Em cũng bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới quý cơ quan UBND xã Púng Bánh, cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã, đặc biệt là các anh chị bộ phận văn phòng UBND xã đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em học hỏi, tìm hiểu thực tế công việc, giúp em hoàn thành tốt nghiệm vụ được giao trong xuất quá trình thực tập. Xuất phát từ những lý do trên, em chọn đề tài: “ Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ”. Mục đích của đề tài nhằm khái quát toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND xã Púng Bánh, từ đó thấy được vai trò to lớn của một trong những bộ phận tham mưu quan trọng cho UBND xã, phục vụ cho quá trình đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành, tổ chức hoạt động của UBND xã trong thời kỳ đổi mới, hội nhập hiện nay, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND xã Púng Bánh, tìm ra những điểm tồn tại, em xin mạnh dạn đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ngày càng hoạt động tốt hơn.
Trang 1LỜI CẢM ƠN 2
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP 3
PHẦN THỨ I: 4
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ PÚNG BÁNH 4
HUYỆN SỐP CỘP, TỈNH SƠN LA 4
PHẦN THỨ II: 5
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND 5
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN 5
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH 5
I Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện Sốp Cộp, tỉnh Sơn La 5
1 Chức năng của UBND xã 5
2 Nhiệm vụ quyền hạn 5
II Công tác tổ chức quản lý hoạt động văn phòng của UBND xã 9
1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 9
2 Nội dung công tác văn thư 11
3 Về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ của UBND xã 18
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 20
I Nhận xét đánh giá chung về công tác Văn phòng của UBND xã Púng Bánh 20
1 Công tác Văn phòng: 20
2 Công tác văn thư: 20
3 Công tác lưu trữ: 21
II Đề xuất một số giải pháp: 22
KẾT LUẬN 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Bước vào đầu năm học cuối khóa của Học viện Hành chính Quốc gia hệ vừalàm vừa học, em cũng như các bạn sinh viên khác cùng lớp được Học viện tổ chứcđợt thực tập tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội Đây là dịp thuậnlợi để em được tiếp xúc với thực tế, bước đầu được áp dụng những kiến thức lýluận học trong nhà nước vào thực tế, được học tập lĩnh hội các kinh nghiệm thực tếcủa những người đi trước nhằm phục vụ cho công việc của mình sau khi ra trường.Trong những năm đầu ngồi trên giảng đường chúng em đã được tiếp thu nhiều ýkiến thức thức bổ ích, nâng cao khả năng tư duy, trình độ lý luận cũng như cái nhìntoàn diện về hành chính và các công việc của mình sau này, đợt thực tập này giúp
em có cơ hội được ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc ở một
cơ quan quản lý nhà nước
Thực hiện kỳ thực tập cuối khóa em đã xin thực tập tại UBND xã PúngBánh, huyện Sốp Cộp, tỉnh Sơn La, thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày25/02/2016.Tại cơ quan thực tập em đã nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện vànhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xãPúng Bánh Trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu, phòngđào tạo, khoa đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức học viện Hànhchính tạo điều kiện cho em đi thực tập thực tế thuận lợi nhất
Em cũng bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới quý cơ quan UBND xã PúngBánh, cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã, đặc biệt là cácanh chị bộ phận văn phòng UBND xã đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho emhọc hỏi, tìm hiểu thực tế công việc, giúp em hoàn thành tốt nghiệm vụ được giaotrong xuất quá trình thực tập
Xuất phát từ những lý do trên, em chọn đề tà: “ Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ” Mục đích của đề tài nhằm khái quát
toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND xã Púng Bánh, từ đó thấyđược vai trò to lớn của một trong những bộ phận tham mưu quan trọng cho UBND
xã, phục vụ cho quá trình đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành, tổ chức hoạtđộng của UBND xã trong thời kỳ đổi mới, hội nhập hiện nay, đáp ứng yêu cầu của
sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Vănphòng UBND xã Púng Bánh, tìm ra những điểm tồn tại, em xin mạnh dạn đề ramột số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy bannhân dân góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã PúngBánh ngày càng hoạt động tốt hơn
Qua lý thuyết và thực tế phải gắn chặt với nhau, lý thuyết đi đối với thựctiễn Nhưng do thời gian tìm hiểu nghiên cứu có hạn và vốn kiến thức thực tiễn củabản thân còn hạn hẹp, báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót,hạn chế.Kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến và giúp đỡ tạo điều kiện để
Trang 3em nhận ra những hạn chế, để em nâng cao kiến thức chuyên môn, lý luận để bảnbáo cáo của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày 25/02/2016
- Thực hiện công việc được phân công
Nhận biết sơ bộ công việc chính của văn phòng HĐND – UBND xã.
Tuần 2
(1/2 - 05/2)
Nghiên cứu tài liệu, viết đề cương sơ bộ và đề cương sơ lược về kế hoạch thực tập
Tham gia các hoạt động của văn phòng HĐND – UBND xã.
Làm quen với công việc chính của văn phòng, thu thập tài liệu nhận biết các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng.
Tuần 3
(8/2 - 12/2)
Sắp xếp hồ sơ tài liệu tại văn phòng tài liệu Kỹ năng sắp xểp hồ sơ Tuần 4
Kết thúc đợt thực tập.
Trang 4PHẦN THỨ I:
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ PÚNG BÁNH HUYỆN SỐP CỘP, TỈNH SƠN LA
Được sự cho phép của nhà trường, hướng dẫn của các thầy cô giáo Học việnchính trị - Hành chính Quốc gia và UBND xã Púng Bánh, huyện Sốp Cộp, tỉnhSơn La; Sau khi hoàn thành chương trình Cử nhân Hành chính niên khóa 2011 –
2015 em về thực tập tại UBND xã Púng Bánh Trong quá trình công tác thực tế vàquá trình tìm hiểu áp dụng kiến thức đã được học, em xin được chọn đề tài: Tổchức và hoạt động của văn phòng UBND xã Púng Bánh ” Trước hết em xin giớithiệu về cơ quan thực tập như sau:
Xã Púng Bánh lả xã vùng III, miền núi thuộc xã chương trình 135 của chínhphủ, có vị trí địa lý phía bắc,đông bắc giáp xã Đứa Mòn huyện sông mã, phía namgiáp xã Dồm Cang, phía tây và tây nam giáp xã Sam Kha, xã Mường Lèo Có diệntích đất tự nhiên 15.160 ha, diện tích đất canh tác 1481,6 ha, bình quân đất canh tác202m2/người Xã có 1533 hộ, 7.333 nhân khẩu,Dân tộc thái chiếm 96,14%, dân tộcmông chiếm 3,86%; Tỷ lệ hộ nghèo chiếm 40% Nghề nghiệp chủ yếu của nhândân là sản xuất nông nghiệp Xã có 16 thôn,trong đó :14 bản dân tộc thái,2 bản dântộc mông Đời sống nhân dân còn nhiều khó khăn, trình độ dân trí chưa cao
Đảng bộ Púng Bánh có 453 đồng chí đảng viên đang sinh hoạt tại 21 chi
bộ, gồm 16 chi bộ nông thôn, 04 chi bộ nhà trường, 01 chi bộ trạm y tế
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ xã Púng Bánh khóa XXI và Nghịquyết Đại hội Đảng bộ các cấp, cán bộ và nhân dân toàn xã luôn luôn phát huytruyền thống đoàn kết cùng vượt qua mọi khó khăn để xây dựng quê hương, đấtnước Púng Bánh đã biết tận dụng thế mạnh của mình về điều kiện tự nhiên để pháttriển kinh tế - xã hội trong giai đoạn hiện nay, qua đó trong nhiều năm liên tụcĐảng bộ, chính quyền, MTTQ xã Púng Bánh đều được cấp trên đánh giá hoànthành tốt nhiệm vụ, kinh tế - xã hội của xã ngày càng phát triển, an ninh, chính trị,trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững, tạo được lòng tin của cán bộ nhân dânđối với vai trò sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam trên con đường đổi mới
và hội nhập
Trang 5PHẦN THỨ II:
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH
I Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện Sốp Cộp, tỉnh Sơn La.
1 Chức năng của UBND xã.
UBND xã có chức năng tổ chức và chỉ đạo,điều hành việc thi hành các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấptrong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình do pháp luật quy định, UBND xã raQuyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.Nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cũng như củng cố
cố nền quốc phòng và thực hiện các chính sách khác của địa phương
UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phầnđảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương theophân cấp quản lý
2 Nhiệm vụ quyền hạn
UBND xã Púng Bánh có nhiệm vụ quản lý hành chính Nhà nước ở điạphương trên các lĩnh vực như: nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ, văn hóa,giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, thể dục thể thao và các lĩnh vựckhác, quản lý Nhà nước về nguồn đất đai và nguồn tài nguyên thiên nhiên v.v…
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân xã thông qua, trình UBND Huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó
Tổ chức và thực hiện các chương trình, kế hoạch đề án khuyến khích pháttriển nông nghiệp, nông thôn, nâng cao đời sống nhân dân giai đoạn 2010 – 2015
và 2015 – 2020 theo tinh thần Nghị quyết 10 của Tỉnh ủy về phát triển kinh tế - xãhội Tỉnh Son La
Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thựchiện quản lý nguồn tài nguyên nước
Tổ chức và khai thác các làng nghề truyền thống ở địa phương, ứng dụngkhoa học công nghệ để phát triển ngành nghề mới
Quản lý việc xây dựng nhà ở điểm dân cư nông thôn theo quy luật của phápluật
Tổ chức xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền phân cấp quản lý
Trang 6Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, tổ chức các hoạt động vănhóa nghệ thuật thông tin, xây dựng nếp sống văn minh lành mạnh, phòng chống tệnạn xã hội.
Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình kế hoạch hóa giađình, thực hiện các chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình chínhsách,người có công với cách mạng, làm tốt công tác từ thiện
Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông xây dựng quốc phòng toàn dân, thựchiện công tác nghĩa vụ quân sự, tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân
tự vệ ở địa phương, thực hiện công tác hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phươngquân đội
Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự xã hội, xây dựng lực lượngcông an xã và các phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Thực hiện phòngngừa và chống tội phạm, quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng, phối hợpvới cơ quan chức năng trong việc thi hành án xử lý các vi phạm pháp luật ở địaphương
Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành hiến pháp, văn bản của các cơquan nhà nước cấp trên và các Nghị quyết của HĐND cùng cấp Tuyên truyền giáodục ở địa phương, đề ra những hướng giải quyết những tranh chấp nhỏ trong nhândân, thực hiện các việc đăng ký hội tịch theo quy định của pháp luật, thực hiệnbiện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, cơ quan tổ chức cá nhân ở địa phương bảo vệtính mạng, tự do nhân phẩm của công dân
Thực hiện các chính sách dân tộc tôn giáo ở địa phương
Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong toàn xã, tổ chức tiếp dân và giải quyếtkhiếu nại, tố cáo theo quy định
Thực hiện việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấpxã
Thường xuyên tuyên truyền giáo dục pháp luật, hương ước thôn đối vớinhân dân nhằm nâng cao nhận thức của nhân dân
Về giáo dục và đào tạo năm học 2014 – 2015 xã Púng Bánh đã có nhiềuchuyển biến tích cực ý thức học tập và trách nhiệm nghề nghiệp của giáo viên vàhọc sinh được nâng lên
UBND là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện nguyên tắc tập trung dânchủ, các ủy viên của UBND xã do HĐND bầu ra
Trang 7+ Địa chính – Xây dựng – Nông nghiệp – Môi trường gồm 01 người;
+ Ban công an xã gồm 03 người;
+ Văn hóa – Xã hội có 01 người;
+ Ban chỉ huy quân sự có 03 người;
+ Giao thông – Thủy lợi có 01 người;
+ khuyến nông có 02 người;
+Trường học ( Mầm non, Tiểu học, THCS)
Dưới sự lãnh đạo sâu sắc của Ban chấp hành Đảng ủy, sự điều hành năngđộng trong quản lý chính quyền và phối hợp hoạt động có hiệu quả của các đoànthể, tổ chức quần chúng, vì thế trong thực hiện công cuộc đổi mới của đất nước,Đảng bộ và nhân dân xã Púng Bánh đã giành được nhiều thành tích đáng tự hàotrong sự phát triển kinh tế - xã hội
Ủy ban nhân dân có bộ máy cơ bản và ổn định, có những bước chuyển biếntích cực trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả về mục tiêu, Nghịquyết của Đảng bộ đề ra về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng
Trang 8(Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý hành chính của UBND xã kèm theo).
Chủ tịch UBND
Phó chủ tịch UBND
LĐ - TB & XH
Hội Chữ thập đỏ
Thú y
Y tế
Trang 9II Công tác tổ chức quản lý hoạt động văn phòng của UBND xã.
Văn phòng là một bộ phận giúp việc của một cơ quan, tổ chức mà ở đó diễn
ra các hoạt động về văn thư – lưu trữ, văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu thậpthông tin và thực hiện công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động quản lý của cơquan, tổ chức Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong côngtác chỉ đạo, quản lý và điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Chức năng của văn phòng thể hiện ở các mặt:
+ Tham mưu tổng hợp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc của cơ quan đơn vịhoạt động được gọi là công tác hậu cần
Nội dung công tác văn phòng :
+ Hoạt động hành chính văn phòng
+ Hoạt động văn thư
+ Hoạt động lưu trữ
1 Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
a Chức năng :
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình chỉđạo,điều hành với 02 chức năng là tham mưu và chức năng hậu cần Tham mưugiúp cho UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản
lý, tổ chức lịch làm việc, là bộ phận phục vụ trực tiếp, hội họp các chuyến đi côngtác, chuẩn bị tài liệu cho HĐND - UBND đảm bảo mọi điều kiện làm việc choHĐND - UBND như :
Thu nhập, phân tích đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo đểphục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND Văn phòng cung cấp thôngtin cho lãnh đạo nhằm nhanh chóng giải quyết Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo
cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật cho bộ máy làm việc của UBND hoạt độngmột cách tốt nhất Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, nhân viên, côngtác văn thư - lưu trữ
Quản lý chi tiết tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòngphẩm và điều hành việc sử dụng
b Nhiệm vụ :
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND, Văn phòng – Thống kêUBND xã Púng Bánh có những nhiệm vụ sau : Giúp lãnh đạo xây dựng chươngtrình làm việc, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, cả năm
và theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình và lịch làm việc đó ; Soạn thảo cácvăn bản chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và các hoạt động kháccủa HĐND - UBND ; Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị ;
Trang 10Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện chương trình kếhoạch đã đặt ra, giải quyết những công việc mới, đột xuất, phát sinh không nằmtrong kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin hai chiều và báo cáo lên cấptrên kịp thời, thu thập và xử ký thông tin kịp thời chính xác, chuẩn bị các văn bảntổng hợp, thẩm định các đề án giúp thủ trưởng cơ quan đề ra những giải quyếtchính xác, tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan đơn
vị và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi, giải quyết các văn bảnđúng chủ trương, chính sách và pháp luật của nhà nước hiện hành, tổ chức công táclưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị của các ban ngành cấp trên Giúp thủtrưởng cơ quan kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do các cơ quan đơn vị, quản
lí tài sản, tài chính theo đúng quy định của nhà nước
Giao tiếp đối nội, đối ngoại giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa cơ quan tổ chứckhác cũng như với nhân dân và chính quyền địa phương, giúp UBND tổ chức việctiếp dân, tiếp khách các đơn từ, khiếu nại của nhân dân và chuyển đến HĐND,UBND đồng thời chuyển các loại đơn thư không thuộc thẩm quyền UBND xãPúng Bánh giải quyết đến các cơ quan có thẩm quyền khác
Cán bộ, công chức của văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan
và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ, công việc được giao
c Về tổ chức :
Trong thời gian thực tập 1 tháng tại Văn phòng HĐND - UBND xã PúngBánh, em thấy công tác của văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêmtúc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Đi đúng giờ theo quy định của luật cán bộ, công chức và Luật lao động Đây
là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên khối lượng công việc khôngnhiều, mặt khác văn phòng còn thực hiện chức năng tham mưu
Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp thông tin kịp thời đáp ứngyêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị khácchuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản các cuộchọp đó Đồng thời là bộ phận thực hiện nhiệm vụ hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quanquản lý biên chế, nhân sự và nguồn kinh phí thuộc tài khoản của văn phòng.Nghiên cứu phân loại, kiểm tra, đề xuất giúp giải quyết các công việc hàng ngàycho lãnh đạo bằng văn bản
1.2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND xã Púng Bánh.
Xây dựng lịch công tác tuần, xây dựng chương công tác cho cho tuần sauphải chuẩn bị từ cuối tuần trước, chuyên viên tổng hợp xin lịch công tác củathường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND trong tuần, sau đó tổnghợp và gửi lại cho lãnh đạo
Kế hoạch công tác tháng, xây dựng chương trình công tác tháng sau phảichuẩn bị từ ngày 25 tháng trước
Trang 11Công tác quý sau được chuẩn bị từ ngày 15 tháng cuối của quý trước vànhững việc cần làm bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong quý, chậm nhất
là ngày 20 hàng tháng, văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là ngày 15 thángquý và có trách nhiệm trình chủ tịch và thông báo cho các ban ngành thực hiện Kếhoạch công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong năm, văn phòngHĐND - UBND tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan
Tham gia đóng góp ý kiến,Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản dự thảo
cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời Sau khi có kế hoạch thông qua, văn phòngtrình chủ tịch ký duyệt gửi các thành viên cơ quan chuyên môn biết và thực hiện
cơ sở vật chất, kỹ thuật để đảm bảo cho hội nghị thành công
Sau khi soạn thảo công văn mời, trình tự xây dựng quy trình tổ chức hộinghị:
1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng.
Chuyến đi công tác cho thủ trưởng rất đa dạng có thể dài ngày hoặc ngắnngày tùy thuộc vào công việc cụ thể Đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi cơquan đơn vị Vì vậy văn phòng cần chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng, văn phòng cầnphải làm tốt công tác chuẩn bị chuyến đi, liên hệ công tác cho thủ trưởng cơ quan,chuẩn bị đầy đủ các tài liệu có liên quan
1.5 Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo.
Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước trong thời đại kinh tếthị tường và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọcthông tin thì sẽ không thu được thông tin chính xác Khi thu thập thông tin cần phảicăn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, pham vi hoạt động của cơ quan Thông tin đượctruyền đến các cơ quan có rất nhiều nguồn thông tin như của cấp trên chuyểnxuống, hoặc của cấp dưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận,
xã hội, báo chí,… Vì vậy khi thu nhập thông tin văn phòng cần sử lý sơ bộ phục vụcho nhu cầu cần sử dụng và giải quyết thông tin của lãnh đạo nhanh chóng hợp lý
và chính xác
2 Nội dung công tác văn thư.
Công tác văn thư của UBND xã là một hoạt động đảm bảo thông tin bằngvăn bản, quản lý công văn đi, đến, quản lý con dấu của UBND xã phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý điều hành các cơ quan Đảng, chính quyền, các cơ quan nhànước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và các đơn vị lực lựng vũ trang nhândân
Trang 122.1 Về tổ chức văn thư của UBND xã.
UBND là đơn vị chính cấp cơ sở khác với cấp Huyện, Thị có các phòng làmviệc Ở UBND xã chỉ có ban giúp việc, không có phòng hoặc bộ phận văn thưriêng Công tác văn thư của UBND xã Púng Bánh được đặt trong bộ phận vănphòng có bố trí một công chức chuyện trách làm công tác văn thư - lưu trữ
Có thể nói công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngquản lý điều hành, chỉ đạo của UBND xã Bộ phận văn phòng thống kê của UBND
xã đảm nhận các công tác văn phòng thống kê, công tác văn thư - lưu trữ phục vụcông tác lãnh đạo,chỉ đạo và giúp việc cho chủ tịch và phó chủ tịch Quản lý vàcấp phát văn phòng phẩm, xây dựng các kế hoạch tuần, tháng, quý, năm Lập kếhoạch và làm công tác chuẩn bị hội nghị, thường trực tiếp dân và tổng hợp tìnhhình làm báo cáo gửi lên cấp trên giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản, thực hiện trình
ký văn bản, nhân bản và chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân Tiếp nhận vào sổcông văn đi, đến, tiếp nhận và vào sổ công văn khiếu nại, tố cáo của tổ chức, côngdân thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ Thực hiện phục vụ khai thác, sử dụng theoyêu cầu của người có nhu cầu trong công việc Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngcho cán bộ, công chức, hợp đồng lao động
Công tác văn thư của UBND xã được tổ chức theo phương thức tập trung.Tất cả các văn bản đi đều phải qua bộ phận văn phòng để cán bộ văn thư xem xét
về thể thức, chỉnh sửa lỗi sai trước khi trình ký Đồng thời ghi sổ, đóng dấu vănbản và đăng ký vào sổ công văn đi, làm thủ tục gửi văn bản và thực hiện việc lưutrữ văn bản Tất cả các văn bản đến được gửi chung cho cơ quan và tập trung tạivăn phòng để văn thư thực hiện các nghiệp vụ: phân loại bóc bì, đóng dấu đến,đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến, trình văn bản đến sau đó thực hiện nhân bảnđến các đơn vị cá nhân theo ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản là phương tiện mà các cá nhân tổ chức, cơ quan dùng để truyềnthông tin nhằm mục đích thông báo, điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhậnphải thực hiện những nhiệm vụ, hành vi nhất định của người viết bằng ngôn ngữ
Văn bản có vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan,vừa làthông tin của hoạt động quản lý, vừa là sản phẩm quản lý Văn bản của UBND xãluôn bám sát vào văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nước trong phạm
vi quyền hạn do pháp luật quy định, Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ban hànhnhững văn bản như:
+ quyết định;
+ Tờ trình;
+ Công văn;
+ Báo cáo;
Trang 13Người soạn thảo phải hiểu rõ đường lối, chính sách, hiểu được tình hình pháttriển của sự việc Người soạn thảo văn bản phải hiểu được mức độ dự kiến của vănbản Mức độ khẩn, mật, tuyệt mật, và tối mật Đồng thời cán bộ soạn thảo văn bảnphải dự tính số lượng nơi nhận sau đó trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét nội dung,quyết định độ khẩn, mật và phạm vi phổ biến của văn bản.
Khi văn bản đã soạn thảo đúng theo nội dung thì tiến hành đánh máy vănbản Người đánh máy văn bản phải thực hiện theo đúng quy định và kịp thời gian.Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật về nội dung của văn bản đặc biệt là cácvăn bản mật, các văn bản có nội dung quan trọng Bản đánh máy phải được trìnhbày đúng thể thức, theo đúng Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm2011
Sau khi đánh máy xong văn bản phải được chuyển về bộ phận văn phòng đểkiểm tra lại về thể thức của văn bản trước khi trình ký và ban hành Người ký vănbản là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch tùy theo công việc và lĩnh vực phụ trách mà lựachọn người ký cho phù hợp
Sau khi văn bản được trình thì không ai được tự ý sửa đổi nội dung của vănbản Lúc này văn bản được gửi lại bộ phận văn phòng để làm các thủ tục Côngchức văn thư – lưu trữ dựa vào nơi nhận để tiến hành nhân bản sau đó đóng dấuvào văn bản, ghi sổ đăng ký công văn đi
* Ưu điểm:
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Púng Bánh phần lớn là
do bộ phận văn phòng đảm nhiệm Các văn bản được xây dựng tại bộ phận nàyluôn được đảm bảo đúng thể thức của văn bản theo quy định của nhà nước
* Nhược điểm:
Hiện tại UBND xã Púng Bánh còn có các ban, mà việc soạn thảo văn bảnvẫn chưa thực sự đúng quy định Cán bộ,công chức soạn thảo phần lớn chưa cónghiệp vụ soạn thảo văn bản Vì vậy vẫn còn một số văn bản sai về thể thức và