Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước, đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến
Trang 1SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1 Họ và tên: Hoàng Thị Nhi
2 Ngày tháng năm sinh: 10/10/1987
3 Nam, nữ: Nữ
4 Địa chỉ: Ấp Nông Doanh, Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai
5 Điện thoại: 0613.721899; ĐTDĐ: 01689111964
7 Chức vụ: Văn thư
8 Nhiệm vụ được giao: Công việc hành chính
9 Đơn vị công tác: Trường PTDTNT – THCS Điểu Xiểng
II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cao đẳng
- Năm nhận bằng: 2010
- Chuyên ngành đào tạo: Thư ký văn phòng
III KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư
Số năm có kinh nghiệm: 04 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: không
BM02-LLKHSKKN
Trang 2MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG PTDTNT ĐIỂU XIỂNG
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Giáo sư Sue McKemmish – Lưu trữ Quốc gia Úc đã từng nói: “ Lập Hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai” Có thể nói, câu nói đó đã nói lên tất cả tầm quan trọng của Công tác văn thư lưu trữ trong một đơn vị Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước, đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng
và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ Nó đóng vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với cơ quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ
là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan dù lớn hay nhỏ
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định, kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành” phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đ ẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn
Trang 3thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Vì vậy, tôi chọn nghiên cứu đề tài: “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường PTDTNT Điểu Xiểng” nhằm góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác
II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1 Cơ sở lý luận
Công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
+Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường
+Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay
+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát
+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức
và các bí mật quốc gia
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều
Trang 4tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường PTDTNT Điểu Xiểng, thông qua
đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên
2 Cơ sở thực tiễn
Trường PTDT nội trú Điểu Xiểng có phòng văn thư riêng, cán bộ văn thư chuyên trách công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản, báo cáo …phục vụ cho nhu cầu hoạt động của cơ quan Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời
Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản
đi của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có thẩm quyền và tránh nhiệm
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan
Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình soạn thảo, in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng , đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc của cơ quan trong ngày
Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan
Trang 5Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:
* Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh Kiều và Ban giám hiệu nhà trường
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác
*Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề khó khăn cho người làm công tác văn thư lưu trữ là trường PTDTNT Điểu Xiểng là trường mới thành lập chưa có một khuôn mẫu để theo làm và trường tuy cấp trung học cơ sở nhưng lại trực thuộc
Sở GD & Đ T Đồng Nai quản lý, do đó văn bản chỉ đạo soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không
dễ dàng Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1) Biện pháp 1: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý văn
Trang 6Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động công tác quản lý hành chính nhà nước đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn
Việc dần thay thế, tự động hóa, vi tính hóa các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việc hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ nhân viên văn thư hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình Hiện nay, nhà trường đã sử dụng phần mềm Quản lý văn bản trên Edu.vn Tất cả văn bản đi, văn bản đến đều được cập nhật rõ ràng, dễ tìm, dễ quản lý
- Giải pháp tối ưu cho công tác điều hành tác nghiệp, quản lý công văn
Hệ thống Quản lý văn bản trên Edu.vn nhằm giúp nhân viên Văn thư có thể
soạn thảo, nhận và gửi văn bản một cách dễ dàng nhanh chóng nhằm tăng hiệu suất công việc trong các hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản của mình Thêm vào
đó, hệ thống này giúp tạo một môi trường làm việc nhất quán, đơn giản, minh bạch cho phép các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn
Hệ thống Quản lý văn bản được trường xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở theo khuyến cáo sử dụng của Bộ Thông tin và Truyền thông, đảm bảo tính ổn định và bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị tiết lộ cho những người không có thẩm quyền, thông tin không bị thay đổi hay phá huỷ khi vận chuyển trong môi trường mạng
- Công cụ hiện đại tăng cường năng lực phục vụ và tổ chức trong trường
PTDTNT Điểu Xiểng.
Với Hệ thống một cửa điện tử, nhà trường hướng đến mục đích tin học hóa
các nghiệp vụ xử lý hồ sơ văn bản, giảm thiểu thời gian thụ lý hồ sơ, cung cấp công cụ hiện đại phục vụ khai thác và cập nhật thông tin, nâng cao năng lực quản lý
Hệ thống đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ nhân viên Văn thư trong quá trình thụ lý hồ sơ nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công, cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào Ngoài ra, hệ thống giúp tạo
Trang 7điều kiện cho lãnh đạo quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của từng tổ chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị Qua đó có thể đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc trường PTDTNT Điểu Xiểng Hệ thống một cửa điện tử cũng được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở, đảm bảo được tính ổn định và bảo mật cao
Với giải pháp kể trên, trường PTDTNT Điểu Xiểng mong muốn góp sức vào mục tiêu chung theo hướng quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành và đảm bảo tính công khai, minh bạch nhằm quản lý tốt hơn
2) Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ học sinh trên phần mềm
- Quản lý hồ sơ học sinh:
Bất cứ một trường học nào cũng có một số lượng học sinh rất lớn, đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý, giám sát về tình hình học tập, hạnh kiểm, điểm, khối, lớp Nếu quản lý một cách thủ công đòi hỏi phải có 1 bộ phận quản lý rất cồng kềnh, không những vậy việc quản lý trên giấy tờ gây ra nhiều bất lợi về việc chỉnh sửa khi sai sót Nhưng bây giờ chúng ta đang trong thời đại mà công nghệ số đang chứng tỏ sự tiện lợi và chiếm vai trò không thể thiếu Do đó, nhà trường đã quản lý học sinh trên phần mềm trường học.edu nhằm mục đích giúp công việc văn thư nói riêng và công việc quản lý nói chung bớt vất vả, tiết kiệm nguồn kinh phí mà hiệu quả lại cao Sau đây là một số hình ảnh về phần mềm: + Giao diện phần mềm Quản lý học sinh vnedu.vn:
Trang 8+ Quản lý Điểm học sinh:
+ Quản lý Hạnh kiểm học sinh:
Trang 9+ Quản lý lớp học:
+ Liên hệ phụ huynh học sinh:
Trang 10Với phần mềm quản lý học sinh vnedu.vn, nhà trường nói chung và nhân viên Văn thư nói riêng công việc quản lý, thống kê, báo cáo một cách khoa học, nhanh gọn và chính xác
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một nguyên tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy đủ” Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ:
+ Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai quyển lý lịch
+ Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai
Trang 11đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm
là việc làm không thể xem nhẹ Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền + Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ
+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ )
Việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ có điểm dừng ở hồ sơ lý lịch trên hồ sơ giấy tờ, hiện nay CNTT phát triễn, việc quản lý hồ sơ và tìm kiếm một cách dễ dàng hơn Hiện nay nhà trường đang sử dụng phần mềm PMIS để quản lý nhân
sự Tất cả thông tin, báo cáo định kỳ về nhân sự nhà trường đều thực hiện một cách khoa học, chính xác Phần mềm là công cụ hữu ích, nhanh gọn và tránh tình trạng quan liêu giấy tờ Sau đây, một số hình ảnh về phần mềm quản lý nhân sự PMIS:
+ Trang chủ hệ thống quản lý nhân sự PMIS: