PHẦN MỀM QUẢN LÝ THI HỌC PHẦN VÀ TÍNH TĂNG GIỜ

PHẦN MỀM QUẢN LÝ THI HỌC PHẦN VÀ TÍNH TĂNG GIỜ The software for administration of module testing and overtime teaching payment Nguyễn Thành Khoắn Phòng Đào tạo TÓM TẮT Thực tiễn quản

PHẦN MỀM QUẢN LÝ THI HỌC PHẦN VÀ TÍNH TĂNG GIỜ

The software for administration of module testing and overtime teaching payment

Nguyễn Thành Khoắn

Phòng Đào tạo

TÓM TẮT

Thực tiễn quản lý đào tạo đòi hỏi khâu tổng hợp giờ dạy và thanh toán tăng giờ cho giảng viên của Phòng Đào tạo – Trường Đại h c ạc iêu phải nhanh ch ng ch nh xác ua nghiên cứu cách làm phần mềm quản lý thi h c phần và t nh tăng giờ đã ra đời trên cơ sở từ những mục tiêu ban đầu và áp dụng các phương pháp nghiên cứu phân t ch tiến đến lập trình cài đặt trên máy t nh Phần mềm với giao diện dễ sử dụng đem lại hiệu quả năng suất cao cụ thể nhất là trong các khâu xếp lịch coi thi; chấm công ra đề thi coi thi chấm bài thi tổng hợp giờ dạy … Ngoài ra các khoa tổ chuyên môn c thể tra cứu các thông tin c liên quan đến việc

tổ chức thi h c phần chủ động đề xuất cán bộ coi thi sao cho phù hợp với quy chế đào tạo và chủ trương của nhà trường

Từ khoá: Kế hoạch thi phân công giảng dạy thi h c phần chấm công coi thi tăng giờ

ABSTRACT

The training management requires the Academic Department - Bac Lieu University be rapid and accurate in calculating teaching hours and payments for teachers After studying, the software for administration of module testing and overtime teaching payment has been made on the basis of the initial objectives and the application of research methods, analysis toward programming and being installed With the easily-used interface, the software has shown its high effectiveness and productivity, especially in test scheduling; testing paper composing, test observation, paper marking, teaching hour synthesizing, etc Besides, the faculties, divisions can also look up information related to organizing module testin so that they can have appropriate recommendation for test observation staff in accordance with training institutions and the policy

of the school

1 Yêu cầu cấp thiết của thực tiễn quản lý đào tạo

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã đưa Công nghệ thông tin phát triển một bước nhảy vọt Trước sự phát triển đó, các tổ chức, doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt

động tác nghiệp của đơn vị Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào mức độ phân tích thiết kế hệ thống

Những nhu cầu thực tế đó dẫn đến hàng loạt các chương trình quản lý ra đời đáp ứng được hầu hết các nhu cầu thực tế cuộc sống, độ chính xác cao, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc,…

n cạnh đó, việc ứng d ng công nghệ thông tin vào công tác quản lý các trường đại học, cao đ ng tr n toàn quốc là một chủ trương lớn của ộ iáo d c - ào tạo và an iám hiệu Trường ại học ạc i u t nhiều n m trước đây Thực tế những n m gần đây cho th y, việc ứng d ng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại trường đã mang lại nhiều hiệu quả r t đáng kể, điển hình là các phần mềm quản lý đào tạo

Phòng ào tạo - Trường ại học ạc i u là đơn vị chủ trì quản lý công tác đào tạo Với tr n 4000 sinh vi n thuộc đa ngành n n việc quản lý nói chung và quản lý hoạt động tổ chức thi học phần nói ri ng của trường còn nhiều v n đề khó kh n và phức tạp do làm thủ công trong suốt gần 10 n m hoạt động Do vậy r t cần một công c quản lý tổ chức thi học phần, ch m công cán bộ coi thi và thanh toán t ng giờ cuối n m nhằm hỗ trợ cho công việc một cách trôi chảy hơn, tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức quản lý

Xu t phát t nhu cầu cải tiến c p thiết công c lẫn phương pháp làm việc đó, chúng

tôi đã thực hiện đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý thi học phần và tính tăng giờ”

nhằm quản lý khoa học các khâu t l n kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thi, tổ chức thi đến khâu tổng hợp giờ dạy, thống k chi trả tiền t ng giờ cho giảng vi n

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghi n cứu cơ s khoa học, cơ s lý luận để nhằm để nâng cao hiệu quả công tác quản lý đào tạo

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

-Tìm hiểu cơ s lý luận và thực tiễn của việc xây dựng và sử d ng phần mềm hỗ trợ

tổ chức thi học phần, ch m công cán bộ coi thi và thanh toán t ng giờ

- Nghi n cứu thực trạng của việc tổ chức thi học phần và thanh toán t ng giờ của Trường ại học ạc i u

- Xây dựng phần mềm hỗ trợ tổ chức thi học phần, ch m công cán bộ coi thi và thanh toán t ng giờ

+ Cung c p cho cán bộ Phòng ào tạo phần mềm ứng d ng phù hợp với công tác chuy n môn cao, tin học hóa các thao tác nghiệp v

+ Cung c p cho trợ lý các Khoa, Tổ bộ môn trong việc sắp xếp đề xu t cán bộ coi thi học phần và k khai phiếu thanh toán giờ dạy iao tiếp giữa phần mềm và người sử

d ng thông qua máy tính cá nhân, hệ thống mạng AN và qua Internet

- Nghi n cứu các v n bản, quy định, quy chế đào tạo, quy chế chi ti u nội bộ của Trường ại học ạc i u

4 Phương pháp nghiên cứu

a) Phương pháp thu thập tài liệu: iúp tìm kiếm, phân loại các tài liệu ph c v cho đề tài Việc thu thập tài liệu dựa tr n cơ s m c ti u và nhiệm v nghi n cứu của đề tài Nguồn thu thập chủ yếu là t sách, báo điện tử, giáo trình và tạp chí khoa học chuy n ngành về cơ

s và nguy n tắc của việc xây dựng phần mềm quản lý

b) Phương pháp phân tích hệ thống cổ điển: Phân tích và đánh giá về công tác chuy n môn nghiệp v quản lý đào tạo mà trọng tâm là khâu tổ chức thi, ch m công và thanh toán

t ng giờ, nhằm tìm ra những thuận lợi và khó kh n cho việc khai thác và sử d ng phần mềm

c) Phương pháp nghi n cứu lý luận:

- Nghi n cứu m c ti u của việc xây dựng phần mềm để xác định những nội dung cần thiết cho việc phân tích dữ liệu

- Nghi n cứu các v n bản hướng dẫn, quy định, quy chế li n quan đến công tác quản

lý đào tạo nhằm chính xác hóa các công thức tính toán phù hợp với quy định hiện hành

- ưa phần mềm ứng d ng vào công tác tổ chức thi học phần để kiểm tra, đánh giá nội dung của phần mềm đồng thời đưa ra các điều chỉnh, bổ sung nhằm hoàn thiện phần mềm

- Nghi n cứu các tài liệu, giáo trình lập trình quản lý với ngôn ngữ Visual Foxpro

- Phân tích và thiết kế dữ liệu nhằm đưa ra các mối quan hệ giữa các môđun chức

n ng

d) Phương pháp điều tra: iều tra các cán bộ quản lý đào tạo của Phòng ào tạo và các trợ lý Khoa, Tổ bộ môn Việc điều tra được tiến hành trước, trong và sau khi phần mềm hoàn thành Nhằm m c đích phân tích y u cầu, phân tích chức n ng và đánh giá ch t lượng sản phẩm

e) Phương pháp quan sát: Quan sát một số hệ thống phần mềm quản lý đào tạo để tham khảo và khai thác những ưu điểm

f) Phương pháp thực nghiệm: Sau khi phần mềm được xây dựng hoàn thành sẽ

chuyển sang giai đoạn chạy thử và kiểm thử Tiến hành đánh giá và kịp thời khắc ph c

những nhược điểm nếu có

g) Phương pháp xử lý số liệu: Xử lý thu thập thông tin các phiếu điều tra bằng phần

mềm SPSS: An IBM Company.

5 Kết quả nghiên cứu (Mô tả phần mềm)

Phần mềm được thiết kế mã nguồn m , có thể dễ dàng nâng c p cho phù hợp với điều

kiện và y u cầu thực tế trong quá trình xử lý các nhiệm v đào tạo

iao diện chính của phần mềm Quản lý thi học phần và tính t ng giờ như sau:

Hình 1: Giao diện ch nh của phần mềm

Hình 2: Một phần giao diện quản lý phân công giảng dạy

Hình 3: Phân công sắp xếp cán bộ coi thi

Hình 4: Chấm công coi thi

Hình 5: uản lý chấm bài thi h c phần

Hình 6: uản lý cán bộ ra đề thi

Hình 7: uy đổi tổng hợp và t nh tăng giờ

Hình 8: iểu mẫu tổng hợp giờ công coi thi giám sát thi

Hình 9: iểu mẫu tổng hợp chấm công

Hình 10: Giao diện ch nh dành cho cán bộ giáo vụ khoa tổ bộ môn

Phần mềm s hữu nhiều điểm mới nổi bật như đưa hầu hết các khâu của quá trình thanh toán t ng giờ cho giảng vi n vào hệ thống quản lý, có quản lý ca thi của cán bộ coi thi tại phòng hội đồng thi hoặc tại nhà; cán bộ trợ lý khoa có thể ngồi tại v n phòng khoa để gửi Phòng ào tạo danh sách cán bộ tham gia coi thi; giảng vi n, trợ lý khoa có thể ngồi tại khoa hoặc tại nhà để tra cứu lịch coi thi, tra cứu thông tin có li n quan đến hoạt động giảng dạy và một số công tác khác; giúp khoa có thể tự thống k các ti u chí khác như tổng số tiết được quy ra t hoạt động coi thi, giảng dạy, ch m thi,…

6 Kết quả ứng dụng

Phần mềm quản lý tổ chức thi học phần và tính t ng giờ đã được đưa vào ứng d ng thử tại Phòng ào tạo, bước đầu đã có hiệu quả rõ rệt, phù hợp với y u cầu thực tế về quản

lý đào tạo:

Series1, 2010,

25 Series1, 2011,

20

Series1, 2012,

30 Series1, 2013,

25 Series1, 2014,

20

Series1, 2015, 2

N m

iểu đồ thể hiện thời gian xử lý tính t ng giờ

iểu đồ cho th y thời gian xử lý được rút ngắn đi r t nhiều: T các n m 2010 đến

2014, thời gian xử lý thủ công đều tr n 20 ngày ến n m 2015, khi ứng d ng phần mềm quản lý tổ chức thi học phần và tính t ng giờ thì thời gian xử lý chỉ còn 2 ngày (chỉ bằng 10

% thời gian ti u hao cũ)

N m học 2014-2015, Trường chưa thực hiện tính t ng giờ theo quy chế chi ti u nội

bộ mới Tuy nhi n kết thúc n m học, khi nhiệm v thanh toán tiền coi thi cho cán bộ coi thi được đặt ra, phần mềm đã đáp ứng tốt khâu này, cho kết quả chính xác ến thời điểm này, không có b t kỳ khiếu nại nào li n quan đến sai sót do kỹ thuật phần mềm Hiện tại, hệ thống

đã được đưa vào hoạt động chính thức

7 Kết luận

Trong bối cảnh nhiều cơ s đào tạo đã và đang ứng d ng mạnh mẽ sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin để ph c v ngày càng tốt hơn y u cầu tổ chức và quản lý, Trường ại học ạc i u cũng đã và đang nỗ lực không nh

Phần mềm quản lý tổ chức thi học phần và tính t ng giờ là phần mềm thiết yếu hỗ trợ việc ch m công công tác thi học phần, l n kế hoạch và sắp xếp cán bộ coi thi học phần và tính t ng giờ cuối n m Phần mềm đã giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu tối đa các công việc thủ công trước đây Nổi bật hơn hết là tính nhanh gọn và độ chính xác cao cũng như việc tiết kiệm công sức thay vì phải tính tay, ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ giao diện tra cứu một số thông tin li n quan đến công tác ch m công thi học phần và tính t ng giờ tại các khoa, tổ bộ môn Công c này chính là cầu nối và giải pháp để việc phối hợp thực hiện công tác đào tạo của Phòng ào tạo và cán bộ, giảng vi n, sinh vi n được nhanh chóng hơn và khoa học hơn

Kết quả nghi n cứu này đã được đưa vào ứng d ng tích hợp với hệ thống quản lý đào tạo hiện có của nhà trường nhằm hiện đại hóa, nâng cao trình độ quản lý tr n t t cả các hoạt

động, mang lại hiệu quả tốt nh t T đó góp phần nâng tầm nhà trường, thực hiện tốt hơn sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực cho vùng Bán đảo Cà Mau nói ri ng, vùng ồng bằng Sông Cửu ong nói chung

Trong tương lai, phần mềm sẽ được tiếp t c nghi n cứu và phát triển li n t c, cập nhật các tính n ng mới sao cho phù hợp với y u cầu thực tiễn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Sơn Hải ập trình với Microsoft Visual Basic 6.0 C c Công nghệ thông tin – ộ

iáo d c và ào tạo Hà Nội, tháng 6 – 2006

2 Dương Việt Hằng ài giảng Cơ sở dữ liệu Trường ại học ạc i u, 2005

3 Nguyễn Mạnh Hùng Giáo trình lập trình quản lý ại học Th ng ong, 2009

4 Trần Phước Nghĩa ài giảng ập trình trên Windows Trường ại học ạc i u, 2005

5 Huỳnh Ngọc Tín Giáo trình Phân t ch thiết kế hệ thống thông tin Nhà xu t bản ại Học

Quốc ia TP Hồ Chí Minh, 2005

6 âm Quang Trư ng ài giảng Microsoft Foxpro for Windows Trường ại học ạc i u,

2006

7 Huỳnh Huy Tu n ài giảng Microsoft Access Trường ại học ạc i u, 2005

8 Triệu Yến Yến ài giảng Microsoft Foxpro for Windows Trường ại học ạc i u, 2005

9 ộ iáo d c và ào tạo, Quyết định số 43/2007/Q - D T ngày 15/08/2007 của ộ trư ng về việc ban hành quy chế đào tạo đại học, cao đ ng theo hệ thống tín chỉ

10 ộ iáo d c và ào tạo, Thông tư số 57/2012/TT- GDĐT ngày 27/12/2012 về việc sửa đổi

bổ sung một số điều của uy chế đào tạo đại h c và cao đẳng ban hành kèm theo uyết định số 43/2007/ Đ- GDĐT ngày 15/08/2007 của ộ trưởng

11 Trường ại học ạc i u, uyết định 484/ Đ-ĐH ngày 10/10/2014 của Hiệu trưởng về

việc ban hành quy chế đào tạo trình độ đại h c cao đẳng theo hệ thống t n chỉ

12 Trường ại học ạc i u, iểu mẫu kê khai giờ dạy dành cho giảng viên

Trường ại học ạc i u, uy chế chi tiêu nội bộ