QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG HOAT DONG QUAN LY VA HO TRO

NHỮNG VÍ DỤ KHÁC VỀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ HỖ TRỢ.Bộ phận Kế toán, Quản lý, Kiểm toán nội bộ  Sự suy giảm của giá trị sổ sách  Dữ liệu báo cáo phi truyền thố

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ

LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

VÀ HỔ TRỢ

1

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CTCP THẮNG THẮNG

2

2

NỘI DUNG

• PH

PHẦN 1:

LÝ THUYẾT VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG

CHÍNH VÀ HỖ TRỢ

GIỚI THIỆU

Gián tiếp đến chất lượng sản phẩm dịch vụ

Các hoạt động ảnh hưởng

- Hoạt động nào là hoạt động chính?

- Hoạt động nào là hoạt động hỗ trợ?

TÓM TẮT

Công việc của sự thay đổi chức năng chính và bổ trợ như những hoạt động mới được thực hiện và những hoạt động

cũ được loại bỏ dần hoặc chuyển sang các đơn vị tổ chức khác.

về hoạt động chính và hổ trợ

và mối quan hệ giữa chúng

KẾT LUẬN

 Gia tăng sự hài lòng của khách hàng nảy sinh từ các cải tiến trong dịch vụ truyền thống bằng cách cắt giảm khuyết điểm, chu kỳ thời gian và chi phí, thay vào đó là sự phát triển các dịch vụ mới.

 Người thụ hưởng những cải tiến chất lượng bao gồm cả

khách hàng nội bộ và bên ngoài.

 Sự thay đổi vai trò và mối quan hệ mà các bộ phận và các

thành viên trải qua thật sự quan trọng.

 Nhìn chung, các bộ phận chức năng mà cung cấp các

hoạt động hành chính và bổ trợ … thỉnh thoảng với một độ trễ đáng kể.

 Những loại thay đổi trong các bộ phận chức năng được

mô tả trong bài này tiếp tục được phát triển bằng nhiều

cách mới vì các tổ chức sẽ phát minh và khám phá các

cấu trúc và mối quan hệ mới nhất quán hơn với nền văn hóa chất lượng tổng thể

BA LOẠI CẢI TIẾN DỰA TRÊN CHẤT LƯỢNG

3

Các cải tiến từ thay đổi vai trò

và các mối quan hệ

HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG CHÍNH VÀ HỖ TRỢ

MONG ĐỢI

KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Cải tiến từ việc loại bỏ những công việc thêm vào không giá trị - nhận ra khi thay đổi tổ chức làm cho các hoạt động truyền thống lỗi thời.

1

Cải tiến từ loại bỏ các công việc thêm vào không giá trị - ngừng hoạt động có thể được làm tốt hơn những nơi khác.

2

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CHÍNH VÀ HỖ TRỢ

3 Cải tiến

NHỮNG VÍ DỤ KHÁC VỀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ HỖ TRỢ.

Bộ phận Kế toán, Quản lý, Kiểm toán nội bộ

 Sự suy giảm của giá trị sổ sách

 Dữ liệu báo cáo phi truyền thống

 Cải thiện hệ thống kiểm toán nội bộ

 Tài chính

 Tiến trình cải tiến các khoản phải trả

 Cải tiến hóa đơn và quy trình thanh toán

 Kiểm tra giá trị tín dụng của khách hàng.

 Lập ngân sách vốn

 Nhắm đến mục tiêu cổ đông

NHỮNG VÍ DỤ KHÁC VỀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG

TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ HỖ TRỢ.

Nguồn nhân lực

 Nâng cao hoạt động nguồn nhân lực truyền thống

 Thay đổi triết học Nguồn nhân lực và cách làm công việc truyền thống của nó

 Thay đổi vai trò và mối quan hệ

Dịch vụ pháp lý

 Cải thiện qui trình bào vệ bằng sáng chế

 Tái sử dụng kiến thức để cải thiện qui trình chuẩn bị hợp

đồng

 Ngăn chặn những vấn đề về chất lượng

 Những điểm chính yếu cho việc thay đổi cơ cấu nhanh

hơn và cải thiện hiệu quả

NHỮNG VÍ DỤ KHÁC VỀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ HỖ TRỢ.

Tiếp thị

 Nghe thấy “tiếng nói của khách hàng”

 Định nghĩa chất lượng trong điều khoản của khách hàng

 Nuôi dưỡng mối quan hệ khách hàng lâu dài

 Cải thiện công tác Marketing

 Cạnh tranh bằng chất lượng

NHỮNG VÍ DỤ KHÁC VỀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ HỖ TRỢ.

KẾT LUẬN

• Các hoạt động quản lý và hỗ trợ đang học cách sử dụng cùng những

công cụ cải thiện chất lượng theo những cách thức như các bộ phận khác trong tổ chức Kết quả cũng tương tự nhau: chất lượng gia tăng, thỏa mãn khách hàng, thu nhập và chi phí giảm thông qua giảm lỗi,

giảm thời gian các chu kỳ, phát triển dịch vụ mới, và loại bỏ gánh nặng đối với khách hàng và nhà cung cấp Lợi ích của những cải thiện chất lượng này bao gồm cả khách hàng nội bộ lẫn bên ngoài

• Trong việc thực hiện quản trị chất lượng có hệ thống, nhân sự hỗ trợ và

quản trị nhận thấy rằng cả họ và bộ phận của mình phải thực hiện

những thay đổi đáng kể về vai trò và mối quan hệ với các đối tượng

khác

• Những loại thay đổi được mô tả trong phần này có thể tiếp tục phát

triển khi các tổ chức phát minh và khám phá ra những hệ thống, cấu trúc và quan hệ mới ngày càng nhất quán với một nền văn hóa chất

lượng toàn diện Tất cả các thành viên trong tổ chức nên kỳ vọng và lên

kế hoạch cho sự bứt phá mang tính cách mạng về cải tiến chất lượng xuyên suốt quá trình vận hành hỗ trợ và quản lý như là họ đang kỳ

vọng và lên kế hoạch cho những cải tiến như thế trong những sản

phẩm và dịch vụ mà họ mang đến cho khách hàng bên ngoài

PHẦN 2:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG

NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP TRUYỀN

THÔNG QUẢNG CÁO VÀ ĐẦU TƯ THẮNG

THẮNG

• Tên công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG – QUẢNG CÁO – ĐẦU TƯ THẮNG THẮNG.

• Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài : THANG

THANG INVESTMENT AND ADVERTISING

COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY.

• Tên công ty viết tắt : THANG THANG JSC

CƠ CẤU CÔNG TY

CHUỖI GIÁ TRỊ CÔNG TY

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI MỘT CÔNG TY

ĐẠT CHUÂN ISO 9001

9001

THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC

CÔNG TY THẮNG THẮNG

Cơ cấu trình độ chuyên môn:

Có sự thay đổi liên tục về nhân sự, nhân viên không có sự gắn kết lâu dài với công ty

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY

Tỉ lệ tuyển chọn bình quân là 20% (Số người xin việc được tuyển/ Số lượng hồ

sơ ứng tuyển) Với tỷ lệ này ta có thể thấy công ty đặt số lượng lên hàng đầu chứ không phải chất lượng tuyển dụng, công ty chưa chú trọng đến chất lượng lao động

Chi phí tuyển dụng (đv: đồng)

Quản lý 5 19 1 15.000.000

Nhân viên 9 52 3 18.000.000

Công nhân 40 204 4 40.000.000

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY

Nguồn tuyển dụng bên trong công ty :

• Có chính sách ưu tiên tuyển dụng nguồn nội bộ đó là những lao động đã

đào tạo và có kinh nghiệm làm việc.

• Để thực hiện được chính sách tuyển dụng nhân sự trong nội bộ, công ty

luôn có bảng theo dõi kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên trong quá trình làm việc

Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty :

• Giới thiệu của cán bộ nhân viên trong công ty

• Ứng viên nộp đơn tự nguyện.

Trình độ chưa cao và dễ chia bè phái trong công ty

Chưa tạo được sự cạnh tranh cao giữa các ứng viên

Không khách quan công bằng cho ứng viên bên ngoài

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY

Quy trình tuyển dụng lao động gián tiếp hay nhân viên văn phòng :

Xác định nhu cầu tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ ứng viên Nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn đợt 2 Quyết định tuyển dụng

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY

Quy trình tuyển dụng lao động trực tiếp :

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Khám sức khỏe

Thử tay nghề

Quyết định tuyển dụng

THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY

• Tuyển dụng lao động trực tiếp và gián tiếp điều chưa

hoàn chỉnh và thiếu một số bước: chuẩn bị tuyển dụng gồm có cả việc phân tích công việc, thành lập bảng mô

tả công việc và tiêu chuẩn công việc, thi tuyển, xác minh điều tra và kiểm tra sức khỏe đối với lao động gián tiếp

• Thời gian từ lúc tiếp nhận hồ sơ bên ngoài dành cho

ứng viên tự nguyện đến lúc quyết định tuyển dụng chỉ

1 tuần

• Thời gian thử tay nghề đối với một số ứng viên lành

nghề

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Quy trình tuyển dụng

1

Quy trình tuyển dụng của công ty là hợp lý

(Q1)

2

Quy trình tuyển dụng tại công ty đầy đủ các

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Hiệu quả của hoạt động tuyển dụng

nhân viên mới cao (H4) 1 4 15

5 Thời gian đăng tin

tuyển dụng ngắn (H5) 2 2 16

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Hiệu quả của hoạt động tuyển dụng

H1 H2 H3 H4 H5 0%

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Vị trí được tuyển dụng

1

Vị trí anh/chị được tuyển dụng phù hợp với chuyên môn của

bạn (V1)

2

Vị trí anh/chị được tuyển dụng phù hợp với khả năng của bạn

(V2)

3

Vị trí anh/chị được tuyển dụng phù hợp với sở thích của bạn

(V3)

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Công tác chuẩn bị tuyển dụng

1

Công ty của anh/chị có đầy đủ

bảng mô tả công việc, bảng tiêu

chuẩn công việc (C1).

2

Theo anh/chị bảng mô tả công

việc, tiêu chuẩn công việc của

anh/chị đã rõ ràng (C2).

3

Công ty anh/chị có thường

xuyên thực hiện phân tích công

việc để bổ sung cập nhật bảng

mô tả công việc, bảng tiêu

chuẩn công việc (C3).

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG

Công tác chuẩn bị tuyển dụng

 Loại bỏ một số quá trình phức tạp không cần thiết, rút ngắn thời gian.

 Phỏng vấn trực tiếp giữa ứng viên với người phỏng vấn sẽ giúp cho ta biết được phần nào tính cách, suy nghĩ, trình độ của ứng viên

 Tuyển dụng qua giới thiệu của các cán bộ công nhân viên sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí tuyển dụng

 Trước khi chính thức ký hợp đồng, ứng viên trải qua giai đoạn thử việc nhằm kiểm tra khả năng thực tế của ứng viên

NHẬN XÉT HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG

CỦA CÔNG TY

NHƯỢC ĐIỂM:

 Các nhân viên là con em của cán bộ công nhân viên nên có thể sẽ chia bè phái, cậy quyền thế, tạo ra các nhóm quyền lực ảnh hưởng đến nội bộ và hoạt động sản xuất của công ty

 Nghiên cứu hồ sơ ứng viên thực hiện quá sơ sài chủ yếu là xem lướt qua không tập trung chú trọng xem xét kỹ như vậy có một số ứng viên có tài nhưng không được tuyển chọn

 Áp lực đặt lên phòng Kế toán – Hành chính quá lớn

 Thời gian đăng thông báo tuyển dụng quá ngắn nên không thu hút được nhiều ứng viên tự nguyện dự tuyển từ bên ngoài

NHẬN XÉT HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG

CỦA CÔNG TY

NHƯỢC ĐIỂM:

• Tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới tuyển dụng cao

• Các bước tuyển dụng thiếu mất phần quan trọng nhất là chuẩn bị cho tuyển dụng Quy trình tuyển dụng chưa hoàn chỉnh đối với lao động gián tiếp còn thiếu các bước là thi tuyển, xác minh điều tra và kiểm tra sức khỏe Đối với lao động trực tiếp là quá trình tiếp nhận hồ sơ và xác minh điều tra

• Không thực hiện phân tích công việc thường xuyên để bổ sung cập nhật bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc phù hợp để chuẩn bị tốt cho công tác tuyển dụng hiệu quả, khách quan đáng tin cậy

NHẬN XÉT HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG

CỦA CÔNG TY

Thu hút lao động từ nhiều nguồn

• Thông báo tuyển mộ qua nhiều hình thức: thông báo trong nội bộ,

thông báo trên các báo địa phương, các trang web việc làm,…

• Đối với nhu cầu tuyển lao động trong nội bộ khi đơn vị cần tuyển người

vào chức danh còn trống, đơn vị sẽ niêm yết các chức danh cần tuyển một cách công khai trên các bảng tin ở các phòng ban, đơn vị trực thuộc

• Đối với nhu cầu tuyển dụng bên ngoài việc đăng thông báo tuyển dụng

trên càng nhiều kênh thông tin càng thu hút được nhiều ứng viên giỏi nộp hồ sơ

GiẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Xem xét chính sách ưu tiên nội bộ

• Đơn vị phải đặt yếu tố năng lực lên hàng đầu trong số các chỉ tiêu tuyển chọn, sau đó mới là các chỉ tiêu khác

• Tạo sự cạnh tranh công bằng giữa hai nguồn ứng viên tình nguyện và ứng viên có quen biết

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Hoàn thiện hoạt động phòng hành chính – kế toán

• Triển khai từ bảng phân tích thực hiện công việc thành bảng tiêu chuẩn

tuyển chọn

• Xây dựng nhóm tham gia tuyển dụng phải có sự tham gia của đầy đủ

các thành viên từ phòng nhân sự, phòng ban có nhu cầu tuyển nhân

sự, cấp trên trực tiếp và đồng nghiệp nếu ứng viên được chọn

• Đánh giá liên tục việc thực hiện

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Đổi mới hình thức và nội dung thi tuyển

• Bổ sung vào trong phần thi tuyển một bài thi trắc nghiệm về các nội

dung: trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng, sự trung thực, thái độ,

sự nghiêm túc…

• Vị trí công việc khác nhau có yêu cầu khác nhau về trình độ, phẩm

chất, cá tính… khác nhau đối với người thực hiện nên cần thực hiện trắc nghiệm tâm lý và trắc nghiệm cá tính đối với các ứng viên để dễ dàng phân loại, sắp xếp, tuyển chọn, bố trí công việc hay thuyên chuyển nhân viên

• Các phỏng vấn viên nên bổ sung thông tin, làm phong phú nội dung

phỏng vấn đồng thời làm cho bầu không khí phỏng vấn cởi mở hơn, phỏng vấn viên có thể cho ứng viên thảo luận về các vị trí cần tuyển, về trách nhiệm, quyền hạn…

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Đánh giá quá trình tuyển dụng

• Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển dụng

• Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển.

• Hệ số giữa số nhân viên tuyển và số người nộp đơn.

• Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên không chấp nhận

công việc ở một mức lương nhất định

• Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới được tuyển.

• Số lượng nhân viên mới bỏ việc.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Xây dựng chiến lược nhân sự

• Nhìn nhận rõ vai trò của hoạt động nhân sự trong công ty.

• Xây dựng một chính sách nhân sự phù hợp với hoàn cảnh của công ty,

trong đó chỉ rõ cơ cấu tổ chức và các vị trí tương ứng

• Hỗ trợ để nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc và văn hóa

riêng của công ty

• Chiến lược phát triển nhân lực dài hạn

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

Hoàn thiện công tác phân tích công việc

• Tiến hành phân tích công việc hiệu quả phải có sự kết hợp của tất cả các

phòng ban, khâu thực hiện công việc chứ không chỉ một người, một phòng ban

• Tiến hành phân tích theo ba bước:

Bước 1: Quyết định chọn công cụ phân tích công việc Có hai công cụ thường dùng là bảng phân tích công việc và bảng câu hỏi phân tích công việc

Bước 2: Chọn người chiụ trách nhiệm thu thập thông tin và thông tin đó được xác nhận như thế nào

Bước 3: Thu thập thông tin và xem xét lại kết quả

• Khi hoàn chỉnh xong phân tích công việc thì công ty sẽ có bảng mô tả

công việc, bảng tiêu chuẩn công việc sẵn sàng cho việc tuyển chọn ứng viên phù hợp

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

TUYỂN DỤNG

“THANK YOU

FOR JOINING"