Trong quá trình áp dụng, tôi đã cósuy nghĩ phải làm thế nào để có thể tính được số tiền một tiết dạy cho giáo viên códư giờ một cách chính xác, thuận lợi và nhanh chóng so với cách nhập
Trang 1TRƯỜNG THPT TRỊ AN
Mã Số:………
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHƯƠNG PHÁP TÍNH THỪA GIỜ TẠI TRƯỜNG THPT TRỊ AN
Người thực hiện: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG Lĩnh vực nghiên cứu:
Trang 2SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1 Họ và tên: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG
2 Ngày tháng năm sinh: 12/12/1980
8 Nhiệm vụ được giao: Kế toán
9 Đơn vị công tác: Trường THPT TRỊ AN
II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO:
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: CỬ NHÂN
- Năm nhận bằng: 2011
- Chuyên ngành đào tạo: KẾ TOÁN
III KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: KẾ TOÁN
- Số năm có kinh nghiệm: 14 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 04
- “Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An”
- “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học”
- “Phương pháp tính thuế TNCN tại Trường THPT Trị An”
- “Phương pháp tính thừa giờ tại Trường THPT Trị An”
Trang 3Sau khi thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày08/3/2013 v/v hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương dạy thêm giờ đối với nhà giáotrong các cơ sở giáo dục công lập có hiệu lực Trong quá trình áp dụng, tôi đã cósuy nghĩ phải làm thế nào để có thể tính được số tiền một tiết dạy cho giáo viên có
dư giờ một cách chính xác, thuận lợi và nhanh chóng so với cách nhập thủ côngtheo hệ số lương và các khoản phụ cấp theo từng người Vì vậy, sau khi nghiêncứu các bước để rút được biện pháp nhằm áp dụng cho công tác kế toán tại Trườngngày càng tốt hơn, tôi đã chọn Phần mềm Microsoft Excel vào lĩnh vực chuyênmôn của tôi để có thể tạo ra được một công thức hữu ích, chính xác, hiệu quả nhất
Đó “Phương pháp tình thừa giờ áp dụng tại Trường THPT Trị An”
II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1 Cơ sở lý luận
Căn cứ thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày08/3/2013 v/v hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương dạy thêm giờ đối với nhà giáotrong các cơ sở giáo dục công lập
Căn cứ hướng dẫn tại văn bản số 2299/SGDĐT-KHTC ngày 30/9/2015 của
Sở GD & ĐT Đồng Nai về việc kê khai tăng giờ
Căn cứ Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2001 của Chính phủ vềchế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang
2.2 Cơ sở thực tiễn
Trường THPT Trị An với số lượng nhân sự tương đối nhiều là 83 cán bộ,giáo viên, công nhân viên (CB.GV-CNV); trong đó số lượng giáo viên là 71 Vìvậy, khối lượng công việc mà kế toán phải thực hiện để thống kê, tính toán chi trảlương dạy thêm giờ cho tất cả giáo viên (GV) có dư giờ dạy trong trường là rất lớn,mất rất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai xót
Việc sử dụng phần mềm Microsoft Excel, cộng với phương pháp khoa học,
có kế hoạch giúp cho người kế toán tính được số tiền một tiết dạy cho giáo viên có
dư giờ một cách chính xác, thuận lợi và nhanh chóng so với cách nhập thủ côngtheo hệ số lương và các khoản phụ cấp theo từng người
Dựa theo thông tư liên tịch số 07/2013/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC ngày08/3/2013, phương pháp tính thừa giờ này được áp dụng tại Trường THPT Trị Annhằm giúp cho kế toán giảm thiểu số lượng công việc, hạn chế xảy ra sai sót, rút
Trang 4ngắn thời gian, đáp ứng kịp thời tiến độ của cấp trên giao về công tác kế toán màkhông cần phải có kỹ năng lập trình chuyên sâu.
Phương pháp tính thừa giờ được áp dụng tại Trường THPT Trị An là mộtgiải pháp hoàn toàn mới đã được áp dụng có hiệu quả cao trong công tác thống kê,tính toán chi trả lương dạy thêm giờ cho tất cả giáo viên của kế toán
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
3.1 Tạo cơ sở dữ liệu:
a Xác định mốc thời gian:
Năm học theo quy định tại Thông tư liên tịch số BNV-BTC ngày 08/3/2013, được tính từ tháng 07 năm trước đến hết tháng 06 củanăm liền kề
07/2013/TTLT-BGDĐT-Năm học mà đề tài áp dụng thực hiện để tính thừa giờ tại trường THPT Trị
An là từ tháng 07/2014 đến tháng 06/2015
b Xác định “Mã số công chức viên chức (CCVC)”:
Diễn biến bảng lương các tháng trong năm học có thể có sự thay đổi thứ tựcủa từng giáo viên trong những tháng khác nhau vì những lí do: nhà trường tuyểnmới giáo viên, có giáo viên thuyên chuyển, hoặc có giáo viên nghỉ công tác Do
đó, để tránh xảy ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp lương cả năm củagiáo viên, tôi đã trích xuất thông tin giáo viên từ phần mềm quản lí cán bộ -PMIS
“Số hồ sơ” trong phần mềm quản lí cán bộ -PMIS được sử dụng như “Mã số
CCVC” trong bảng lương khi tính lương hàng tháng Mã số này là duy nhất đối
với mỗi giáo viên nên sẽ không có tình trạng nhầm lẫn nếu trong trường hợp 2 giáoviên có họ và tên giống nhau
Hình 1: Thông tin giáo viên toàn trường được trích xuất từ phần mềm PMIS
c Tạo tập tin tổng hợp để tính thừa giờ:
Công việc tạo tập tin tổng hợp tiền lương và thừa giờ được tiến hành hàngnăm bằng phần mềm Microsoft Excel để làm cơ sở tính toán lương chi tiết cáctháng trong năm tài chính và là cơ sở tính thừa giờ cho cả năm học Công việc cụthể như sau:
- Dựa vào bảng lương hàng tháng, cuối tháng 5 hàng năm kế toán tạo 01 fileExcel với tên “TONG HOP THUA GIO 2014-2015” bao gồm 12 sheet đặt tên
Trang 5tương ứng cho mỗi tháng trong 01 năm học (từ tháng 7/2014 đến tháng 6/2015):
Thang7, Thang8, Thang9, Thang10, Thang11, Thang12, Thang1, Thang2, Thang3, Thang4, Thang5, Thang6 Mỗi giáo viên tương ứng với 01 mã số để làm cơ sở lập
bảng lương tổng hợp và tính thừa giờ vào cuối năm học
Hình 2: Bảng lương 12 tháng trong năm học.
- Thêm tiếp vào 02 sheet để tính tổng lương trong năm học của từng giáo viên
và tổng hợp kinh phí thừa giờ theo mã số giáo viên: 01 sheet “tổng hợp 12
tháng lương”, 01 sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”.
Hình 3: Bảng “ TONG HOP THUA GIO 2014-2015 ” sau khi đã hoàn thành.
Trang 6- Để tránh nhầm lẫn nội dung giữa các sheet với nhau tôi sử dụng biện phápđổi màu tên của từng sheet nhằm mục đích dễ quan sát và dễ tổng hợp chính xáchơn.
+ Đặt con trỏ tại ví trí tên của sheet muốn đổi màu, nhấp chuột phải chọnmenu tab color sẽ xuất hiện một bảng màu và nhấp vào màu muốn chọn sau đónhấn OK
Hình 4: Các bước đổi màu tên của từng sheet.
Hình 5: Các bước đổi màu tên của từng sheet.
Trang 7+ Và cứ thế làm tương tự với những bước như trên cho 13 sheet còn lại.
* Nhận xét: Bằng phần mềm Excel, sau khi đã tạo được file tổng hợp lương
của từng tháng, chỉ cần qua vài bước đơn giản cộng với phương pháp làm việc cóphương hướng, có kế hoạch cụ thể Đến hời điểm cuối năm học, người kế toán đã
có một cơ sở dữ liệu rõ ràng nhất, đầy đủ nhất bao gồm tất cả số liệu để đáp ứngcho công việc của mình mà không cần phải mất nhiều thời gian và công sức
3.2 Phương pháp tính thừa giờ
Tại sheet “tonghop12thangluong”, tạo bảng tổng hợp có tất cả 17 cột bao
gồm: STT, Họ tên, môn, lương tháng (từ T7/2014 đến T6/2015) và cột Tổng lương
12 tháng
Trang 8Hình 7: Sheet “tonghop12thangluong” sau khi đã được tạo
* Nhận xét: Microsoft Excel rất hữu ích cho công tác kế toán Nó không
những dễ sử dụng, dễ hiểu mà còn đáp ứng được yêu cầu của những công việc liênquan đến tính toán số liệu Giúp cho công tác kế toán báo cáo và thanh toán kịpthời những yêu cầu mà cấp trên giao
Bước 3:
Copy Mã số công chức, họ tên giáo viên toàn trường và nhập môn dạy của
từng giáo viên vào sheet “tổng hợp 12 tháng lương” Để dễ theo dõi theo từng
môn, tổ vào chế độ Data/Sort theo môn trên thanh công cụ
Hình 8: Thông tin giáo viên tại sheet “tổng hợp 12 tháng lương”
Trang 9 - Bước 4:
Để dữ liệu lương từng tháng tại sheet “tổng hợp 12 tháng lương” được chính
xác, tránh sai sót khi dữ liệu lương ở các tháng có sự thay đổi về nhân sự, tôi sửdụng hàm dò tìm VLOOKUP dựa vào Mã số công chức để tra cứu
• col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
• range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm
tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối)
Hình 9: Dùng hàm VLOOKUP để dò tìm
Tại cột lương tháng 7 của từng giáo viên sẽ dò tìm lương tính thừa giờ của
giáo viên đã được tính ở Bước 1 tại sheet Thang7 dựa vào Mã số công chức.
Tương tự như vậy, lương các tháng 8-> tháng 6 năm sau cũng được truy vấn, dòtìm từ các sheet lương lương ứng
Áp dụng hàm VLOOKUP để làm tiếp tục từng tháng cho đến hết T6/2015
Truy vấn Lương tháng 7: “=VLOOKUP($B8,Thang7!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 8: “=VLOOKUP($B8,Thang8!$B$8:$U$63,20,0)”
Trang 10Truy vấn Lương tháng 9: “=VLOOKUP($B8,Thang9!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 10: “=VLOOKUP($B8,Thang10!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 11: “=VLOOKUP($B8,Thang11!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 12: “=VLOOKUP($B8,Thang12!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 1: “=VLOOKUP($B8,Thang1!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 2: “=VLOOKUP($B8,Thang2!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 3: “=VLOOKUP($B8,Thang3!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 4: “=VLOOKUP($B8,Thang4!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 5: “=VLOOKUP($B8,Thang5!$B$8:$U$63,20,0)” Truy vấn Lương tháng 6: “=VLOOKUP($B8,Thang6!$B$8:$U$63,20,0)”
* Nhận xét: Ưu điểm khi sử dụng công thức dò tìm VLOOKUP dựa vào Mã
số CCVC ở sheet “tổng hợp 12 tháng lương” chính là việc dữ liệu được cập nhật
một cách tức thời và chính xác trong trường hợp có sự chỉnh sửa, điều chỉnh sai sót
ở bảng lương hàng tháng có sự thay đổi hoặc có tăng giảm số GV chuyển đi,chuyển đến làm thay đổi thứ tự giáo viên trong bảng lương
* So sánh dữ liệu giữa sheet lương hàng tháng và bảng tổng hợp lương của 12 tháng sau khi sử dụng hàm VLOOKUP.
Hình 10: Bảng lương tính thừa giờ T7/2014
Trang 11Hình 11: So sánh dữ liệu giữa sheet lương hàng tháng và bảng tổng hợp lương của 12 tháng
* Nhận xét: Dựa vào hàm dò tìm từ mã số CCVC này cho thấy tên từng GV
trong danh sách từng bảng lương không trùng nhau nhưng vẫn trả về kết quả đúngcho từng GV
Bước 5:
Tại sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”, vẫn tương tự như bước 4, sử dụng hàm VLOOKUP ở cột “tổng tiền lương”, dữ liệu được lấy tại sheet “tổng hợp 12
tháng lương” Đồng thời nhập đầy đủ nội dung các cột: Số giờ được phân công, số
giờ được giảm, Số giờ quy đổi, Số giờ tiêu chuẩn, môn dạy,
Cột “Số giờ dạy tăng” được tính bằng công thức:
Số giờ dạy tăng = Tổng số giờ thực dạy – Số tiết tiêu chuẩn
Trang 12Hình 12: Sử dụng hàm VLOOKUP dò tìm tổng tiền lương
Bước 6:
Tại cột “tiền lương 1 giờ dạy thêm” của sheet “tổng hợp kinh phí thừa giờ”
được áp dụng công thức như hướng dẫn tại thông tư liên tịch số 07/2013
Công thức tính tiền lương dạy thêm giờ:
a) Tiền lương dạy thêm giờ/năm học = Số giờ dạy thêm/năm học x Tiềnlương 01 giờ dạy thêm;
b) Tiền lương 01 giờ dạy thêm = Tiền lương 01 giờ dạy x 150%;
c) Tiền lương 01 giờ dạy:
- Đối với giáo viên cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông,trường trung cấp chuyên nghiệp và giáo viên, giảng viên cơ sở dạy nghề:
Tổng tiền lương của 12 tháng Số tuần dành cho giảng dạy Tiền lương trong năm học (dạy trẻ)
01 giờ dạy = ──────────────── x ──────────────
Định mức giờ dạy/năm 52 tuần
Trang 13Hình 13: Tổng số tiền lương 01 giờ dạy thêm sau khi đã được tính
Bước 7:
Khi đã có được số tiền lương 01 giờ dạy thêm, tại cột “tiền tăng giờ đượcnhận” áp dụng công thức:
Tiền tăng giờ được nhận = Tiền lương 01 giờ dạy thêm x Số giờ dạy tăng
Hình 14: Số tiền tăng giờ được nhận sau khi tính toán hoàn tất.
Trang 14 Bước 8: Chức năng lọc dữ liệu có sẵn từ Excel để kiểm tra số liệu
Sau khi bảng tổng hợp thừa giờ đã hoàn tất Nếu muốn kiểm tra số liệu của
GV yêu cầu, ta dùng chức năng lọc dữ liệu để tránh tình trạng nhầm lẫn số liệugiữa GV này và GV kia do có quá nhiều hàng và cột trong quá trình kiểm tra
Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần lọc Trên thanh công cụ chọn
Data/Filter/AutoFilter
Hình 15: Sử dụng các bước của chức năng lọc dữ liệu theo từng giáo viên.
Hình 16: Sử dụng các bước của chức năng lọc dữ liệu theo từng giáo viên.
Trang 15Ví dụ: Khi giáo viên có yêu cầu muốn kiểm tra số tiết, số tiền thực dạy của
mình Chỉ cần đưa con trỏ vào cột C, click chuột vào vị trí mũi tên, sẽ xuất hiệntoàn bộ nội dung muốn kiểm tra
Hình 17: Chức năng lọc dữ liệu của GV muốn kiểm tra.
* Kết luận:
Bằng phần mềm Excel, cộng với phương pháp làm việc có phương hướng, có
kế hoạch cụ thể và chi tiết ngay từ đầu năm học Đến thời điểm cuối năm học,người kế toán đã có một cơ sở dữ liệu rõ ràng nhất, đầy đủ nhất tất cả số liệu đểđáp ứng cho công việc của mình mà không cần phải mất nhiều thời gian và côngsức Với các bước tương tự như trên, hàng năm chúng ta chỉ cần bỏ ra một ít thờigian để lập một file “TONG HOP THUA GIO” bao gồm tất cả các sheet liên quan
đã có thể giảm tải được khối lượng công việc trong quá trình tính thừa giờ Giúpngười kế toán giải quyết các khó khăn một cách đơn giản, nhẹ nhàng và chính xác.Các khó khăn hay gặp phải khi tính thừa giờ là: Điều chỉnh lại dữ liệu lương tháng
bị sai sót; Khi có sự thay đổi thứ tự giáo viên trong bảng lương: giáo viên nghỉhưu, giáo viên thuyên chuyển, giáo viên tiếp nhận, giáo viên tuyển mới, Dữ liệutổng hợp được cập nhật lại tự động và chính xác khi có sự thay đổi giúp cho người
kế toán không mất nhiều thời gian và công sức dò và nhập lại dữ liệu tổng hợp khi
dữ liệu thành phần các tháng thay đổi Với các bước như trên thì khoảng 10 đến 15phút để là chúng ta có thể có được số liệu của tổng 12 tháng và số tiền 01 tiết dạycủa từng giáo viên một cách nhanh gọn, chính xác
Ngoài ra, sau khi hoàn tất bảng thanh toán thừa giờ nếu chúng ta muốn theodõi, kiểm tra từng giáo viên để tránh bị nhầm lẫn giữa các cột, các hàng với nhauthì chúng ta có thể sử dụng chức năng lọc dữ liệu có sẵn trong Microsoft Excel đểthuận tiện hơn trong việc kiểm tra, kiểm soát số liệu của từng giáo viên cần kiểmtra
Trang 16IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Trong quá trình áp dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác tính thừagiờ tôi nhận thấy hiệu quả hơn rất nhiều so với cách nhập dữ liệu 12 tháng đượclấy từ các bảng lương có sẵn bên ngoài để nhập dữ liệu và dò dữ liệu thủ công
DỮ LIỆU LẤY TỪ BÊN NGOÀI,
- Không thể copy được số liệu vào
bảng tổng hợp thừa giờ
- Có thể áp dụng các hàm có sẵn trongphần mềm Excel là đã có được tất cả các
số liệu vào bảng tổng hợp thừa giờ
- Phải kiểm tra từng tên GV để nhập
số liệu cho trùng khớp với bảng tổng
- Một vài ví dụ chứng minh cho 02 cách nhập khác nhau:
Ví dụ 1: Áp dụng bảng lương hàng tháng đã được lưu sẵn từ phần mềm
Microsoft Excel để tạo sheet tiền lương 12 tháng cho toàn bộ giáo viên
Trang 17Hình 18: Bảng tổng hợp lương tính thừa giờ sau khi được tạo từ bảng lương hàng tháng
Nhận xét:
Chỉ cần một vài thao tác nhỏ từ bảng lương hàng tháng lưu sẵn từ MicrosoftExcel là ta đã có được một bảng tổng hợp tiền lương 12 tháng của tất cả giáo viên
mà không cần phải tốn nhiều thời gian để nhập liệu
Dựa vào bảng tổng hợp trên thì số liệu của 12 tháng lương rất dễ theo dõitrong việc tính tổng tiền lương, tiền lương 01 giờ dạy thêm mà vẫn đảm bảo được
độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh, rút ngắn được rất nhiều thời gian và côngsức
Ví dụ 2: Áp dụng bảng lương hàng tháng bộ phận kế toán tự đánh số liệu
(hệ số lương và các khoản phụ cấp) từ danh sách lương hàng tháng đã được in rasẵn mà không kết hợp dữ liệu đã được tạo sẵn từ Microsoft Excel
Trang 18Hình 19: Nhập số liệu tổng hợp của 12 tháng lương được trích xuất từ bảng lương bằng giấy
theo hình thức nhập thủ công
Nhận xét:
Để tạo ra được một cột tổng tiền lương của 12 tháng hoàn chỉnh, chúng taphải cần ít nhất 01 đến 02 ngày để hoàn thành Tuy nhiên, bên cạnh đó sẽ khôngthể không tránh khỏi sai sót trong quá trình nhập số liệu so với dữ liệu đã có sẵntrên phần mềm Microsoft Excel
V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Trong quá trình áp dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác chuyênmôn tôi nhận thấy phần mềm này rất dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh, chính xácgiúp cho tôi hoàn thành tốt được các công việc mà cấp trên giao
