MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 A. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN 3 1. Điều kiện tự nhiên 3 2. Tình hình Kinh tế Xã hội. 3 Phần I .KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập. 6 1.1. Chức năng. 6 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ. 8 2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 13 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 15 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An. 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 17 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 21 3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 21 3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan 22 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 23 4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 23 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 24 4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 24 4.2.2. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 24 4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trog công tác văn phòng của cơ quan. 26 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 27 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 29 KẾT LUẬN 31 PHẦN III. PHỤ LỤC
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
PHAN THỊ HỒNG HẠNH
BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC (2012 - 2016)
Tên cơ quan: Phòng Nội Vụ, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng
Địa chỉ: Hoằng Bó 1, thị trấn Nước Hai, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Đàm Nhật Hiên
HÀ NỘI – 2015
Trang 2BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
- NN&PTNN : Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, ngoài sự nỗ lực của bản thân Em xintrân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, các giảng viên của trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy trong những năm qua, không chỉ truyền đạtnhững kiến thức kỹ năng cơ bản mà còn trang bị cho em đạo đức văn phòng và tinhthần của một cán bộ, công chức tương lai Xin được cảm ơn cô ThS Lâm Thu Hằng
đã tận tình hướng dẫn cho quá trình kiến tập để em có thể xây dựng và hoàn thiện báocáo Xin chân thành cảm ơn đến Ủy ban nhân dân huyện Hòa An, cán bộ công chứccông tác tại phòng Nội vụ đã tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em trong xuốt quá trìnhkiến tập tại cơ quan em có thể hoàn thành những công việc cụ thể và trao dồi đượcnhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao được kĩ năng của bản thân./
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2015
Học viên
Phan Thị Hồng Hạnh
Trang 4MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐẦU 1
A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN 3 1 Điều kiện tự nhiên 3
2 Tình hình Kinh tế - Xã hội 3
Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 6
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập. .6
1.1 Chức năng 6
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.3 Cơ cấu tổ chức 7
2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 8
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ 8
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. .13
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An 16
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 17
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18
Trang 53.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan 19
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 21
3.4.2 Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 21
3.5 Công tác lưu trữ của cơ quan 22
4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan .23
4.1 Trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 23
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 24
4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 24
4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 24
4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trog công tác văn phòng của cơ quan 26
PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 27
II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 29
KẾT LUẬN 31 PHẦN III PHỤ LỤC
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một cơquan hay tổ chức nào Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp nhà nước quản lýđiều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức
Xuất phát từ nhu cầu xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, năm 1971trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định 109/QĐ-BT ngày18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tácvăn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn đáp ứngđược nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị vănphòng
Quản trị văn phòng là ngành rất quan trọng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn củatừng cơ quan, đơn vị Để bất kỳ một cơ quan nào muốn hoạt động đạt hiệu quả vàphát triển lâu dài, thì nhất thiết cơ quan đó cần phải quan tâm tới công tác Quản trịvăn phòng Bởi nó đảm nhận nhiều chức năng quan trọng trong hoạt động của một tổchức như trong công tác tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị hoạch định kiệntoàn tổ chức bộ máy đảm bảo hoạt động hiểu quả của cơ quan
Trong quãng thời gian kiến tập đã trang bị cho sinh viên thêm nhiều kiến thứcmới trong quản lý và Quản trị văn phòng Từ đó sinh viên hiểu được vai trò của việcquản lý điều hành có hiệu quả trong hoạt động văn phòng sẽ ảnh hưởng như thế nàotới sự phát triển của một cơ quan, tổ chức
Kiến tập ngành nghề có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình
độ Đại học quản trị Văn phòng Nó góp phần củng cố kiến thức đã học và bổ sungthêm kinh nghiệm thực tế mà trên ghế nhà trường sinh viên còn thiếu
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứukhảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; công tác văn thư lưu trữ;công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan kiến tập giúp emlàm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệm Qua đó em có
Trang 7cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kĩ năng thực hành để sau khi tốt nghiệp có thểhoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, xác định được ngành nghề mình đang theo học để
có được định hướng đúng đắn trong tương lai sau khi tốt nghiệp ra trường
Suốt quá trình học tập và rèn luyện tại Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã được nhàtrường, các thầy cô cùng quý cơ quan nơi đơn vị thực tập tạo điều kiện; trong suốthơn 1 tháng kiến tập, từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 tại Phòng Nội vụ huyệnHòa An, mặc dù còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng nhận được sự tậntình giúp đỡ của các cán bộ văn phòng em đã được làm quen với công việc của mộtcông chức Nhà nước và đã đạt được những yêu cầu cũng như mục đích của đợt kiếntập mà nhà trường mong muốn mang lại cho sinh viên
Với sự giúp đỡ của cán bộ phòng Nội vụ , em đã hoàn thành tốt các công việcđược giao Em đã hoàn thành bài báo cáo kiến tập có nội dung gồm 3 phần:
Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬPPhần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phần III PHỤ LỤC
Tuy nhiên trong quá trình kiến tập, việc áp dụng những kiến thức đã được họcvào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quảđầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau quãng thời gian học tập và rèn luyệntại trường Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bản báo cáo kiến tậpkhông tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận được sự thông cảm,góp ý, chỉ bảo, nhận xét của nhà Trường, Khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầygiáo, cô giáo và các cán bộ, lãnh đạo Văn phòng để bài viết của em được hoàn chỉnhhơn, giúp cho em có thêm được những kinh nghiệm quý báu trong công việc và tạođiều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong tương lai
Trang 8A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN
1 Điều kiện tự nhiên
Hòa An là một huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, nằm ở trung tâm của tỉnh, là một trung tâm Văn hóa - Chính trị, kinh tế lớn của tỉnh
Huyện Hòa An có 1 thị trấn và 20 xã, đó là : thị trấn Nước hai, Dân Chủ, Nam Tuấn, Đức Xuân, Đại Tiến, Đức Long, Ngũ Lão, Trương Lương, Bình Long, Nguyễn Huệ, Công Trừng, Hồng Việt, Bế Triều, Hoàng Tung, Trương Vương, Quang Trung, Bạch Đằng, Bình Dương, Lê Chung, Hà Trì, Hồng Nam
Phía bắc giáp huyện Hà Quảng; Phía đông bắc giáp huyện Trà Lĩnh; Phía đông giáp huyện Quảng Uyên; Phía nam giáp huyện Thạch An; Phía tây giáp huyện
Nguyên Bình và huyện Thông Nông
Huyện có diện tích đất tự nhiên là 60.711,33 ha (năm 2014) và dân số là 54.623 nghìn người (năm 2014), gồm các dân tộc Tày, Nùng, Mông, Dao, Kinh, Cao Lan, sống rải rác và xen kẽ trên khắp địa bàn toàn huyện, canh tác chủ yếu bằng nghề trồnglúa, ngô và các cây trồng khác Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng tiếng Tày, Nùng, Kinh Có truyền thống tôn thờ tổ tiên và các danh nhân có công với dân tộc
Huyện Hòa An có nhiều sông suối chảy qua, đáng kể nhất là sông Bằng (xưa gọi
là sông Máng) bắt nguồn từ Trung Quốc, sông có lòng rộng và sâu, rất thuận lợi cho giao thông vận tải
Hệ thống sông suối đã bồi đắp nên những cánh đồng tương đối bằng phẳng và phì nhiêu có thể xếp vào loại nhất của tỉnh Cao Bằng Ngoài ra, còn có một số hồ nhân tạo nhý hồ Nà Tấu, hồ Khuổi Lái, hồ Khuổi Áng, hồ Phia Gào
2 Tình hình Kinh tế - Xã hội.
Trang 9Năm 2014 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội của huyện tiếp tục phát triển và
ổn định, mức tăng trưởng đạt khá Sản xuất nông nghiệp cơ bản đạt theo kế hoạch;kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn tiếp tục phát triển
để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của người dân; văn hóa xã hội có nhiềubiến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo, công tác dạy và học được nânglên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực hiện chế độ chính sách với người cócông, người nghèo, cận nghèo, đồng bào dân tộc thiểu số; tổ chức tốt các ngày lễ, kỷniệm lớn của dân tộc và của địa phương; nhân dân tiếp tục cuộc vận động thực hànhtiết kiệm trong việc tang lễ, cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa ởkhu dân cư; công tác dân tộc và tôn giáo được quan tâm chú trọng Công tác tiếp dângiải quyết khiếu nại tố cáo cải cách hành chính thực hành tiết kiệm, phòng chốngtham nhũng được tăng cường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự và antoàn xã hội Cụ thể:
Về kinh tế:
- Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, trong đó:
+ Công nghiệp đạt 14,6%;
+ Dịch vụ, thương mại đạt 26%;
+ Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1%
- Thu nhập bình quân đầu người đạt 19,37 (triệu đồng/người);
- Cơ cấu kinh tế như sau:
+ Công nghiệp chiếm 30;
+ Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%;
+ Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5%
- Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha);
- Tổng sản lượng lương thực có hạt là 29697,1 tấn;
- Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 17310 triệu đồng;
Trang 10Về xã hội - môi trường:
- Tỷ suất sinh là 0,01%;
- Tỷ lệ hộ nghèo còn 7,69%;
- Trường chuẩn quốc gia là 01 trường;
- Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 21/21 xã, thị trấn;
- Số bác sĩ/1vạn dân là 10 bác sĩ;
- Hộ gia đình văn hóa đạt 79%;
- Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%;
- Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 52%;
- Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt: thị trấn là 100%; nông thôn 80%
Trang 11Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 1.1 Chức năng.
UBND huyện Hòa An có chức năng quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện Hòa
An về toàn diện các mặt của đời sống kinh tế, xã hội, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở
UBND cấp huyện là cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp và là cơ quan hànhchính Nhà nước ở địa phương
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.
- UBND có nhiệm vụ trong việc thực hiện quản lý Nhà nước ở địa phương trongcác lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,thương mại, dịch vụ, văn hoá, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác;quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; quản lý việcthực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Tuyên truyền , giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của Chính Phủ và Nghị quyết, Quyết định của UBND tỉnh Cao Bằng, tổchức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trên địa bànHuyện;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây dựnglực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
Trang 12phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân trên địa bànHuyện;
- Phòng chống thiên tai; bào vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội; bảo vệ tình trạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợppháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm giả và các tệ nạn xãhội khác;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương; đào tạo đội ngũ viênchức Nhà nước và cán bộ xã, thị trấn; bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của ChínhPhủ;
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của phápluật; tổ chức việc thu, chi ngân sách của Huyện theo quy định của pháp luật; phối hợpvới các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thới các loại thuế và cáckhoản thu khác ở địa phương;
- UBND huyện Hòa An thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, chịu tráchnhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và tỉnh Cao Bằng
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo;
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
+ Phòng Văn hóa thông tin;
Trang 132.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Địa chỉ: Hoằng Bó 1 – thị trấn Nước Hai – huyện Hòa An – tỉnh Cao Bằng;SĐT : 0263860193
Trang 14nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua, khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế, và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện được quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ bao gồm các nhiệm vụ sau đây:
1 Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụtrên địa bàn và tổ chức thực hiện theo quy định;
2 Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao;
3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao
4 Về tổ chức bộ máy
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện theohướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu cho Ủy ban nhândân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp
có thẩm quyền quyết định;
Trang 15- Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của Phápluật.
5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
- Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp hàng năm;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
6 Về công tác xây dựng chính quyền
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thựchiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình
Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, sápnhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dânhuyện trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua trước khi trình các cấp có thẩmquyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồđịa giới hành chính của huyện;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sápnhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của xóm, tổ dân phố trên địa bànhuyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó xóm, tổ dân phố
Trang 167 Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báocáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xã, thị trấn, xóm, tổ dân phố trên địa bàn huyện
8 Về cán bộ, công chức, viên chức
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; thựchiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lýđối với cán bộ, công chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã và thực hiện chínhsách đối với cán bộ, công chức và cán bộ chuyên trách, không chuyên trách cấp xãtheo phân cấp
9 Về cải cách hành chính
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hànhchính ở địa phương;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
- Tổng hợp công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện báo cáo Ủy bannhân dân huyện và Ủy ban nhân dân tỉnh
10 Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức vàhoạt động của Hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn
11 Về công tác văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế
độ, quy định của Pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện vàlưu trữ huyện
Trang 1712 Về công tác tôn giáo
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thựchiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo trên địa bàn;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm
vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dântỉnh và theo quy định của pháp luật
13 Về công tác thi đua, khen thưởng
- Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thiđua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địabàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khenthưởng theo quy định của Pháp luật
14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác Nội vụ theo thẩm quyền
15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trênđịa bàn
16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trênđịa bàn
17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán
bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy địnhcủa pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện
Trang 18Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật vàtheo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
18 Giúp Ủy ban nhân dân huyện Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác Nội vụ và các lĩnh vực công táckhác được giao trên cơ sở quy định của Pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
19 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dânhuyện
20 Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quyhoạch, Kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước về công tác Thanh niênđược giao
- Tổ chức thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật, Quy hoạch, Kế hoạch
về Thanh niên và công tác Thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về Thanh niên vàcông tác Thanh niên được giao
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Phòng Nội vụ có số lượng nhân sự gồm 08 người, trong đó có 01 trưởng phòng
1 Trưởng phòng
Trang 19Với năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất chính trị vững vàng luôn gương mẫuchấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, trình độchuyên môn Đại học Chịu trách nhiệm trước huyện ủy, HĐND, UBND Huyện, Giámđốc Sở Nội vụ về quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng, đồng thờitrực tiếp thực hiện một số công việc sau:
- Chấp hành các quyết định, chỉ đạo của UBND huyện về các mặt công tác thuộcchức năng nhiệm vụ của phòng nội vụ
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, công tác đề bạt, bổnhiệm, phân công công tác, bố trí, luân chuyển cán bộ, công chức, xây dựng đề ánkiện toàn bộ máy tổ chức, biên chế các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBNDhuyện theo hướng dẫn của cấp trên
- Quản lý việc sử dụng kinh phí của cơ quan, quyết định việc chi tiêu, mua sắmtài sản, vật tư văn phòng, tiếp khách
- Ký các văn bản hành chính của cơ quan ban hành, báo cáo tháng, quý, sautháng và hàng năm
2 Phó Trưởng phòng
Giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi các mặt công tác; chịu trách nhiệmtrước trưởng phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi trưởng phòngvắng mặt, phó trưởng phòng được trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoạt độngcủa văn phòng, ký các văn bản do cơ quan ban hành
Phụ trách xây dựng chính quyền cơ sở; công tác đại giới hành chính trên địa bànhuyện, công tác bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu HĐND theo nhiệm kỳ và thực hiệnquy chế dân chủ cơ sở
3 01 Chuyên viên quản lý cán bộ công chức và đào tạo
Chức năng: Tham mưu cho trưởng phòng về công tác theo dõi biên chế, soạnthảo văn bản về bố trí, điều động, thuyên chuyển, chuyển xếp ngạch, nâng bậc lương,
Trang 20thủ tục hồ sơ chế độ chính sách với cán bộ, công chức; công tác đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức và công tác văn thư lưu trữ.
4 01 Chuyên viên Cải cách hành chính và công tác hội
Chức năng: Tham mưu cho Trưởng phòng về công tác cải cách hành chính vàcông tác văn thư; tổng hợp cải cách hành chính của huyện báo cáo UBND huyện vàUBND tỉnh
Theo dõi các văn bản đến và văn bản đi của phòng
5 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và công tác thanhniên
Chức năng: Tham mưu cho Trưởng phòng về công tác theo dõi, nắm bắt tìnhhình hoạt động tôn giáo, xây dựng kế hoạch và phối hợp với các cơ quan, ban ngành
tổ chức tuyên truyền, giáo dục, vận động đồng bào theo tôn giáo thực hiện chính sáchtôn giáo của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện
Lập kế hoạch hoạt động của phòng và báo cáo, tổng hợp, báo cáo hoạt động củaphòng hàng tháng, hàng quý, hàng năm
6 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác Thi đua – Khen thưởng
Chức năng: Tham mưu cho trưởng phòng về công tác Thi đua – Khen thưởng trên địa bàn huyện
7 01 Chuyên viên Quản lý cán bộ, công cức cấp xã, những người hoạt động không chuyên trác cấp xóm, tổ dân phố; xã, thị trấn
Chức năng: Phụ trách và theo dõi công tác tổ chức cán bộ, tiền lương cán bộcông chức cấp xã Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công
8 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên và Hội
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Trang 21(Xem phụ lục 03).
Trang 223.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An.
Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước và ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý Đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của
Trong bất kỳ một cơ quan nào thì bộ phận Văn thư hoạt động hoàn toàn phụthuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư Hiện nay có nhiều hình thức tổ chứccông tác Văn thư: hình thức tập trung, hình thức phân tán, hình thức hỗn hợp Mỗihình thức phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thể lựachọn hình thức cho phù hợp
UBND huyện Hòa An chọn mô hình tổ chức công tác Văn thư theo hình thức tậpchung
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tác vănthư Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ và đượctruyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền quyđịnh Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và đúngtiêu chuẩn Nhà nước đề ra
Trang 233.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
UBND huyện Hòa An luôn thực hiện đúng chủ trương, đường lối chính sáchcủa Đảng và Nhà nước trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành khẳng định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và thực hiện đúng theo quy định của Nhànước
Về việc ban hành Quy chế làm việc của phòng Nội vụ huyện Hòa An
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày ;
