Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn, Thanh Hóa

B. NỘI DUNG PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái. Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam. Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) huyện lỵ và 35 xã (An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ). Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã: Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20 xã: Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông, Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc huyện Nông Cống.

LỜI CẢM ƠNĐược Nhà trường đã tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm 3 ngành quảntrị văn phòng được đi tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn kiếnthức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn nữa được lãnh đạovăn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để

em có cơ hội được khảo sát, kiến tập về công tác văn phòng của cơ quan trong thựctế

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng và cácgiảng viên khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiêmquý báu và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập và hoàn thành tốt bàibáo cáo

Với thời gian thực tế là 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015)thời gian thực tế tuy ngắn nhưng với sụ giúp đỡ cán bộ hướng dẫn Lê Thị Nga phụtrách bộ phận văn thư của cơ quan các anh, chị cán bộ trong văn phòng đã nhiệttình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vàothực tiễn công tác tại cơ quan, bước đầu em dã được thực hành vào công tác vănphòng và những việc đơn giản như scan văn bản, vào sổ văn bản đi, đến trên phầnmềm máy tính và sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi số đến; trực điện thoại vàđóng dấu giáp lai vào văn bản Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc,nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, giúp em có thêm kiếnthức thực tiễn và tác phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng.Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn đã đã tạođiều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có cơ hội được kiến tập, làm quen với thực tiễncông việc về công tác văn phòng tại cơ quan

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tìnhcủa cán bộ hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp và kỹ nănggiao tiếp nơi công sở, cá nhân em đã cảm nhận được sự tiến bộ rõ rệt của bản thân

về trình độ cũng như kỹ năng cần có của một người nhân viên văn phòng trongtương lai - Đó là kết quả mà em đã đạt được qua đợt kiến tập này.

Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị vănphòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô phụ trách bộ môn chuyênngành để em hoàn thiện về chuyên môn của mình trong đợt thực tập sau và cả quátrình làm việc sau này

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vìvậy kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện tốt hơn bàibáo cáo của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với

sự phát triển của toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động Chínhtrị, văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia, Hiện nay nước

ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, các khu côngnghiệp đang dần dần phát triển Cùng với sự phát triển đó, công tác hành chính vănphòng đang dần khẳng định vị thế của mình đối với cơ quan tổ chức và cũng từ đókhẳng định vai trò của người nhân viên văn phòng trong thời hiện đại Là nhiệm vụthen chốt của nhiều cơ quan đơn vị văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nốihoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận trong tổ chức, là đầu mốithu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp và phân tích thông tin của cơ quan, văn phòngcòn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội và đối ngoại của cơ quan thôngqua văn bản giao dịch Không chỉ vậy, văn phòng còn được ví như người dịch vụtổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ Do đó cácvăn phòng ở các cơ quan đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, các tổ chức từ Trungương đến địa phương, việc củng cố và hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượngvăn phòng là một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động cơ quan

Nắm bắt được tình hình phát triển và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương laicủa công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa Quản trị vănphòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầunhân lực của xã hội về chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng Với phương châm:Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường đã tổ chức cho sinhviên năm 3 đi khảo sát, kiến tập tại các cơ quan nhằm giúp sinh viên áp dụng cáckiến thức được học tại trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúpsinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau này khi ra trường không bị bỡ ngỡvới công việc chuyên môn.

Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn, bản thân em luôn tìmtòi, nghiên cứu những tài liệu có liên quan đến công tác hành chính văn phòng để

tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm về ngành nghề và lĩnh vực mà mình đã lựachọn, từ đó em nhận thấy bản thân mình cần cố gắng, hoàn thiện nhiều hơn nữa đểkhi ra trường em không còn bị bỡ ngỡ mà có thể tự tin khẳng định bản thân trướcnhững yêu cầu ngày càng cao của xã hội

Bài báo cáo là kết quả của chuyến đi kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn đãgiúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác vănphòng

Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn emmuốn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác vănphòng trong công cuộc cải cách hành chính và hiên đại hóa về công tác văn phòngcủa cơ quan cho phù hợp với tình hình chung

Bài báo cáo gồm 3 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn

Phần 2:

Phần 3:

B NỘI DUNG PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN TRIỆU SƠN

Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện ĐôngSơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện NhưThanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện ThọXuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa Triệu Sơn là một huyện bán sơn địanhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vàicon sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ởphía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở

xã Tân Ninh Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xãĐồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái

Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam.Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) - huyện lỵ và 35 xã (AnNông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, ĐồngTiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu,Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành, Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, ThọThế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ)

Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã:Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, ThọVực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20 xã:Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn,Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông,Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộchuyện Nông Cống

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn.

Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấphuyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo quy địnhcủa Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm

2003 số: 11/2003/QH11 như sau:

1.1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hộiđồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;

- Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sáchđịa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyếtđịnh và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;

- Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thựchiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thựchiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của phápluật

1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dântỉnh

1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thicử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh dođịa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá giađình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

1.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thựchiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

1.2.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

1.2.10 Trong việc thi hành pháp luật

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.

1.2.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan

UBND huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,gồm:1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 5 ủy viên và 12 phòng ban chuyên môn giúp việc

cho UBND (Phụ lục 01)

2 Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng HĐND UBND huyên Triệu Sơn.

-2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu Sơn.

Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhândân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch

Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sởvật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, cácphòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp Thườngtrực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng trên địa bàn huyện

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn, có tưcách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh

2.1.1.2 Nhiệm vụ.

- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện, chươngtrình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua

- Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;

- Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm củaThường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch, chương trình côngtác của Thường trực HĐND, UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiếnchỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tracông tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy địnhcủa pháp luật

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch,Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng, quý,

6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện chế độ

thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Vănphòng UBND tỉnh.

Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện

Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyệnxem xét, quyết định

Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyếtđịnh, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chứcnăng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban

và UBND xã, thị trấn

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành chính củaUBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khaithác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh; Hướng dẫn Vănphòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lý hànhchính nhà nước theo quy định

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủtục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện;thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ vàtrả kết quả theo cơ chế “ một cửa”

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo cácđiều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả

Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ giữmối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBNDhuyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban MTTQ huyện,các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung ương đóng trên địa

bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốchội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn.

Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn là một đơn vị, là cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, nó là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Làcầu nối trong quan hệ công tác giữa thường trực HĐND và UBND; giữa Chủ tịch,các Phó chủ tịch UBND huyện với các xã, thị trấn; Phòng ban, đoàn thể cấp huyện

Cơ cấu tổ chức của văn phòng gồm: Chánh văn phòng; hai phó chánh vănphòng phụ trách công tác tổng hợp thông tin và phụ trách công tác hành chính quảntrị; Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận tổng hợp;

Bộ phận dân tộc; Bộ phận một cửa; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyên Triệu Sơn (Phụ lục 2 )

2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng

 Chánh văn phòng: Trần sỹ Bình phụ trách về công tác văn phòng,

phụ trách công tác tổ chức cán bộ Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyếtđịnh, Chỉ thị, Kế hoạch… ở các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội

Tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lập chươngtrình công tác năm, 6 tháng, quý của Ủy ban nhân dân trình Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện, đồng thời theo dõi, đôn đốc các cơ quan có liên quan thực hiện cácchương trình đó

Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xãhội của Ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện

Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện duy trì và kiểm điểm việc thực hiệnquy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện

Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động của Ủy bannhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn cấp huyện vàcủa chính quyền cấp xã

Thẩm tra các dự thảo văn bản pháp quy của các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo yêu cầu, phạm vi đã quy định, về mặt pháp chếhành chính trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kýban hành

Tổ chức phổ biến, truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyên môn,

Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của

Ủy ban nhân dân huyện theo sự phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và cácPhó Chủ tịch huyện

Giúp Chủ tịch , Phó Chủ tịch tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa Ủy bannhân dân huyện với Hội đồng nhân dân, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam huyện và các Đoàn thể theo quy định

Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng Hội đồngnhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, đảm bảo điều kiện làm việc cho các hoạt độngchung của Ủy ban nhân dân huyện, Thường trực Hội đồng nhân dân huyện

Các quyết định giải quyết công việc của từng Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện phải được Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyệnthông báo kịp thời cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch khác biết

Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lướithông tin thuộc huyện; quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Ủy bannhân dân huyện, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các thông tin cho báo chí,đài phát thanh, đài truyền hình; lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhànước

Tiếp nhận, phân loại các đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân gởi đến, báocáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm quyềngiải quyết

Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhândân các xã, thị trấn trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân doChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao

Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trả lời cho các đơn vị có đơnthư khiếu nại, tố cáo

 Phó chánh văn phòng - Trần Quốc Nam phụ trách công tác tổng hợp thông tin.

Giúp chánh văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác,quy chế làm việc củaUBND, soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các văn bản, ghibiên bản các hội nghị của các cuộc họp của UBND

Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạtđộng của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và côngtác dân vận Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý những vấn đềcần thiết

Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo UBND huyện

Biên tập, chỉnh lý văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành

Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn vị được phân công

Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúngquy định

Thay chánh văn phòng điều hành cơ quan khi chánh văn phòng đi vắng

Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng vàtheo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến Tiếp nhận tài liệu các nơigửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo, chuyên viêntổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp lưu, phát hànhsách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định

Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ cấp uỷ, các ban đảng HĐND –UBND

Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và chuyểngiao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý Nhập dữ liệu thông tin định

kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng HĐND – UBND

Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ yếutrong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu

Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách nhiệm trước Phó Chánh Văn phòngphụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ

 Phó chánh văn phòng - Lê Công Tâm phụ trách công tác hành chính quản trị

Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ, đảng viên và khách đến Văn phòng

Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theo quy định và chăm lo đời sốngvật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổ chức thăm, viếng gia đìnhcán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng khi cán bộ ốm đau hoặc có thân nhân(bố, mẹ, vợ, chồng, con) qua đời trong điều kiện cho phép

Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của Thường trực HĐND –UBNDcác ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ tài chính,thanh quyết toán, báo cáo theo quy định

Tổ chức các điều kiện vật chất phục vụ các hội nghị Ban Thường vụ, BanChấp hành, hội nghị do HĐND - UBND triệu tập và hội nghị của Văn phòng; phục

vụ các đoàn khách của UBND (bố trí địa điểm làm việc, ăn nghỉ, tham quan, giảitrí .)

Bảo đảm phương tiện làm việc cho Thường trực HĐND – UBND

Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong cơ quan

Tổ chức bảo vệ an toàn cho cơ quan

 Bộ phận văn thư, lưu trữ.

Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chínhxác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thườngtrực HĐND, UBND và Văn phòng;

Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐNDhuyện, UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng cácloại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;

Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúngquy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;

Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặtchẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định

 Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ

Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;

Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; muasắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;

Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũngnhư đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sởlàm việc của HĐND và UBND huyện;

Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị

và các đoàn khách đến làm việc với huyện;

Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong

cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơquan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung

Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phíphục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng;quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sứctiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quyđịnh;

Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quyđịnh của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảmbảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;

Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tàisản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;

Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán

bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyêntắc, chế độ quy định hiện hành;

Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bảnthuộc Văn phòng

Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện vàVăn phòng;

Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm xăngdầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;

Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thếphụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;

Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp điềuhành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó ChánhVăn phòng biết trước khi đi

Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõimột số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòngHĐND và UBND huyện, có quan hệ phối hợp với các phòng chuyên môn trongviệc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả do Chánh Văn phòng HĐND và UBNDhuyện kiêm Trưởng bộ phận Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận vàtrả kết quả do Chánh Văn phòng phân công đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao

 Bộ phận lái xe

Thực hiện nhiệm vụ đưa đón Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện

và các đồng chí lãnh đạo cán bộ khác đi công tác, hội họp… đúng giờ, an toàn vàđúng lịch trình, không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi không đượcphép Chấp hành các quy định về an toàn giao thông và đầy đủ các giấy tờ quyđịnh của luật giao thông

Thực hiện các quy trình bảo dưỡng xe của cơ quan để đảm bảo an toàn

 Bộ phận bảo vệ

Đảm bảo an toàn cho cơ quan, xây dựng lịch trực và lịch làm việc 24/24.Thực hiện tốt các công viêc khi lãnh đạo phân công

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chocông tác quản lý của cơ quan Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản vàban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt độngcủa UBND

Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu chohoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền vớihoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quảhoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tácvăn thư làm tốt hay không tốt

Bên cạnh đó công tác văn thưcòn được xác định là một mặt hoạt động của

bộ máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếuđược và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt độngcủa Văn phòng Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xácnhững thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,đơn vị nói chung và UBND huyện Triệu Sơn nói riêng

3.1 Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành

Hiện nay tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có văn bản nào được ban hành vềquản lý công tác văn thư Hầu hết các hoạt động công tác văn thư đều dựa vào cácvăn bản của cơ quan cấp trên

3.2 Mô hình tổ chức văn thư

Bộ phận văn thư của UBND huyện Triệu Sơn thuộc sự quản lý trực tiếp củavăn phòng Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chứcnăng nhiệm vụ của UBND mà bộ phận văn thư của cơ quan được tổ chức theo hìnhthức văn thư hỗn hợp Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp

vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chứcchung ở một nơi,còn khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn bản, lưuvăn bản được thực hiện ở các bộ phận, đơn vị khác

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơquan

Nhìn chung việc ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyệnTriệu Sơn là đúng thẩm quyền

Văn phòng có trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND & UBND huyện,chủ tịch UBND huyên không quá hai ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày văn bảnđược ký, bảo đảm thực hiện đúng trình tự, thủ tục các bước theo quy định của nhànước

Chánh văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc quản lý, cập nhật, lưu trữ,khai thác thực hiện các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan theo quy định củapháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và quy chế làm việc của UBND huyện

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyệnTriệu Sơn cụ thể như sau

Chủ tịch ký ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật của UBND huyện,

Tờ trình, các baó cáo, công văn hành chính gửi cho cơ q uan nhà nước cấp trên vàHĐND huyện; Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết dịnh của UBND huyện Chủtịch UBND huyện thường thay mặt tập thể UBND huyên ký các văn bản do UBNDhuyện ban hành

Ví dụ:

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH(Chữ ký, dấu)Trần Quang Hùng

- Các phó chủ tịch ký thay Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh vực đươc phân

công phụ trách hoặc do Chủ tịch ủy quyền khi chủ tịch đi vắng

Ví dụ:

KT.CHỦ TỊCHPHÓ CHỦ TỊCH(Chữ ký, dấu)

Hồ Trường Sơn

- Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện các văn bản thôngbáo, báo cáo, kết luận của Chủ tịch, phó chủ tịch trong các phiên họp của UBNDhuyện và các văn bản giấy tờ khác khi chủ tịch giao

Ví dụ:

TL.CHỦ TỊCHCHÁNH VĂN PHÒNG(Chữ ký, dấu)Trần Sỹ Bình

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn

Các công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn thực hiện đúng

về thể thức và kỹ thuật trình bày của Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

 Chức vụ, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền;

 Dấu của cơ quan;

 Nơi nhận

Ngoài ra, đối với những văn bản mật, khẩn còn có thêm thành phần bổ sung

đó là dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản

 Vị trí trình bày các thành phần thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản:

 Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ

mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

 Khổ giấy Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x

297 mm); Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu

 Đánh máy sai phần số và ký hiệu văn bản (ví dụ: phụ lục 03)

 văn bản quên chưa ghi ngày tháng

01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chín

3.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Phụ lục 04)

Quá trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn gồm các bước sau:

Bước 1:Xác định nội dung yêu cầu

Xác định mục đích, nội dung, xác định tên loại văn bản, giới hạn, đối tượnggiải quyết và thực hiện văn bản

Bước 2:Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin ảnh hưởng đến nội dung yêu cầu của vănbản bao gồm về độ chính xác, tính pháp lý của thông tin

Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Là trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản Đềcương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề đã được xác định

Bản thảo phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từngchương, mục, đoạn hợp lý

Bước 4: Duyệt bản thảo

Khi đã soạn thảo văn bản xong phải kiểm tra về mặt thể thức và nội dung vàtheo nguyên tắc phải trình cấp có thẩm quyền duyệt

Bước 5: Nhân số lượng văn bản

văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản

để chuẩn bị ban hành, có thể nhân bản bằng các hình thức photo hoặc đánh máytuy nhiên để tiết kiệm thời gian và công sức thì các cán bộ ở UBND huyện triệusơn chọn hình thức photo

Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành

sau khi văn bản được nhân bản, người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệmđọc lại văn bản xem có gì sai sót không, sau đó chuyển cán bộ văn thư làm thủ tụcchuyển giao văn bản

Qua công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý Nhà nước củaUBND huyện Triệu Sơn cho thấy, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước của huyệnđược ban hành đảm bảo về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy