Luận văn hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dịch vụ thương mại số 1

Giấy báo nợ, giấy báo có Chứng từ vật t, hàng hoá Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộHoá đơn GTGT Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá Chứng từ lao động tiền lơng Bảng chấm

Lời mở đầu

Nền kinh tế thị trờng mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp hội nhập vàphát triển với nền kinh tế thế giới Hội nhập kinh tế là xu thế tất yếu để pháttriển của nền kinh tế nớc ta nói chung và của doanh nghiệp nói riêng Hộinhập cũng là thách thức và khó khăn rất lớn mà các doanh nghiệp phải đốidiện Nó đặt các doanh nghiệp trong một môi trờng kinh tế cạnh tranh khốcliệt về mọi mặt Vì vậy để có thể tồn tại và đứng vững trong cơ chế thị tr-ờng, các doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao trình độ quản lí tổ chứcsản xuất kinh doanh Do đó công tác hạch toán kế toán nói chung và côngtác kế toán các nghiệp vụ thanh toán luôn đợc các doanh nghiệp quan tâm,

cố gắng hoàn thiện để thích ứng và phát huy tác dụng của nó trong cơ chếmới

Qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1, nhậnthức rõ đợc vai trò, tầm quan trọng của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh

toán, em xin chọn đề tài “ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công

ty Dịch vụ Thơng mại số 1.” cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề của em ngoài Lời mở đầu và Kết luận còn gồm hai phần chính:

Phần I: Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty

Dịch vụ Thơng mại Số 1

Phần II: Một số ý kiến về thực trạng hạch toán tại Công ty và đề

xuất các kiến nghị hoàn thiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

Phần IThực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1

I Tổng quan về công ty dịch vụ thơng mại số 1

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dịch vụ Thơng mại

số 1.

1.1 Quá trình hình thành của Công ty

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 là một Doanh nghiệp Nhà nớc thuộcTổng công ty Dệt may Việt Nam Trụ sở chính đặt tại số 20 Lĩnh Nam,Hoàng Mai, Hà Nội.

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 tiền thân là Cửa hàng giới thiệu sảnphẩm của Tổng công ty Dệt, đợc hình thành từ đầu năm 1990 với lực lợngcán bộ phần lớn là rút ra từ các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty, nhằmmục đích giới thiệu và bán các sản phẩm do các Công ty Dệt sản xuất ra,từng bớc làm cầu nối giữa những nhà sản xuất với nhau và với ngời tiêudùng Công ty đợc thành lập ngày 16/9/1995 theo Quyết định thành lập số10/QĐ - HĐQT trên cơ sở sáp nhập các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty Dệt

và Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu may:

- Xí nghiệp sản xuất và Dịch vụ dệt

- Xí nghiệp dệt kim

- Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu may

- Tổng kho Đức Giang

Tổng số lao động lên tới trên 800 ngời

Trong quá trình hoạt động, tổ chức của Công ty lại thay đổi cho đếnnăm 1999, lần lợt các cơ sở sản xuất đợc tách ra khỏi Công ty và từ đó hoạt

động của Công ty chỉ còn chuyên khâu dịch vụ thơng mại với tổng sốkhoảng 80 cán bộ công nhân viên, chủ yếu là cán bộ của Xí nghiệp Dịch vụdệt và Tổng kho Đức Giang

Vốn chủ sở hữu ban đầu đợc Tổng công ty giao khi thành lập là6.650.000.000 đồng, trong đó:

1.3 Kết quả hoạt động 10 năm thành lập

Trong suốt 10 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã trải qua một giai

đoạn hoạt động đầy khó khăn và thách thức.Trớc hết, là một công ty vớichức năng thơng mại, số lợng vốn nh trên là quá ít, trong đó lợng hàng tồnkho của nhiều năm kể cả thời sản xuất theo Nghị định th với các nớc Đông

Âu và Liên Xô vẫn còn nên thực tế số vốn đợc huy động và đa vào kinhdoanh còn thấp hơn, bởi vậy phần lớn vốn hoạt động đều phải đi vay ngânhàng và phải chi trả lãi suất lớn, ảnh hởng đến lãi suất kinh doanh

Thứ hai là cơ chế chính sách của Nhà nớc đã đợc thay đổi nhiều, đápứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và phù hợp với nền kinh tế thị trờng nh-

ng vẫn còn nhiều bất cập

Thơng trờng ngành dệt may trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hoá,cạnh tranh diễn ra hết gay gắt trên phạm vi quốc tế và trong nớc Các đốithủ cạnh tranh nh Trung Quốc, ấn Độ có nhiều lợi thế hơn về quy mô và

công nghệ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từngày 1/1/2005 cho các nớc là thành viên của WTO.

Trong nớc, các công ty cha đợc đầu t đồng bộ và hiện đại, nhiều nhàmáy thiết bị còn lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu Ngành may sản xuất choxuất khẩu phần lớn là gia công, nguyên phụ liệu đều do phía nớc ngoàicung cấp

Bên cạnh những khó khăn đã kể trên, Công ty cũng có những thuậnlợi đáng kể:

Đợc sự chỉ đạo trực tiếp, sát sao của Tổng công ty dệt may Việt Nam,

sự hỗ trợ thiết thực của các ban ngành Trung ơng và địa phơng, đặc biệt là

sự hỗ trợ đắc lực của các ngân hàng, khâu không thể thiếu trong kinhdoanh

Đội ngũ cán bộ CNV, lãnh đạo Đảng và chính quyền, Công đoàn có

sự đoàn kết nhất trí, sự chỉ đạo với những giải pháp hữu hiệu tập trung đợcsức mạnh phát huy tính năng động chủ quan của từng cán bộ CNV

Cơ chế thị trờng khắc nghiệt nhng lại tạo đợc điều kiện phát triểnkinh tế, là động lực thúc đẩy mỗi cán bộ CNV làm việc hiệu quả, nghiêmtúc, phát huy tính năng động, sáng tạo của mỗi ngời

Nhìn lại quá trình hoạt động của Công ty, thuận lợi ít, khó khănnhiều, nhng với sự quyết tâm, nỗ lực, Công ty đã đạt đợc những thành tích

đầy ấn tợng và thành quả đó khẳng định bớc trởng thành phát triển bềnvững, khẳng định vị trí trên thơng trờng trong nớc và đối với Tổng công ty.Công ty trở thành nhà cung cấp sợi đa dạng và lớn nhất cho các đối tác, cácthành phần kinh tế khác ở phía Bắc và đang mở rộng phát triển ở phía Nam

Kết quả thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất:

ĐVT: 1.000.000 đồng

Thuế doanh thu,

1.4 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp:

4,1095,9080,5033,50

4,9095,0079,0021,00

2 Khả năng thanh toán

a, Khả năng thanh toán hiện hành

b, Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn

c, Khả năng thanh toán nhanh

d, Khả năng thanh toán nợ dài hạn

lầnlầnlầnlần

0,661,370,05

1,201,190,01

1,261,200,01

3 Tỷ suất sinh lời

a, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

- Tỷ suất lợi nhuận trớc thuế/doanh

thu

- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/doanh

thu

b, Tỷ suất lợi nhuận/tổng tài sản

- Tỷ suất lợi nhuận trớc thuế/doanh

0,600,401,20

0,210,14

0,600,402,10

0,150,11

0,600,402,10

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty hoạt động trên nguyên tắc chủ động về tài chính, tự cân

đối các khoản thu chi, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồnvốn trên cơ sở phân cấp về tài chính Công ty chịu trách nhiệm thanh toáncác khoản nợ ghi trong bảng cân đối tài sản và các cam kết khác Công ty

có trách nhiệm xây dựng đăng kí kế hoạch tài chính và các báo cáo tàichính để báo cáo với Tổng công ty Tổng công ty kiểm tra và phê duyệtquyết toán hàng năm của công ty

Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số

1 là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trên thị trờng buôn bán chủyếu qua hai giai đoạn mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biếnlàm thay đổi hình thái vật chất của hàng Đối tợng kinh doanh của công ty

là các loại hàng hoá nh quần áo, màn tuyn, bông, tơ sợi, cà phê Đó lànhững loại hàng đợc sản xuất, chế biến, thu mua trong nớc hoặc hàngnhập để tái xuất hoặc hàng thu mua của nớc ngoài để bán tiêu dùng trongnớc

Quá trình lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơitiêu dùng đợc thực hiện theo các phơng thức bán trực tiếp, phơng thứcchuyển hàng chờ chấp nhận, bán hàng đại lý, phơng thức bán hàng trảgóp… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từViệc lựa chọn phơng thức bán hàng nào cần phải xuất phát từ đặc

điểm quan hệ thơng mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phơngthức giao dịch mua bán thích hợp đem lại lợi ích lớn nhất cho doanhnghiệp

Trị giá vốn của hàng xuất bán đợc xác định theo phơng pháp giáthực tế đích danh, theo đó khi xuất kho lô hàng hoá nào thì tính giá thực tếnhập kho đích danh của lô hàng đó

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toántheo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ đợc hạch toántheo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại ngày phát sinh nghiệp vụ

Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng phápkhấu trừ

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh

Kinhdoanhxuất

Sảnxuất KDnguyên

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty dịch vụ

Th-ơng mại số 1

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty

Theo điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty thì bộ máy quản lý gồmgiám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng Ưu điểm củakiểu tổ chức này vừa phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phậnchức năng, vừa đảm bảo hệ thống chỉ huy một cấp, tăng cờng trách nhiệmcá nhân

Giám đốc: là ngời chịu trách nhiệm quản lý chung toàn Công ty Là

đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc,pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty Giám đốc làngời có quyền điều hành cao nhất trong Công ty

Phó giám đốc: là những ngời giúp giám đốc điều hành và quản lýmột hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công củagiám đốc và phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc giám đốc về nhiệm

vụ đợc giao

Phòng tổ chức hành chính ngoài nhiệm vụ phục vụ hỗ trợ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh còn phụ trách các công việc về hành chính sự

vụ nh văn th, tiếp khách, hội họp Phòng có nhiệm vụ nắm vững tình hìnhnhân lực, tổ chức biên chế nhân lực, quản lý cán bộ trong phạm vi đợccấp, thực hiện các định mức lao động, giải quyết chế độ chính sách chongời lao động Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ hàng tháng tính tiền lơng

và các khoản trích theo lơng cho các cán bộ CNV và có tạo ra doanh thu

đóng góp một phần vào hiệu quả của toàn Công ty

Phòng Tài chính Kế toán : Có trách nhiệm tổng hợp ghi chép kịp thờimọi hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh trong toàn Công ty Phòng

có nhiệm vụ phân tích đánh giá tình hình thực tế nhằm cung cấp thông tincho Giám đốc để ra quyết định Phòng có trách nhiệm áp dụng đúng cácchế độ kế toán hiện hành về tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, và lậpcác báo cáo tài chính cũng nh việc đôn đốc đòi nợ khách hàng Ngoài cácchức năng trên phòng kế toán cũng đợc giao nhiệm vụ kinh doanh quaviệc quyết định sự vận động của đồng tiền làm sao cho việc sử dụng đồngtiền có hiệu quả cao nhất

Các phòng trực tiếp kinh doanh gồm:

Phòng kinh doanh nội địa: Tổ chức mua bán các mặt hàng trong nớc,

mặt hàng chính là quần áo

Phòng kinh doanh xuất khẩu: Thu mua hàng hóa trong nớc và thực

hiện quá trình xuất khẩu ra nớc ngoài, đối tợng hàng xuất khẩu chủ yếu làquần áo, cà phê… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Trungtâm th-

ơng mạidệt may

Vănphòng

đại diện

Tp HCM

Phòng kinh doanh nhập khẩu: Thực hiện quá trình nhập khẩu và tổ

chức tiêu thụ các hàng hóa nhập khẩu, mặt hàng chính là bông, tơ, sợi

Phòng kinh doanh phụ liệu: Tổ chức kinh doanh các loại mặt hàng nh:

phụ liệu hàng dệt may, chỉ may công nghiệp, chun, giây luồn, nhãn mác… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ(Riêng mặt hàng chỉ may công nghiệp, có xởng nhỏ để sản xuất)

Văn phòng đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh: mới hơn 2 năm thành

lập có nhiệm vụ khai thác thị trờng tiềm năng ở phía nam

Trung tâm thơng mại dệt may: Là một đơn vị đợc giao quyền chủ

động về giá cả trong kinh doanh, chỉ chốt chi phí và hiệu quả (lãi nét nộp

về Công ty)

Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng nhng vẫn có mối quan hệmật thiết với nhau trong đó phòng kế toán là trung tâm đầu mối của tất cảcác phòng ban khác trong Công ty Lãnh đạo Công ty giao kế hoạch hàngtháng cho lãnh đạo các phòng (kế hoạch thu nợ đợc giao từng tuần), từ đólãnh đạo phòng giao kế hoạch kinh doanh và thu nợ cho từng cán bộ và

đôn đốc thực hiện

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

4 Đặc điểm Tổ chức công tác kế toán ở Công ty dịch vụ Thơng mại số 1

Kế toán

PhòngKinhdoanhNhậpkhẩu

PhòngKinhdoanhnội địa

Trungtâm Th-

ơng mạiDệt may

Vănphòng

đại diệnTP.HCM

quan thanh tra nh Thuế, Tài chính, Kiểm toán đến làm việc bảo đảm sựtrung thực trong kinh doanh Công ty đã sắp xếp bộ máy kế toán gọn nhẹ,hợp lý Phòng kế toán của Công ty gồm 10 ngời, trong đó có 01 trởngphòng kiêm Kế toán trởng và 02 phó phòng.

Chức năng, nhiệm vụ kế toán từng ngời trong phòng kế toán:

- Kế toán trởng: Là ngời phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớngdẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các kế toán viên Tổ chức, phân côngtrách nhiệm cho từng ngời ở bộ phận kế toán, phân tích hiệu quả kinh tế

và duyệt các chứng từ thu chi, tạm ứng, hoá đơn nhập xuất… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ Đồng thờichịu trách nhiệm trớc Giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kếtoán cung cấp

- Phó phòng: Có thể thay mặt kế toán trởng giải quyết công việc

đ-ợc giao Ngoài ra còn kiêm luôn kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ hàngtháng, quý, năm lập báo cáo kế toán theo mẫu quy định của Bộ tài chínhban hành

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanhtoán xảy ra trong Công ty

- Kế toán các phòng và cửa hàng có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp

vụ phát sinh của phòng mình và phải thực hiện đầy đủ các chức năng sau: + Cập nhật chứng từ liên quan đến mua hàng vào các “phiếu muahàng” trong thực đơn “mua hàng”, đồng thời phải quản lý sổ chi tiết và sổcái công nợ phải trả

+ Cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng vào “hoá đơn bánhàng”, quản lý các sổ chi tiết và sổ cái công nợ phải thu

+ Hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trênthực đơn “Tiền mặt – Ngân hàng”, quản lý sổ chi tiết, sổ cái tiền mặt,tiền gửi ngân hàng

+ Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần thuế

+ Hạch toán tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng,quản lý sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần tài sản cố định

+ Theo dõi việc nhập, xuất hàng hóa Lập bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn hàng tồn kho cuối tháng Lu các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến hàng tồn kho

+ Tập hợp chi phí, phân loại, hạch toán chi phí theo khoản mục mặthàng của phòng mình phụ trách

+ Xác định chính xác doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định đúng

đắn kết quả bán hàng

- Thủ quỹ: do một nhân viên phụ trách và là ngời duy nhất đợc giao nhiệm

vụ thu, chi tiền mặt và bảo quản tiền Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để nhập xuất tiền ra khỏi két và lên báo cáo quỹ để báo cáo cho

kế toán trởng

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số 1 áp dụng chế độ kế toán Doanhnghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995của Bộ Tài chính

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm và kết thúc vào

ngày 31 tháng 12 của năm

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng

Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giáthực tế ngày phát sinh

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán

theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấutrừ

4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán căn bản theo đúng chế độ

chứng từ kế toán ban hành theo quyết định trên

Hệ thống chứng từ sử dụng:

Chứng từ về tiền

Phiếu thuPhiếu chiGiấy đề nghị tạm ứngGiấy thanh toán tạm ứngBảng kê nộp tiền mặtBiên bản kiểm kê quĩ

Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chiBảng kê nộp séc

Kế toánPhòngXuấtkhẩu

Kế toánPhòngNguyênphụ liệu

Kế toánCửahàng

Kế toánthanhtoán

Thủ quỹ

Giấy báo nợ, giấy báo có

Chứng từ vật t, hàng hoá

Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộHoá đơn GTGT

Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá

Chứng từ lao động tiền lơng

Bảng chấm côngBảng thanh toán lơngHợp đồng giao khoánGiấy đi đờng

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1141/

TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Trên cơ sở số lợng tàikhoản quy định theo chế độ, căn cứ vào tổ chức hoạt động, quy mô, trình

độ quản lý trình độ kế toán và trang thiết bị hiện có phục vụ công tác kếtoán để kế toán sử dụng số lợng tài khoản cho phù hợp với công ty

Hệ thống tài khoản theo phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyêncủa Doanh nghiệp đợc mở nh sau:

TK 153: Công cụ dụng cụ

TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh Chi tiết theo bộ phận kinh doanh

TK 155: Thành phẩm Chi tiết theo bộ phận sản xuất

TK 156: Hàng hoá Chi tiết cho phòng kinh doanh

TK 211: Tài sản cố định hữu hình Mở chi tiết theo từng loại tài sản

TK 334: Phải trả công nhân viên

TK 335: Chi phí phải trả

TK 336: Phải trả nội bộ

TK 338: Phải trả, phải nộp khác

TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

TK 421: Lợi nhuận cha phân phối

TK 431: Quỹ phúc lợi, khen thởng

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

do trục trặc phần mềm có thể xảy ra

Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:

- Sổ kế toán chi tiết chủ yếu sau:

Sổ chi tiết tài sản cố định

Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ chi tiết tiền gửi

Sổ chi tiết tiền vay

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, với ngân sách Nhà nớc,thanh toán nội bộ,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Sổ chi tiết tiêu thụ

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Quy trình vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc dùng làm căn cứ ghi

sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh, vào Sổ nhật ký chung Sau đó căn cứ

số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản liênquan Công ty có mở Sổ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi Sổ nhật

ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liênquan

Với các nghiệp vụ có mở Sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứvào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào

Sổ nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợngnghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng Sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghivào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp domột nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh.

Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu đã ghi trên Sổ cáivào Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính

Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo đợc lập theo chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếucho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình kinh doanh năm tàichính của toàn doanh nghiệp Thông tin của báo cáo tài chính tổng hợp làcăn cứ quan trọng cho việc đề ra quyết định về quản lý, điều hành hoạt

động kinh doanh của đơn vị cấp trên, các nhà đầu t, của chủ sở hữu hiệntại và tơng lai và của các cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Các báo cáo theo qui định chung của nhà nớc:

Báo cáo kết quả kinh doanhBảng cân đối kế toán

Báo cáo luân chuyển tiền tệ

Thuyết minh báo cáo tài chính

Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ:

Báo cáo bán hàngBáo cáo chi phí

Chứng từ gốc và Bảng tổng hợp

đặc biệt

Nhật ký chung

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái TK

Bảng cân

đối phát sinh

Báo cáo kế toán

Bảng tổnghợp chi tiết

Báo cáo quĩBáo cáo các khoản phải thuBáo cáo các khoản phải trả

Báo cáo hàng tồn kho

II Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh

toán tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nêncác nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng Các nghịêp

vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, công nhân viên, nhà nớc,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ lànhững nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên liên tục đòi hỏi phải có sự tổ chứccông tác kế toán một cách hợp lý và có hiệu quả Hàng ngày, kế toán viênphản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời phải thờng xuyêncung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình thanh toán với các đối t-ợng ( ngời bán, khách hàng, nhà nớc, công nhân viên… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ) thông qua cácbáo cáo: báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Việc sử dụng kế toán máy đã góp phần giảm bớt khối lợng côngviệc ghi chép rất nhiều và giúp đa ra đợc các báo cáo một cách nhanhchóng và kịp thời

1- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán

Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với nhà cung cấp vềvật t, hàng hoá dịch vụ Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thứctrả chậm hoặc trả ngay hoặc ứng trớc tiền hàng

Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối vớicả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm

Để hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình thanh toánvới nhà cung cấp, kế toán sử dụng:

- Chứng từ mua hàng nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn giá trị gia tăng,phiếu thu ngời bán khi ứng tiền trớc

- Chứng từ thanh toán gồm phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản thanh toán

bù trừ công nợ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Các chứng từ này đợc mã hoá tự động trong máy

1.1 Hạch toán chi tiết với nhà cung cấp

Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với ngời bán, kế toán thanh toán

sẽ mở Sổ kế toán chi tiết công nợ thực hiện việc theo dõi các khoản nợ vớingời bán theo từng lần nợ và số còn phải trả Sổ chi tiết tài khoản này đợc

mở theo từng mã nhà cung cấp của từng bộ phận kinh doanh Việc theodõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy vàmáy tự động xử lý số liệu

Với mỗi nhà cung cấp có quan hệ thanh toán thờng xuyên, đợc theodõi trên một cuốn sổ riêng

Với nhà cung cấp có quan hệ thanh toán không thờng xuyên (vãnglai), đợc thực hiện theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các nhà cungcấp vãng lai khác

Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của ngời bán, kế toánthanh toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ đểmáy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã nhà cung cấp đã đ-

Hàng ngày, kế toán phải kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của nhà cungcấp xem nhà cung cấp nào đã đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toáncho ngời bán.

Khi đến hạn thanh toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp, lậpphiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửingân hàng để làm thủ tục thanh toán với ngời bán

Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán với nhà cung cấp nh phiếuchi, giấy báo nợ, kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việcthanh toán với nhà cung cấp

* Trình tự hạch toán chi tiết

Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụthực tế cụ thể

Ví dụ 1: Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 ký hợp đồng mua hànghoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/6 61b,trọng lợng 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng Thuế GTGT 10%

Ngày 25/10/2005 hàng về nhập kho Công ty cha trả tiền hàng.Ngày 28/10/2005 Công ty thanh toán một phần tiền hàng cho SợiPhú Bài là 40.000.000 đồng bằng tiền mặt

Hoá đơn giá trị gia tăng Công ty cổ phần Sợi Phú Bài liên 2 giaocho Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 nh sau

mẫu số: 01GTKT-3LL UR/2005N

Địa chỉ:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ Số tài khoản:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Điện thoại:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Họ tên ngời mua hàng:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Tên đơn vị : Công ty Dịch Vụ T.Mại 1

Địa chỉ: 20 Lĩnh Nam, Hà nội Số tài khoản:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Hình thức thanh toán: trực tiếp

Cộng tiền hàng: 98.280.000

Thuế suất GTGT 10%Tiền thuế GTGT: 9.828.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 108.108.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm lẻ tám triệu, một trăm lẻ tám nghìn đồng

Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng trên, ngày 25/10/2005 khi hàng hoá

về tới Công ty, kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập 328 cho số hàng hoá

trên

Đơn vị… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Địa chỉ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Mẫu số: 01-VT

Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

Phiếu nhập kho

Ngày 25 tháng 10 năm 2005

Nợ:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ Số 328NK

Có:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

(ký, họ tên) Kế toán trởng(ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu(ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký,họ tên) (ký, họ tên)Thủ kho

Biểu 2: Phiếu nhập kho

Ngày 28/10/05 Thủ quỹ xuất tiền theo phiếu chi số 1339 và kế toántiền mặt ghi sổ số tiền trên theo định khoản sau:

Nợ TK 3313- 1P01: 40.000.000

Có TK 1111: 40.000.000

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1

Số 20, Lĩnh Nam, Hà Nội Tài khoản có: 1111Số phiếu:1339

Phiếu chi tiền mặt

Biểu 3: Phiếu chi

Ngày 25/10/2005 kế toán thanh toán thực hiện vào Sổ chi tiết khoảntiền nợ nhà cung cấp Phú Bài là 108.108.000 đồng

Ngày 28/10/2005 căn cứ vào phiếu chi tiền, máy tính nhập liệu vàophần hành tiền mặt để giảm trừ công nợ phải trả nhà cung cấp và đồngthời thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền đã thanh toán cho nhàcung cấp

Cụ thể hình thức Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán sẽ có kết cấu nh sau

Biểu 4: Sổ chi tiết công nợ

Cuối kỳ, in ra Bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp để cung cấp thông tin cho quản lý và làm cơ sở đối chiếu với Sổcái TK 331

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Bảng Tổng hợp thanh toán với ngời bán

Tài khoản: 3313- Phải trả ngời bán trung tâm 3

Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005

Đơn vị tính: đồng

… … … … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … … … … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ

1.2 Hạch toán trên sổ tổng hợp

Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung,cùng với việc hạch toán chi tiết kế toán cũng thực hiện hạch toán trên sổtổng hợp và việc thực hiện hạch toán này cũng đợc thực hiện trên máy vitính

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 có quan hệ thanh toán với các nhàcung cấp trong nớc và quốc tế Tuy nhiên việc mua bán trao đổi hàng hoávới các nhà cung ứng nớc ngoài thờng là thanh toán trả tiền ngay nhng vẫnhạch toán qua tài khoản 331- Phải trả ngời bán Điều này làm phức tạphoá quá trình hạch toán bởi việc kế toán ghi tăng công nợ lên sau đó ghigiảm ngay công nợ Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp cáckhoản nợ này không có ý nghĩa vì thực chất các khoản nợ này không phátsinh mà đã thực hiện thanh toán luôn Do là thanh toán trả ngay cho nên

kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán bằng ngoại

tệ và không phản ánh lên tài khoản 007 để theo dõi nguyên tệ Tại cácnghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp là quốc tế Công ty sử dụng tỷ giábình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ để thanh toán

Ngoài tài khoản 331, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nh

111, 112, 152, 156 … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ cho các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán Dựa vàocác chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán với nhà cung cấp kế toáncập nhật vào máy tính Máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ vàcập nhật xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợpcủa các tài khoản liên quan Cuối kỳ thực hiện lên các Sổ cái tài khoảnliên quan, đồng thời máy tính tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản

Từ số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, máy tính tổng hợp lên cácbáo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán

*Trình tự hạch toán tổng hợp

Ví dụ 1 (tiếp): Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 ký hợp đồng muahàng hoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/661b, 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng.Thuế GTGT 10% Ngày25/10/2005 hàng về nhập kho Công ty cha trả tiền hàng Đến ngày 28/10/

2005 thực hiện trả cho Sợi Phú Bài một phần tiền hàng là 40.000.000 đồngbằng tiền mặt

Từ các chứng từ phát sinh trong quá trình mua bán với Công ty CPsợi Phú Bài đã trình bày ở phần ở trên, sau khi kế toán cập nhật chứng từmáy tính thực hiện lên Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, Sổ cái chitiết và Sổ cái tổng hợp TK 331

25/10 PN328 Cty CP sợi Phú Bài- 1P01 15613 3313 98.280.000

25/10 PN328 Cty CP sîi Phó Bµi- 1P01 133113 3313 9.828.000

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

27/10 PC 1338 Thanh toán gốc tiền vay

28/10 PC 1339 Thanh toán tiền hàng cho

sợi Phú Bài –1P01 3313 1111 40.000.000

28/10 PC 1340 Trả tiền hoá chất Pn302 3311 1111 11.968.000

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ 30/10 PC 1350 Thanh toán tiền mua xăng

Ngời ghi sổ

Biểu 7: N hật ký chi tiền

Cuối kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào nhật ký mua hàng, nhật kýchi tiền để ghi vào Sổ cái tài khoản 3313 và 331 Sổ cái các tài khoản này

đợc đối chiếu với Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán ( Biểu 5)

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 3313- Phải trả ngời bán trung tâm 3

Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/200 5

Số d có đầu kỳ: 1.475.326.732 đ

25/10 PN 328 Mua CTCP sîi Phó Bµi-1P01 15613 98.280.000 25/10 PN 328 ThuÕ gtgt hµng sîi Phó Bµi

1P01

–

133113 9.828.000

28/10 PC1339 Thanh to¸n tiÒn hµng cho

BiÓu 8: Sæ c¸i tµi kho¶n 3313

C«ng ty dÞch vô th¬ng m¹i sè 1

Sæ c¸i tµi kho¶n

Tµi kho¶n: 331- Ph¶i tr¶ ngêi b¸n

… §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ

25/10 PN 328 Mua CTCP sîi Phó

28/10 PC1339 Thanh to¸n tiÒn hµng cho

BiÓu 9: Sæ c¸i tµi kho¶n 331

2- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với ngời mua về vật t,hàng hoá dịch vụ Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thức trảchậm hoặc thu tiền ngay hoặc khách hàng ứng trớc tiền

Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối vớicả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quá trình giao dịch với ngờimua, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- chứng từ về bán hàng nh hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng,phiếu xuất kho, … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

- chứng từ về thanh toán gồm phiếu thu, giấy báo có,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Các chứng từ này đợc mã hoá tự động trong máy

2.1 Hạch toán chi tiết với khách hàng

Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với ngời mua, kế toán thanhtoán mở Sổ chi tiết thực hiện việc theo dõi công nợ với từng khách hàngtheo từng lần phát sinh nợ và số còn phải thu qua quá trình thu hồi nợ Sổchi tiết tài khoản này đợc mở theo từng mã khách hàng của từng bộ phậnkinh doanh.Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toánnhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu

Với mỗi khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên kế toántheo dõi trên một cuốn sổ

Với khách hàng có quan hệ thanh toán không thờng xuyên (vãnglai), kế toán theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các khách hàngvãng lai khác

Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của ngời mua kế toánthanh toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ đểmáy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã khách hàng đã đợcmã hoá trớc

Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy sốliệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu d đầu kỳ của báo cáo trớc để tính ra

d cuối kỳ của từng khách hàng và lập Bảng tổng hợp thanh toán với kháchhàng cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty

Hàng ngày, kế toán kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của khách hàngxem khách hàng nào đã đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán vớikhách hàng

Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanhtoán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủtục thanh toán với khách hàng

Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán của ngời mua nh phiếu thu, giấybáo có,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từkế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanhtoán với ngời mua, lên Sổ chi tiết công nợ của khách hàng đó Cuối thángmáy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp thanh toánvới ngời bán theo nguyên tắc không đợc bù trừ

* Trình tự hạch toán chi tiết

Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụthực tế cụ thể

Ví dụ 2: Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 theo hợp đồng

45859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơn giá cảVAT là 8729 đồng/ chiếc cho Công ty Việt An –2V02 Công ty Việt Anthanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng

Chứng từ phiếu xuất kho trong bán hàng nh sau:

Đơn vị:

Điện thoại: Mẫu số: 03PXK-3LL

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Họ tên ngời vận chuyển: Chị Mai… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từHợp đồng số 45859

Phơng tiện vận chuyển:… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Xuất tại kho: Công ty DVTM số 1

Nhập tại kho: Công ty TNHH Hồ Tây –XN SX XNK Việt An

Biểu 10: Phiếu xuất kho

Cùng ngày kế toán thanh toán lập phiếu thu số 1583, chuyển chứng

từ cho kế toán trởng kí Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán thanh toán ghi sổ

số tiền trên và đa chứng từ vào bảo quản lu trữ

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1

Phiếu thu tiền mặt

Ngày 30/12/2005 kế toán cập nhật phiếu xuất kho vào máy, máytính vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền phải thu khách hàng là 8.729.000

đồng

Cùng ngày kế toán tiền mặt nhập liệu vào máy để giảm trừ công nợphải thu khách hàng, máy tính thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoảntiền khách hàng đã thanh toán

Hình thức Sổ chi tiết công nợ TK 1313 và Bảng tổng hợp thanh toánvới khách hàng đợc sử dụng trong nghiệp vụ này sẽ có kết cấu nh sau:

Biểu 12: Sổ chi tiết công nợ

Cuối kỳ, in ra bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng để cung cấp thông tin cho quản lý và làm cơ sở đối chiếu với Sổ cái

TK 131

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng

Tài khoản:1313- Phải khách hàng trung tâm 3

Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng

BiÓu 13: B¶ng tæng hîp thanh to¸n víi kh¸ch hµng

2.2 Hạch toán trên sổ tổng hợp

Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung,cùng với việc hạch toán chi tiết kế toán cũng thực hiện hạch toán trên sổtổng hợp và thực hiện trên máy vi tính

Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 có quan hệ thanh toán với kháchhàng trong nớc và quốc tế Tuy nhiên việc trao đổi hàng hoá với kháchhàng nớc ngoài là thu tiền ngay nhng vẫn hạch toán qua tài khoản 131-Phải thu khách hàng Điều này làm phức tạp hoá quá trình hạch toán bởiviệc kế toán ghi tăng công nợ lên sau đó ghi giảm ngay công nợ Việchạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các khoản nợ này không có ýnghĩa vì thực chất các khoản nợ này không phát sinh mà đã thực hiệnthanh toán luôn

Với các khoản thanh toán với khách hàng bằng ngoại tệ thu tiềnngay hoặc thu sau kế toán có mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằngngoại tệ nhng không phản ánh vào tài khoản 007 để theo dõi sự biến độngcủa nguyên tệ Tại các nghiệp vụ phát sinh với khách hàng là quốc tếCông ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghinhận nợ để thanh toán Cuối kỳ khi có chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toánphản ánh vào tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá

Ngoài tài khoản 131, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác là 111,

112, 511, 333, 413 … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ cho các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua Dựavào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán với khách hàng kếtoán cập nhật vào máy tính Cuối kỳ máy tính lên Sổ cái các tài khoản

đồng thời tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản Từ số liệu trên Sổcái máy tính tổng hợp lên các báo cáo tài chính vào cuối kỳ

*Trình tự hạch toán tổng hợp

Để hiểu rõ quá trình hạch toán tổng hợp em xin đi vào ví dụ cụ thể

Ví dụ 2 (tiếp): Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 theohợp đồng 05859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơngiá cả VAT là 8729 đồng/ chiếc cho Công ty Việt An –2V02 Công tyViệt An thanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng

Từ các chứng từ phát sinh trong quá trình mua bán với Công ty Việt

An nh đã trình bày ở phần trên, sau khi kế toán cập nhật chứng từ máytính thực hiện lên Sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và Sổ cái tổng hợpPhải thu khách hàng

Cụ thể hình thức các Sổ đợc sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu nh

01/10 HD44527 Cty DÖt may Gia §Þnh 1313 51113 100.066.976 01/10 HD44527 Cty DÖt may Gia §Þnh 1313 333113 10.006.698 01/10 HD44528 Kh¸ch v·ng lai TTDM 3 1313 51113 3.330.004

01/10 HD44529 Kh¸ch v·ng lai TTDM 3 1313 51113 19.895.040 01/10 HD44529 Kh¸ch v·ng lai TTDM 3 1313 333113 1.989.504

30/12 HD47732 Thuª kho theo PL02-DV25 1310 51110 5.945.454

… §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ 30/12 HD47789 Kh¸ch v·ng lai thu tiÒn ngay

30/12 HD47981 Cty V¶i sîi CÇu Vång 1313 51113 71.704.652 30/12 HD47981 Cty V¶i sîi CÇu Vång 1313 333113 7.170.465 30/12 HD48016 Cty DÖt kim §«ng Xu©n 1311 51111 258.090.372 30/12 HD48016 Cty DÖt kim §«ng Xu©n 1311 333110B 25.809.037 31/12 HD47733 Tתn níc SH, Thuª CH Q3+4

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

30/12 PT 1583 Thu tiền bán hàng Cty

Biểu 15: Nhật ký thu tiền

Cuối kỳ, căn cứ số liệu trên nhật ký bán hàng và nhật ký thu tiền máy tính tổng hợp số liệu vào Sổ cái chi tiết và tổng hợp 131 Sổ cái tài

khoản này đợc đối chiếu với Bảng tổng hợp thanh toán (Biểu13)

Công ty dịch vụ thơng mại số 1

Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 1313-Phải thu của khách hàng TTDM 3

Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005

Số d nợ đầu kỳ: 5.191.007.991 đồng

… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ … Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

01/10 44527 Cty Dệt may Gia

C«ng ty dÞch vô th¬ng m¹i sè 1

Sæ c¸i tµi kho¶n

Tµi kho¶n: 131-Ph¶i thu cña kh¸ch hµng

… §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ … §Æc biÖt g©y khã kh¨n lµ viÖc xo¸ bá h¹n ng¹ch dÖt may tõ

Tæng ph¸t sinh nî: 92.813.483.436

Tæng ph¸t sinh cã: 1.650.691.293

Sè d nî cuèi kú: 38.822.572.123

Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m2005

KÕ to¸n trëng

BiÓu 17: Sæ c¸i tµi kho¶n 131

3 Hạch toán thanh toán với công nhân viên

Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động, các doanhnghiệp sử dụng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thầntích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suât lao động Đối vớicác doanh nghiệp, tiền lơng phải trả cho ngời lao động là một yếu tố cấuthành giá trị cuả sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra Do vậydoanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phítiền lơng

Quản lý lao động và tiền lơng là một nội dung quan trọng trong côngtác quản lý sản xuất kinh doanh Tổ chức tốt công tác hạch toán này giúpquản lý tốt quỹ lơng, bảo đảm việc trả lơng và trợ cấp BHXH theo đúngnguyên tắc, đúng chế độ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tình hình thanh toán vớiCNV, kế toán sử dụng tài khoản 334, 338 và các chứng từ liên quan: bảngchấm công, bảng thanh toán tiền lơng, giấy chứng nhận nghỉ ốm hởngBHXH, bảng thanh toán tiền thởng, hợp đồng giao khoán, và các chứng từ

về thanh toán… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ

3.1 Hạch toán chi tiết thanh toán với công nhân viên

Để phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết, kế toán thực hiện hạchtoán trên số lợng lao động và thời gian lao động Trong đó hạch toán theo

số lợng lao động là sự theo dõi sự biến động tăng giảm về mặt số lợngtrong từng bộ phận, từng phòng ban và trong phạm vi toàn Công ty Chỉtiêu số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên Sổ danh sáchlao động do phòng lao động tiền lơng lập Cơ sở ghi Sổ danh sách lao

động là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nângbậc, thôi việc,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từMỗi sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghichép đầy đủ vào Sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ choviệc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời

Hạch toán sử dụng thời gian lao động là sự ghi chép, phản ánh kịpthời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế hoặc ngừng việc,nghỉ việc của từng ngời lao động trong phân xởng sản xuất và từng phòngban trong doanh nghiệp

Để hạch toán thời gian lao động Công ty sử dụng bảng chấm công

Đây là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động.Bảng này lập cho từng phòng ban trong Công ty nhằm theo dõi số ngàycông thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép vắng mặt của ngời lao độngtheo từng ngày Bảng là căn cứ để tính lơng phải trả, BHXH phải trả, tínhthởng và tổng hợp thời gian lao động trong Doanh nghiệp

*Trình tự hạch toán chi tiết

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiền lơng cập nhậtchứng từ vào sổ chi tiết 334 Sổ chi tiết này đợc mở theo các loại tiền lơngphải trả Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với công nhân viên, kế toán sẽthực hiện theo dõi các khoản phải trả, các khoản đã trả và còn phải trả chongời lao động trên Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ Việc theodõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy vàmáy tính tự xử lý số liệu

Khi có phát sinh chứng từ về công nợ kế toán sẽ thực hiện cập nhậtchứng từ để lên Sổ chi tiết công nợ Khi thanh toán cho công nhân viên từchứng từ thanh toán kế toán cũng cập nhật số liệu để ghi giảm trừ khoảncòn phải trả công nhân viên

Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy

số liệu Tổng phát sinh nợ, có và các chỉ tiêu số d cuối kỳ trớc để tính ra số

d cuối kỳ này để lập Bảng cân đối công nợ cho từng loại lơng toàn Doanhnghiệp Số liệu trên bảng đợc dùng đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và

Sổ tổng hợp 334

Để hiểu rõ quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ cụ thể

Ví dụ 3: Nghiệp vụ tính lơng cơ bản cho nhân viên trong toàn Công

ty Sau khi trừ đi các khoản nh BHXH,BHYT,… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từkế toán tính ra số thựclĩnh của mỗi nhân viên và khi thanh toán trả bằng tiền mặt

Căn cứ vào chứng từ bảng chấm công do trởng phòng các phòngban chấm công cho mỗi nhân viên trong phòng chuyển về, kế toán tính ralơng cơ bản của các nhân viên Sau đây là Bảng chấm công của các nhânviên phòng tổ chức hành chính tháng 11/2005

C«ng ty dÞch vô th¬ng m¹i sè 1

Bé phËn: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh

B¶ng chÊm c«ngTh¸ng 11 n¨m 2005

ST

nghØ viÖc

SC ëng l-

h-¬ng

SC hëngBHXH

Hạch toán chi tiết nghiệp vụ này nh sau:

Ngày 15 hàng tháng Công ty trả lơng cơ bản cho nhân viên.Máy tính vào Sổ chi tiết Công nợ số đã trả

Cuối kỳ tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối công nợ với công nhân viên Số liệu trên bảng này làm căn cứ để đối chiếu với Sổcái tài khoản 334 Hình thức Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu nh sau:

Stt MS Diễn giải Số d đầu kỳ Phát sinh Số d cuối kỳ

Ngời lập biểu (Ký, họ tên)

Biểu 21: Bảng cân đối công nợ

Số liệu trên bảng cân đối công nợ đợc dùng để đối chiếu với Sổ cái tài khoản 334 ở dới