HOÀN THIỆN kế TOÁN NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY cổ PHẦN xây DỰNG và vận tải THĂNG LONG

Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Longdưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các nhân viên phòng kế toán – tài chính cùng các cán bộtrong công ty, em đã tiến

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

Họ và tên sinh viên Nguyễn Thị Minh Phương

Giảng viên hướng dẫn PGS TS Nguyễn Ngọc Quang

Hà Nội- 2015

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG……… 3

1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 3

1.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty 3

1.1.2.Phân loại và cách mã hóa nguyên vật liệu tại công ty 3

1.1.3.Tính giá nguyên vật liệu tại công ty 6

1.2.ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 7©

1.2.1.Quy trình hình thành nguyên vật liệu 7

1.2.2.Quy trình sử dụng nguyên vật liệu 8

1.2.3.Hệ thống kho tàng lưu trữ nguyên vật liệu 8

1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 13

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 13

2.1.1 Chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 13

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Long 23

2.2 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 33

2.2.1 Tài khoản sử dụng 33

2.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL 34

2.2.3 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu 35

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 40

3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Nhược điểm 44

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 47

3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG 48

3.2.1 Về công tác quản lý NVL 48

3.2.2 Về phân loại và mã hóa vật tư 49

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 49

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết NVL 50

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 52

KẾT LUẬN 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Danh mục vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long 5

Y Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu 13

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu 17

Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 23

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính 35

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu số 2-1: Hóa đơn GTGT 15

Biểu số 2-2: Phiếu nhập kho 16

Biểu số 2-3: Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu 19

Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho 20

Biểu số 2-5: Thẻ kho 22

Biểu số 2-6: Thẻ kho 24

Biểu số 2-7: Thẻ kho 25

Biểu số 2 -8: Bảng kê nhập vật tư 26

Biểu số 2-9: Bảng tính giá NVL 28

Biểu số 2-10: Bảng liệt kê xuất vật tư 29

Biểu số 2-11: Sổ chi tiết đá 1x2 30

Biểu số 2-12: Sổ chi tiết cát vàng 31

Biểu số 2-13: Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn 32

Biểu số 2-14: Nhật ký chung 38

Biểu số 2-15: Sổ cái tài khoản 39

Biểu số 3-1: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu 50

Biểu số 3-2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 52

Biểu số 3-3: Biên bản kiểm kê vật tư 52

Biểu số 3-4: Nhật ký mua hàng 53

LỜI MỞ ĐẦU

Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Long,

em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối vớimột doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp như công ty Cổ phần Xây dựng vàVận tải Thăng Long Sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng Dùcác công trình này lớn hay nhỏ thì nguyên vật liệu vẫn là các yếu tố đầu vào quantrọng nhất, chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm Sự thay đổi về sốlượng và chất lượng nguyên vật liệu đầu vào sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tậphợp chi phí, chất lượng cũng như giá cả của từng công trình Do vậy, yêu cầu đặt ra làphải quản lý chặt chẽ công tác kiểm tra, hạch toán kế toán nguyên vật liệu chính xác,cung cấp đầy đủ, kịp thời, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý…Trong những năm gần đây, do sự biến động của nền kinh tế, đặc biệt là sự biến độngcủa giá cả thị trường theo hướng khó có thể lường trước được làm cho giá trị chi phínguyên vật liệu được sử dụng thay đổi, làm ảnh hưởng không nhỏ tới nguồn vốn đầu

tư cũng như hoạt động của toàn công ty

Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Longdưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các nhân viên phòng kế toán – tài chính cùng các cán bộtrong công ty, em đã tiến hành đi sâu nghiên cứu tìm hiểu thực tế các vấn đề liên quanđến kế toán nguyên vật liệu nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán của công ty,đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Do vậy em đã lựa chọn đềtài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và vận tảiThăng Long” cho bài chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình

Chuyên đề của em gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm tổ chức và quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Long

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng

và Vận tải Thăng Long

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Long

Em xin chân thành cám ơn PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang đã hướng dẫn em vàcám ơn các cán bộ, nhân viên trong công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này Do

thời gian và kiến thức của em còn hạn chế nên chuyên đề thực tập chuyên ngành của

em không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, cácđóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ, nhân viên công ty để chuyên đềcủa em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

1.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Mỗi doanh nghiệp thường có những loại nguyên vật liệu đặc trưng riêng Là mộtcông ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cầu đường, nhà ở, nguyên vật liệucủa công ty chủ yếu là xi măng, thép, cát, đá… với đặc tính là cồng kềnh, khối lượnglớn chiếm nhiều diện tích lưu kho Bên cạnh đó tuy số lượng vật liệu chính khôngnhiều nhưng lại rất đa dạng về chủng loại với đăc tính vật lý, hóa học khác nhau Ví dụthép có thép có thép Ø10,Ø20,Ø12…, gạch có gạch đặc, gạch 4 lỗ, gạch 2 lỗ…, cátgồm cát vàng, cát đen Các nguyên vật liệu được lưu trữ tại các kho thoáng mát, đượctrang bị đầy đủ trang thiết bị bảo vệ

1.1.2.Phân loại và cách mã hóa nguyên vật liệu tại công ty

 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu tại công ty với đặc điểm đa dạng về chủng loại, công dụng vớicác đặc tính kỹ thuật rất khác nhau Do vậy yêu cầu lựa chọn tiêu thức phân loại phùhợp để có thể theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ phục vụ công tác

tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết là rất quan trọng Tại công ty

cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long, kế toán tiến hành phân loại nguyên vật liệutheo cách thông dụng nhất : dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sảnxuất kinh doanh Cụ thể, nguyên vật liệu được phân ra thành các nhóm như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động được sử dụng chủ yếu thườngxuyên, góp phần hình thành nên sản phẩm mới Đây là những nguyên vật liệu chiếm tỉtrọng lớn trong quá trình xây dựng như xi măng, gạch, thép…NVL chính dùng để sảnxuất sản phẩm góp phần hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và có ảnhhưởng nhiều nhất đến giá thành sản phẩm hoàn thành

- Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ chỉ là các nguyên liệu phụ trợ trongquá trình sản xuất sản phẩm , khi sử dụng cùng nguyên vật liệu chính nó có tác dụnglàm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm Các nguyên vật liệu phụ được sử dụng tạicông ty bao gồm: Sơn, que hàn, đinh, ống nước…

- Nhiên liệu: Là các loại phục vụ quá trình vận hành máy móc, thiết bị, dự trữcho việc sửa chữa các máy móc Cụ thể như xăng, dầu, mỡ…

- Phế liệu: Là nguyên vật liệu sử dụng không hết trong quá trình sản xuất, công ty

có thể tận dụng và bán ra bên ngoài Ví dụ như dây thép thừa, sắt thừa…

 Mã hóa nguyên vật liệu

Để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu, tránh nhầm lẫn trong việchạch toán giá trị cũng như khối lượng từng loại nguyên vật liệu, kế toán tại công ty cổphần xây dựng và vận tải Thăng Long đã tiến hành mã hóa nguyên vật liệu dựa trênphần mềm kế toán Fast Accounting được sử dụng tại công ty Cụ thể, nguyên vật liệutại công ty được mã hóa như sau:

- 3 ký tự đầu : Là tên chung của nhóm vật tư, theo đó nguyên vật liệu chính là

VLC, nguyên vật liệu phụ là VLP, nhiên liệu là NL

- 3 ký tự sau: Gồm 3 chữ số đánh số theo số thứ tự từ 001

Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long

Bảng 1.1: Danh mục vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long

1.1.3.Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

 Tính giá nhập kho nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp được tính theo giá thực tế: bao gồm

toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đưa vật tư vào trạng thái sẵn

sàng sử dụng

Nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp trong kỳ bao gồm nhiều nguồn nhập

khác nhau Tùy theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác

định khác nhau

Ví dụ 1: Hóa đơn GTGT số 0000046 ngày 29/03/2015, công ty mua 10.050 m3 đất

đắp nền đường của doanh nghiệp tư nhân Xây dựng Hòa Bình 99, đơn giá 50.000

đồng/m3 ( chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp tư

nhân Xây dựng Hòa Bình 99 chi trả

Giá nhập kho của lô đất trên= 10.050 m 3 x 50.000 đồng/m 3 = 502.500.000

đồng

 Tính giá xuất kho nguyên vật liệu

Công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long sử dụng phương pháp giá bình

quân cả kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho Đến cuối kỳ hàng tháng, kế toán sẽ

thực hiện tính giá xuất kho cho cả kỳ

Ví dụ 2: Khối lượng thép Ø10 tồn trong tháng 1/2015 là 350 kg với tổng giá trị

4.242.000 đồng Trong tháng 2/2015, công ty tiến hành thu mua 6.425 kg thép Ø10,

tổng giá trị 77.219.500 đồng Ngày 02/02/2015, công ty tiến hành xuất 1.000 kg thép

Ø10 phục vụ thi công công trình Gía thực tế xuất kho của lô thép trên được tính như

sau

4,242,000 + 77,219,500 81,461,500

350 + 6425 6,775

Gía thực tế xuất kho = 1000 x 12024 = 12,024,000 ( đồng)

1.2.ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

1.2.1.Quy trình hình thành nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm của công ty là thực hiện xây dựng theo từng công trình, vìvậy, các nguyên vật liệu của công ty sẽ được thu mua theo từng hợp đồng và côngtrình cụ thể Hầu hết các nguyên vật liệu đều được mua từ thị trường trong nước.Thịtrường vật liệu xây dựng rất đa dạng về nguồn cung cấp, mẫu mã, chủng loại Nhưvậy, công ty có rất nhiều cơ hội để lựa chọn các nguyên vật liệu cũng như nhà cungcấp cho phù hợp với đặc điểm SXKD Tuy nhiên, do hoạt động trong lĩnh vực xây lắptrong thời gian lâu năm nên công ty cũng đã xây dựng được những mối quan hệ tốt vớicác nhà cung cấp nên nguồn cung ứng nguyên vật liệu của công ty nhìn chung là ổnđịnh Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu SXKD trong nền kinh tế thị trường, ngoài cácnguồn cung ứng trên công ty cũng đang tìm hiểu và tiếp cận với các nhà cung cấp mới

để có được những loại nguyên vật liệu mới, có chất lượng tốt, giá cả hợp lý, và điềukiện thanh toán linh hoạt

Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty:

- Mua vật liệu trực tiếp từ các nhà cung cấp trong nước: Hầu hết các loại nguyên

vật liệu của công ty đều được mua từ các nhà cung cấp trong nước Với phương thứcnày có nhiều thuận lợi góp phần giúp công ty tiết kiệm chi phí vận chuyển, rút ngắnthời gian trong khâu thu mua Ngoài ra, công ty đã có mối quan hệ làm ăn lâu năm vớimột số công ty cung cấp vật liệu xây dựng, do đó việc thu mua nguyên vật liệu cũnghết sức thuận lợi, không gặp phải vấn đề chèn ép giá từ phía nhà cung cấp

- Mua vật liệu thông qua TCT: Một số loại nguyên vật liệu công ty không tiến

hành thu mua trực tiếp mà sẽ tiến hành thông qua TCT TCT sẽ thực hiện thu muanguyên vật liệu và chi trả hộ cho công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long.Sau khi công trình bàn giao quyết toán hoàn thành, TCT sẽ tiến hành đối trừ dựa trêngiá trị phần công trình đã quyết toán Phương thức này thường được áp dụng vớinhững nguyên vật liệu công ty chưa có khả năng tìm kiếm ngay được nhà cung cấp,góp phần đảm bảo tiến độ nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho các công trình

1.2.2.Quy trình sử dụng nguyên vật liệu

Hàng tháng, quý căn cứ vào tiến độ thi công các công trình và khả năng thựchiện, các bộ phận trong nội bộ Công ty sẽ có kế hoạch sử dụng vật tư, sau đó lập giấy

đề nghị cấp vật tư để bộ phận vật tư làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng.Trường hợp xuất kho ngoài kế hoạch phải có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị kể cảtrường hợp xuất để giải quyết sự cố Tất cả các vật tư đưa ra khỏi kho đều phải cóphiếu xuất hợp lệ

Việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty đều được thực hiện trên cơ sở tiết kiệm,hiệu quả Qúa trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghi chép đầy đủ, tránh thấtthoát lãng phí Mỗi cá nhân thành viên trong công ty đều tuân thủ việc sử dụng nguyênvật liệu tiết kiệm dựa trên định mức đã được xây dựng, dưới sự giám sát chặt chẽ củaquản lý từng bộ phận

1.2.3.Hệ thống kho tàng lưu trữ nguyên vật liệu

Để đảm bảo nguyên vật liệu đủ chất lượng phục vụ cho các công trình, khôngnhững cần lựa chọn những nhà cung cấp uy tín để chắc chắn về chất lượng nguyên vậtliệu mà hơn hết, hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu phải được quan tâm chú trọngmột cách thỏa đáng

Xuất phát từ thực tế đó, hiện nay công ty cổ phần xây dựng và vận tải ThăngLong đã xây dựng hệ thống kho để phục vụ công tác bảo quản nguyên vật liệu Cáckho của công ty đều được xây dựng chắc chắn, rộng rãi, thoáng mái với hệ thống máiche kiên cố, đảm bảo dự trữ được một lượng lớn nguyên vật liệu tại một thời điểmnhất định Hơn nữa, hệ thống kho của công ty đều được trang bị thiết bị an toàn phòngcháy chữa cháy, mỗi kho đều có một thủ kho với chìa khóa riêng đảm bảo an ninh,tránh trộm cắp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp theo thứ tự,thuận lợi cho việc tìm kiếm khi xuất dùng

Trong quá trình luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty, hầu hết các nguyên vậtliệu đều được luân chuyển qua kho sau đó mới được đưa tới các công trình, chỉ có 1 số

ít là được đưa thẳng tới công trình Vì vậy, việc theo dõi bảo quản số lượng nguyên vậtliệu nhập xuất là vô cùng quan trọng

1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu đầu vào hết sức đa dạng và phong phú vềchủng loại , công ty cổ phần xây dựng và vận tải Thăng Long đã tiến hành tổ chứccông tác quản lý nguyên vật liệu hết sức chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ việc thu mua,bảo quản cho tới quá trình sử dụng sao cho đảm bảo thống nhất giá trị sử dụng, giá trịghi sổ cũng như kế hoạch phù hợp Tổ chức quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tốtgóp phần giúp cho ban lãnh đạo công ty có được những thông tin chính xác , kịp thời

về tình hình sử dụng vật tư tại các đội, các thông tin về nhà cung cấp, chất lượngnguyên vật liệu đầu vào , giá cả…Ngoài ra việc thực hiện chuyên môn hóa giữa cácphòng ban trong bộ máy công ty cũng góp phần tạo điều kiện cho công tác quản lýnguyên vật liệu được thực hiện hợp lý và hiệu quả

Khâu thu mua

Sau khi phòng kế hoạch trình các báo giá thu thập từ các nhà cung cấp, giám đốccông ty sẽ tiến hành phê duyệt giá , đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp NVL vớimức giá phù hợp nhất

 Nhân viên phòng kế hoạch

- Việc thu mua đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng, quy cách,

chủng loại, giá cả,… Việc thực hiện chế độ mua theo đúng tiến độ, kịp thời quyết địnhđến tính liên tục của quá trình hoạt động kinh doanh Khi trúng thầu một công trình,cán bộ chuyên trách của phòng kế hoạch có trách nhiệm lập bản dự toán khối lượngNVL cần sử dụng cho công trình để trình giám đốc ký duyệt Tiếp theo đó dựa vào dựtoán NVL của từng công trình, phòng kế hoạch sẽ cử nhân viên của phòng mình tiến

hành tìm nguồn hàng, thu thập các báo giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và tiếnhành thương thảo hợp đồng.

- Phòng kế hoạch có trách nhiệm gián tiếp chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch,

kiểm tra chất lượng kỹ thuật công trình, theo dõi tình hình biến động về số lượng cũngnhư đơn giá của từng loại NVL khi nhập kho

 Thủ kho

Theo dõi số lượng nhập – xuất - tồn các loại NVL hàng ngày và đối chiếu với địnhmức tồn kho quy định với số liệu kế toán Nếu số NVL còn lại trong kho ít hơn địnhmức yêu cầu thì cần phải báo với phòng kế hoạch để có kế hoạch thu mua kịp thời,tránh sự ngưng trệ, gián đoạn làm ảnh hưởng đến quá trình thi công công trình

Khâu bảo quản

 Thủ kho

- Căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư, thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho các loại

NVL đã thu mua Trước khi nhập kho, thủ kho phải kiểm tra số lượng cũng như chấtlượng NVL Khi có chứng từ yêu cầu nhập hay xuất hàng, thủ kho kiểm tra đầy đủthông tin theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng đúng loại, đủ số lượng

- Ngoài ra, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các NVL một cách khoa học, hợp lý,

tránh bị ẩm ướt, đổ vỡ, khi có nhu cầu, có thể dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho Hàngngày, thủ kho kiểm tra số lượng cũng như chất lượng của từng loại vật tư trong kho,tránh sự thiếu hụt, mất mát đồng thời phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu, chú

ý hơn trong công tác an toàn, phòng cháy chữa cháy, và từ đó đề xuất các biện pháp

xử lý liên quan đến việc thừa, thiếu, ứ đọng NVL, chất lượng NVL giảm sút, tránhlãng phí NVL, làm giảm các chi phí không hợp lý

Khâu sử dụng

 Đội trưởng đội công trình

- Dựa vào tình hình xây dựng của đội, các đội trưởng đội công trình đưa ra yêu

cầu việc xuất vật tư bao nhiêu, vào lúc nào Từ đó, phòng kế hoạch xem xét, lập phiếuxuất kho, sau đó thủ kho trực tiếp xuất vật tư Quá trình này đòi hỏi phải linh hoạt,nhanh chóng tránh mất thời gian, đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất – kinhdoanh và tiết kiệm chi phí

- Quản lý công nhân xây dựng trong việc sử dụng vật tư tại công trình một cách

chặt chẽ, kỷ luật, tránh sử dụng hoang phí trong quá trình xây dựng, tránh mất mát vật

tư trong quá trình sử dụng

- Khuyến khích công nhân có ý thức trong việc sử dụng NVL hợp lý, hướng dẫn,

cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan, các yêu cầu về thời gian, không gian để côngnhân sử dụng đủ số lượng, đúng loại NVL đảm bảo chất lượng công trình

 Nhân viên bảo vệ tại công trường

Nhân viên bảo vệ tại các công trường xây dựng có trách nhiệm kiểm tra và theodõi quá trình vận chuyển vật tư ra vào công trường, đặc biệt là các công trường ở xacông ty và địa điểm ở những nơi hoang vu, phòng ngừa hiện tượng trộm cắp

 Công nhân xây dựng

Nhiệm vụ của các công nhân xây dựng là sử dụng đúng loại NVL, sử dụng hợp

lý, tránh lãng phí theo hướng dẫn của đội trưởng sao cho kịp tiến độ quy định và đảmbảo chất lượng sản phẩm hoàn thành

 Kế toán nguyên vật liệu

 Nhiệm vụ của kế toán NVL tại các đội xây dựng là:

Theo dõi, ghi chép và hạch toán, phản ánh chính xác trung thực tình hình nhập

-xuất - tồn các loại NVL thuộc quyền sở hữu của công ty theo từng kho, từng côngtrình cụ thể

- Tính giá thực tế của NVL đã thu mua, nhập kho, xuất kho theo đúng phương

pháp tính giá đang áp dụng

- Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình xuất kho và mức

dự trữ NVL

- Lập các chứng từ liên quan đến tình hình NVL,tiến hành mở các sổ sách, thẻ

kế toán, lập các báo cáo kế toán về NVL tại các kho theo từng công trình chính xác,cuối tháng gửi lên phòng kế toán công ty để tổng hợp

Các nhân viên kế toán giúp ban quản lý các kho, cán bộ chỉ đạo công trình nắmđược tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất – kinh doanh, phục vụ công tác lãnhđạo và quản lý điều hành

 Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp NVL tại phòng kế toán công ty là:

- Thu thập đầy đủ các chứng từ, báo cáo kế toán về NVL tại các kho, các đội xây

dựng chuyển lên

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác thực hiện ghi chép, kỹ thuật hạch toán của kế

toán NVL tại các đội xây dựng thực hiện có đúng chuẩn mực hay không, đúng chế độcông ty đang áp dụng không, các chứng từ có trung thực, hợp lý không, để đảm bảotính thống nhất trong công tác quản lý kế toán Nếu phát hiện sai sót thì sẽ có biệnpháp để bổ sung, sửa chữa kịp thời

- Thường xuyên cập nhật các thông tin kế toán trong và ngoài nước, tìm hiểu

những văn bản pháp lý, quy định mới liên quan đến NVL để hoàn thiện công tác kếtoán phù hợp với chế độ ban hành

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

2.1.1 Chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu

 Nghiệp vụ nhập kho

Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ ban hành theo BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Hệ thống chứng từ liên quan tới việc nhập khonguyên vật liệu tại công ty bao gồm:

QĐ15/2006/QĐ Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 theo thông tư 153 hoặc hóa đơn bánhàng thông thường( mẫu số 02GTKT – 3LL) Đây là chứng từ do đơn vị bán lập, xácnhận khối lượng, chất lượng, đơn giá và tổng giá trị bàn giao cho bên mua làm căn cứghi sổ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư mẫu số 03 – VT

- Phiếu nhập kho mẫu số 01 – VT

Có thể khái quát quy trình luân chuyển các chứng từ nhập kho qua sơ đồ sau:

Đề nghị nhập hàng

Lập BBKN

Lập

Kiểm nhận hàng

Ghi sổ

Người giao hàng

Ban kiểm nghiệm

Kế toán vật tư

Gíam đốc Thủ kho

Kế toán vật tư

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu

Bước 1 : Đại diện bên cung cấp vật tư tiến hành đề nghị nhập hàng dựa trên cơ sở hợp

đồng kinh tế và hóa đơn

Bước 2: Khi nguyên vật liệu được chuyển tới kho hay tới chân công trình, trước khi

nhập kho hoặc đưa vào sử dụng , nhân viên kỹ thuật thuộc phòng kế hoạch đầu tư sẽtiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng , số lượng NVL theo những điều khoản đã quyđịnh trong hợp đồng Kết quả kiểm tra sẽ được ghi lại vào biên bản kiêm nghiệm vậttư

Bước 3: Kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên Các phiếu nhập kho

này sẽ được chuyển cho giám đốc xin kí duyệt

Bước 4: Giám đốc kí duyệt các phiếu nhập kho chuyển lại cho kế toán vật tư.

Bước 5: Bộ phận kế toán chuyển 2 liên phiếu nhập kho cho thủ kho Thủ kho tiến

hành các bước:

- Kiểm tra phiếu nhập kho

- Kiểm nhận hàng

- Ghi sổ thực nhập vào phiếu

- Kí phiếu và giao cho bên giao vật tư hàng hóa 1 liên

- Ghi thẻ kho

- Chuyển chứng từ về cho kế toán vật tư

Bước 6: Kế toán vật tư thực hiện các bước sau:

- Kiểm tra liên phiếu nhập mà thủ kho chuyển đến

- Căn cứ vào các chứng từ liên quan nhập tính đơn giá thực tế và tính thành tiềntrên phiếu nhập

- Nhập liệu ghi sổ

Ví dụ 3: Sau khi trúng thầu công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi, đối với nguyên

vật liệu thép , dựa trên dự toán về khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho công trình

và xem xét báo giá, thư chào hàng, phòng vật tư của công ty đã tiến hành lựa chọn nhàcung cấp là công ty TNHH Thương mại và sản xuất Quản Trung và tiến hành thương

thảo hợp đồng trình Giám đốc ký duyệt Chi tiết nội dung hợp đồng được nêu tại PHỤ

LỤC 1

Biếu số 2-1: Hóa đơn GTGT

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT QUẢN TRUNG

Mã số thuế: 3400379518

Địa chỉ: Lô 3/2 Khu công nghiệp Phan Thiết, xã Phong Nẫm, TP Phan Thiết, Bình ThuậnĐiện thoại: 0623 839 842

Số tài khoản: 4800211020000026 tại Ngân hàng Agribank Bình Thuận

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao người mua Mẫu số 01GTKT3/001 Ngày 10 tháng 3 năm 2015 Ký hiệu QT/15B

Số: 0011686

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ VẬN TẢI THĂNG LONG

Mã số thuế: 0200172246

Địa chỉ: Số 3 – Cù Chính Lan – Minh Khai – Hồng Bàng – Hải Phòng

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán 442.340.118

Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi hai triệu ba trăm bốn mươi ngàn một trăm mười tám đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu số 2-2: Phiếu nhập kho

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Họ và tên người giao hàng: Trịnh Tuấn Hải

Địa chỉ: Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Quản Trung

Nhập tại kho: 502 (Công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi)

STT Tên, nhãn hiệu quy

CT

Thực nhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên )

 Nghiệp vụ xuất kho

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, công ty sử dụng các chứng từ sau:

- Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu

- Phiếu xuất kho( mẫu số 02 – VT)

Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu có thể được mô tảqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu Bước 1: Các đội thi công xây dựng dựa vào kế hoạch thi công đã được phê duyệt, tiến

hành lập phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu trình Giám đốc phê duyệt

Bước 2: Giám đốc tiến hành kí duyệt giấy đề nghị xin xuất sau đó chuyển về cho kế

toán vật tư

Bước 3: Kế toán vật tư dựa trên chứng từ xin xuất tiến hành lập phiếu xuất kho thành

3 liên, 1 liên giữ tại quyển, 2 liên chuyển đến cho thủ kho

Bước 4: Thủ kho khi nhận phiếu xuất kho tiến hành:

- Kiểm tra phiếu xuất kho

- Xuất hàng, lấy xác nhập của bên nhận vật tư hàng hóa và phiếu xuất kho

- Lập thẻ kho và ghi sổ kho, ghi số đã xuất lên phiếu xuất kho

- Chuyển PXK cho kế toán vật tư

Bước 5: Kế toán vật tư dựa vào phiếu xuất kho tiến hành tính giá trị thực tế xuất ghi

lên phiếu xuất và ghi sổ sau đó lưu trữ các chứng từ PXK

Ví dụ 4: Ngày 15/03/2015 , đội thi công số 3 căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc,

tiến hành lập giấy đề nghị xuất thép phục vụ thi công công trình cao tốc Đà Nẵng –Quảng Ngãi

Biểu số 2-3: Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Thăng Long

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU

Họ và tên: Nguyễn Văn Thắng

Bộ phận : Đội thi công số 3

Lý do : Cấp vật tư phục vụ thi công công trình gói thầu số 4, cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi

Kính mong sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo

Hải Phòng, ngày 15 tháng 03 năm 2015

Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Thăng Long

Mẫu số 02 – VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 15 tháng 03 năm 2015 Nợ TK 621

Số: PX 025 Có TK 152

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Thắng – Đội thi công số 3

Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình gói thầu số 4, cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi

Xuất tại kho:502 (Công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi)

Thành tiền (VND)

Yêu cầu

Thực xuất

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên)

 Chứng từ quản lý

Thẻ kho ( mẫu S12 – DN): Dựa vào các chứng từ nhập xuất, thủ kho sẽ tiến hànhghi chép số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất mỗi ngày Tại kho, thủ kho chỉ quan tâmtới số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất chứ không quan tâm tới giá trị nguyên vật liệu.Thẻ kho là căn cứ xác định mức tồn kho vật tư và là căn cứ xác định trách nhiệm vậtchất của thủ kho

Phương pháp lập và trình tự luân chuyển thẻ kho

Mỗi loại nguyên vật liệu sẽ được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ khosắp xếp theo một trình tự nhất định giúp cho việc quản lý, ghi chép, kiểm tra, đối chiếuđược thuận lợi Phòng kế toán sẽ tiến hành lập thẻ kho với đầy đủ các thông tin: Tên,nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để tiến hành ghi chépĐịnh kỳ, thứ sáu hàng tuần, kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ,kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho

Ví dụ 5: Thủ kho tại kho 502( công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi) tiến hành

lập một thẻ kho trong tháng 3 như sau:

nhận của kế toán

1.502 1.502

0

Ngày 31 tháng 03 năm 2015

(Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải Thăng Long

Việc hạch toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộphận kho với mục đích theo,dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL tại các kho, làm cơ

sở ghi sổ kế toán Công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻsong song Đây là phương pháp đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Trình tự hạch toánchi tiết NVL của công ty như sau:

Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Phiếu nhập Thẻ kho

Phiếu xuất

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra

Tại kho: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, thủ kho căn cứ vào

các phiếu nhập kho, xuất kho để ghi thẻ kho, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập– xuất – tồn của NVL về mặt số lượng

Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 7 ngày kế toán NVL tiến hành cập nhật

chứng từ do thủ kho chuyển lên Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiếtNVL để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cả về mặt số lượng cũng như giá trị Mỗi

sổ chi tiết NVL dùng để theo dõi một loại NVL ở từng kho, mỗi loại NVL được theodõi thành từng trang riêng

Cuối tháng, chương trình sẽ tự động cộng sổ chi tiết, sau đó kế toán NVL đốichiếu với thủ kho về số lượng NVL để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Trên bảngtổng hợp nhập - xuất - tồn, mỗi loại NVL chỉ được ghi 1 dòng vào cuối tháng, sau khi

đã khớp sổ, kế toán đối chiếu với sổ chi tiết, nếu có sai sót thì sẽ có sự điểu chỉnh kịpthời

Ngày 31 tháng 03 năm 2015

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Biểu số 2-7: Thẻ kho

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

4

Ngày 31 tháng 03 năm 2015

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Cuối tháng, căn cứ vào phiếu nhập được lập trong tháng, kế toán vật tư tiến hànhlên bảng kê nhập vật tư

Biểu số 2 -8: Bảng kê nhập vật tư

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Kho: 502( Công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi)

Dựa vào bảng kê nhập vật tư và giá trị tồn đầu kỳ trên tài khoản nguyên vật liệu , kếtoán vật tư sẽ dựa trên phần mềm kế toán tiến hành lên bảng tính giá NVL xuất kho trong

kỳ, đồng thời lên bảng liệt kê xuất vật tư trong đó bao gồm cả số lượng và giá trị xuấtNVL Bảng liệt kê xuất vật tư cũng như bảng tính giá NVL sẽ là căn cứ để tiến hành ghi

sổ nhật ký chung và sổ cái TK152

Biểu số 2-10: Bảng liệt kê xuất vật tư

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢNG LIỆT KÊ XUẤT VẬT TƯ

Tháng 03 năm 2015

Kho: 502( Công trình cao tốc Đà Nẵng – Quảng Ngãi)

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Thăng Long

Mẫu số S10 – DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

5

Xuất phục vụ công trình

26/03/201

5

Xuất phục vụ công trình

Ngày 31 tháng 03 năm 2015

(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu số 2-11: Sổ chi tiết đá 1x2

Công ty Cổ phần Xây dựng và Vận tải

Thăng Long

Mẫu số S10 – DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Đơn giá

Số lượn g

Thành tiền ( VND)

Số lượn g

Thành tiền (VND)

Số lượn g

Thành tiền (VND)