Nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử địa phương

Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

(NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Người hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong luận văn tôi có tham khảo nội dung nghiên cứu của các tác giả khác

và thông tin có trong các văn bản quy phạm của các cơ quan Nhà nước song đã chú thích cụ thể khi viện dẫn Kết quả của luận văn này là trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào./

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết sơn sâu sắc đến cô giáo TS Nguyễn Liên Hương người đã hướng dẫn tôi tận tình, chu đáo trong quá trình thực hiện luận văn Sự chỉ bảo tận tâm của cô đã mang lại cho tôi hệ thống các phương pháp, kiến thức cũng như kỹ năng hết sức quý báu để có thể hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất

Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, quý thầy giáo, cô giáo ở Phòng Đào tạo Sau đại học và thầy giáo, cô giáo khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, (Đại học Quốc gia Hà Nội) trong thời gian qua đã dạy dỗ, truyền thụ kiến thức khoa học, giúp tôi từng bước trưởng thành

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn những người thân, gia đình và bạn bè – những người đã hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi có thể học tập đạt kết quả tốt và thực hiện thành công luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015

Học viên

Phạm Thị Mận

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích và ý nghĩa của đề tài

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Nguồn tài liệu tham khảo

7 Bố cục của luận văn

CHƯƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐỒNG NAI

1.1 Khái quát về tài liệu khoa học kỹ thuật

1.1.1 Khái niệm về khoa học, kỹ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật 1.1.2 Các loại tài liệu khoa học kỹ thuật

1.1.3 Đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật

1.1.4 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu khoa học kỹ thuật

1.2 Khái quát về lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai

1.2.1 Các loại tài liệu kỹ thuật hình thành ở tỉnh Đồng Nai

1.2.2 Nguồn, thành phần và đặc điểm tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai

1.2.3 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai

Tiểu kết chương 1 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

ĐỒNG NAI

2.1 Khái quát về Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

2.1.1 Sơ lược về sự hình thành Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

2.1.2 Chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh Đồng Nai

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

2.1.4 Trách nhiệm và thẩm quyền của lưu trữ tỉnh Đồng Nai trong việc thu thập tài liệu 2.1.5 Công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật tỉnh Đồng Nai 2.2 Những quy định của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai về thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật

2.2.1 Quy định về nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai 2.2.2 Quy định về thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

2.3 Biện pháp thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

2.4 Những hạn chế của công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Tiểu kết chương 2

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI

3.1 Sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử địa phương

3.2 Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

3.2.1 Cơ sở pháp lý

3.2.2 Cơ sở thực tiễn

3.3 Lựa chọn, chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình

3.4 Xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

3.5 Các điều kiện đảm bảo quy trình được thực hiện

3.5.1 Thống nhất về chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

3.5.2 Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức làm nhiệm vụ thu thập

3.5.3 Điều kiện về nhân lực

3.5.4 Điều kiện về cơ sở vật chất

Tiểu kết chương 3

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Mục đích và ý nghĩa của đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, nó có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa Trong lưu trữ, công tác thu thập và bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, đó là tiền

đề, là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác Nhận thức được tầm quan trọng đó các cấp lãnh đạo tỉnh Đồng Nai đã đề cao nhiệm vụ thu thập

và bổ sung tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh

Tỉnh Đồng Nai có diện tích 5.903,9 km2, là tỉnh thuộc miền đông Nam Bộ, cửa ngõ phía đông của Thành phố Hồ Chí Minh, phía bắc giáp Lâm Đồng, phía đông giáp Bình Thuận, phía tây giáp Bình Dương, Bình Phước, Thành phố Hồ Chí Minh, phía nam giáp Bà Rịa-Vũng Tầu Nằm trọn trong vùng kinh tế trọng điểm phía nam của tổ quốc, tình đến năm

2014, tỉnh Đồng Nai đã có 54 khu công nghiệp và cụm công nghiệp Trong quá trình hoạt động và thực hiện nhiệm vụ quản lý, các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các sở, ban, ngành đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lưu trữ lớn gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn Đây là những tài liệu có giá trị trong việc phát triển kinh tế xã hội trong tỉnh đặc biệt là nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên Tài liệu khoa học công nghệ là căn cứ chính xác để các cơ quan tiến hành tiến hành thiết kế thi công công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp, điều tra thăm dò tài nguyên và nghiên cứu khoa học Tài liệu khoa học kỹ thuật còn là nguồn tư liệu quan trọng để các cơ quan, cán bộ khoa học kỹ thuật

sử dụng, tổng hợp đúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến cải tiến khoa

học kỹ thuật, không ngừng nâng cao chất lượng và năng suất lao động, đưa các ngành khoa học kỹ thuật tiến lên đạt những thành tựu mới Tài liệu khoa học kỹ thuật chính là công cụ để quản lý, khai thác, sử dụng đúng công suất của máy móc, thiết bị các công trình xây dựng cơ bản, tránh lãng phí trong sử dụng máy móc Đối với các cơ quan tư vấn thiết kế công trình

sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật của nó để đề xuất các phương án thiết kế cải tạo công trình, có tác dụng giúp chủ đầu tư tiết kiệm kinh phí để điều tra, khảo sát công trình; rút ngắn thời gian thiết kế, công trình, tiết kiệm kinh phí Trong quá trình sử dụng công trình hoặc sản phẩm công nghiệp nếu xẩy ra sự cố hư hỏng trước tuổi thọ quy định thì tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật được sử dụng làm bằng chứng tin cậy để quy định trách nhiệm cho những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan Trong trường hợp này, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật giúp cơ quan điều tra sự việc có

cơ sở để khẳng định trách nhiệm thuộc về bên nào : bên thiết kế, bên thi công hay bên điều tra thăm dò khảo sát Trên cơ sở có đủ bằng chứng tòa

án mới xét xử vụ việc một cách chính xác Tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống Các kết quả nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn Chính tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi Tài liệu lưu trữ về địa chất giúp các cơ quan Nhà nước, tổ chức, các cá nhân nắm được các nguồn tài nguyên, khoáng sản hữu ích hiện có để hoạch định kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên đó phục vụ xã hội, để liên doanh liên kết các cơ quan trong và ngoài nước để triển khai thăm dò khai thác khoáng sản, xây dựng những ngành công nghiệp mới như dầu khí, sắt thép Đối với tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được sử dụng rộng rãi cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế – quốc dân để dự báo thời tiết, dự

báo thủy văn trên các con sông, biển; phục vụ cho xây dựng lịch gieo trồng các loại cây trên từng vùng lãnh thổ phù hợp với khí hậu từng năm Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản tài liệu lưu trữ khí tượng – thủy văn được khai thác sử dụng làm cơ sở cho lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật của công trình, lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi xây dựng công trình Đặc biệt, tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được làm căn cứ để tư vấn thiết kế công trình phục vụ việc chống lún, chống rung, chống động đất, chống lũ lụt bảo đảm an toàn cho công trình xây dựng Tài liệu lưu trữ về trắc địa – bản đồ được sử dụng để các ngành xác định chính xác vị trí xây lắp các công trình xây dựng đúng với yêu cầu kinh tế – kỹ thuật của nó Đồng thời, tài liệu này được sử dụng rộng rãi để xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội từng vùng lãnh thổ (Đồng bằng sông Cửu Long, Tây Nguyên, Tây Bắc ), xây dựng quy hoạch kinh tế – xã hội của từng địa phương Đối với ngành địa chính, tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ được sử dụng để quản lý nhà nước về nhà - đất, về quản lý địa giới hành chính của từng địa phương (xã, huyện, tỉnh) Tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ còn được sử dụng để xác định và bảo vệ các mốc tọa độ quốc gia, bảo vệ biên giới trên đất liền và ngoài biển của Tổ quốc [21]

Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, tại điều 6 của Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức Văn thư-Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và Ủy ban nhân dân các cấp, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ của tỉnh

và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiếp đó, tại khoản c mục 3 Điều 20 của Luật Lưu trữ

năm 2011 quy định, Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận Tại các Điều 19,20 của Luật lưu trữ cũng quy định: Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên quản lý về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lưu trữ lịch sử tỉnh có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06/4/2015 ban hành quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật trên có thể khảng định tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai Vì vậy Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm tiến hành thu thập khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị này về để tổ chức chỉnh lý

và bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sử dụng sau này

Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý tốt được tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu, nhờ có thu thập và

bổ sung tài liệu mới đảm bảo bí mật khoa học kỹ thuật, chống lại những âm mưu chống phá về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tổ quốc Công tác thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, hàng năm đến thời hạn các cơ quan thuộc nguồn nộp

lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh đã giao nộp tài liệu đúng quy định Tuy nhiên đó chỉ là khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật hầu như chưa thu thập và bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nếu có thì cũng rất ít, chủ yếu là các tài liệu kèm theo tài liệu hành chính Do chưa có văn bản cụ thể quy định về việc giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật, vì thế việc thu thập và

bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gặp rất nhiều khó khăn Những tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn nằm rải rác ở các đơn vị thi công, thiết kế, các công ty, các cơ quan quản lý nhà nước thuộc các lĩnh vực có liên quan Làm thế nào để thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị vào lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản và tổ chức

sử dụng có hiệu quả đem lại lợi ích cho tỉnh là công việc đòi hỏi sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Ủy ban nói chung và các sở, ban, ngành các công

ty nhà nước nói riêng Xuất phát từ những tìm hiểu, khảo sát của chúng tôi, trên cơ sở nhận thức được thực trạng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng chúng tôi lựa chọn đề tài:

“Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật

vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai), làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình Thông qua đề tài này chúng tôi

mong muốn nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức

về vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và trên

kỹ thuật Phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn là công tác thu thập tài

liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

b Đối tượng nghiên cứu

Do điều kiện nghiên cứu có hạn chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu tất cả các quy trình lưu trữ đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học

kỹ thuật nói riêng tại đây Từ đó nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

a Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:

Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ

b Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu trên, trong phạm vi một luận văn khoa

học chúng tôi xác định nhiệm vụ chính mà đề tài hướng tới là:

Một là, tìm hiểu lý luận chung về tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật

Hai là, nghiên cứu nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật nộp vào Lưu trữ

lịch sử tỉnh Đồng Nai

Ba là, khảo sát thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức, các công ty nhà nước vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Bốn là, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Trên cơ sở đó đưa ra những kiến nghị khắc phục khó khăn trong việc thu thập bồ sung khối tài liệu này về Lưu trữ lịch sử tỉnh

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác thu thập và bổ sung hay công tác quản lý tài liệu khoa học

kỹ thuật nói chung trong thời gian gần đây nhận được nhiều quan tâm của cán bộ, công chức, các nhà nghiên cứu khoa học lưu trữ, học viên cao học ngành lưu trữ học, ngoài ra còn có các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Trong đó có nhiều công trình nghiên cứu lớn có những đóng góp quan trọng về thực tiễn Các đề tài nghiên cứu trước đó như:

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam"- Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm; "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh" - Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm;

TS Nguyễn Cảnh Đương “Xác định thành phần tài liệu, thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”2002, Hà Nội Đề tài đã khảo sát thành phần các loại tài liệu hình

thành trong quá trình xây dựng cơ bản của các công trình ở Việt Nam và

đặc trưng của chúng, đề tài cũng đã xây dựng được phương pháp lựa chọn tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản của các công trình, lập danh mục các công trình, danh mục thành phần thiết kế xây dựng cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia Tuy nhiên đề tài mới chỉ nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu khoa học công nghệ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia mà chưa chỉ ra kế hoạch thu thập khối tài liệu đó về như thế nào;

PGS.TS Nguyễn Minh Phương “Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn

và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội Nội dung nghiên cứu chủ yếu của đề tài này là khảo sát

tình hình hình thành tài liệu bản đồ ở Việt Nam, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất cơ sở khoa học xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia, xây dựng danh sách các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu thập tài liệu bản đồ vào lưu trữ quốc gia, bên cạnh đó đưa

ra dự thảo hướng dẫn các nguồn thu thập và thành phần tài liệu bản đồ vào Lưu trữ Quốc gia

Luận văn thạc sĩ của các học viên cao học ngành lưu trữ học tại phòng tư liệu Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Luận văn thạc sĩ

của Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sỹ của Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ Giao thông vận tải - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sĩ của Trương Thị Huyền Ngọc với đề tài "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lưu trữ Địa chất”

Các vấn đề nghiên cứu liên quan đến tài liệu khoa học kỹ thuật Trước hết là các đề tài nghiên cứu đã đề cập đến các vấn đề của tài liệu

khoa học kỹ thuật như: “Tổ chức lưu trữ tài liệu chuyên môn hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường” Đề tài nghiên cứu khoa học

cấp trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn của Tiến sĩ Nguyễn Liên

Hương năm 2005; “Nghiên cứu xây dựng các phương án phân loại tài liệu khoa học công nghệ" Đề tài cấp Đại học Quốc gia của Tiến sĩ Nguyễn Liên

Hương năm 2013

Các bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác

như: Kỷ yếu Hội thảo "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H 2009, trang 85 – 89; “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường” – Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 2008; “Vấn đề cấp bách trong phân loại và tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ ở Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4, năm 2010; PGS.TS Nguyễn Minh

Phương,“ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật”, Hà Nội, 2010; PGS.TS Nguyễn Minh Phương “ Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào trung tâm lưu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội

Tuy nhiên các công trình nghiên cứu chỉ tập trung vào việc xác định nguồn và thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tình hình công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở các cơ quan Trung ương chưa đề tài có đề tài nào nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ lịch sử tỉnh nói riêng Kế thừa thành quả của những nghiên cứu trước đó kết hợp với sự tìm hiểu và khảo sát tại địa phương chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử

địa phương (trường hợp tỉnh Đồng Nai)

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lênin

- Phương pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để hệ thống thông tin và các nguồn tư liệu tham khảo

- Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để trao đổi với cán bộ quản lý phòng nghiệp vụ lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai và những cơ quan có liên quan; khảo sát và quan sát quá trình thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu tại đây để có thể xây dựng quy trình thu thập tài liệu phù hợp và có tính khả thi

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: sách, tạp chí, internet… sau

đó chọn lọc, phân loại và xử lý những thông tin liên quan đến đề tài

- Phương pháp so sánh: So sánh quá trình thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu của lưu trũ lịch sử tỉnh Đồng Nai trong thực tế với các quy định của Nhà nước để có thể xác định được quy trình phù hợp

- Phương pháp thống kê: Phương pháp này được dùng để thống kê thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này dùng để trao đổi và phòng vấn trực tiếp các cán bộ làm công tác lưu trữ và công tác thu thập tài liệu tạo Chi cục Văn thư Lưu trữ Đồng Nai và một số cơ quan khác

- Phương pháp phân tích: Phương pháp này được dùng để phân tích tài liệu và những thông tin khảo sát tại cơ quan

- Phương pháp sơ đồ hóa: Phương pháp này được dùng để mô tả các bước thực hiện quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật bằng lưu đồ

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi đã sử dụng những nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Giáo trình, bài giảng liên quan công tác lưu trữ cũng như nghiệp vụ

thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ: Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm –

Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, H.1990; PGS,TS Nguyễn

Minh Phương, TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương: Giáo

trình Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, H.2005; PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), CN Nguyễn Thị Chinh, (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ

cơ bản, NXB Hà Nội, Hà Nội

- Các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật

- Các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài nghiên cứu trên tạp chí Văn thư lưu trữ có liên quan đến công tác thu thập tài liệu, quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật

- Các mục lục nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai;

7 Bố cục của luận văn

Bố cục đề tài của chúng tôi ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm

ba chương:

CHƯƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC

KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐỒNG NAI: Tại chương này chúng tôi khái quát giới

thiệu về sự hình thành đặc điểm của các loại tài liệu khoa học kỹ thuật và ý nghĩa của tài liệu Khái quát về các loại tài liệu, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu khoa học kỹ thuật của tỉnh Đồng Nai

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI:

Dựa trên khảo sát thực tế tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai về tình hình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật Chúng tôi tìm hiểu về quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai và thực trạng công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật và nhận

xét, đánh giá

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC

KỸ THUẬT VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI : Trên cơ sở nghiên

cứu tình hình thực tế của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai và việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu do nhà nước ban hành Chúng tôi tiến hành xây dựng các bước thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Đồng Nai nói riêng và lưu trữ lịch sử địa phương nói chung

Trong thời gian thực hiện đề tài chúng tôi đã nhận được sự quan tâm

và giúp đỡ của các thầy cô giáo và bạn bè cũng như đồng nghiệp Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương – người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Do hạn chế về mặt kinh nghiệm nghiên cứu, thời gian nghiên cứu, luận văn chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và những cán bộ chuyên môn để chúng tôi hoàn thiện luận văn

Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015

Phạm Thị Mận

CHƯƠNG 1

THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

KHOA HỌC KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐÔNG NAI

1.1 Khái quát về tài liệu khoa học kỹ thuật

1.1.1 Khái niệm về khoa học, kỹ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật

a Khái niệm khoa học

Khoa học là hệ thống những tri thức về mọi loại quy luật của vật chất

và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội, tư duy [13, tr12]

Khoa học là một hoạt động xã hội nhằm tìm tòi, phát triển quy luật của sự vật và hiện tượng, vận dụng các quy luật ấy để sáng tạo ra các nguyên lý, các giải pháp tác động vào các sự vật hiện tượng nhằm biến đổi trạng thái của chúng

Khoa học là một hình thái ý thức xã hội, tồn tại mang tính độc lập tương đối với các hình thái ý thức xã hội

Khoa học là toàn bộ hoạt động có hệ thống nhằm xây dựng và tổ chức kiến thức dưới hình thức những lời giải thích và tiên đoán có thể kiểm tra được về vũ trụ [69]

Từ những khái niệm trên chúng ta có thể khảng định, khoa học là hệ thống các tri thức về sự vận động, phát triển của tự nhiên và xã hội, là hoạt động tìm kiếm các giải pháp tác động vào các hiện tượng nhằm biến đổi chúng theo hướng có lợi hoặc có hại, là hoạt động có hệ thống và tìm ra quy luật vận động của tự nhiên và xã hội

b Khái niệm về kỹ thuật

Kỹ thuật là việc ứng dụng kiến thức khoa học, kinh tế, xã hội, và thực tiễn để thiết kế, xây dựng, và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị,

hệ thống, vật liệu, và quá trình.[21]

Kỹ thuật có thể bao gồm việc sử dụng sự hiểu biết sâu sắc để tìm ra, tạo mô hình, và thay đổi quy mô một giải pháp hợp lý cho một vấn đề hay một mục tiêu Ngành kỹ thuật vô cùng rộng, nó bao gồm một loạt các lĩnh vực kỹ thuật đặc thù hơn, mỗi lĩnh vực nhấn mạnh đến những lĩnh vực công nghệ và những kiểu ứng dụng riêng Những người hành nghề kỹ thuật

được gọi là kỹ sư Tổ chức ECPD của các kỹ sư Hoa Kỳ định nghĩa "kỹ

thuật" là "Việc ứng dụng một cách sáng tạo những nguyên lý khoa học vào việc thiết kế, phát triển các cấu trúc, máy móc, công cụ, quy trình chế tạo, hay những công trình sử dụng chúng một cách riêng lẻ hay kết hợp với nhau; vào việc xây dựng hay vận hành những đối tượng vừa kể với sự ý thức đầy đủ về thiết kế của chúng; để dự báo hoạt động của chúng dưới những điều kiện vận hành nhất định; tất cả những việc vừa kể với sự chú ý đến chức năng đã định, đặc điểm kinh tế của sự vận hành, sự an toàn đối với sinh mạng và của cải"

Trong tiếng Việt, các từ "khoa học", "kỹ thuật", và "công nghệ" đôi khi được dùng với nghĩa tương tự nhau hay được ghép lại với nhau (chẳng hạn "khoa học kỹ thuật", "kỹ thuật công nghệ") Tuy vậy, kỹ thuật khác với khoa học và công nghệ Khoa học là toàn bộ hoạt động có hệ thống nhằm xây dựng và tổ chức kiến thức dưới hình thức những lời giải thích và tiên đoán có thể kiểm tra được về vũ trụ Công nghệ là sự tạo ra, sự biến đổi, sử dụng, và kiến thức về các công cụ, máy móc, kỹ thuật là kỹ năng nghề nghiệp, hệ thống, và phương pháp tổ chức, nhằm giải quyết một vấn đề, cải tiến một giải pháp đã tồn tại, đạt được một mục đích, hay thực hiện một chức năng cụ thể

Kỹ thuật là một ngành rộng và thường được chia thành nhiều ngành con Những ngành này liên quan đến những lĩnh vực công việc kỹ thuật khác nhau Mặc dù ban đầu người kỹ sư có thể được đào tạo trong một

ngành cụ thể, trong suốt sự nghiệp của mình người này có thể trở thành người làm việc liên quan đến nhiều ngành và trong những lĩnh vực công việc khác nhau Kỹ thuật thường được xem là có bốn ngành chính:

Kỹ thuật hóa học: Ứng dụng những nguyên lý vật lý, hóa học, sinh học, và kỹ thuật trong việc thực hiện những quá trình hóa học ở quy mô sản xuất thương mại, như lọc đầu, chế tạo vật liệu và thiết bị ở kích thước micromét, lên men, sản xuất các phân tử sinh học

Kỹ thuật xây dựng: Thiết kế và xây dựng những công trình công cộng và cho tư nhân, như hạ tầng cơ sở (sân bay, đường bộ, đường sắt, hệ thống cấp nước và hệ thống xử lý nước ), cầu cống, đập nước, và các tòa nhà

Kỹ thuật điện: Thiết kế và nghiên cứu những hệ thống điện và điện

tử khác nhau, như mạch điện, máy phát điện, động cơ điện, thiết vị điện từ hay điện cơ, thiết bị điện tử, mạch điện tử, cáp quang, thiết bị điện quang,

hệ thống máy tính, hệ thống thông tin liên lạc, công cụ, những bảng điều khiển

Kỹ thuật cơ khí: Thiết kế những hệ thống vật lý hay cơ học, như hệ thống cung cấp điện và năng lượng, sản phẩm hàng không và không gian,

hệ thống vũ khí, phương tiện vận tải, động cơ đốt trong, bộ nén khí, tàu điện

c Tài liệu khoa học kỹ thuật

Trong thực tiễn của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, khái niệm khoa học

và công nghệ hầu như vẫn chưa được quan tâm, sử dụng bởi các tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực khoa học công nghệ vẫn thường được hiểu là tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ

quan tổ chức cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên không kể sản sinh trong thời kỳ nào và trên vật mang tin gì [21,38]

Theo quan niệm như trên thì tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trên hai khái niệm tài liệu và khoa học kỹ thuật (tài liệu + khoa học kỹ thuật

= tài liệu khoa học kỹ thuật) Khái niệm khoa học kỹ thuật đươc sử dụng trong cách phân loại các ngành khoa học, mà theo UNESCO các ngành khoa học bao gồm: Khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học nông nghiệp, khoa học nhăn văn, khoa học sức khoẻ

Khoa học kỹ thuật được hiểu là các ngành khoa học liên quan đến việc phát triển kỹ thuật và thiết kế các sản phẩm Cụ thể, các ngành khoa học kỹ thuật cổ điển bao gồm khoa học kỹ thuật xây dựng, khoa học chế tạo máy, khoa học điện tử Các ngành khoa học kỹ thuật mới bao gồm: kỹ thuật an toàn, kỹ thuật công trình nhà, hoá kỹ thuật và vi kỹ thuật

Căn cứ vào những nội dung đã phân tích ở trên thì tài liệu khoa học

kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ có một số vấn đề cần lưu ý như sau:

đồ thì tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh kết quả quá trình điều tra khảo sát, thăm dò tài nguyên khoáng sản thiên nhiên

Do có nguồn gốc hình thành từ hoạt động khoa học kỹ thuật, nên dù thể hiện dưới dạng nào thì tài liệu khoa học kỹ thuật cũng là tài liệu chứa đựng các tri thức khoa học được mã hoá dưới dạng chữ viết, âm thanh, hình ảnh và được chứa đựng trong các vật mang tri thức khoa học khác nhau

- Về hình thức: tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại phong phú như: Bản luận chứng kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu tính toán, dự toán, báo cáo kết quả nghiên cứu khảo sát, phim ảnh, bản đồ, tài liệu quan trắc, hướng dẫn ứng dụng tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu thẩm định các đĩa cứng, đĩa mền

◘ Về giá trị

Theo cách hiểu chung nhất "giá trị của một sự vật được hiểu là mức

độ quan trọng, tính hữu ích của sự vật đó, như vậy giá trị của tài liệu khoa học kỹ thuật có thể được hiểu là mức độ quan trọng và tính hữu ích về số lượng và chất lượng của những thông tin chứa đựng trong tài liệu đó

Tài liệu khoa học kỹ thuật có thể được nhận dạng theo giá trị bên trong và giá trị bên ngoài:

- Giá trị bên trong (giá trị khoa học) là giá trị của bản thân tài liệu khoa học kỹ thuật, chưa xét tới những giá trị phát sinh như: giá trị thông tin chứa đựng tri thức khoa học mới, giá trị hành động, giá trị về các giải pháp

- Giá trị bên ngoài là giá trị xuất hiện sau khi áp dụng kết quả của hoạt động khoa học kỹ thuật cụ thể là: Giá trị kinh tế, là lợi ích kinh tế có được sau khi áp dụng kết quả của hoạt động khoa học kỹ thuật Giá trị xã hội, là những hậu quả xã hội có thể xuất hiện, liên quan đến việc áp dụng kết quả các hoạt động khoa học kỹ thuật với sự biến đổi các truyền thống văn hoá

Từ góc độ hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật còn có giá trị lịch sử và thực tiễn

- Giá trị lịch sử của tài liệu khoa học kỹ thuật được thể hiện ở chỗ,

đó là nguồn sử liệu ghi chép lại các qua luật vận động và phát triển của các lĩnh vực khoa học, của kho tàng trí thức nhân loại và của xã hội loài người

- Giá trị thực tiễn của tài liệu khoa học kỹ thuật được thể hiện nó là căn cứ để tiến hành các nghiên cứu khoa học mới, tạo ra của cải vật chất cho xã hội Đặc biệt, tài liệu khoa học kỹ thuật còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng nhanh tốc độ phát triển kinh tế - xã hội trong giai đoạn mới, giai đoạn đất nước theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và nhất là trong thời kỳ hội nhập diễn ra mạnh mẽ như hiện nay

1.1.2 Các loại tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật rất phong phú và đa dạng, xuất phát từ công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và tính chất công việc cũng như chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị mà sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu khác nhau Trên cơ sở đó tài liệu khoa học kỹ thuật được chia thành các loại như sau: tài liệu bản vẽ, bảng tính toán, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi công trình xây dựng, báo cáo nghiên cứu khả thi, bản thuyết minh kỹ thuật, bản quy phạm kỹ thuật, tài liệu hạch toán, tài liệu tiêu chuẩn, tài liệu phim, ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu điện tử

Trong các loại tài liệu khoa học kỹ thuật trên thì tài liệu bản vẽ chiếm khối lượng nhiều nhất trong tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Nó là công cụ chủ yếu dùng để diễn đạt ý đồ của người thiết kế, là tài liệu cơ bản dùng để chỉ đạo sản xuất, hướng dẫn thi công công trình, láp ráp sản phẩm

Vì vậy trong kỹ thuật thường gọi bản vẽ là tiếng nói của kỹ thuật [21]

Căn cứ vào nội dung của bản vẽ người ta phân chia nó ra các loại như sau:

+ Bản vẽ tổng thể mặt bằng: Bản vẽ tổng thể mặt bằng là hình vẽ của một công trình theo đường viền của chúng và theo đúng khích thước quy định

Bản vẽ tổng thể mặt bằng thệ hiện vật thể theo phương pháp chiếu thẳng góc từ trên xuống Nội dung bản vẽ tổng thể mặt bằng thể hiện vị trí của toàn bộ công trình, từng hạng mục công trình, hệ thống giao thông, địa hình và các công trình kề cận Bản vẽ tổng mặt bằng thường được vẽ trên

+ Bản vẽ chi tiết: Là bản vẽ thể hiện một chi tiết nào đó của một sản phẩm công nghiệp hay một công trình xây dựng

+ Bản vẽ phác: Là bản vẽ có tính chất tạm thời được vẽ trên giấy bất

kỳ, khi vẽ thường không sử dụng dụng cụ vẽ và không mang một tỷ lệ chính xác

+ Bản vẽ gốc: Là bản vẽ được thành lập trên giấy theo tỷ lệ chính xác với thực tế Bản vẽ gốc được vẽ bằng dụng cụ vẽ hoặc bằng máy tính, trên bản gốc có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đến bản vẽ

+ Bản vẽ chính: Là bản vẽ được thực hiện trên giấy tốt, có tỷ lệ chính xác với thực tế, có đầy đủ chữ ký chính thức của những người có trách nhiệm, có dấu của cơ quan hữu quan Hiện nay bản vẽ chính của các công trình xây dựng, sản phẩm công nghiệp được in ra từ máy tính Từ đó những người có trách nhiệm sẽ ký trực tiếp lên bản vẽ và vă thư đóng dấu

đỏ lên chữ ký của thủ trưởng cơ quan

+ Bản vẽ in: Là bản vẽ được in ra từ bản chính trên giấy nhạy bắt ánh sang hoặc photocopy từ bản chính

Các bảng tính toán là loại tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng khá lớn và có nội dung quan trọng Bản tính toán có hai loại chính như sau:

- Loại thứ nhất là các bản tính toán về sức bền vật liệu, xác định các chỉ tiêu vật liệu để đảm bảo sự an toàn khi làm việc của sản phẩm công nghiệp hoặc sự an toàn trong xây dựng công trình, tránh sự nứt gãy, đỗ vỡ công trình [21]

- Loại thứ hai là các bản tính về khối lượng vật liệu, công lao động

để làm ra sản phẩm hoặc công trình xây dựng [21]

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi công trình xây dựng nêu rõ sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, tác dụng kinh tế, xã hội, dân sinh, văn hóa của công trình, xác định quy mô của công trình; lựa chọn địa điểm xây dựng công trình, nhu cầu diện tích sử dụng Báo cáo nghiên cứu khả thi được cơ quan chủ đầu tư công trình thành lập để trình lên cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư – xây dựng thẩm định phê duyệt dự án Bản thuyết minh kỹ thuật là văn bản do cơ quan tư vấn thiết kế lập để giải trình, về đối tượng thiết kế, các yêu cầu kiến trúc, kỹ thuật xây dựng công trình Bản quy phạm kỹ thuật do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành

để quản lý kỹ thuật xây dựng công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp hoặc các nghành kỹ thuật Mỗi ngành khoa học kỹ thuật đều ban hành các quy phạm kỹ thuật của ngành để đảm bảo sản phẩm làm ra đúng chất lượng, mẫu mã của nó Tài liệu hạch toán là loại văn bản phản ánh giá thành xây dựng công trình hoặc giá thành chế tạo sản phẩm công nghiệp hoặc giá thành thực hiện một dự án khoa học công nghệ nào đó Tài liệu tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để nâng cao

chất lượng sản phẩm đặc biệt là sản phẩm xuất khẩu thúc đẩy tiến bộ kỹ thuật góp phần hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực

Đối tượng tiêu chuẩn hóa gồm các sản phẩm như máy móc, thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu, cấu kiện nông, lâm, thủy hải sản, hàng tiêu dùng Tài liệu phim, ảnh ghi lại những sự kiện quan trọng về hoạt động khoa học công nghệ như các bức ảnh, thước phim ghi lại các buổi lễ khởi công xây dựng các công trình, lễ cắt băng khánh thành ban giao các công trình, những buổi viếng thăm, kiểm tra của các nhà lãnh đạo Đảng, Nhà nước đối với các công trình hoặc sản phẩm công nghiệp Tài liệu bản đồ được sử dụng rộng rãi và đóng vai trò quan trọng trong điều tra, khảo sát điều kiện

tự nhiên, xã hội ở các vùng lãnh thổ khác nhau Bản đồ ghi chép, phản ánh lại tình hình thực tế địa hình, địa mạo, tình trạng kinh tế xã hội ở thành phố cũng như nông thôn từng vùng lãnh thổ thuộc từng thời điểm khác nhau Căn cứ vào tỷ lệ đo vẽ bản đồ thì các nhà bản đồ học chia bản đồ ra làm ba loại chính: bản đồ có tỷ lệ lớn, tỷ lệ 1/200 000 trở xuống Loại này đo vẽ công phu, chính xác để phục vụ xây dựng các công trình như giao thông, thủy lợi, thủy điện địa chất, quốc phòng Loại tài liệu có tỷ lệ trung bình từ 1/300 000 đến 1/1000 000, loại này dùng đo vẽ xây dựng bản đồ chuyên đề Loại bản đồ có tỷ lệ nhỏ 1/1000 000 trở lên để phục vụ lập bản đồ địa hình khái quát, bản đồ giáo khoa, lập atlat Tài liệu điện tử là sản phẩm thông tin quan trọng trong thời đại hiện nay ở nước ta cũng như trên thế giới Trong khoa học công nghệ tài liệu điện tử ghi lại các số liệu điều tra cơ bản tài nguyên thiên nhiên như khí hậu, thủy văn, địa chất, khoáng sản, dầu khí [21]

Ngoài các loại tài liệu khoa học kỹ thuật kể trên, thì căn cứ vào nội dung đặc điểm của tài liệu người ta chia tài liệu khoa học kỹ thuật thành các nhóm như: nhóm tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản, nhóm tài liệu chế tạo sản phẩm công nghiệp, nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học, nhóm tài

liệu khảo sát tài nguyên Trong đó, nhóm tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản gồm có tài liệu thiết kế các công trình xây dựng dân dụng như nhà ở, bệnh viện, trường học, nơi nghỉ dưỡng…Tài liệu thiết kế các công trình giao thông vận tải như đường bộ, đường sắt, cầu, bến cảng, sân bay… Tài liệu thiết kế các công trình thủy lợi và thủy điện như nhà máy thủy điện, nhiệt điện các công trình thủy lợi…Tài liệu thiết kế các công trình công nghiệp như các nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp nhẹ, tài liệu các công trình

kỹ thuật…Nhóm tài liệu thiết kế các sản phẩm công nghiệp bao gồm tài liệu thiết kế các loại máy công cụ, các loại máy chuyên dụng, máy về giao thong vận tải, máy công nghiệp…Nhóm tài liệu này số lượng tương đối nhiều, tính chính xác cao phản ánh các thành tựu về cơ khí, điện tử, tự động hóa, có nhiều tài liệu được tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia Tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật công nghệ như các công trình nghiên cứu về công nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, hàng không, kỹ thuật quân sự,

cơ khí chế tạo máy Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: Tài liệu nghiên cứu về khoa học tự nhiên là kết quả nghiên cứu của các đề tài toàn học, vật lý học, hóa học, di truyền học, điện tử…Tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn là kết quả nghiên cứu của các đề tài về văn học, sử học, địa lý học, triết học, luật học Nhóm tài liệu điều tra khảo sát tài nguyên chiếm vị trí quan trọng trong khoa học công nghệ cũng như trong cuộc sống liên quan đến các ngành kinh tế quốc dân và mọi ngành mọi nghề Tài liệu nhóm này gồm có tài liệu khí tượng, thủy văn là những

dữ liệu, mẫu vật được thu thập, khai thác từ công trình khí tượng thủy văn,

từ hoạt động của ngành khí tượng thủy văn được xử lý lưu trữ dưới nhiều hình thức [21,38]

Trong quá trình hoạt động, sản xuất của các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra các tài liệu khoa học kỹ thuật có liên quan đến một đối tượng cụ thể tạo thành bộ tài liệu khoa học kỹ thuật Căn cứ vào đặc điểm, nội dung của nó người ta chia các bộ tài liệu ra các loại như: bộ thiết kế, bộ

tài liệu nghiên cứu khoa học, bộ tài liệu trác địa bản đồ, bộ tài liệu địa chất Trong đó, bộ thiết kế là toàn bộ tài liệu kỹ thuật thuộc về một đối tượng thiết kế Bộ thiết kế được chia làm hai loại; bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp và bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản

Bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp: đó là toàn bộ các loại tài liệu liên quan đến một sản phẩm công nghiệp Nội dung bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp cho biết về hình dáng, cấu tạo, phương pháp chế tạo, sử dụng và sửa chữa sản phẩm Thành phần tài liệu kỹ thuật trong một bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp gồm có: Những tài liệu pháp lý ban đầu của sản phẩm, tài liệu thiết kế chiếm khối lượng nhiều nhất trong bộ thiết kế, tài liệu tổng kết những kinh nghiệm thiết kế và chế tạo, đánh giá chất lượng sản phẩm, quyết toán kinh phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm

Bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản là toàn bộ tài liệu kỹ thuật

liên quan đến một công trình xây dựng hay một khu công trình xây dựng Thành phần và nội dung tài liệu của mỗi bộ thiết kế công trình xây dựng cơ bản của các ngành xây dựng có sự khác nhau Thành phần và nội dung tài liệu của bộ thiết kế công trình xây dựng dân dụng khác với công trình xây dựng thủy lợi, thủy điện, hoặc công trình công nghiệp Nhưng thành phần

và nội dung tài liệu của tất cả các công trình xây dựng cơ bản đều có những đặc điểm chung Thành phần thứ nhất của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là các văn bản pháp lý phải có để tiến hành thiết kế, thi công công trình Văn bản quy hoạch xây dựng công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Văn bản dự án tiền khả thi được duyệt và dự án khả thi xây dựng công trình được duyệt Thành phần thứ hai của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là các văn bản thiết kế gồm các bản vẽ, các tài liệu tính toán Tài liệu thiết kế do cơ quan tư vấn thiết kế đủ tư cách pháp nhân thắng thầu thực hiện Thành phần thứ ba của bộ tài liệu xây dựng cơ bản là tài liệu hoàn công Tài liệu này thể hiện kết quả thực tế thi công công trình xây dựng cơ bản Về cơ bản

các bản vẽ thiết kế và bản vẽ hoàn công giống nhau

Bộ tài liệu báo cáo khoa học gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến một chương trình hoặc một đề tài khoa học đã được nghiên cứu giải quyết Các bộ tài liệu báo cáo khoa học có những loại tài liệu cơ bản sau: tài liệu pháp lý, tài liệu nghiên cứu đề tài khoa học, tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài

Bộ tài liệu địa chất là toàn bộ những tài liệu có nội dung liên quan đến một báo cáo địa chất Nội dung báo cáo địa chất có nhiều loại: báo cáo

về tìm kiếm và thăm dò địa chất một khu vực, báo cáo về địa chất thủy văn một khu vực, báo cáo về địa chất công trình một khu vực, báo cáo về địa mạo từng vùng Thành phần tài liệu của một bộ báo cáo địa chất gồm có: các văn bản pháp lý gồm chủ trương, kế hoạch tiến hành lập báo cáo địa chất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tài liệu báo cáo địa chất bao gồm báo cáo chính kết quả điều tra, khảo sát, thăm dò địa chất kèm theo các tài liệu thuyết minh làm rõ những nội dung chính trong báo cáo địa chất Các loại tài liệu thuyết minh rất đa dạng như: biểu đồ, bình đồ bố trí các lỗ khoan thăm dò, thiết đồ các lỗ khoan thăm dò, tài liệu phản ánh kết quả thăm dò địa chất bằng nhiều phương pháp khác nhau tại địa điểm đó Tài liệu về nghiệm thu kết quả báo cáo địa chất gồm Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả báo cáo địa chất, các văn bản nhận xét, đánh giá kết quả của báo cáo Các văn bản về quyết toán báo cáo địa chất

Các bộ tài liệu trắc địa, bản đồ là toàn bộ tài liệu liên quan đến việc

đo đạc ở một địa điểm nào đó hoặc liên quan đến việc đo vẽ bản đồ tại một địa điểm, một vùng lãnh thổ được thực hiện trong một thời điểm nhất định Nội dung các bộ tài liệu đo đạc rất phong phú bao gồm những vấn đề như sau: bộ tài liệu đo đường chuyền, tức đo tọa độ các điểm trên mặt đất, bộ tài liệu đo thủy chuẩn, tức đo độ cao các điểm so với mặt nước biển trên mặt đất, bộ tài liệu đo trọng lực, tức đo sức hút của quả đất tại các địa điểm

khác nhau trên quả đất Thành phần tài liệu trong một bộ tài liệu thực địa – bản đồ gồm có: tài liệu pháp lý, tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả dự án

đo đạc hoặc lập bản đồ, tài liệu quyết toán dự án [21,38]

1.1.3 Đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, nhà nước, tư nhân có ý nghĩa Quốc gia được gọi là tài liệu lưu trữ Quốc gia Tài liệu lưu trữ Quốc gia do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia có những đặc điểm như sau:

- Thứ nhất về nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh kết quả thăm dò địa chất, khí tượng, thủy văn, thiết kế thi công các công trình xây dựng Phản ánh kết quả công tác thiết kế, chế tạo, lắp ráp các sản phẩm công nghiệp, ngoài ra tài liệu khoa học kỹ thuật còn là kết quả của quá trình điều tra thăm dò tài nguyên, khoáng sản thiên nhiên

- Thứ hai tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia Đây là tài sản của Quốc gia, di sản văn hoá của dân tộc

- Thứ ba tài liệu khoa học kỹ thuật có tư liệu được mua bán, trao đổi để phục vụ nghiên cứu tham khảo cho các cán bộ khoa học kỹ thuật (Tư liệu khoa học kỹ thuật khác với tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật ở chỗ thông thường nó không phải do chính cơ quan, tổ chức cá nhân đó làm ra, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan đó Tư liệu khoa học

kỹ thuật thông thường là những ấn phẩm được in, sao, và phát hành rộng rãi trong các hiệu sách hoặc trên các mạng thông tin diện rộng Vì thế tư liệu khoa học kỹ thuật chỉ được bảo quản trong các thư viện, hoặc các phòng tư liệu của cơ quan)

- Thứ tư tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật và tài liệu lưu trữ hành chính

đều thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Nội dung tài liệu lưu trữ quản lý hành chánh phản ánh quá trình hoạt động quản lý Nhà nước, quản

lý hành chính ở các tổ chức, của cơ quan; còn nội dung tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật phản ánh quá trình hoạt động thực hiện chức năng khoa học

kỹ thuật của các tổ chức, các cơ quan Hình thức tài liệu lưu trữ hành chính

có các loại như: Hiến pháp, Luật, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị Thể thức trình bày các loại văn bản này tương đối giống nhau (Quốc hiệu, tác giả, số

và ký hiệu, trích yếu, thời gian ) và thường được đánh máy, chế bản điện

tử hoặc in trên giấy có kích thước nhất định Hình thức tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật có các loại: văn bản, bản vẽ, bản tính toán, bản dự toán, phim, bản đồ, đồ thị Mỗi loại tài liệu đó có hình thức trình bày khác nhau, phương pháp thể hiện khác nhau, thậm chí vật liệu chế tác những loại tài liệu đó cũng có khác nhau Tuy nhiên, giữa tài liệu lưu trữ hành chính và tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật có mối liên hệ với nhau Trong thành phần của tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật có một số tài liệu lưu trữ hành chính Nội dung những tài liệu này thường để quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật, quy định những chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế – kỹ thuật, những văn bản trao đổi giữa các cơ quan hữu quan để giải quyết những vấn đề thuộc về chủ trương, chính sách, về quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật, về cấp vốn Ngược lại, trong thành phần tài liệu lưu trữ hành chính có những loại tài liệu phản ánh đường lối, chủ trương, kế hoạch hoạt động khoa học kỹ thuật của Đảng, Nhà nước và các cơ quan khoa học kỹ thuật cũng như các

cơ quan khác Loại tài liệu lưu trữ nêu trên thuộc thành phần tài liệu lưu trữ hành chính, đồng thời cũng thuộc thành phần tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Ví dụ: Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản có giấy cấp đất xây dựng công trình; trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, thăm dò tài nguyên thiên nhiên có văn bản giao nhiệm vụ nghiên cứu đề tài khoa học, các bảng thuyết minh, quyết định cấp kinh phí hoặc kế hoạch thăm dò tài nguyên thiên nhiên ở một địa phương.v.v

Căn cứ vào đặc điểm này trong các cơ quan hoạt động khoa học kỹ thuật hoặc các cơ quan quản lý Nhà nước có quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật thường có hai loại tài liệu lưu trữ: tài liệu lưu trữ hành chính và tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Hai loại tài liệu này cơ bản khác nhau nên được bảo quản trong hai hệ thống riêng biệt Tài liệu quản lý hành chính được tổ chức theo hệ thống lưu trữ hành chính và tài liệu lưu trữ khoa học

kỹ thuật được tổ chức theo hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật

1.1.4 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật có ý nghĩa lớn đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân và trong việc sản xuất, xây dựng, chế tạo, nghiên cứu khoa học và những tác dụng khác như:

- Thứ nhất, tài liệu khoa học kỹ thuật được sử dụng làm căn cứ nghiên cứu thiết kế những công trình xây dựng và những sản phẩm công nghiệp Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng, của các sản phẩm công nghiệp được sử dụng làm căn cứ hướng dẫn thi công công trình, chế tạo sản phẩm, lắp ráp máy móc thiết bị kỹ thuật, là căn cứ

để các chủ đầu tư sử dụng để kiểm tra, giám sát chất lượng, kỹ thuật thi công công trình hoặc chế tạo sản phẩm Tài liệu khoa học kỹ thuật còn được sử dụng như công cụ quan trọng để quản lý khai thác sử dụng công trình đúng với công suất của các công trình vì mỗi công trình, máy móc đều

có công suất và công năng riêng của nó, nếu sử dụng đúng sẽ đem lại hiệu quả công việc cao kéo dài tuổi thọ cho máy móc hoặc công trình và ngược lại

Trong quá trình làm việc nếu máy móc và công trình hỏng hóc thì có thể sử dụng những tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật làm bằng chứng tin cậy để có thể sửa chữa hoặc quy trách nhiệm chó đúng người đúng đối tượng gây ra hỏng hóc của máy móc hay công trình đó

Thứ hai, tài liệu khoa học kỹ thuật có tác dụng giúp các cơ quan, tổ

chức cá nhân ứng dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, nâng cao hiệu suất làm việc của công nhân Bên cạnh đó tài liệu khoa học kỹ thuật còn rút ngắn thời gian, kinh phí sản xuất ra của cải vật chất cho xã hội và kinh phí hơn.

Thứ ba, tài liệu trắc địa bản đồ được sử dụng để xác định chính xác

vị trí xây lắp các công trình xây dựng đúng với thiết kế đúng với quy hoạch, ngoài ra nó còn được sử dụng để bảo vệ các mốc tọa độ quốc gia, bảo vệ biên giới trên đất liền và trên biển của tổ quốc và của chính các địa phương trong đất nước

Tóm lại tài liệu khoa học kỹ thuật có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế của cả nước nói chung và của từng địa phương từng ngành nghề từng lĩnh vực nói riêng Chính vì vậy, việc thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật về các kho lưu trữ lịch sử là rất cần thiết và nên được quan tâm thực hiện nhằm phát huy tối đa giá trị mà loại hình tài liệu này mang lại

1.2 Khái quát về lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai 1.2.1 Các loại tài liệu kỹ thuật hình thành ở tỉnh Đồng Nai

Đồng Nai là vùng đất giàu tiềm năng nơi tập trung những dự án tầm Quốc gia và khu vực, có vị trí chiến lược phát triển kinh tế, là đấu mối giao thông trọng điểm với đường quốc lộ 1A, quốc lộ 1K, quốc lộ 51, quốc lộ

20 Đồng Nai có vị trí địa lý chiến lược giáp với sáu tỉnh trong vùng kinh tế trọng điểm Đông Nam bộ là của ngõ phía đông của thành phố Hồ Chí Minh, tiếp giáp Binh Dương, Bình Phước, Lâm Đồng, Bà Rịa Vũng Tàu Đồng Nai được thiên nhiên ưu ái, là vùng đất ít lũ lụt, thiên tai thuận lợi cho việc đầu tư phát triển và xây dựng Hiện hàng loạt các dự án mang tầm

cỡ quốc gia và quốc tế đang được thực hiện như dự án xây dựng cầu Đồng Nai mới với tổng vốn đấu tư 1800 tỷ đồng, dự án mở rộng quốc lộ 51 thành sáu làn xe tổng vốn đầu tư là 3200 tỷ đồng, dự án đường cao tốc thành phố

Hồ Chí Minh - Long Thành - Dầu Giây Đầu tư xây dựng cảng Phước an với diện tích 180 ha tại huyện Nhơn Trạch tổng vốn đầu tư là 15 500 tỷ đồng, công trình bệnh viện đa khoa Đồng Nai mới với tổng vốn đầu tư

2000 tỷ đồng có 15 tầng 1400 giường bệnh là bệnh viên công được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt có quy mô lớn nhất cả nước Sân bay quốc tế Long Thành được quy hoạch với diện tích 25 000 ha dự kiến sẽ được xây dựng thành thủ phủ hàng không quốc tế Đồng Nai đã quy hoạch 63 khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp (Bàng liệt kê khu công nghiệp và cụm khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai) [phụ lục 8]

1 KHU CÔNG NGHIỆP AMATA Vị trí : P.Long Bình - TP Biên Hòa - Đồng Nai, Quy mô: 361 ha, Chủ đầu tư: Công ty TNHH Amata (Việt Nam)

2 KHU CÔNG NGHIỆP AN PHƯỚC Vị trí: Xã An Phước - H.Long Thành - Đồng Nai, Quy mô: 130 ha

3 KHU CÔNG NGHIỆP BÀO XÉO Vị trí: Xã Sông Trầu - H.Trảng Bom - Đồng Nai, Quy mô: 500 ha, Chủ đầu tư: Công ty Cổ phần Thống Nhất

4 KHU CÔNG NGHIỆP BIÊN HÒA 1, Vị trí: P An Bình - TP Biên Hòa - Đồng Nai, Quy mô: 335 ha, Chủ đầu tư: Công ty Phát triển KCN Biên Hòa (Sonadezi)

5 KHU CÔNG NGHIỆP BIÊN HÒA 2 Vị trí: P Long Bình Tân - TP Biên Hòa - Đồng Nai, Quy mô: 365 ha, Chủ đầu tư: Công ty Phát triển KCN Biên Hòa (Sonadezi)

Đồng Nai là địa phương dẫn đầu cả nước về số lượng các khu công nghiệp, nhiều khu công nghiệp được xem là mô hình kiểu mẫu của cả nước với hệ thống hạ tầng giao thông, xử lý nước thải hoàn thiện như khu công nghiệp AMATA, khu công nghiệp BIÊN HOÀ 2, khu công nghiệp NHƠN TRẠCH Đồng Nai là tỉnh có khả năng thu hút vốn đầu tư nước ngoài, hiện đang có 983 giấy phép đầu tư nước ngoài với tổng vốn đăng ký 15 tỷ

400 triệu USD Toàn tỉnh hiện có hơn 300 dự án khu dân cư, khu đô thị tại

các địa điểm Biên Hoà, Nhơn Trạch, Long Thành Đồng Nai đang cùng cả nước tạo ra đường băng để cất cánh trong thời kỳ hội nhập kinh tế toàn cầu

Trong quá trình thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tại địa phương, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã sản sinh ra nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra ở Đồng Nai rất đa dạng và phong phú như: tài liệu quy hoạch, tài liệu thiết kế các công trình xây dựng Tài liệu quy hoạch gồm: bản vẽ quy hoạch các khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp, bản vẽ quy hoạch khu dân cư, khu đô thị, bản vẽ quy hoạch cầu đường Tài liệu thiết kế các công trình, tài liệu khai khoáng gồm: bản vẽ chi tiết các công trình xây dựng, bản vẽ chi tiết máy bản vẽ các phương án khai thác khoáng sản, bản vẽ địa hình, địa chất Bản tính toán là tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình xây dựng, sản xuất sản phẩm công nghiệp, tài liệu khoa học kỹ thuật là các bản tính toán về sức bền vật liệu, xác định các tiêu chí đảm bảo an toàn trong khi làm việc, khi xây dựng các công trình Bản tính toán khối lượng vật liệu, công lao động

để làm ra một sản phẩm công nghiệp hoặc công trình Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi công trình xây dựng như khi xây dựng cầu Đồng Nai mới phải lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nội dung báo cao nêu rõ sự cần thiết phải đầu tư xây dựng công trình, ý nghĩa, tác dụng kinh tế, xã hội, văn hoá, xác định quy mô, lựa chọn địa điểm xây dựng Bản thuyết minh kỹ thuật có nội dung trình bày mục đích, nhiệm vụ của công trình, hình dáng bên ngoài, cấu tạo của công trình Bản quy phạm kỹ thuật có nội dung là trình tự các bước thực hiện công việc để sản xuất ra sản phẩm công nghiệp Tài liệu hạch toán là tài liệu hình thành trong quá trình đánh giá, giá thành các công trình xây dựng, các sản phẩm công nghiệp tại tỉnh Đồng Nai Tài liệu tiêu chuẩn hình thành trong việc sản xuất các máy móc thiết bị, tiêu chuẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tài liệu phim, ảnh, tài liệu bản đồ có Bản

đồ nền cấp tỉnh cấp huyện cấp xã, Bản đồ địa chính cơ sở, Bản đồ địa chính, Bản đồ hành chính, bản đồ địa giới 364, bản đồ phân hạng đất, bản đồ quy

hoạch tài nguyên nước, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, bản đồ quy hoạch khoáng sản, tài liệu điện tử

1.2.2 Nguồn, thành phần và đặc điểm tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai

Để thực hiện công việc quản lý trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, Nhà nước đã thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sản sinh ra các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau như: tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu hoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu điện tử Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng các loại hình tài liệu trên phục vụ cho mục đích phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội trong tỉnh Thực hiện nhiệm vụ thu thập Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai căn cứ vào Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2015 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai như sau:

Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Đồng Nai, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, thanh tra tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh Đồng Nai, Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai, Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch tỉnh Đồng Nai, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai, Sở Tài chính tỉnh Đồng Nai, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Đồng Nai, Sở Công thương tỉnh Đồng Nai, Sở Giao thông Vận tải tỉnh Đồng Nai, Sở Xây dựng tỉnh Đồng Nai, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, Sở Ngoại vụ tỉnh Đồng Nai, Sở Thông tin và truyền thông tỉnh Đồng Nai, Ban quản lý các Khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai, Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai tỉnh Đồng Nai, Toà án nhân dân tỉnh Đồng Nai,

Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đồng Nai, Công an, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, Bộ Chỉ huy quân sự, các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng quản lý Nhà nước, các đơn

vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, cơ quan, tổ chức Trung ương, các đơn vị thành viên của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc cấp tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội Tổng cộng có 79 đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai Trong quá trình hoạt động của các cơ quan trên tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Ban quản lý các Khu công nghiệp

Công văn 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai Chúng tôi xác định được thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm: tài liệu về xây dựng

cơ bản; kế hoạch, báo cáo công tác đâu tư xây dựng cơ bản 6 tháng, 9 tháng, qúy, năm; hồ sơ xây dựng cơ bản nhóm B, C và sửa chữa lớn; hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình; công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản; văn bản về hoạt động khoa học công nghệ; kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ 6 tháng, 9 tháng, quý, năm; hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở; hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận cấp cơ sở; báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiễn để tham gia các hội thảo khoa học; các công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ Bên cạnh đó Chúng tôi cũng xác định các tài liệu trong từng loại hồ sơ phải nộp vào lưu trữ tỉnh Đồng Nai như: tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch

sử gồm các hồ sơ hình thành trong quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác

định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư, nghiên cứu, khảo sát, lập thiết kế, dự toán; lựa chọn nhà thầu; thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào sử dụng Loại hình tài liệu phải nộp lưu

là tài liệu giấy; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện

tử và các loại hình tài liệu khác

Tài liệu Phông Lưu trữ Sở Xây dựng (1976-2000) giao nộp vào Lưu trữ tỉnh Đồng Nai gồm 2005 hộp và 3356 hồ sơ nhưng tất cả các hộ hồ sơ,

hồ sơ tài liệu đều được tổ chức quản lý theo tài liệu hành chính không có cặp, hộp riêng biệt bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật riêng Thành phần tài liệu phông Sở Xây dựng gồm tài liệu quản lý quy hoạch xây dựng, quản

lý hoạt động xây dựng, quản lý hạ tầng, quản lý kiến trúc, kinh tế- quy hoạch & Vật liệu xây dựng, quản lý nhà và thị trường bất động sản, quản lý

dự án và dân dụng công nghiệp, quản lý dự án thoát nước, kiểm định xây dựng

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên khoàng sản, tài nguyên nước và môi trường Trong quá hoạt động đã sản sinh ra rất nhiều loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc các lĩnh vực như đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, đại chất, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ Tài liệu lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai được lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Công nghệ thông tin và đã được chỉnh lý khoa học gồm tài liệu về Đất đai, tài liệu về tài nguyên Nước, tài liệu về Khoáng sản địa chất, tài liệu về Môi trường, tài liệu Khí tượng - Thuỷ văn, tài liệu về đo đạc Tài liệu bản đồ

Ban quản lý Khu công nghiệp có tài liệu thực hiện dự án, tài liệu dự

án, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về quy hoạch đất, tài liệu thi công khu dân cư, hạ tầng, tài liệu môi trường, tài liệu mời thầu, dự thầu, tài liệu điện, nước