Khóa luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Nhân tỉnh Hải Dương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài: 1 2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 1 3.Mục đích nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 6.Đóng góp của đề tài 3 7.Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG 4 1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 4 1.1.1.MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ VĂN PHÒNG: 4 1.1.1.1.Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng: 4 1.1.1.2.Khái niệm văn phòng: 4 1.1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG: 5 1.1.2.1.Vị trí của văn phòng: 5 1.1.2.2.Vai trò của văn phòng: 5 1.1.3.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG: 5 1.1.3.1.Chức năng của văn phòng: 5 1.1.3.1.1:Chức năng tham mưu, tổng hợp: 6 1.1.3.1.2.Chức năng giúp việc, điều hành: 6 1.1.3.1.3.Chức năng hậu cần: 6 1.1.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng: 6 1.1.4.NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ: 7 1.1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng: 7 1.1.4.2.Trang thiết bị văn phòng: 8 1.1.4.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị: 10 1.1.4.4.Soạn thảo và quản lý văn bản: 11 1.1.4.4.1Soạn thảo văn bản trong hoạt động văn phòng: 11 1.1.4.4.2.Quản lý văn bản: 12 1.1.4.5.Thu thập và sử lý thông tin trong cơ quan: 13 1.2. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG: 16 1.2.1.LỊCH SỬ VÀ TRUYỀN THỐNG: 16 1.2.2.VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG. 17 1.2.2.1.Vai trò: 17 1.2.2.2.Chức năng: 17 1.2.2.3.Nhiệm vụ: 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG. 19 2.1.HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 19 2.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 19 2.1.1.1. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm: 19 2.1.1.2. Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm: 19 2.1.2.VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 20 2.1.2.1.Vị trí, chức năng : 20 2.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 20 2.1.3. TRANG THIẾT BỊ : 24 2.1.4.MỘT SỐ NGHIỆP VỤ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 25 2.1.4.1.Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện trương trình hoạt động: 25 2.1.4.2.Công tác hành chính quản trị và hậu cần: 26 2.1.4.3.Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị: 28 2.1.4.4.Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn bản: 29 2.1.4.5.Công tác văn thư, lưu trữ: 29 2.1.4.6. Hoạt động của phòng ngoại vụ: 30 2.1.4.6.Các đơn vị sự nghiệp: 31 2.2.MỐI QUAN HỆ VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG. 32 2.2.1.MỐI QUAN HỆ VĂN PHÒNG VỚI CÁC CƠ QUAN : 32 2.2.2.QUAN HỆ GIỮA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VÀ ĐẢNG ỦY CƠ QUAN: 33 2.2.3.QUAN HỆ GIỮA BAN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VỚI CÔNG ĐOÀN,ĐOÀN THANH LIÊN, HỘI CỰU CHIẾN BINH: 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 34 3.1.BỒI DƯỠNG NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 34 3.2.NÂNG CAO CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP: 35 3.3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CỒNG TÁC THÔNG TIN: 36 3.3.1.Bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ: 37 3.3.2.Trang bị phương tiện kỹ thuật thông tin: 37 3.3.3.Xây dựng các phần mềm ứng dụng: 37 3.4. NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ: 38 3.5. NÂNG CAO CÔNG TÁC HẬU CẦN: 39 KẾT LUẬN CHUNG 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là sinh viên thuộc lớp ĐH.QTVP13B của trường Đại học Nội vụ HàNội Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài “Thực trạng vàgiải pháp nhằm nâng cao hoạt động văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Nhân tỉnhHải Dương” Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập tổng hợpthông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ làm việc trongUBND tỉnh Hải Dương, và các cán bộ Văn phòng tỉnh Nhân đây, cho phép tôibày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô Đặc biệt, đối với TS.Bùi ThịÁnh Vân bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện

đề tài Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặtkhác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù

cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế tôirất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc Những ýkiến đóng góp của mọi người sẽ giúp chúng tôi nhận ra hạn chế và qua đóchúng tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng nhưnghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT

UBND Uỷ ban nhân dânHĐND Hội đồng nhân dânCNXH Chủ nghĩa xã hộiCNTT Công nghệ thông tinTNHH Trách nhiệm hữu hạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài: 1

2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 1

3.Mục đích nghiên cứu: 2

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2

5.Phương pháp nghiên cứu 2

6.Đóng góp của đề tài 3

7.Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG 4

1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 4

1.1.1.MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ VĂN PHÒNG: 4

1.1.1.1.Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng: 4

1.1.1.2.Khái niệm văn phòng: 4

1.1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG: 5

1.1.2.1.Vị trí của văn phòng: 5

1.1.2.2.Vai trò của văn phòng: 5

1.1.3.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG: 5

1.1.3.1.Chức năng của văn phòng: 5

1.1.3.1.1:Chức năng tham mưu, tổng hợp: 6

1.1.3.1.2.Chức năng giúp việc, điều hành: 6

1.1.3.1.3.Chức năng hậu cần: 6

1.1.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng: 6

1.1.4.NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ: 7

1.1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng: 7

1.1.4.2.Trang thiết bị văn phòng: 8

1.1.4.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị: 10

1.1.4.4.Soạn thảo và quản lý văn bản: 11

1.1.4.4.1Soạn thảo văn bản trong hoạt động văn phòng: 11

1.1.4.4.2.Quản lý văn bản: 12

1.1.4.5.Thu thập và sử lý thông tin trong cơ quan: 13

1.2 MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG: 16

1.2.1.LỊCH SỬ VÀ TRUYỀN THỐNG: 16

1.2.2.VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG 17

1.2.2.1.Vai trò: 17

1.2.2.2.Chức năng: 17

1.2.2.3.Nhiệm vụ: 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG 19

2.1.HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 19

2.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 19

2.1.1.1 Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm: 19

2.1.1.2 Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm: 19

2.1.2.VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 20

2.1.2.1.Vị trí, chức năng : 20

2.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 20

2.1.3 TRANG THIẾT BỊ : 24

2.1.4.MỘT SỐ NGHIỆP VỤ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: 25

2.1.4.1.Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện trương trình hoạt động: 25

2.1.4.2.Công tác hành chính quản trị và hậu cần: 26

2.1.4.3.Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị: 28

2.1.4.4.Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn

bản: 29

2.1.4.5.Công tác văn thư, lưu trữ: 29

2.1.4.6 Hoạt động của phòng ngoại vụ: 30

2.1.4.6.Các đơn vị sự nghiệp: 31

2.2.MỐI QUAN HỆ VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG 32

2.2.1.MỐI QUAN HỆ VĂN PHÒNG VỚI CÁC CƠ QUAN : 32

2.2.2.QUAN HỆ GIỮA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VÀ ĐẢNG ỦY CƠ QUAN: 33

2.2.3.QUAN HỆ GIỮA BAN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VỚI CÔNG ĐOÀN,ĐOÀN THANH LIÊN, HỘI CỰU CHIẾN BINH: 33

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG: .34 3.1.BỒI DƯỠNG NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:34 3.2.NÂNG CAO CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP: 35

3.3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CỒNG TÁC THÔNG TIN: 36

3.3.1.Bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ: 37

3.3.2.Trang bị phương tiện kỹ thuật thông tin: 37

3.3.3.Xây dựng các phần mềm ứng dụng: 37

3.4 NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ: 38

3.5 NÂNG CAO CÔNG TÁC HẬU CẦN: 39

KẾT LUẬN CHUNG 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài:

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanhnghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dược bộ phận vănphòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quancũng như doanh nghiệp

Quản trị văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.Trong quá trình quản lý nhà nước, hoạt động văn phòng vừa là phương tiện, vừa

là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyếtđịnh quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngượclại

Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏiphải có một cơ quan văn phòng đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tínhchính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Đặcbiệt là công tác tham mưu, tổng hợp giúp cho lãnh đạo ra các quyết định chính

xã, điều hành bộ máy hành chính dưới quyền có hiệu quả và nâng cao chấtlượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của

cơ quan nhà nước Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động khác nhau màvăn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau Nhưng với quy mônào đi nữa văn phòng vẫn luôn là “cánh tay phải” đắc lực cho nhà lãnh đạo trongviệc điều hành, lãnh đạo theo chủ trương chính sách của nhà nước

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi nhận thấy vai tròquan trọng của việc nghiên cứu các vấn đề trong hoạt động văn phòng củaUBND tỉnh mình Qua bài nghiên cứu tôi có thể tiếp cận sâu hơn cơ quan mình

dự định xin làm việc sau khi ra trường; Đứng từ khía cạnh khách quan để hiểu rõnhững công việc cần làm trong tương lai, xác định rõ các bước cần phải thựchiện trong hiện tại

2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:

Đối tượng nghiên cứu: “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt

động văn phòng tại Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương”.

Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Hải Dương

từ năm 2014-2015

3.Mục đích nghiên cứu:

Trình bày, đánh giá về thực trạng hoạt động của văn phòng UBND tỉnh

Hải Dương, đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của vănphòng

Xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác văn phòng trong hoạt động

của UBND Tỉnh

Khảo sát thực trạng hoạt động của văn phòng UBND tỉnh Hải Dương Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động vănphòng

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

- Khóa luận tốt nghiêp: “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu

quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”của tác giả Phạm Thị Huyền

- Phạm Thị Ánh Nguyệt: “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả công tác văn phòng tại Sở tài nguyên và môi trường Hải Phòng” - Luận vănthạc sĩ

- Luận văn thạc sĩ: “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Vănthư- Lưu trữ trong văn phòng Cơ điện và Phát triển nông thôn”

- Tác phẩm “ Quản trị hành chính văn phòng” – Vương Thị Kim Thanh

5.Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện nghiên cứu đề tài tôi đã thực hiện các phương pháp nghiêncứu sau:

-Phương pháp tham khảo tài liệu cùng đề tài nghiên cứu

-Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp

-Phương pháp đi khảo sát thực tế tại nơi nghiên cứu

-Phương pháp phỏng vấn để tìm hiểu thông tin và độ xác thực của hoạtđộng văn phòng

6.Đóng góp của đề tài

Đề tài nghiên cứu này đã góp phần đưa ra thực trạng của hoạt động văn

phòng của Văn phòng UBND tỉnh, từ đó có những giải pháp nhằm nâng caocông tác văn phòng trong thời gian hoạt động tới

7.Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài

được chia làm 3 chương:

Chương I: Những vấn đề cơ bản trong văn phòng, công tác văn phòng

và vài nét khái quát về văn phòng UBND tỉnh Hải Dương

Chương II: Thực trạng hoạt động văn phòng UBND tỉnh Hải Dương Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng UBND tỉnh Hải Dương

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND

TỈNH HẢI DƯƠNG 1.1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

1.1.1.MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ VĂN PHÒNG:

1.1.1.1.Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng:

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải

có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý,phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúplãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phậnchuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Chính vì vậy, trong các cơ quan, tổ chức văn phòng tồn tại là điều tất yếu

và khách quan

1.1.1.2.Khái niệm văn phòng:

Văn phòng có thể hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ

giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo của một cơ quan đơn vị Theo quanniệm này thì ở các cơ quan có thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớnthì thành lập văn phòng.Còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng

là phòng hành chính tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Mặc dù hiểu theo cách nào thì văn phòng vẫn có những đặc điểm chungnhư sau:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức;

Có trách nhiệm:

- Thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho nhà lãnh đạo;

- Giúp các nhà quản lý điều hành công việc;

- Đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự

điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1.1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG:

1.1.2.1.Vị trí của văn phòng:

Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trongbất kỳ cơ quan, đơn vị nào.Văn phòng vừa thực hiện chức năng đối nội, vừathực hiện chức năng đối ngoại của cơ quan đơn vị

Văn phòng là “bộ máy” giúp việc cho Thủ trường cơ quan trong việc xácđịnh quy trình công tác chung, tham mưu, đưa ra các biện pháp để Thủ trưởng

cơ quan tổ chức, điều hành bộ máy thuộc quyền hạn của mình để thực hiện côngtác đã đề ra;

Văn phòng là nơi có nguồng thông tin quan trọng nhất, thường xuyênnhất phục vụ vai trò quản lý, lãnh đạo, kiểm tra của Thủ trưởng cơ quan;

Như vậy, công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kếtquả hoạt động chung của cơ quan

1.1.2.2.Vai trò của văn phòng:

Văn phòng là một bộ phận quan trọng đối với bất kỳ cơ quan tổ chức nào,

có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Bộ máy văn phòng nếu hoạtđộng tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu vănphòng hoạt động kếm hiệu quả nó sẽ tác động tiêu cực đến sự phát triển của cả

cơ quan

Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,

là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra các quyết địnhquản lý điều hành của lãnh đạo.Văn phòng là cánh tay phải đắc lực giúp việccho lãnh đạo.Ngoài ra văn phòng còn là nơi đại diện cho cơ quan, đầu mối giaotiếp giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân

1.1.3.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG:

1.1.3.1.Chức năng của văn phòng:

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng ta có thểthấy văn phòng có những chức năng sau đây:

1.1.3.1.1:Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý

1.1.3.1.2.Chức năng giúp việc, điều hành:

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp việc cho viecj điều hành của ban quản

lý, lãnh đạo cơ quan thông qua các công việc cụ thể như sau:

- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch công việc quý,tháng, tuần, ngày…

- Thực hiện các hoạt động lễ tân;

- Tổ chức các họi nghị;

- Tổ chức các chuyến đi công tác;

- Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

1.1.3.1.3.Chức năng hậu cần:

Hoạt động của cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện cở sở vậtchất như thiết bị, dụng cụ, văn phòng là bộ phận bố chí, quản lý các thiết bị đóđảm bảo sử dụng có hiệu quả;Văn phòng tổ chức quản lý việc sử dụng kinh phícủa cơ quan;Thực hiện và đảm bảo các thủ tục pháp lý;Đảm bảo công tác anninh, an toàn.Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.Các chức năng này vừađọc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quanphải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan

1.1.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng:

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ

thể sau:

-Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng

chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo Mỗi cơquan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Song muốnđạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nốithành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau Văn phòng là đơn

vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khácthực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạchcông tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiệncác kế hoạch đó

- Tổ chức công tác lễ tân như: đón tiếp khách,sắp xếp nơi ở,ăn uống củakhách

- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt đọng của cơ quan thông qua côngviệc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi

sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

- Tư vấn về văn bản cho lãnh đạo, trợ giúp cho lãnh đạo về vấn đề soạnthảo văn bản đẻ đảm bảo văn bản nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền và theoquy định của nhà nước

- Thực hiện công tsc văn tu lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hiện hành.Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản ở các bộ phận

1.1.4.NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ:

1.1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng:

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của vănphòng đẻ đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Tùy theo lĩnh vựchoạt động, đặc điểm của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khácnhau Tuy nhiên các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức của cơ quan baogồm:

- Bộ phận hành chính văn thư : có nhiệm vụ điều hành công tác tiếpnhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức lễ

tân,quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạtđộng văn thư.

- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ với nhiệm vụnghiên cứu chủ trương đường lối của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liênquan để tư vấn cho lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt động, theo dõi tổnghợp tình hình hoạt động của cơ quan đẻ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuấtcác phương án giải quyết

- Bộ phận lưu trữ :có trách nhiệm sưu tầm những tài liệu liên quan đếnhoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu,lưu trữ các tài liệucủa cơ quan theo quy định, tổ chúc hướng dẫn công tác liêu trữ,khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả

- Bộ phận tài vụ: dự trù kinh phí cho hoạt dộng của cơ quan, tổ chứcthực hiệ việc cấp phát cho các bộ phận khác trong cơ quan

- Bộ phận nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạtđộng sử dụng, đào tạo, bố trí tuyển dụng, theo dõi, đánh giá lao động.Tổ chứccông tác khen thưởng, kỷ luật quản lý nhân sự

1.1.4.2.Trang thiết bị văn phòng:

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động vănphòng.Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của côngtác văn phòng mà người ta trang bị nhưng máy móc, thiết bị Có thể phân loạitrang thiết bị thành từng nhóm:

*Các thiết bị văn phòng:

-Máy vi tính: Ngày nay máy vi tính là vật dụng không thể thiếu tronghoạt động văn phòng Nó giúp cho nhân viên văn phòng soạn thảo, thống kê,tính toán, thực hiện các công việc được đề ra…Ngoài ra, máy vi tính còn giúpcho nhân viên văn phòng trao đổi, cập nhập và tìm kiếm thông tin công việc củamình; gửi và nhận các văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng

-Máy in laser: là thiết bị không thể thiếu kết nối với máy tính Đây làthiết bị cần thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy như hồ sơ, giấy tờ,thủ tục…

-Máy scanner: Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng ình ảnh hoặcchữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu.

-Điện thoại: Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe

-Máy ghi âm văn phòng: Dùng để ghi lại lời nói Hiện nay những máyghi âm văn phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mụcđích sau đây:

Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phátbiểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghitốc ký

Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảovăn bản

Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25

- 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20% Thời gian thảo vănbản giảm 3 - 4 lần Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo

-Máy fax: Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen,màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống)

và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax)

Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thểFax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năngnày)

-Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đếnmức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật

-Máy chiếu đa năng(projecter): Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụngcác phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăngsức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình Đây là loạimáy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình

vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài Nói mộtcách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọingười có thể xem từ xa

1.1.4.3.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị:

Trong cơ quan các cuộc họp, hội nghị luôn luôn được tổ chức một cáchthường xuyên như: các cuộc họp thường niên, họp các quý hay các hội nghị cấpcao…Chính vì vậy việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong hoạt động vănphòng là rất quan trọng

Các phương pháp tổ chức hội nghị như: Mời đại biểu họp trên các phònghoặc hội trường; Sử dụng điện thoại,mạng máy tính; Sử dụng cáp quang hộinghị từ xa…

- Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức:

Mặc dù các cuộc họp đều có thể tiến hành theo kiểu nghi thức, nhưng hầuhết các các doanh nghiệp chỉ áp dụng các cuộc họp trang trọng theo nghi thứctrong các trường hợp sau đây:

+Các cuộc họp lớn

+Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khácnhau

+Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả cácthành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo

Họach định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm

ba giai đọan:

+Giai đọan chuẩn bị

+Giai đọan tiến hành

+Giai đọan kết thúc hội nghị

- Các hội nghị từ xa

Hội nghị từ xa là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm củamình không phải đi xa, và theo dõi tại phòng họp các bài thuyết trình qua cácphương tiện nghe nhìn tại phòng họp

+Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệmcông sức

+Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trongphòng của mình, nghĩa là người này không nhìn thấy những người đang tham dự

ở nơi khác Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình vànhững người ở chung quanh mình

1.1.4.4.Soạn thảo và quản lý văn bản:

1.1.4.4.1Soạn thảo văn bản trong hoạt động văn phòng:

Khi nhân viên văn phòng sảo thảo văn bản cần chú ý những quy địnhtrong soạn thảo văn bản như sau:

* Quy định trong soạn thảo:

- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp:

Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợpvới hiến pháp và Luật pháp hiện hành Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dướiban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quannhà nước cấp trên Các văn bản quy pham pháp luật trái với Hiến pháp, trái vớicác văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải ddược cơquan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành

- Văn bản phải được soạn đúng thể thức:

Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bảnkhông đúng thể thức, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý Cũng phải lưu ý đếnthể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có

hình thức mẫu quy định.

- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định:

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và bàn hànhcủa các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồngchéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan (luật banhành văn bản quy phạm pháp luật năm

* Nội dung văn bản:

- Nội dung văn bản phải có tính mục đích:

Yêu cầu này đòi hỏi nhân viên văn phòng trước khi soạn thảo văn bảnphải cân nhắc xem vấn đề mà văn bản đưa ra nhằm tới mục đích gì, có thiết thựcvới yêu cầu của đời sống xã hội không? Có phù hợp với tình hình thực tế haykhông? nếu tính mục đích của nội dung văn bản không cao sẽ làm hạn chế đếnhiệu lực và giá trị của văn bản trong thực tế

- Nội dung văn băn phải khoa học và có tính thực thi:

Tính khoa học của văn bản được hiểu là khi trình bày nội dung văn bản,các nhân viên văn phòng phải dựa trên những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn mộtcách có căn cứ; các số liệu, tư liệu có độ chính xác cao; các lập luận, lý giải đều

có căn cứ chặt chẽ, logíc và hợp lý Tính khoa học còn thể hiện ở chỗ những vấn

đề đặt ra trong nội dung văn bản phải phản ánh được những tiến bộ khoa họcmới cuả đất nước và thời đại, tránh sự lạc hậu, lỗi thời Mặt khác những vấn đề

mà nội dung văn bản đưa phải đảm bảo có khả năng thực thi trong thực tế Tínhkhả thi của văn bản còn thể hiện ở chỗ trong nội dung không chỉ nêu ra vấn dề

mà còn phải chỉ ra những biện pháp thực hiện và phương hướng giải quyết vấnđề

Ngoài ra khi nhân viên văn phòng thực hiện soạn thảo văn bản phải chú ýđến văn phong trong văn bản

1.1.4 . 4.2.Quản lý văn bản:

-Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả mọi vănbản đi -đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua vănthư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết

- Việc gửi văn bản giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà nước phải theođúng hệ thống tổ chức Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trựctiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, khôngđược gửi văn bản vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt).

- Việc tiếp nhận, gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của

cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nướcđược quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước công bố ngày8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay

là Chính phủ) ban hành “Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước” và Thông tư số 06TT-BNV ngày 28/8/1992 của Bộ nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hộiìông Bộ trưởng về bảo về bí mật Nhà nước

1.1.4.5.Thu thập và sử lý thông tin trong cơ quan:

* Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập thông tin.Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản

lý hành chính nhân viên thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ cho hoạtđộng văn phòng cần quan tâm tới những yêu cầu sau đây:

a) Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý:

Muốn thu thập và cung cấp thông tin hiệu quả nhân viên trước hết cần xácđịnh được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin Sau đó xác địnhnhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin

- Đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân nhân viên; lãnh đạo

cơ quan; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan; các cơ quan bên ngoài, đốitác, khách hàng

b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý:

Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người nhân viên cần chấtlượng và giá trị của thông tin đối với công việc Vì vậy, nhân viên cần đánh giáđược ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý Muốn đánh giá được ý nghĩathông tin mà mình thu thập xử lý, nhân viên cần phân tích thông tin; so sánh cácthông tin, số liệu liên quan với nhau

c) Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin

cần thiết:

Để có thể thu thập thông tin tốt nhân viên cần nắm vững các phương pháp

để tìm tòi, phát hiện thông tin và thu thập thông tin, sau đây là những phươngpháp cơ bản:

- Đọc và ghi chép thông tin;

- Phương pháp sao chụp tài liệu;

- Phương pháp nghe báo cáo;

- Phương pháp tra cứu qua mạng;

- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát;phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thựcnghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương phápthẩm tra, đối chiếu

* Quy trình xử lý thông tin trong quản lý hành chính

Quy trình xử lý thông tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vàothông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp cơbản sau:

a) Tiếp nhận thông tin

- Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơimột cách chủ động hoặc bị động

- Sau khi tiếp nhận thông tin, công chức, viên chức cần tiến hành phânloại thông tin Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề,từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn Có thể phân chia thôngtin thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thôngtin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liênquan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời,thông tin phi ngôn ngữ)

b) Tóm lược thông tin

Tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảmbảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục vụ cho việc tổng

hợp thông tin và sử dụng thông tin.

c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin Thông tin được thu thập từcác nguồn tin khác nhau Nhân viên phải trả lời được câu hỏi đặt ra là: thông tin

có được đến từ nguồn tin nào? Với mỗi một loại nguồn tin thường có những độtin cậy khác nhau, như:

- Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi lànguồn tin có giá trị pháp lý cao Bởi độ tin cậy của các nguồn tin có sự khácnhau nên khi sử dụng hoặc cung cấp thông tin cần chú thích rõ nguồn thông tin

Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn tin nhân viên cần kiểm tra thực tế bằng cáchkiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp nguồn tin

d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết

- Phân tích thông tin:

Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh, đối chiếu để kiểm tratính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin Việc phân tích nhằm nắmchắc nội dung và hiểu đúng bản chất của thông tin, bản chất của tình hình, sựviệc

Trên cở sở những thông tin được lựa chọn, nhân viên cần có những ýkiến tham mưu giải quyết tin để đảm bảo việc sử dụng thông tin có hiệu quả.Cuối cùng, nhân viên cần lưu ý đến việc lưu trữ thông tin theo quy định Đặcbiệt, cần chú ý lưu trữ các thông tin phải mất nhiều công thu thập, tổng hợp hoặccác số liệu quan trọng vì nó sẽ giúp cho người nhân viên thu thập, xử lý thôngtin có hiệu quả và nhanh chóng ở những lần sau

1.2 MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HẢI DƯƠNG:

Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương nằm ở phía Đông Nam của tỉnh HảiDương tại số 45, Đường Quang Trung, Thành phố Hải Dương,Việt Nam

và thực hiện tốt công tác an sinh xã hội…

Trong 9 năm kháng chiến chống Pháp, Ủy ban nhân dân Tỉnh Hải Dương

(Khi đó là tỉnh Hải Hưng) đã kiên cường bám đất, bám dân để phục vụ kháng

chiến tỉnh hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạo nhân dân đánh Pháp, giữ vững chínhquyền cách mạng Hòa bình lập lại,cán bộ UBND đã trực tiếp tham gia công táccải tạo công thương, cải cách ruộng đất và xây dựng CNXH Trong chiến tranhphá hoại của Đế quốc Mỹ, UBND đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảmbảo mọi điều kiện để kịp thời lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạotỉnh,thực hiện tốt chỉ đạo quân và dân tỉnh vừa đánh thắng chiến tranh phá hoạicủa Đế quốc Mỹ và xây dựng hậu phương vững chắc góp phần to lớn vào chiếnthắng 30-4-1975 Bước vào thời kỳ đổi mới, UBND tỉnh Hải Dương đã dầnđược kiện toàn về bộ máy và con người nên đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụgiai đoạn cách mạng mới Trong quá trình phát triển, nhiều đồng chí cán bộUBND đã trưởng thành, trở thành những cán bộ lãnh đạo chủ chốt nhiều địaphương, đơn vị

Phát huy truyền thống, những năm qua cán bộ UBND tỉnh đã không

ngừng phấn đấu vươn lên, lập thêm nhiều thành tích Trước nhất, thực hiện tốtđiều hành các cấp chính quyền trong tỉnh thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển kinh

tế - xã hôi, an ninh quốc phòng mà Nghị quyết các kỳ Đại hội đảng bộ tỉnh đã đềra.Lãnh đạo UBND tỉnh Hải Dương xây dựng và thực hiện có hiệu quả chươngtrình công tác; đã phối hợp với các ngành, các địa phương để thực hiện thắng lợinhiệm vụ mà Tỉnh ủy, HĐND tỉnh giao Hàng UBND tỉnh đã xử lý trên 17nghìn văn bản đến, ban hành trên 7 nghìn văn bản đảm bảo an toàn, đúng quyđịnh của pháp luật Đã chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các chương trình đề án, dự án,các văn bản… để đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND tỉnh

Trong công tác đối ngoại, đã làm tốt nhiệm vụ tham mưu, giúp Lãnh đạoUBND tỉnh tiếp đón khoảng 100 đoàn khách nước ngoài đến hợp tác đầu tư vàthăm viếng hữu nghị mỗi năm; kêu gọi, triển khai hơn 20 dự án viện trợ phichính phủ trên toàn tỉnh với số vốn viện trợ trên 300 nghìn USD/năm Đã làmtốt việc chuẩn bị cho các đoàn của tỉnh đi công tác nước ngoài xúc tiến đầu tư,hợp tác hữu nghị và quảng bá hình ảnh của tỉnh ra thế giới; tăng cường hợp táchữu nghị với tỉnh Viêng Chăn của Nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, cácđịa phương của Pháp, Hàn Quốc và một số nước khác

1.2.2.VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG.

1.2.2.1.Vai trò:

Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương có vai trò điều hành, chỉ đạo các hoạtđộng của tỉnh dựa theo chính sách của Đảng và nhà nước nhằm đưa hoạt độngkinh tế - xã hội tỉnh phát triển

Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương tổ chức việc thi hành hiến pháp và phápluật ở địa phương, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước ban hành

1.2.2.2.Chức năng:

- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn

bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

- Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy nhà nước từ trung ương đến cơsở

1.2.2.3.Nhiệm vụ:

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế

-xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý;xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnhtrình Hội đồng nhân dân thông qua để trình Chính phủ phê duyệt;

- Tham gia với các bộ, ngành trung ương trong việc phân vùng kinh tế;xây dựng các chương trình, dự án của bộ, ngành trung ương trên địa bàn tỉnh; tổchức và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án đượcgiao;

- Quyết định thành lập các đơn vị sự nghiệp, dịch vụ công trên cơ sở quyhoạch và hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thực hiện quản lýnhà nước đối với các cơ quan, tổ chức đơn vị trưng ương đóng trên địa bàn tỉnh;

Kết luận chương I:

Như vậy, xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là mộtyếu tố khách quan Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việcquản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tốrất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lốilàm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.Cũng chính vì vậy,việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan,

tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG.

2.1.HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG:

Được sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh mà trựctiếp là UBND tỉnh, cùng với sự nỗ lực phấn đấu của các thế hệ cán bộ của Vănphòng UBND tỉnh các thời kỳ, Văn phòng UBND tỉnh đã luôn hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao Với những thành tích đã đạt được, trong những năm qua,tập thể Văn phòng UBND tỉnh và nhiều cán bộ của Văn phòng đã vinh dự đượctặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý Trong đó, năm 2003 Văn phòng UBNDtỉnh vinh dự được Chủ tịch Nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba,năm 2007 được Thủ tướng Chính phủ tặng thưởng Bằng khen, năm 2008 đượcChủ tịch Nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhì và năm 2009 Vănphòng UBND tỉnh tiếp tục được Thủ tướng Chính phủ tặng Cờ thi đua xuất sắc

2.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG:

2.1.1.1 Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm:

- Chánh Văn phòng;

- Phó Chánh Văn phòng.(không quá 03 người);

2.1.1.2 Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm:

- Phòng Nông nghiệp, Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Công nghiệp, Giao thông - Xây dựng;

- Phòng Tài chính - Thương mại;

- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu vàtài khoản theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biênchế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh; sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra vềchuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.

2.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chínhphủ về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

* Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theoquy định của pháp luật

- Theo dõi, đôn đốc các Sở, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy bannhân dân huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấphuyện), các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủyban nhân dân tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân cấp huyện, các

cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự

án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân xem xét quyếtđịnh theo quy định của pháp luật

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quantrọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việckhác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liênquan trình Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và cácbáo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghịcủa cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lýcủa Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định củapháp luật

- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơquan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bấtthường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan thamgia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiệnvật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh

* Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: