Luận văn nghiên cứu và xây dựng chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cho 1 số vị trí điển hình của cán bộ nhân viên ở công ty XNK cung ứng thiết bị vật tư đường sắt

Để có điều kiện củng cố các kiến thức về công tác quản lý nhân lực trong quá trình họctập và giải quyết những yêu cầu thực tế trong Doanh nghiệp, tôi chọn đề tài tốtnghiệp ở Công ty xuất

Lời mở đầu

Những ngời quản lý trong các Công ty nói chung và trong các Doanh nghiệpnói riêng muốn thành đạt phải : Có đội ngũ công nhân viên có nghiệp vụ giỏi,giàu tâm huyết, yêu nghề, có ý thức tổ chức, kỷ luật và trách nhiệm cao Đó lànhững yếu tố quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển củaCông ty và của chính đơn vị mình

Chúng ta khẳng định : Quản lý nhân lực vừa là khoa học vừa là nghệ thuật

Mà đã là khoa học đòi hỏi phải có độ chính xác cao, là nghệ thuật phải đòi hỏi

sự kéo léo, tế nhị và sự tinh tế ở các nớc có nền khoa học phát triển hay nóicách khác là ở những nớc phát triển, môn khoa học quản trị nhân lực đã pháttriển từ rất lâu, song đối với nớc ta môn học này còn rất mới mẻ

Trong thời gian nớc ta thực hiện nền kinh tế tập trung, các Doanh nghiệp đềutiến hành sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch mà nhà nớc đa xuống, không chủ độngtrong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc, thì bộ máyquản lý Doanh nghiệp của các Công ty bộc lộ nhiền vấn đề nh : Quá cồng kềnh,trình độ quản lý còn hạn chế, nhân viên không đủ năng lực làm việc, thiếu tinhthần làm việc, ý thức kỷ luật trong lao động không đợc cao

Để tồn tại và phát triển trong điều kiện mới, đòi hỏi các Công ty và cácDoanh nghiệp trong mọi ngành kinh doanh phải : củng cố bộ máy quản lý làmcho bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, năng động Biện pháp này đã làm chongân sách Nhà nớc lợi rất nhiều Tuy nhiên thời gian đầu còn nhiều lúng túng,nhng sau một thời gian đi vào hoạt động cũng quen dần và bắt đầu có hiệu quả.Song sau một thời gian củng cố bộ máy quản lý ở các Công ty và Doanhnghiệp thì cônh tác quản lý nhân lực ở Nớc ta nói chung vẫn còn yếu, hiệu qủakhông đợc cao trong khi chúng ta sắp mở của thị trờng trong Nớc, cạch tranh vớicác nớc có nền công nghiệp phát triển với bộ máy quản lý Công ty ngọn nhẹ vànăng động, đây là vấn đề đáng lo ngại của các Doanh nghiệp Nớc ta do có bộmáy quá cồng kềnh

Theo kinh nghiệm của một số nớc phát triển nh : Anh, Pháp, Mỹ đặc biệt làNhật Bản có bộ máy quản lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả rất cao Để có

điều kiện củng cố các kiến thức về công tác quản lý nhân lực trong quá trình họctập và giải quyết những yêu cầu thực tế trong Doanh nghiệp, tôi chọn đề tài tốtnghiệp ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt :

" Nghiên cứu và xây dựng chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cho một

số vị trí điển hình của cán bộ nhân viên ở Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt "

phần i

cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên

i tổng quan về đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên

I.1 Khái niệm :

Trong lĩnh vực quản lý nói chung và lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói riêng,ngời cán bộ lãnh đạo thờng quan sát và nhìn nhận về tình hình thực hiện côngviệc của các nhân viên dới quyền của mình trong khoảng thời gian làm việc nhất

định để từ đó có đợc những kết luận chính xác và đa ra những quyết định đúng

đắn trong việc quản lý nhân lực nhằm nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cánhân cũng nh đạt đợc mục tiêu của tổ chức Vì vậy việc đánh giá tình hình thựchiện công việc thờng đợc nhìn nhận nh là một phơng tiện quan trọng của côngtác quản lý trong mọi tổ chức cũng nh trong mọi Doanh nghiệp

Nếu đánh giá công việc có tính chất không liên quan đến ai, thì đánh giáthành tích, hay đánh giá thực hiện công việc lại liên quan đến một cá nhân haymột tổ chức cụ thể Thông thờng đó là một thủ tục có tính hệ thống và đòi hởiphải tiến hành nghiêm túc và vô t để xác định đợc tính chất xuất sắc của ngờinhân viên hay một tập thể trong quá trình thực hiện công việc cũng nh thái độ vàhành vi của họ trong quá trình làm việc

Có một số định nghĩa về đánh giá thực hiện công việc nh sau:

-iii Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình thông qua đó tổ chức

so sánh giữa các chỉ tiêu công việc đã giao cho một nhân viên với các kết quảcông việc đã thực hiện của ngời đó

-iv Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình thu thập, phân tích,

đánh giá và trao đổi các thông tin liên quan tới hành vi làm việc và kết quả côngtác của từng cá nhân sau quá trình lao động

-v Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là xác định giá trị củamột cá nhân thông qua một số chỉ tiêu và phẩm chất liên quan đến quá trình lao

động của họ

Đánh giá đúng năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên quyết

định một phần không nhỏ đến sự thành công của tổ chức

Nhng để đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản

lý cần phải đợc trang bị những kiến thức về đánh giá thực hiện công việc : mục

đích, yêu cầu, các chỉ tiêu, các phơng pháp đánh giá và quy trình đánh giá

Đồng thời cần phải phân biệt rõ ràng giữa ngời đánh giá thực hiện công việc với

đánh giá thực hiện công việc Mặc dù tất cả điều này có liên quan mật thiết tớicùng một quá trình, nhng việc đánh giá công việc là một quá trình thiết lập cấutrúc công việc, thứ tự u tiên của công việc dựa trên vai trò của công việc đối với

tổ chức, sau đó xác định thù lao cho từng công việc trong hệ thống công việc

Nó hoàn toàn khác với việc đánh giá tình hình thực hiện công việc Cũng cầnphải hết sức thận trọng khi đánh giá, bởi vì nếu thực hiện có sai sót thì hậu quảcủa nó cũng ảnh hởng không nhỏ đến tổ chức và cả những nhân viên

I.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá và của cán bộ, nhân viên

đánh giá thực hiện công việc

I.2.1 Yêu cầu của đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên

Nội dung đánh giá thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên phải đợc xâydựng phù hợp với những ngời trong diện đánh giá, đồng thời phải chú trọng tớinhững yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện công việc của ngời đó Việc

đánh giá phải bao quát đợc những điểm mà Công ty muốn dựa vào đó để trảcông Có thể bao gồm các yếu tố nh : kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, năng lựcsáng tạo, khả năng thích nghi Để đánh giá đúng ngời cán bộ hay nhân viên

đánh giá cần phải nắm vững những nguyên tắc sau:

-iii Khách quan, công bằng, chính xác, độ tin cậy cao

-iv Thiết thực, khả thi

-v Tôn trọng ngời đợc đánh giá

-vi Đảm bảo tính hệ thống, tính lịch sử

-vii Kết hợp đánh giá công khai với đánh giá không công khai

I.2.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá :

Hiện nay, có nhiều hệ thống và chơng trình đánh giá nhân viên, nhng mọi cánhân đều phải đợc đánh giá bằng một hệ thống đánh giá nhất quán, công bằng

và vô t

Do đó, khi xây dựng một hệ thống, một chơng trình đánh giá thành tích nhânviên phải bảo đảm một số yêu cầu có tính chất nguyên tắc sau đây :

-iii Đạt đợc mục đích của tổ chức : Nghĩa là bất kỳ một hệ thống đánh

giá nào đợc tiến hành cũng phải nhằm vào một mục đích xác định của tổ chức

-iv Chỉ tiêu sát thực : các chỉ tiêu đánh giá phải phù hợp với từng nhóm

nhân viên, có tính đến các yếu tố quan trọng trong quá trình lao động của họ

-v Tống nhất : cùng loại công việc thì phải cùng một số chỉ tiêu đánh

giá

-vi Công bằng : việc đánh giá phải bảo đảm công bằng vô t, khách

quan, không thiên vị cả nể, không mặc cảm cá nhân, không trù dập

-vii Tin cậy và nhạy cảm : Kết quả đánh giá phải bảo đảm độ

chính xác, độ tin cậy cao và khi các mức thực hiện có thay đổi thì có thể đo lờngchúng đợc một cách rõ ràng

I.3 ý nghĩa của việc đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên :

I.3.1 ý nghĩa và tác dụng của việc đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc của từng cán bộ, nhân viên là một quá trìnhkhó khăn và mất nhiều thời gian Đối với cán bộ quản lý nó đợc coi là quá trình

tẻ nhạt, ảnh hởng đến công việc khác, thiếu đợc sự ủng hộ của một số cá nhân,chính vì vậy mà họ làm cho qua chuyện Nhng để công tác quản lý có hiệu quảphục vụ cho nhiệm vụ của Công ty hay của Doanh nghiệp thì nó lại là công cụkhông thể thiếu đợc, nó trực tiếp đem lại cho cán bộ quản lý những thông tin màkhông thể có đợc từ bất kỳ nguồn nhân lực nào khác

Việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một yếu tố quan trọngtrong vấn đề sử dụng và phát triển nguồn nhân lực của bất kỳ một Doanh nghiệpnào Việc đánh giá thực hiện công việc đợc sử dụng cho những mục đích nh :Chi trả lơng, đề bạt thăng cấp, khen thởng hay đào tạo nâng cấp, sa thải, có thểkhi xét duyệt hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên ta phải phân biệt ngời đạtkết quả tốt, kết quả trung bình hay không đạt yêu cầu Trong môi trờng quản lýtheo đối tợng nếu điều hành tốt sẽ biết mình có đạt kết quả hay không Khi đó

họ sẽ luôn luôn mong đợi có cơ hội để phát triển tài năng của mình Nếu không

động, cống hiến của mình thì họ sẽ mất lòng tin, sự tôn trọng, bất cần đối vớicấp trên, họ sẽ đi tìm cơ hội ở ngoài tổ chức và tổ chức sẽ mất ngời có năng lực,

có tài Ngợc lại, đối với cá nhân thiếu khả năng, chất lợng lao động thấp thìkhông nhìn nhận thấy cái yếu kém của mình để mà sửa chữa Vì vậy việc đánhgiá thực hiện công việc có một ý nghĩa lớn lao đối với sự hài lòng và động lựcphát triển cán bộ, nhân viên đợc sử dụng hợp lý

Vậy việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong Doanh nghiệp cómột ý nghĩa rất lớn đối với Doanh nghiệp cũng nh đối với ngời lao động Thậtvậy, nó có tác dụng rất lớn nh sau :

Thông tin phản hồi

Thông tin phản hồi

Đối với Doanh nghiệp, thông tin và kết quả thu đợc qua đánh giá thực hiệncông việc của nhân viên có thể đạt đợc một số mục đích sau :

-iii Kiểm tra tình hình chấp hành công việc của nhân viên

-iv Kiểm tra sự thích ứng giữa vị trí và ngời đảm nhận nó

-v Cung cấp thông tin phản hồi để cải thiện kết quả công tác của nhânviên

-vi Phát hiện những thiếu sót trong quá trình thiết kế công việc

Đánh giá

thực hiệncông việc

Thực tếquản lýnhân lực

-vii Làm cơ sở cho việc điều chỉnh nguồn nhân lực : Tiền lơng, đề bạt,thuyên chuyển và sa thải lao động cũng nh để lập kế hoạch giúp đỡ nhân viên,

đào tạo bổ sung

-viii Nắm bắt đợc những tác động, những thách thức mới từ môi trờng bênngoài cũng nh hiểu biết rõ hơn bầu không khí tâm lý bên trong đơn vị

-ix Đánh giá thành tích còn bắt buộc các cán bộ trong đơn vị phải giám sát

và quản lý chặt chẽ hơn nhân viên của mình để sử dụng có hiệu quả hơn và có

kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của đơn vị

Đối với ngời lao động, thông tin và kết quả đánh giá có tác dụng :

-iii Qua mỗi lần đánh giá, mỗi nhân viên sẽ tự xác định lại mình so với yêucầu của vị trí đang làm việc, cũng nh so với các đồng nghiệp để từ đó có kếhoạch điều chỉnh và phát triển cho cá nhân

-iv Đây là cơ hội tốt để trình bầy tâm t, nguyện vọng của cá nhân : Đợc đi

đào tạo thêm, bổ sung kiến thức hiện đại, đợc giao thêm công việc hay tăngthêm trách nhiệm, đợc đề bạt, nâng lơng hay một nguyện vọng gì đó đặc biệt

Đối với từng cán bộ nhân viên : Sau khi đợc nhận xét đánh giá từng ngời sẽxác định đợc khả năng của mình so với yêu cầu công việc của mình đang đảmnhận, đồng thời cũng nh so với các đồng nghiệp khác

Khi các thành viên theo đuổi công việc của mình ở từng thời kỳ, họ luôn lutâm đến việc cán bộ cấp trên đánh giá nhìn nhận họ thực hiện nhiệm vụ tốt rasao Vì vậy sau các thời kỳ đánh giá họ biết đợc các nhận xét , đánh giá của lãnh

đạo Doanh nghiệp về mình Đó là cơ hội tốt để cán bộ , nhân viên hiểu rõ hơn vềmình và về mọi ngời ( bao gồm các đồng nghiệp và cả cấp trên ) từ đó họ sẽ cốgắng và có định hớng tốt hơn trong công tác

Qua việc đánh giá thực hiện công việc, từng cán bộ công nhân sẽ nhận đợc ớng dẫn của cấp trên, biết rõ u nhợc điểm của mình trong quá khứ đồng thời họ

h-có một cơ hội tốt để bổ sung thêm các kiến thức về khoa học, nghiệp vụ, kỹthuật, văn hoá, nghệ thuật, ứng xử hoặc mạnh dạn đề nghị nhận thêm tráchnhiệm, khối lợng công việc Họ tự tin mạnh dạn đề xuất với cấp trên việc tăng l-

lập kế hoạch sử dụng nhân viên một cách hợp lý và có hiệu quả tốt nhất, đa ranhững biện pháp điều chỉnh sai sót nếu có cho từng thành viên và giúp đỡ họkhắc phục những tồn tại cũng nh bố trí lại công việc cho phù hợp với mỗi ngời.Qua đánh giá, Doanh nghiệp có đợc các quyết định về việc đề bạt, thăngchức, trả lơng, khen thởng một cách kịp thời, hợp lý và phù hợp Đối với nhữngnhân viên , cán bộ yếu kém thì thuyên chuyển vị trí làm việc, đào tạo bồi dỡngthêm Dựa vào kết quả đánh giá, Doanh nghiệp sẽ sử dụng một cách hợp lýnhất sức lao động , tránh tình trạng sử dụng lãng phí về mặt trí tuệ và năng lựccủa nhân viên , cán bộ , cũng nh việc không đảm bảo yếu cầu đối với công việcdẫn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty không đợc cao.

Qua đánh giá hàng năm về thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên trongCông ty của mình, cán bộ quản lý có thể biết đợc sự tiến bộ hay giảm sút củatừng cán bộ , nhân viên dới quyền quản lý của mình Đặc biệt có thể hiểu rõthêm hơn về bầu không khí tâm lý của Công ty mình thông qua các cuộc phỏngvấn đánh giá thực hiện công việc giữa cán bộ nhân viên và cán bộ cấp trên

I.3.2 Những hậu quả có thể xảy ra sau khi đánh giá

Công tác đánh giá thực hiện công việc đem lại những lợi ích to lớn cho cảDoanh nghiệp lẫn từng ngời, song nó cũng có những tồn tại không dễ gì tránhkhỏi sau mỗi lần đánh giá, cụ thể là :

-iii Nếu đánh giá sai lệch, đánh giá không đúng mục đích, không nhữngkhông khuyến khích động viên đợc cán bộ , nhân viên dới quyền mà còn làmcho cán bộ , nhân viên bị đánh giá sai cảm thấy bị tổn thơng, bị xúc phạm dẫn

đến họ mất lòng tin với lãnh đạo

-iv Đánh giá tốt một số ngời hay đánh giá thiên vị có thể ảnh hởng đến bầukhông khí tâm lý của Doanh nghiệp , làm xuất hiện những nhìn nhận không

đúng mức, sự ghen ghét, đố kỵ nhỏ nhen dẫn đến những mâu thuẫn cạnh tranhkhông cần thiết

-v Nếu Doanh nghiệp thuyên chuyển một số ngời nào đó tới vị trí thấphơn mà vẫn giữ nguyên mức lơng hoặc một vài quyền lợi nào đó thì khôngnhững ngời đồng cấp sẽ rất dễ so sánh với sự chênh lệch này Điều đó có thể rạo

ra mâu thuẫn mất đoàn kết nội bộ

-vi Mặt khác ngời quản lý từ lâu nay vẫn lẩn tránh hoặc không có kháiniệm việc đánh giá thực hiện công việc của cấp dới, họ tự cho mình là trờng hợp

ngoại lệ, là tất cả, là nhất Họ cảm thấy không vui vẻ, hay có thái độ chống đốikhi nghĩ rằng họ đang phải đánh giá hay bị đánh giá một cách không đúng đắntheo một tiêu chuẩn mà họ cho là không tơng xứng Do vậy việc đánh giá thựchiện công việc phải thực hiện một cách khách quan nghiêm túc.

Hiện nay, công tác đánh giá thành tích nhân viên ở một số Doanh nghiệp còncha đợc quan tâm đúng mức Đôi khi nó còn bị xem là một công tác rất nặng nềhoặc rất tẻ nhạt và tốn thời gian Một số đơn vị tiến hành đánh giá còn đơngiản, đôi khi còn tuỳ tiện, nên cha phát huy đợc tác dụng to lớn của nó Nguyên nhân chính có thể là các cán bộ quản lý cha đợc đào tạo một cách có bàibản nên cha có đợc một sự nhận thức đúng đắn về lợi ích của công tác này.Nhiều đơn vị và Doanh nghiệp tổ chức công tác đánh giá cha đợc tốt nên có thểmang lại một số hậu quả nh đã nêu ở trên

ii hệ thống đánh giá tình hình thực hiện công việc

của cán bộ nhân viên II.1 Khái niệm về hệ thống đánh giá

Hệ thống đánh giá là một tập hợp các qui trình ( các thủ tục ) do nhà quản lý

đề ra nhằm làm cho việc đánh giá tình hình công việc của cán bộ nhân viên đạt

đợc mục tiêu đã định

II.2 Phân loại các hệ thống đánh giá :

Các hệ thống đánh giá đợc phân loại theo các tiêu thức sau:

II.2.1 Phân loại theo hình thức đánh giá

-iii Đánh giá theo thứ bậc quản lý :

 Theo truyền thống, sự đánh giá thực hiên công việc của nhânviên là thuộc về trách nhiệm của những ngời quản lý theo tuyến ( Giám đốc,Quản đốc, Trởng ngành, Trởng phòng )

Ví dụ : Các phòng ban (cán bộ, nhân viên) chịu sự đánh giá của : Trởngphòng, công đoàn, chính ngời quản lý cấp cơ sở này lại chịu sự đánh giá của bangiám đốc Việc đánh giá theo thứ bậc phổ biến hơn, khách quan hơn

 Trong điều kiện hiện nay, xuất phát từ ý tởng "Tự quản lý ",việc đánh giá cũng có thể do chính bản thân ngời lao động tự đánh giá Tuynhiên hình thức này chỉ áp dụng khi trình độ nhận thức của ngời lao động ởmức độ cao, nếu không việc đánh giá sẽ thiếu khách quan

-iv Đánh giá chính thức hay không chính thức :

 Đánh giá chính thức : Là hình thức đánh giá đợc thực hiệntrên các cơ sở, các thủ tục, văn bản, tiêu chuẩn hoá do Công ty ban hành Do đó

bảo đảm tính công bằng và khách quan hơn, quá trình đánh giá đợc nghiêm túchơn, giảm bớt các tiêu cực.

 Đánh giá không chính thức : Là quá trình không sử dụng cácvăn bản chuẩn Đó là sự đánh giá bằng các cuộc phỏng vấn đối thoại không giấy

tờ, tốn ít thời gian Sự đánh giá này chỉ thực hiện trong một số công việc đơngiản và không quan trọng lắm

-v Đánh giá định kỳ hay đánh giá đột xuất :

 Đánh giá theo định kỳ : Là việc đánh giá đợc tiến hành mộtcách có định kỳ (thờng là 6 tháng hay một năm một lần) vì có liên quan đếnnhiều hoạt động khác của công tác quản lý nhân lực nh sự trả công, khen thởng,thay đổi, thăng cấp hay kỷ luật Đó là kỳ đánh giá quan trọng và cần thiết đốivới cả Doanh nghiệp và ngời lao động nên thờng đợc chuẩn bị kỹ càng và đánhgiá ở diện rộng

 Đánh giá đột xuất : Là hệ thống đánh giá đợc sử dụng bất cứvào thời gian nào đó, về một mục tiêu nào đó, với hình thức này có thể nắm bắt

đợc vấn đề thực tế hơn, ngời quản lý có thể hiển biết thực trạng làn việc của cán

bộ , nhân viên tốt hơn, nhng nó cũng ảnh hởng lớn tới các hoạt động quản lýkhác Biện pháp này thờng đợc áp dụng trong các tổ chức giảng dạy

-iii Đánh gia khái quát hay đánh giá phân tích :

Đánh giá chung chung là hình thức đánh giá đa ra một lời phán xét, một kếtluận có tính chất tổng hợp đối với một cá nhân hay một chỉ tiêu cụ thể nào đó

Đánh giá phân tích đòi hởi phải đa ra một số chỉ tiêu rất cụ thể liên quan tớicông việc cũng nh phẩm chất và hành vi của cá nhân trong quá trình thực hiệncông việc

-iii Hệ thống giá tơng đối và tuyệt đối :

 Hệ thống đánh giá tơng đối : Là hệ thống đánh giá bao gồmcác phơng pháp đánh giá theo các tiêu chuẩn tơng đối không cụ thể, khôngchính xác, không thờng xuyên

 Hệ thống đánh giá tuyệt đối : Là hệ thống đánh giá dựa vàocác chỉ tiêu thờng xuyên liên quan đến từng vị trí làm việc

Kết quả đánh giá rất cụ thể theo các nhiệm vụ của vị trí mà cán bộ, nhân viên

đó đảm nhiệm

Nhìn chung ngời ta thờng sử dụng kết hợp đồng thời cả hai hệ thống này mà

ít sử dụng riêng rẽ từng hệ thống

-iii Hệ thống đánh giá bằng miệng : Là những đánh giá thông qua việc trao

đổi thảo luận, phỏng vấn giữa cán bộ và đánh giá nhân viên

Nhìn chung hệ thống này chỉ để kiểm tra lại kết quả đánh giá của các hệthống khác

-iii Hệ thống đánh giá kết quả bằng số : Là sự phán xét về nhân viên củacán bộ đánh giá dựa trên các đánh giá có kết quả bằng số tơng ứng với các tiêuchuẩn đã đặt ra

II.2.2 Phân loại theo kết quả mong đợi cuối cùng :

Mục đích hay kết quả mong đợi cuối cùng của công tác đánh giá thờng rấtnhiều Do đó, theo cách phân loại này có thể chia thành các hình thức nh sau:-iii Đánh giá để biết kết quả và thành tích của các nhân viên và tập thể.Qua đánh giá lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định đợc kết quả công táchoàn thành cùng với các nguyên nhân cụ thể Trên cơ sở đó có đợc những quyết

định quản lý đúng đắn về nguồn nhân lực

-iii Đánh giá để nắm bắt và cải thiện bầu không khí tâm lý đơn vị

Với mục tiêu này, việc đánh giá sẽ cho phép mọi nhân viên trong đơn vị nói

ra đợc, phát biểu thẳng thắn và trung thực về những u điểm cũng nh nhợc điểmcủa bộ phận, của doanh nghiệp, đặc biệt về phong cách và phơng pháp quản lýcủa các cán bộ

Điều đó có nghĩa là hiểu biết đợc thực trạng bầu không khí tâm lý trong đơn

vị qua đó sẽ có giải pháp cải thiện bầu không khí làm việc cho nhân viên phấnkhởi và tin tởng hơn vào cán bộ lãnh đạo Tuy nhiên muốn làm tốt đòi hỏi cáccán bộ lãnh đạo phải vô t, suy xét nghiêm chỉnh những nhận xét của nhân viên,khuyến khích cán bộ nhân viên của mình nói thẳng, nói thật Đồng thời bản thânngời lãnh đạo cũng phải nhìn nhận và hoàn thiện mình

-iii Đánh giá để phát triển trách nhiệm hoá

Sự đánh giá này đợc xem nh là một sự cụ thể hoá và chi tiết hoá các mốiquan hệ mới giữa những ngời quản lý cấp trên trực tiếp với các nhân viên của họtrong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh Tiếp theo việc đánhgiá là sự phát triển thêm các trách nhiệm mới trên cơ sở những cam kết mục tiêugiữa các cá nhân và các lãnh đạo trực tiếp

-iii Đánh giá để phát triển tiềm năng của các nhân viên

Mục đích này là rất tham vọng Qua đánh giá một mặt, thiết lập một bảngtổng kết tiềm năng của từng cá nhân, và mặt khác đề nghị những cam kết có thể

bổ sung các trọng số của các chỉ tiêu để việc đánh giá càng thêm chính xác

Chúng ta có thể thấy một mẫu đánh giá thực hiện công việc theo phơng phápbảng điểm đồ thị dới đây ( trang sau )

phiếu đánh giá nhân viên

không đạt )

1 điểm

Yếu

(Cha đạt mức yếu cầu cơ bản)

2 điểm

Trung bình

(Đáp ứng đợc yêu cầu cơ bản)

3 điểm

Khá

(Trên mức yêu cầu cơ bản )

4 điểm

Xuất sắc

(Vợt xa mức yêu cầu cơ bản)

(Làm việc theo mục đích

chung với đồng cấp, cấp

-iii u điểm của phơng pháp : nhanh, dễ làm, kinh tế và tiêu chuẩn hoá đánhgiá

-iv Nhợc điểm của phơng pháp ; chịu ảnh hởng của ngời đánh giá, sử dụngcác chỉ tiêu phẩm chất con ngời thay thế cho các chỉ tiêu thực hiện công việc ,khó xác định các điểm trọng số Một nhợc điểm khác là không cho phép sự đánhgiá tơng đối

Ví dụ : Phiếu đánh giá nhân viên bằng phơng pháp điểm danh

Tên ngời đánh giá : Ngày tháng năm

Chỉ tiêu đánh giá Điểm Đánh dấu ở đây

1 Ngời nhân viên làm việc ngoài giờ khi yêu cầu 6,5

2 Nhời nhân viên biết tổ chức khoa học chỗ làm việc 4,0

2 Vắng nặt quá nhiều , Thờng xuyên muộn

u điểm : dễ đánh giá , dễ so sánh lựa chọn các chỉ tiêu có tính chất tơng đối,thích hợp với nhiều loại công việc

Nhợc điểm : có hạn chế trong việc giúp đỡ nhân viên khắc phục tồn tại đểtiến bộ, đôi khi dễ tuỳ tiện cho lời nhận xét

d) Phơng pháp phê bình lu giữ

Theo phơng pháp này, ngời đánh giá một mặt ghi nhận những hành vi tôt vàmặt khác cũng lu giữ lại một số vấn đề trục trặc, rắc rối liên quan đến sự thựchiện công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định Việc này đểnhắc lại những sự rắc rối đó và nhắc nhở ngời nhân viên tìm cách loại trừ các saisót của họ

Ví dụ về đánh giá phê bình lu giữ

Ngày Hành vi tích cực Ngày Hành vi tiêu cực

10/2/2004 Kịp thời sửa chữa máy hỏng 20/2/2004 Cai nhau với bảo vệ06/03/2004 Làm nhiệm vụ thay thế 1 đồng

nghiệp bị ốm 15/03/2004 Cai nhau với bảo vệ

e) Phơng pháp cho điểm theo hành vi ứng xử

Theo phơng pháp này chúng ta thực hiện nh sau :

-iii Xác định các điểm mấu chốt và các rắc rối trong nhóm công việc

-iv Chia các điểm rắc rối và mấu chốt đó thành 5-6 nhóm nhỏ Mỗi nhóm

là một đại lợng cần đánh giá

-v Với mỗi đại lợng cần đánh giá lại chia thành nhiều mức khác nhau, từmức thấp nhất đến mức cao nhất

-vi Cho điểm từng hành vi

Ví dụ : Đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên hành chính sẽ tiếnhành nh sau :

Phân điểm mấu chốt và rắc rối trong khối công việc thành các đại lợng chủyếu nh sau :

-iii Hiểu biết và đánh giá

-iv Quan hệ với đồng nghiệp.

-v Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc

-vi Khả ngăng tiếp thu yêu cầu của cán bộ nhân viên Công ty

Mỗi đại lợng lại chia thành các mức thấp nhất đến cao nhất

Ví dụ : Đại lợng " hiểu biết, đánh giá " có các mức : xuất sắc, tốt , khá , trung

bình và kém

Xuất sắc : Biết đợc các tiêu chuẩn chất lợng, hiểu biết đợc yêu cầu của côngviệc cũng nh của cấp trên, quản lý tốt tài sản chung

Tốt : Biết đợc yêu cầu công việc

Khá : Có thể thảo luận với cấp trên cũng nh với đồng nghiệp để đáp ứng yêu

cầu công việc

Trung bình : Không nhớ đợc các bớc tiến hành công việc phải xem lại các

b-ớc, đôi khi phải hỏi đồng nghiệp

Dới trung bình : Nhân viên quyên cả các bớc tiến hành (trình tự công việc)nấn ná kéo giài thời gian hoàn thành công việc

Kém : Không biết hay quyên hẳn trình tự tác nghiệp hay giải lao và phá vỡ

bầu không khí làm việc trong phòng

Ưu điểm chủ yếu của phơng pháp này là : Tiêu chuẩn đánh giá đợc chọn lọc,chính xác, rõ rằng, cung cấp thông tin cụ thể và nhanh chónh, áp dụng rộng rãi

-iv Phơng pháp phân hạng : Sau khi phân thành 5 hạng với các chỉ tiêu

t-ơng ứng, ngời cán bộ đánh giá các nhân viên khác theo từng chỉ tiêu đánh giá

-v Phơng pháp so sánh cặp : Ngời cán bộ so sánh từng cặp nhân viên với

tất cả các nhân viên khác theo từng chỉ tiêu đánh giá

Ví dụ về chất lợng công tác của một nhóm đợc trình bầy ở bảng sau:

Với mỗi so sánh, viết số của ngời tốt hơn vào bảng Mỗi một lần ngời nhânviên này là hơn ngời nhân viên khác thì đợc nhân 2 điểm và ngời kia đợc nhân 0

điểm Còn hai nhân viên bằng nhau thì mỗi ngời đợc nhận 1 điểm Và thứ hạngcủa các nhân viên đợc xắp sếp theo số điểm đó

-vi Phơng pháp cho điểm : Theo phơng pháp này ngời đánh giá xác định

số điểm tơng ứng với chất lợng công việc

II.3.2 Các phơng pháp đánh giá hớng tới tơng lai.

Các phơng pháp đánh giá quá khứ mới chỉ cho biết ngời nhân viên đã ở đâu,

mà cha cho biết họ sẽ đi đâu Do đó, các phơng pháp đánh giá hớng tới tơng lainhằm vào sự thực hiện công việc trong tơng lai của ngời nhân viên Thuộc vềcác phơng pháp này gồm có các phơng pháp sau :

a) Phơng pháp tự đánh giá :

Sử dụng phơng pháp này là nhằm vào mục đích để ngời nhân viên tự nhậnbiết về mình và có kế hoạch tự phát triển mình Ngời nhân viên sẽ biết rõ hơn aihết những tồn tại của mình trong công việc, do đó cần hớng dẫn cho họ tự đánhgiá thành tích của mình Nhng cần chú ý một số trờng hợp quá tự ti hoặc quá tựthổi phồng thành tích của mình Tự đánh giá có thể áp dụng cho quá khứ cũng

nh cho tơng lai

b) Phơng pháp quản lý theo mục tiêu :

Trọng tâm của sự tiếp cận phơng pháp quản lý theo mục tiêu là ngời cán bộ

và nhân viên cùng thiết lập một mục tiêu thực hiện công việc có tính chất hiểubiết lẫn nhau trong tơng lai Trong loại phơng pháp này, trớc hết phụ thuộc vào

sự nhận thức và trình độ của ngời nhân viên Bởi vì họ phải đủ sẵn sàng về kiếnthức kỹ năng làm việc để có thể làm việc , để có thể cam kết đ ợc mục tiêu phấn

đấu, để có thể tự điều chỉnh hành vi của bản thân

c) Phơng pháp đánh giá về tâm lý :

Nhiều Doanh nghiệp đã sử dụng các nhà tâm lý học để đánh giá tiềm năng

t-ơng lai của nhân viên, chứ không đánh giá sự thực hiện công việc quá khứ.Thông thờng việc đánh giá bao gồm các cuộc phỏng vấn, các cuộc thự nghiệmtâm lý hoặc tranh luận Sau đó nhà tâm lý viết lại một nhận xét về sự thôngminh, cảm xúc và các đặc điểm có liên quan đến tiềm năng cá nhân, có thể ảnhhởng đến sự thực hiện công việc trong tơng lai

Phơng pháp này thờng sử dụng để đánh giá các nhà quản lý trẻ, hoặc cácnhân viên có đối tợng nghiên cứu liên quan khía cạch tâm lý

d) Các trung tâm đánh giá :

Để đánh giá tiềm năng tơng lai của các nhân viên ngời ta còn sử dụng cáctrung tâm đánh giá, mà các trung tâm này có nhiều nhà khoa học có các chuyênmôn khác nhau nh là : tâm lý học, xã hội học, kỹ thuật, quản lý v.v Phơng phápnày thờng đợc áp dụng để chọn các nhà quản lý trẻ qua các khả năng đặc biệt

nh : khả năng lãnh đạo, chỉ huy, khả năng ra quyết định, khả năng tổ chức conngời, khả năng đối thoại

a) giới thiêu về Công ty xuất nhập khẩu

cung ứng thiết bị vật t đ ờng sắt

i Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất

nhập khẩu thiết bị vật t đờng sắt

Tên doanh nghiệp : Công ty Xuât Nhập Khẩu và cung ứngthiết bị vật t Đờng Sắt

Tên giao dịch quốc tế : Viêt Nam Railway Importexport andMeterial Equipment Company

Tên viết tắt : VIRASIMEX

Địa chỉ Số 132 phố Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội

i.1 Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển của Công

ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt

Để theo kịp với xu thế phát triển chung của thế giới, Nhà nớc đã có sựchuyển đổi chính sách kinh tế từ cơ chế bao cấp sang cơ chế kinh tế thị tr ờng có

sự điều tiết của Nhà nớc (hay kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa)

Điều này có nghĩa là mỗi doanh nghiệp trở thành một chủ thể kinh tế độc lập,

có quyền tự chủ trong kinh doanh và phải chịu trách nhiệm với mọi hoạt độngkinh doanh của Doanh nghiệp mình

Cơ chế mới đã mở ra cho các Doanh nghiệp nhiều cơ hội phát triển nhng nócũng đem đến nhiều rủi ro và thách thức mới Để tồn tại và phát triển đ ợc trongnền kinh tế mới này, mỗi Doanh nghiệp phải nắm bắt đợc tình hình thị trờng và

đa ra những phơng pháp, cách thức sản xuất kinh doanh hợp lý để công ty khôngnhững tồn tại mà còn phải phát triển

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t đờng sắt là một Doanh nghiệp Nhà nớctrực thuộc Liên Hiệp đờng sắt Việt nam nay đổi tên thành Tổng công ty đờng sắtViệt nam Công ty đợc thành lập theo quyết định số 1434/TCCB - LD ngày08/09/1989 của Bộ giao thông vận tải trên cơ sở Công ty cung ứng vật t thiết bị

đờng sắt Tiền thân của công ty là cục vật liệu đờng sắt chuyên lo vật t choNgành đờng sắt, đợc thành lập vào ngày 20/07/1954 Đến năm 1956 Cục vật liệu

đờng sắt đợc đổi tên thành Cục vật t đờng sắt Năm 1983, Tổng cục đờng sắt

quyết định giải thể Cục vật t đờng sắt và thành lập Công ty vật t thiết bị đờng sắtchính là Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt hiện nay.

Năm 1985, Tổng cục đờng sắt quyết định giải thể Công ty vật t thiết bị đờngsắt thành lập Ban vật t thiết đờng sắt trên cơ sở sát nhập 3 Xí nghiệp vật t thuộcTổng cục đờng sắt lại là:

 Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt I ( Hà Nội )

 Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt II ( Đà Nẵng )

 Xí nghiệp vật t thiết bị đờng sắt III ( Sài Gòn )

Đến tháng 7/1988 Tổng cục đờng sắt quyết định giải thể Ban vật t thiết bị ờng sắt và thành lập Công ty cung ứng vật t thiết bị đờng sắt Ngày 08/09/1989Công ty cung ứng thiết bị vật t đờng sắt đợc Nhà nớc, Bộ giao thông vận tải vàNgành đờng sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Công ty vật t thiết bị đờng sắt đợc đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu cungứng thiết bị vật t đờng sắt Xí nghiệp vật t đờng sắt Hà Nội nhập vào liên hiệp đ-ờng sắt I, xí nghiệp vật t đờng sắt Đà nẵng nhập vào xí nghiệp liên hiệp vận tải

đ-đờng sắt II và xí nghiệp vật t đ-đờng sắt sài gòn nhập vào xí nghiệp liên hiệp đ-đờngsắt III

Hơn 40 năm trởng thành và phát triển Công ty không những tồn tại và đứngvững trên thị trờng mà còn mở rộng các hình thức kinh doanh dịch vụ ngoài thịtrờng ngành đờng sắt Điều này chứng tỏ các cán bộ và nhân viên trong Công ty

đã có rất nhiều nỗ lực, luôn luôn chủ động sáng tạo trong kinh doanh để có đợcmột Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t đờng sắt nh hiện nay

I.2 chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, mặt hàng kinh doanh, thị trờng kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt

I.2.1) Chức năng, nhiệm vụ của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết

bị vật t đờng sắt

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t đờng sắt là một Doanh nghiệp Nhà nớchạch toán kinh doanh độc lập trực thuộc sự quản lý của Tổng Công ty đờng sắtViệt nam Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt hoạt độngtrong rất nhiều lĩnh vực nh : kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh thơngmại dịch vụ, liên doanh đầu t trong nớc và nớc ngoài, liên doanh hợp tác đầu tphát triển và nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh.Chủ yếu :

-iii XNK vật t thiết bị, phụ tùng cho ngành, sản xuất công nghệ, xây dựngcông trình và vận tải của ngành đờng sắt

-iv Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật t,nhiên liệu và phơng tiện vận tải

-v Sản xuất và gia công, tổ chức và cung ứng các loại vật t thiết bị phụtùng đờng sắt, sản xuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ cho ngành đờng sắt

-vi Tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá tiêu dùng, thực phẩm phục

-iii Phó giám đốc- giám đốc xí nghiệp cơ khí

-iv Phó giám đốc- giám đốc thông tin phát triển việc làm

-v Phó giám đốc kinh doanh XNK

-vi Phó giám đốc kinh doanh nội địa

-iii Xí nghiệp vật t đờng sắt (SNVTĐS ) Hà Nội

-iv Xí nghiệp vật t đờng sắt Đông Anh

-v Xí nghiệp vật t đờng sắt Vinh

-iii Xí nghiệp vật t đờng sắt Thanh Hoá

-iv Xí nghiệp vật t đờng sắt Vĩnh Phú

-v Xí nghiệp cơ khí đờng sắt (XNCK )Đông Anh

-vi Chi nhánh XNK (CNXNK )Lào Cai

-vii Chi nhánh XNK Hải Phòng

-viii Chi nhánh XNK Lạng Sơn

-ix Chi nhánh XNK TP Hồ Chí Minh

-iii Trung tâm thông tin phát triển việc làm (TTPTVL ) và xuất khẩu lao động (XKLĐ)

XDCB

Phßng TC-KT

XN CK§S

§«ng Anh

XN VT§S Thanh Ho¸

XN VT§S Vinh

CN XNK H¶i Phßng

CN XNK Lµo Cai

: Quan hÖ trùc tuyÕn

: Quan hÖ chøc n¨ng

b) Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

Giám đốc

Là ngời đại diện trớc pháp luật, có quyền cao nhất trong công ty Chịu tráchnhiệm trớc pháp luật , cấp trên và cán bộ công nhân viên về tổ chức điều hành vàkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sử dụng, bảo toàn và pháttriển các loại vốn, tài sản và cơ sở vật chất kỹ thuật đợc Nhà nớc giao

Xây dựng kế hoạch dài hạn, chiến lợc phát triển hàng năm, dự án đầu t,

ph-ơng án liên doanh, đề án tổ chức quản lý và quy hoạch đào tạo lao động củacông ty mình để cấp trên xét duyệt Quyết định phơng án phối hợp và tổ chứchoạt động sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, chi nhánh thành viên Quyết

định các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, giá mua giá bán cácsản phẩm hàng hoá và dịch vụ Tổ chức phân phối lợi ích cho ngời lao động phùhợp với lợi ích của nhà nớc hoặc trình cấp trên xét duyệt

Quyết định bổ nhịêm, miễn nhiệm, khen thởng và kỷ luật đối với các chứcdanh đợc cấp trên phân cấp và trình cấp trên quyết định bổ nhiệm miễn nhiệmcác chức danh phó giám đốc, kế toán trởng công ty Đợc phân cấp phân quyềncho các giám đốc xí nghiệp, chi nhánh về quản lý điều hành sản xuất kinh doanhcủa đơn vị Chịu sự kiểm tra giám sát của cấp trên và các cơ quan nhà nớc cóthẩm quyền

Phó giám đốc

Có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành công tác theo phân công và uỷ quyềncủa giám đốc, thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng Chịu trách nhiệm trớcgiám đốc về quá trình công tác Các phó giám đốc có quyền điều hành cácphòng ban nghiệp vụ, các đơn vị cơ sở có liên quan thực hiện nhiệm vụ đợc giao

-iii Phó giám đốc - GĐ xí nghiệp cơ khí : phụ trách các Xí nghiệp cơ

khí của Công ty nh các Xí nghiệp cơ khí Đông Anh và phòng KT-CN

-iv Phó giám đốc kinh doanh XNK : Phụ trách các phòng KD

Tham mu và t vấn cho giám đốc về quá trình thực hịên nhiệm vụ và kết quảcông tác quản lý nghịêp vụ chuyên môn Trực tiếp làm nhiệm vụ chuyên môn và

tổ chức quản lý nhiệm vụ đợc nhà nớc giao

Chỉ đạo hớng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ đối với các xí nghiệp và chi nhánh,

tổ chức phối hợp công tác nghiệp vụ trong nội bộ công ty Quan hệ với các cơquan chuyên ngành cấp trên, các đối tợng ngoài doanh nghiệp và cơ quan nhà n-

ớc có liên quan Lập dự án, kế hoạch năm, quý và tháng về công tác nghiệp vụchuyên môn đợc giao trình giám đốc hoặc cấp trên xét duyệt

Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng

-iii Phòng kế hoạch - thống kê :

Xây dựng và tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật, tài chính và đời sống xãhội hàng năm và hàng quý Lập kế hoạch bổ sung và điều chỉnh trình giám đốcphê duyệt Có quyền tìm nguồn hàng, khách hàng và thị trờng Tự lựa chọn cácbiện pháp và hình thức sản xuất kinh doanh của đơn vị và tổ chức tiêu thụ hànghoá

Tổ chức điều hành và thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch,

dự án kinh tế đã đợc duyệt Thực hiện công tác báo cáo thống kê định kỳ với cấptrên và cơ quan nhà nớc

-iii Phòng kinh doanh - XNK :

Tổ chức thăm dò khảo sát nhu cầu thị trờng, lập kế hoạch sản xuất kinhdoanh xuất nhập khẩu hàng năm và hàng quý Việc thực hiện nhiệm vụ XNKphải thông qua hợp đồng kinh tế XNK do công ty ký kết Thực hiện chế độ báocáo kinh doanh XNK theo quy định Có trách nhiệm dự thảo các loại hợp đồng

-iii Phòng kế toán - tài chính :

Lập kế hoạch tài chính toàn công ty, kiểm tra tình hình sử dụng vốn của công

ty và đơn vị Thực hiện báo cáo tài chính hàng quý, năm Tham gia hoạch địnhcác phơng án sản xuất kinh doanh Tham gia điều phối nội bộ TSCĐ, xác địnhgiá cả, mua mới và xây lắp máy móc thiết bị

-iii Phòng xây dựng cơ bản :

Lập kế hoạch về xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn Tổ chức đấu thầu hoặc chỉ

định đấu thầu Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác quản lý và sử dụngtoàn bộ diện tích đất đai, nhà làm việc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công

ty về tổ chức, chỉ đạo và thực hiện XD - CB Tổ chức tham gia hội đồng nghiệmthu

-iii Phòng kỹ thuật - công nghệ :

Tổ chức nghiên cứu, khảo sát nắm vững về kỹ thuật công nghệ đối với cácloại máy móc thiết bị vật t có nhu cầu xuất và nhập khẩu Kiểm tra chất lợng, lắpráp, vận hành thử, hớng dẫn kỹ thuật và công nghệ khi bán hàng cho khách Tổchức nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, tổ chức nghiên cứu liên kết kỹ thuật.

-iii Phòng Tổ chức cán bộ - lao động

Xây dựng dự án tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị cơ sở.Xây dựng các quy định tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết cácthủ tục thành lập, đổi tên, sát nhập và giải thể các phòng ban và các đơn vị trựcthuộc Tổ chức chỉ đạo nghiệp vụ và lập dự án bố trí sử dụng lao động trongCông ty Xây dựng định mức lao động, tổng hợp đơn giá tiền lơng Xác định quỹtiền lơng, quyền đợc chi tiền lơng và phơng thức phân phối tiền lơng của Công

ty và các đơn vị cơ sở Thực hiện chế độ chính sách đối với ngời lao động

-iii Phòng Hành chính - tổng hợp :

Tổ chức công tác văn th hành chính theo quy định hiện hành của nhà nớc.Quản lý và sử dụng hợp lý con dấu của Doanh nghiệp Tổ chức thực hiện côngtác lu trữ theo quy định của Nhà nớc

Quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản, các công trình, giữ gìn trật tự kỷcơng công tác Tổ chức các buổi lễ, các buổi đi lại, giao dịch và công tác củagiám đốc và của các nhân viên Thực hiện công tác vệ sinh y tế

-iii Các Đơn vị cơ sở

Có nhiệm vụ tự chủ trong tổ chức kinh doanh và bố trí sử dụng cán bộ côngnhân viên đơn vị với phạm vi và quyền hạn của giám đốc cơ sở Đợc quyền xâydựng các định mức lao động, đợc quyền phân phối các quỹ tiền lơng, tiền thởngtrong nội bộ đơn vị theo quy chế và hớng dẫn của Công ty Thực hiện chế độnâng bậc lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động Lập thủ tục đề nghị Công

ty giải quyết trợ cấp nội bộ cho cán bộ công nhân viên đơn vị có nhu cầu Xâydựng và chỉ đạo thực hiện công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ Chịu trách nhiệm

tổ chức và chỉ đạo quản lý dụng cụ lao động và khai thác có hiệu quả theo đúngquy trình và quy định của nhà nớc, của ngành và hớng dẫn của Công ty

Các xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các loại vật t thiết bịchuyên ngành phục vụ các tuyến đờng sắt trong nớc Các chi nhánh tìm nguồnhàng, khách hàng trong và ngoài nớc với các hình thức biện pháp kinh doanh dới

sự chỉ đạo của công ty Tiếp nhận hàng nhập khẩu Đợc quyền ký kết các hợp

đồng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, mỗi hợp đồng có giá trị không vợt

hợp đồng có giá trị không quá 100.000USD, thực hiện báo cáo kết quả kinhdoanh xuất nhập khẩu theo quy định.

ii phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh

của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết

bị vật t đờng sắt ii.1 các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt là một Doanh nghiệpNhà nớc có tên giao dịch với nớc ngoài là VIRASIMEX trực thuộc Tổng Công

ty đờng sắt Việt nam

Hơn 40 năm trởng thành và phát triển Công ty không những tồn tại và đứngvững trên thị trờng mà còn mở rộng các hình thức kinh doanh dịch vụ của công

ty ra ngoài thị trờng ngành đờng sắt

Là Công ty thuộc Tổng công ty Đờng sắt Việt nam, các hoạt động kinhdoanh của Công ty chủ yếu là phục vụ cho ngành đờng sắt và của Tổng công ty

Đờng sắt Việt nam Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh chủ yếu là các mặthàng chuyên dụng với giá thành cao hoặc mỗi lần nhập khẩu với khối lợng lớinhằm phục vụ cho các dự án nhóm A và nhóm B của đất nớc

Các mặt hàng mà Công ty nhập khẩu chủ yếu là : Cao su, gỗ ván sàn, đá ốplát, quặng crôm, phụ tùng đầu máy toa xe, thép ray ghi, máy điện jubili, thạchcao và một số mặt hàng khác Những mặt hàng nh phụ tùng đầu máy toa xe,thép ray ghi, máy điện jubili đợc Công ty nhập khẩu nhằm phục vụ hoạt độngcho ngành đờng sắt

Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt là Công ty độc quyềnhoạt động trong ngành đờng sắt Các mặt hàng mà Công ty nhập khẩu đều đợcphục vụ cho ngành đờng sắt và các Xí nghiệp thành viên của Công ty

II.1.1) Mặt hàng kinh doanh và thị trờng kinh doanh của công ty

Trong cơ chế thị trờng thì tìm mặt hàng kinh doanh phải xuất phát từ nhu cầucủa thị trờng Bởi đây là nhân tố quyết định hàng có bán đợc hay không và Công

ty cũng vậy, việc kinh doanh mặt hàng nào phải xuất phát từ nhu cầu của ngành

và thị trờng, Công ty kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu sau đậy : Cao su, gỗván sàn, đá ốp lát, quặng crôm, sắn lát, phụ tùng đầu máy toa xe, thép ray-ghi,máy điện jubili, thạch cao và một số mặt hàng khác Trong những mặt hàng nàythì phụ tùng đầu máy toa xe, thép ray ghi, máy điện jubili đợc công ty nhậpkhẩu nhằm phục vụ cho ngành đờng sắt Và những mặt hàng còn lại Công tykinh doanh đáp ứng nhu cầu thị trờng trong nớc Những mặt hàng nhập khẩu củaCông ty thờng đợc nhập từ các thị trờng : Trung Quốc, ấn Độ, Bỉ , Đức , Pháp,

Thuỵ Sĩ, Thụy Điển, Nhật Bản, Đài Loan, Anh ,Mỹ Ngoài các mặt hàng nhậpkhẩu phục vụ cho ngành, Công ty còn nhập khẩu nhiều mặt hàng phục vụ nhucầu của khách hàng trong nớc nh những mặt hàng đá ốp lát, gỗ ván sàn.

II.1.2) Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Kết quả kinh doanh là phần doanh thu còn lại sau khi nộp thuế và các khoảnphải chi trong kỳ kinh doanh Kết quả kinh doanh đợc hình thành từ các hoạt

động sản xuất kinh doanh, các hoạt động đầu t tài chính hoặc các hoạt độngkinh doanh khác Mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận là mục tiêu chủ đạo đợc mọiDoanh nghiệp kinh doanh quan tâm chú ý, vì vậy mà các hoạt động kinh doanhthờng ngày của Doanh nghiệp đều hớng tới mục tiêu này Công ty xuất nhậpkhẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt cũng vậy Tuy nhiên, Công ty là mộtDoanh nghiệp Nhà nớc thì ngoài mục tiêu lợi nhuận Công ty còn phải thực hiệnmục tiêu xã hội Đây là hai yếu tố gắn chặt với nhau, đạt đợc lợi nhuận tức là đạt

đợc mục tiêu kinh tế do đó mới thực hiện tốt các mục tiêu xã hội Việc đánh giákết quả kinh doanh của Công ty qua bốn năm sẽ thấy đợc một số nguyên nhânlàm tăng cũng nh giảm kết quả kinh doanh

Nhìn vào biểu 1 ta thấy : Năm 2000 Công ty đạt kết quả kinh doanh khôngcao, lợi nhuận đạt đợc âm 366263 nghìn đồng Sự giảm sút này chủ yếu do năm

2000 Công ty cha đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào dẫn tới lợi nhuận thuần từhoạt động kinh doanh đạt kết quả âm 682923 nghìn đồng và gây ảnh hởng đếntổng lợi nhuận

Tuy nhiên năm 2001 tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng mạnh so vớinăm 2000, mức tăng đạt đợc 2001591 nghìn đồng với tỷ lệ tăng 546.49% Trong

đó:

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh nhất 2202843 nghìn

đồng với tỷ lệ tăng là 322.56% Sự tăng này là do doanh thu từ hoạt động bánhàng tăng 39821919 nghìn đồng với tỷ lệ tăng trởng 55.2% Tuy nhiên từ bảngkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy Công ty vẫn còn có những hạnchế, cụ thể là: Các khoản giảm trừ năm 2001 tăng mạnh với tỷ lệ tăng là 59.83%lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu bán hàng Đồng thời vốn hàng bán cũng vậytăng với tỷ lệ 55.25% lớn hơn tỷ lệ tăng trởng của doanh thu là 0.05%

Tiếp đó là lợi nhuận từ hoạt động tài chính tăng 3169 nghìn đồng với tỷ lệtăng 67.73%, lợi nhuận từ hoạt động bất thờng giảm nhng mức giảm này nhỏhơn rất nhiều so với mức tăng của doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh vàdoanh thu từ hoạt động tài chính Do vật tổng lợi nhuận sau thuế của năm 2001

Tổng lợi nhuận sau thuế năm 2002 giảm so với năm 2001 là 898495 nghìn

đồng tơng ứng với tỷ lệ giảm là 54.94% sự giảm sút này là do :

Doanh thu bán hàng năm 2002 so với năm 2001 tăng mạnh, số tăng lên tới

90114834 nghìn đồng với tỷ lệ tăng là 80.48%, trong khi đó năm 2002 Công ty

đã giảm đợc các khoản giảm trừ so với năm 2001 nên doanh thu thuần tăng

908463 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 81.43%, trị giá vốn hàng bán cũng tăng mạnh với

tỷ lệ tăng 84.43% cao hơn tỷ lệ tăng của doanh thu bán hàng là 3.87% và doanhthu thuần là 2.92%, nhng do Công ty quản lý cha tốt chi phí bán hàng làm chochi phí này tăng với tỷ lệ 81.94% cao hơn tỷ lệ tăng của doanh thu bán hàng là1.46% và doanh thu thuần là 0.51%, đã làm cho lợi nhuận hoạt động kinh doanhcủa Công ty năm 2002 giảm 305215 nghìn đồng với tỷ lệ giảm là 20.08% so vớinăm 2001

Lợi nhuận từ hoạt động tài chính và lợi nhuận hoạt động bất thờng năm 2002

so với năm 2001 cũng giảm với mức giảm lần lợt là 553442 nghìn đồng và

39838 nghìn đồng với tỷ lệ giảm là 70.52% và 37.04%, chính vì vậy mà tổng lợinhuận sau thuế của Công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 Sự giảm sút lợinhuận từ hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng đã làmcho tổng lợi nhuận năm 2002 giảm 898495 nghìn đồng với tỷ lệ giảm là54.94%

Đến năm 2003 tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng 299729 nghìn đồngvới tỷ lệ tăng là 40.68% so với năm 2002 Sự tăng này là do các nguyên nhânsau:

Doanh thu bán hàng của Công ty năm 2003 so với năm 2002 tăng mạnh vớimức tăng là 88708441 nghìn đồng với tỷ lệ tăng 43.90% đồng thời Công ty đãgiảm đợc các khoản giảm trừ so với năm 2002 nên đã làm tăng doanh thu thuần

là 89160072 nghìn đồng với tỷ lệ tăng 44.39% điều này là rất tốt, song trị giávốn hàng bán tăng mạnh với tỷ lệ tăng là 51.45% cao hơn tỷ lệ tăng của doanhthu 7.55% và doanh thu thuần 7.06% Công ty đã quản lý tốt hơn chi phí bánhàng do đó chi phí quản lý bán hàng giảm với tỷ lệ giảm 1.54% nên dẫn đến lợinhuận của hoạt động kinh doanh năm 2003 so với năm 2002 tăng 1255173nghìn đồng với tỷ lệ tăng là 103.33%

Lợi nhuận hoạt động tài chính giảm so với năm 2002 là 851509 nghìn đồngnhng tỷ lệ lại tăng là 156.07% và lợi nhuận từ hoạt động bất thờng giảm so vớinăm 2002 là 103933 nghìn đồng với tỷ lệ giảm 153.47% chính vì thế cũng làmcho tổng lợi nhuận sau thuế năm 2003 có giảm đi Tuy nhiên lợi nhuận từ hoạt

động tài chính và lợi nhuận bất thờng tuy có giảm nhng không làm cho tổng lợinhuận sau thuế của Công ty giảm so với năm 2002.

Qua phân tích trên có thể thấy rằng tình hình thực hiện kết quả kinh doanhcủa Công ty còn cha tốt, năm 2000 với tổng lợi nhuận kinh doanh sau thuế củaCông ty là âm 366263 nghìn đồng và đến năm 2001 tăng lên nhng vẫn cha thựccao Bởi các khoản giảm trừ và trị gía vốn hàng bán tăng mạnh hơn doanh thu vàdoanh thu thuần nên làm cho lợi nhuận thuần của hoạt động kinh doanh cha đạt

đợc đợc mức tối đa, do vậy tuy tổng lợi nhuận tăng lên nhng vẫn cha cao Sangnăm 2002 tổng lợi nhuận lại giảm so với năm 2001 Nh vậy có thể nói rằngCông ty đạt kết quả kinh doanh không cao và cha ổn định, nó có thể bắt nguồn

từ nguyên nhân chủ quan nh khả năng quản lý chi phí bán hàng, khả năng muahàng và khả năng suy đoán và lựa chọn hoạt động đầu t tài chính cha sắc bén.Tuy nhiên, lợi nhuận hoạt động tài chính giảm cũng có thể là do nguyên nhânkhách quan và đây có lẽ là những nhận định có cơ sở nhất vì lợi nhuận chỉ có đ-

ợc sau một khoảng thời gian nhất định, mà vốn đầu t tài chính Công ty tăngmạnh năm 2002, do vậy lợi nhuận từ hoạt động tài chính cha có là hợp lý Đếnnăm 2003 tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty đã tăng so với năm 2002 là vìCông ty đã quản lý tốt hơn chi phí bán hàng, tuy nhiên lợi nhuận từ hoạt độngtài chính và lợi nhuận bất thờng của Công ty vẫn cha có và đây cũng là lý do đểcho lợi nhuận của công ty vẫn không đợc cao

Biểu 1 Kết qủa kinh doanh của Công ty

Dơn vị : Nghìn đồng

Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 so sánh 2000 với2001 so sánh 2000 với2001 so sánh 2000 với2001

Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ %

8 Lợi nhuận thuần từ kinh doanh (5-6-7) -682923 1519920 1214705 2469878 2202843 -322.56 -305215 -20.08 1255173 103.33

9 Thu nhập từ hoạt động tài chính 7604 12302 496397 1379572 4698 61.78 484095 3935.09 883175 177.92

10 Chi phí cho hoạt động tài chính 2925 4454 1041991 2776675 1529 52.27 1037537 23294.50 1734684 166.48

11 Lợi nhuân từ hoạt động tài chính (9-10) 4679 7848 -545594 -1397103 3169 67.73 -553442 -7052.01 -851509 156.07

12 Các khoản phải thu bất thờng 2784449 281208 234655 656616 -2503241 -89.90 -46553 -16.55 421961 179.82

13 Chi phí bất thờng 2472468 173648 166933 692827 -2298820 -92.98 -6715 -3.87 525894 315.03

14 Lợi nhuận bất thờng (12-13) 311981 107560 67722 -36211 -204421 -65.52 -39838 -37.04 -103933 -153.47

15 Tổng lợi nhuận trớc thuế (8+11+14) -366263 1635328 736833 1036564 2001591 -546.49 -898495 -54.94 299731 40.68

17 Tổng lợi nhuận sau thuế (15-16) -366263 1635328 736833 1036564 2001591 -546.49 -898495 -54.94 299731 40.68

ii.2 Phân tích tình hình tài chính của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt

Để tiến hành sản xuất kinh doanh đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một lợngvốn nhất định bao gồm : Vốn cố định, vốn lu động và vốn chuyên dùng khác(các quỹ của Xí nghiệp, vốn xây dựng cơ bản ), tuỳ theo mức độ huy động vốncủa mỗi Doanh nghiệp khác nhau Công ty có nhiệm vụ tổ chức, huy động cácloại vốn cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình Đồng thời quản lý

và sử dụng vốn sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất, trên cơ sở chấp hành cácchế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nớc Thờng xuyên phântích và cung cấp những thông tin để nắm đợc thực trạng hoạt động tài chính, xác

định rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hởng của từng nhân tố đến tình hình tàichính của Công ty Từ đó đề ra những biện pháp hữu hiệu và ra các quyết địnhcần thiết để nâng cao hiêu quả sử đụng vốn một cách tốt nhất trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty

II.2.1 Bảng phân tích cơ cấu tài sản năm 2003 (trang bên)

Qua bảng phân tích cho thấy : tài sản cố định và đầu t dài hạn cuối kỳ tăng sovới đầu kỳ là

329469727925 - 268259388738 = 61210339187 VND

Về tài sản lu động và các khoản đầu t ngắn hạn nhất là các khoản phải thutăng điều này chứng tổ công ty bị chiếm dụng vốn quá lớn

Biểu 2 bảng phân tích cơ cấu tài sản năm 2003

Đơn vị: VNĐ

Chỉ tiêu

Đầu năm Cuối năm Cuối năm so với đầu năm

số tiền (đồng)

Tỷ trọng (%)

số tiền (đồng)

Tỷ trọng (%)

số tiền (đồng)

Tỷ trọng (%)

a) phân tích tình hình sử dụng, hiệu quả tài sản lu động:

-iii Sức sinh lợi của vốn lu động

Hiệu quả sử dụng vốn lu động =

Tổng doanh thu thuầnVốn lu động bình quân

290034254461

 Cứ một đồng vốn lu động đem lại 0,97 đồng doanh thu thuần, tức là chu

kỳ quay vòng của vốn lu động là 0,97 vòng trong 1 kỳ

* Sức sinh lời của đồng vốn lu động:

Sức sinh lời của đồng vốn lu động =

Lợi nhuận thuần (lãi gộp)Vốn lu động bình quân

=

1072773337

= 0,0036298864558332

 Cứ 1 đồng vốn lu động đem lại 0,0036 đồng lợi nhuận thuần (lãi gộp)Kết hợp giữa sức sản xuất và sức sinh lợi của vốn lu động cho ta thấy khôngnên đầu t vào tài sản lu động

b Phân tích tình hình sử dụng hiệu quả tài sản cố định:

* Sức sinh lời của tài sản cố định:

Sức sinh lời của tài sản cố định =

Lợi nhuận thuần (lãi gộp)Nguyên giá bình quân TSCĐ

=

1072773337

= 0,025542003400961,5

Nguyên giá bình quân TSCĐ =

 Cứ 1 đồng nguyên giá bình quân TSCĐ mang lại 0,0255 đồng lợi nhuậnthuần (lãi gộp).

* Suất hao phí TSCĐ =

Nguyên giá bình quân TSCĐ

Lợi nhuận thuần (lãi gộp)

=

42003400961,5

= 39,151072773337

 Cứ một đồng lợi nhuận (lãi gộp) cần 39,15 đồng nguyên giá bình quânTSCĐ

 Cứ 1 đồng nguyên giá bình quân TSCĐ đem lại 6,923 đồng doanh thu thuần

II.2.2 Bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn (trang bên)

Qua bảng phân tích cho ta thấy: Nguồn vốn chủ sở hữu tăng của cuối kỳ sovới đầu kỳ là: - 1211737086 VNĐ, tơng ứng với 99% nợ phải trả tăng

67240076840 (135%)

 Công ty bị chiếm dụng vốn: Nợ dài hạn giảm 8118606200 (66%) thực tếTSCĐ và đầu t dài hạn tăng Chứng tỏ Công ty dùng nguồn vốn này đầu t vào tàisản cố định và đầu t dài hạn

II.2.3 Tình hình khả năng thanh toán:

a Khả năng thanh toán ngắn hạn:

Khả năng thanh toán ngắn hạn =

Tổng tài sản lu độngTổng nợ ngắn hạn

Khả năng thanh toán ngắn hạn =

29692668788

= 0,12246454536814

 Trong kỳ kinh doanh vừa qua Công ty Xuất nhập khẩu cung ứng thiết bịvật t đờng sắt không đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn

b Khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lu động trong năm 2003: cha

có số liệu

Khả năng thanh toán vốn lu động =

Tổng số vốn bằng tiềnTổng số tài sản lu động

=

11305936035

= 0,38129692668788

Điều này chứng tỏ khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lu động làkhông cao, gây ứ đọng vốn, thiếu tiền để thanh toán

c Khả năng thanh toán tức thời:

Khả năng thanh toán tức thời =

Tổng số vốn bằng tiềnTổng nợ ngắn hạn

=

11305936035

= 0,458246454536814

Công ty đang gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ bằng tiền(thiếu tiền để thanh toán)

b- công tác đánh giá tình hình thực hiện công việc của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đ -

ờng sắt

I Thực trạng của công tác đánh giá tình hình thực hiện công việc của Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt

Những năm gần đây Công ty xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t đờng sắt

đã thực hiện công tác đánh giá cán bộ, nhân viên của Công ty hàng tháng, đã có