung tâm tin

5 Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương,quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công

Chuẩn bị báo cáo cho giám đốc Trung tâm;

+ Ghi biên bản các cuộc họp do các cấp lãnh đạo Trung tâm triệu tập vàcác cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Trung tâm;

+ Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác tuần của Trung tâm

Thực hiện công tác lễ tân của Trung tâm;

+ Quản lý phòng họp;

+ Thực hiện in ấn

3 Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

 Nhờ có đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cótrình độ chuyên môn, trang thiết bị đầy đủ mà công tác quản lý về văn thư,lưu trữ được tiến hành thuận lợi Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước về vănthư lưu trữ còn gặp khó khăn do chưa có kho lưu trữ chuyên dụng gây khókhăn cho công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tào liệu

 Để làm tốt chức năng này, Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ ápdụng các văn bản văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư,lưu trữ Các văn bản đó là:

 Công văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định

về công tác văn thư

 Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của BộNội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyênmôn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

 Công văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định

về công tác văn thư

 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

 Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Banhành Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

 Công văn số 260/SNV-VTLT ngày 28 tháng 7 năm 2010 của Sở Nội

vụ về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị sử dụng

 Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chínhphủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật

 Hướng dẫn số 332/HD-SNV ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn xây dựng Danh mục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưutrữ

 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

- Là tổ chức văn thư, lưu trữ tập trung.

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Trung tâm tin nhìn chung đãthực hiện đúng theo thẩm quyền, đúng trình tự và thể thức trình bày văn bản,Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số văn bản sai về nội dung hay thể thức và kỹthuật trình bày do Nhà nước quy định

3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

Trung tâm tin học có quyền ban hành các hình thức văn bản:

- Kế hoạch

- Giấy ủy quyền

- Giấy đi đường

Một số hình thức văn bản mà cơ quan ban hành ( xem phụ lục )

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm tin TrườngĐại học Nội vụ Hà nội, em có nhận xét như sau:

Thể thức là yếu tố cần có của một văn bản và cách thức thể hiện nhữngyếu tố đó theo quy định Việc đảm bảo về mặt thể thức của văn bản cung nhưphương thức soạn thảo đúng nội dung, bố cục các phần, cách dùng từ, hìnhthức, chính tả, đúng về thẩm quyền có tác dụng rất lớn mà bất cứ cá nhân, tổchức soạn thảo và ban hành nào đều phải nắm rõ Vì vậy người soạn thảophải có trình độ chuyên môn nhất định về thể thức và kỹ thuật trinh bày vănbản

Tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội, công tác soạn thảo vàban hành văn bản được thực hiện tốt, đảm bảo về thể thức cung như kỹ thuậttrình bày văn bản theo:

Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/05/2011 của Bộ Nôi vụ về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Theo đó, các hình thức mà Trungtâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội được ban hành là:

- Thông báo

- Giấy mời

- Giấy giới thiệu

- Giấy ủy quyền

- Giấy đi đường

Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số văn bản ban hành văn bản ban hành saihoặc thiếu về thể thức Ví dụ, công văn ban hành thiếu phần trích yếu nộidung, có văn bản thiếu chữ ký nháy ở cuối trang văn bản đã được kiểm tra vềthể thức Những hạn chế này đã được khắc phục kịp thời

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm tin Trường Đạihọc Nội vụ Hà nội được thực hiện với các bước như sau:

Bước 1 Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bảncần soạn thảo, lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội giao chocác cá nhân soạn thảo hoặc trực tiếp soạn thảo

Bước 2 Các cá nhân được giao nhiệm vụ xác định mục đích, tính chất,tầm quan trọng của văn bản; xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của

văn bản soạn thảo Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với việc soạn thảo.

Bước 3 Thu thập và xử lý thông tin có liên quan Khâu này được thựchiện trong suốt quá trình soạn thảo văn bản Căn cứ vào nội dung vấn đề màngười soạn thảo tiến hành thu thập tài liệu từ các nguồn khác nhau như sáchbáo, tài liệu từ các phòng ban khác nhau, từ văn bản chỉ đạo của cấp trên Từ

đó chọn lọc ra các thông tin có giá trị để đưa vào soạn thảo

Bước 4.Xây dựng đề cương và viết bản thảo Một số văn bản đã đượcmẫu hóa thì trình bày theo mẫu Trong trường hợp thấy cần thiết thì đơn vị, cánhân soạn thảo văn bản đề xuất với lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại họcNội vụ Hà nội tổ chức hội nghị để tham khảo ý kiến của cơ quan, cá nhận tổchức có liên quan, sau đó tiếp thu hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5 Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo Sau khi hoàn thiện bảnthảo, trình văn bản cho trưởng đơn vị duyệt về nội dung, chuyển Trưởngphòng duyệt về hình thức và thể thức Tiếp theo, trình Phó Giám đốc Trungtâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội duyệt và ký ban hành văn bản Bảnthảo phải do Phó Giám đốc Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội kýbản duyệt Nếu lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo và đóng góp cho văn bản thì ý kiếnvào bản thảo Cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo tiếp tục chỉnh sửa, hoànthiện bản thảo và trình duyệt văn bản về nội dung, hình thức Trường hợp sửachữa, bổ sung bản thảo đã duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định

Bước 6 Hoàn thiện và làm cac thủ tục ban hành Việc đánh máy phảiđúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Trường hợp phát hiện sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì ngườiđánh máy phải hỏi lại người soạn thảo hoặc duyệt bản thảo đó Sau khi đánhmáy thì tiến hành nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian theo quy định vàđảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản Trình người có thẩm quyền ký banhành văn bản, sau đó tiến hành đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác, vào sổvăn bản đi, chuyển giao văn bản

Nhận xét quy trình:

Với các bước trong quy trình soạn thỏa nêu trên, công tác soạn thảo vàban hành văn bản quản lý của Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nộivừa có thể đảm bảo về thủ tục, thẩm quyền, nội dung theo quy định, góp phầngiải quyết nhanh chóng, dễ hiểu đối với cá nhân tiếp nhận.

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Quản lý văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm rà soát, xemxét lại các văn bản ban hành trong một thời gian nhất định được tiến hànhtheo chuyên đề,lĩnh vực hay theo nghành luật, phát hiện những quy định củavăn bản dưới luật có mâu thuẫn để có biện pháp khắc phục như sửa đổi, bổsung, bãi bỏ, hủy bỏ, thay thế Tiếp sau quá trình kiểm tra, rà soát văn bản làviệc hệ thống hóa văn bản, đó là thao tác nghiệp vụ nhằm tập hợp, phân loạicác văn bản theo thẩm quyền ban hành, loại văn bản, năm văn bản, theo trật

tự trong bảng chữ cái La-tinh nhằm tạo thuận lợi trong việc tìm kiếm, sử dụngtào liệu khi cần thiết Việc kiểm tra, rà soát văn bản cần được tiến hànhthường xuyên, định kỳ Tuy nhiên chỉ mới có các văn bản quy định về việckiểm tra rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật khiến cho công táckiểm tra, hệ thống hóa văn bản hành chính đối với những cơ quan không cóthẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật bị xem nhẹ.Tìm hiểu vềcông tác rà soát, hệ thống hóa các văn bản ban hành của Trung tâm tinTrường Đại học Nội vụ Hà nội, em thấy rằng công tác này còn chưa thực sựtrở thành một công việc có tính thường xuyên và sâu rộng

Khâu nghiệp vụ kiểm tra, rà soát văn bản về thể thức, hình thức, nộidung, thẩm quyền tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội được tiếnhành thường xuyên liên tục Ngay từ khi soạn thảo văn bản hành văn bản các

cá nhân, Trưởng phòng, Ban lãnh đạo và nhân viên đã tiến hành kiểm tra vềthể thức, hình thức, nội dung, thẩm quyền

Trong khi rà soát, phát hiện văn bản do cơ quan ban hành có chứa quyphạm pháp luật hoặc trái pháp luật thì tiến hành xử lý ngay theo Nghị định số40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử