Luận văn hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trờng hợp thu mua hàng hoá: Giá thực tế = Giá mua + Thuế nh

LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng, có sự quản lý của Nhà nớc bằng Pháp luật trong những năm qua đã làm thay đổi các nguyên tắc quản lý kinh doanh trong các doanh nghiệp Trong cơ chế thị trờng, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều phải thực hiện triệt để các nguyên tắc kinh doanh nh nguyên tắc tự quản, nguyên tắc lấy thu bù chi và bảo toàn vốn

Trong hoạt động kinh doanh mục tiêu của các doanh nghiệp là làm sao tối đa hoá lợi nhuận Để thu đợc nhiều lợi nhuận, các doanh nghiệp phải sử dụng chi phí hợp lý với mức doanh thu Với một chi phí thấp nhất để đạt mức doanh thu cần thiết thì kết quả thu đợc sẽ là lợi nhuận cao nhất Do vậy, doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo không có hiện tợng chi không cần thiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đối với doanh nghiệp thơng mại nghiệp vụ chính là lu chuyển hàng hoá, việc sử dụng hợp lý chi phí có ý nghĩa sống còn Tiết kiệm chi phí góp phần tiết kiệm vốn kinh doanh giảm chi phí tới mức thấp nhất để đạt doanh thu móng muốn có vai trò quyết định trong việc tăng lợi nhuận Tiết kiệm chi phí là điều kiện tăng tích luỹ ngân sách Nhà nớc, thúc đẩy nền sản xuất, góp phần hạ giá bán lẻ hàng tiêu dùng, từ đó nâng cao đời sống nhân dân Để có thể quản lý chi phí để đạt mức doanh thu mong muốn ta phải hạch toán chính xác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ

Có nh vậy ta mới có thể kiểm tra, giám sát tình hình chi tiêu và thu nhập của doanh nghiệp để hạ thấp chi phí tới mức tối thiểu nhờ đó mới có kết quả kinh doanh tốt nhất

Nhận thức đợc vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ Trong thời gian thực tập tại Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng, đợc sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của Công ty cùng với sự hớng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản đã giúp tôi lựa chọn đề tài:

“Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng”

Kết cấu luận văn gồm 3 phần chính:

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và

kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ.

Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công

ty Vật t Kỹ thuật Xi măng

Phần III: Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu và

kết quả tại Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lợng

hàng hoá kinh doanh trong kỳ.

I Tổ chức hạch toán chi phí của khối lợng hàng hoá:

1 Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán:

1.1.Bản chất của giá vốn hàng bán:

Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái giá phải trả để có lợng hàng hoá bán ra trong kỳ

Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn bán hàng nhng trong nền kinh tế thị trờng quan niệm đó không hoàn toàn chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu mua vào chi phí lu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và khó kiểm tra đợc tính chính xác Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy định đợc tính theo giá thực tế Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trờng hợp thu mua hàng hoá:

Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới )…

1.2.Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho)

Trong doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng

ảnh hởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nhất là trong nền kinh tế thị trờng tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thơng mại ta

có thể áp dụng một trong các phơng pháp tính trị giá hàng xuất kho sau:

I.2.1 Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (ph ơng pháp trực tiếp, ph ơng

pháp đặc điểm riêng):

Khi có thể nhận diện đợc từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua

và danh đơn của nó thì phơng pháp này có thể đợc sử dụng để xác định trị giá vốn Phơng pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ

I.2.2 Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc: FIFO (First in First out)–

Phơng pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn nhng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lu chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành nh thực phẩm, nớc giải khát, thuốc lá, d-

ợc phẩm…

Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập trớc thì xuất trớc, hàng hoá nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trớc mới đến hàng nhập sau

I.2.3 Ph ơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá Căn

cứ vào lợng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của hàng hoá bán ra

Công thức tính phơng pháp này đợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tơng đối chính xác trị giá vốn hàng bán

I.2.4 Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc: LIFO (Last in First out) –

Theo phơng pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trớc Xuất hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trớc nó Phơng pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn Phơng pháp này th-ờng đợc áp dụng trong thời kỳ lạm phát

Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị nhng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ Việc phân

bổ đợc tiến hành theo công thức sau:

1.3.2 Hạch toán:

* Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản nh sau:

+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên TK 632

có kết cấu nh sau:

Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá,

lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn

(đã đợc coi là tiêu thụ trong kỳ)

Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả

+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán:

tiêu thụ

Tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tiêu thụx

- Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ:

+ Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao

vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ

- Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhng cha xác định là tiêu thụ

+ Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác

định kết quả

+ Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ)

Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d

* Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phơng thức bán hàng:

+ Trờng hợp bán hàng theo phơng thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 156 - Hàng hoá (1561)+ Trờng hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho ngời mua:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đờng

+ Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại

và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán

2 Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng:

2.1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Giá vốn của hàng đã tiêu thụ

Doanh nghiệp thơng mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lu thông hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết Nhờ nó mà hàng hoá đợc đa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới đợc thực hiện Để thực hiện đợc việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng đợc yêu cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì doanh nghiệp thơng mại cần hao phí một lợng lao động nhất định (gồm lao động sống và lao động vật hoá) Nhng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi là chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng…nhằm có đợc doanh thu

Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi

và tiêu dùng Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lu thông

và bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng

Nh vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông phát sinh dới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong

kỳ báo cáo

Chi phí bán hàng đợc bù đắp bằng khối lợng doanh thu thuần thực hiện Trong trờng hợp đặc biệt, chi phí bán hàng đợc kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thơng vụ đợc thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo

2.2 Nội dung chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn)

- Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý

hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thơng mại cho hàng hoá

- Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục

vụ bán hàng nh máy tính, cân, bàn ghế v.v …

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phơng tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc, kho bãi, cầu cảng v.v )…

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác

- Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể đợc thể hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi tiêu Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có:

- Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phơng tiện, thuê kho bãi trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán

- Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá

- Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói, công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế

- Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng

- Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng

- Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài

- Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng …

- Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax …

Chi phí bán hàng của trờng hợp kinh doanh hàng thực phẩm tơi sống,

động vật sống còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo…

quản chất lợng …

Trờng hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phơng thức vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực

tế của hàng hoá vận chuyển đã bán

* Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng:

Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới

đợc tính là chi phí bán hàng nh chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố

định dùng cho công tác bán hàng còn các chi phí khác nh… chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp (nh thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp ) thì không đ… ợc tính là chi phí bán hàng

- Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng đợc tính vào chi phí bán hàng

- Những chi phí có tính chất dự phòng nh dự phòng giảm giá hàng tồn kho,

dự phòng nợ phải thu khó đòi không đợc tính vào chi phí bán hàng

- Không đợc tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (nh các chi phí xây dựng nhà trẻ, câu lạc bộ ) những khoản thiệt hại và bồi th… ờng vật chất do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng …

- Các khoản thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không đợc hạch toán vào chi phí bán hàng

Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán

đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lợng quản lý chi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tợng “lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp

doanh nghiệp tự chủ về tài chính của mình

2.3.Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng:

Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp

tỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng đặt ra ở các doanh nghiệp nh sau:

- Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí

- Phản ánh kịp thời, giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng

- Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết kiệm chi phí

Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2.4 Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng:

2.4.1 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:

Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đợc hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trớc” TK641 không có

số d cuối kỳ TK 641 có 6 tài khoản cấp 2

+ TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm

hàng hoá đi bán bao gồm lơng chính, lơng phụ, các khoản phụ cấp khác …

+ TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng nh vật liệu dùng đóng gói sản phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng

+ TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng nh quầy hàng, bàn ghế, máy tính v.v …

+ TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng nh nhà cửa, kho tàng, phơng tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lờng …

+ TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành sản phẩm đã tiêu thụ

+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản

ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng nh tiền thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu

+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên nh chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm …

Có TK 338 - Phải trả khác

- Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

- Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trớc (1421)

(Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh)

- Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi:

- Trờng hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì

sử dụng phơng pháp tính trớc chi phí bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112, 335, …

Có TK 641 - Chi phí bán hàng

- Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác

định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 - Chi phí bán hàng

- Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc

có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi phí trả trớc, kế toán ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Có TK 641 - Chi phí bán hàng

- ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã đợc kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau:

Các chi phí liên quan khác Chờ kết chuyển Kết chuyển

2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:

Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết kiệm Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp Theo quy định chung của ngành thơng mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phơng pháp đầu là chủ yếu

- Theo yếu tố chi phí: Đợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thơng mại Các yếu tố phát sinh trong kỳ đợc bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp

- Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng đợc kế toán theo từng đơn vị phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phơng pháp này đang đợc vận dụng phổ biến hiện nay Theo phơng pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị trực thuộc đợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên

quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

- Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho hai tài khoản 641, 642

Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5

3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

3.1 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc theo bất

kỳ hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác

Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp nhng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp

Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ

nó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập nhng vẫn bị ảnh hởng của bộ máy quan liêu bao cấp

Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nớc vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ

ché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết

3.2 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và

hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng Mặt khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải đợc sắp xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng đợc một cách tối u các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân

bổ không chính xác Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại nh sau:

- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của…doanh nghiệp

- Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở

lý dùng cho các phòng ban

- Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản lệ phí nh phí trớc bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp cấp trên để lập quỹ phí

- Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí về điện, nớc, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố

định thuộc văn phòng doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v…Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp Mặt khác cách phân loại này còn tạo

điều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp đợc một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp

3.3 Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp:

Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh

l-u chl-uyển hàng hoá phải dựa trên các ngl-uyên tắc cơ bản sal-u:

- Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới đợc tính là chi phí quản lý doanh nghiệp

- Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý nh nhà cửa, phòng ban, các phơng tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý thì giá trị hao mòn của…chúng đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Không đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất thờng nh những chi phí về thanh lý, nhợng bán tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ

- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn nh chi phí đầu t ký quỹ, ký cợc, chi phí liên quan đến cho vay …

Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng

đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác

định chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện đợc quyền tự chủ về tài chính của mình

3.4 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:

3.4.1 Kế toán tổng hợp chi phí quản lý:

Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trớc”

TK 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành các TK cấp 2:

+ TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”

+ TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”

* Phơng pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

- Tiền lơng, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

- Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng đợc tính trực tiếp một lần cho chi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Trong trờng hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng phơng pháp phân bổ dần và ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1421)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

- Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn phải nộp Nhà n… ớc, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 111, 112

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nớc mua ngoài phải trả, ghi: …

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

- Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc

Có TK 111, 112

- Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 111, 112, 331…

- Trờng hợp sử dụng phơng pháp tính trớc về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố

định kế toán thực hiện nh sau:

Khi tính trớc chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản

142 “Chi phí trả trớc” ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vào

TK 142 (1422) đợc kết chuyển sang TK 911, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422) Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau:

3.4.2 Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thơng mại không chỉ tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đợc Nhà nớc quy định rất cụ thể, mỗi đơn

vị thuộc ngành thơng mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinh

tế của chi phí quản lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí Tuy nhiên doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chi tiết chi phí nh có thể kết hợp với kế toán chi itết theo khâu kinh doanh, địa

điểm, đối tợng kinh doanh

II Tổ chức hạch toán doanh thu:

1 Bản chất của doanh thu:

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá,

sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng Nói cách khác, doanh thu

là tổng số tiền phản ánh trên các chứng từ, hoá đơn hợp đồng về cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ (tính theo số lợng hàng hoá, lao vụ, dịch vụ

đơn giá bán) Khi một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và hàng hoá cho ngời tiêu dùng thì doanh nghiệp đợc trả ngay một khoản tiền hoặc một khoản phải thu trong thời gian tới Doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định đợc xác định bởi lợng tiền và các khoản phải thu do việc bán hàng trong thời gian

đó Đối với một nghiệp vụ riêng biệt nào đó thì số doanh thu là giá trị tài sản nhận đợc từ khách hàng

* Thời điểm xác định doanh thu:

Doanh thu đợc xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá hay nói cách khác là thời điểm hàng bán thu tiền hay đợc ng-

ời mua chấp nhận thanh toán

2 Tổ chức hạch toán doanh thu:

Doanh thu là chỉ tiêu kinh tế quan trọng đối với ban lãnh đạo và các nhà

đầu t Nó biểu hiện quy mô doanh nghiệp và tình hình tiêu thụ hàng hoá trên thị trờng Việc tăng khối lợng hàng hoá bán ra là bằng chứng về sự tăng trởng kinh doanh và về khả năng tăng thu nhập Mặt khác xu hớng giảm doanh số bán ra thờng là dấu hiệu đầu tiên của việc giảm thu nhập và những khó khăn

về tài chính Do đó việc hạch toán doanh thu kịp thời và chính xác có ý nghĩa rất quan trọng Để có thể hạch toán doanh thu trớc hết ta phải xem xét các khái niệm sau:

I.1 Chiết khấu bán hàng:

Là số tiền tính trên tổng doanh thu phải trả cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trớc thời hạn quy định Các nhà sản xuất và bán buôn thờng bán chịu hàng trong vòng 30 – 60 ngày hoặc hơn nữa nhng nếu khách hàng thanh toán trớc thời hạn họ sẽ đợc giảm giá Do việc giảm giá có tác dụng khuyến khích khách hàng trả tiền mặt sớm nên còn đợc coi là một khoản chiết khấu Nếu một khách hàng trả lại một phần hàng hoá trớc khi thanh toán thì chỉ số hàng giữ lại đợc giảm giá Vào cuối kỳ số ghi nợ tích tụ ở tài khoản chiết khấu

hàng bán, đợc trừ khỏi tổng doanh thu để xác định khoản thu do bán hàng Cách làm này phản ánh thực tế là việc chiết khấu bán hàng làm giảm số tiền thu đợc do bán hàng theo chế độ kế toán, tài khoản sử dụng để phản ánh toàn

bộ số doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của doanh nghiệp vào TK

521 “Chiết khấu bán hàng” Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Số tiền chiết khấu bán hàng đã chấp nhận với khách hàng trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền khấu trừ vào doanh thu

TK 521 cuối kỳ không có số d và chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

TK 5211: - Chiết khấu hàng hoá

TK 5212: - Chiết khấu thành phẩm

TK 5213: - Chiết khấu dịch vụ

Hạch toán chiết khấu bán hàng

TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511

Chiết khấu bán hàng giảm trừ cho ngời mua

Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu sang tài khoản doanh thu

I.2 Hạch toán hàng hoá bị trả lại và giảm giá hàng bán:

Số hàng đợc coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay đợc ngời mua chấp nhận) nhng bị ngời mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết nh không phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại là hàng bán bị…trả lại

Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân nh hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp

đồng (do chủ quan của doanh nghiệp) …

Ngoài ra tính vào khoản giảm hàng bán còn bao gồm khoản phải trả cho khách hàng (hồi khấu) do một trong khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lợng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) và khoản giảm trừ trên giá bán thông thờng vì khối lợng lớn hàng hoá trong đợt mua Số tiền hoàn trả và bớt giá hàng bán có ảnh hởng đến doanh số

đã ghi và làm giảm doanh thu mà doanh nghiệp nhận đợc

Vào cuối kỳ kế toán, số tiền hoàn trả và giảm trừ sẽ đợc thể hiện trong bảng kê khai thu nhập nh một khoản giảm trừ doanh số theo chế độ kế toán hiện hành, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán đợc theo dõi trên 2 tài khoản:

TK 531 “Hàng bán bị trả lại”

TK 532 “Giảm giá hàng bán”

* TK 531 “Hàng bán bị trả lại” có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ

Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu

* Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đợc chấp thuận

Bên Có: Kết cấu chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu

I.3 Thuế doanh thu

Thuế doanh thu là một trong các loại thuế gián thu phải nộp Nhà nớc

Nó đợc xác định trên cơ sở doanh thu bán hàng và tỷ lệ thuế doanh thu do Nhà

nớc quy định Do vậy, nó cũng là khoản giảm trừ trực tiếp đối với doanh thu Thuế doanh thu đợc phản ánh trên TK 333 (chi tiết 3331- Thuế doanh thu), kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Số thuế doanh thu đã nộp Nhà nớc

Bên Có: Số thuế doanh thu phải nộp Nhà nớc

Số d bên Có: Số thuế doanh thu còn phải nộp Nhà nớc

Trong trờng hợp rất cá biệt, tài khoản 333 (3331) có thể có số d bên Nợ, phản ánh số thuế doanh thu đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp cho Nhà nớc

* Phơng pháp hạch toán:

- Số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng sau khi kê khai đợc duyệt, ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)

- Khi đợc báo số phải nộp, đã nộp trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng v.v , ghi: …

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)

Có TK 111, 112

I.4 Hạch toán doanh thu bán hàng:

Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”đợc sử dụng để hạch toán doanh thu Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: + Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ

+ Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại

+ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 xác định kết quả Bên Có: + Tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

TK 511 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết trên 4 tài khoản cấp 2

TK 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”

TK 5111: “Doanh thu bán các thành phẩm”

TK 5111: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

TK 5111: “Doanh thu trợ cấp trợ giá”

Trong doanh nghiệp thơng mại, hoạt động kinh doanh hàng hoá rất đa

dạng do đó hạch toán doanh thu đối với mỗi phơng thức tiêu thụ khác nhau thì khác nhau Hệ thống tổ chức kinh doanh thơng mại hiện nay bao gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ và kinh doanh tổng hợp

* Phơng thức bán buôn:

a) Bán buôn qua kho: Là các trờng hợp bán buôn hàng đã nhập kho và thực hiện theo 2 cách:

- Chuyển hàng theo hợp đồng: Bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa

điểm ghi trong hợp đồng Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào nhận đợc tiền hay bên mua chấp nhận mới đợc coi là tiêu thụ

- Giao hàng trực tiếp tại kho: Bên mua trực tiếp nhận hàng tại kho bên bán Hàng hoá bên bán xuất kho giao cho bên mua đợc coi là tiêu thụ

b) Bán buôn vận chuyển thẳng: ở đây chỉ xét trờng hợp có tham gia thanh toán

TK 331

Phải trả chủ hàng

* Hoa hồng hoạt động môi giới:

Công ty bán buôn là đơn vị trung gian giữa bên bán và bên mua Công

ty bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên cung cấp đồng thời Công ty bán buôn sẽ nhận hoa hồng do bên bán hoặc bên mua trả

TK 511 TK 111, 112, 131

Số hoa hồng đợc hởng

* Doanh thu của phơng thức bán lẻ hàng hoá:

Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá

từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng hàng hoá đợc giao trực tiếp đến tay ngời tiêu dùng

Sơ đồ hạch toán doanh thu theo phơng pháp bán lẻ hàng hoá

I.5.1 Chứng từ: Các chứng từ đợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán

doanh thu là hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu mua hàng, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) …

I.5.2 Sổ sách kế toán: Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký

chung thì sổ kế toán sử dụng là:

Sổ chi tiết tiêu thụ TK 511Nhật ký chung

Sổ Cái TK 511Trình tự ghi chép: Hàng ngày kế toán ghi chép các nghiệp vụ phản ánh doanh thu vào sổ Chi tiết tiêu thụ và Nhật ký chung Định kỳ tiến hành ghi Sổ Cái TK 511

III Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá:

1 Bản chất của kết quả tiêu thụ hàng hoá:

Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại đợc biểu hiện dới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ Đó chính là phần chênh lệnh giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng tiêu thụ (giá mua và chi phí thu mua) và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ hàng hoá đợc tính theo công thức:

Khi kết quả tiêu thụ hàng hoá là lãi (+) thì có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã tạo ra lợi nhuận Lợi nhuận là phần vốn đợc tăng

+ Chi phí bán hàng

+

Chi phí quản lý doanh nghiệp

thêm nguồn chủ sở hữu do hoạt động kinh doanh Phần tăng thêm này thờng

đi đôi với sự tăng thêm của toàn bộ tài sản Lợi nhuận là nguồn tích luỹ quan trọng đối với ngân sách, trích lập các quỹ của doanh nghiệp và bổ sung nguồn vốn kinh doanh

2 Hạch toán kết quả tiêu thụ:

Để hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong hạch toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, TK 911 có kết cấu nh sau: Bên Nợ: + Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ:

+ Kết chuyển chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ

+ Kết chuyển lãi tiêu thụ

Bên Có: + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá

+ Kết chuyển lỗ tiêu thụ

Phơng pháp hạch toán kết quả tiêu thụ có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng quát kết quả tiêu thụ

chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh

nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài)

Kết quả tiêu thụ (lỗ)

TK 421

Kết quả tiêu thụ (lãi)

Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng

I Đặc điểm hoạt động của Công ty:

1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng là Công ty kinh doanh mặt hàng xi măng phục vụ cho nhu cầu xây dựng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam theo quyết định số 91/QĐ của Nhà nớc

Trong những năm qua quan hệ cung cầu xi măng trên thị trờng có nhiều biến động, gây mất thăng bằng về mặt giá cả xi măng trên thị trờng Để điều tiết về giá cả cũng nh về mặt số lợng xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội

và khu vực phía Bắc, Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 833-TCT-BXD ngày 10.7.1995 của Bộ trởng bộ xây dựng giao nhiệm vụ bổ sung cho Công ty Kỹ thuật cũ từ ngày 01.08.1995

Công ty đợc thành lập dựa trên sự thành lập của 3 bộ phận:

- Công ty Vật t Kỹ thuật cũ đợc thành lập từ tháng 9 năm 1993 quyết định thành lập số 445/BXD-TCLĐ

- Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội

- Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội

Công ty thực hiện nhiệm vụ làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho Công

ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn đồng thời Công ty còn cho các đơn vị cá nhân làm đại lý lại cho mình Công ty hoạt động với đầy

đủ t cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Nhà nớc và có con dấu riêng để giao dịch với tên gọi “Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng” Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng nằm ở Km6 đờng Giải Phóng, phờng Phơng Liệt, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bình ổn xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc về số lợng cũng nh về mặt giá cả trên cơ sở chỉ tiêu cấp trên giao

Để thực hiện đợc chức năng và nhiệm vụ này, Công ty cần một số vốn

nh sau:

Vốn kinh doanh: 24.637.256.181 đ

Vốn cố định: 16.583.113.836 đ

Vốn lu động: 6.761.965.484 đ

Vốn xây dựng cơ bản: 1.448.795.718 đ

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý (trang sau)

Các bộ phận trung tâm của Công ty thực hiện các nhiệm vụ chức năng theo quy định riêng cho mỗi bộ phận

Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động của Công ty

Giúp việc cho giám đốc gồm hai phó giám đốc:

Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch đạt đợc năm trớc và đề ra các biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, tăng cờng quản lý, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nớc Dới phó giám đốc kinh doanh còn có các phòng ban trực thuộc:

+ Phòng quản lý bán lẻ có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho các đơn vị bán lẻ và thu tiền về, trên cơ sở doanh số bán từng loại xi măng từng địa điểm kinh doanh cung cấp cho phó giám đốc kinh doanh xây dựng các kế hoachj bán hàng kỳ tới

+ Phòng quản lý đại lý có nhiệm vụ quản lý các đơn vị nhận làm đại lý tiêu thụ cho Công ty và cung cấp số liệu về doanh số bán của từng đại lý cho phó giám đốc kinh doanh để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị đại

lý và ra quyết định có cho đơn vị đó làm đại lý cho Công ty nữa hay không

+ Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng kết kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý trên cơ sở phân tích đúng đắn tình hình thực tế của Công

ty mà xây dựng nên các kế hoạch kinh doanh chung cho kỳ tới sau đó trình phó giám đốc kinh doanh duyệt

Phó Giám đốc vận tải hàng hoá: Giúp giám đốc về mặt điều hoà mặt hàng xi măng giữa các kho, giữa các đại lý và từ các nguồn cung cấp đến nơi tiêu thụ hoặc về kho Dới phó giám đốc vận tải gồm các phòng:

+ Phòng quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản xi măng ở các

kho và tình hình xuất, nhập, tồn ở các kho tơng ứng

+ Xí nghiệp vận tải có nhiệm vụ vận chuyển xi măng từ các nguồn cung cấp về kho, từ kho đến các cửa hàng đại lý và từ các cửa hàng đại lý bán lẻ đến ngời tiêu dùng

+ Phòng điều độ giao nhận: Căn cứ vào kế hoạch giao nhận ở cấp trên, Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận số lợng và chủng loại xi măng từ các nhà máy

và giao xuống cho các cửa hàng bán lẻ hoặc các đại lý theo kế hoạch

+ Văn phòng Công ty có nhiệm vụ phục vụ đời sống sinh hoạt của cán

bộ công nhân viên và đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty Các phòng kế toán tài chính, phòng tổ chức lao động, phòng quản lý thị trờng, văn phòng Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, tuy nhiên khi Giám

đốc đi vắng thì có thể uỷ quyền chỉ đạo cho một trong hai phó Giám đốc

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung

Nhiệm vụ của mỗi phòng ban nh sau:

* Kế toán trởng chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của phòng kế toán

- Phó phòng 1: Phụ trách lĩnh vực đầu t xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực vận tải đờng dài và phụ trách phòng khi trởng

tr Bộ phận kế toán hàng hoá theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hoá

- Bộ phận kế toán thanh toán chịu trách nhiệm về phần hành kế toán công nợ giữa Công ty với bên ngoài, giữa Công ty với ngân hàng, ngân sách…

- Bộ phận kế toán vật t tài sản theo dõi tình hình biến động của vật t tài sản trong Công ty

- Bộ phận kế toán các quỹ theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty

- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty Cụ thể là việc cập nhật chứng từ trên cơ sở đó lập các chơng trình tổng hợp lên báo cáo của Công ty

Mô hình bộ máy kế toán của Công ty

Hình thức hạch toán: Công ty thực hiện hình thức hạch toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy vi tính thông qua phần mềm hạch toán kế toán Quy trình hạch toán nh sau:

bộ phận kế toán thanh toán

bộ phận

kế toán vật tư

tài sản

bộ phận

kế toán các quỹ

bộ phận

kế toán tổng hợp máy tính

: Ghi hàng ngày

: Tự động thực hiện bằng máy vi tính tại mọi thời điểm hạch toán

: Các quan hệ đối chiếu

cơ sở dữ liệu ban đầu

II Tình hình thực tế hạch toán chi phí, doanh thu và

kết quả của khối lợng hàng hoá kinh doanh trong

+ Phân cấp nhiệm vụ hạch toán và quy định việc luân chuyển chứng từ

Đối với yêu cầu 1: Qua hệ thống sổ sách chứng từ ở Công ty áp dụng khá đầy đủ và đúng chế độ quy định

Đối với yêu cầu 2: Do Công ty có địa bàn hoạt động tập trung và vận dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nên mô hình tổ chức kế toán của Công ty là mô hình tập trung ở các bộ phận trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ các chứng từ, gửi các chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp theo đúng định

kỳ

* Hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ:

Trình tự tiến hành theo các bớc sau:

+ Ghi chép ban đầu

+ Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp

+ Định khoản và hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan

+ Phân bổ chi phí

+ Riêng bớc “Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế” nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra những biện pháp cần thiết trong quá trình hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì cha thực hiện tốt Điều này có ảnh hởng lớn đến quá trình phấn đấu nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian qua

* Kiểm tra hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lợng hàng hoá kinh doanh trong kỳ:

Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty đợc tiến hành khá thờng xuyên Kế toán trởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợp

số liệu kế toán hàng tháng, cuối quý, căn cứ vào các số liệu của các phòng ban liên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã đợc đối chiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty gửi lên Tổng Công ty và các cơ quan chức năng có liên quan

1 Kế toán hạch toán hàng hoá

Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng với chức năng chính là tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai Công ty: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm trên, Công ty không phải hạch toán giá vốn hàng bán mà chỉ kiểm soát khối lợng nhập xuất – tồn từng loại xi măng

Quá trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất xi măng

+ Căn cứ vào phiếu gửi hàng của bên chủ đại lý (Công ty xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn) sau khi đã kiểm tra bằng thực tế, phòng điều độ Công ty thực hiện điều độ lại, phân về các kho, cửa hàng bán lẻ

xi măng hoặc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế Tuỳ theo tính chất phòng điều

độ phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Kho và cửa hàng làm phiếu nhập

Cuối ngày các cửa hàng nộp bảng kê nhập kèm phiếu nhập, thủ kho nộp bảng kê nhập và phiếu nhập về các phòng tơng ứng: phòng đại lý, phòng bán

lẻ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm cơ sở hạch toán

Sau đây là báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 tạI khu vực Hà nội, bảng báo cáo này theo dõi cả số lợng và giá trị