TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ

Hồ sơ cán bộ công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức nắm được thông tin đầy đủ nhất về người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân bi

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ

1 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ công chức:

Hồ sơ cán bộ công chức là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý cán bộ công chức Là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ công chức

Hồ sơ cán bộ công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức nắm được thông tin đầy đủ nhất về người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán bộ công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi

và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính xác hơn, làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn và khen thưởng những cán bộ công chức tận tụy, gương mẫu

Trên ý nghĩa đó, việc xây dựng - quản lý - khai thác có hiệu quả hồ sơ, lý lịch cán bộ là một khâu rất quan trọng trong công tác quản lý cán bộ Nó không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận quản lý hồ sơ, mà còn là trách nhiệm quan trọng của người làm công tác theo dõi, quản lý cán bộ

Sở Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng về quản

lý nhà nước về công tác nội vụ, trong đó có quản lý CBCCVC nhà nước ở cả 3 cấp Phòng Nội vụ các huyện thành phố, Văn phòng (phòng Tổ chức Cán bộ/phòng Tổ chức - Hành chính) các sở, ban, ngành và cơ quan đơn vị thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu giúp cơ quan, đơn vị quản lý đội ngũ CBCCVC của cơ quan đơn vị mình…

Hiện nay, trừ một số ít cơ quan như Giáo dục, y tế, Thông tin - truyền thông…, còn gần như các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh chưa được trang

bị phần mềm quản lý CBCCVC chuyên dụng nên công việc quản lý hồ sơ CBCCVC của các cơ quan, đơn vị thực hiện bằng phương pháp thủ công Việc báo cáo tổng hợp danh sách số lượng, chất lượng đội ngũ CBCCVC trên văn bản giấy gửi về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) theo mẫu cụ thể hoàn toàn theo quy trình thủ công Việc quản lý đội ngũ CBCCVC thông qua việc quản lý hồ sơ gốc dẫn đến tình trạng khi cần có báo cáo tổng hợp số liệu thì phải có một thời gian để thống kê từng bộ hồ sơ CBCCVC nên thời gian để làm báo cáo về nhân sự cho lãnh đạo các ngành, các cấp nói chung và cho lãnh đạo tỉnh đều gặp nhiều khó khăn và rất mất nhiều công sức, dẫn đến tình trạng cát cứ thông tin tại các cơ quan, đơn vị, địa phương gây khó khăn và tốn kém trong việc xây dựng và cập nhật dữ liệu trong công tác quản lý, điều hành của các cấp, các ngành

Hiện số lượng CBCCVC của tỉnh quản lý lên gần 20.000 người, phạm vi quản

lý trải rộng từ cấp tỉnh đến cấp xã phường Cùng với sự gia tăng về số lượng thì tính phức tạp của các việc quản lý cũng tăng lên đáng kể Các biến động liên quan đến công tác nhân sự thường xuyên diễn ra như: bổ túc hồ sơ, bằng cấp, luân chuyển công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu, nâng lương… Thời gian qua, sở Nội vụ dù đã tổ chức, quản lý chặt chẽ công tác quản lý CBCCVC Tuy nhiên, công tác quản lý này vẫn chưa được tin học hóa, vẫn còn quản lý theo hình thức thủ công, đơn vị vẫn còn vướng phải nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình như: không cập nhật hồ

sơ kịp thời, công tác thống kê chậm, thiếu chính xác Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý là hết sức cần thiết và mang lại nhiều ý nghĩa to lớn

2 Hiệu quả dự kiến của hệ thống:

2.1 Đối với nhiệm vụ quản lý đội ngũ CBCCVC:

- Thực hiện nhiệm vụ: “Đưa chế độ báo cáo thống kê vào nề nếp Xây dựng và

duy trì cơ sở dữ liệu đội ngũ công chức” tại phần “Các nhiệm vụ trọng tâm đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” của Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày

18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ

công vụ, công chức”

- Chấm dứt tình trạng mỗi khi cần số liệu về bất kỳ một tiêu chí nào đó liên quan đến tình hình tổ chức bộ máy và đội ngũ CBCCVC trên địa bàn tỉnh, Lãnh đạo cơ quan phải tìm chuyên viên phụ trách, lục tìm trong những file thống kê lưu trên máy tính sau đó tổng hợp thủ công và cung cấp cho Lãnh đạo Việc này rất mất thời gian, thụ động (phải ở cơ quan và văn phòng phải có máy tính, máy tính phải mở ), số liệu tổng hợp là số liệu cũ (số liệu “chết”), mang tính chất tương đối Với hệ thống này, Lãnh đạo có thể vào bất kỳ thời điểm nào, ở bất kỳ nơi đâu, dùng laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại di động truy cập vào hệ thống sẽ có ngay bất kỳ số liệu nào liên quan như đã nêu trên, chính xác đến hàng đơn vị và được nhật đến lúc đang truy cập trên hệ thống Chỉ với một vài cái nhấp chuột, Lãnh đạo sẽ biết được tại thời điểm đó có bao nhiêu phòng ban, bao nhiêu trường lớp, bao nhiêu hội, đoàn ; trong mỗi tổ chức có bao nhiêu nhân sự với các số liệu của từng cá nhân;

- Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, đáp ứng tốt nhất cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCCVC trong từng giai đoạn, qua đó đánh giá hiệu quả của công tác cán bộ, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, luân chuyển, điều động, thực hiện các chính sách, đào tạo bồi dưỡng đối với CBCCVC trên địa bàn tỉnh bảo đảm các tính chất: Khoa học; chính xác; thường xuyên được cập nhật những thay đổi mới; dễ dàng tổng hợp; thống kê báo cáo

- Hệ thống sẽ tự động báo cáo lên quản trị hệ thống các trường hợp không đạt chuẩn về số lượng, chất lượng của các đơn vị và từng cá nhân;

- Hạn chế tối đa các trường hợp sai nguyên tắc trong tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển cán bộ, đào tạo bồi dưỡng, ở tất cả các đơn vị được hệ thống quản lý;

- Các đơn vị được phân cấp, mặc dù được chủ động trong tuyển dụng và sử dụng biên chế nhưng đơn vị chủ quản vẫn giám sát được một cách chặt chẽ, thường xuyên

- Đối với một số báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của các cấp sẽ được Sở Nội vụ trích xuất từ CSDL của hệ thống, các cơ quan, đơn vị sẽ không còn phải thực hiện

2.2 Tiết kiệm chi phí:

- Giảm bớt được hơn 60% chi phí khi khởi tạo và xây dựng CSDL về CBCCVC toàn tỉnh Qua tham khảo báo cáo về thực hiện dự án xây dựng phần mềm quản lý CBCCVC ở tỉnh Lào Cai, trong 5 hạng mục công việc của dự án (gồm triển khai cài đặt cấu hình, thu thập thông tin hồ sơ, nhập dữ liệu, đào tạo sử dụng và quản lý, tư vấn) có tổng kinh phí là 965.237.000đ, thì hạng mục thu thập thông tin hồ sơ chiếm 111.560.000đ, hạng mục nhập dữ liệu vào phần mềm chiếm 501.729.000đ, cả 2 hạng mục chiếm tới 63,5% tổng chi phí Đối với hệ thống này 2 hạng mục đó không có, chi phí coi như bằng không

- Giảm chi phí hành chính, chi phí bưu chính khi loại bỏ được nhiều báo cáo theo quy trình cũ Thông thường trước yêu cầu một báo cáo, phòng chức năng của Sở Nội vụ sẽ soạn thảo công văn đính kèm biểu mẫu để gửi tất cả các cơ quan cần thu thập số liệu Các đơn vị thực hiện thực hiện và gửi trở về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Không kể chi phí hành chính cho việc lập công văn, thực hiện báo cáo và tổng hợp thì chi phí bưu chính tính cho cả 2 vòng trong quy trình trên thường khoảng 790.000đ/báo cáo

- Giảm chi phí đầu tư cho mỗi cơ quan, đơn vị tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự Ngoài kinh phí xây dựng phần mềm (tối thiểu gần 1 tỉ đồng/phần mềm), phần cứng để vận hành cũng chiếm khoảng hơn 500 triệu cho mỗi hệ thống Trước đòi hỏi ngày càng cao về công tác quản lý đội ngũ thì phần mềm quản lý là một yêu cầu bức xúc

2.3 Một số hiệu quả khác:

Trong dự kiến của hệ thống có chức năng sao chụp và đính kèm lên CSDL những văn bản, tài liệu liên quan đến số liệu cá nhân như giấy khai sinh, các văn bằng, chứng chỉ nếu ngân sách cho phép cấp cho một đơn vị một máy scan Với thiết bị này thì việc thực hiện các TTHC của các tổ chức, cá nhân ở mức độ 3 (và một số giao dịch hành chính khác) qua mạng sẽ được thực hiện dễ dàng hơn

Như vậy, mỗi cá nhân sẽ có một bộ hồ sơ hoàn chỉnh được lưu trữ trên mạng,

an toàn, bảo mật và tiện dụng

Khi các điều kiện cho phép, CSDL của hệ thống sẽ được mã hóa, lưu trữ theo công nghệ “đám mây” và dễ dàng sản xuất qua chip điện tử + với mã số định danh Chính phủ đang triển khai sẽ tạo thành một “Thẻ Công chức số” hiện đại, thông minh, cho phép quản lý công chức theo công nghệ quản lý nhân sự tiên tiến trên thế giới

3 Giới thiệu về hệ thống:

3.1 Quá trình xây dựng đề án:

Năm 2000, Sở Nội vụ đã sử dụng phần mềm quản lý thông tin cá nhân CBCCVC – Phần mềm PMIS thuộc Dự án SIDA-99 do Chính phủ Thụy Điển tài trợ của Bộ Nội vụ

Năm 2010, Sở Nội vụ phối hợp với Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND tỉnh Quảng Trị xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC chạy trên môi trường Web (www.quangtri.gov.vn)

Điểm nổi bật nhật của các phần mềm này là phương thức xây dựng, quản lý CSDL theo kiểu truyền thống (in phiếu - phát phiếu - ghi phiếu - nhập liệu)

Tuy nhiên, do cấu trúc và phương thức vận hành của các phần mềm này nên đã không phát huy được hiệu quả Ngoài lý do tốn kém (phần mềm PMIS), khó khai thác,

sử dụng (phần mềm của TT tin học) Ngoài việc tốn kém chi phí cho công tác in phiếu

và nhân công nhập liệu thì ở các phương thức này có hạn chế là số liệu khó khai thác -

sử dụng, khó cập nhật khi phát sinh, tuổi đời của hệ thống không dài

Với các lý do đó nên nhiệm vụ áp dụng một giải pháp CNTT vào quản lý CBCCVC dùng chung cho toàn tỉnh vẫn là một yêu cầu bức xúc đối với tỉnh Quảng Trị

Ngày 06/5/2011, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 1021/KH-UBND về “Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Trị, giai đoạn

2011 – 2015”, giao cho Sở Nội vụ nhiệm vụ “Xây dựng hệ thống quản lý cán bộ công chức tỉnh”, thực hiện trong giai đoạn 2011-2015 với số vốn 500 triệu đồng từ nguồn vốn đầu tư phát triển, bố trí trong 2 năm 2012-2013 (cả phần cứng lẫn phần mềm)

Qua thực tiễn công tác quản lý, Lãnh đạo Sở Nội vụ đã chỉ đạo Văn phòng tìm kiếm một giải pháp vừa hạn chế được những khuyết điểm của các phần mềm nêu trên, vừa phù hợp với điều kiện của tỉnh, của cơ quan, đảm bảo khoa học, hiệu quả, tiện ích,

dễ sử dụng và bền vững

Văn phòng Sở Nội vụ đã phối hợp với các phòng, ban chuyên môn của Sở, rà soát lại các phần mềm cũ, làm việc với một số chuyên gia về CNTT trong tỉnh, liên hệ với một số các công ty chuyên về phát triển phần mềm quản lý nhân sự như công ty Lạc Việt (TP Hồ Chí Minh), công ty Datcom (Hà Nội), một số công ty ở Đà Nẵng đang thực hiện phần mềm cho một số Sở, ngành ở Quảng Trị để bàn về giải pháp

Sau khi được Lãnh đạo Sở đồng ý về mặt chủ trương xây dựng phần mềm theo giải pháp mới, Văn phòng một mặt xây dựng đề án, lập phiếu thông tin, tạo các danh mục,

và tổ chức hội thảo xin ý kiến đóng góp của CBCC-VC trong cơ quan sở, một mặt tiếp tục tìm kiếm các nhà cung cấp trên toàn quốc để tìm ra một nhà cung cấp vừa đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật, bảo mật, giải pháp của đề án, vừa đáp ứng được với nguồn kinh phí được cấp (không quá 500 triệu đồng cho cả phần mềm và phần cứng)

Qua trao đổi, hiện tại chỉ có công ty San Phú (SPC) ở thành phố Hồ Chí Minh

là đơn vị duy nhất đáp ứng được các yêu cầu trên của Quảng Trị

Sở Nội vụ đã phối hợp với SPC để xây dựng hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị, đến nay đã hoàn thành và đang triển khai đưa vào áp dụng

3.2 Giới thiệu khái quát về hệ thống:

Hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị (sau đây gọi là Hệ thống - HT)

được xây dựng và phát triển trên ngôn ngữ lập trình PHOEBUS

Phoebus là một bộ công cụ để xây dựng và phát triển các hệ thống quản lý chạy trên môi trường Web, đã được một số tập đoàn lớn trong nước và nước ngoài áp dụng

và được đánh giá là một môi trường mới, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý trên nhiều lĩnh vực khác nhau PHOEBUS là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới lạ và hấp dẫn về phần mềm quản lý, đặc biệt trong là trong giai đoạn cạnh tranh về giá như hiện nay Bản quyền Phoebus thuộc về công ty TNHH San Phú (SPC-Technology) với một số đặc điểm nổi bật sau:

a- Sử dụng đơn giản, khoa học:

o Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giao diện khác nhau

o Giao diện thân thiện, trực quan, quen thuộc với người sử dụng máy tính windows, cấu trúc sắp xếp các tính năng đồng nhất và khoa học trên tất cả các phân hệ giúp người dùng hoàn toàn có thể sử dụng thành thạo mọi thao tác chỉ sau vài phút làm quen với chương trình

b- Người dùng tự định nghĩa quy tắc hoạt động của chương trình: Tùy theo

đặc thù về mô hình, cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động của từng đơn vị mà có thể định nghĩa quy tắc hoạt động của chương trình

c- Sao lưu và phục hồi dữ liệu:

o Dữ liệu được sao lưu tự động theo định kỳ

o Phục hồi nhanh chóng, có lựa chọn phục hồi cho từng phần dữ liệu, giảm mức độ ảnh hưởng nếu xảy ra sai sót trong hệ thống

d- Độ bảo mật cao:

o Hệ thống quản lý Tài khoản truy cập thông minh, tổ chức và kiểm soát các tài khoản truy cập theo nhóm, theo phòng ban…Theo dõi và giám sát quá trình truy cập của các tài khoản

o Phân quyền sử dụng chi tiết cho từng nhóm và từng thao tác viên ; phân quyền sử dụng, quyền xem đến từng nút bấm, từng ô nhập liệu, từng giá trị dữ liệu nhỏ nhất

e- Chế độ theo dõi cho từng chức năng cụ thể: Chương trình sẽ tự động ghi

nhận một vài hoặc tất cả các thao tác thực hiện trên chương trình Có thể kiểm tra chi tiết của những hoạt động đó chỉ với 1 cú nhấp chuột

g- Tích hợp Công nghệ toàn diện: Chữ ký số, Google map

h- Hợp nhất dữ liệu: Chỉ cần kết nối Internet, mọi dữ liệu từ các đơn vị đều

được chuyển về máy chủ trung tâm theo một quy trình xác định Đảm bảo tính an toàn

và liền mạch trong quá trình đồng bộ hóa, không những đem lại hiệu quả tích cực mà còn giảm tối đa cho chi phí cơ sở hạ tầng

Dữ liệu có thể được tập hợp từ nhiều nguồn, nhiều chương trình khác nhau về cấu trúc (SQL, Excel, từ máy chấm công, các chương trình quản lý khác.…) Tính năng đọc Clipboard (nội dung copy) giúp người dùng có thể phân tích đa chiều một lượng dữ liệu ngay lập tức bằng Phoebus mà không phải thông qua các thao tác tải nhập

dữ liệu phức tạp

i- Công cụ báo cáo Quản trị: Ngoài những báo cáo thông thường, bất kỳ báo

cáo quản trị phức tạp nào cũng đều được xây dựng một cách đơn giản, nhà quản lý có thể có bản báo cáo mình muốn chỉ bằng một thao tác nhấp chuột Tính năng mở hoàn toàn linh động, với bộ công cụ hỗ trợ hoàn hảo, nhà quản lý sẽ không phải lo ngại đến

sự hạn chế từ các mẫu báo cáo sẵn có nữa Bất cứ một ý tưởng nào về báo cáo đều có thể thực hiện

3.3 Hệ thống thông tin CBCC-VC tỉnh Quảng Trị:

Hệ thống là một phần mềm được xây dựng bằng ngôn ngữ Phoebus chạy trên môi trường Web gồm 02 module chính: (1) Hồ sơ cá nhân điện tử và (2) Phiếu thông tin đơn vị Do được xây dựng bằng ngôn ngữ Phoebus nên hệ thống cũng sẽ mang các tính chất, đặc điểm chung nêu trên Ngoài ra, để phục vụ cho tính đặc thù của công tác quản lý đội ngũ CBCC-VC cũng như đáp ứng các quy định về quản lý thông tin CBCC hiện hành, hệ thống sẽ có những đặc điểm riêng biệt

a- Phân quyền sử dụng:

Tùy vào vị trí công tác, chức vụ, quyền hạn đã được quy định của mỗi thành viên mà hệ thống sẽ phân quyền để cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trên

hệ thống theo nguyên tắc: Người nào cập nhật và quản lý thông tin cá nhân của người

đó Người quản lý cấp nào sẽ quản lý, khai thác thông tin của nhân viên thuộc quyền quản lý của người đó Sở Nội vụ là cấp cao nhất quyết định đưa thông tin vào CSDL

và khai thác toàn bộ thông tin của đội ngũ CBCC-VC toàn tỉnh

Theo nguyên tắc đó, mỗi CBCC-VC trên địa bàn tỉnh sẽ được cấp 1 tài khoản

đăng nhập hệ thống (có khoảng gần 25 ngàn tài khoản sẽ được tạo dựa trên danh sách được các đơn vị trên toàn tỉnh nộp về Sở Nội vụ)

CBCC-VC sẽ dùng tài khoản được cấp đăng nhập vào hệ thống, kê khai đủ các trường thông tin trên module 1

Module 1 gồm gần 50 trường thông tin, được chia thành 5 nhóm (Thông tin cá nhân - Quá trình công tác - Đào tạo - Khen thưởng, kỷ luật và nhóm Gia đình), dựa chủ yếu trên các trường thông tin được Bộ Nội vụ quy định tại Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức, bên cạnh đó là các trường thông tin do Sở Nội vụ thiết kế qua thực tiễn công tác quản lý nhằm mục đích thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý đội ngũ và tổ chức, bộ máy trong tỉnh Các danh mục của hệ thống gồm:

a) Danh mục các phòng, ban, bộ phận thuộc các cơ quan trong tỉnh

b) Danh mục chức vụ

c) Danh mục địa danh các tỉnh, huyện, xã trên toàn quốc

d) Danh mục loại và trình độ ngoại ngữ

e) Danh mục các trường đại học, cao đẳng Việt Nam

f) Danh mục Trình độ chuyên môn, ngành nghề đào tạo

g) Danh mục chuyên ngành đào tạo

h) Danh mục Tôn giáo

i) Danh mục các loại thương binh

j) Danh mục các dân tộc Việt Nam

k) Danh mục loại hình cơ quan

l) Danh mục danh hiệu nhà nước

m) Danh mục nhóm, loại công chức/viên chức và bậc lương, hệ số lương

n) Danh mục chức danh lãnh đạo cấp xã và hệ số lương, bậc lương

o) Danh mục nhóm, ngạch công chức / viên chức

p) Danh mục các loại phụ cấp

q) Danh mục gia đình chính sách

r) Danh mục cơ quan Nhà nước, Đảng, tổ chức CT-XH 03 cấp

Cơ chế phân quyền trong hệ thống được phân theo cấp quản lý cụ thể như sau: + Cá nhân CBCC-VC quản lý hồ sơ điện tử của bản thân mình, để tạo mới và cập nhật thông tin mỗi khi có biến động

+ Trưởng phòng hoặc cấp quản lý trực tiếp gần nhất được phân quyền quản lý

hồ sơ của cán bộ thuộc quyền Ngoài việc hoàn thiện, cập nhật thông tin của cá nhân, nhóm này còn có nhiệm vụ phê duyệt hồ sơ của cán bộ mình quản lý (tương đương

như hoạt động phê duyệt hồ sơ giấy)

+ Sau khi được nhóm quản lý trực tiếp phê duyệt, hồ sơ sẽ được hệ thống chuyển đến nhóm quản lý chung là Lãnh đạo và cán bộ chuyên môn Sở Nội vụ Sau khi rà soát lần nữa, hồ sơ được nhóm quản lý nhấn nút, chính thức đưa vào cơ sở dữ liệu

Sau khi toàn bộ thông tin của CBCC-VC được post lên, hệ thống sẽ tổng hợp và kết xuất ra báo cáo thống kê tại module thứ 2 Đây chính là module dành cho các nhà quản lý các cấp dùng để quản lý số lượng - chất lượng và thông tin cá nhân của CBCC-VC toàn tỉnh Quảng Trị

b- Tính mở của hệ thống:

Ngoài những nội dung cơ bản hiện tại của hệ thống, trong quá trình hoạt động, với bất kỳ nhu cầu số liệu nào phát sinh cần tổng hợp từ toàn bộ hoặc một phần trong đội ngũ CBCC-VC của tỉnh, hệ thống có thể thay đổi (cố định hoặc tạm thời) để thu thập Ví dụ, Chính phủ cần số liệu những người đã có bằng lái xe ô tô cho một chủ trương, chính sách về phát triển ngành công nghiệp lắp ráp ô tô v.v thì hệ thống sẽ dễ dàng thay đổi tạm thời để thu thập được ngay, chính xác số lượng CBCC-VC trong tỉnh đã được cấp bằng lái xe ô tô theo yêu cầu Sau khi đã có số liệu cần, hệ thống sẽ trở về trạng thái ban đầu

c- Tính linh hoạt của các báo cáo:

Trong hơn 50 trường thông tin (hoặc nhiều hơn nữa tùy theo yêu cầu), hệ thống cung cấp công cụ để có thể trích xuất thông tin theo một số yêu cầu nhất định mà không mất nhiều thời gian Ví dụ:

- Có yêu cầu tổng hợp số lượng công chức dưới 40 tuổi, tốt nghiệp ngành kinh

tế nông nghiệp loại khá trở lên, có trình độ Anh ngữ từ chứng chỉ C trở lên, đang giữ chức vụ Trưởng phòng trong bộ máy hành chính để đưa về tăng cường lãnh đạo ở một

số cơ sở nào đó thì chỉ cần chọn một số tiêu chí nhóm công chức, năm sinh, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên ngành đào tạo, hạng tốt nghiệp, chức vụ trên, hệ thống sẽ lập được ngay báo cáo

- Có một tai nạn xảy ra ở địa bàn nào đó cần một số lượng máy nhóm A, B để cứu người mà không thể chờ đợi được, thì lãnh đạo địa phương có thể vào hệ thống chọn những người đang thường trú tại địa phương, có nhóm máu theo yêu cầu của y tế

sẽ có được ngay danh sách với số điện thoại liên hệ cần thiết để huy động

Tất cả nội dung liên quan hệ thống về đối tượng, quy trình, cách thức nhập, cập nhật thông tin, số liệu ; quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống đều được quy định cụ thể tại Quy chế vận hành, quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thông tin

CBCC-VC do UBND tỉnh ban hành Hiệu quả của Hệ thống tùy thuộc vào việc tuân

thủ nghiêm ngặt Quy chế của mỗi thành viên tham gia hệ thống

GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN CBCC-VC TỈNH QUẢNG TRỊ: CẬP NHẬT, TRA CỨU, THỐNG KÊ, TỔNG HỢP BÁO CÁO

2 Đổi mật khẩu:

Chức năng đổi mật khẩu được thực hiện trên Hệ thống email Quảng Trị do Trung tam Tin học tỉnh quản lý Người dùng đổi mật khẩu theo hướng dẫn trong file đính kèm trên Hệ thống

Chú ý cách đặt mật khẩu sao cho dễ nhớ mà khó cho người khác truy tìm bằng các công cụ bẻ khóa Tốt nhất là trong chuỗi nên có ít cả ký tự đặc biệt (@, #, ), chữ

số (0-9) Ghi cả tên người dùng và mật khẩu mới vào nơi lưu giữ để còn sử dụng sau này khi cập nhật các biến động thông tin cá nhân

3 Màn hình làm việc chính (đối với nhóm người dùng cuối)

Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống, màn hình điều khiển sau sẽ xuất hiện

Để xem thông tin ta dùng thanh trượt phía phải màn hình hoặc bánh xe/nút giữa con chuột Khi đó hệ thống đang ở chế độ xem, các nút chức năng như nút sổ xuống để chọn thông tin, nút lịch để nhập thời gian sẽ ở chế độ ẩn, không hiển thị

Để vào chế độ nhập liệu hoặc chỉnh sửa thông tin ta phải bấm nút “Chỉnh sửa”

Các nút chức năng

Hệ thống có chức năng lưu tạm mỗi phiên làm việc của người dùng Người dùng không nhất thiết phải nhập hết tất cả các trường thông tin trong một phiên làm việc mà có thể nhập tiếp ở phiên làm việc tiếp theo

Để ghi lại dữ liệu của phiên làm việc này, ta bấm vào nút lưu phía phải ở trên cùng màn hình

Nút lưu

Nút hủy

Bên cạnh nút lưu là nút hủy, có nhiệm vụ xóa hết toàn bộ thông tin đã nhập do một lý do nào đó

Trong quá trình nhập liệu, có một số trường có chức năng tìm thông tin có sẵn để

điền thông tin, Đó là các trường thông tin có hình bên cạnh Khi bấm vào đó hệ thống sẽ đưa ta đến một/một số bảng để tìm kiếm thông tin phù hợp Ví dụ để điền thông tin vào trường “cơ quan, đơn vị chủ quản” thì khi bấm vào hình kính lúp, ta sẽ có bảng sau:

Tùy theo lượng thông tin mà ta sẽ có 1 hay nhiều bảng, số lượng bảng sẽ thể hiện lên bằng con số nằm ở giữa cửa sổ lookup Ta có thể chuyển qua lại giữa các bảng bằng các nút lui - tới bên cạnh đó

Hệ thống sẽ nhóm thông tin theo cách sắp xếp tầng lớp quan hệ Chọn được đơn

vị chủ quản thì ở trường kế tiếp sẽ ra các phòng ban bên trong đơn vị đó Chọn tỉnh thì chỉ những huyện trong tỉnh đó mới được liệt kê Tương tự chọn huyện thì chỉ những xã trong huyện đó mới được liệt kê

Có trường hợp các trường thông tin trong bảng sẽ không kịp hiển thị ra hết để ta chọn, nên khi tìm kiếm các thông tin trong bảng mà chưa có thông tin phù hợp với bản thân thì ta bấm nút làm mới (refrest) để hệ thống load lại dữ liệu.

Hệ thống có 18 danh mục được liệt kê giúp cho người dùng tìm kiếm và điền thông tin chính xác hơn, giúp cho hệ thống tổng hợp, thống kê đúng hơn

Trong hệ thống, có những trường thông tin được kê khai theo dạng bảng Hệ thống thiết kế chỉ hiển thị trên màn hình 03 dòng cho mỗi cột Khi người dùng khai

báo nhiều hơn số dòng thì bấm vào nút có dấu cộng ở cuối bảng để thêm dòng

Sau khi rà soát lại các thông tin cá nhân, người dùng bấm nút “Nộp phiếu”

để chuyển lên cấp trên duyệt

Chỉ khi phiếu đã được duyệt thì thông tin trong phiếu mới được chuyển lên Sở Nội vụ xét duyệt lần cuối trước khi ghi nhận vào hệ thống CSDL

4 Màn hình làm việc chính (đối với nhóm phê duyệt)

Sau khi đã đăng nhập vào hệ thống, người quản lý sẽ nhìn thấy màn hình của mình như sau:

Trên màn hình làm việc chính, phía trái màn hình có 03 mục:

- Thống kê: Thể hiện thông tin thống kê về hồ sơ nhân sự của một cơ quan/đơn

vị

- Công việc đợi duyệt: Liệt kê số lượng các phiếu còn đang treo lại, theo từng cơ

quan

- Thông tin cá nhân: Thông tin cá nhân của quản trị viên hệ thống, thao tác

tương tự như người dùng cấp 1

- Tìm kiếm cán bộ: Đây chính là màn hình làm việc để trích xuất báo cáo theo

yêu cầu công việc, ở đó ta có thể lấy bất kỳ thông tin theo những trường chỉ định bằng cách chọn những trường thông tin đó

4.1 Thống kê: Tại màn hình thống kê, hệ thống sẽ thực hiện theo các chỉ định

của người quản lý để kết xuất ra các số liệu báo cáo Mặc định là báo cáo tổng thể về đơn vị được chọn tại dòng đầu tiên (có màu xanh) Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu của công việc mà người Quản trị chỉ lọc ra những thông tin cần thu thập Để làm việc này, người Quản trị sẽ chọn đơn vị và đánh dấu chọn trước những trường thông tin cần lọc

ra báo cáo

4.2 Công việc chờ duyệt: Trên màn hình sẽ hiển thị con số những hồ sơ của

cán bộ thuộc quyền đã hoàn thành hoặc vừa cập nhật xong đang chơ duyệt để chuyển lên Sở Nội vụ cấp phép hòa vào cơ sở dữ liệu

Khi bấm vào dòng “Công việc chờ duyệt” ta sẽ có danh sách các đơn vị thuộc/trực thuộc cơ quan và số hồ sơ chờ duyệt của mỗi đơn vị đó Trên ví dụ là màn

Chọn đơn vị cần xem báo cáo