Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng chương 5

Nội dung của chương này nhằm trang bị những kiến thức về các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng như thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc….Để thực hiện tốt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngoài việc nắm vững các yêu cầu về tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán, các nhân viên giao dịch còn phải hiểu rõ nội dung, yêu cầu quy trình của mỗi loại thể thức thanh toán để hướng dẫn khách hàng sử dụng cho phù hợp.

Nội dung của chương này bao gồm:

1 Khái quát về thanh toán qua ngân hàng

2 Tài khoản sử dụng

3 Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

1 Khái quát về thanh toán qua ngân hàng:

1.1 Khái quát về hoạt động thanh toán:

a Thanh toán bằng tiền mặt:

- Phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa cá nhân với cá nhân và không có tàikhoản ở ngân hàng

- Phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa tổ chức kinh tế cơ quan nhà nước với

cá nhân không có tài khoản ở ngân hàng

- Phát sinh trong quan hệ thanh toán với số tiền (giá trị) nhỏ (mặc dù kháchhàng có tài khoản ở ngân hàng)

- Sử dụng trực tiếp bằng tiền mặt để thanh toán

- Quan hệ thanh toán xảy ra bên ngoài ngân hàng, nên ngân hàng không tậptrung được nguồn vốn, không giải quyết điều tiết quan hệ thanh toán

b Thanh toán không dùng tiền mặt:

Thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) là sự tổng hợp cácquan hệ chi trả bằng tiền được thực hiện bằng cách trích chuyển một số tiền từ tài

khoản người trả sang tài khoản người thụ hưởng tại ngân hàng dưới sự kiểm soáthướng dẫn của ngân hàng mà không cần sử dụng đến tiền mặt

Đây là quan hệ thanh toán phát sinh giữa các khách hàng đều đã có tài khoảnngân hàng (khách hàng là doanh nghiệp, cá nhân), với số tiền (giá trị) thanh toán lớn,không phải sử dụng tiền mặt để thanh toán và xảy ra tại ngân hàng nên dễ dàng tậptrung được nguồn vốn, quản lý kiểm soát điều tiết quan hệ thanh toán

Điều kiện để thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt:

- Các khách hàng phải có tài khoản mở tại ngân hàng (điều kiện cần)

- Trên tài khoản phải có đủ số dư để hạch toán (điều kiện đủ)

1.2 Ý nghĩa:

Thanh toán không dùng tiền mặt góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn

Từ đó làm tăng vòng quay sử dụng đồng tiền trong nền kinh tế Bất kỳ một đơn vị sảnxuất kinh doanh nào cũng cần có vốn phục vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh Đểđảm bảo quá trình đó diễn ra bình thường và liên tục thì công tác thanh toán nói chungvà thanh toán không dùng tiền mặt nói riêng phải được thực hiện nhanh chóng, an toànvà chính xác Từ đó giúp các doanh nghiệp, các tổ chức, các cá nhân tăng nhanh tốc độluân chuyển vốn Trên cơ sở đó, góp phần sử dụng hiệu quả đồng vốn trong nền kinhtế

Thanh toán không dùng tiền mặt còn góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiềnmặt như chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản tiền mặt Vì đặc điểm của thanh toánkhông dùng tiền mặt là quá trình thanh toán bằng cách trích chuyển vốn trên các tàikhoản để hoàn thành việc thanh toán cho nhau hoặc thanh toán bù trừ lẫn nhau Nó sẽgóp phần giảm tương đối khối lượng tiền mặt trong lưu thông, từ đó góp phần tiếtkiệm được các chi phí cho lưu thông

Thanh toán không dùng tiền mặt tạo được nguồn vốn cho ngân hàng với chi phíthấp Thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện thông qua việc khách hàng gửitiền vào tài khoản tại ngân hàng và tài khoản của khách hàng luôn có số dư thì mới cóhiệu lực thanh toán Từ đó, ngân hàng đã tạo được nguồn vốn từ số dư trên tài khoảntiền gửi thanh toán để tiến hành cho vay khi các khoản tiền gửi của khách hàng chưađược sử dụng đến, làm cho đồng vốn tham gia nhiều lần vào chu trình sản xuất, đemlại hiệu quả cho cá nhân và toàn xã hội

Thanh toán không dùng tiền mặt cùng với hoạt động tín dụng tạo ra một lượngbút tệ lớn trong nền kinh tế thông qua hoạt động cho vay chuyển khoản từ tài khoảncủa người vay tiền sang tài khoản của người thụ hưởng Từ đó, giúp ngân hàng tăngthêm thu nhập, đồng thời đẩy mạnh quay vòng vốn

Thanh toán không dùng tiền mặt đã hạn chế rủi ro, an toàn cao trong lưuthông và mang lại thuận lợi trong việc trao đổi hàng hoá Chẳng hạn người bán hàngchỉ cầm tờ séc mà người mua phát hành đến ngân hàng phục vụ mình hoặc ngân hàngphục vụ người phát hành thì Ngân hàng sẽ trích nợ tài khoản của người phát hành sécnếu tờ séc đó hợp lệ, hợp pháp và trên tài khoản người mua có đủ điều kiện và có tàikhoản người bán (người hưởng thụ) Không may trong thời gian chưa nộp séc(séc vẫn còn thời hạn) mà bị mất thì tài sản của họ vẫn được đảm bảo không bị mấtnếu khách hàng thông báo việc mất séc với Ngân hàng của mình kịp thời.

Thanh toán không dùng tiền mặt tạo điều kiện cho Ngân hàng thực hiện chứcnăng kiểm soát bằng đồng tiền đối với hoạt động của nền kinh tế Mặt khác, nó giúpcho nhà nước có kế hoạch điều hoà lưu thông tiền tệ, ổn định giá trị đồng tiền, ổn địnhsức mua của đồng tiền

Rõ ràng, thanh toán không dùng tiền mặt giữ vai trò rất quan trọng trong nềnkinh tế Muốn đáp ứng được nhu cầu phát triển của nền kinh tế thì đẩy mạnh từngbước công tác thanh toán không dùng tiền mặt và đi kèm với nó là các nghiệp vụ kếtoán phản ánh quá trình thanh toán đó phải trở nên hoàn thiện, đầy đủ, kịp thời vàchính xác

2 Các tài khoản sử dụng:

2.1 Tài khoản tiền gửi thanh toán:

TK4211 – Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng đồng Việt Nam

TK 4221 - Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ

Tài khoản này được mở cho mỗi khách hàng để phản ánh lượng tiền kháchhàng gửi vào và rút ra thường xuyên dưới hình thức tiền mặt hoặc tiền ghi sổ qua việc

sử dụng các dịch vụ thanh toán của ngân hàng

2.2 Tài khoản tiền vay ngắn hạn của khách hàng

Các tài khoản này dùng để hạch toán số tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ hoặcvàng) ngân hàng cho khách hàng vay và được ngân hàng phân loại và nhóm thích hợptheo quy định hiện hành về phân loại nợ

TK 21

- Hạch toán số tiền ngân hàng - Hạch toán số tiền ngân hàng thu nợ

TK 42

Số tiền khách hàng rút ra Số tiền khách hàng gửi vào

Số tiền khách hàng đang gửi tại Ngân hàng

cho khách hàng vay - Hạch toán số tiền vay bị chuyển

loại Nợ thích hợp

Phản ánh số tiền ngân hàng còn

cho khách hàng vay

Hạch toán chi tiết: Mở tiểu khoản cho từng khách hàng

2.3 Tài khoản tiền gửi để đảm bảo thanh toán:

Tài khoản này sẽ mở cho khách hàng trong trường hợp khách hàng có yêu cầu

sự xác nhận của ngân hàng về khả năng thanh toán của séc hoặc thể thức thanh toánkhác như thư tín dụng trong thanh toán quốc tế mà ngân hàng đòi hỏi khách hàng phải

ký quỹ một số tiền nhất định

TK 427 – Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam

TK 428 – Tiền ký quỹ bằng ngoại tệ

TK 427

- Hạch toán số tiền các khoản thanh toán

được thanh toán

- Hạch toán tất toán số tiền khách hàng gởi

để đảm bảo các khoản thanh toán :

Khi hết thời hạn hiệu lực

Phản ánh số tiền khách hàng còn gởi

để đảm bảo thanh toán

Nội dung TK 428 tương tự như TK 427

Hạch toán chi tiết: tất cả các tài khoản này đều được mở tiểu khoản theo từngkhách hàng

Đây là tài khoản tiền gửi mang tính chất chuyên dùng nên không sử dụng sốtiền trên tài khoản này vào bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc dùng để thanh toáncho séc có xác nhận (bảo chi) hoặc thư tín dụng…

2.4 Tài khoản chuyển tiền phải trả

TK 4540 – Chuyển tiền phải trả bằng đồng Việt Nam

TK 4550 – Chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ

Mở và sử dụng cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản tại ngân hàng

TK 4540

- Hạch toán số tiền ngân hàng trả cho

người được hưởng

- Số tiền chuyển trả lại cho đơn vị chuyển

tiền do người được hưởng không đến

nhận hoặc theo yêu cầu của đơn vị chuyển

tiền của người được hưởng

- Hạch toán số tiền do ngân hàng khácchuyển đến để trả cho người được hưởng

Dư có: Phản ánh số tiền chuyển đến chưathanh toán

Nội dung TK 4550 tương tự như TK 4540

2.5 Tài khoản thanh toán chuyển tiền (TK 51):

 TK5111 - Tài khoản chuyển tiền đi năm nay

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các Lệnhchuyển tiền đi năm nay chuyển tới Trung tâm thanh toán

TK 5111

- Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Nợ - Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Có

- Số tiền chuyển theo Lệnh huỷ lệnhchuyển Nợ đã chuyển

Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi

theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền

chuyển đi theo các Lệnh chuyển Có và

Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đitheo các Lệnh chuyển Có và Lệnh huỷlệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đitheo các Lệnh chuyển Nợ

 TK 5112 - Tài khoản chuyển tiền đến năm nay:

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các Lệnhchuyển tiền đến năm nay chuyển tới Trung tâm thanh toán chuyển

TK 5112

- Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Có

- Số tiền chuyển theo Lệnh huỷ lệnh

chuyển Nợ

- Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Nợ

Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển

đến theo các Lệnh chuyển Có và Lệnh

huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền

chuyển đến theo các Lệnh chuyển Nợ

Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyểnđến theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn sốtiền chuyển đến theo các Lệnh chuyển Cóvà Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

 Tài khoản 501 - Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng

5011 - Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì

5012 - Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Nội dung và kết cấu của tài khoản 5011

Tài khoản này mở tại ngân hàng là đơn vị chủ trì thanh toán bù trừ dùng

để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì đối với các ngân hàngthành viên tham gia thanh toán bù trừ

TK 5011

- Số tiền chênh lệch các NH thành viên

phải thu trong thanh toán bù trừ

Số tiền chênh lệch các NH thành viênphải trả trong thanh toán bù trừ

Tài khoản này sau khi thanh toán xong phải hết số dư

Nội dung và kết cấu của tài khoản 5012

Tài khoản này mở tại các ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ dùng

để hạch toán toàn bộ các khoản phải thanh toán bù trừ với các ngân hàng khác

TK 5012

- Các khoản phải thu ngân hàng khác

- Số tiền chênh lệch phải trả trong

thanh toán bù trừ

- Các khoản phải trả cho ngân hàng khác

- Số tiền chênh lệch phải thu trong thanhtoán bù trừ

Số tiền chênh lệch phải thu trong

thanh toán bù trừ chưa thanh toán

Số tiền chênh lệch phải trả trong thanhtoán bù trừ chưa thanh toán

Sau khi kết thúc quá trình thanh toán thì tài khoản này sẽ không còn số dư

2.6 Các tài khoản liên quan khác:

- TK 1011 – Tiền mặt bằng VND tại đơn vị

- TK 1031 – Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị

- TK 1113 – Tiền gửi không kỳ hạn bằng VND tại NHNN

3 Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt:

3.1 Kế toán thanh toán ủy nhiệm chi (UNC):

3.1.1 Khái niệm ủy nhiệm chi:

UNC (hay còn gọi là lệnh chi) là một lệnh viết do chủ tài khoản (người mua –người trả tiền) lập yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khoản của mình để trả

(2) (3)

tiền mua vật tư hàng hóa dịch vụ cho người bán sau khi đã nhận được vật tư hàng hóadịch vụ của người bán

3.1.2 Phạm vi áp dụng:

UNC được áp dụng để thanh toán vật tư hàng hóa dịch vụ trong các trường hợp:

- Giữa hai khách hàng mở tài khoản trong cùng một ngân hàng

- Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, khác hệ thốngthanh toán qua TKTG NHNN

- Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, khác hệ thống cótham gia thanh toán bù trừ

- Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, trong cùng hệthống

3.1.3 Quy trình thanh toán UNC

 Sơ đồ luân chuyển chứng từ UNC thanh toán trong cùng một ngân hàng:

(1) Đơn vị mua nhận được vật tư hàng hóa, dịch vụ đơn vị bán

(2) Đơn vị mua lập và nộp UNC vào ngân hàng

(3) NH ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua Đồng thời, ghi Có và báo Có cho đơn vịbán

 Sơ đồ luân chuyển chứng từ UNC thanh toán khác ngân hàng:

(1) Đơn vị mua nhận được vật tư hàng hóa dịch vụ đơn vị bán

(2) Đơn vị mua lập và nộp UNC vào ngân hàng bên mua

(3) Ngân hàng bên mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua

(4) Ngân hàng bên mua thanh toán với NH bên bán qua:

+ TKTG tại NHNN (bảng kê 11)

+ Thanh toán bù trừ (bảng kê 12)

+ Thanh toán liên hàng (lệnh chuyển tiền)

(5) NH bên bán ghi Có và báo Có cho đơn vị bán

3.1.4 Thủ tục và phương pháp hạch toán:

Sau khi nhận được hàng hóa (vật tư, dịch vụ) của người bán, đơn vị mua lậpbốn liên UNC nộp vào ngân hàng phục vụ mình – Ngân hàng bên mua Khi nhậnđược, ngân hàng tiến hành:

- Kiểm soát thủ tục lập chứng từ (UNC)

- Kiểm soát dấu, chữ ký đơn vị mua

- Nội dung và số tiền UNC

- Số dư tài khoản (tiền gởi, tiền vay)

Có thể xem trường hợp sau khi kiểm soát:

- Không hợp lệ: một trong bốn nội dung trên không hợp lệ thì UNC không hợp lệtrả lại đơn vị mua và không thực hiện nghiệp vụ này

- Hợp lệ: căn cứ vào phạm vi áp dụng UNC để xử lý và hạch toán theo cáctrường hợp sau:

a, Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở cùng một ngân hàng:

Nợ TK 4211 – đơn vị mua

Có TK 4211 – đơn vị bánLiên 1: (liên chính) ghi Nợ tài khoản đơn vị mua

Liên 2: báo Nợ cho đơn vị mua

Liên 3: ghi Có tài khoản của đơn vị bán

Liên 4: giấy báo Có của đơn vị bán

b, Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở hai ngân hàng khác nhau:

+ Tại ngân hàng bên mua, hạch toán:

Tùy thuộc vào quan hệ ngân hàng bên mua và ngân hàng bên bán, ngân hàngbên mua lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG của NHNN (bảng kê 11)hoặc 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (bảng kê 12) (sử dụng ngân hàng khácnhau, khác hệ thống) hoặc lập lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ (sử dụng ngân hàngkhác nhau, khác hệ thống) hoặc lệnh chuyển tiền (sử dụng ngân hàng khác nhau, cùng

hệ thống)

Nợ TK 4211 (TK 2111) Đơn vị mua

Có TK 1113 (thanh toán qua NHNN).

Có TK 5012 (thanh toán bù trừ)

Có TK 5111, 5191 (thanh toán cùng hệ thống)

Xử lý chứng từ:

+ Liên 1, liên 2 như trên

+ Liên 3, liên 4 ủy nhiệm chi gửi kèm một liên bản gkê 11, một liên bảng kê 12hoặc lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ hoặc lệnh chuyển tiền gửi bên bán

+ Tại ngân hàng bên bán:

Tùy thuộc quan hệ NH bên bán và NH bên mua thanh toán theo hình thức thanhtoán nào, sẽ nhận được từ NH bên mua (liên 3 và liên 4 UNC gửi kèm một bảng kê 11hoặc một liên bảng kê 12 (lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ) hoặc lệnh chuyển tiền)

Sau khi kiểm soát, nếu khớp đúng thì hạch toán:

Nợ TK 1113 (thanh toán qua NHNN)

3.1.5 Ưu, nhược điểm của phương thức thanh toán UNC:

a Ưu điểm:

- UNC là một thể thức thanh toán có nội dung đơn giản dễ hiểu, dễ áp dụng

- Quyền chủ động trả tiền thuộc về đơn vị mua (đơn vị mua có thể kiểm soát được

số lượng, chất lượng của vật tư, hàng hóa, dịch vụ trước khi trả tiền)

- UNC là thể thức thanh toán có phạm vi thanh toán rộng, được sử dụng phổ biếntrong hầu hết các giao dịch thanh toán trong nước

b Nhược điểm:

- Sử dụng phương thức thanh toán UNC dễ phát sinh tình trạng chiếm dụng vốn

vì việc thanh toán hoàn toàn do người mua quyết định sau khi người bán đãgiao hàng

- Nếu không quy định kỷ luật thanh toán UNC cụ thể thì quyền lợi, nghĩa vụtrách nhiệm của các bên tham gia thanh toán không được đảm bảo

3.2 Kế toán thanh toán ủy nhiệm thu (UNT):

3.2.1 Khái niệm ủy nhiệm thu:

UNT là một lệnh viết do chủ tài khoản (người bán) lập, nhờ ngân hàng phục vụmình thu hộ số tiền bán vật tư hàng hóa cung ứng dịch vụ cho người mua sau khi đãhoàn thành việc xuất giao vật tư, hàng hóa cung ứng dịch vụ cho người mua

3.2.2 Phạm vi áp dụng: có phạm vi thanh toán giống ủy nhiệm chi.

3.2.3 Một số quy định:

a Đối với đơn vị bán:

- Đơn vị bán đảm bảo sự tín nhiệm của mình đối với đơn vị mua (về việc cungcấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ)

- Đơn vị bán chỉ được phép lập UNT đòi tiền đơn vị mua khi trên hợp đồng kinh

tế ký kết có thỏa thuận thanh toán bằng UNT và thực tế đã xuất giao vật tư,hàng hóa cung ứng dịch vụ cho đơn vị mua

b Đối với đơn vị mua:

- Đơn vị mua phải đảm bảo sự tín nhiệm của mình (khả năng thanh toán) đốivới đơn vị bán

- Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế và thỏa thuận trên hợp đồng thanh toán UNTđơn vị mua thông báo bằng văn bản cho ngân hàng phục vụ mình biết các trường hợpchấp nhận thanh toán bằng hình thức UNT

Lưu ý:

- UNT chỉ được thanh toán toàn bộ, không thanh toán từng phần số tiền UNT

- Nếu trên TK của đơn vị mua không đủ số dư ngân hàng có thể trả lại UNT chobên bán hoặc lưu UNT lại theo dõi đến khi nào trên TK của đơn vị mua đủ sốtiền thì thanh toán giá trị trên UNT và đơn vị mua sẽ bị phạt vì chậm trả tiền.Mức phạt theo quy định giữa đơn vị mua và đơn vị bán tuỳ theo thoả thuậnđược ghi trong hợp đồng, thông thường được tính như sau:

Số tiền phạt = Số tiền ghi * Số ngày * Tỷ lệ phạt (lãi

Đơn vị mua Đơn vị bán

NH bên mua

(1) H2

NH bên bán

(2) (3)

(2’)

(5)

chậm trả trên UNT trả chậm suất nợ quá hạn)

Cả hai trường hợp này theo yêu cầu của đơn vị bán

c Đối với Ngân hàng:

- Ngân hàng phải theo dõi số dư TK của khách hàng nhanh, đầy đủ, kịp thờichính xác để thực hiện thanh toán nhanh, kịp thời, chính xác đúng tiến độ

- Nếu có nhiều đơn vị bán gởi UNT đến đòi tiền cùng một lúc với số tiền thỏamãn số dư đơn vị mua thì phải theo thứ tự (Lương, Ngân sách, Tiền hàng, Tiền vay,Chế độ ngành) hoặc trả theo nhu cầu cấp bách của khách hàng trước (đến trước và đủ

số dư)

3.2.4 Quy trình thanh toán UNT

 Sơ đồ luân chuyển và thanh toán UNT trong một ngân hàng:

(1) Đơn vị bán giao vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị mua

(2) Đơn vị bán lập và nộp UNT vào NH

(3) NH ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua

Đồng thời ghi Có và báo Có cho đơn vị bán

 Sơ đồ luân chuyển và thanh toán UNT khác ngân hàng:

(1) Đơn vị bán giao vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị mua

(2) Đơn vị bán lập và nộp UNT vào NH bên bán

(2’) Đơn vị bán có thể nộp UNT vào NH bên mua (để thanh toán nhanh)

(3) NH bên bán chuyển UNT sang NH bên mua

(4) NH bên mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua

(5) NH bên mua thanh toán với NH bên bán hoặc qua TKTG NHNN hoặc qua thanh toán bù trừ hoặc qua liên hàng.

(6) NH bên bán ghi Có và báo Có cho đơn vị bán

3.2.5 Thủ tục và phương pháp hạch toán:

Sau khi hoàn thành việc xuất giao vật tư, hàng hóa cho đơn vị mua Đơn vị bánlập 4 liên UNT nộp vào ngân hàng (ngân hàng bên bán) Khi ngân hàng nhận được,ngân hàng kiểm soát:

+ Thủ tục lập UNT

+ Kiểm soát dấu chữ ký của đơn vị bán

+ Nội dung và số tiền UNT

 Nếu một trong các nội dung không hợp lệ thì trả lại cho bên bán

 Nếu hợp lệ: căn cứ vào phạm vi áp dụng của UNT để xử lý và hạch toántheo trường hợp sau:

a Nếu 2 khách hàng mở tài khoản tại một ngân hàng:

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kế toán ngân hàng còn thực hiện kiểmtra các nội dung sau:

+ Xem đơn vị mua có thông báo các trường hợp áp dụng UNT hay không.+ Xem số dư tài khoản đơn vị mua (tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay)

o Nếu số dư không đủ thì lưu UNT theo dõi số dư hoặc trả UNT cho bên bánvà theo yêu cầu của đơn vị bán

o Nếu tài khoản đơn vị mua có đủ số dư thì:

Nợ TK 4211 (2111) đơn vị mua

Có TK 4211 (2111) đơn vị bán

Và 4 liên UNT xử lý:

- Liên 1: ghi Nợ cho đơn vị mua

- Liên 2: báo Nợ cho đơn vị mua

- Liên 3: ghi Có cho đơn vị bán

- Liên 4: báo Có cho đơn vị bán

b Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau:

+ Tại ngân hàng bên bán:

Tách Liên 4 – UNT lưu lại

Liên 1, 2, 3 UNT làm thủ tục gửi sang ngân hàng bên mua và không hạch toán.

+ Tại ngân hàng bên mua:

Khi nhận được của NH bên bán Liên 1, liên 2, liên 3 UNT thì ngân hàng bênmua tiến hành kiểm soát:

o Số dư tài khoản đơn vị mua (tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay)

Nếu số dư không đủ thì lưu UNT theo dõi số dư hoặc trả UNT cho bên bán Nếu số dư tài khoản đơn vị mua đủ thì:

Nợ TK 4211 (2111) đơn vị bên mua

Có TK 1113 (thanh toán qua NHNN)

Có TK 5012 (thanh toán bù trừ)

Có TK 5111, 5191 (thanh toán cùng hệ thống)Liên 3 UNT kèm với 1 liên bảng kê 11, 1 liên bảng kê 12 (lệnh chuyển tiềnthanh toán bù trù) hoặc lệnh chuyển tiền gởi về cho ngân hàng bên bán

+ Tại ngân hàng bên bán:

Khi nhận được liên 3 UNT kèm với bảng kê 11, bảng kê 12 (lệnh chuyển tiềnthanh toán bù trừ) hoặc lệnh chuyển tiền từ NH bên mua thì sau khi kiểm soát sẽ hạchtoán:

Nợ TK 1113 (thanh toán qua NHNN)

- Thường áp dụng đối với những đơn vị khách hàng có sự tín nhiệm lẫn nhau trên

cơ sở có hợp đồng kinh tế được ký kết

- UNT có phạm vi thanh toán rất rộng

- Quyền chủ động đòi tiền thuộc về đơn vị bán

Người thụ hưởng (Đơn vị bán)

Ngân hàng thanh toán

Ngân hàng thực hiện

(2a) (6)

(3) (5)

Người phát hành (Đơn vị mua)

Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập trên mẫu quy định, yêu cầu đơn

vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả chongười thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc người cầm séc

Như vậy, chủ thể tham gia thanh toán séc bao gồm: người phát hành, người thụhưởng và Ngân hàng:

+ Người phát hành séc là người trả tiền, phát hành séc để trả tiền

+ Người thụ hưởng là người có tên trên tờ séc đó hoặc là người cầm séc

+ Ngân hàng là người thực hiện trả tiền trên tờ séc

3.3.2 Phân loại séc:

- Séc lĩnh tiền mặt: là loại séc mà ngân hàng thanh toán sẽ trả tiền mặt chongười thụ hưởng và người phát hành séc phải chịu rủi ro khi bị mất séc hoặc bị đánhcắp Người cầm séc không cần sự ủy quyền cũng lĩnh được tiền

- Séc chuyển khoản:là lệnh trả của người phát hành séc đối với ngân hàng phục

vụ mình về việc trích trả tiền từ tài khoản của mình trả tiền cho người thụ hưởng có tênghi trên tờ séc

- Séc bảo chi:là tờ séc thông thường được ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành,bảo đảm khả năng chi trả bằng cách trích từ tài khoản tiền gửi đưa vào một tài khoảnriêng (tài khoản đảm bảo thanh toán séc bảo chi) và đánh dấu séc bảo chi lên tờ séctrước khi giao tờ séc cho khách hàng

3.3.3 Quy trình thanh toán séc

 Quy trình thanh toán séc chuyển khoản:

Người thụ hưởng (Đơn vị bán)

Ngân hàng thanh toán

Ngân hàng thực hiện (thu hộ)

(4) (5)

(6) (7’)

Người phát hành (Đơn vị mua)

(3)

(7) (1)

(1) Người phát hành Séc giao cho đơn vị bán

(2a) Người thụ hưởng (đơn vị bán) nộp Séc và bản kê cho Ngân hàng phục vụmình để thanh toán

(2b) Người thụ hưởng có thể nộp trực tiếp Séc vào Ngân hàng thanh toán.(3) Ngân hàng thu hộ chuyển bản kê nộp Séc và tờ Séc sang cho Ngân hàngthanh toán

(4) Ngân hàng thanh toán sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tờ Sécthì ghi “Nợ” và báo “Nợ” cho người phát hành Séc

(5) Ngân hàng thanh toán chuyển bảng kê nộp Séc kèm bảng kê thanh toán bùtrừ cho Ngân hàng thu hộ thông qua thanh toán bù trừ

(6) Ngân hàng thu hộ chuyển giấy báo “Có” cho người thụ hưởng

 Quy trình thanh toán séc bảo chi:

(1) Người phát hành Séc giao cho ngân hàng thanh toán

(2) Ngân hàng thanh toán sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tờ Sécthì ghi “Nợ” và báo “Nợ” cho người phát hành Séc

(3) Người phát hành Séc giao cho đơn vị bán

(4) Người thụ hưởng (đơn vị bán) nộp Séc và bản kê cho Ngân hàng phục vụmình để thanh toán

(4’) Người thụ hưởng có thể nộp trực tiếp Séc vào Ngân hàng thanh toán

(5) Ngân hàng thu hộ chuyển giấy báo “Có” cho người thụ hưởng

(6) Ngân hàng thu hộ chuyển bản kê nộp Séc và tờ Séc sang cho Ngân hàngthanh toán.

(7) Ngân hàng thanh toán chuyển bảng kê nộp Séc kèm bảng kê thanh toán bùtrừ cho Ngân hàng thu hộ thông qua thanh toán bù trừ

3.3.4 Phương pháp hạch toán thanh toán séc

Séc có thể được thanh toán bằng cách rút tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tàikhoản thích hợp của người thụ hưởng

Khi nhận được tờ séc, kế toán thực hiện xem xét, kiểm tra kỹ một số yếu tốdưới đây trước khi quyết định gửi séc đi nhờ thu hoặc thanh toán séc:

- Tính chất hợp pháp, hợp lệ của tờ séc

- Thời hạn hiệu lực của tờ séc

- Phạm vi thanh toán ghi trên séc

- Séc có lệnh ngưng thanh toán hay không

- Khả năng thanh toán của người phát hành séc

Trong trường hợp tờ séc không thoả mãn điều kiện để ngân hàng thanh toánhoặc gửi đi nhờ thu, ngân hàng sẽ trả lại tờ séc cho người thụ hưởng nhưng cần nói rõ

lý do trả lại cho người thụ hưởng biết để họ đòi tiền người ký phát séc

Các tờ séc hội đủ điều kiện cần thiết theo quy định ngân hàng sẽ thanh toánngay (nếu séc nộp vào ngân hàng thanh toán) hoặc gửi đi nhờ thu (nếu người thụhưởng nộp séc vào ngân hàng của mình)

* Tại Ngân hàng thanh toán séc :

Khi người ký phát séc có nhu cầu bảo chi séc sẽ lập uỷ nhiệm chi và tờ séc đãđiền đầy đủ nội dung Sau khi kiểm tra, ngân hàng làm thủ tục bảo chi séc và hạchtoán (nếu có yêu cầu ký quỹ):

Nợ TK 4211: Số tiền ký quỹ

Có TK 4271: số tiền ký quỹ

Khi Ngân hàng nhận được tờ séc có đủ điều kiện để thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 4211Hoặc Nợ TK 4271

Có TK 1011Hoặc Có TK 5119

* Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng séc :