CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu tổ chức của Công ty lưới điện cao thế Miền Bắc. 1.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành. Ngày 01102004 Thành lập Xưởng QLVH lưới điện 110kV trực thuộc công ty Điện lực 1. Ngày 26102005 Thành lập Xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc trực thuộc Công ty Điện lực 1. Ngày 14042010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam có quyết định số 225QĐEVN đổi tên xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc thành Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc. 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc. Quản lý, vận hành, sửa chữa đường đây và trạm biến áp cấp điện áp 110kV; Sửa chữa, thí nghiệp các thiết bị điện đến 110kV; Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật và tổng dự toán sửa chữa lớn lưới điện 110kV; Chủ trì hoặc tham gia xét duyệt, nghiệp thu về công tác kỹ thuật, an toàn của các công trình mới, các sản phẩm mới: các công trình sửa chữa, phục hồi, cải tạo các thiết bị lưới điện 110kV; Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng và phát triển các phần mềm, tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quản lý, vận hành và sửa chữa lưới điện 110kV; Tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nguyên liệu và vật liệu trong nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; Tư vấn giám sát thi công các công trình điện đến 110kV; Đại lý kinh doanh các dịch vụ viễn thông, internet và quảng cáo; Sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng ( dầm cầu thép, xà, thanh giằng, các cột thép) và các sản xuất các sản phẩm khác từ thép; Xây lắp đường dây và trạm điện; Tư vấn thiết kế, lập dự toán và thẩm định các công trình lưới điện đến 110kV; Sửa chữa đường dây và trạm.
Trang 1BÁO CÁO KIẾN TẬP
LỜI NÓI ĐẦU
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầuhết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nóiriêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Về cơ bản có thể hiểu, công tác vănthư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo,ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý,
sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơbản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dungcông tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Mặc dù công tác văn thư,lưu trữ đã có từ rất lâu, Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tácnày hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờđơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chútrọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá vềcông tác văn thư lưu trữ cần được nhìn nhận lại Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hànhcông việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức
Trong thời gian từ ngày 20/4 đến ngày 22/5/2015, tôi đã được tạo điều kiện để
đi kiến tập tại Công ty lưới điện Cao thế Miền Bắc Thời gian này tôi đã được làmquen và tiếp cận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty, được so sánh, vậndụng kiến thực được học tập tại trường với thực tế công tác văn thư lưu trữ tại Công
ty Tôi đã tự liên hệ và rút ra được cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá nhờđược học hỏi kinh nghiệm thực tế và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn thư- Lưu
Trang 2trữ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc.Đồng thời cũng củng cố , phát huy đượctác phong làm việc đúng giờ , công tác làm việc khoa học.
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu tổ chức của Công ty lưới điện cao thế Miền Bắc.
225/QĐ-1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc.
- Quản lý, vận hành, sửa chữa đường đây và trạm biến áp cấp điện áp 110kV;
- Sửa chữa, thí nghiệp các thiết bị điện đến 110kV;
- Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật và tổng dự toán sửa chữa lớn lưới điện110kV;
- Chủ trì hoặc tham gia xét duyệt, nghiệp thu về công tác kỹ thuật, an toàn củacác công trình mới, các sản phẩm mới: các công trình sửa chữa, phục hồi, cải tạo cácthiết bị lưới điện 110kV;
- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng và phát triển các phần mềm, tiến bộ khoa học
kỹ thuật và công nghệ, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quản lý, vận hành và sửachữa lưới điện 110kV;
Trang 3- Tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nguyên liệu và vật liệu trongnước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Tư vấn giám sát thi công các công trình điện đến 110kV;
- Đại lý kinh doanh các dịch vụ viễn thông, internet và quảng cáo;
- Sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng ( dầm cầu thép, xà, thanh giằng, cáccột thép) và các sản xuất các sản phẩm khác từ thép;
- Xây lắp đường dây và trạm điện;
- Tư vấn thiết kế, lập dự toán và thẩm định các công trình lưới điện đến 110kV;
- Sửa chữa đường dây và trạm
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Trang 51.2.Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty.
- Về tổ chức : Bộ phận công tác văn thư của Công ty lưới điện cao thế miềnBắc trực thuộc Văn phòng chứ không có phòng văn thư riêng.Đây là đầu mối thôngtin có chức năng tiếp nhận công văn đến, và chuyển giao công văn cho các phòng ,các cá nhân có liên quan để giải quyết xử lý văn bản đó cho kịp thời , đảm bảo đúngtiến độ quy định
- Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm cụ thể là :
+ Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của cơquan
+ Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các bản đánh máy để trình lãnhđạo ký (theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan)
+ Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trìnhluân chuyển văn bản theo địa chỉ
+ Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức Chuyển giao văn bản, tài liệu
-+ Kiểm tra thể thức văn bản và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp về các văn bảnsai thể thức
+ Bảo quản và sử dụng con dấu
- Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ,tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
+ Bảo quản bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Trang 62.1 Thực tiễn công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
2.1.1 Nội dung công tác văn thư
2.1.1.1 Quản lý văn bản
a Quản lý văn bản đi
*Lưu đồ quy trình:
* Trình tự quản lý văn bản đi:
- Khi nhận được văn bản từ các cá nhân, đơn vị chuyển đến để trình ký, nhânviên tổng hợp phải kiểm tra lại về hình thức , thể thức trình bày văn bản, đảm bảođúng qui định của pháp luật, của ngành và của Công ty, kiểm tra các tài liệu kèm theovăn bản và tổng hợp hóa các nội dung thông tin liên quan
- Trước khi cấp số cho văn bản đã được ký duyệt để phát hành, văn thư cơquan có trách nhiệm thẩm tra lại thể thức trình bày, chữ ký,bản gốc có ký tắt và cácphụ lục kèm theo nếu có Nếu văn bản không đáp ứng các yêu cầu qui định về thểthức trình bày văn bản, văn thư cơ quan gửi trả lại ban đã soạn thảo văn bản để yêucầu hoàn chỉnh và trình ký lại
- Cấp số công văn đi và nhân bản văn bản theo đúng số lượng nơi nhận.Vănthư sao chụp chỉ nhân bản theo đúng số lượng như ghi trong nơi gửi của văn bản
Đơn vị, cá nhân soạn
Bộ phận tổng hợp
-Kiểm soát văn bản -Trình ký
Nơi nhận, người nhận
Trang 7- Đóng dấu văn bản, con dấu sử dụng trong Công ty Lưới điện cao thế miềnBắc là con dấu đã được Công an Thành phố Hà Nội , Công an các Tỉnh cấp giấy phépkhắc dấu và giấy phép chứng nhận đăng ký mẫu dấu.Vì vậy , con dấu thể hiện vị trípháp lý của các văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch của Công ty vớicác cơ quan, tổ chức bên ngoài Công ty.Văn bản có đủ thể thức, đã có chữ ký và condấu mới có giá trị.
- Con dấu được đóng vào chỗ có chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty,chữ ký của người được Ủy quyền hoặc Thừa lệnh, dấu được đóng phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về bên trái
- Cán bộ Văn thư, người được Chánh văn phòng giao trách nhiệm giữ dấu vàchịu trách nhiệm trực tiếp việc tiếp nhận và đóng dấu văn bản theo quy định
- Phát hành văn bản
+ Cán bộ văn thư cơ quan đã ghi sổ theo dõi tất cả các công văn giấy tờ gửi đicác nơi để khi tra cứu sẽ được chính xác nhanh chóng ; Lựa chọn loại bì và kíchthước bì cho phù hợp với kích thước và độ dày của văn bản đi;trình bày và viết bìngay ngắn và chính xác
+ Khi gửi văn bản ra các cơ quan bên ngoài,đơn vị soạn thảo cung cấp đầy đủthông tin về địa chỉ cho cán bộ văn thư phát hành
+ Tất cả các văn bản của Công ty đều được scans trên máy tính để phục vụ choviệc giải quyết công việc, lưu trữ dưới dạng bản mềm file và phổ biến nội dungnhanh chóng trên chương trình Văn phòng điện tử E-office
+ Văn bản chuyển theo đường bưu điện, cán bộ văn thư ghi đầy đủ biên mụcvăn bản theo mẫu của bưu điện, dán bì , dán tem, ghi phiếu phát chuyển nhanh…
- Phân loại văn bản gửi đi và yêu cầu nơi soạn thảo fax, nếu thời gian gấp
- Scan văn bản, nhập thông tin văn bản đi vào chương trình E-office
- Lưu văn bản đi theo qui định :
+ Công ty lưới điện cao thế miền Bắc và các đơn vị, chi nhánh trực thuộc công
ty đều sử dụng chương trình phần mềm E.office để quản lý văn bản đi, văn bản đến
và hàng tháng phải in ra và đóng quyển lưu công văn đi, công văn đến
Trang 8+ Đối với các đơn vị không sử dụng phần mềm quản lý văn bản thì sẽ có sốcông văn đi, đến và lưu trữ theo quy định.
+ Cán bộ Văn thư cơ quan có trách nhiệm đăng ký số cho tất cả các văn bảntheo trình tự phát hành
+ Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký số tại văn thư, có ghi chú rõ với loạivăn bản khẩn, mật, thượng khẩn… Với hợp đồng kinh tế đã lấy số của đơn vị khácthì khi đóng dấu cán bộ văn thư sẽ ghi đầy đủ nội dung và ghi chú vào cột ghi chú
+ Tất cả các văn bản đi và đến cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm lưu trữbản gốc.Các văn bản là các thành phần của hồ sơ công việc, các đơn vị lưu bản sao ybản chính để lập hồ sơ công việc
Chánh văn phòng:
Kiểm tra sự tiếp nhận
GIÁM ĐỐC
(thủ trưởng đơn vị) Bút phê,chỉ đạo giải quyết
Bộ phận tổng hợp
-Trình BGĐ -Nhập chỉ đạo giải quyết
và đôn đốc thực hiện
Đơn vị , cá nhân
Liên quan giải quyết
Trang 9Tất cả mọi văn bản gửi đến cơ quan Công ty bất kỳ từ nguồn nào (bưu điện,gửi tay, fax, qua E-office) kể cả đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến Công ty phảiđược quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự:
- Tiếp nhận, lấy số đăng ký văn bản đến, Scan văn bản ( bản cứng ) đính kèmvào chương trình E- office gắn và điền thông tin văn bản đến vào phiếu xử lý vănbản
- Chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng cónhiệm vụ ghi phiếu xử lý văn bản đến để trình lãnh đạo Công ty
- Trình Giám đốc phê duyệt ( trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì trình vănbản đến Phó giám đốc được ủy quyền )
- Scan văn bản ( bản cứng ) đính kèm vào chương trình E- office hoặc sử dụngvăn bản đã được Tổng Công ty gửi trên E- office.Chuyểnvăn bản đến theo bút phêcủa lãnh đạo Ban Giám đốc
- Theo dõi, dôn đốc việc giải quyết văn bản :
+ Công văn đến được phân loại, lấy số công văn đến theo các loại: Cấp trên;trong ngành; ngoài ngành và được Scan, nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống E.office.Công văn đến được lưu và vào sổ theo dõi công văn đến theo các phân loại trên
+ Công văn đến được gắn Phiếu xử lý văn bản để trình lãnh đạo Công ty vàbản chính được chuyển xuống nơi giải quyết chính Sau khi có bút phê của lãnh đạoCông ty vào Phiếu xử lý văn bản, cán bộ tổng hợp sẽ cập nhật bút phê của lãnh đạovào E-ofice và chuyển cho văn thư để chuyển tiếp bản chính đến phòng ban giảiquyết chính, các phòng ban phối hợp (nếu có) nhận văn bản qua hệ thống E-office
2.1.1.2 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Căn cứ vào chức năng , nhiệm vụ và kết quả thực hiện các hoạt dộng đượcphân công , trước 20/12 hàng năm , Phụ trách các đơn vị tổ chức lập Danh mục hồ sơ
công việc năm sau của đơn vị mình theo biểu NGC- P1.QT.01/B.01 ,trình Giám đốc
phê duyệt và gửi P1 một bản.P1 căn cứ vào khối lượng, danh mục hồ sơ lập của cácđơn vị, có kế hoạch chuẩn bị phương tiện , dụng cụ cần thiết cho việc tổng hợp nộplưu hồ sơ của các đơn vị lên kho lưu trữ khi hồ sơ hết hạn lưu trữ tai các đơn vị
Trang 10- Trong thời gian công tác có phát sinh, thay đổi nội dung trong Danh mục hồ
sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật và phê duyệt lại kịp thời theop trình tự như trên,người giữ Danh mục hồ sơ cũ phải hủy an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn
- Sau một năm kể từ năm kết thúc công việc, hồ sơ , tài liệu phải được nộp vàokho lưu trữ của Công ty.Trường hợp do yêu cầu công việc không thể nộp lưu theothời hạn quy định, các đơn vị phải giải trình rõ lý do và phải được Giám đốc phêduyệt
- Hồ sơ tài liệu là tài sản của nhà nước.CBCNV không tự ý tiêu hủy tài liệu đểlàm của riêng hoặc tự ý mang sang cơ quan khác nếu không được phép của câp cóthẩm quyền
- Hồ sơ nộp lưu phải là bản gốc, bản chính, việc nộp bản sao chỉ thực hiện khikhông có bản gốc, bản chính
- Việc giao nhận hồ sơ được thực hiện thông qua Biên bản nộp lưu
- Việc giao nộp hồ sơ từ lưu trữ Công ty vào lưuu trữ cấp trên thực hiện theoquy định, hướng dẫn của cấp trên
2.1.2 Nhiệm vụ của Văn thư Công ty
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
-Trình Lãnh đạo văn bản đến và chuyển các văn bản đã được xem xét, phânloại cho các Ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Lãnh đạo
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủtục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộpbản lưu vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên cơ quan
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo quiđịnh của pháp luật
- Thực hiện việc scan văn bản đi – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý,tra cứu và lưu trữ trên chương trình E-office
- Thực hiện việc ký nhận văn bản đi – đến;
Trang 11- Phối hợp với các ban chức năng bồi dưỡng cán bộ là công tác văn thư;
- Cụ thể hóa các văn bản của Nhà nước về quản lý công tác văn thư cho phùhợp với tình hình thực tế của cơ quan;
- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị
2.1.3 Công tác tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
- Tổ chức, biên chế và trình độ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Vănphòng Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc:
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ Đơn vị tính Số lượng
+ Chuyển phát và theo dõi văn bản đi, văn bản nội
bộ
- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ
2.2.1 Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu của văn phòng Công ty lưới điện cao thế miền Bắcphải đạt được yêu cầu sau:
Trang 12- Xác định những tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảoquản có thời hạn tính bằng số lượng năm cụ thể;
- Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ theo quy định
Lưu trữ cơ quan phối hợp với các phòng ban, đơn vị, chi nhánh trong NGC để
xây dựng “Danh mục hồ sơ” nộp lưu hàng năm của NGC theo biểu (Biểu P1.QĐ.05/B.01) Việc lập “Danh mục hồ sơ” được thực hiện vào tháng 12 của mỗi
NGC-năm Văn phòng Công ty tổng hợp và trình Lãnh đạo NGC phê duyệt để thực hiện
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ của công ty, Lãnh đạo công typhải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn choGiám đốc về việc:
• Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
• Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ
+ Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của công ty:
• Phó Giám đốc - Thủ trưởng cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;
• Chánh Văn phòng (Phó Chánh Văn phòng phụ trách): Phó chủ tịch Hội đồng;
• Trường các phòng ban, đơn vị, chi nhánh có hồ sơ: Uỷ viên;
•Phụ trách lưu trữ cơ quan: Uỷ viên kiêm thư ký
+ Phương thức làm việc của Hội đồng:
• Từng thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản,danh mục tài liệu hết giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ(nếu cần);
• Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
• Thông qua biên bản, trình người có thẩm quyền quyết định
2.2.1.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty.
Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy địnhcủa Nhà nước tại kho Lưu trữ của Công ty lưới điện cao thế miền Bắc
- Hàng năm, bộ phận lưu trữ cơ quan căn cứ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ
do công ty quy định, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn