Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố đà nẵng

Mục tiêu của đề tài Đề tài này nhằm hướng đến giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau: Một là: khảo sát, đánh giá về thực trạng chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ LỆ THỦY

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được Luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi còn nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô giáo, giảng viên hướng dẫn và đồng nghiệp, bạn bè

Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô giáo Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, các anh chị là cán bộ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng, các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ

và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài

Đặc biệt, xin được bày tỏ lời tri ân tới thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Đào Xuân Chúc - người luôn quan tâm chu đáo, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, khích lệ tôi hoàn thành tốt Luận văn này

Đà Nẵng, ngày 08 tháng 8 năm 2015

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Lệ Thủy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của thầy PGS TS Đào Xuân Chúc

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

Đà nẵng, ngày 08 tháng 8 năm 2015

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Lệ Thủy

MỤC LỤC Trang

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 3 4 Nhiệm vụ của đề tài 5 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5 6 Các nguồn tài liệu tham khảo 8 7 Phương pháp nghiên cứu 9 8 Đóng góp của đề tài 10 9

Bố cục của đề tài 11

Chương 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI

THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH

PHỐ ĐÀ NẴNG 12 1.1

Khái quát chung về Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng 12 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 12 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Kho Lưu trữ lịch sửThành phố Đà Nẵng 14 1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 15 1.2.1 Khối lượng 15 1.2.2 Thành phần, nội dung 17 1.2.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 211.3 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành Phố Đà Nẵng 26 1.3.1 Khái niệm về chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ 26

1.3.2 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu

tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 29

Tiểu kết chương 1 31

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 32

2.1 Khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu 32

2.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 32

2.2.1 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực hiện hoạt động chuyên môn, quản lý Nhà nước 32

2.2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu 35

2.2.3 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giải quyết các chế độ chính sách 36

2.3 Một số văn bản quy định về công tác và khai thác, sử dụng tài liệu 37

2.3.1 Văn bản quy định của nhà nước 37

2.3.2 Một số văn bản quy định về công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 40

2.4 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 43

2.4.1 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 43

2.4.2 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 44

2.4.3 Cung cấp bản sao 46

2.4.4 Chứng thực tài liệu lưu trữ 47

2.4.5 Lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 51

2.5 Nhận xét 52

2.5.1 Ưu điểm 52

2.5.2 Hạn chế 53

2.5.3 Nguyên nhân tồn tại 56 Tiểu kết chương 2 58

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 60

3.1 Nhóm giải pháp tổng thể 60 3.1.1 Tuyên truyền, vận động tới các cấp Thành phố, sở, ban, ngành nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 60 3.1.2 Đẩy mạnh công bố, giới thiệu, quảng bá về tiềm năng giá trị tài liệulưu trữ đối với các nhà Khoa học, các cơ sở nghiên cứu, giảng dạy và vớicông dân 62 3.1.3 Thực hiện giải mật, số hóa tài liệu lưu trữ thường xuyên 63 3.1.4 Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ trong

kho 65 3.1.5 Nâng cao nhận thức của độc giả về tiềm năng giá trị tài liệu và tăng cường hợp tác cùng Kho lưu trữ lịch sử thành Phố Đà Nẵng 66 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 68 3.2.1 Ban hành những văn bản mang tính cấp thiết 68 3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ

có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 69 3.2.3 Thực hiện chỉnh lý tài liệu mang tính đồng bộ và hiệu quả 70 3.2.4 Đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 70 3.2.5 Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần chuẩn hóa "Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu" và rút ngắn thời gian nhận kết quả khai thác, sử dụng 72

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động khai thác,

sử dụng 73 3.2.7 Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần được xây dựng với quy mô lớn

hơn và trang bị cơ sở vật chất hiện đại hơn 74

3.3 Một số giải pháp khác 75

3.3.1 Xây dựng mô hình liên kết, hợp tác giữa Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng và các đối tượng nghiên cứu trong việc sưu tầm, tổng hợp và cung cấp tư liệu lưu trữ .75

3.3.2 Marketing trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 77

3.3.3 Kinh nghiệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước trên thế giới 79

Tiểu kết chương 3 81

KẾT LUẬN 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

PHỤ LỤC 93

Ủy ban Thường vụ Quốc hội

Ủy Ban Nhân dân Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

TLLT là tài nguyên của một quốc gia, dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Với tầm quan trọng lớn lao đó, TLLT ảnh hướng trực tiếp đến quá trình quản lý và hoạt động của các cơquan, tổ chức nói chung và các TTLT Tỉnh - Thành phố nói riêng Bởi thế, nếu

cơ quan, tổ chức nào thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần rất lớn vào việc đảm bảo cung cấp thông tin cũng như việc giữ gìn, bảo quản, khai thác,

sử dụng và phát huy tối đa giá trị của TLLT trong nghiên cứu và đời sống xã hội

Hoạt động hàng ngày, đều sản sinh ra các tài liệu để ghi lại những gì đã diễn ra trong đời sống của các cơ quan, tổ chức nhà nước, phi nhà nước, cũng như của mỗi cá nhân Những thông tin chứa đựng trong mỗi tài liệu đều liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hoặc địa vị xã hội của các cá nhân đã làm ra tài liệu đó Hay nói đúng hơn những tài liệu này mang đậm dấu ấn thời đại lịch sử đã sản sinh ra chúng

TLLT của địa phương được coi là di sản, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của địa phương, của quốc gia Đối với nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân; việc cảicách hành chính đối với mỗi cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải hướng tới công

chúng, phục vụ công chúng Để làm được điều này, các cơ quan chức năng cần phải tham khảo các nguồn tài liệu lưu trữ nhằm rút ra các bài học kinh nghiệm quý báu cũng như điều chỉnh, thay đổi các hạn chế trong lịch sử để hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội Đó chính là vai trò cốt yếu của các KLTLS

Trước năm 1997, Quảng Nam - Đà Nẵng là một tỉnh có khối lượng tài liệu khá lớn, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Từ 1997

đến nay, sau khi tách thành hai tỉnh - thành phố: Quảng Nam và Đà Nẵng, toàn bộ khối lượng tài liệu trước đây được đưa về Kho lưu trữ lịch sử (thuộc TTLT thành phố Đà Nẵng) để lưu giữ Tại đây, Kho lưu trữ đã tổ chức khoa học và đưa vào khai thác sử dụng 19 phông lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức trong thành phố Và trong năm 2012, KLTLS Thành phố Đà Nẵng đã có kế hoạch cụ thể là sẽ thu thập thêm 68 phông lưu trữ từ các sở, ban, ngành đưa

về Kho để bảo quản và phục vụ khai thác Tuy nhiên, hiện nay, Kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố vẫn chưa xây dựng xong, hầu hết tài liệu vẫn đang nằm tại các sở, ban, ngành Điều này đã gây rất nhiều khó khăn cho việc phục

vụ khai thác, sử dụng tài liệu

Thêm vào đó, Quảng Nam - Đà Nẵng là thành phố có lịch sử phát triển lâu đời, nơi đây ghi lại nhiều dấu ấn lịch sử quan trọng của đất nước như sự kiện Pháp tấn công bán đảo Sơn Trà - Đà Nẵng vào năm 1858 và nhanh chóng đưa quân chiếm đóng cả Nam kỳ lẫn Bắc kỳ, đánh dấu thời kỳ đất nước ta bị Thực dân Pháp đô hộ Đặc biệt, cũng chính nơi đây còn lưu giữ những tài liệu, bản

đồ có giá trị về việc chứng minh chủ quyền trên hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa Những tài liệu về địa bạ, đất đai từ thời kỳ Pháphay những hồ sơcủa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng cũ đã ngừng hoạt động hay hiện hành Những tài liệu này cần được công bố, phát huy giá trị tài liệu để đến được với người nghiên cứu và độc giả Có như vậy, lưu trữ mới thực hiện được nhiệm vụ của mình

Tuy tài liệu có giá trị cao như thế, nhưng hiện nay, tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng mới chỉ áp dụng được ba hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đó là: tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cung cấp bản sao và chứng thực TLLT Điều này chứng minh các hình thức sử dụng còn nghèo nàn Nếu chỉ thực hiện những hình thức khai thác, sử dụng TLLT như vậy thì số lượng tài liệu cung cấp, phục vụ cho độc giả là quá hạn chế Vì vậy, việc chủ động

thông tin, giới thiệu TLLT tới đông đảo bạn đọc và người nghiên cứu là vấn

đề cấp bách cần phải thực hiện tại Kho Đó là chưa kể tới một số thủ tục và

quy trình phục vụ độc giả cũng như trong tư duy "chưa đổi mới nhận

thức"của các cán bộ ngành làm lưu trữ, hạn chế các nhà khoa học, độc giả

tiếp cận và khai thác tài liệu

Mặt khác, KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay vẫn chưa đa dạng các công cụ thống kê, tra cứu TLLT mà vẫn áp dụng một công cụ truyền thống là

Mục lục hồ sơ Việc chưa áp dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu

cũng là một hạn chế khá lớn hiện nay của Lưu trữ Đà Nẵng

Với những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài "Nghiên cứu giải pháp

nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch

sử Thành phố Đà Nẵng" làm đề tài luận văn Thạc sĩ

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài này nhằm hướng đến giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:

Một là: khảo sát, đánh giá về thực trạng chất lượng khai thác, sử dụng tài

liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng, tìm ra những ưu điểm và hạn chế, đồng thời chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa thể đưa ra khai thác, sử dụng một cách hiệu quả

Hai là: trên cơ sở thực trạng chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại

KLTLS Thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác này; đảm bảo tài liệu được khai thác, sử dụng đầy đủ, có chất lượng nhằm phát huy giá trị cho TLLT Thành phố Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

a) Đối tượng nghiên cứu

Với đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu:

- Thực tiễn công tác khai thác, sử dụng TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

- Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng

b) Phạm vi nghiên cứu

Trong phạm vi đề tài này, tác giả sẽ đi sâu vào nghiên cứu công tác khai thác, sử dụng tài liệu trong KLTLS Thành phố Đà Nẵng thuộc TTLT Thành phố Đà Nẵng

Về loại hình tài liệu:

Đề tài tập trung vào nghiên cứu nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu đối với tài liệu hành chính Bên cạnh đó, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật; khoa học - công nghệ của các cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưucủa Kho lưu trữ

Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử không thuộc

phạm vi nghiên cứu của đề tài

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đã đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

- Hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về khai thác, sử dụng TLLT; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLT Thành phố Đà Nẵng và KLTLS Thành phố Đà Nẵng;

- Khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của khối TLLT từ UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng cũ và các sở, ban, ngành của Thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 đến nay

- Nghiên cứu những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiện đang áp dụng tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho KLTLS Thành phố Đà Nẵng nói riêng và các TTLT Tỉnh - Thànhphố trên cả nước nói chung

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong nhiều năm qua, vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu hay phát huy giá trị TLLT đã được nhiều nhà khoa học, quản lý trong ngành lưu trữ quan tâm nghiên cứu Nổi bật là các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) với cuốn sách " Lý luận và thựctiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp ấnhành Giáo trình đã trình bày một cách khái quát về các hình thức tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu trong toàn bộ quy trình lưu trữ tài liệu Ngoài ra, vấn đềnày cũng được tác giả GL - Belop, Aloginnốpva, K.ph Michiep và

IP.Prôcôpencô trình bày khá chi tiết trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công táclưu trữ ở Liên Xô" (1958) dịch ra tiếng Việt năm 1968 Trong những cuốn giáo trình này chủ yếu là những khái niệm, hướng dẫn nghiệp vụ

mang tính chất khái quát, cơ sở chứ chưa đi sâu cụ thể vào một phòng, kho lưu trữ nhất định

Bên cạnh những công trình nghiên cứu nói trên, trong thời gian gần đây, còn rất nhiều bài viết liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã được đăng tải trên tạp chí chuyên ngành và một số báo chí Cũng có nhiều đề tàiLuận văn nghiên cứu về vấn đề này ở những cơ quan, đơn vị và địa phương khác nhau như: Hà Tú Anh (2002) "Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số toà soạn báo ở Hà Nội", tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng -

ĐHKHXH&NV Hà Nội; " Khai thác, sử dụng TLLT phục vụ mục đích Quốc gia là

một nhiệm vụ cấp bách " đó là nhận định rất sáng suốt và đúng đắn của tác giả Trần

Phương Hoa (2007) "Khai thác, sử dụng TLLT tại Trung tâm lưu trữ Quốc giaIII phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ", tư liệu Khoa Lưu trữ học và

Quản trị Văn phòng - ĐHKHXH&NV Hà Nội; hay "Khai thác, sử dụng

TLLT  nhằm góp phần tìm kiếm tài liệu và phát hu hết giá tị hôhgng lưu ti ̉ ban

Kimm tia uiung ương Đảng" trong Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Út

Trang (2008) "Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ

Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp", tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn

phòng - ĐHKHXH&NV Hà Nội;

Qua những nhận định trên, chúng ta thấy rằng: các tác giả đã hiểu được tầm quan trọng của công tác khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tàiliệu tại các cơ quan Trung ương hay Kho lưu trữ Quốc Gia

Ngoài ra, một số bài khóa luận tốt nghiệp cũng đề cập đến vấn đề này như: "Tổ chức sử dụng tài liệu ở một số cơ quan ngang Bộ" của tác giả

Nguyễn Thị Thu Huyền (2006) KL.42, lưu tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học KHXH&NV - ĐH QG Hà Nội, " Tổ chức khai thác

và sử dụng khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ Đi B tại TTLTQG III HN của tác giả Nguyễn Kim Dung (2003), KL 108 lưu tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học KHXH&NV Hà Nội - ĐH Quốc Gia Hà Nội, "Tổ chức khai thác và sử dụng TLLT tại kho Lưu trữ Tỉnh uỷ Hoà Bình - thực trạng và giải pháp" của tác giả Diệp Thị Thanh Hường (2007), KL 204 lưu tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học KHXH&NV Hà Nội - ĐH Quốc Gia Hà Nội,

Cũng cần phải kể đến một số bài viết được đăng trên các báo chuyên ngành: "Khai thác, sử dụng TLLT phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong giai đoạn đổi mới và hội nhập Quốc tế ở Việt Nam" của tác giả Tuệ Nhàn (đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 - 2102); bài viết "Các nguyên tắc khai thác TLLT" của tác giả Đinh Kim Ngân sưu tầm và biên dịch (đăng trên Tạp chí văn thư -lưu trữ Việt Nam số 9-2012); "Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ sử dụng mạng xã hội để đem văn hóa lưu trữ đến với công chúng"của tác giả Nguyễn Hồng Nhung lược dịch (đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 2-2014),

Với nhiều công trình nghiên cứu về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữcho thấy vai trò to lớn của công tác này trong việc quản lý Nhà nước Đặc biệt,

ở nước ta, trong những năm gần đây, đã có rất nhiều bài báo khoa học, nhiều Luận văn, Đề án nghiên cứu lĩnh vực này Chẳng hạn: Đề án "Sưu tầm TLLT quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội (giai đoạn 2015 - 2020)"; Đề án "Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030",chứng tỏ công tác Lưu trữ đang ngày càng được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là nhấn mạnh vào vấn đề "phát huy giá trị tài liệu lưu trữ" Có thể nói, những công trình này đã cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác khai thác, sử dụng TLLT ở Việt Nam

Tóm lại, những bài viết và nghiên cứu trên đã phần nào đi sâu nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại một số cơ quan, phòng, kho lưu trữ cụ thể Bên cạnh đó, các bài viết còn đưa ra những phương pháp mới làm tài liệu tham khảo cho các các phòng, kho lưu trữ nhằm phát huy hết giá trị tài liệu Tuy nhiên, để tìm hiểu sâu về thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Thành phố Đà Nẵng thì chưa có bài viết, đề tài nào được công bố Khối lượng tài liệu lưu trữ bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng hơi phức tạp hơn các địa phương khác, vì Đà Nẵng là thành phố bị chia tách, nên khối lượng tài liệu tại đây cũng bị chi phối bởi yếu tố này Nhìn chung, khối lượng tàiliệu phải thu thập về từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu ở đây sẽ phong phú,

đa dạng hơn Nhưng trên thực tế, tài liệu đang bảo quản trong KLTLS Đà Nẵng còn rất ít Bởi vậy, để giải quyết những vấn đề nêu trên và đưa ra nhữnggiải pháp thiết thực cho khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng cũng chính là những nhiệm vụ mà chúng tôi đặt ra cho Luận văn này Mặt khác, để hiểu rõ về khai thác, sử dụng tài liệu và triển khai thực hiện tốt thì chưa phải cơ quan nào cũng làm được, mà nhất là các cơ quan lưu trữ địa phương nói chung và thành phố Đà Nẵng nói riêng Do đó, với đề tài luận văn này, tôi hi vọng có thể là một nguồn tư liệu giúp các cơ quan lưu trữ Thành phố Đà Nẵng có thêm tư liệu thực hiện tốt hơn công tác này

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư liệu sau đây:

- Tài liệu lý luận, gồm các công trình nghiên cứu như đã giới thiệu ở phần lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Tài liệu pháp lý gồm: các văn bản quy phạm pháp luật như Luật lưu trữ

số 01/2011 ngày 01 tháng 01 năm 2011 của Quốc hội, Chỉ thị số 05/2007/CT

-TTG ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Pháp lệnh bảo vệ lưu trữ Quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Những văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 1945 tới nay

- Tài liệu khảo sát thực tế gồm:

+ Hồ sơ, TLLT về chức năng, nhiệm vụ, giải quyết công việc của các cơ quan sở, ban, ngành tại Thành phố Đà Nẵng

+ Các bài báo và báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan Trung ương, Địa phương và các đơn vị trong ngành

Ví dụ: Báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2013 và

phương hướng nhiệm vụ năm 2014, Báo cáo số 124/BC -TTLT ngày

17/12/2013 của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng,

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mac - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận

Mục đích của đề tài là nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn Do đó, các khâu nghiệp vụ, điều tra khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh là những phương pháp quan trọng mà tôi sử dụng để thực hiện đề tài Tuy nhiên áp dụng nhiều nhất là những phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thống: là phương pháp cơ bản được sử dụng trong khi thực hiện đề tài Khi nghiên cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tôi đã đặt tài liệu trong hệ thống để đánh giá mối liên hệ, vai trò của chúng Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quát về cơ cấu tổ chức, về thành phần tài liệuhình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị đó

- Phương pháp phân tích chức năng: phương pháp này giúp tôi xác định vai trò của khối lượng TLLT hiện đang được bảo quản tại KLTLS Thành phố ĐàNẵng và tầm quan trọng của khối tài liệu này đối với sự hình thành và phát triển của Thành phố Vì vây, có thể đưa ra được những hình thức để phát huy hết giá trị tài liệu

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn: sử dụng phương pháp này nhằm tìm hiểu những ý kiến, quan điểm của lãnh đạo TTLT Thành phố Đà Nẵng, các cán bộ quản lý tại các đơn vị, các cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ, độc giả liên quan đến khai thác tài liệu Điều đó thể hiện rõ nguyện vọng của họtrong việc nghiên cứu nhằm đổi mới và thay thế công tác lưu trữ hiện nay tại

cơ quan

- Ngoài ra, tôi còn sử dụng phương pháp quan sát, khảo sát, thống kê nhằm tính toán, nhận định, đánh giá công tác lưu trữ nói chung và khâu khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng Điều này, nhằm đưa ra những hướng giải quyết, giúp cho công tác khai thác, sử dụng tại liệu tại đây được hoàn chỉnh và đạt kết quả cao

Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: lý luận và thực tiễn

Về lý luận: góp phần làm rõ hơn lý luận về khai thác, sử dụng và phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ - một vấn đề còn có nhiều hạn chế tại các KLTLS địa phương của nước ta hiện nay

Về thực tiễn: luận văn sẽ góp phần làm rõ những ưu, nhược điểm trong

công tác tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị TLLT của KLTLS thành phố Đà Nẵng nói riêng và các cơ quan lưu trữ, đơn vị từ Trung ương tới

Địa phương nói chung Từ đó sẽ nêu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng TLLT tốt hơn cho các KLTLS Tỉnh - Thành phố

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục Tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở Chương 2 và Chương 3 Qua đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng và sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn, nhu cầu tiếp cận, sử dụng TLLT trong hiện tại và tương lai

Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

Trong chương này, chúng tôi trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng từ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, số lượt người sử dụng tài liệu, đến thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Từ đó nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về ưu, nhược điểm của công tác khai thác, sử dụng TLLT Đây cũng là cơ sở để tác giả hoàn thiện những giải pháp ở chương 3

Chương 3: Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

Đây là chương trọng tâm của luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở Chương 1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2 Trong chương này, tác giả phântích, đánh giá và đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm của công tác tổ chức sử dụng tài liệu, những nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến tình trạng đó Từ đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này

Chương 1: SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KLTLS THÀNH PHỐ ĐÀ

Yêu cầu đặt ra lúc này đối với công tác Lưu trữ của thành phố là phải đi vào nề nếp ổn định, đồng thời đáp ứng việc cung cấp tài liệu cần thiết để thực hiện các chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Thực hiện Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ "về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian đến" và Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày

24 tháng 01 năm 1998 của Ban tổ chức Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) "về hướng dẫn tổ chức lưu trữ của cơ quan Nhà nước các cấp", văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng thấy rằng việc thành lập TTLT Thành phố Đà Nẵng trong thời điểm hiện nay là cần thiết và cấp thiết Vì thế, UBND Thành phố Đà Nẵng đã quyết định thành lập TTLT Thành phố Đà Nẵng theo quyết định số: 3218/1998/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998 TTLT này có chức năng lưu trữhiện hành, lưu trữ lịch sử, trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng;

có nhiệm vụ và quyền hạn theo điểm A, phần II của Thông tư số TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ Ngoài ra còn thực hiện các nghiệp vụ khác về công tác lưu trữ do UBND Thành phố Đà Nẵng giao

40/1998/TT-Sau một thời gian hoạt động, Trung tâm đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo công tác Lưu trữ được thông suốt Nhưng đến năm 2005, căn cứ vào Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND Xét thấy nhiệm vụ của TTLT chưa đầy đủ, UBND Thành phố Đà Nẵng đã quyết định thành lập lại TTLT Thành phố Đà Nẵng theo số: 9357/QĐ-UBND ngày 30/12/2006 Lúc này TTLT trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng

Sau một thời gian dài hoạt động, thực hiện ý kiến kết luận của Thường trực Thành ủy tại cuộc họp ngày 07 tháng 11 năm 2013 và theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 2334/TTr - SNV ngày 25 tháng 12 năm

2013, UBND Thành phố Đà Nẵng đã ban hành quyết định số 441/ QĐ - UBND ngày 16 tháng 01 năm 2014 về việc chuyển TTLT trực thuộc văn phòng UBND thành phố sang trực thuộc Sở Nội Vụ Gần đây nhất, vào ngày

25 tháng 3 năm 2015, Quyết định 1660/ QĐ - UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng của UBND Thành phố Đà Nẵng

đã nêu rõ: "Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực thuộc Sở Nội

vụ trên cơ sở sắp xếp, tổ chức phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và TTLT thuộc Sở Nội vụ" Tiếp theo đó, ngày 10 tháng 4 năm 2015 Quyết định số 222/ QĐ - SNV Sở Nội Vụ đã ban hành Quyết định về việc thành lập TTLT Lịch sử Thành phố Đà Nẵng trên cơ sở TTLT

Có thể nói, đây là một sự nỗ lực của các sở, ban, ngành trong việc thực hiện theo sự chỉ đạo của Thông tư số 02/2010/TT - BNV ngày 28 tháng 4 năm

2010 của Bộ Nội vụ "về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư - Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp" Những văn bản này đã quy định rõ Lưu

trữ lịch sử tại các Tỉnh - Thành phố trực thuộc Trung ương phải thành lập Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của TTLT Lịch sử Thành phố Đà Nẵng

Vị trí , chức năng:

Theo Quyết định số 222- QĐ/ SNV ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Sở

Nội Vụ "về việc thành lập TTLT Ḷch sử uhành phố Đà Nẵng", hiện nay TTLT là

đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử và thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ Trung tâm chịu sự quản lý, chỉ đạo về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố

TTLT Lịch sử Thành phố Đà Nẵng có tư cách pháp nhân, được sử dụng condấu theo quy định và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy

định [45,tr.01]

Nhiệm vụ:

TTLT Thành phố Đà Nẵng có nhiệm vụ:

- Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ Lịch sử của Thành phồ, bao gồm:

+ Đề xuất Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố;

+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn

bị tài liệu nộp lưu;

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện quản lý tài chính, tài sản được giao cho Trung tâm theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao phó.[45, tr.02]

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm

Trung tâm có một Giám đốc, một Phó Giám đốc và các viên chức nghiệp vụ

1- Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm

2- Phó Giám đốc Trung tâm do Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm và trên cơ sở ý kiến đồng ý của Giám đốc Sở Nội vụ Phó Giám đốc Trung tâm có nhiệm vụ giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện một số công tác Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về lĩnh vực

công tác được phân công [45,tr.02]

1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

1.2.1 Khối lượng

Theo kết quả khảo sát, thống kê của chúng tôi, hiện nay số lượng Phông tài liệu đang được lưu trữ tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng là 19 phông, trong đó có 17 phông đóng và 02 phông mở với tổng chiều dài mét giá là trên

1050 mét; trong đó có 980 mét giá tài liệu hành chính, 70 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu XDCB) Toàn bộ tài liệu này được thể hiện

trên vật mang tin bằng giấy Thời gian của tài liệu chủ yếu là từ năm 1975 -

2011

Ngoài ra, KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay còn bảo quản khối tài liệu thời Pháp thuộc từ năm 1885 - 1954: khoảng 150 cuộn tài liệu bản đồ, 10 mét giá tài liệu công báo, sổ khoảnh, sổ sách thuế nông nghiệp, sổ diện tích, phân hạn định sản xuất,thời gian của tài liệu khoảng từ năm 1953 - 1954, Công báo bằng tiếng Pháp có thời gian tài liệu từ năm 1885 - 1961

Có thể chia tài liệu thành 2 nhóm lớn: nhóm phông TLLT của UBND Thành phố Đà Nẵng và nhóm phông TLLT của các sở, ban, ngành

Nhóm thứ nhất là nhóm phông lưu trữ của UBND Thành phố Đà Nẵng: Phông Lưu trữ HĐND - UBND Thành phố Đà Nẵng được chia ra phông đóng và phông mở

-Khối lượng phông đóng phản ánh quá trình hình thành, phát triển và toàn bộ hoạt động của cơ quan đơn vị hình thành phông từ khi thành lập đến khi chia tách hai tỉnh Quảng Nam và Đà Nẵng năm 1996 Do tình hình chiến tranh và sự chia tách của hai tỉnh, nên hiện nay khối lượng tài liệu còn được bảo quản tại KLTLS thành phố Đà Nẵng còn lại khoảng 3294 hồ sơ, tính ra khoảng 330 mét giá tài liệu trong đó tình trạng vật lý cũng bị hư hỏng khá nhiều

Phông Lưu trữ UBND Thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 tới nay: đây là phông lưu trữ mở, toàn bộ tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành Phông, từ khi chia tách tỉnh (1997) đến nay Đây là khối lượng tài liệu chủ yếu được bảo quản với khối lượng lớn, khoảng 5379 hồ sơ

Nhóm thứ hai là nhóm phông lưu trữ của các sở, ban, ngành: tài liệu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị hình thành phông Khối lượng tài liệu này tương đối nhiều, nó

chiếm khoảng 455,1 mét bao gồm 4556 cặp hồ sơ được tính từ năm 1997 tới năm 2014

Tóm lại, tính đến năm 2014 số lượng tài liệu của các Phông lưu trữ được bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng là 8673 đơn vị bảo quản

1.2.2 Thành phần, nội dung

Bộ máy cơ quan nhà nước cấp Thành phố trực thuộc Trung ương bao gồm: HĐND - cơ quan quyền lực cao nhất ở địa phương, UBND - cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh/ thành phố và các sở ban ngành là những cơ quan chuyên môn trực thuộc Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan này đã hình thành nên một khối lượng tài liệu rất lớn, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể

UBND Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính cấp địa phương nên

có mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan cấp dưới, quan hệ giao dịch, quan hệ với các cơ quan sở, ban, ngành; quan hệ với các cơ quan hữu quan để thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo của các cơ quan cấp trên

Theo quy định (kèm theo quyết đ̣nh số 01/1999/ QĐ - UB của UBND

thành phố Đà Nẵng ngà 02 tháng 01 năm 1999 về công tác quản lý hồ sơ, tài

liệu lưu ti của thành phố Đà Nẵng) Thành phần tài liệu bao gồm:

Tất cả công văn tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự

án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp ), tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu bán, hồ sơ nhân sự ), các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dương bản, bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sổ ghi nghị quyết các cuộc họp v.v được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn, các đoàn thể, UBND các quận, huyện trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng

Những tài liệu này không kể thời gian, hình thức ghi tin,

loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ hiện hành của các ngành, các cấp để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch

sử, khoa học và công tác thực tiễn

TLLT phải là bản gốc, bản chính của văn kiện Trong trường hợp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính [67, tr 1 Điều 01]

KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay đang bảo quản của 19 phông lưu trữ,chiếm một số lượng đáng kể là tài liệu hành chính, khoảng 980 mét giá, ngoài

ra 70 mét giá là tài liệu khoa học kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu XDCB) và khoảng

170 mét giá tài liệu địa bạ thời kỳ Pháp Những tài liệu này đã được lập hồ sơ nhưng tình trạng hư hỏng đối với tài liệu địa bạ thời Pháp thuộc nên hầu như không đưa ra phục vụ độc giả

Hiện nay còn các loại hình tài liệu nghe nhìn như: điện ảnh, ghi âm, điện tử,nhưng chưa thực hiện thu thập do điều kiện bảo quản không đảm bảo, diện tích kho nhỏ, tải trọng sàn kho có hạn Vì vậy việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa thực hiện được Những tài liệu này vẫn còn được lưu giữ tại chính cơ quan hình thành nên nó như là các đài truyền thanh - truyền hình Thành phố Đà Nẵng

Nội dung tài liệu:

Với chức năng, nhiệm vụ được quy định như vậy, KLTLS Thành phố

Đà Nẵng có trách nhiệm thu thập, bảo quản TLLT của nhiều cơ quan, tổ chức cấp tỉnh ở nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau Hiện nay tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng gồm các loại chủ yếu là:

Giai đoạn Thực dân Pháp xâm lược (1858 - 1954) Đây là giai đoạn thuộc địa của Thực dân Pháp

Mặc dù, lúc bấy giờ Triều đình cùng nhiều vị tướng giỏi của đất nước đã có

sự chống cự và kháng chiến, tuy nhiên vào năm 1884 với việc ký hòa ước

Patenotre, xem như toàn bộ nước ta rơi vào tay Pháp, vua nhà Nguyễn trở thành vị vua bù nhìn Năm 1945, với thành công trong cuộc Cách mạng tháng Tám, nhân dân ta giành được độc lập, chính quyền Phong kiến hoàn toàn sụp

đổ với sự kiện vua Bảo Đại thoái vị trao lại ấn kiếm quyền lực cho Cách mạng, Nhà nước VNDCCH chính thức ra đời Nhưng thực tế âm mưu đô hộ nước ta của Thực dân Pháp không vì thế mà bị dừng lại Chúng vẫn tiếp tục xâm lược, bóc lột, gây chiến tranh thêm gần 10 năm nữa Đến năm 1954, với chiến thắng vang dội Điện Biên Phủ đã làm cho quân Pháp bị đánh bại hoàn toàn và buộc phải ký kết hiệp định Giơ -ne - vơ trao trả độc lập cho Việt Nam Trong quá trình đô hộ nước ta, với sự cai trị tàn độc của mình, chính quyền Thực dân Pháp đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu khá lớn Hiện nay, KLTLS Thành phố Đà Nẵng vẫn còn lưu giữ được khá nhiều tài liệu giai đoạn này Nội dung chủ yếu là những bản đồ địa giới hành chính của các Làng thuộc 2 tỉnh Quảng Nam và Đà Nẵng Trong đó, nêu và vẽ chi tiết hình ảnh của các ngôi làng thuộc các huyện

Ví dụ: Bản đồ địa giới hành chính các làng thuộc huyện Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam; Bản đồ địa giới hành chính các làng thuộc huyện Thăng Bình, tỉnh Quảng Nam

Ngoài ra, trong Kho còn lưu giữ khoảng 70 gói tài liệu sổ khoảnh, sổ sách thuế nông nghiệp, sổ diện tích phân hạn định sản xuất của các Xã thuộc tỉnh Quảng Nam cũ; hồ sơ về việc kiến thiết công trình kênh Tam Kỳ (Quảng Nam)

Toàn bộ khối tài liệu này phần nào đã cho chúng ta biết được tình hình sảnxuất nông nghiệp của các làng thuộc các huyện trong tỉnh Quảng Nam lúc bấy giờ.Chứng tỏ người Pháp đã có ý thức lưu giữ và thực hiện ghi chép rất chính xác,khoa học

Giai đoạn 1954 - 1975: hiện nay, tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng giai đoạn thuộc chế độ này không có tài liệu

Giai đoạn 1976 - 1996: sau khi đất nước hoàn toàn giải phóng, vào tháng

2 năm 1976 tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng được thành lập trên cơ sở hợp nhất tỉnh Quảng Nam và Quảng Đà trước đây Tỉnh có diện tích 11.985,2 kilômét vuông và số dân 1.914.864 (vào năm 1993)

Trong quá trình hoạt động của tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, tài liệu phản ánh đầy đủ các hoạt động như hoạt động của HĐND - UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Tỉnh, tài liệu Hội đồng thi đua khen thưởng, phát triển kinh tế - đối ngoại, du lịch, xây dựng giao thông, nông nghiệp, công nghiệp, thương nghiệp, cảng biển, tài chính - vật giá

Giai đoạn từ 1997 đến nay: đây là thời kỳ tách tỉnh Quảng Nam và Đà Nẵng, lúc này, cơ cấu tổ chức có nhiều sự thay đổi, vì vậy tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này cũng phản ánh đa dạng và phong phú hơn

Đối với tài liệu hành chính: nội dung chủ yếu đề cập đến hầu hết các mặt hoạt động của cơ quan như tài liệu về văn hóa, xã hội, quản lý tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự, hoạt động tư pháp, công tác quốc phòng, an ninh trật

tự, thi đua - khen thưởng

Nói tóm lại, TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng có những nội dung

cơ bản:

- Tài liệu mang tính tổng hợp: đây là tài liệu về chủ trương, đường lối, chính sách, quy hoạch, kế hoạch  Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên (Chính phủ) về việc ban hành các chủ trương, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế - xã hội mà thành phố phải thực hiện Ngoài ra, tài liệu hành chính chiếm một số lượng lớn là các văn bản về việc triển khai nhiệm vụ kinh tế - xã hội do cấp trên giao, các chính sách phát triển văn hóa, kinh tế, xã hội, giáo dục, an ninh quốc phòng

Các tài liệu giao chỉ tiêu cho các quận, huyện và báo cáo của các quận, huyện Đây là nhóm tài liệu có giá trị cao

Ví dụ:

+ Qu ết đ̣nh số 903/uuG của uhủ tướng Chính phủ : QĐ phê du ệt

qu hoạch tổng thm phát tiimn kinh tế xã hội thành phố Đà Nẵng đến năm 2010 ngà 23 tháng 10 năm 1997

+ Qu ết đ̣nh số 390/uuG của uhủ tướng Chính phủ : QĐ phê du ệt kế

hoạch sử dụng đất năm 1997 của uhô Đà Nẵng ngà 07 tháng 6 năm 1997

- Tài liệu nội chính: khối tài liệu này phản ánh các vấn đề về tổ chức chính quyền, quốc phòng, an ninh, tư pháp Tài liệu về tổ chức chính quyền bao gồm các văn bản quy định và hướng dẫn của cấp trên; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc thẩm quyền UBND thành phố Tài liệu về tổ chức cán bộ gồm hồ sơ nhân sự, các văn bản về sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ

- Tài liệu về kinh tế - tài chính: đây là nhóm tài liệu quan trọng thể hiện sự chỉ đạo và thực hiện phát triển kinh tế tài chính của thành phố về tài chính, kế

toán, du lịch, khách sạn, thuế Chẳng hạn: Báo cáo số 1722-BC- SVHTTDL

ngày 05/6/2012 của sở Văn hóa thể thao và Du Lịch về công tác văn hóa, thể

thao và du lịch 6 tháng đầu năm 2012

- Tài liệu xây dựng, công nghiệp, đất đai: bao gồm các tài liệu về xây dựng cơ bản, cầu đường, các ngành nghề công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, hồ

sơ trước bạ nhà đất, hồ sơ cấp và chuyển quyền sử dụng đất

- Tài liệu văn hóa - xã hội: đây là các tài liệu về y tế, thể dục thể thao, du lịch, thương binh xã hội,

1.2.3 Ý nghĩa TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

Với khối lượng, thành phần, nội dung của tài liệu của KLTLS Thành phố Đà Nẵng đã phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của thành phố Những

tài liệu này có ý nghĩa to lớn đối với việc khai thác, sử dụng để phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử,

- Ý nghĩa chính tị:

TLLT bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng được hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước Thành phố Đà Nẵng Vì vậy, trong các phông lưu trữ có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách, chỉ đạo, điều hành của Nhà nước và Thành phố về các tất cả các lĩnh vực hoạt động Các văn bản này chủ yếu là của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính Phủ, Các Bộ, Ban, Ngành, Đoàn thể các văn bản của các tổ chức, cơ quan Thành phố Đà Nẵng như: HĐND, UBND, các sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị xã hội của Thành phố Trong đó, còn có những khối lượng tài liệu khác phản ánh về việc thực hiện các chủ trương, chính sách Nhà nước và của Thành phố Đà Nẵng

TLLT làm bằng chứng, chứng minh chủ quyền Quốc gia và giúp giải quyết xung đột biên giới lãnh thổ Gần đây có sự kiện tranh chấp giữa Việt Nam và Trung Quốc về quần đảo Hoàng Sa Để chứng minh quần đảo này thuộc chủ quyền của mình, nhà nước ta cũng như Thành phố Đà Nẵng đã đưa racác tài liệu, văn bản chứng minh từ thời Nguyễn, chính quyền đã cấp thuyền, lương, cấp quân để đưa ra Hoàng Sa khai thác các sản vật và bảo vệ vùng biểnquốc gia

TLLT còn góp phần vào việc tố cáo tội ác chiến tranh Trong cuộc chiến tranh Việt Nam, các tài liệu đã chứng minh đế quốc Mỹ đã dùng chất độc da cam, làm cho người dân Việt Nam mắc các chứng bệnh dị thường, quái dị đến các thế hệ sau này Và ở trên vùng đất Sân bay quốc tế Đà Nẵng hiện nay còn chứa đựng một khối lượng chất độc Đioxin rất lớn Đây là cơ sở để làm bằng chứng tố cáo, kiện Mỹ và các công ty hóa chất Mỹ phải bồi thường chiến tranh đối với đất nước và người dân Việt Nam

Ý nghĩa kinh tế:

Trong thành phần các PLT bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là những tài liệu có chức năng báo cáo, quản lý kinh tế, các tổ chức kinh tế ở Trung ương và địa

phương Đó là những tài liệu phản ánh về các chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế, phản ánh hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của các tổ chức kinh tế ở địa phương

Ví dụ: Trong báo cáo số 1344/BC - SCT ngày 20 tháng 9 năm 2013 của Sở Công thương về tình hình thực hiện nhiệm vụ quý III; một số nhiệm

vụ trọng tâm quý IV năm 2013 Báo cáo đã nêu rõ: những chỉ số phát triển sảnxuất công nghiệp tháng 9/2013 ước tính tăng 3.4% so với tháng trước và tăng 9.6% so với cùng kỳ năm 2012 Trong đó, ngành khai khoáng ước giảm 16.3 %; công nghiệp chế biến, chế tạo ước tăng 10.5%; sản xuất và phân phối điện ước tăng 9.6%; cung cấp nước, xử lý rác, nước thải ước tăng 3.5% Lũy kế 9 tháng đầu năm 2013 chỉ số sản xuất công nghiệp ước tăng 10.4% so với cùng kỳ năm

2012 Trong đó, ngành khai khoáng (chiếm 0.9% giá trị toàn ngành công nghiệp) ước giảm 15.3% công nghiệp chế biến, chế tạo (chiếm 87.4%) ước tăng 11.5%; sản xuất và phân phối điện (chiếm 10.6%) ước tăng 9.8%; cung cấp nước, xử lý nước thải, rác thải (chiếm 1.1% ) ước tăng 2.3% Một số ngành công nghiệp chỉ số sản xuất 9 tháng đầu năm 2013 tăng cao so với cùng kỳ năm 2012: sản xuất da và các sản phẩm có liên quan ước tăng 203,7%; sản xuất đồ uống ước tăng 40.8%; sản xuất sản phẩm điện tử, máy vi tính và sản phẩm quanghọc ước tăng 70,3%; sản xuất trang phục ước tăng 19.8%; sản phẩm kim loại ước tăng 37.3 % Bên cạnh đó, một số ngành công nghiệp có chỉ số giảm, bao gồm: dệt ước giảm 28.3%; sản xuất thuốc, hóa

dược và dược liệu ước giảm 5.8%; sản xuất sản phẩm từ khoáng phi kim loại khác ước giảm 32.6%

Theo quy hoạch chung, định hướng phát triển Thành phố Đà Nẵng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Đà Nẵng là thành phố động lực,

có vị trí quan trọng với mục tiêu chiến lược, là trung tâm kinh tế trọng điểm của khu vực miền Trung - Tây Nguyên và cả nước Sau gần 14 năm kể từ khi trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, bộ mặt đô thị, kinh tế xã hội Đà Nẵng đã được thay đổi đáng kể, trở thành trung tâm kinh tế văn hóa, khoa học

kỹ thuật của vùng, đồng thời cũng là một trong những địa phương đi đầu về việc thực hiện hiệu quả công tác xây dựng và quy hoạch đô thị

Có được kết quả như trên không chỉ nhờ sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo thành phố, các cấp, các ngành mà còn có sự giúp sức của KLTLS Thành phố Đà Nẵng, trong quá trình tra tìm tài liệu phục vụ cho xây dựng, quy hoạch và phát triển Đó là các hồ sơ, tài liệu xây dựng của Thành phố Đà Nẵng những năm trước 1997, các tài liệu về quy hoạch xây dựng các cây cầu, trung tâm thương mại, trung tâm văn hóa, các con đường ,.góp phần giúp chocông tác xây dựng dự án, quy hoạch được triển khai nhanh chóng, chính xác, giảm bớt thời gian, nhân lực, kinh phí trong quá trình điều tra, khảo sát thực địa

- Ý nghĩa khoa học kỹ thuật

Tuy tài liệu khoa học kỹ thuật hiện nay được lưu trữ tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng chưa nhiều, nhưng trong khối tài liệu hành chính, có một số hồ

sơ về quản lý khoa học kỹ thuật như: hồ sơ xây dựng giao thông, cầu cống, địa chất, Như vậy, việc nghiên cứu các loại hình tài liệu này sẽ giúp ích trong việc đánh giá tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật của Thành phố, từ đó hình thành các chính sách phát triển, rút kinh nghiệm trong quá trình xây dựng về sau

- Ý nghĩa văn hóa xã hội

Có thể nói các tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng phản ánh mọi mặt của đời sống văn hóa xã hội địa phương Bởi vậy, quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại đây có thể giúp đỡ các cơ quan chuyên môn trong quá trình thực hiện các công việc của mình, nhằm phục vụ các hoạt động như: xây dựng các chính sách văn hóa - xã hội, lịch sử hoạt động văn hóa, giáo dục, phát triển du lịch

Thực tế đã chứng minh, hiện nay, trong các kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương còn bảo quản khá nhiều tài liệu về các giá trị văn hóa Việt Nam như: phong tục tập quán, cách ăn mặc, nhà cửa, tôn giáotừ nhiều thế kỷ

Xã hội ngày càng phát triển và các loại hình tài liệu về đời sống văn hoá vật chất và văn hoá tinh thần của nhân dân ta được giữ lại ngày càng nhiều hơn,

đa dạng, phong phú hơn; đặc biệt là các tài liệu ảnh, điện ảnh và băng ghi hình Hiện nay, Thành phố Đà Nẵng vẫn còn giữ cho mình những nét văn hoá đặc sắc riêng biệt không thể lẫn với các vùng miền khác như: tục hát bài chòi; các món ăn như: mỳ Quảng, cao lầu; tục làm bánh tổ, bánh ú tro, bánh in, trong các ngày lễ tết truyền thống là nhờ những loại hình tài liệu này được lưu giữ và phát huy Bên cạnh đó, tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng, còn nguồn thông tin bổ ích giúp các nhà chức trách phụ trách lĩnh vực văn hóa - xã hội có thể tra cứu các thông tin hữu ích nhằm trùng tu, phục chế các công trình văn hóa vật thể của địa phương như: như khu du lịch Bà Nà - Suối Mơ, Suối Lương, Suối Hoa, danh thắng Ngũ Hành Sơn, Bãi Bụt, Bãi

Rạng,;

Và chính những nét văn hoá này đã góp phần tạo nên sự độc đáo cho Thành phố đáng sống nhất Việt Nam và là điểm đến thú vị cho du khách trong và ngoài nước

- Ý nghĩa ḷch sử:

TLLT bảo quản tại KLTLS Thành Phố Đà Nẵng góp phần quan trọng trong việc biên soạn lịch sử ngành, địa phương Đặc biệt, nhờ có tài liệu của KLTLS mà Thành phố Đà Nẵng đã biên soạn nhiều cuốn sách liên quan đến việc khẳng định chủ quyền biển đảo Hoàng Sa của Việt Nam Như: cuốn Kỷ yếu Hoàng Sa của UBND Huyện Hoàng Sa, Nxb Thông tin và Truyền thông,

- Các ý nghĩa khác:

Ngoài những ý nghĩa nêu trên, TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

có những ý nghĩa quan trọng liên quan đến an ninh, quốc phòng, ngoại giao, pháp luật,

1.3 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

1.3.1 Khái niệm về chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

 Khái niệm về Chất lượng

Trong cuộc sống hàng ngày, thuật ngữ chất lượng thường xuyên được nhắc tới, nhưng không phải ai cũng có thể hiểu thấu đáo và sử dụng đúng các thuật ngữ này

Có rất nhiều các quan điểm khác nhau, được các nhà nghiên cứu đưa ra trên cơ sở nghiên cứu ở nhiều góc độ:

- Theo Philip.B.Groby cho rằng: "Chất lượng là sự phù hợp với những yêu cầu hay đặc tính nhất định [02]

- J.Jujan lại cho rằng: : "Chất lượng là sự phù hợp với các mục đích và việc sử dụng" [02]

Các khái niệm trên được nhìn nhận một cách linh hoạt và gắn liền nhu cầu, mục đích sử dụng

Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: " Chất lượng là tổng thể những tính chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật làm cho sự vật này phân biệt với sự vật khác".[68, tr45]

- Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu chuẩn sốTCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt nam): "Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn những nhu

cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn":

Các khái niệm đưa ra trên đây cho dù được tiếp cận dưới góc độ nào đều phải đảm bảo được hai yếu tố đặc trưng chính:

+Thứ nhất: chất lượng luôn luôn gắn liền với thực thể vật chất nhất định, không có chất lượng tách biệt khỏi thực thể Thực thể được hiểu theo nghĩa rộng, không chỉ là sản phẩm mà còn bao hàm cả các hoạt động, quá trình, doanh nghiệp hay con người

+ Thứ hai: chất lượng được đo bằng sự thoả mãn nhu cầu Nhu cầu bao gồm cả những nhu cầu hiện hữu và những nhu cầu tiềm ẩn được phát hiện trong quá trình sử dụng

 Khái niệm về chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Tài liệu tại Kho lưu trữ được cung cấp cho các độc giả nhằm phục vụ các hoạt động: chuyên môn, quản lý nhà nước, nghiên cứu, giải quyết chế độ chính sáchthông qua các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu mà Kho lưu trữ thựchiện Những hoạt động này góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội

Như vậy, đứng trên quan điểm của xã hội, chất lượng tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu là sự đáp ứng tốt nhất các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, mà các thông tin, tài liệu lưu trữ của Kho lưu trữ đem lại

Để hiểu chính xác hơn về khái niệm "Chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ", cần phân tích dưới góc độ đối tượng sử dụng và đối

tượng cung cấp, đó là: độc giả và Kho lưu trữ

- Đối với độc giả:

Độc giả là đối tượng sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ Mục tiêu của độc giả là làm thế nào các thông tin và TLLT được khai thác và sử dụng nhanh chóng, thuận tiện nhất Chính vì thế, với độc giả, để đánh giá chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cái mà họ quan tâm là công cụ tra tìm, thủ tục tiếp cận, hình thức khai thác và công bố thông tin tài liệu lưu trữ Do vậy, tính hiệu quả trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Phòng, Kho lưu trữ được thể hiện ở sự thoả mãn nhu cầu của độc giả thông qua việc tìm kiếm tài liệu

dễ dàng, các thủ tục khai thác được giải quyế nhanh gọn, tiết kiệm thời gian vàchi phí hợp lý Nếu tất cả các yếu tố này đều đáp ứng được nhu cầu của độc giả, thì công tác khai thác, sử dụng tài liệu đó được coi là có chất lượng tốt và ngược lại

Tóm lại, theo quan điểm của độc giả thì chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: sự thoả mãn nhu cầu của họ về khai thác, sử dụng tài liệu trên các phương diện: thủ tục khai thác, hình thức khai thác, công cụ tra tìm

và chi phí

- Đối với Kho Lưu trữ

Cũng như bất cứ một cơ quan nào trong Nhà nước Việt Nam cũng phải hoạt động mang lại lợi ích chính đáng cho Quốc gia, dân tộc Nhưng điều khác biệt của Kho Lưu trữ đối với các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước đó là: Kho Lưu trữ là nơi chứa đựng những tài liệu hiện hành, tài liệu lịch sử và quý hiếm Kho Lưu trữ là nơi thực hiện các nhiệm vụ như: sắp xếp, lưu giữ, bảo quản tài liệu nhằm phục vụ khai thác thông tin, tài liệu lưu trữ cho những đối tượng có nhu cầu

Vì thế theo quan điểm của Kho lưu trữ thì chất lượng tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu với các yếu tố cấu thành cơ bản đó là phải có đầy đủ tài liệu lưutrữ và các công cụ phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất

1.3.2 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng

Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là những tài liệu gốc có giá trị tin cậy to lớn cho các công trình khoa học ở mọi lĩnh vực khác nhau Cùng với sự phát triển của xã hội, TLLT không chỉ là nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đơn thuần mà hiện nay nó còn phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trong đời sống xã hội Vì vậy, nâng cao chất lượng khai thác,

sử dụng tài liệu là việc làm hết sức cần thiết:

Thứ nhất: nhu cầu khai thác TLLT của các nhà nghiên cứu hay các học

giả diễn ra một cách thường xuyên và liên tục Nó không chỉ áp dụng cho một ngành, một lĩnh vực mà đa dạng ở mọi ngành nghề khác nhau trong đời sống

xã hội như bác sĩ, kỹ sư, nhà kinh tế, công dân, cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, Bên cạnh đó, trên thực tế nhiều trường hợp có nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT nhưng do giới hạn bởi thời gian phục vụ trong giờ hành chính hoặc bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý nên nhiều nhu cầu không thể thực hiện được Với những yêu cầu đặt ra đó, thì đòi hỏi đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu sẽ ngày càng tăng lên Tuy nhiên, với những hình thức khai thác,

sử dụng tài liệu chủ yếu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay là nghiên cứu tại phòng đọc, cung cấp bản sao và chứng thực tài liệu là chưa đủ cung cấp cho độc giả, như vậy chưa thể phát huy hết giá trị của TLLT

Thứ hai: nhu cầu tiếp cận thông tin tài liệu lưu ti là quyền và lợi ích

chính đáng của mọi công dân Song hiện nay vẫn có những suy nghĩ cho rằng Kho lưu trữ là nơi dành riêng cho các nhà khoa học, nghiên cứu hay của các

cán bộ cơ quan nhà nước dùng để phục vụ công việc của mình Hay có khi, chính những công dân còn không biết tới Kho lưu trữ là nơi lưu trữ những gì,

vì vậy khi tìm kiếm những thông tin cần thiết, họ không biết phải bắt đầu từ đâu và thực hiện như thế nào Đó cũng là một vấn đề đặt ra cho KLTLS Thành phố Đà Nẵng về đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

Thứ ba: chính một số cán bộ trong Kho nhiều khi còn chưa đổi mới tư

duy đối với TLLT Bởi lẽ họ vẫn giữ quan niệm lưu trữ là "bảo mật", "khép

kín" hay "hạn chế tiếp cận" cho nên, một số TLLT có giá trị vẫn còn bị

"đóng kín" tại kho hoặc trong khi khai thác cũng bị hạn chế Vì vậy, TLLT vẫn chưa thực sự có cơ hội "thể hiện" hết mình

Thứ tư: hiện nay tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng chỉ áp dụng một công

cụ thống kê, tra tìm tài liệu là mục lục hồ sơ Đây là công cụ truyền thống chứng tỏ KLTLS thành phố còn rất nghèo nàn về các công cụ thống kê và tra cứu Mặc dù, Kho đã áp dụng phần mềm công nghệ thông tin vào để tìm kiếm TLLT nhưng hiện nay đang ở giai đoạn nhập liệu nên chưa mang lại hiệu quả trong việc nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu

Thứ năm: hằng năm, số lượt người tra cứu, sử dụng tài liệu rất ít (chỉ

khoảng 300 lượt), trong đó chiếm số đông là những cán bộ, chuyên viên làm việc trong các cơ quan nhà nước, hầu như công dân tới khai thác, tiếp cận tài liệu rất ít Điều này đặt ra cho KLTLS Thành phố Đà Nẵng những câu hỏi cần phải giải quyết nhằm đưa TLLT đến với đông đảo công chúng hơn

Tóm lại, trong quá trình nghiên cứu, thực hiện công việc của mình, bất

cứ ai cũng mong muốn tìm thấy và tiếp cận tài liệu gốc để có thể xử lý công việc một cách hiệu quả nhất Và những tài liệu gốc, tài liệu đáng tin cậy, có giá trị cao lại được bảo quản trong các KLTLS Tuy nhiên, hiện nay, hầu hết các tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử còn bị hạn chế đưa ra khai thác, sử dụng đó cũng là tình trạng đang diễn ra ở KLTLS Thành phố Đà Nẵng Điều này làm

hạn chế TLLT được sử dụng một cách phổ biến và thuận lợi Vì vậy, nhiệm

vụ đặt ra cho KLTLS Thành phố Đà Nẵng là phải có các biện pháp tích cực

để làm cho TLLT có thể phát huy hết giá trị để phục vụ đời sống xã hội

Tiểu kết chương 1

Bất cứ một cơ quan, đơn vị nào trong quá trình hoạt động của mình cũng sản sinh ra một khối lượng tài liệu Khối lượng tài liệu đó có ý nghĩa hết sức to lớn nếu các cơ quan lưu trữ có những nghiệp vụ cũng như chính sách thu thập, xử lý thông tin, bảo quản tốt TLLT hiện nay được bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng cũng có giá trị lớn đối với các lĩnh vực hoạt động của địa phương Khối tài liệu này không chỉ có giá trị nghiên cứu, khai thác cho các đối tượng là cơ quan, tổ chức và công dân ở địa phương mà nó còn có giá trị to lớn đối với quốc gia Chính vì vậy, làm thế nào để tổ chức công tác khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả và chất lượng là nhiệm vụ hết sức quan trọng đặt ra trước mắt đối với KLTLS Thành phố Đà Nẵng