LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công tác quản lý của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, việc chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chủ trương của cơ quan, đơn vị đượ
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý
VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG,
BỐ CỤC NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục
- Phương pháp dạy học bộ môn:
(Ghi rõ tên bộ môn)
- Lĩnh vực khác: Hành chính văn phòng
(Ghi rõ tên lĩnh vực)
Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
Mô hình Đĩa CD (DVD) Phim ảnh Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)
Năm học: 2015 - 2016
BM 01-Bia SKKN
Trang 2SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: NGUYỄN BỬU TÙNG
2. Ngày tháng năm sinh: 04/6/1960
3. Nam, nữ: Nam
4. Địa chỉ: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
5. Điện thoại: 061.3846866 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ:
7. Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng
8. Nhiệm vụ được giao (quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…):
Tham mưu công tác tổng hợp của Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo
9. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học
- Năm nhận bằng: 2005
- Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử
III KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý giáo dục
- Số năm có kinh nghiệm: 25 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý và khai thác thông tin trong công tác hành chính văn phòng
Thiết lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc
Tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh đối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực hiện để nâng cao chất lượng sáng kiến kinh nghiệm của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên các cơ sở giáo dục
và đào tạo
Khắc phục những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính
BM02-LLKHSKKN
Trang 3MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý
VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG, BỐ CỤC NỘI DUNG
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong công tác quản lý của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, việc chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chủ trương của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng nhiều hình thức, trong đó có hình thức chỉ đạo, triển khai thực hiện bằng văn bản hành chính
Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai, Sở Giáo dục và Đào tạo
là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, được giao quản lý trực tiếp các trường trung học phổ thông, các trung tâm giáo dục thường xuyên và một số cơ sở giáo dục và đào tạo khác; được giao quản lý về chuyên môn đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa (sau đây gọi chung là các đơn vị thuộc Sở quản lý)
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai hiện có 11 phòng, ban chức năng và nghiệp vụ chuyên môn (sau đây gọi chung là phòng, ban) Tất cả các phòng, ban
Sở đều có chức năng, nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh trong phạm vị được giao quản lý
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, các phòng, ban Sở, các đơn
vị thuộc Sở quản lý phải thực hiện việc soạn thảo văn bản hành chính
Với nhiệm vụ được giao giúp lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo trong việc theo dõi, kiểm tra văn bản hành chính của các phòng, ban Sở trước khi trình lãnh đạo Sở ký ban hành và trong quá trình tiếp nhận văn bản hành chính của các đơn vị thuộc Sở cũng như qua việc kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Sở, tôi rút ra được kinh nghiệm và xin được đề xuất “Một số vấn đề cần lưu
ý về cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính”
Sau đây là một số vấn đề xin được trao đổi để mọi người cùng xem xét, nhằm thực hiện tốt hơn việc soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính trong cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục và đào tạo trực thuộc Sở
II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1 Các văn bản quy định của cơ quan chức năng về việc soạn thảo văn bản hành chính
Ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư này là “hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân”
BM03-TMSKKN
Trang 4Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư này là “hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân”
Nhìn chung, hai Thông tư nêu trên quy định về nội dung, bố cục văn bản hành chính không có sự khác nhau
Như vậy, việc quy định của cơ quan chức năng về nội dung, bố cục văn bản hành chính đã có cách đây hơn 10 năm và việc thực hiện các quy định về soạn thảo văn bản hành chính đã được triển khai áp dụng trong một thời gian dài
2 Thực trạng và nguyên nhân của vấn đề soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính hiện nay
Việc soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo do tất cả cán bộ, công chức được giao thực hiện; việc soạn thảo văn bản hành chính của các đơn vị thuộc Sở có thể được lãnh đạo đơn vị giao cho cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện Có nghĩa là, rất nhiều cán bộ, công chức, viên chức sẽ được giao soạn thảo văn bản hành chính cho cơ quan, đơn vị
Tuy nhiên, trong cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị thuộc Sở quản lý, chỉ có nhân viên văn thư qua trường lớp đào tạo chuyên ngành mới được tiếp cận đầy đủ
về nghiệp vụ đối với các quy định về soạn thảo văn bản hành chính; cán bộ, công chức, viên chức khác không được đào tạo chuyên ngành nên khả năng tiếp cận rất hạn chế
Mặc dù Sở Giáo dục và Đào tạo đã có tổ chức tập huấn, triển khai cho cán bộ, công chức cơ quan Sở và lãnh đạo, nhân viên văn thư các đơn vị thuộc Sở về nội dung Thông tư số 01/2011/TT-BNV, đồng thời có chỉ đạo lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở tổ chức triển khai phổ biến cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong đơn vị để biết và thực hiện nhưng mức độ triển khai, mức độ tiếp thu để áp dụng cho đúng quy định vẫn còn hạn chế nhất định
Nếu có sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo phòng, ban, đơn vị và có sự đầu tư nghiên cứu quy định của cán bộ, công chức, viên chức thì việc soạn thảo văn bản hành chính của phòng, ban, đơn vị đó sẽ được thực hiện hầu như đều theo đúng quy định Trong thực tế, có một số cán bộ, công chức, viên chức không phải là nhân viên văn thư nhưng việc soạn thảo văn bản hành chính được đánh giá là rất chuẩn mực
Bản thân tôi cũng không phải là nhân viên văn thư, cũng chưa được qua đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính nhưng do vị trí việc làm được giao phụ trách nên tôi phải cố gắng nghiên cứu, tự bồi dưỡng thông qua các văn bản, tài liệu có liên quan Qua hơn 10 năm làm việc ở vị trí việc làm này, từ việc kiểm tra văn bản của các phòng, ban soạn thảo, từ việc tiếp nhận các văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị khác và của các đơn vị thuộc Sở cũng như khi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Sở, tôi đã đúc rút được kinh nghiệm, thấy được một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
Trang 51 Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung văn bản hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo nội dung văn bản hành chính theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm các quy định sau:
(1) Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng Các hình thức văn bản hành chính thường gặp:
- Công văn là loại văn bản không có tên loại được dùng để trao đổi công tác, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến,
- Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, đề nghị cơ quan cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản, để cấp trên xem xét, quyết định
- Thông báo là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị biết thi hành và những thông tin khác mà người có liên quan cần biết
- Giấy mời là văn bản để cơ quan, đơn vị mời họp, mời hội nghị, mời làm việc đối với cán bộ, công chức, viên chức và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong và ngoài cơ quan, đơn vị
- Báo cáo là loại văn bản đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động
và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra
- Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, phương hướng,
chỉ tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện, phân công nhiệm vụ của một hoặc nhiều hoạt động cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định
- Chương trình là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định ngắn hạn hoặc lâu dài
- Quyết định là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự, ban hành các quy chế, quy định và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật
Để văn bản hành chính phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, cần lưu ý:
- Không sử dụng Công văn đối với những văn bản có mục đích như một Tờ trình, Thông báo, Giấy mời hoặc Báo cáo Trong thực tế, có trường hợp khi nhận được công văn của cơ quan cấp trên hoặc cơ quan chức năng đề nghị báo cáo, xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, thay vì phải soạn văn bản dưới dạng Báo cáo, Kế hoạch thì cơ quan, đơn vị phải báo cáo, phải lập kế hoạch lại thực hiện dưới dạng một Công văn Như thế là không đúng quy định
- Đối với những hội nghị lớn nên triệu tập cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị quản lý tham dự bằng văn bản dưới dạng Công văn; đối với đại biểu khách mời ngoài cơ quan, đơn vị nên thực hiện bằng Giấy mời Lưu ý trong văn bản chính chỉ có Giấy mời, không có Thư mời
Trang 6(2) Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật Điều này có thể hiểu thêm như sau:
- Sở Giáo dục và Đào tạo, đơn vị trực thuộc Sở chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị mình
- Văn bản hành chính thông thường không được trái với văn bản cá biệt (Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Điều lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy,…) và văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản của cơ quan, đơn vị cấp dưới khi triển khai thực hiện văn bản của
cơ quan, đơn vị cấp trên phải đảm bảo theo đúng các chủ trương, quy định trong văn bản của cơ quan, đơn vị cấp trên; không được đưa ra các chủ trương, quy định riêng trái với quy định chung
- Văn bản của cơ quan, đơn vị cấp dưới khi triển khai thực hiện văn bản của
cơ quan, đơn vị cấp trên phải được gửi về cơ quan, đơn vị cấp trên để theo dõi
(3) Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác Có thể hiểu thêm yêu cầu này như sau:
- Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt
- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học
- Cá nhân soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản
(4) Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Có thể hiểu thêm yêu cầu này như sau:
- Phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm, lịch sự
- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện
- Sử dụng từ ngữ thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách văn nói
- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới
(5) Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản Có thể hiểu thêm yêu cầu này như sau:
- Không sử dụng từ ngữ có âm sắc riêng của các vùng miền
- Chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông
- Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên môn, chuyên ngành
Trang 7(6) Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó Có thể hiểu thêm yêu cầu này như sau:
- Không viết tắt những từ, cụm từ mà người ở ngoài ngành không thông dụng
- Các chữ viết tắt của cùng một từ, cụm từ phải được sử dụng thống nhất trong toàn bộ nội dung văn bản
(7) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,
ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại
và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó Một
số lỗi thường gặp đối với quy định này khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan:
- Thiếu từ “số” ở giữa tên loại văn bản và số, ký hiệu văn bản
- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản sau cụm từ tên loại văn bản
và số, ký hiệu văn bản
- Không ghi tên cơ quan ban hành văn bản sau cụm từ tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Không ghi đầy đủ, chính xác trích yếu nội dung văn bản sau tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, cơ quan ban hành văn bản
(8) Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) Một số trường hợp phải viết hoa theo quy định thường gặp:
- Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng
- Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức
- Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm
Xem các ví dụ nêu tại Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) để biết cụ thể
b) Tác động và hiệu quả khi thực hiện đúng các quy định về nội dung văn bản hành chính tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, cá nhân, cơ quan, đơn vị nhận văn bản sẽ nhận biết được đầy đủ, rõ ràng mục đích, nội dung vấn đề của văn bản để tiếp thu, xử lý, thực hiện
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật, trong quá trình triển khai thực
Trang 8hiện các cá nhân, tổ chức sẽ không vi phạm các quy định pháp luật; hoặc nếu có trường hợp vi phạm sẽ có cơ sở để xem xét xử lý
- Khi nội dung văn bản hành chính được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và khi nội dung văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, cá nhân, cơ quan, đơn vị, tổ chức không bị mất thời gian để đọc hiểu văn bản, không hiểu nhằm vấn đề trong văn bản, không suy luận làm sai lệch ý đồ của văn bản
- Khi nội dung văn bản hành chính được sử dụng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, viết tắt, viết hoa theo đúng quy định sẽ đảm bảm được tính trang trọng, chuẩn mực, lịch sự của văn bản, tạo được tâm lý thoải mái cho người đọc, người
xử lý văn bản
- Trong nội dung văn bản hành chính, khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, được ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản sẽ dễ dàng cho người xử lý văn bản trong việc tra cứu tìm hiểu thêm thông tin
2 Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn bản hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn bản hành chính theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm các quy định sau:
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
(1) Bố cục Công văn thường có 3 phần: Dẫn dắt vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận vấn đề
- Phần dẫn dắt vấn đề phải nêu rõ lý do, cơ sở soạn văn bản; có thể giới thiệu
tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra
- Phần giải quyết vấn đề cần phải xác định rõ hướng giải quyết; sắp xếp thứ
tự các nội dung để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết Phải sử dụng văn phong phù hợp với mục đích của công văn:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có
đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác
Trang 9+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên.
+ Công văn có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, động viên sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời
+ Công văn có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng
- Phần kết thúc vấn đề cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có)
(2) Bố cục Tờ trình gồm có 3 phần:
- Nêu lý do đưa ra nội dung trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi)
- Các vấn đề cần đề xuất, trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi
- Đề xuất, kiến nghị cấp trên phê chuẩn Có thể đưa ra nhiều phương án để cấp trên chọn và phê duyệt phương án phù hợp nhất Lưu ý:
+ Phần đề xuất: Dùng văn phong hành chính có sức thuyết phục cao, cụ thể,
rõ ràng Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án
+ Các kiến nghị: Dùng văn phong hành chính lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi
- Tờ trình phải đính kèm các Phụ lục để làm rõ các phương án được đề xuất, kiến nghị trong Tờ trình
(3) Bố cục Thông báo:
- Mở đầu Thông báo, đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác
- Nội dung chính của Thông báo cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong Công văn
- Phần kết thúc chỉ cần tóm tắt mục đích và đối tượng cần được thông báo
(4) Bố cục Giấy mời:
- Mở đầu nội dung Giấy mời phải ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc chức vụ người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức mời
- Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân được mời
- Ghi rõ thời gian, địa điểm và nội dung làm việc Có thể ghi thêm một số nội cần lưu ý đối với người được mời
- Phần kết thúc ghi lời trân trọng kính mời
(5) Bố cục của Báo cáo:
- Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn
vị, tổ chức; về chủ trương do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị, tổ chức Nêu những điều kiện thuận lợi, khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ
Trang 10- Nội dung chính: Đánh giá những việc đã làm, những việc chưa làm, hoặc chưa hoàn thành Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
- Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện trong thời gian tới Những kiến nghị với cấp trên
Đối với Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động ngắn hạn, hoặc dài hạn, bố cục nội dung Báo cáo có thể trình bày theo các Phần, Mục, Khoản, Điểm như sau:
Phần I KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH I.TÌNH HÌNH VÀ BỐI CẢNH TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ
1 Thuận lợi
2 Khó khăn
II CÁC CĂN CỨ ĐỂ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ………
1 Các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước Trung ương
2 Các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước địa phương
3 Các văn bản chỉ đạo của Ngành
Phần II ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ……
I CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
1 Việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, triển khai tổ chức thực hiện
2 Việc tổ chức hội nghị, hội thảo triển khai, đánh giá tổ chức thực hiện
3 Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổ chức thực hiện
4 Các hoạt động khác
II TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ CÁC NHIỆM VỤ
1 Nhiệm vụ ……
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
2 Nhiệm vụ ……
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
III ĐÁNH GIÁ CHUNG