Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Gia Bình Tỉnh Bắc Ninh

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3 1.1 Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.3 Cơ cấu tổ chức 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 9 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 9 2.1.1.1 Chức năng 9 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ 11 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 14 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 17 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 19 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 41 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 41 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 43 3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.Nhận xét bước đầu của những hiệu quả mang lại. 44 Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 46 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu, khắc phục những nhược điểm 49 LỜI CẢM ƠN 52 Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho những phần trên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3

1.1 Chức năng 3

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.3 Cơ cấu tổ chức 8

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 9

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 9

2.1.1.1 Chức năng 9

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ 11

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 14

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 17

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 17

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 19

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơquan 414.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của vănphòng 414.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làmviệc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 433.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụngtrong công tác văn phòng của cơ quan.Nhận xét bước đầu của những hiệuquả mang lại 44

Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác vănphòng của cơ quan 46

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu, khắc phục những nhược điểm 49

LỜI CẢM ƠN 52 Phần III: Những văn bản, bảng biểu , sơ đồ chứng minh, minh hoa cho những phần trên

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác vănphòng sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nướccủa mỗi cơ quan, đơn vị; góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng, chính xác, kịp thời, đúng chính sách, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng

và Nhà nước

Góp phần phục vụ công tác điều hành của các nhà lãnh đạo được hiệuquả, lý luận và thực tiễn công tác hành chính văn phòng và công tác Văn thư -lưu trữ những năm gần đây đã có những bước tiến vượt bậc Công tác văn phòngngày càng có một vị trí quan trọng trong công cuộc phát triển nền kinh tế đấtnước Để đảm bảo nguyên tắc gắn liền việc học ở trường với thực tiễn xã hội, lýluận với thực tế, nhà trường đã tiến hành tổ chức thời gian kiến tập giúp sinhviên có cái nhìn thực tế đối với ngành Quản trị văn phòng đang theo học Kiếntập ngành nghề tai cơ quan, doanh nghiệp rất cần thiết, giúp nâng cao năng lựcvận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phongcách làm việc của cán bộ văn phòng

Kiến tập ngành nghề có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạocũng như trong đánh giá chất lượng học tập và tiếp thu kiến thức của sinh viên.Hơn thế nữa, nó giúp sinh viên củng cố kiến thức và nghiệp vụ đã học; đồngthời giúp sinh viên nắm, hiểu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, tích lũy kiếnthức, kinh nghiệm thực tế

Trong thời gian kiến tập từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 tạiUBND huyện Gia Bình - Tỉnh Bắc Ninh em nhận thấy rằng đây là thời gian rấtthiết thực đối với sinh viên đang theo học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nóichung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng Để hoàn thành tốt kế hoạch kiếntập của trường đề ra, bản thân em đã phải nỗ lực không ngừng để có thể hoànthành tốt nhiệm vụ được giao của cơ quan kiến tập và vận dụng các lý thuyết đãhọc vào công việc thực tế đạt hiệu quả cao nhất Với thời gian kiến tập khôngdài nhưng được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo và các cán bộ HĐND-UBND

huyện Gia Bình, đặc biệt là chị Trịnh Thị Tuyên đã tạo điều kiện hướng dẫn emnhiệt tình và cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết trong quá trình em kiếntập

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Quản trị văn phòng,các lãnh đạo, cán bộ HĐND - UBND huyện Gia Bình và đặc biệt là chị TrịnhThị Tuyên đã tận tình trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian kiến tập Mặc dùbản thân đã có nhiều cố gắng, song thời gian có hạn và vốn kiến thức còn hạnchế nên bản báo cáo kiến tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bản báo cáo của em đạt kết quả tốtnhất

Em xin chân thành cảm ơn./

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmbảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sáchđịa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cầnthiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củapháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban

nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giảiquyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợivừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

*Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuấtsản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷsản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sởtheo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh

* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trênđịa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thểdục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thicử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo

vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địaphương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá giađình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngănchặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, côngtác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiệncác biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ

khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùngsâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biệnpháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chứckinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi íchhợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấptrên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định

1.3 Cơ cấu tổ chức

*Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Huyện Gia Bình (Phụ lục 1)

*Ban lãnh đạo UBND huyện:

- Chủ tịch UBND huyện: Ông Lê Tuấn Hồng

- Phó Chủ tịch 1: Ông Trịnh Đình Quỹ

- Phó Chủ tịch 2: Ông Nguyễn Văn Định

*Các phòng, ban đơn vị chuyên môn:

- Văn phòng UBND huyện

-Phòng Tư pháp

- Phòng Giáo dục - Đào tạo

UBND huyện Gia Bình là cơ quan hành chính Nhà nước làm việc theonguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cánhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, phó Chủ tịch, các cán bộcông, viên chức Mỗi lĩnh vực được giao chỉ một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính Mỗi thành viên UBND huyện Gia Bình chịu trách nhiệm cá nhân

về lĩnh vực được phân công phụ trách UBND huyện Gia Bình thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND vàUBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

Đứng đầu UBND là Chủ tịch UBND là người phụ trách, lãnh đạo chung,điều hành mọi lĩnh vực công tác của UBND huyện

Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộcphạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thểHĐND-UBND huyện về những quyết định, ý kiến chỉ đạo, điều hành những kếtquả công việc và những lĩnh vực được phân công Đồng thời cùng với tập thểUBND huyện chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND huyện trước UBNDtỉnh Bắc Ninh

Dưới là 12 Phòng, Ban chuyên môn phụ trách những lĩnh vực chuyênmôn riêng do các cán bộ được phân công chịu trách nhiệm về lĩnh vực mìnhđảm nhận Các cán bộ chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và Phó Chủ tịch về cáclĩnh vực mình phụ trách

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

2.1.1.1 Chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Gia Bình cóchức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nướctrên các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà

nước; cải cách hành chính, chính quyền địa phương, cán bộ, công chức, viênchức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, hội, tổ chức phi chính phủ, vănthư lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thanh niên và công tác thi đua khen thưởng.Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện, đồng thờichịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

* Nhiệm vụ, quyền hạn chung:

- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địabàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của UBND tỉnh, Sở Nội

vụ, Bộ Nội vụ

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm vềcông tác Nội vụ, kế hoạch về cải cách hành chính Nhà nước trên địa bàn; hướngdẫn và kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thôngtin lưu trữ phục vụ cho công tác Nội vụ

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về đánh giá tìnhhình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trên địa bàn với Chủ tịch UBND huyện,

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao

* Nhiệm vụ - quyền hạn cụ thể đối với từng lĩnh vực công tác:

- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn cơ quan, đơn vị, các xã, phường trên địabàn thực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo sự phâncông của UBND huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh

- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch và tổ chức, hướng dẫn,kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban vàUBND xã, phường trên địa bàn.

- Trình UBND huyện quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụthể cho các cơ quan chuyên môn của huyện theo hướng dẫn của tỉnh

- Giúp UBND huyện theo dõi, hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, các xã,phường xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế làm việc nhằm đảm bảo sự hoạtđộng của các cơ quan chuyên môn và phát huy hiệu lực của chính quyền cơ sở

- Giúp UBND huyện quản lý công tác tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, điềuđộng, luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm, nâng lương, kỷ luật và thực hiện các chế

độ, chính sách của nhà nước đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ cơ sởtheo phân cấp và theo quy định của pháp luật

- Trình UBND huyện đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giớihành chính trên địa bàn để UBND huyện trình HĐND huyện thông qua trướckhi trình cấp trên xem xét, quyết định; chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc chỉgiới, bản đồ địa giới hành chính huyện

- Tham mưu giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyênmôn, UBND các xã, phường về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, nhằmthực hiện tốt chương trình cải cách hành chính của tỉnh và của huyện đề ra

- Thường trực, tổng hợp và xử lý các nội dung về công tác thi đua khenthưởng của huyện

- Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện công tác tôn giáo của huyện theoquy định

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ

*Sơ đồ bộ máy Phòng Nội vụ (Phụ lục II)

* Số biên chế có mặt: 06 biên chế (05 công chức,01 viên chức)

* Phân công nhiệm vụ: Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế được giao, Trưởng phòng làchủ tài khoản được quyền chủ động sử dụng, sắp xếp và phân công hợp lý cán

bộ, công chức trong nội bộ đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn để thực

hiện đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị, cụ thể như sau:

1 Nguyễn

Đức Luyến

Trưởng phòng Chủ tài khoản, phụ trách chung.

- Trực tiếp phụ trách công tác tổchức bộ máy, biên chế;

- Giải quyết đơn thư khiếu nại thuộclĩnh vực trực tiếp phụ trách;

- Chịu trách nhiệm trước Huyện ủy,HĐND, UBND huyện, Sở Nội vụ vàtrước pháp luật vể tổ chức, hoạt độngcủa Phòng Nội vụ huyện

2 Lưu Trung

Kết

Phó Trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng và pháp luật về những việcđược phân công theo dõi, phụ trách

Cụ thể:

- Công tác cải cách hành chính;

- Công tác cán bộ, công chức, viênchức (tuyển dụng, bổ nhiệm, bổnhiệm lại, kỷ luật, tiền lương, cácchế độ chính sách và đào tạo, bồidưỡng); việc thực hiện pháp luật vềdân chủ ở các cơ quan QLNN, đơn vị

sự nghiệp;

- Công tác thi đua, khen thưởng;

- Công tác nội vụ cơ quan;

- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác

và giải quyết đơn thư khiếu nại thuộclĩnh vực trực tiếp phụ trách;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác doTrưởng phòng phân công

3 Nguyễn

Khắc Lộc

Phó Trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng và pháp luật về những việcđược phân công theo dõi Cụ thể:

- Công tác tổ chức chính quyền,chính quyền cơ sở (tuyển dụng, bổnhiệm, bổ nhiệm lại, tiền lương, cácchế độ chính sách và đào tạo, bồidưỡng), việc thực hiện pháp luật vềdân chủ ở cơ sở;

- Công tác thanh niên, quản lý Hội

và tổ chức phi chính phủ;

- Công tác quản lý nhà nước về tôngiáo;

- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác

và giải quyết đơn thư khiếu nại thuộclĩnh vực trực tiếp phụ trách;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác doTrưởng phòng phân công

4 Nguyễn

Xuân Hưng

Chuyên viên Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo

phòng và pháp luật về những việcđược phân công tham mưu Cụ thể:

- Kiêm thủ quỹ cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do

lãnh đạo phòng phân công.

5 Trịnh Thị

Tuyên

Chuyên viên Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo

phòng và pháp luật về những việcđược phân công tham mưu Cụ thể:

- Công tác văn thư, lưu trữ;

- Công tác quản lý nhà nước về tôngiáo;

- Công tác hành chính, văn thư, xử lýcông văn đi - đến, giữ dấu cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác dolãnh đạo phòng phân công

6

6

Đỗ Thị Tuyết

Chuyên viên Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo

phòng và pháp luật về những việcđược phân công tham mưu Cụ thể:

- Công tác thanh niên, quản lý Hội

và tổ chức phi chính phủ;

- Công tác kế toán cơ quan;

- Công tác nội vụ cơ quan tổng hợpbáo cáo tuần, tháng, quý, năm ghi

sổ giao ban cơ quan;

-Thực hiện các nhiệm vụ khác dolãnh đạo phòng phân công

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Tại phòng Nội vụ huyện Gia Bình đã ban hành văn bản quản lý về côngtác văn thư - lưu trữ:

- Quyết định số 01/2015/QĐ-PNV ngày 25/03/2015 của Trưởng phòngNội vụ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụhuyện Gia Bình

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác Văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và các cán bộ, viênchức trong cơ quan Tuy nhiên, hình thức tổ chức Văn thư ở mỗi cơ quan có thểgiống hoặc khác nhau Hình thức tổ chức là cách tổ chức các đơn vị, bộ phậnhoặc cán bộ chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác Văn thư mangtính nghiệp vụ như: Soạn thảo văn bản, vào sổ văn bản đến - đi, đóng dấu cơquan, chuyển giao văn bản, Vì vậy ,công tác Văn thư là hoạt động đảm bảothông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo quản lý, điều hànhcông việc của cơ quan

Công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện Gia Bình đã áp dụng hìnhthức tổ chức công tác Văn thư phân tán nghĩa là ở mỗi đơn vị, bộ phận đều cóVăn thư kiêm nhiệm giữa những công việc chính được giao và cả công tác Vănthư - Lưu trữ Các công việc như: Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản đi -đến, lập hồ sơ hiện hành và các khâu khác đều được thực hiện ở các phòng, banchứ không tập trung ở cán bộ chuyên trách ở bộ phận văn phòng riêng

* Nhận xét và ưu điểm, nhược điểm:

Ưu điểm:

Với hình thức tổ chức công tác Văn thư phân tán của cơ quan sẽ tạo thuậnlợi cho các phòng, ban chủ động hơn, các thủ tục diễn ra nhanh chóng đảm bảokịp tiến độ công việc Các cán bộ Văn thư không có sức ép với công việc vì sốlượng văn bản ít, tiết kiệm nguồn nhân lực cho cơ quan

Nhược điểm:

Các văn bản không tập trung mà phân tán tại nhiều phòng gây khó khăncho việc tra tìm tài liệu, tốn kém diện tích lưu trữ tài liệu Đồng thời, do kiêmnhiệm nên tính chuyên môn của cán bộ không cao, đôi khi dẫn đến chất lượngcông tác Văn thư - Lưu trữ chưa hiệu quả

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

- Tại UBND huyện Gia Bình được ban hành văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hành chính thông thường Mỗi hình thức văn bản lại do lãnh đạo cóthẩm quyền ban hành và ban hành đúng thẩm quyền nhằm thiết lập hệ thống vănbản quản lý cơ quan

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trìnhbày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bảnsoạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng cácphương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấymẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạpchí và các loại ấn phẩm khác

Thông qua việc soạn thảo các văn bản của cơ quan có thể thấy: đa số cácvăn bản của UBND huyện Gia Bình đều được ban hành đúng về mặt thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính Văn bản được ban hành đảm bảo hiệu lực pháp lý

Bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản vẫn còn sai về thể thức và kỹ thuậttrình bày do tính kiểm tra, rà soát chưa chặt chẽ mang lại chất lượng văn bảnkhông được tốt, chưa được áp dụng đầy đủ các quy định về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liênquan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

- Ký văn bản

Nhận xét:

Nhìn vào quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan có thể thấyđược các bước trong soạn thảo văn bản đã tương đối phù hợp với quy định, làmđúng theo quy trình Các văn bản được soạn thảo nghiêm ngặt, được kiểm trachặt chẽ để hạn chế tối đa việc sai sót, nhầm lẫn

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi (Phụ lục III)

* Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến

Bước 1: Nhân viên văn thư ( NVVT) tiếp nhận công văn đến theo trình tựsau:

- NVVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản đó gửicho phòng Nội vụ hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lạicho nhân viên Bưu điện

- Sau đó NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sáchbáo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bảntin, không phải vào sổ công văn đến thì chuyển trực tiếp cho cá nhân Đối với

văn bản gửi đến phòng đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hailoại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên của phòng, không

có dấu “Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thìNVVT phải chuyển ngay đến trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng nếu trưởngphòng đi vắng, trong thời gian ngắn nhất

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”cho lãnh đạo phòng và vào sổ đăng ký văn bản

Bước 2: Sau khi bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngàyđến, vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển xử lý cho Lãnh đạo phòng

Bước 3: Lãnh đạo phòng xem nội dung văn bản và phân cho phó phòng

xử lý công việc Lãnh đạo phòng xác định xem lĩnh vực công việc do chuyênviên nào phụ trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết Nếu văn bản nào cầnphải sao gửi cho các đơn vị khác thì lãnh đạo phòng gửi yêu cầu xuống choNVVT xử lý và thực hiện

Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng NVVT có trách nhiệmlập sổ đăng ký công văn đến

* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi (Phụ lục IV)

* Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi

Bước 1: Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý công việc có tráchnhiệm xây dựng văn bản dự thảo, rồi chuyển cho Trưởng phòng xem xét và cho

ý kiến

Bước 2: Trưởng phòng xem xét cho ý kiến, nếu cần chỉnh sửa thì chuyểnlại cho chuyên viên và quay lại bước 1 Nếu không tham gia ý kiến thì chuyểnvăn bản dự thảo cho chủ tịch Dự thảo không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lạiđơn vị soạn thảo để bổ sung (quay lại bước 2) Văn bản đi và xác định số lượngvăn bản để nhân bản, đóng dấu NVVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bảnlần cuối về thể thức văn bản; Tuyệt đối không để tình trạng ban hành văn bản sai

về thể thức, không rõ chữ, ngược trang, không đóng dấu

Bước 3: Chủ tịch duyệt, xem xét các văn bản dự thảo, trường hợp văn bản

Bước 4: Sau khi chủ tịch ký duyệt, NVVT có trách nhiệm vào sổ đăng ký Bước 5: Sau khi đã hoành thành bước 4, NVVT căn cứ nơi nhận gửi văn

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị

Trong quá trình em tham gia kiến tập tại phòng Nội vụ huyện Gia Bình

em đã được trải nghiệm các công việc liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hàngcủa cơ quan và nó đã đem lại cho em cái nhìn thực tế về công việc này Tại cơquan đã tiến hành việc lập hồ sơ hiện hành như sau:

*Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việcđược giao cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết côngviệc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

- Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có tráchnhiệm ly tập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liênquan đến sự việc vào hồ sơ

+ Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theođặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơcũng kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểmtra, xem xét, bổ sung nhưng văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùngthừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ Đối với các hồ

sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục

hồ sơ đầy đủ

*Trong quá trình lập hồ sơ cán bộ làm luôn phải đáp ứng yêu cầu:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽvới nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtcông việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá tị bảo quản tương đối đồng đều

Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan được tiến hành đúng như trong quy

- Các văn bản đi được cơ quan ban hành đều thực hiện đầy đủ theo quytrình soạn thảo văn bản đi Sau đó được đăng ký thủ tục chuyển giao văn bản đi.Việc đăng ký ghi đầy đủ cả tên văn bản, ngày tháng nắm, số văn bản đi, nơinhận đảm bảo cho văn bản được quản lý chặt chẽ, các văn bản đi đều được lưulại bản gốc để thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu

- Các văn bản đến của cơ quan sau khi văn thư nhận được đăng ký vào sổvăn bản đến, đóng dấu và ghi số văn bản đến và sau đó cán bộ văn thư xin ýkiến trưởng phòng để chuyển giao văn bản đến Tên, số ký hiệu, cơ quan banhành của các văn bản đến được ghi đầy đủ vào sổ văn bản đến theo đúng quyđịnh Việc quản lý văn bản được tiến hành liên tục, chặt chẽ, góp phần hạn chếtối đa những sai sót có thể xảy ra trong việc chuyển giao văn bản, và người chịutrách nhiệm nếu có xảy ra sơ suất với văn bản

Nhận xét:

Nghiệp vụ Hành chính văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới trongcông tác Văn thư - Lưu trữ đã phát huy tốt hiệu quả đối với công việc nói chungcủa toàn cơ quan.Trong đó, các văn bản đi của UBND huyện Gia Bình ngàycàng được hoàn thiện về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tính pháp lý được đảm bảo Trước khichuyển giao văn bản đi, cán bộ Văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và cácthành phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồichuyển giao văn bản Chính vì vậy, tình trạng văn bản gửi đi không có ngày,tháng, năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký được hạn chế tối đa Các văn bảncủa cơ quan được giữ lại bản gốc tại văn thư sau đó được sắp xếp theo trình tựnhất định để tiến hành lưu trữ về sau

Các văn bản đến của cơ quan sau khi được kiểm tra bóc bì văn bản thì cáccán bộ văn thư trình lên thủ trưởng ký và xin ý kiến chỉ đạo, sau đó tiến hànhđóng dấu đến cho văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi - đến, lập hồ sơ hiện hành

và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định Việclập hồ sơ trước hết phải được thực hiện ở các phòng, ban do các cán bộ Văn thưđảm nhận Văn phòng cơ quan lập hồ sơ danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổchức góp ý kiến cách lập như vậy sẽ tiết kiệm về mặt thời gian, chi phí, côngsức.

Bên cạnh những ưu điểm thì cũng còn một số lưu ý cần khắc phục như:Tiến độ theo dõi, giải quyết văn bản, chuyển giao văn bản còn chậm, đôi khichưa đáp ứng được yêu cầu, làm giảm chất lượng công việc

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

* Văn bản quản lý công tác lưu trữ: Phòng Nội vụ huyện Gia Bình ban hànhQuyết định số 01/QĐ-PNV ngày 25/03/2015 về việc ban hành Quy chế công tácvăn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình

UBND HUYỆN GIA BÌNH

Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA BÌNH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủQuy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ vềsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ vềcông tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ- CP ngày 08.4 2004 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu t0rữ Quốc Gia;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu; Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnxây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.0

Lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức thuộc Phòng Nội vụchịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

UBND HUYỆN GIA BÌNH

PHÒNG NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình

( Ban hành kèm theo Quyết định số 01 /QĐ-PNV ngày 25/3 /2015

của Trưởng phòng Nội vụ huyện Gia Bình)

Chương 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụhuyện Gia Bình để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Đối tượng áp dụng: Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Phòng Nội vụhuyện Gia Bình

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của PhòngNội vụ huyện Gia Bình; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình

Điều 2 Giải thích từ ngữ

1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Gia Bình baogồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý,chỉ đạo, điều hành Phòng Nội vụ huyện Gia Bình để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình

2 Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Phòng Nội vụ huyện Gia Bình

3 Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản saovăn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Phòng Nội vụ huyện phát hành

4 Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quátrình soạn thảo văn bản

5 Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ

ký trực tiếp của người có thẩm quyền

6 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược Phòng Nội vụ huyện ban hành

7 Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản

và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thựchiện từ bản chính

8 Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

9 Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đượcthực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

10 Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

11 Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc của Phòng Nội vụ huyện, thành hồ sơtheo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1 Trách nhiệm của Trưởng Phòng Nội vụ huyện

Trưởng Phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tácvăn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào

công tác văn thư và lưu trữ.

Trưởng Phòng Nội vụ huyện phân công 01 Phó Trưởng Phòng Nội vụhuyện thực hiện phụ trách công tác văn thư và lưu trữ

2 Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ (sau đây gọi tắt là cán

bộ văn thư, lưu trữ) có trách nhiệm

a) Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ lưu văn bản đi của cơ quan và giaonộp vào Kho lưu trữ thuộc UBND huyện;

b) Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;

c) Hàng ngày có trách nhiệm phân loại đưa công văn, tài liệu vào phònglàm việc của các đồng chí lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện

d) Thực hiện lưu trữ các hồ sơ, tài liệu hiện hành của Phòng Nội vụ huyệntheo quy định

đ) Phối hợp với viên chức Kho lưu trữ trong việc lập, giao hồ sơ, tài liệuđến hạn nộp lưu

3 Cán bộ phục vụ

Cán bộ phục vụ có trách nhiệm chuyển công văn, tài liệu vào các ô tủ ởPhòng Văn thư theo từng bộ phận;

4 Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưutrữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các nội dungQuy chế của Phòng Nội vụ huyện về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện phảithực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mậtnhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ

Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5 Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

2 Văn bản hành chính Phòng Nội vụ huyện Gia Bình ban hành

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

3 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

Điều 7 Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định củaLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân năm 2014

2 Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Phòng Nội vụhuyện giao cho Phó trưởng Phòng Nội vụ huyện hoặc giao cho một cán bộ, côngchức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

b) Người được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việcsau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Người giao soạn thảo văn bản thamkhảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp