Ứng dụng phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

- Trình bày thực trạng ứng dụng tính năng của phân hệ sưu tập số - Libol 6.0 trong xây dựng, quản lý và khai thác tài nguyên số tại Thư viện Đại học Hà Nội.- Nhận xét,đánh giá và đề xuất

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu đề tài, mặc dù đã rất cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô, cán bộ thư viện và bạn bè để đề tài được hoàn chỉnh hơn

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; cảm ơn Ban Giám hiệu và các cán bộ tại Trung tâm TT-TV Trường Đại học Hà Nội

đã tạo điều kiện giúp tôi thực hiện khóa luận này

Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Nguyễn Thị Thúy Hạnh - giáo viên hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài, giúp tôi hoàn thành khóa luận này

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, đề tài “Ứng dụng phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi với sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Thị Thúy Hạnh Đề tài này được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát tại Thư viện Hà Nội và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân

Hà Nội, ngày 05 tháng 03 năm 2014

Tác giả

Nguyễn Thị Liên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CSDL Cơ sở dữ liệu

HTML Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bảnISSN Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế cho báo, tạp chíISBN Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế cho sách

OPAC Mục lục tra cứu trực tuyến

XML Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội, nó thúc đẩy tiến trình phát triển của mọi lĩnh vực Thông tin làm nên những cuộc cách mạng mang tính đột phá của nền văn minh nhân loại Những lợi ích mà cách mạng thông tin đem lại cho loài người là không thể đong đếm được, nó vô cùng to lớn và hữu ích Xã hội hóa thông tin là một trong những mục tiêu quan trọng của hoạt động thông tin thư viện thời hiện đại Cùng với đó, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành Thông tin - Thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng Thư viện cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đặc biệt, các thư viện trên thế giới đang có xu hướng tự động hóa nghiệp vụ hoặc chuyển sang các loại hình thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và thông tin không ngừng gia tăng nhanh chóng trong xã hội Giờ đây các tài liệu trong thư viện không chỉ đơn thuần là các tài liệu truyền thống như sách báo, tạp chí mà còn bao gồm các loại tài liệu dạng số như: Cơ sở dữ liệu trên mạng, đĩa CD, DVD,… Chính vì vậy mà công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm và coi đây là vấn đề quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả cung cấp thông tin tới người dùng tin

Nhận thấy tầm quan trọng của nguồn tài liệu số,Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường đại học Hà Nội đã có sự đổi mới mạnh mẽ để đáp ứng được yêu cầu phục vụ thông tin - tri thức, nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường Giải pháp xây dựng các Bộ sưu tập số trong thư viện là một bước đi cần thiết để góp phần

giải quyết các vấn đề về đổi mới và nâng cao năng lực, chất lượng đào tạo của nhà trường

Hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng bộ sưu tập số tại Thư viện

trường Đại học Hà Nội tôi đã quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng phân hệ sưu tập

số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội” làm đề tài

nghiên cứu cho mình Thực hiện đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu và bổ sung những kiến thức thực tế cho bản thân và góp một phần nhỏ bé vào việc tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – thư viện, phục vụ công tác nghiên cứu, giáo dục, đào tại và các nhu cầu khác của người dùng tin, góp phần vào sự nghiệp phát triển nền kinh tế tri thức của đất nước

2 Mục đích nghiên cứu

2 1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là khảo sát việc ứng dụng phân hệ Sưu tập

số của phần mềm Libol 6.0 và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác Bộ sưu tập số tại Thư viện trường Đại học Hà Nội Qua việc khảo sát, khóa luận sẽ trình bày rõ những ứng dụng cụ thể của phân hệ sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện, đồng thời đưa ra đánh giá, nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng bộ sưu tập số

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để giải quyết được mục đích đề ra, nhiệm vụ của khóa luận là:

- Nêu được khái niệm, đặc điểm của tài liệu số và bộ sưu tập số, quy trình số hóa và xây dựng bộ sưu tập số

- Đặc điểm khái quát của Thư viện trường Đại học Hà Nội

- Trình bày thực trạng ứng dụng tính năng của phân hệ sưu tập số - Libol 6.0 trong xây dựng, quản lý và khai thác tài nguyên số tại Thư viện Đại học Hà Nội.

- Nhận xét,đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng bộ sưu tập số tại Thư viện Đại học Hà Nội

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Tính đến thời điểm hiện tại có một số công trình nghiên cứu và tìm hiểu về các khía cạnh tại Thư viện Đại học Hà Nội:

- “Công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” của Đỗ Thị Thu Hà, khóa luận tốt nghiệp năm 2012

- “Công tác tổ chức kho mở tại thư viện trường Đại học Hà Nội” của Dương Thị Hương, khóa luận tốt nghiệp năm 2011

- “Nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Hà Nội” của Nguyễn Thị Hương Chi, khóa luận tốt nghiệp hệ đào tạo tại chức năm 2011

- “Tìm hiểu hoạt động đào tạo kiến thức thông tin dành cho sinh viên tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội” của Phạm Thị Huyền Trang, khóa luận tốt nghiệp năm 2010

- “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” của Lê Thị Anh Thư, khóa luận tốt nghiệp năm 2009

- “Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội”, của Đinh Thị Phương Thúy, khóa luận tốt nghiệp năm 2008

- “Tìm hiểu công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” của Vũ Thị Lan Anh, khóa luận tốt nghiệp năm 2008.

Các đề tài khóa luận trước đó chỉ xoay quanh vấn đề tổ chức nguồn tin tại thư viện mà chưa có đề tài đi sâu nghiên cứu những ứng dụng của phần mềm đang sử dụng tại thư viện Vấn đề tìm hiểu ứng dụng phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội là vấn đề mà tôi quyết định lựa chọn làm đề tài khóa luận cho mình để bổ sung phong phú hơn vào các vấn đề nghiên cứu về Thư viện Đại học Hà Nội Đồng thời với việc tìm hiểu như vậy tôi muốn đem một phần kiến thức nhỏ bé đã được tiếp nhận trong quá trình học tập tại trường vào thực tế ngành học của mình Từ đó đưa ra những nhận xét và giải pháp về vấn đề

mà tôi đã nghiên cứu, để có sự so sánh rõ ràng hơn về khoảng cách giữa lý thuyết

và thực tế, đúc rút kinh nghiệm cho bản thân về ngành nghề mà mình sẽ gắn bó lâu dài trong tương lai

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là tìm hiểu việc ứng dụng tính năng của phân hệ sưu tập số - libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn về mặt không gian và thời gian là: “Thực trạng ứng dụng phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng bộ sưu tập số tại Thư viện trường Đại học Hà Nội giai đoạn hiện nay”

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

* Cơ sở lý luận

Khóa luận được viết trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Triết học Mác – Lê nin.

* Phương pháp nghiên cứu

- Điều tra, khảo sát thực tế

- Trao đổi với cán bộ Thư viện

- Quan sát, ghi chép, thu thập chọn lọc và tích hợp thông tin

- Thống kê dữ liệu

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài

- Lý luận: Làm rõ nội hàm các khái niệm liên quan đến xây dựng bộ sưu tập số: Tài liệu số hóa, bộ sưu tập số, hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0,…

- Thực tiễn: Trình bày ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng bộ Sưu tập số tại Thư viện Đại học Hà Nội

7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận,danh mục tài liệu tham khảo thì bố cục chính được chia thành 3 chương:

Chương 1: Thư viện Đại học Hà Nội và vấn đề số hóa

Chương 2: Thực trạng ứng dụng Phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng Bộ sưu tập số tại Thư viện Đại học Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI VÀ VẤN ĐỀ SỐ HÓA

1.1 Tài liệu số hóa

1.1.1 Khái niệm

Ở Việt Nam cũng như trên thế giới, có rất nhiều định nghĩa về tài liệu số hóa được đưa ra, điểm chung của các định nghĩa này đều cho rằng: “tài liệu số hóa là tài liệu mà thông tin được mã hóa và được biểu diến dưới dạng nhị phân gồm hai

số 0 và 1, được lưu trữ, khai thác trên máy tính điện tử, với sự hỗ trợ của một hay một vài thiết bị chuyên dụng và hệ thống mạng máy tính”

Tiêu chuẩn GOST R 51141-98 của Nga: “Tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử

Đối với một số tài liệu ở dạng truyền thống: sách, báo, luận văn… việc số hóa tài liệu này có thể ở các cấp độ khác nhau: Số hóa thư mục, số hóa dữ kiện, dữ kiện và số hóa toàn văn

Tài liệu số hóa thư mục là tài liệu chỉ được số hóa phần thư mục Trong đó các yếu tố thư mục được đưa vào số hóa bao gồm một số hoặc tất cả các yếu tố sau: Tác giả, tên tài liệu, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, khổ cỡ của tài liệu, số trang, chỉ số ISBN hoặc ISSN… Ngoài ra còn một số các yếu tố khác là:

Ký hiệu phân loại tài liệu, ký hiệu xếp giá tài liệu, ký hiệu định chủ đề, các từ khóa, bản tóm tắt nội dung tài liệu…

Tài liệu số hóa dữ kiện, dữ kiện là tài liệu ngoài phần số hóa thư mục còn có thêm phần số hóa một số dữ kiện, dữ liệu của tài liệu gốc nhưng không phải là toàn

bộ các thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc Các dữ kiện, dữ liệu này có thể là

thông tin lịch sử, số liệu thống kê, biểu đồ tăng trưởng, thành phần cấu tạo, một số nhận định, phân tích và dự báo được nêu trong tài liệu gốc…

Tài liệu số hóa toàn văn có nội dung của tài liệu gốc đã được số hóa Đây là loại hình tài liệu số hóa trọn vẹn nhất, có giá trị sử dụng lớn nhất trong số các loại hình tài liệu số hóa Bởi giá trị thông tin nằm ngay ở chính nội dung được số hóa, chứ không phải quy định bởi tên tác giả, tên tài liệu… hay một vài dòng xuất hiện trong nguồn tin

1.1.2 Đặc trưng của tài liệu số hóa

Đặc trưng của một tài liệu nhằm giúp cho người dùng tin có thể nhận biết và

sử dụng chúng một cách dễ dàng Sự ra đời và phát triển nhanh chóng của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổ thông tin, của sự phát triển khoa học công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin về chất lượng cũng như mức độ cập nhật thông tin Như vậy, tài liệu số hóa có những đặc trưng sau:

Mật độ thông tin của tài liệu số hóa rất lớn Nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ lưu trữ, nén thông tin trên các vật mang tin dạng số tạo điều kiện để tài liệu số hóa chứa đựng trong nó một khối lượng thông tin cực lớn

1.2 Bộ sưu tập số

1.2.1 Khái niệm

Theo từ điển giải nghĩa các thuật ngữ khoa học của Trường Đại học Bay Lor: “ Bộ sưu tập số là bộ sưu tập của thư viện hoặc các tài liệu lưu trữ được chuyển đổi sang định dạng thuật ngữ máy tính nhằm mục đích bảo quản hoặc phục

vụ truy cập điện tử”

Khái niệm về bộ Sưu tập số: Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về một chủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng.

Ví dụ: bộ sưu tập số về chủ tịch Hồ Chí Minh gồm các văn bản, các tác phẩm văn học, các văn kiện chính trị do Bác viết và do người khác viết về Bác; Những bài hát, bản nhạc viết về Hồ chí Minh; những đoạn phim, những băng video phản ánh cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng của Người

Như vậy, một Thư viện số có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập theo các chủ đề khác nhau, có thể do tập thể hoặc cá nhân tự xây dựng hoặc trao đổi, mua bán Có thể nằm trong lưu trữ của thư viện nhưng cũng có thể nằm ngoài thư viện thông qua một kênh cung cấp từ phía đối tác

Sự có mặt của các nguồn tin số hoá mở đầu một chiều hướng mới trong việc quản lý các thư viện được tin học hoá, bởi vì cũng cần đảm bảo việc quản lý bản thân các nguồn số hoá gắn liền với sự thông báo trong mục lục truyền thống Như vậy các thư viện số đã bổ sung vào hệ thống quản lý thư viện tích hợp một hệ thống quản lý các nguồn số hoá trong quá trình xây dựng các sưu tập thông tin Sự hiện diện đồng thời dưới dạng số của một nguồn lực và hình thức mô tả nguồn đó tác động đến sự tiến triển của các khổ mẫu dữ liệu

Tóm lại, Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu dưới dạng số

về một chủ đề nhất định được lưu giữ, quản lý và khai thác thống nhất bằng máy tính thông qua một giao diện thống nhất

1.2.2 Đặc điểm của bộ sưu tập số

Bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và do tần suất sử dụng Vì vậy xây dựng bộ sưu tập số là vấn đề đáng được quan tâm ở nhiều thư viện trên cả nước

Bộ sưu tập số có những đặc tính nổi trội mà dịch vụ thư viện truyền thống chưa có như:

- Bộ sưu tập số tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất

cả mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu học tập bởi STS không bị giới hạn về không gian và thời gian Loại bỏ khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia

- Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của tài liệu số trong đào tạo thể hiện ở chỗ một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của người học

- Tình hiệu quả của bộ sưu tập số là tiết kiệm thời gian và kinh phí: thư viện

đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ Hơn hết là giúp cho người dùng tin được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong việc tìm thông tin

- Bộ sưu tập số kết hợp với phương thức thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho việc đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo tín chỉ, đào tạo trực tuyến của nhà trường Giúp cho người học chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ không phải đến thư viện cũng có thể lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi

- Trong điều kiện còn thiếu nguồn tài liệu tham khảo học tập in giấy, thì việc

có thêm giải pháp tài liệu số hóa sẽ giúp cho người học có thêm nhiều lựa chọn để phục vụ cho kế hoạch học tập của cá nhân

- Bộ sưu tập số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ: Phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của nhà trường mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác

- Bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất

sử dụng

1.3 Quy trình số hóa tài liệu, xây dựng bộ sưu tập số

Số hóa tài liệu là một quy trình đòi hỏi nhiều thời gian, do đó, trước khi xây dựng dự án số hóa, các cơ quan thông tin - thư viện cần tự trả lời những câu hỏi sau đây: tại sao cần số hóa tài liệu, số hóa để làm gì; đối tượng phục vụ là ai; số lượng tài liệu cần số hóa; ai sở hữu tài liệu đó; bản quyền tài liệu thuộc về ai, thời gian thực hiện dự án; ngân sách để tạo lập và duy trì; ai chịu trách nhiệm giải quyết khó khăn của dự án (nếu có); số hóa tài liệu như thế nào; định dạng sản phẩm là gì (ảnh / văn bản ); mô tả tài liệu như thế nào, dùng chuẩn biên mục gì; quy định các chính sách truy cập tài liệu số (ai, mức độ truy cập, miễn phí hay có thu phí…); bảo quản và duy trì phục vụ như thế nào

Sưu tầm tài liệu

Đây là công đoạn đầu tiên trong quy trình số hóa tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những đối tượng tài liệu nào được đưa vào số hóa Các thư viện cần đưa ra những tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho việc lựa chọn các tài liệu như:

Vấn đề bản quyền: bản quyền cực kỳ quan trọng trong việc lựa chọn tài liệu,

vì tài liệu sau khi số hóa sẽ được đưa lên internet Trước khi số hóa, thư viện phải tuân thủ luật bản quyền tác giả của Việt Nam cũng như luật bản quyền quốc tế Tuy nhiên những ý thức về vấn đề bản quyền cũng như những quy định về vấn đề sở hữu trí tuệ ở Việt Nam hiện nay chưa thực sự rõ ràng và còn thiếu các văn bản pháp luật hướng dẫn và quy định cụ thể Chính vì vậy, hiện nay nhiều thư viện ở Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn các tài liệu để số hóa Nhiều thư viện chọn cho mình một giải pháp trước mắt là tập trung tiến hành số hóa những nguồn tài liệu đặc thù tại thư viện, đó là tài liệu nội sinh và tài liệu quý hiếm

Nội dung tài liệu: căn cứ trên cơ sở xác định nhóm người dùng tin mục tiêu

mà thư viện quyết định lựa chọn các chủ đề tài liệu nào sẽ đưa vào số hóa

Điều kiện bảo quản hiện tại: tùy tình hình cụ thể của từng thư viện trong tình trạng điều kiện bảo quản kết hợp với nội dung tài liệu mà quyết định lựa chọn tài liệu đưa vào Ví dụ: ưu tiên cho các tài liệu in trên giấy giòn, dễ rách, có hóa chất bảo quản

Các loại tài liệu đặc biệt: tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất bản (luận án tiến sĩ, tài liệu cổ, tài liệu cẩm nang chuyên ngành)

Lựa chọn công nghệ

Lựa chọn công nghệ để tiến hành số hóa đóng vai trò rất quan trọng bởi đây

là công cụ đắc lực giúp cơ quan thông tin - thư viện thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu tập số Công nghệ để tiến hành số hóa cần đáp ứng các yêu cầu sau: là công cụ, môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sưu tập; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu

Để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, thư viện khi thực hiện tạo lập

bộ sưu tập số cần phải có cơ sở hạ tầng sau: hệ thống mạng intranet được kết nối internet với đường truyền đủ đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện; hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền; trang web đăng tải

và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập; phần mềm quản lý tài liệu số Phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng các yêu cầu như: tạo siêu dữ liệu theo 3 dạng (siêu dữ liệu mô tả: mô tả các thông tin về tài liệu, siêu dữ liệu cấu trúc: mô

tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục giúp người dùng dễ dàng

di chuyển đến các thành phần của tài liệu, siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu); mô tả dữ liệu (theo một trong các chuẩn siêu dữ liệu MARC, Dublin Core, MODS, METS, ISO 2709 trong đó chuẩn Dublin Core tương đối phổ biến vì có khả năng tùy biến cho các tiêu chuẩn khác với 15 trường biên mục); vận hành liên kết (tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như tác giả, nhan đề tài liệu, từ khóa, tiêu đề chủ

đề, chỉ mục quốc gia ); quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép, phần này chưa có trong các phần mềm nguồn mở, theo đó chỉ có các thành viên đã được đăng ký mới được quyền truy cập vào tài liệu hoặc quản lý chế độ download của tài liệu; xuất - nhập dữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác theo các chuẩn chung

Số hóa nguồn tài liệu

Đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu

dễ dàng thực hiện nhất, bởi hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến bộ rất nhiều Trước đây, muốn số hóa một cuốn sách khoảng 2000 trang thì phải mất vài ngày để quét từng trang sách Nhưng hiện nay cũng với cuốn sách đó chỉ mất vài giờ là cho

ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% bản gốc và đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu

dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML

Hiện nay ở Việt Nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các thư viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện scan Đặc biệt, công nghệ KIRTAS APT 1200 có phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu

Biên mục tài liệu (tạo siêu dữ liệu)

Siêu dữ liệu (metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin được chia sẻ trên internet Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tập các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu

Có nhiều chuẩn biên mục mang tính chất siêu dữ liệu khá thông dụng như: MARC 21/ UNIMARC, Dublin Core Metadata, XML… Các dữ liệu này thường được gắn vào phần đầu cho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các máy tìm kiếm, lọc ra thông tin để tổ chức thành kho dữ liệu mà không cần dùng đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống

Dublin Core Metadata là chuẩn dùng mô tả nội dung của biểu ghi và dữ liệu

Nó đơn giản hơn MARC Format vì chỉ có 15 trường: nhan đề, tác giả, chủ đề, mô

tả, nhà xuất bản, tác giả phụ, ngày tháng, loại tài liệu, mô tả vật lý, định danh, nguồn gốc, ngôn ngữ, liên kết, bao quát, bản quyền (trong khi MARC có đến hơn

200 trường, khá phức tạp)

Vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu

Trước khi vận hành thật các công đoạn: quét (scan), biên mục tài liệu, tải tài liệu lên mạng, thư viện sẽ thực hiện giai đoạn thử nghiệm bằng cách cho scan khoảng 10 đơn vị tài liệu với đủ các loại hình: sách, tạp chí, bản thảo, tài liệu hành chính, tranh ảnh,… và cho lưu trữ cũng như vận hành thử trên website để kiểm tra

về chất lượng, bao gồm kích cỡ của hình ảnh, vấn đề xử lý chung, dạng tập tin, chiều sâu của bit, vùng sáng, vùng tối, giá trị âm thanh, độ sáng, độ tương phản, độ phân giải, sự nhiễu, sự định hướng, tiếng động, sự điều chỉnh kênh màu, sự mất văn bản, sự điều chỉnh hình ảnh, sựu mất đường truyền hay mất hình ảnh, sự sống động, chất lượng truy cập, hình thức ngắn gọn, rõ ràng của văn bản…

Trong quá trình quét tài liệu, tạo sản phẩm số cho đến biên mục tài liệu số nên được sao lưu, cất giữ bảo quản ở các dạng: bộ nhớ lớn của máy chủ, trên CD-ROM, trên ổ cứng di động

Cung cấp, tải dữ liệu lên mạng là khâu cuối cùng của tiến trình số hóa, bao

gồm việc đưa bộ sưu tập lên mạng của thư viện để phục vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với người dùng: tạo ra các công cụ sử dụng, chính sách khai thác đối với người dùng, ý kiến đóng góp, đánh giá của người sử dụng, xây dựng các ứng dụng tùy biến, chính sách phát triển nguồn tài liệu… Tất cả các kết quả này cần được thông qua trước hội đồng số hóa để hoàn chỉnh lần cuối trước khi công bố kết quả

bộ sưu tập đối với người dùng tin

Xây dựng bộ sưu tập số là một xu thế tất yếu của các thư viện hiện nay nhằm giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu, chia sẻ tài nguyên và cải thiện dịch vụ cung cấp cho người dùng tin Để làm được điều này, ngoài những nỗ lực của đội ngũ cán bộ ngành thông tin - thư viện, cần phải có sự định hướng và quan tâm chỉ đạo từ các cấp lãnh đạo nhằm thống nhất nhận thức cũng như hành động

1.4 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hà Nội

1.4 1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trước đây) được thành lập năm

1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam Hiện tại, trường

có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý… Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trường Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng…

Thư viện Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch

sử hình thành và phát triển của trường Đại học Hà Nội trong suốt 54 năm qua

Thời kỳ mới thành lập Thư viện hoạt động trên cơ sở là một tổ công tác phục

vụ tư liệu cho trường trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thư viện bó hẹp, nghèo nàn Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở them một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Cùng với sự thành lập của một số khoa và bộ môn, vốn

tư liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng được nhu cầu tin và không còn phù hợp Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm

1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường Trong

quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ.

Năm 2000 với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sát nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Trung tâm thực hiện dự

án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới

WB (World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị

Ngày 5/12/2003 Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện

Năm 2010 đổi tên thành “Thư viện Đại học Hà Nội” Và hiện nay thư viện Đại học Hà Nội đang đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục của trường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành đào tạo của nước ta nói chung

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện

Thư viện Đại học Hà Nội có 4 chức năng cơ bản, đó là:

- Chức năng thông tin

- Chức năng văn hoá

- Chức năng giáo dục

- Chức năng nghiên cứu

Trong đó, chức năng giáo dục là chức năng chủ yếu Ngoài ra, Thư viện còn

có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

Nhiệm vụ của Thư viện Trường Đại học Hà Nội cũng giống như thư viện các trường đại học khác, đó là:

- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của trường

- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin

- Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

- Hướng dẫn giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng

- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm

Trong suốt quá trình hoạt động, Thư viện luôn xác định rõ chức năng, nhiệm

vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường

1.4.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin – thư viện gồm các bộ phận, có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng luôn thống nhất, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan Để nâng cao công tác quản lý các hoạt động thì các bộ phận phải có sự phân công rõ rệt

BAN GIÁM ĐỐC

Tổ

Kĩ thuật Tổ Nghiệp vụ

Tổ Dịch vụ và

Marketing

Tổ Tập huấn và giải đáp thông tin

Tổ

An ninh

Căn cứ quyết định số 668/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học

và trung học chuyên nghiệp về quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện đại học, căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của Thư viện Đại học Hà Nội, Thư viện được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Hiện nay, tổng số cán bộ của Thư viện gồm có 22 cán bộ, trong đó có 1 nghiên cứu sinh, 10 thạc sĩ chuyên ngành Thông tin – Thư viện và 01 người đang theo học thạc sĩ, 04 cử nhân chuyên ngành thư viện, 4 cán bộ tốt nghiệp công nghệ thông tin và điện tử viễn thông (kỹ thuật viên), 2 bảo vệ.Thư viện với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiện đại hoá Thư viện Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động như đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Thư viện cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh

1.4.4 Đặc điểm vốn tài liệu

“ Nguồn lực thông tin gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên các phương tiện theo quy ước và không theo

quy ước các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức

có thể truy cập và có giá trị cho người sử dụng”( 2005).Trong hoạt động thư viện, nguồn lực thông tin hay tài nguyên thông tin là yếu tố quan trọng làm nên mọi hoạt động thông tin Thư viện ĐHHN có nguồn tài nguyên thông tin khá phong phú, đa phần là các tài liệu ngôn ngữ hoặc hỗ trợ giảng dạy ngôn ngữ, vì giảng dạy và học tập ngoại ngữ là đặc thù của trường

Thư viện trường Đại học Hà Nội hiện có các nguồn tư liệu phục vụ bạn đọc như sau:

 Thư viện trung tâm

 Tủ sách các Khoa

 Tủ sách Phòng, Ban

• Thư viện trung tâm

+ Tài liệu Tiếng Việt

+ Tài liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, almanach, số liệu thống kê

+ Báo và tạp chí in, tạp chí điện tử online

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học

+ Tài liệu tự chọn: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhưng chưa biên mục, được trung bày để bạn đọc tự chọn, nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tư liệu

+ Tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức )+ Tài liệu nghe nhìn

+ Tài liệu trực tuyến

+ Cơ sở dữ liệu trực tuyến

+ Bộ sưu tập số hóa tài liệu điện tử: Luận văn, file mp3, sách điện tử

+ Các phần mềm dạy và học tiếng Anh trực tuyến qua mạng

Theo số liệu thống kê tháng 12/2013:

STT Loại tài liệu Tổng tên sách Tổng số bản sách

Bảng 1.1: Nguồn tài liệu truyền thống của TVĐHHN

Ngoài ra do quá trình bùng nổ thông tin và xu thế phát triển nguồn tài liệu điện tử, Thư viện cũng đã và đang từng bước chuyển đổi nguồn tài liệu truyền thống sang bổ sung tài liệu điện tử nhằm tiết kiệm vật chất, trang thiết bị lưu trữ, bên cạnh đó lại đáp ứng nhu cầu của người dùng tin về chất lượng cũng như thói quen sử dụng tài liệu của thư viện ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào, như: Cơ

sở dữ liệu (CSDL) ProQuest - Central, CSDL Emerald, và một số CSDL miễn phí khác: CSDL chuyên ngành y - sinh học: Hinari; CSDL Ebsco - Host…

• Tủ sách các Khoa

Thư viện trường Đại học Hà Nội đã xây dựng được một số tủ sách các Khoa:+ Tủ sách khoa Hàn Quốc

+ Tủ sách khoa tiếng Pháp

+ Tủ sách khoa tiếng Italia

+ Tủ sách khoa Giáo dục chính trị

+ Tủ sách khoa tiếng Đức

• Tủ sách Phòng, Ban

+ Tủ sách phòng Tổ chức Hành chính

+ Tủ sách phòng tài vụ

+ Tủ sách Y tế dự phòng

Đây là sự cố gắng không ngừng của thư viện và nhà trường nhằm tăng vốn tài nguyên thư viện, đáp ứng nhu cầu phát triển của nhà trường và xã hội

1.4.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Thư viện như sau:Nhóm 1: Sinh viên chính qui

Nhóm 2: Cán bộ, giảng viên

Nhóm 3: Học viên dự án

Nhóm 4: Học viên cao học

Nhóm 1: Sinh viên chính qui

Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm, nhu cầu thông tin của

họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn

bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học

đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháp học tập Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới

Nhóm 2: Cán bộ, giảng viên

Là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƯU TẬP SỐ - LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể hiểu là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác

2.1 Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0

Libol (LIBrary OnLine) là bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sản phẩm phần

mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện thành công nhất ở Việt Nam

Sau nhiều năm nghiên cứu và phát triển cùng với những thành công nhất định, hiện nay Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử phù hợp nhất ở Việt Nam Sự có mặt của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin – thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục

Libol là phần mềm có thể triển khai ứng dụng trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Libol sẽ giúp cho các thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại Các thư viện lúc này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn

Phần mềm Libol hiện nay bao gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ

sở dữ liệu chung và có cơ chế vận hành thống nhất Người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Libol luôn cập nhật các phân hệ mới

sẽ vào chương trình, cũng như các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin

Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn,

có thể tới hàng triệu bản ghi

Libol đáp ứng và tuân thủ mọi tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam, hiện đang được áp dụng tại Thư viện Quốc Gia và Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc Gia, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn ISO 2709, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC

LIBOL có những tính năng chính sau:

Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu;

Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH;

Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME;

Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2;

Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI

Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số;

Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD;

Tìm kiếm toàn văn;

Khả năng tuỳ biến cao;

Bảo mật và phân quyền chặt chẽ;

Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;

Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi, Hỗ trợ hệ QT CSDL Oracle hoặc MS SQL Server;

Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị;

Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở;

Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

Các phân hệ chức năng chính:

Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối

tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác

Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ

lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục

mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi

dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng

Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản

lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san ) như bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có số thiếu

Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư

viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

Phân hệ lưu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại

trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông

do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết

Phân hệ sưu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử

qua mạng, quản lý kho tư liệu số hoá

Phân hệ mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu

với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác

Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt

động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình

2.2 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội

Năm 2003, Thư viện đã ứng dụng và triển khai phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện

Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội đã có những thuận lợi đáng kể nhưng cũng không thể không có những khó khăn phức tạp Phần mềm được phát triển do công ty Tinh Vân cung cấp hỗ trợ, nó ra đời năm

1997 nhưng đến tận năm 2001 mới được đưa vào ứng dụng rộng rãi

Trong quá trình triển khai ứng dụng tại các đơn vị, phần mềm Libol bộc lộ một số hạn chế (bên cạnh những tính năng rất thông dụng còn có những tính năng không cần thiết) nên phần mềm này đã được chỉnh sửa trên từng phân hệ Đó cũng chính là lý do, từ tháng 1 năm 2011 Thư viện trường Đại học Hà Nội tiến hành nâng cấp phần mềm Libol 5.5 lên phiên bản Libol 6.0 với giao diện thân thiện và tính năng phù hợp hơn với yêu cầu đặt ra của Thư viện Libol 6.0 bổ sung thêm nhiều tiện ích mới và đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra của Thư viện Với Thư viện Đại học Hà Nội khi nâng cấp lên phiên bản Libol 6.0 đã thu được những kết quả nhất định Tính đến nay, Thư viện đã xây dựng được 6 CSDL bao gồm:

- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 29754biểu ghi Đây là CSDL lớn nhất của Thư viện

- CSDL các loại băng từ gồm 753 biểu ghi

- CSDL báo/ tạp chí gồm 210 biểu ghi về các loại báo/ tạp chí được lưu giữ tại Thư viện

- CSDL luận văn/ luận án về các tài liệu luận văn, luận án được bảo vệ tại trường hiện đang lưu giữ tại Thư viện

- CSDL bài trích điện tử

- CSDL Công trình nghiên cứu

2.3 Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội

Điểm nổi bật của LIBOL 6.0 chính là Phân hệ Quản lý Tư liệu điện tử

Nếu như ở các phiên bản trước đây là một nhóm tính năng nằm rải rác trong một số phân hệ thì tới LIBOL 6.0, nghiệp vụ này đã được hoàn thiện thành một phân hệ riêng Phân hệ này cho phép thư viện có thể quản lý các dạng tài liệu số phổ biến Với khả năng tách ra hoạt động độc lập, nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng

Phân hệ sưu tập số hay phân hệ Quản lý tư liệu điện tử là điểm nổi bật

của Libol 6.0 so với các phiên bản trước của Libol Phân hệ sưu tập số do công ty Tinh Vân xây dựng với nhiều tính năng vượt trội

Phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 có khả năng lưu giữ các file điện

tử với số lượng lớn, khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo

dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả

Phân hệ sưu tập số còn có khả năng quản lý các tài khoản đặt mua tài liệu điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu đặt mua của bạn đọc

Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí Quản lý tài liệu hạn chế với mức độ mật khác nhau

Cho phép biên mục các file dữ liệu, khả năng gắn kèm các file dữ liệu số với một biểu ghi biên mục đã có sẵn

Khả năng xử lý các yêu ầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, dễ dàng.Khả năng quản lý tài chính liên quan đến việc sử dụng và đặt mua tài liệu điện tử

Phân hệ sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 bao gồm 6 menu chính:

 Menu tài khoản

 Menu xử lý yêu cầu

 Menu công cụ

 Menu kế toán

 Menu thống kê

 Menu tài nguyên số hóa

Thư viện đã sử dụng một số Menu của phân hệ Sưu tập số trong quá trình quản lý Tài liệu điện tử đó là: Menu tài khoản, công cụ và Tài nguyên số hóa

2.3.1 Menu Tài khoản

Cho phép người dùng tạo lập và quản lý thông tin về hệ thống tài khoản truy nhập dữ liệu điện tử Người dùng có khả năng thêm mới, sửa chữa và xóa các thông tin về tài khoản một cách dễ dàng và nhanh chóng

2.3.2 Menu Công cụ

Công cụ là danh mục phương thức giao nhận tài liệu, các khuôn dạng nhãn, thư, hóa đơn… phục vụ cho trao đổi tài liệu điện tử

Libol 6.0 cho phép người dùng có khả năng tạo ra các phương thức giao nhận tài liệu khác nhau tùy thuộc vào từng hệ thống thư viện

Đối với Thư viện ĐHHN, menu Công cụ cũng được sử dụng vào việc quản lý danh mục các phương thức giao nhận phục vụ cho việc trao đổi các tài liệu điện tử Thư viện ĐHHN có liên kết với một số thư viện như: Thư viện Việt Nam, Thư viện Quốc tế và thư viện nước ngoài: Thư viện Đại học Victoria, Thư viện Đại học Latrobe…

2.3.3 Menu Tài nguyên số hóa

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin dạng số đóng vai trò quan trọng trong phục vụ học tập, nghiên cứu của con người Xây dựng nguồn tài nguyên số

chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại

Với việc sử dụng phần mềm Libol 6.0 trong việc xây dựng, bảo quản và khai thác bộ sưu tập số, thư viện Đại học Hà Nội đã ứng dụng nhiều tính năng của phân

hệ sưu tập số.Trong công tác biên mục và quản lý bộ sưu tập, Thư viện ứng dụng menu tài nguyên số hóa là chủ yếu

Menu tài nguyên số hóa là một ứng dụng quan trọng nhất của phân hệ sưu tập số, là khâu ứng dụng phục vụ cho việc quản lý và khai thác các bộ sưu tập số của thư viện Menu này thực hiện 4 chức năng chính đó là:

2.3.3.1 Quản lý bộ sưu tập

Trong Menu tài nguyên số, tính năng quản lý bộ sưu tập sẽ giúp cho người dùng có thể thao tác trực tiếp đối với những bộ sưu tập mà mình muốn xây dựng Quản lý bộ sưu tập bao gồm:

 Thêm mới Bộ sưu tập:

 Sửa Bộ sưu tập

 Xóa Bộ sưu tập

 Gộp các Bộ sưu tập

2.3.3.1.1 Thêm mới Bộ sưu tập

Đây là công đoạn đầu sau khi số hóa nguồn tài liệu, với chức năng thêm mới các bộ sưu tập sẽ giúp cho các cán bộ thư viện có thể thêm các bộ sưu tập mà mình vừa tiến hành xây dựng để đưa vào quản lý và khai thác Các bộ sưu tập sau khi được cán bộ thư viện xây dựng xong sẽ được thêm mới vào trong hệ thống để giúp cho việc quản lý bộ sưu tập, chuẩn bị những bước tiếp theo để đưa vào khai thác

Cán bộ thư viện chỉ việc nhập tên bộ sưu tập và mô tả ngắn gọn về bộ sưu

tập này vào ô trống rồi ấn vào “Thêm” Như vậy là việc thêm mới một bộ sưu tập

đã hoàn thành

Đặc trưng của bộ sưu tập số tại Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học

Hà Nội có nội dung liên quan đến các chuyên ngành giảng dạy trong trường Thư viện đã xây dựng được 6 bộ sưu tập số gồm:

- Bộ sưu tập số các bài trích điện tử

- Bộ sưu tập số luận văn - luận án

- Bộ sưu tập số sách điện tử

- Bộ sưu tập số tài liệu nghe

- Bộ sưu tập số tạp chí điện tử

- Bộ sưu tập số các công trình nghiên cứu

Trong đó có 7165 file văn bản, 2204 file âm thanh, 393 file là loại khác…phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của sinh viên và giảng viên trong trường

2.3.3.1.2 Sửa Bộ sưu tập

Cùng với việc xây dựng bộ sưu tập, phần mềm cũng cho phép người dùng sửa bộ sưu tập Đây là chức năng không thể thiếu đối với một phần mềm thư viện số bởi khi tiến hành xây dựng bộ sưu tập sẽ không tránh khỏi những sai sót hoặc những điều bất hợp lý cần phải thay đổi Vì vậy, với chức năng sửa bộ sưu tập sẽ giúp cho việc cung cấp thông tin về bộ sưu tập một cách chính xác nhất

Để sửa lại thông tin trong bộ sưu tập, cán bộ chỉ cần bấm vào biểu tượng

“Sửa” trong cột sửa cùng hàng với bộ sưu tập mà mình muốn sửa thông tin sau đó bấm “Cập nhật” để lưu lại thông tin

2.3.3.1.3 Xóa Bộ sưu tập

Để xóa Bộ sưu tập cán bộ chỉ cần bấm chọn chức năng “Xóa” cùng hàng với bộ sưu tập mà mình muốn xóa bỏ Tuy nhiên để xây dựng bộ sưu tập số cần nhiểu thời gian và kinh phí Vì vậy thư viện khi xây dựng bộ sưu tập số đã có những kế hoạch cụ thể rõ ràng Việc xóa bỏ bộ sưu tập hầu như không có

2.3.3.1.4 Gộp các Bộ sưu tập

Nếu như các bộ sưu tập có nội dung liên quan hoặc chung về một lĩnh vực thì cán bộ có thể sử dụng thao tác này để gộp các bộ sưu tập lại với nhau vào chung một bộ sưu tập Việc gộp các bộ sưu tập cũng giống như việc phân loại tài liệu, các tài liệu giống nhau về nội dung hay lĩnh vực nào đó cũng sẽ được phân loại về cùng một môn loại Điều này sẽ tạo điều kiện cho việc khai thác dữ liệu điện tử được dễ dàng hơn khi tìm những dữ liệu số liên quan đến lĩnh vực mà mình quan tâm

- Để gộp Bộ sưu tập cán bộ chỉ cần chọn các bộ sưu tập cần gộp

- Sau đó chọn BST sẽ gộp tới và bấm “Gộp”

Như vậy việc gộp bộ sưu tập sẽ được thực hiện