Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng

Để đạt mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các công trình xây dựng và các loại tài liệu hình thành trong q

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHAN TUYẾT MAI

TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT

CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2015

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 6

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG

TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

1.2.2 Cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng 30

1.2.5 Cơ quan quản lý sử dụng công trình 33

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CÁC

CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

39

2.1 Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu 39 2.1.1 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ 39 2.1.2 Công tác ban hành văn bản về công tác lưu trữ 40 2.1.3 Công tác phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 41 2.1.4 Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ 42 2.1.5 Công tác thống kê, báo cáo công tác lưu trữ 43 2.1.6 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 44 2.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 45 2.2 Thực trạng tổ chức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 46

2.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 52 2.3 Nhận xét về công tác tổ chức lưu trữ tài liệu các công

4

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

58

3.1 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức

lưu trữ tài liệu tại Bộ Quốc phòng

3.1.3 Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 60

3.1.6 Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 62 3.1.7 Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin 62 3.2 Nhóm giải pháp về tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 63

3.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 72

BQP thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ Cơ cấu tổ chức gồm: Bộ Tổng Tham mưu; các tổng cục; các cục, vụ, viện trực thuộc Bộ; các quân khu; các quân chủng; các quân đoàn; các binh chủng; các cơ quan nghiên cứu; các học viện; các trường sỹ quan; khối cơ quan tư pháp quân đội; các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức khác thuộc BQP được thành lập theo quy định của pháp luật

Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, BQP, các cơ quan, đơn

vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các công trình, có nhiều công trình quan trọng về an ninh quốc gia như: Sở chỉ huy của các cơ quan, đơn vị; công trình chiến đấu, phòng thủ, huấn luyện chiến đấu… quá trình xây dựng đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu trong đó có nhiều tài liệu có ý nghĩa, giá trị về thực tiễn, khoa học, lịch sử Làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu quan trọng này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý cũng như cơ quan lưu trữ các cấp

Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án 47/BTTM, Binh đoàn 11, Tổng công ty 319, Tổng Công ty xây dựng phát

6

triển nhà và một số cơ quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng, Quân chủng Hải quân, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình mới chỉ được xếp vào các tủ làm việc, các thùng gỗ, thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ hoặc trong các phòng làm việc của các cơ quan chức năng liên quan đến công trình xây dựng Hầu hết những tài liệu này chưa được xử lý về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm kiếm cần thiết Trong khi đó khối tài liệu ngày càng tăng lên về số lượng,

đa dạng về loại hình đã và đang lấn chiếm diện tích các phòng làm việc của cán bộ, nhân viên Thêm vào đó mỗi công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan như: Chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng,

cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan sử dụng công trình, do đó tài liệu của một công trình sẽ được sản sinh từ nhiều cơ quan và sẽ được lưu trữ ở nhiều nơi, điều này gây lãng phí về kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho tài liệu cùng một công trình xây dựng

Công tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức bộ phận, nhân sự; ban hành văn bản hướng dẫn về lưu trữ; việc đảm bảo cơ sở vật chất; việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình xây dựng còn có những bất cập, hạn chế

Bên cạnh đó các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng…, chưa thực hiện đúng theo các quy định Theo quy định của Luật Lưu trữ, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, hồ sơ phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, thực tế việc giao nộp này chưa thực hiện tốt, phần lớn các bộ hồ sơ công trình đang lưu giữ tại các cơ quan chủ đầu tư, dễ mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu

7

Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc

Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi nghiên cứu các đối tượng sau:

- Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình thuộc BQP

- Các loại công trình xây dựng thuộc BQP

- Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP, gồm: Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; công trình dân dụng; công trình công nghiệp quốc phòng; công trình hạ tầng kỹ thuật; công trình giao thông

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Đề tài thực hiện nhằm đạt được mục tiêu:

- Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP

- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP

Để đạt mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các công trình xây dựng và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình;

- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP;

- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

đề tài trên đã khái quát được những loại tài liệu xây dựng và thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản

lý loại tài liệu này

Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lưu giữ các báo cáo khoa học, khoá luận, luận văn của các sinh viên, học viên về các đề tài liên quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại

cơ quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” của sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010; Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007; Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà” của học viên Nguyễn Thị Thảo Khóa luận “Công tác lưu trữ tại Tập Đoàn Điện lực Việt Nam - Một số nhận xét và kiến nghị” của học viên Trần Thị Hiền Luận văn thạc sỹ “Thực trạng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh; Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng) của học viên Dương Thị Thanh Huyền” Luận văn thạc sỹ

“Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của học viên Nguyễn Mai Hương

9

Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây:

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội

vụ, BQP có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng Thông tư 01/2014/TTLT/BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về “Hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử”

- Các sách lý luận, giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng” của tác giả Nguyễn Minh Phương

- Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học

- Các trang tài liệu điện tử

Những nguồn tài liệu tham khảo này chúng tôi thống kê cụ thể trong phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, chúng tôi thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau:

10

- Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là đề tài có tính ứng dụng cao, do vậy việc khảo sát thực tế các cơ quan, đơn vị và kết quả khảo sát được

sử dụng là một trong các nguồn thông tin chính để thực hiện đề tài

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các công trình Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Quân đội có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi chú trọng tổng hợp, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ website liên quan đến hoạt động xây dựng như: website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam,…hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng để có thêm thông tin phục

vụ cho việc nghiên cứu đề tài

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu nắm vững các kiến thức

về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng, nghiên cứu các công trình khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

trữ tài liệu các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra

một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế làm cơ sở đề xuất các giải pháp ở Chương 3

Chư¬ng 3 Các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP

Căn cứ vào các loại công trình và các loại tài liệu hình thành trong quá

trình xây dựng đã được liệt kê ở Chương 1 và thực trạng tổ chức lưu trữ tài

liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại BQP ở Chương 2, tại Chương 3

chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài

liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP Đây là chương quan trọng thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp sau:

- Đề tài trình bày một cách hệ thống các loại tài liệu kỹ thuật hình thành trong quá trình xây dựng và các loại công trình xây dựng thuộc phạm vi quản

lý của BQP

- Đề tài mô tả thực trạng công tác tổ chức lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kỹ thật các công trình xây dựng thuộc BQP và có nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu, giúp các cơ quan quản lý của Bộ có cơ sở ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đầu

tư cơ sở vật chất, trang bị đối với công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng

12

- Đề xuất các giải pháp giúp các cơ quan, đơn vị đặc biệt là các cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình một cách khoa học và thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và BQP

- Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức

và cá nhân có liên quan đến tài liệu xây dựng trong BQP và có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế

Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm một số hình ảnh trong quá trình khảo sát hồ sơ tài liệu công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP; các văn bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BQP

Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng của nước ta nói chung và trong BQP nói riêng - một loại hình tài liệu cho đến nay chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều ở Việt Nam

13

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KHỐI TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1.1 Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng

Tài liệu công trình xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu công trình xây dựng” có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu công trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối tài liệu này

1.1.1.1 Khái niệm

Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội

Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản” Từ khái niệm này và các tài liệu tham khảo liên quan, chúng

tôi thấy cần cụ thể như sau:

Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình

xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công, quản lý dự

án đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình

Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị

thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ

14

Hồ sơ hoàn thành công trình: Là tập hợp các tài liệu liên quan tới

quá trình đầu tư, xây dựng công trình gồm: Chủ trương đầu tư, dự án đầu

tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình, báo cáo khảo sát xây dựng, hồ sơ thiết kế xây dựng công trình, hồ sơ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây dựng công trình và tài liệu khác cần được lưu lại sau khi đưa công trình vào sử dụng

Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động

của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế (từ điển bách khoa)

Công trình xây dựng thuộc BQP là các công trình được đầu tư xây

dựng bằng các nguồn vốn ngân sách quốc phòng thường xuyên, đầu tư của ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, các nguồn vốn khác và do

cơ quan, đơn vị của BQP làm chủ đầu tư

1.1.1.2 Đặc điểm

- Tài liệu công trình xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành Sự đa dạng của tài liệu này là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với tài liệu khác Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, bản dự toán, quyết toán kinh phí, văn bản kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh… Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy A4 thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều loại giấy có kích thước không giống nhau Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng Ngoài ra tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu, trong một

15

công trình có cơ quan tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, đơn vị thi công, cơ quan cung cấp thiết bị lắp đặt…

Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng gồm:

+ Đơn vị tư vấn thiết kế: Viện thiết kế Bộ Quốc phòng

+ Đơn vị thi công: Binh đoàn 11

+ Chủ đầu tư: BQP

+ Tư vấn giám sát thi công: Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô

+ Đơn vị sử dụng: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng

Như vậy, mỗi cơ quan tham gia xây dựng cùng một công trình đảm nhận những phần việc khác nhau sẽ sản sinh ra các tài hình tài liệu khác nhau

- Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài Khác với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng được hình thành

từ khi lập dự án, khảo sát, thiết kế, quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau

Ví dụ: Công trình kho bảo quản vũ khí đạn thủy lôi thuộc Quân chủng Hải quân được khởi công từ năm 2003 và hoàn thành vào năm 2009 như vậy tài liệu của công trình kéo dài tới 06 năm

- Do sự phát triển của kinh tế xã hội, những năm gần đây, các công trình xây dựng ở nước ta nói chung, quân đội nói riêng ngày càng nhiều, kích thước, thành phần tài liệu đa dạng nên khối lượng tài liệu xây dựng tương đối lớn, đây là nguồn tài liệu phản ánh cơ sở hạ tầng cả một quốc gia

- Tài liệu xây dựng được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin, mang tin khác nhau: Giấy thông thường (khổ A4), giấy can, phim, ảnh, đĩa CD… Ngoài ra, tài liệu công trình xây dựng còn ở dạng điện tử ngày càng trở nên phổ biến tại các công ty hoạt động về xây dựng, đặc biệt là các công ty thiết

kế Do vậy, nhiều công ty xây dựng hiện nay khi nộp tài liệu vào lưu trữ

Ví dụ: Công trình xây dựng hệ thống kè chống xói lở các đảo thuộc quần đảo Trường Sa được khởi công xây dựng từ năm 1997 do điều kiện thời tiết biển đảo và ngân sách đến cuối năm 2005 công trình mới hoàn thành Ngoài ra, việc cải tạo, mở rộng hay nâng cấp cũng thường xuyên diễn ra đối với các công trình xây dựng, mỗi lần tiến hành cải tạo, mở rộng thì tài liệu xây dựng lại được tiếp tục bổ sung

- Cũng giống như các loại hình tài liệu khác, tài liệu xây dựng chứa đựng những bí mật quốc gia Như đã nói ở trên, tài liệu xây dựng không chỉ là các báo cáo, các dự án đầu tư…, mà còn là những tài liệu khảo sát, thăm dò địa chất, tài liệu thiết kế các công trình đặc biệt trong BQP là các hầm ngầm,

lô cốt, pháo đài, thành lũy, trận địa, sở chỉ huy…, các tài liệu này mang nhiều yếu tố bí mật quân sự Ngoài ra theo Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù, việc đầu tư xây dựng công trình bí mật nhà nước cũng được quy định cụ thể Theo đó, công trình bí mật nhà nước là công trình xây dựng thuộc các lĩnh vực quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác thuộc danh mục bí mật nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước Các tài liệu liên quan đến việc xây dựng các công trình chứa đựng những bí mật quốc

17

gia, cần phải được bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà

nước, Quân đội

1.1.1.3 Giá trị của tài liệu

* Cung cấp tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị

Tài liệu xây dựng các công trình là những tài liệu có ý nghĩa, giá trị về nhiều mặt, là tài sản quý báu của các cơ quan, đơn vị và của BQP Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn duy trì hoạt động thông suốt và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đều có nhu cầu được cung cấp thông tin Thông tin trong tài liệu đã, đang và sẽ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý Đây là nguồn thông tin xác thực và tin cậy, là căn cứ để xây dựng các định hướng chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ xây dựng và quản lý doanh trại, đã tạo điều kiện thuận lợi trong tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

Tài liệu giúp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực quân sự, phối kết hợp với các địa phương trong phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển

Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho việc xây dựng các đề án, công

trình phù hợp với điều kiện tự nhiên của từng vùng, miền (ví dụ như: Vùng biên giới, hải đảo ) Việc khai thác, sử dụng thông tin giúp nâng cao hiệu

quả công tác quản lý đầu tư xây dựng trong BQP

* Cung cấp tài liệu để sửa chữa, cải tạo các công trình

Thông qua tài liệu, các nhà thiết kế thi công, cơ quan quản lý có hiểu biết tổng thể về công trình trước khi đưa ra phương án sửa chữa, cải tạo Nắm vững được các chi tiết từng hạng mục công trình về kết cấu, kiến trúc, các hệ

* Trong nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ công trình xây dựng thể

hiện sự sáng tạo của kiến trúc sư trong thiết kế công trình, phản ánh những giải pháp khoa học công nghệ mới về khảo sát, thi công, giúp các nhà khoa học hoàn thiện những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học - kỹ thuật xây dựng cho các loại công trình; xây dựng các quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn xây dựng công trình

Nhiều tài liệu công trình xây dựng được Nhà nước, các tổ chức quốc tế trao giải thưởng và cấp bằng sáng chế Có nhiều tài liệu có giá trị lịch sử Tuy nhiên, cũng có những loại tài liệu chỉ có giá trị trong thời gian công trình còn tồn tại để phục vụ cải tạo, sửa chữa hoặc có những tài liệu có giá trị thấp chỉ phục vụ giải quyết xong công việc thì không phải lưu trữ

Qua đây chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu công trình xây dựng nói riêng là nguồn thông tin không thể thiếu; hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch, ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng làm căn cứ xác định trách nhiệm cho các bên liên quan khi công trình xảy ra sự cố trước tuổi thọ, là bằng chứng giúp các cơ quan, đơn vị trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động

19

1.1.2 Các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng

Tài liệu xây dựng của một công trình vừa đa dạng về loại hình, vừa đa dạng về nội dung phản ánh Qua khảo sát, xuyên suốt quá trình xây dựng công trình, từ chủ trương đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công đến nghiệm thu

và bàn giao công trình để đưa vào sử dụng, một công trình xây dựng thường

có những loại tài liệu chủ yếu sau đây:

1.1.2.1.Tài liệu quy hoạch xây dựng

Tài liệu quy hoạch xây dựng trong Quân đội là tài liệu phản ánh tổ chức không gian, hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng giao thông, tạo lập môi trường sống thích hợp, bảo đảm hài hòa giữa lợi ích quốc gia, lợi ích cộng đồng, đáp ứng các mục tiêu phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, môi trường Tài liệu quy hoạch được thể hiện bằng đồ án quy hoạch và được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt làm cơ sở cho việc xây dựng công trình đúng quy hoạch

1.1.2.2 Báo cáo đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi)

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng là tài liệu trình bày

các nội dung nghiên cứu sơ bộ về sự cần thiết, tính khả thi và hiệu quả của việc đầu tư xây dựng, làm cơ sở xem xét, quyết định chủ trương đầu

20

1.1.2.3 Dự án đầu tư xây dựng công trình (báo cáo nghiên cứu khả thi)

Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở

Phần thuyết minh của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm: Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư; mô tả về quy mô và diện tích xây dựng công trình, các hạng mục công trình thuộc dự án; các giải pháp thực hiện giải phóng mặt bằng, phương án khai thác dự án và sử dụng lao động; tổng mức đầu tư của dự án; khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn và khả năng cấp vốn theo tiến độ

Phần thiết kế cơ sở của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và bản vẽ Phần thuyết minh thiết kế cơ sở bao gồm các nội dung: Giới thiệu tóm tắt địa điểm xây dựng, phương án thiết kế, tổng mặt bằng công trình, hoặc phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; vị trí, quy mô xây dựng các hạng mục công trình; phương án công nghệ, dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ; phương án kiến trúc đối với công trình có yêu cầu kiến trúc,… Phần bản vẽ thiết kế cơ sở bao gồm: Bản vẽ tổng mặt bằng công trình hoặc bản vẽ bình đồ phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; sơ đồ công nghệ, bản vẽ dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ; bản vẽ phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật chủ yếu của công trình, kết nối với hạ tầng kỹ thuật của khu vực

Một hồ sơ trình thẩm định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm:

- Tờ trình thẩm định dự án của chủ đầu tư;

21

- Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng;

- Các tài liệu, văn bản có liên quan

Hồ sơ về Dự án đầu tư xây dựng công trình còn có các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở Nếu được thông qua, hồ sơ này còn bao gồm Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình

Ngoài những tài liệu kể trên, khi công trình bị ảnh hưởng bởi thiên tai (động đất, sóng thần, lũ lụt…), quy hoạch xây dựng thay đổi hay những biến động bất thường của giá cả thì dự án đầu tư xây dựng công trình có thể được điều chỉnh Khi đó, xem xét mức độ ảnh hưởng của các yếu tố trên đối với công trình, chủ đầu tư (hoặc người quyết định đầu tư) sẽ có quyết định điều chỉnh dự án đầu tư xây dựng

1.1.2.4 Báo cáo kinh tế kỹ thuật (Báo cáo đầu tư) xây dựng công trình

Đối với các công trình xây dựng có mức đầu tư dưới 15 tỷ đồng (không bao gồm tiền sử dụng đất) thì không phải lập Dự án đầu tư xây dựng công trình mà chỉ cần lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình để trình người quyết định đầu tư phê duyệt

Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng là tài liệu trình bày các nội

dung về sự cần thiết, mức độ khả thi và hiệu quả của việc đầu tư xây dựng theo phương án thiết kế bản vẽ thi công xây dựng công trình quy mô nhỏ, làm

cơ sở xem xét, quyết định đầu tư xây dựng

Hồ sơ Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình bao gồm:

- Báo cáo kết quả thẩm định Báo cáo kinh tế kỹ thuật;

- Tờ trình thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng của Chủ đầu

tư gửi người có thẩm quyền quyết định đầu tư;

- Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật

22

1.1.2.5.Tài liệu khảo sát xây dựng

Khảo sát xây dựng là cơ sở để thực hiện các bước thiết kế xây dựng Khảo sát xây dựng gồm khảo sát địa hình, khảo sát địa chất công trình, khảo sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng công trình và các công việc khảo sát khác phục vụ cho hoạt động xây dựng

Trước khi tiến hành khảo sát, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu gói thầu khảo sát xây dựng công trình Sau khi có kết quả đấu thầu, đơn vị khảo sát xây dựng sẽ tiến hành theo nhiệm vụ khảo sát đã được chủ đầu tư phê duyệt Nhiệm vụ khảo sát bao gồm các nội dung về mục đích, phạm vi, phương pháp, thời gian thực hiện, tiêu chuẩn khảo sát được áp dụng Trong quá trình thực hiện khảo sát, nếu nhà thầu khảo sát xây dựng phát hiện các yếu tố khác thường ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế hoặc ngay cả trong quá trình thi công nếu phát hiện những yếu tố khác thường so với tài liệu khảo sát ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế và biện pháp thi công thì chủ đầu tư

sẽ xem xét, quyết định bổ sung nhiệm vụ khảo sát

Sau khi tiến hành khảo sát, nhà thầu khảo sát có nghĩa vụ lập báo cáo kết quả khảo sát xây dựng để nghiệm thu Nội dung báo cáo bao gồm: Nội dung chủ yếu của nhiệm vụ khảo sát xây dựng, đặc điểm, quy mô, tính chất của công trình; vị trí và điều kiện tự nhiên của khu vực khảo sát; tiêu chuẩn về khảo sát xây dựng được áp dụng, khối lượng khảo sát, quy trình, phương pháp

và thiết bị khảo sát; phân tích số liệu, đánh giá kết quả; đề xuất giải pháp kỹ thuật phục vụ cho việc thiết kế, thi công xây dựng công trình; kết luận và kiến nghị; tài liệu tham khảo và các phụ lục kèm theo

Ngoài những tài liệu kể trên, trong khảo sát xây dựng công trình còn có tài liệu là nhật ký khảo sát, tài liệu giám sát việc khảo sát, tài liệu về bồi thường thiệt hại khi thực hiện không đúng nhiệm vụ khảo sát, sai thực tế…

23

Tài liệu khảo sát là một thành phần không thể thiếu trong bộ tài liệu về một công trình xây dựng Nếu không có tài liệu này, việc thiết kế công trình không thể được triển khai an toàn vì không có số liệu để tính toán về mặt kết cấu Đây cũng là nguồn tài liệu quan trọng để truy cứu trách nhiệm khi việc thiết kế, thi công không đảm bảo yêu cầu

1.1.2.6 Tài liệu thiết kế

Tài liệu thiết kế xây dựng công trình được quy định cụ thể trong Mục 2, Chương IV, Luật Xây dựng 2014, theo đó thiết kế xây dựng gồm thiết kế sơ

bộ trong Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế cơ sở trong Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công trong giai đoạn thực hiện dự án và các bước thiết kế khác (nếu có) theo thông lệ quốc tế

Thiết kế xây dựng được thực hiện theo một hoặc nhiều bước tùy thuộc quy mô, tính chất, loại và cấp công trình xây dựng Thiết kế xây dựng công trình được thực hiện theo trình tự một bước hoặc nhiều bước như sau:

- Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công;

- Thiết kế hai bước gồm thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công;

- Thiết kế ba bước gồm thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản

vẽ thi công;

- Thiết kế theo các bước khác (nếu có)

Hồ sơ thiết kế xây dựng sau thiết kế cơ sở gồm thuyết minh thiết kế, bản

vẽ thiết kế, tài liệu khảo sát xây dựng liên quan, dự toán xây dựng công trình

và chỉ dẫn kỹ thuật (nếu có)

Đối với những công trình bắt buộc phải thi tuyển thiết kế như các công trình công cộng có quy mô cấp 1, cấp đặc biệt, các công trình có yêu cầu kiến trúc đặc thù thì ngoài thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế, các tài liệu khảo sát xây dựng liên quan kể trên thì còn có hồ sơ thi tuyển thiết kế kiến trúc công trình Hồ sơ này gồm:

24

- Kế hoạch thi tuyển được phê duyệt;

- Yêu cầu thiết kế được phê duyệt;

- Quy chế thi tuyển;

- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá xếp hạng phương án dự thi (hoặc Tổ chuyên gia) và Quy chế làm việc của Hội đồng;

- Các thiết kế dự tuyển;

- Báo cáo kết quả đánh giá, xếp hạng các phương án dự thi của Hội đồng;

- Văn bản phê duyệt phương án thiết kế trúng tuyển của chủ đầu tư kèm theo thiết kế trúng tuyển

Có thể nói, nếu tài liệu khảo sát là một trong những căn cứ để thiết kế công trình thì tài liệu thiết kế lại là cơ sở để thi công công trình, dựa vào thiết

kế đơn vị thi công sẽ tiến hành xây dựng theo đúng với thiết kế đã được phê duyệt và là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi công trình xảy ra sự cố

1.1.2.7 Tài liệu giải phóng mặt bằng

Giải phóng mặt bằng là tài liệu liên quan đến việc chuẩn bị mặt bằng cho việc thi công xây dựng công trình Những tài liệu này bao gồm: Quyết định giải phóng mặt bằng, kinh phí giải phóng mặt bằng, tài liệu về bàn giao mặt bằng, phương án đền bù, tái định cư, tài liệu về cấp đất xây dựng,…

1.1.2.8 Tài liệu về thi công - nghiệm thu xây dựng công trình

* Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình

Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng; giám sát thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình

Tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng; các tài liệu về thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết

25

bị, các báo cáo về chất lượng, các giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, tài liệu phục vụ cho nghiệm thu công việc xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng,…

* Quản lý tiến độ

Công trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt

Hồ sơ tiến độ xây dựng công trình gồm có:

- Tài liệu về việc xây dựng tổng tiến độ của công trình;

- Quyết định phê duyệt Tổng tiến độ xây dựng công trình (kèm theo Tổng tiến độ xây dựng công trình)

- Quyết định về việc điều chỉnh tổng tiến độ công trình, dự án (nếu có)

* Quản lý khối lượng thi công xây dựng

Việc thi công xây dựng phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế

được duyệt Căn cứ vào các bản vẽ thiết kế, chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng lập bảng tính khối lượng xây dựng công trình

Tài liệu liên quan đến quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: Bảng tính khối lượng thi công công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng thi công, tài liệu về khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán công trình, báo cáo khối lượng xây dựng,…

* Quản lý an toàn lao động

Điều 50, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng quy định trách nhiệm lập hồ sơ sự cố thuộc về chủ đầu tư hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình Hồ sơ về sự cố công trình gồm có:

- Biên bản kiểm tra hiện trường sự cố với các nội dung: Tên công trình, hạng mục công trình xảy ra sự cố; địa điểm xây dựng công trình, thời điểm

26

xảy ra sự cố, mô tả sơ bộ và diễn biến sự cố; tình trạng công trình khi xảy ra

sự cố; sơ bộ về tình hình thiệt hại về người và vật chất; sơ bộ về nguyên nhân

sự cố

- Các tài liệu về thiết kế và thi công liên quan đến sự cố

- Hồ sơ giám định nguyên nhân sự cố

- Các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết sự cố

* Quản lý môi trường

Nhà thầu thi công phải thực hiện các biện pháp bảo đảm về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh, gồm các biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường

Hồ sơ về quản lý về môi trường gồm có: Các tài liệu liên quan đến vấn

đề đảm bảo môi trường cho người lao động trên công trường, bảo vệ môi trường xung quanh, các tài liệu về việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện bảo

vệ môi trường xây dựng của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường,…

* Nhật ký thi công xây dựng

Nhật ký thi công xây dựng công trình dùng để mô tả tình hình công việc và ghi chép các thông tin trao đổi giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình và các bên có liên quan khác Nhà thầu thi công xây dựng có nhiệm vụ lập sổ nhật ký thi công xây dựng công trình Sổ này được lập thành 01 quyển trong đó chia làm hai phần: Phần của nhà thầu thi công xây dựng công trình và phần của chủ đầu tư, nhà thầu giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư và giám sát tác giả thiết kế Sổ nhật ký thi công xây dựng công trình được đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công xây dựng và có xác nhận của chủ đầu tư Việc ghi chép các thông tin trao đổi phải được thực hiện thường xuyên

Nội dung ghi chép các thông tin trong sổ nhật ký thi công xây dựng bao gồm: Danh sách các cán bộ kỹ thuật của các bên trực tiếp tham gia xây dựng;

27

diễn biến tình hình thi công hàng ngày trên công trường, mô tả chi tiết các sự

cố, hư hỏng và các vi phạm trong quá trình thi công trên công trường

1.1.2.9 Tài liệu về việc lựa chọn nhà thầu trong xây dựng công trình

Trước khi tiến hành các hoạt động xây dựng, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu để lựa chọn nhà thầu đủ năng lực thi công xây dựng công trình Hồ

sơ đấu thầu của một gói thầu cụ thể bao gồm:

- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết

kế, thi công…) của Chủ đầu tư;

- Quyết định phê duyệt tổ chuyên gia đấu thầu;

- Biên bản mở thầu và đóng thầu;

- Công văn (hồ sơ) mời thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) xây dựng công trình;

- Chấm thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu

- Quyết định chỉ định thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) kèm theo hồ sơ năng lực của đơn vị trúng thầu

Trong quá trình đấu thầu, rất nhiều hồ sơ năng lực của các đơn vị gửi đến để dự thầu, tuy nhiên sau khi có kết quả chấm thầu, biên bản chấm thầu

và quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu thì hồ sơ của đơn vị trúng thầu mới được lưu trữ, những hồ sơ thầu của các đơn vị khác chỉ lưu trữ trong thời gian ngắn phục vụ việc thanh kiểm tra công tác đấu thầu

1.1.2.10 Tài liệu hoàn công công trình

Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận công trình hoặc công trình xây dựng hoàn thành được lập trên cơ sở bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt, trong đó thể hiện kích thước thực tế của công trình

Trong trường hợp các kích thước, thông số thực tế thi công của bộ phận công trình xây dựng đúng với các kích thước, thông số của thiết kế bản vẽ thi công thì bản vẽ thiết kế đó là bản vẽ hoàn công Nhà thầu thi công xây dựng

28

có trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng và công trình xây dựng Trong bản vẽ hoàn công phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập bản vẽ, người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng phải

ký tên và đóng dấu Bản vẽ hoàn công là cơ sở để thực hiện bảo hành và bảo trì công trình Bản vẽ hoàn công được người giám sát thi công của chủ đầu tư

ký tên xác nhận

Ngoài bản vẽ hoàn công, tài liệu hoàn công công trình còn có biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình

1.1.2.11 Tài liệu về bảo hành, bảo trì công trình

Bảo hành công trình xây dựng là sự cam kết của nhà thầu về trách nhiệm khắc phục, sửa chữa trong một thời gian nhất định các hư hỏng, khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng công trình xây dựng

Trước khi công trình xây dựng đưa vào sử dụng, các tài liệu về vận hành, khai thác công trình, các tài liệu liên quan đến việc bảo hành, quy trình vận hành các loại thiết bị lắp đặt vào công trình phải được bàn giao cho bên sử dụng Đây là tài liệu quan trọng trong việc giải quyết sự cố hoặc cải tạo công trình, dựa vào tài liệu này có thể quy kết trách nhiệm giải quyết sự cố trong thời hạn còn bảo hành đối với các đơn vị thực hiện xây dựng công trình

Bảo trì công trình xây dựng là tập hợp các công việc nhằm bảo đảm và duy trì sự làm việc bình thường, an toàn của công trình theo quy định của thiết kế trong quá trình khai thác sử dụng Hồ sơ, tài liệu bảo trì công trình xây dựng gồm: Kế hoạch bảo trì; kết quả kiểm tra công trình thường xuyên và định kỳ; kết quả bảo dưỡng, sửa chữa công trình; kết quả quan trắc, kết quả kiểm định chất lượng công trình (nếu có); kết quả đánh giá an toàn chịu lực và vận hành công trình trong quá trình khai thác, sử dụng (nếu có); các tài liệu khác có liên quan

29

1.1.2.12 Tài liệu về công tác tài chính, kế toán

Tổng mức đầu tư là chi phí dự tính để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư Tổng mức đầu tư là một trong những cơ sở đánh giá hiệu quả kinh tế và lựa chọn phương án đầu tư, là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định

do người quyết định đầu tư phê duyệt Hồ sơ phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình gồm những tài liệu sau:

- Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình;

- Quyết định phê duyệt điều chỉnh tổng mức đầu tư xây dựng công trình (nếu có);

- Báo cáo kết quả thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng;

- Báo cáo điều chỉnh kết quả thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư xây dựng công trình (nếu có);

* Dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây

dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết

kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng

Chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định dự toán công trình trước khi phê duyệt Kết quả thẩm định hoặc thẩm tra dự toán công trình được thể hiện trong Báo cáo kết quả thẩm định, thẩm tra dự toán công trình

Hồ sơ về việc phê duyệt dự toán xây dựng công trình bao gồm:

- Quyết định phê duyệt Dự toán xây dựng công trình;

- Quyết định phê duyệt điều chỉnh Dự toán xây dựng công trình (nếu có);

- Báo cáo thẩm định/ thẩm tra Dự toán công trình;

- Báo cáo thẩm định/ thẩm tra Dự toán công trình (nếu có) ;

30

* Các hợp đồng xây dựng được thanh, quyết toán hoặc thanh lý

Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên để thực hiện một, một số hay toàn

bộ công việc trong hoạt động xây dựng Việc tạm ứng, thanh toán, hồ sơ thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ quyết toán được tiến hành theo quy định của Nhà nước

* Tài liệu về thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

Các công trình xây dựng sử dụng vốn nhà nước sau khi hoàn thành đều phải thực hiện thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng Đối với công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình để trình người quyết định đầu tư phê duyệt

1.1.2.13 Các loại tài liệu khác

Tài liệu khác là các văn bản quy phạm pháp luật, các quy chuẩn, tiêu chuẩn về xây dựng của Việt Nam và nước ngoài được áp dụng cho công trình xây dựng, tài liệu nghe nhìn công trình xây dựng (phim, ảnh ghi lại lễ khởi công, lễ khánh thành, các hạng mục ngầm trong lòng đất…); tài liệu bản đồ xây dựng công trình; hiện nay tài liệu điện tử công trình xây dựng cũng là thành phần không thể thiếu trong các loại tài liệu của công trình xây dựng

31

1.2 Các cơ quan liên quan đến xây dựng công trình trong BQP

1.2.1 Chủ đầu tư

Chủ đầu tư là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc được

giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng (Luật Xây dựng năm 2014)

Như vậy các các cơ quan, đơn vị thuộc BQP được sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng công trình được coi là các cơ quan, đơn vị chủ đầu tư

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật, BQP và chỉ huy đơn vị trực tiếp về chất lượng công trình xây dựng từ khảo sát, thiết kế đến thi công xây dựng và nghiệm thu, bảo hành công trình

Chủ đầu tư là đơn vị có các hồ sơ, tài liệu liên quan đến một công trình đầy đủ nhất, vì đây là đơn vị tham gia thực hiện, theo dõi, giám sát, mọi hoạt động xây dựng từ lập dự án đầu tư, lập dự toán, tổ chức đấu thầu, thực hiện việc khảo sát, thiết kế, thi công đến tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng Chủ đầu tư có các quyền và nghĩa vụ cụ thể quy định trong các văn bản pháp luật về xây dựng Một trong những nghĩa vụ đó là lập hồ sơ, lưu trữ và giao nộp hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng vào cơ quan lưu trữ

Một số cơ quan, đơn vị trong BQP chuyên thực hiện nhiệm vụ của chủ đầu tư như:

- Ban Quản lý 46/Bộ Tổng tham mưu

- Ban Quản lý 47/Bộ Tổng tham mưu

1.2.2 Các cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng trong BQP

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 264/2013/TT-BQP ngày 31 tháng

12 năm 2013 của Bộ Quốc phòng về Quy định một số nội dung về công tác

- Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần

Các cơ quan trên có trách nhiệm thẩm tra thiết kế xây dựng; kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng của các đơn vị trong BQP

1.2.3 Cơ quan thiết kế công trình

Cơ quan, tổ chức thiết kế công trình là đơn vị được giao nhiệm vụ thiết

kế công trình Cơ quan được giao nhiệm vụ này chính là tác giả sản sinh các tài liệu thiết kế, là một trong những nguồn tài liệu không thể thiếu đối với bộ tài liệu của một công trình xây dựng

Trong quá trình tham gia xây dựng công trình, cơ quan tổ chức thiết kế công trình hình thành nên những tài liệu như: thuyết minh và các bản vẽ thiết

kế cơ sở, thuyết minh và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thuyết minh và các bản

vẽ thi công, các tài liệu tính toán Ngoài ra, để có căn cứ thiết kế công trình,

cơ quan, tổ chức làm nhiệm vụ thiết kế còn phải sử dụng và lưu trữ báo cáo khảo sát công trình Đặc biệt đối với nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế, ngoài việc lưu trữ tài liệu thiết kế do mình thực hiện thì đơn vị này cần phải lưu trữ cả những hồ sơ thiết kế của các nhà thầu phụ Do vậy, tổng thầu thiết

kế là đơn vị lưu trữ đầy đủ nhất tài liệu thiết kế của công trình xây dựng Một

số cơ quan trong BQP chuyên thiết kế về xây dựng như:

- Viện Thiết kế/BQP

- Công ty Tư vấn thiết kế 36.69/ Tổng Công ty 36

33

- Công ty ACCC/Quân chủng Phòng không Không quân

- Công ty TNHH Tư vấn thiết kế và Tư vấn xây dựng/ BQP

1.2.4 Cơ quan thi công công trình (nhà thầu thi công xây dựng công trình)

Luật Xây dựng năm 2014 quy định, nhà thầu thi công xây dựng công trình phải đáp ứng các điều kiện: có đăng ký hoạt động thi công xây dựng công trình; có đủ năng lực hoạt động thi công xây dựng công trình tương ứng với loại, cấp công trình; chỉ huy trưởng công trường có năng lực hành nghề thi công xây dựng công trình phù hợp; có thiết bị thi công đáp ứng yêu cầu về

an toàn và chất lượng công trình

Tài liệu lưu trữ liên quan đến công trình của đơn vị thi công công trình bao gồm: tài liệu thiết kế do chủ đầu tư cung cấp, các tài liệu pháp lý có liên quan đến việc thi công công trình và toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình thi công như: Nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công, các biên bản, giấy tờ kiểm định chất lượng vật liệu…Những tài liệu hình thành trong quá trình thi công công trình phải được giao nộp cho đơn vị là chủ đầu tư để lưu trữ theo quy định, còn đối với đơn vị thi công những tài liệu này chỉ cần lưu trữ theo thời hạn bảo hành công trình Có thể kể các đơn vị chuyên thi công xây dựng trong BQP như:

- Binh chủng Công binh, các đơn vị công binh thuộc các Quân khu, quân đoàn, quân chủng

- Các doanh nghiệp quốc phòng, an ninh chuyên về xây dựng như: Tổng Công ty 36/BQP; Tổng Công ty 319/BQP; Tổng Công ty 789/BQP; Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị/BQP; Tổng Công ty Xây dựng Lũng Lô; Tổng Công ty Thành An (Binh đoàn 11); Tổng công ty xây dựng

trình Hàng không ACC/ Quân chủng Không quân; …

34

1.2.5 Cơ quan quản lý sử dụng công trình

Về nguyên tắc, sau khi công trình đã hoàn thành, nghiệm thu và đưa vào sử dụng thì một bộ tài liệu hoàn chỉnh về công trình sẽ được chuyển cho đơn vị sử dụng công trình bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sửa chữa, tu

bổ công trình sau này Bộ tài liệu giao cho đơn vị sử dụng công trình phải là

bộ tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh từ giai đoạn cơ sở pháp lý ban đầu, đến thiết kế, thi công và hoàn công Đặc biệt những tài liệu kỹ thuật được thay đổi, sửa chữa trong quá trình thi công đều được chuyển cho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình một cách đầy đủ, chính xác để sử dụng tra tìm khi cần thiết

Việc nghiên cứu, tìm hiểu vai trò của các cơ quan, đơn vị tham gia xây dựng công trình trên đây có ý nghĩa quan trọng, tùy theo vai trò của mỗi cơ quan đối với công trình xây dựng mà tổ chức tài liệu lưu trữ cho phù hợp

1.3 Các loại, cấp công trình và bộ công trình xây dựng

1.3.1.Các loại công trình

Loại công trình xây dựng là khái niệm chỉ rõ công năng sử dụng của

công trình Một dự án đầu tư có thể có nhiều loại công trình, các công trình xây dựng trong BQP gồm có các loại:

1.3.1.1 Công trình quốc phòng, an ninh

- Các công trình đặc biệt cho Lãnh đạo Đảng và Nhà nước

- Các đường hầm, địa đạo, hang động được cải tạo, quy hoạch

- Hầm ngầm, công sự, lô cốt, hào, nhà âm, chướng ngại vật cản

- Pháo đài, thành lũy các loại

- Trận địa các loại (phòng không, pháo binh, hải quân, lục quân, tăng thiết giáp)

- Công trình sơ tán, cất giấu vũ khí, trang bị kỹ thuật quân sự, dự trữ hậu cần chiến lược

35

- Đường cơ động chiến đấu, bến vượt, bãi đổ bộ, cảng, cầu quân sự các loại, bến cập tàu quân sự, sân bay dã chiến, bãi đỗ trực thăng, vòm, ụ sơ tán bảo vệ máy bay

- Công trình cấp nước dùng cho quân sự; các công trình ngụy trang, nghi trang

1.3.1.2 Công trình dân dụng:

- Trụ sở cơ quan, đơn vị

- Nhà ở: Nhà chung cư và các loại nhà ở tập thể khác; nhà ở riêng lẻ

- Công trình công cộng: Công trình giáo dục (các trường đại học, cao đẳng, trường trung học chuyên nghiệp; trường dạy nghề, trường công nhân kỹ thuật, trường nghiệp vụ …);

- Công trình y tế: Bệnh viện đa khoa, bệnh viện chuyên khoa; nhà điều dưỡng, cơ sở phòng chống dịch bệnh…

- Công trình thể thao: Công trình thể thao ngoài trời, công trình thể thao trong nhà và công trình thể thao khác;

- Công trình văn hóa: các công trình di tích; bảo tàng, thư viện, triển lãm, nhà trưng bày, tượng đài ngoài trời …

- Công trình tôn giáo, tín ngưỡng: chùa; tượng đài, bia, tháp …

- Công trình thương mại, dịch vụ và trụ sở làm việc: Công trình đa năng, khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ; trụ sở làm việc; nhà phục vụ thông tin liên lạc: Bưu điện, bưu cục, nhà lắp đặt thiết bị thông tin…

- Nhà ga: Hàng không, đường thủy, đường sắt…

1.3.1.3 Công trình công nghiệp

- Nhà máy chế tạo thiết bị vũ khí, đạn; nhà máy sản xuất, lắp ráp phương tiện giao thông (xe, tàu, thuyền, );

- Công trình khai thác mỏ và chế biến khoáng sản: Mỏ than hầm lò; mỏ quặng hầm lò

36

- Công trình dầu khí: Các công trình khai thác trên biển (giàn khai thác

và tàu chứa dầu); nhà máy lọc dầu; nhà máy chế biến khí; nhà máy sản xuất nhiên liệu sinh học; kho xăng dầu; kho chứa khí hóa lỏng; tuyến ống dẫn khí, dầu; trạm bán xăng dầu; trạm chiết khí hóa lỏng; nhà máy sản xuất dầu nhờn; nhà máy tái chế dầu thải

- Công trình hóa chất: công trình sản xuất sản phẩm sơn, mực in; công trình sản xuất sản phẩm hóa dược; công trình sản xuất sản phẩm cao su; Công trình sản xuất vật liệu nổ công nghiệp; công trình sản xuất tiền chất thuốc nổ; kho chứa vật liệu nổ công nghiệp

- Công trình công nghiệp nhẹ: nhà máy sản xuất các sản phẩm may; nhà máy sản xuất các sản phẩm tiêu dùng

- Công trình xử lý chất thải rắn, chất thải nguy hại

- Công trình chiếu sáng công cộng: Mạng lưới điện chiếu sáng, cột đèn

- Công trình khác: Công trình thông tin, truyền thông; bãi đỗ xe

1.3.1.5 Công trình giao thông

- Công trình đường bộ

- Công trình cầu, hầm

- Công trình đường thủy nội địa: Công trình sửa chữa/đóng mới phương tiện thủy nội địa (bến, ụ, triền, đà ); cảng bến thủy nội địa; âu tầu; đường thủy chạy tàu (trên sông, hồ, vịnh và đường ra đảo, trên kênh đào)

37

- Công trình hàng hải: Bến cảng biển, luồng hàng hải, bến phà, cảng ngoài đảo, bến cảng chuyên dụng, công trình nổi trên biển, hệ thống phao báo hiệu hàng hải trên sông,biển, đèn biển, đăng tiêu

- Công trình hàng không: Khu bay (bao gồm cả công trình đảm bảo bay)

1.3.2 Cấp công trình xây dựng

Cấp công trình là khái niệm thể hiện quy mô của công trình (chiều cao, diện tích, công suất…) hoặc tầm quan trọng của công trình (cấp quốc tế, quốc gia, tỉnh, ngành, huyện…) Mỗi loại công trình có nhiều cấp khác nhau, cấp công trình được xác định cho từng công trình đơn lẻ của dự án đầu tư Cấp công trình được quy định cụ thể trong Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân loại, phân cấp công trình xây dựng Theo quy chuẩn này, các loại công trình được phân thành năm cấp: cấp đặc biệt, cấp I, cấp II, cấp III và cấp IV

Việc phân cấp công trình xây dựng là hết sức cần thiết phục vụ cho việc quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình xây dựng Đối với công tác lưu trữ, cấp công trình như trên cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để tổ chức lưu trữ Những công trình thuộc cấp đặc biệt và cấp I sẽ có giá trị bảo quản cao hơn các cấp công trình khác

Phân loại, phân cấp công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng thực hiện theo Phụ lục I, II của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm

2015 của Chính phủ

1.3.3 Bộ tài liệu công trình xây dựng

Nếu trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu hành chính của các cơ quan, đơn

vị, lưu trữ học quy định phông lưu trữ là đơn vị thu thập, thống kê, tra tìm, khai thác tài liệu thì trong tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng lưu trữ học lấy

bộ tài liệu làm đơn vị để thu thập, thống kê, tra tìm, khai thác tài liệu

Bộ tài liệu công trình xây dựng là toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động xây dựng một công trình, dùng làm đơn vị thu thập, thống kê,

38

tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Điều kiện để xác định bộ tài liệu công trình là: Công trình xây dựng có hồ sơ dự án đầu tư xây dựng được phê duyệt và được cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng cấp giấy phép xây dựng

Thành phần tài liệu của một bộ tài liệu công trình xây dựng thường gồm những hồ sơ chính như sau:

- Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình;

- Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Hồ sơ khảo sát, thiết kế xây dựng công trình;

- Hồ sơ giải phóng mặt bằng; địa điểm xây dựng;

- Hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình xây dựng;

- Hồ sơ lựa chọn nhà thầu xây dựng công trình;

- Hồ sơ giám sát, đánh giá đầu tư, thanh tra, kiểm tra;

- Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí xây dựng

Tiểu kết chương 1

Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, BQP, các cơ quan, đơn vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các loại công trình: Công trình quốc phòng, an ninh, công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình giao thông Mỗi loại công trình đề có nhiều công trình lớn, quan trọng về an ninh quốc gia Cùng với các công trình xây dựng liên tục mọc lên thì tài liệu ngày càng

đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, mỗi loại tài liệu có mục đích, tác dụng khác nhau, thời gian lưu trữ khác nhau và đa số các tài liệu có giá trị thực tiễn cao, được các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng để quản lý, sửa chữa, cải tạo, mở rộng, bảo dưỡng kéo dài tuổi thọ các công trình

Có thể nói tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP là tài sản quý của Nhà nước, Quân đội, vì vậy làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu

Để trả lời câu hỏi trên, trong chương 2 của đề tài, tác giả sẽ trình bày những nghiên cứu, tìm hiểu của mình về các hoạt động tổ chức lưu trữ, hồ sơ tài liệu công trình xây dựng trong BQP

40

Chương 2

Thùc tr¹ng tæ chøc LƯU TRỮ TÀI liÖU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

2.1 Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu

2.1.1.Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ

Hệ thống lưu trữ trong BQP được tổ chức từ cấp sư đoàn, bộ chỉ huy quân sự tỉnh và tương đương trở lên Bao gồm: Lưu trữ cơ quan (là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị); lưu trữ hiện hành (là nơi bảo quản, sử dụng có thời hạn tài liệu của cơ quan, đơn

vị như Lưu trữ các Binh chủng Đặc công, Thông tin, Không quân, Hóa học ); lưu trữ chuyên dụng là nơi bảo quản tài liệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước gồm: Lưu trữ các Quân khu 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, Tổng cục II, Bộ đội Biên phòng và Quân chủng Hải quân

Lực lượng làm công tác văn thư, lưu trữ trong Quân đội hiện có 4.650 người; trong đó làm công tác văn thư là 4.301 người; làm công tác lưu trữ là

349 người, có 232 người có trình độ đại học, 352 người có trình độ cao đẳng, 1.924 người có trình độ trung cấp; 2.152 người có trình độ sơ cấp

- Tại Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phòng BQP có Phòng Bảo mật lưu trữ, biên chế 12 người; Trung tâm Lưu trữ BQP biên chế 20 người;

- Tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng, biên chế từ 5 đến 15 người (riêng Tổng cục II còn có Phòng Lưu trữ biên chế 10 người và Bộ đội Biên phòng có Phòng Hồ sơ bảo mật, biên chế

13 người)

- Các sư đoàn, bộ chỉ huy quân sự tỉnh và tương đương có Tổ văn thư bảo mật, biên chế từ 02 đến 04 người, trong đó biên chế 01 người làm công tác lưu trữ