SKKN một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học

Do đó, trong các kế hoạch thanh tra hàng năm, tôi luôn chú trọng đến việc hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt công tác kiểm tra nội bộ như: hướng dẫn các tổ xây dựng kế hoạch, tổ chức th

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Với trách nhiệm là một cán bộ quản lí, tôi đã ý thức rất rõ về vai trò quan trọng của công tác kiểm tra nội bộ trường học (KTNBTH) Kiểm tra được xem là một chức năng của nhà quản lý nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa quá trình hoạt động của khách thể với mục tiêu mà nhà quản lý đã lựa chọn Trong nhà trường, đó là sự xem xét các hoạt động có phù hợp với kế hoạch, tiêu chuẩn, có phù hợp với các yêu cầu sư phạm đặt ra hay không Do đó, trong các kế hoạch thanh tra hàng năm, tôi luôn chú trọng đến việc hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt công tác kiểm tra nội bộ như: hướng dẫn các tổ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, và kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận trong trường

Có thể nói ngay là, trong công tác quản lý của người hiệu trưởng, ở bất cứ khâu nào có sự lơi lỏng kiểm tra thì ở đó có thể xảy ra sai sót, tiêu cực

Từ những suy nghĩ trên, bản thân tôi nhận thấy thật cần thiết nhìn nhận lại một cách toàn diện về mặt lý luận lẫn thực tiễn công tác KTNBTH, một mặt là để đúc kết kinh nghiệm thực hiện trong thời gian qua; mặt khác soi rọi các kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tiễn để trong thời gian tới có thể thực hiện tốt hơn công việc này Đây

là lý do thôi thúc để tôi lựa chọn đề tài: Một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng của đề tài quan tâm đến là công tác KTNBTH, cụ thể là việc xây dựng

kế hoạch, triển khai tổ chức thực hiện và kết quả thực hiện công việc kiểm tra của người hiệu trưởng, trước hết là của bản thân tôi trong quá trình làm công tác quản lý nhiều năm qua Đó là các hoạt động kiểm tra tài chính, tài sản, kiểm tra chuyên môn, kiểm tra việc thực hiện các cuộc vận động trong năm học,…Sản phẩm của nó cũng sẽ trở thành đối tượng nghiên cứu của đề tài, mà thường là các kế hoạch, hồ sơ sổ sách có liên quan,… và

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Ngoài những thao tác cơ bản như quan sát, sưu tầm, lập luận theo các hướng quy

nạp, diễn dịch, đề tài của chúng tôi chủ yếu sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp phân tích, miêu tả

- Phương pháp đối chiếu

- Phương pháp mô hình hóa

- Phương pháp thống kê, phân loại

CHƯƠNG 1 CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC

1.1.1 Khái niệm

Kiểm tra, theo đúng ý nghĩa ngôn từ của nó, đó là việc “xem xét tình hình thực tế

để đánh giá, nhận xét” một đối tượng nào đó [2,tr.504] Kiểm tra được xem là một trong những chức năng của nhà quản lý Theo Henry Fayol: “Quản lý – nghĩa là dự kiến, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và kiểm tra” [7,tr.2] Như vậy, người quản lý ở bất kỳ cấp nào, cương vị nào cũng phải thực hiện công tác kiểm tra để biết rõ kế hoạch, mục tiêu đã đề ra trong thực tế đã đạt đến đâu; từ đó có thể có những can thiệp kịp thời

Kiểm tra nội bộ trường học, theo tác giả Trần Thị Tuyết Mai, “là hoạt động xem xét và đánh giá các hoạt động giáo dục, điều kiện dạy học, giáo dục trong phạm vi nội bộ nhà trường nhằm mục đích phát triển sự nghiệp giáo dục nói chung, phát triển nhà trường, phát triển người giáo viên và học sinh nói riêng”[6,tr.109] Nói một cách chung nhất, KTNBTH chính là công tác tự kiểm tra của người hiệu trưởng tại đơn vị mình quản

lý Đó là việc hiệu trưởng giám sát, kiểm tra tất cả hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ trường học được quy định trong Điều lệ trường trung học

cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học do Bộ Giáo dục

và Đào tạo ban hành

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác kiểm tra

Mục đích của kiểm tra chính là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” [2,tr.504] Về mặt này, cũng có thể xem kiểm tra là một hệ thống phản hồi với các thông tin ngược giúp cho nhà quản lý tìm ra các sai lệch và thực hiện sự điều chỉnh

để đạt được kết quả mong muốn, như trong sơ đồ sau:

Kết quả

sau kiểm tra

Hình 1.1: Sơ đồ hệ thống thông tin phản hồi trong công tác kiểm tra

Trong sơ đồ trên, ta thấy khá rõ mục đích và ý nghĩa của công tác kiểm tra Đối tượng kiểm tra chính là một kết quả thực tế Đối tượng đó được đo lường trên cơ sở đối chiếu với chuẩn quy định Nếu không có sai lệch, đó là một thành phẩm; nếu có sai lệch, đối tượng phải thực hiện điều chỉnh để kết quả cuối cùng là một thành phẩm đạt chuẩn Chính qua kiểm tra mới phát hiện sai sót, ngăn chặn quy trình (có sai sót), can thiệp điều chỉnh (chỉ ra nguyên nhân) để hạn chế tổn thất, đem đến lợi ích tối đa mà nhà quản lý mong muốn Sơ đồ trên cũng giúp ta hình dung được phần nào vị trí, vai trò của công tác kiểm tra trong chu trình quản lý

1.1.3 Vị trí, vai trò của công tác kiểm tra nội bộ trường học

Quyết định 478/QĐ ngày 11/3/1993 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành

Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống thanh tra giáo dục và đào tạo đã cho ta thấy

rõ vị trí, vai trò của công tác KTNBTH, đó là:

- Hiệu trưởng các trường, thủ trưởng các cơ sở giáo dục, đào tạo trong ngành có trách nhiệm sử dụng bộ máy quản lý và các cán bộ trong đơn vị để kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ phận thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý của mình

- Phòng đào tạo (hoặc phòng giáo vụ) các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề giúp hiệu trưởng tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy

Kết quả

thực tế

Xác định sai lệch

So sánh với chuẩn

Đo lường kết quả

Kế hoạch điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân Thực hiện

điều chỉnh

chế chuyên môn về giảng dạy, học tập Khi cần thiết lập các hội đồng chuyên môn thích hợp để đánh giá việc giảng dạy

- Hiệu trưởng các trường phổ thông, các trường và các cơ sở giáo dục mầm non tổ chức kiểm tra định kỳ các giáo viên của trường

1.1.4 Nội dung của công tác kiểm tra nội bộ trường học

Nội dung của công tác KTNBTH được xác định trên cơ sở nội dung thanh tra nhà trường của cơ quan quản lý giáo dục cấp trên Tại quyết định 478 nói trên, đó là: “Kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của cá nhân và các bộ phận thuộc quyền, xem xét và giải quyết các khiếu nại tố cáo về các vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý của mình”

Thực tiễn giáo dục trong nhà trường phổ thông hiện nay rất phong phú, đa dạng

Từ đó, người hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra toàn diện các hoạt động và các điều kiện, các phương tiện hoạt động của đơn vị

1.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC HIỆN NAY

1.2.1 Về mặt nhận thức

Hầu hết đội ngũ cán bộ quản lý, nhất là hiệu trưởng, chưa thấy rõ tầm quan trọng của công tác KTNBTH, xem KTNB chỉ là một thao tác hỗ trợ cho việc nắm bắt các hoạt động diễn ra trong nhà trường Từ đó, đương nhiên là người hiệu trưởng cũng không thể nhận thức rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác KTNBTH

- Phương thức, cách thức, biện pháp tiến hành không theo đúng các quy định mà thường chỉ là hoạt động đơn lẻ, thiếu toàn diện; nhiều khi chỉ là hình thức mang tính đối phó

- Hoạt động kiểm tra đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch nhưng trong thực

tế lại thường được thực hiện một cách phiến diện và rất chủ quan

- Kết quả kiểm tra không bao quát, không kiểm soát được hết các hoạt động, đặc biệt là với những vụ việc phát sinh Hồ sơ kiểm tra không đầy đủ, không lưu trữ cẩn thận Các kết luận không công khai, không có kế hoạch điều chỉnh sai sót dẫn đến nhiều hoạt động trong nhà trường còn sai sót, nhiều nguồn lực, tài nguyên còn lãng phí, thất thoát

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ

TẠI TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG 2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH NHÀ TRƯỜNG

Trường THPT Tôn Đức Thắng mới được thành lập vào năm 2005, là một ngôi trường nằm ở vùng sâu vùng xa của huyện Tân Phú

Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên trong năm học 2012-2013 là 73 người được biên chế thành 8 tổ Đội ngũ quản lý gồm 1 hiệu trưởng, 3 phó hiệu trưởng Nhà trường

có những thuận lợi và khó khăn sau:

Thuận lợi:

- Nhà trường được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và chính quyền địa phương

- Đội ngũ giáo viên trẻ năng động và nhiệt tình trong công việc Nề nếp ngày càng được củng cố tốt hơn Chất lượng học tập ngày một cao hơn

- Nhà trường có đầy đủ hệ thống phòng làm việc, phòng học và phòng chức năng, thiết bị thực hành góp phần nâng cao chất lượng dạy và học

- Nhà trường được sự phối hợp và hỗ trợ tích cực của Hội Phụ huynh học sinh, các

tổ chức đoàn thể địa phương và các Mạnh Thường Quân

- Một bộ phận phụ huynh học sinh không thật quan tâm đến việc học tập của con

em mình nên ảnh hưởng lớn đến chất lượng học tập của học sinh

2.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC

2.2.1 Nâng cao nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác kiểm tra nội

bộ trường học

Trước hết, người hiệu trưởng cần quán triệt sâu sắc mục đích, ý nghĩa của công tác KTNB trong đơn vị mình Công tác KTNB phải được xem là một công việc tất yếu, một nhiệm vụ thường xuyên của người hiệu trưởng để nâng cao hiệu lực quản lý Từ đó, hiệu trưởng phải nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác KTNB “Tư tưởng không thông mang bình đông cũng nặng”, câu nói dân gian ấy đã khẳng định sức mạnh của nhận thức trước khi bắt tay vào bất cứ công việc gì

Ý thức về sự cần thiết phải thực hiện công tác KTNB là yếu tố mang tính tiên quyết nhưng chưa đủ để đảm bảo cho hiệu quả của công việc này Bước tiếp theo là, người hiệu trưởng cần nắm vững các quy định đối với công tác KTNB Những quy định này thường được nêu rõ trong các văn bản chỉ đạo của ngành cấp trên

Một việc cũng hết sức quan trọng là người hiệu trưởng cần tuyên truyền sâu rộng cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên - đặc biệt là cho những cộng sự được phân công kiểm tra - hiểu rõ tầm quan trọng của công việc này Lợi ích của việc tuyên truyền không chỉ là để cho mọi người cùng biết, mà còn để mọi người cùng giám sát, kiểm tra các hoạt động

Việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức của cá nhân, tổ chức trong nhà trường có thể thực hiện dưới nhiều hình thức thông báo, niêm yết,…Nhưng đừng quên là phải thể hiện ngay trong mục đích, yêu cầu của kế hoạch hoạt động

2.2.2 Xây dựng kế hoạch hoạt động

Kế hoạch KTNB là một bộ phận hữu cơ trong kế hoạch chung của nhà trường Quy trình để xây dựng kế hoạch KTNB có thể theo các bước như sau:

2.2.2.1 Xây dựng chuẩn

Chuẩn chính là thước đo để so sánh, đánh giá các hoạt động diễn ra trong thực tế Chuẩn trong các trường học hiện nay đã được ngành cấp trên quy định rõ trong các văn

bản của nhà nước, trong các văn bản của ngành Nhiệm vụ của hiệu trưởng là xác định được các mục tiêu cần đạt sao cho phù hợp với chuẩn chung và phù hợp với đơn vị để tiến hành các hoạt động KTNB

Mặt khác, đối tượng kiểm tra trong trường học rất đa dạng, với nhiều chuyên môn khác nhau; cho nên hiệu trưởng cần căn cứ vào tình hình nhân sự hiện có, căn cứ vào nhiệm vụ kiểm tra để điều động một số lực lượng cùng tham gia Kinh nghiệm cho thấy,

sự thành công của bất cứ một hoạt động nào trong nhà trường đều tùy thuộc rất lớn vào

sự tham gia đông đảo của nhiều cá nhân, tổ chức Xác định cụ thể ai, tổ chức, bộ phận nào tham gia vào công việc cụ thể nào là do người hiệu trưởng dự tính nhưng cũng cần lấy ý kiến rộng rãi để huy động và phát huy được tối đa các nguồn lực của mình Điều này còn thể hiện tính dân chủ trong công việc này Thông thường, phải căn cứ vào vai trò, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân để có được sự phân công hợp lý Điều cốt yếu là phải đảm bảo được sự tương thích giữa lực lượng kiểm tra với đối tượng kiểm tra Một vài gợi ý như sau:

Đối tượng kiểm tra Lực lượng kiểm tra

Kiểm tra hồ sơ công chức Văn thư

Kiểm tra tài chính Kế toán, thủ quỹ, thanh tra nhân dân

Kiểm tra công tác thư viện GV thư viện, văn thư

Kiểm tra công tác thiết bị GV thiết bị, thư viện, kế toán

Kiểm tra dạy thêm học thêm Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng

Thanh tra sư phạm giáo viên Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng

Kiểm tra việc thực hiện các cuộc

vận động

Ban chỉ đạo

Hiệu trưởng có thể thành lập một số ban, tổ nghiệp vụ trong nhà trường để tập hợp những cá nhân có cùng năng lực, cùng chức năng, nhiệm vụ như: ban chỉ đạo (các cuộc vận động, các phong trào), ban tuyển sinh, ban kiểm kê tài sản, v.v để tạo được lực lượng hùng hậu hơn Một kế hoạch tốt là kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả tổ chức thực hiện Trong đó, mỗi công việc hoặc một chuỗi công việc đều được phân công cho các thành viên Trong tiến trình hoàn thành, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ cùng góp phần

để đạt đến mục tiêu Khi mục tiêu đã đạt được, đó là thành quả của cả tổ chức

2.2.2.3 Hoạch định các công việc cụ thể

Đây là phần trọng tâm trong quy trình xây dựng kế hoạch Nói chung, các hoạt động giáo dục diễn ra trong nhà trường đều có thể trở thành đối tượng được kiểm tra Căn cứ vào các hoạt động này, người hiệu trưởng hoạch định ra từng công việc cụ thể cần kiểm tra và xác lập phần nội dung của kế hoạch

Có thể xác lập nội dung kiểm tra theo nhiều cách khác nhau:

- Theo trình tự thời gian:

+ Tháng 7: kiểm tra công tác tuyển sinh đầu cấp + Tháng 8: kiểm tra các điều kiện CSVC chuẩn bị cho năm học mới + Tháng 9: kiểm tra hồ sơ học sinh

+ Tháng 10: kiểm tra tài chính quý III + Tháng 11: …

- Theo nội dung sự việc: kiểm tra tài chính, tài sản; kiểm tra thư viện, thiết bị; kiểm tra công tác văn thư hành chính; thanh tra sư phạm giáo viên v.v

- Theo khách thể thực hiện: kiểm tra giáo viên, kiểm tra học sinh v.v

- Theo chủ thể thực hiện: tự kiểm tra (của hiệu trưởng, của các giáo viên, các bộ phận); hiệu trưởng kiểm tra các giáo viên, các bộ phận; kiểm tra chéo giữa các cá nhân,

bộ phận v.v

- Theo mức độ, tính chất sự việc: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề v.v

- Theo phương thức thực hiện: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, v.v

Việc phân chia nội dung kiểm tra theo nhiều hình thức như vậy là nhằm xác định

rõ đặc điểm của từng loại hoạt động, từ đó người kiểm tra có thể thực hiện đúng kỹ thuật tác nghiệp, vừa đảm bảo được yêu cầu kiểm tra vừa tránh được nhiều hạn chế như: chủ quan, lãng phí,…Cần lưu ý là phân chia theo cách nào cũng phải đảm bảo đầy đủ nội dung ; cũng cần xác định thứ tự ưu tiên cho từng nội dung (thường là do tính chất quan trọng/không quan trọng của vụ việc) để đặt ra được mục tiêu cần đạt, thời gian thực hiện

và các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động

2.2.2.4 Phân bố thời gian

Dù chọn lựa kiểu loại nội dung kiểm tra nào, trong kế hoạch vẫn phải xác định rõ thời gian thực hiện Tùy theo kế hoạch tuần, tháng, hay năm học mà định rõ khoảng thời gian thích hợp Thời gian nhiều hay ít cũng tùy thuộc vào tính chất của đối tượng cần kiểm tra Không có thời gian, kế hoạch sẽ đóng băng, nghĩa là sẽ không có tiến trình thực hiện Thời gian không rõ ràng, không hợp lý chẳng những dẫn đến khả năng lãng phí mà

có khi còn khiến cho kế hoạch bị bế tắc Tuy nhiên, một kế hoạch tốt cần có thời gian

“mở” – nghĩa là có thể thực hiện “trong khoảng” để tránh bị động khi có việc phát sinh đột xuất khách quan, ngoài dự kiến

2.2.2.5 Chuẩn bị các điều kiện vật chất

Trong khi lập kế hoạch, người ta thường chỉ chú ý đến thời gian, nội dung, đối tượng thực hiện Các điều kiện vật chất tạo thuận lợi cho việc tiến hành kế hoạch lại ít được quan tâm Người hiệu trưởng cần có tầm nhìn về vấn đề này, căn cứ vào từng loại công việc để chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết Đây là yếu tố góp phần rất lớn cho

kế hoạch được khả thi Một số phương tiện tối thiểu cần có để đảm bảo cho hoạt động tiến hành là: kinh phí, quỹ thời gian, ấn phẩm, thiết bị, các văn bản hướng dẫn, bố trí phòng làm việc, phòng hội họp v.v

Nói chung, quy trình đề nghị như trên chỉ mang tính gợi ý, chung nhất Trong thực

tế, khi tiến hành xây dựng kế hoạch có nhiều cách thức khác nhau tùy theo điều kiện ở từng đơn vị Kế hoạch kiểm tra nộ bộ ở trường chúng tôi hằng năm được xây dựng trên

cơ sở tổng hợp, điều chỉnh từ kế hoạch kiểm tra của các hiệu phó, các tổ trưởng, các bộ phận (theo mẫu chung)

2.2.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch

Để tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kiểm tra nội bộ, kinh nghiệm của bản thân tôi trong nhiều năm qua là cần tiến hành chặt chẽ các khâu sau đây:

2.2.3.1 Triển khai kế hoạch

Kế hoạch khi đã xây dựng hoàn chỉnh cần được triển khai trong toàn đơn vị, triển khai đến từng đối tượng một cách cụ thể dưới nhiều hình thức: phổ biến trong cuộc họp

cơ quan, niêm yết trên bảng thông báo, gửi đến từng tổ trưởng,…Cần quán triệt cho từng

cá nhân, bộ phận hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác kiểm tra nội bộ và mục đích, yêu cầu của từng công việc Tránh gây tâm lý hoang mang, lo sợ cho các đối tượng được kiểm tra cũng như tâm lý quan trọng hóa của chủ thể thực hiện kiểm tra Từ đó có thể xây dựng được thái độ tích cực hợp tác của đôi bên

Không được triển khai qua loa, đại khái với quan niệm là tất cả đã thể hiện trên văn bản Không chỉ phổ biến nội dung những công việc cần làm Hiệu trưởng cần xác định rõ phương thức thực hiện, định hướng cách thức thực hiện và lưu ý các vấn đề khác như: thời gian tiến hành, các phương tiện,… Làm như vậy sẽ góp phần rất lớn vào sự thành công của kế hoạch

2.2.3.2 Tổ chức các hoạt động kiểm tra

Hàng tháng, hiệu trưởng tiến hành kiểm tra hoặc chỉ đạo cá nhân, bộ phận tiến hành kiểm tra các nội dung theo kế hoạch Trong khi tiến hành kiểm tra một công việc nào đó, một cá nhân nào đó, tùy theo tính chất sự việc, chủ thể kiểm tra có thể thực hiện các phương pháp, cách thức sau:

a) Kiểm tra hồ sơ, tài liệu

Kiểm tra hồ sơ, tài liệu giúp ta nắm bắt những hoạt động đã thực hiện, thu thập các

số liệu, hình dung tiến trình làm việc của đối tượng