Hoàn thiện quá trình đàm phán ký kết thực hiện hợp đồng nhập khẩu trang thiết bi vật tư tại công ty AIRIMEX

Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữacác bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá, dịch vụ,nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa họ

Chơng I Một số lý luận cơ bản về đàm phán-ký kết-thực hiện

hoá-đại cho sản xuất và các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nớc không sản xuất

đợc, hoặc sản xuất không đáp ứng nhu cầu Nhập khẩu còn để thay thế, nghĩa

là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nớc sẽ không có lợi bằng nhậpkhẩu Làm đợc nh vậy sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khaithác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn, cơ sởvật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật Trong bối cảnh đất nớc nh vậy, nhucầu nhập khẩu đối với riêng nghành Hàng Không thì sao?

Với mức tăng dân số trung bình từ 1,8 đến 2%/ năm thì năm 2000 dân sốViệt Nam sẽ là 80 đến 82 triệu ngời và đến 2005 sẽ trên 90 triệu ngời và ở con

vụ nhu cầu ngày một tăng, theo dự đoán nhu cầu này tăng nhanh hơn tốc độ tăngthu nhập

Bên cạnh yếu tố chủ quan đó, thì sự phát triển của công nghệ Hàngkhông thế giới là yếu tố khách quan đáng lu tâm nhất Nó tác động mạnh mẽ

đến nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị của nghành Hàng không Thực tếcho thấy, công nghệ và kỹ thuật hiện đại đang biến đổi về chất trong hoạt

động của nghành Hàng Không Trong những năm cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ

21 này sẽ ra đời nhiều thế hệ máy bay mới có chỉ số kinh tế kỹ thuật tốt hơn,tiện nghi cho hành khách và ngời láI sử dụng, sản xuất bằng vật liệu mới, ápdụng công nghệ tin học và trí tuệ nhân tạo, có tiếng ồn thấp Trong khi đótrên thế giới đang diễn ra quá trình trật tự hoá hoạt động không tải, mức cạnhtranh giữa các hãng Hàng không ngày càng khốc liệt sẽ xuất hiện các siêuhãng hàng không, liên minh các hãng Hàng không Đây là những nhân tố ảnhhởng trực tiếp đến nghành Hàng không Việt Nam kể cả mặt tích cực và tiêucực và hiển nhiên là có tác động nhiều đến nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết

lu tâm đến việc nhập khẩu máy bay, thiết bị, máy móc, vật t, khí tài một cách

có hiệu quả nhất

II Đàm phán-giao dịch b ớc quan trọng để ký kết hợp đồng.

1.Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế.

Đàm phán hợp đồng kinh doanh là một bộ phận quan trọng không thểthiếu đợc của toàn bộ công việc kinh doanh Đàm phán hợp đồng kinh doanh

là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều nhà kinh doanh đại diện cho các doanhnghiệp khác nhau nhằm thoả thuận với nhau về những điều kiện giao dịch màmỗi bên có thể chấp nhận đợc

Đàm phán là quá trình cân bằng các yếu tố khác nhau để đạt đợc sự kếthợp tốt nhất, là việc thuyết phục và là sự cho và nhận Đàm phán là một nghệthuật đòi hỏi phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa óc suy xét, đối xử lịch thiệp nhãnhặn và sự khôn ngoan

Trong lĩnh vực hợp đồng, đàm phán là phơng pháp đợc dùng để đạt đợc

sự nhất trí về các điều kiện giữa các bên mua và bán Đàm phán là quá trìnhmặc cả, tranh luận hợp lý và thoải mái, bình đẳng giữa các bên trong hợp đồng

để dẫn tới một cách giải quyết chung

Đàm phán hợp đồng kinh doanh quốc tế là một loại đàm phán hợp đồngkinh doanh, trong đó yếu tố quốc tế đợc thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể

có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán để lập nên các hợp đồng kinhdoanh quốc tế nh: hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng chuyển giao công nghệquốc tế, hợp đồng liên doanh quốc tế hoặc các dạng hợp đồng khác

Sự xuất hiện của yếu tố quốc tế đã tạo ra một số nét riêng của đàm phántrong kinh doanh quốc tế Chẳng hạn nh: Sử dụng ngôn ngữ và thông tin làphơng tiện chủ yếu, có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp của các quốc giakhác nhau, có sự hội ngộ của các nền văn hoá, các phong tục, tập quán khácnhau trong đàm phán kinh doanh quốc tế Mặc dù có sự khác nhau, song mục

đích cuối cùng mà các nhà đàm phán đặt ra và phấn đấu đạt đợc là một hợp đồngmua bán hàng hoá, dịch vụ hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án

đầu t mà hai bên có thể chấp nhận đợc

2 Ph ơng thức giao dịch

Trên thế giới đang tồn tại nhiều phơng thức giao dịch, mỗi phơng thứcgiao dịch có đặc điểm và kỹ thuật tiến hành riêng Trong sự đa dạng các ph-

ơng thức, giao dịch trực tiếp là phơng thức phổ biến nhất trong thơng mại quốc

tế và cũng là phơng thức giao dịch duy nhất đợc sử dụng ở công ty AIRIMEX.Bắt đầu sang năm 2000 mới có thêm phơng thức đấu thầu Đây cũng là lý do

em chỉ trình bày về phơng thức giao dịch trực tiếp trong phần lý thuyết này Giao dịch trực tiếp

-Khái niệm: Giao dịch trực tiếp trong kinh doanh thơng mại quốc tế là

giao dịch mà ngời mua (hoặc bán) thoả thuận, bàn bạc, thảo luận trực tiếp(hoặc thông qua th từ, điện tín với ngời bán (hoặc ngời mua) về hàng hoá,giá cả, điều kiện giao dịch, phơng thức thanh toán

-Cách thức tiến hành:

*Hỏi giá (Inquiry)

-Là việc bên mua đề nghị bên bán cho biết những điều kiện bán hàng nhgiá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán

Hỏi giá thực chất chỉ là thăm dò để giao dịch, cho nên không bắt buộcngời hỏi giá trở thành ngời mua.

Khi tiến hành hỏi giá phải thể hiện rằng mình thực sự có nhu cầu giaodịch mua bán Nội dung của một hỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách,phẩm chất, số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng mong muốn Giá cả mà ng-

ời mua có thể trả cho mặt hàng đó thờng đợc ngời mua giữ kín, nhng để tránhmất thời gian hỏi đi hỏi lại ngời mua nêu rõ những điều kiện mà mình mongmuốn để làm cơ sở cho việc quy định giá: loại tiền, thể thức thanh toán, điềukiện cơ sở giao hàng Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá.Ngời hỏi giá thờng hỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc nhiều bản chào hàng cạnhtranh nhau để so sánh lựa chọn bảng chào hàng thích hợp nhất Tuy nhiên nếungời mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên trên thị trờng ảo tởng là nhu cầu quácăng thẳng Đó là điều không có lợi cho ngời mua

*Chào hàng (offer)

Chào hàng là đề nghị của một bên (ngời bán hoặc ngời mua) gửi cho bênkia, biểu thị muốn bán hoặc mua một hoặc một số mặt hàng nhất định theonhững điều kiện nhất định về giá cả, thời gian giao hàng, phơng tiện thanhtoán

Trong th chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, về lịch

sử của doanh nghiệp, công ty, khả năng buôn bán kinh doanh những mặt hànggì và uy tín của doanh nghiệp công ty để ngời mua hoặc bán có sự hiểu biếtnhất định về đối tác kinh doanh Từ đó tạo đợc lòng tin và mở ra khả nănggiao dịch buôn bán cao hơn

Nội dung chính của th chào hàng: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số ợng, giá cả, đIều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng điều kiện thanhtoán, bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận hàng

l-Trong mậu dịch quốc tế ngời ta phân biệt hai loại chào hàng chính: chàohàng cố định (firm offer) và chào hàng tự do (free offer)

-Chào hàng cố định là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một ngờimua, có nêu rõ thời gian mà ngời chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời

đề nghị của mình Thời gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng.Trong thời gian hiệu lực, nếu ngời mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thìhợp đồng coi nh đợc giao kết Nếu trong chào hàng cố định ngời bán khôngquy định rõ thời hạn hiệu lực thì thời hạn này đợc tính theo “thời hạn hợp lý”.Thời hạn này thờng do tính chất loại hàng, do khoảng cách về không gian giữahai bên và cũng nhiều khi do tập quán quy định

-Chào hàng tự do không ràng buộc trách nhiệm ngời phát ra nó Cùngmột lúc, một lô hàng ngời ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng.Việc khách hàng chấp nhận hoàn toàn các điều kiện của chào hàng tự dokhông có nghĩa là hợp đồng đợc ký kết Ngời mua cũng không thể trách cứngời bán nếu sau đó ngời bán không ký kết hợp đồng với mình.

*Hoàn giá (Counter-offer)

Hoàn giá là chỉ ngời nhận báo giá không đồng ý hoặc không hoàn toàn

đồng ý những điều kiện mà ngơì báo giá đa ra trong báo giá, để thoả thuậnthêm, đa ra ý kiến sửa đổi đối với báo giá Hoàn giá có thể dùng hình thứcmiệng hoặc hình thức giấy tờ để biểu đạt, thờng là phù hợp với phơng thức màbáo giá sử dụng Hoàn giá có thể nhằm vào giá cả, cũng có thể nhằm vào các

điều kiện quan trọng nh chất lợng, số lợng, thời gian, địa điểm giao hàng,

ph-ơng thức thanh toán để đa ra ý kiến sửa đổi

Hoàn giá là sự từ chối đối với báo giá Một khi đã đa ra hoàn giá, báo giátrớc đó lập tức mất hiệu lực, ngời báo giá không còn bị ràng buộc nữa Một hoàngiá cũng giống nh việc ngời nhận báo giá đa ra một báo gía mới cho ngời báogiá Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thờng trải qua nhiều lần hoàn giámới đi đến kết thúc Nh vậy hoàn giá bao gồm nhiều sự trả giá

*Chấp nhận (Acceptance)

Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả các điều kiện mà đối phơng đa

ra, muốn cùng đối phơng ký kết giao dịch và biểu thị kịp thời bằng công bốhoặc việc làm Về luật pháp, nó đợc gọi là cam kết Chấp nhận cũng nh báogiá vừa thuộc hành vi thơng mại, vừa thuộc hành vi luật pháp Kết quả luậtpháp quan trọng của việc ra đời chấp nhận là giao dịch, ký kết hợp đồng

Nội dung của chấp nhận phải phù hợp với báo giá Về nguyên tắc, nộidung của chấp nhận cần hoàn toàn thống nhất với những đIều kiện đa ra trongbáo gía, mới cho thấy hai bên giao dịch đã đi đến thống nhất ý kiến về những

điều kiện giao dịch có liên quan, tức cái gọi là hợp lý, chấp nhận nh vậy mới

có thể dẫn tới thành lập hợp đồng

Chấp nhận báo giá phát sinh hiệu lực khi thông báo biểu thị đồng ý tớitay ngời báo giá Chấp nhận báo giá đợc phép thu hồi nếu thông báo thu hồitới tay ngời báo giá trớc hoặc đồng thời với thời gian mà chấp nhận phát sinhhiệu lực

*Xác nhận (Confirmation)

ơng Đó là văn kiện xác nhận Văn kiện do bên bán gửi thờng gọi là giấy xácnhận bán hàng, do bên mua gửi là giấy xác nhận mua hàng Xác nhận thờng

đợc lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trớc rồi gửi cho bên kia Bên kia kýxong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản Việc xác nhận cũng có thể thựchiện bằng một văn bản có chữ ký của hai bên, gọi là bản hợp đồng hoặc là bảnthoả thuận (agreement)

3 Các hình thức đàm phán-giao dịch.

3.1 Đàm phán-giao dịch qua th tín

Hiện nay th từ và điện tín vẫn còn là phơng tiện chủ yếu để giao dịch giữanhững ngời xuất nhập khẩu Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng qua th từ Khihai bên đã có đIều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì mối quan hệ cũng phảithông qua th tín thơng mại

Giao dịch qua th tín có thể sẽ tiết kiệm đợc nhiều chi phí hơn, hơn nữacùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nớc khác nhau.Ngời viết th tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiềungời, và có thể khéo léo dấu ý định thực sự của mình Với một đối phơng khéoléo già dặn thì việc đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong th là việc rất khó khăn.Nhng việc giao dịch qua th tín mất rất nhiều thời gian, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết

ý đồ thật của khách hàng Ngày nay ngời ta dùng hình thức th điện tử qua hệthống Internet hoặc telefax sẽ khắc phục đợc sự chậm trễ

Khi soạn thảo th cần đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trơng và kiênnhẫn với các quy định chuẩn mực Th nên viết ngắn, rõ ràng, tránh sự hiểulầm, chỉ đề cập một vấn đề kinh doanh và sử dụng thứ ngôn ngữ thuận tiệncho khách hàng để gây thiện cảm Kiên nhẫn trả lời khách hàng mọi vấn đề,kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều th liên tiếp vừa để giữ mối quan

hệ, vừa để lại một hình ảnh trong khách hàng, nh vậy lúc có nhu cầu mình làngời đợc họ nghĩ đến một cách u tiên

3.2 Đàm phán-giao dịch qua điện thoại.

Ngày nay giao dịch qua điện thoại cũng là một phơng thức đợc sử dụngphổ biến, đặc biệt với những giao dịch có độ tin cậy cao Giao dịch bằng điệnthoại đảm bảo khẩn trơng, chớp thời cơ Song do cớc phí cao, thời gian gọihạn chế nên không thể thảo luận chi tiết mọi vấn đề qua điện thoại Hơn thếbàn bạc qua điện thoại không để lại bằng chứng hợp pháp, do đó thờng là cácmối quan hệ tin cậy giao dịch bằng phơng pháp này Đối với các giao dịchthông thờng sử dụng phơng pháp này khi sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh, hoặc làchỉ để xác nhận một vàI chi tiết của hợp đồng Khi sử dụng điện thoại cần

chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi thắc mắc của khách hàng mộtcách chính xác Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có th xác định lại nộidung đã đàm phán thành công.

3.3.Đàm phán-giao dịch bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch,

về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán làhình thức đàm phán đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán này đẩy nhanhtốc độ giảI quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những

đàm phán bằng th tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả.Hình thức này đợc dùng khi hai bên có nhiều điều kiện phải giảI thích cặn kẽ đểthuyết phục nhau, khi đàm phán những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chấtphức tạp Việc hai bên buôn bán gặp gỡ trực tiếp nhau tạo điều kiện cho việc hiểubiết nhau tốt hơn và duy trì đợc quan hệ tốt lâu dài với nhau

Phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán mang lại kết quả nhanh nhngcũng là hình thức khó khăn nhất Để thành công đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiềuyếu tố Ngời đàm phán phải có nghiệp vụ, tự tin, tự chủ, nhanh nhậy để tỉnh táonắm đợc ý đồ sách lợc của đối phơng, từ đó nhanh chóng đa ra phơng án đối phó

và phải quyết định ngay khi thời cơ chín muồi

Trớc khi lên bàn đàm phán, phải xác định mục tiêu của hãng mình tronglần đàm phán này, và hơn thế phải tìm hiểu về khách hàng một cách kỹ lỡngnhất có thể, thậm chí cả mục tiêu của họ

Không nôn nóng trong việc ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp hết

Có nhiều cuộc đàm phán ký kết hợp đồng tại sân bay tiễn khách Ngời tiếnhành đàm phán nên biết ngôn ngữ để tiến hành đàm phán, vì nh vậy sẽ dễ chủ

động, linh hoạt và nâng cao đợc tốc độ đàm phán Nếu đàm phán có đông ngờitham dự nên để một ngời thống nhất phát ngôn, để tránh sơ hở trong đối đáp,tránh bàn bạc trao đổi ý kiến trớc mặt khách hàng Phải luôn giả thiết rằngkhách hàng cũng hiểu ngôn ngữ của mình

4.Chiến l ợc và chiến thuật trong đàm phán

Mỗi một cuộc đàm phán diễn ra đều có một nghệ thuật đàm phán riêng, đó

là sự kết hợp khéo léo giữa chiến lợc và chiến thuật Chiến lợc là toàn bộ đờnglối, phơng hớng vạch ra cho một quá trình để thực hiện một mục tiêu nào đó Đểthực hiện một chiến lợc ngời ta phải sử dụng đến nhiều chiến thuật, có khi là sựkết hợp giữa các chiến thuật đó Có hai chiến thuật thờng đợc sử dụng trong đàmphán đó là: Chiến thuật tâm lý và chiến thuật tri thức

Chiến thuật tâm lý là loại mà ngời tham gia đàm phán sử dụng nó nh một

vũ khí sắc bén, tác động vào tâm lý đối phơng làm họ hoang mang, dao độngthay đổi lập trờng theo hớng có lợi cho mình, gây sức ép tâm lý hoặc đánh lạchớng sự chú ý của đối phơng Phơng tiện cơ bản của chiến thuật này là: Lờinói, cử chỉ và thái độ

Chiến thuật tri thức đợc xây dựng trên cơ sở của lĩnh vực đàm phán đó, làphơng pháp lập luận dựa trên cơ sở những hiểu biết sâu sắc của nhà đàm phántrong đó có cài bẫy

Tuỳ từng hoàn cảnh đIều kiện cụ thể mà nhà đàm phán sẽ chọn một trongcác chiến lợc sau:

4.1 Chiến l ợc đàm phán kiểu cứng

Đây là chiến lợc đàm phán trong đó các nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợiích của mình mà không quan tâm đến lợi ích phía đối tác, họ sử dụng các ph-

ơng pháp và thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phơng

Một nhà đàm phán thờng lựa chọn chiến lợc kiểu cứng khi mối quan hệ

về thế và lực nghiêng hẳn về phía họ, hoặc do cá tính thích ganh đua, cũng cóthể do lợi ích cá nhân hoàn toàn đối lập Nếu cả hai sử dụng phơng pháp này

sẽ dễ dẫn đến thất bại

4.2 Chiến l ợc đàm phán kiểu mềm

Trong chiến lợc này nhà đàm phán coi đối tác nh bè bạn, họ chú trọng

đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên Bởi vậy ng ời ta thờng

tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhờng nhịn, đề nghị những ý kiếnhợp lý hợp tình Nếu hai bên cùng lựa chọn chiến lợc này thì tốc độ đàm phánnhanh, khả năng thành công lớn, mối quan hệ của hai bên sẽ đợc duy trì mộtcách tốt đẹp Chiến lợc này thờng đợc áp dụng khi hai bên có mối quan hệ tốt

đẹp, cẩn thận với những trờng hợp bên ngoài thì mềm dẻo, bên trong thì khốcliệt

4.3 Chiến l ợc đàm phán kiểu hợp tác.

Trong chiến lợc này nhà đàm phán chủ trơng đối với công việc thì cứngrắn còn đối với con ngời thì ôn hoà, tách rời công việc với con ngời Nhà đàmphán phải vạch ra các phơng án có khả năng thay thế vừa phù hợp với lợi íchcủa mình, vừa phù hợp với lợi ích của đối tác Sử dụng chiến lợc kiểu này phảicoi đối tác nh đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng,hợp tác cùng có lợi Nó thờng đợc sử dụng trong các cuộc đàm phán mà haibên cân sức cân tài Tuy nhiên việc thực hiện chiến lợc này không đơn giản,

đòi hỏi phải quán triệt các nguyên tắc sau đây:

-Tách riêng vấn đề con ngời và mâu thuẫn trong công việc.

-Tập trung vào các lợi ích chung, trên cơ sở lợi ích chung mà thoả thuậncác lợi ích xung đột

-Luôn luôn biết tự kiềm chế, tôn trọng đối tác cho dù họ có yếu thế hơn mình III Ký kết hợp đồng nhập khẩu

1.Khái niệm hợp đồng kinh tế.

Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữacác bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá, dịch vụ,nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác cómục đích kinh doanh vơí sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗibên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình

2 Nguyên tắc ký kết hợp đồng kinh tế.

* Nguyên tắc tự nguyện

Theo nguyên tắc này một hợp đồng kinh tế đợc hình thành phải hoàn toàndựa trên cơ sở tự nguyện thoả thuận giữa các chủ thể (tự do ý chí), không thể

do áp đặt ý chí của bất kỳ cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào Các bên có quyền

tự do lựa chọn bạn hàng, thời điểm ký kết và nội dung ký kết

Nguyên tắc này thể hiện quyền tự chủ trong trong ký kết hợp đồng kinh

tế của các chủ thể kinh doanh đợc Nhà nớc đảm bảo Ký kết hợp đồng kinh tế

là quyền của các đơn vị kinh tế, quyền này phải gắn liền với các đIều kiệnnhất định, đó là:

-Không đợc phép lợi dụng hợp đồng kinh tế để hoạt động trái pháp luật.-Đối với các đơn vị kinh tế có chức năng sản xuất kinh doanh trong cácthành phần kinh tế thuộc độc quyền của Nhà nớc thì không đợc lợi dụngquyền ký kết hợp đồng kinh tế để đòi hỏi những điều kiện bất bình đẳng, épbuộc, cửa quyền; hoặc vì không đạt đợc những đòi hỏi bất bình đẳng đó nên

đã từ chối ký kết hợp đồng kinh tế thuộc ngành nghề độc quyền của mình.-Quyền ký kết hợp đồng kinh tế của các đơn vị kinh tế còn đợc thể hiệnqua việc quy định các đơn vị kinh tế có quyền từ chối mọi sự áp đặt của bất

cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào trong việc ký kết hợp đồng kinh tế

Nguyên tắc tự nguyện trong ký kết hợp đồng kinh tế đánh dấu bớc đổimới căn bản trong chế độ hợp đồng kinh tế của Nhà nớc ta, đợc ghi nhận trongpháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 9 năm 1989

Ngoại trừ hợp đồng kinh tế đợc ký kết theo chỉ tiêu pháp lệnh kế hoạch,thì tính tự nguyện của các chủ thể bị hạn chế đáng kể.

* Nguyên tắc bình đẳng và cùng có lợi.

Nội dung của nguyên tắc này là ký kết hợp đồng kinh tế, các chủ thể phải

đảm bảo trong nội dung của hợp đồng có sự tơng xứng về quyền và nghĩa vụnhằm đáp ứng lợi ích kinh tế của mỗi bên Tính bình đẳng này không phụthuộc vào quan hệ sở hữu và quan hệ quản lý của các chủ thể Bất kể các đơn

vị kinh tế thuộc thành phần kinh tế nào, do cấp nào quản lý, khi ký kết hợp

đồng đều bình đẳng về quyền và nghĩa vụ cùng có lợi trên cơ sở thoả thuận vàphải chịu trách nhiệm vật chất nếu vi phạm hợp đồng đã ký kết

Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế nớc ta còn tồn tại nhiều thànhphần, cơ cấu chủ thể của hợp đồng kinh tế rất đa dạng, nguyên tắc này còn có

ý nghĩa rất quan trọng Nó góp phần tạo nên sự bình đẳng về mặt pháp lý giữacác thành phần kinh tế, khuyến khích sự phát triển và đa dạng hoá các quan hệkinh tế trong nền kinh tế thị trờng

* Nguyên tắc trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật.

Trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và các bên tham gia quan hệ hợp đồngkinh tế phải dùng chính tài sản của đơn vị mình để đảm bảo ký kết và thựchiện hợp đồng kinh tế Tuy nhiên một chủ thể có thể tiến hành ký kết nếu cómột chủ thể khác đứng ra bảo lãnh về tài sản

Nguyên tắc này có ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện hợp đồngkinh tế và việc bảo vệ trật tự quản lý kinh tế của Nhà nớc Một hợp đồng kinh

tế chỉ có thể thực hiện một cách nghiêm chỉnh khi nó không trái pháp luật vàcác bên có khả năng thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình Tronggiai đoạn hiện nay nguyên tắc này cần đợc coi trọng

3.Tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế.

Để xác lập một mối quan hệ hợp đồng kinh tế có hiệu lực pháp lý, cácbên có thể lựa chọn một trong hai cách thức sau:

-Ký kết hợp đồng bằng phơng pháp ký trực tiếp là cách thức ký kết đơngiản Hợp đồng kinh tế đợc hình thành một cách nhanh chóng Khi ký kếtbằng cách này, đại diện hợp pháp của các bên trực tiếp gặp nhau bàn bạc, thoảthuận, thống nhất ý chí để xác định các đIều khoản của hợp đồng và cùng kývào văn bản hợp đồng Hợp đồng kinh tế đợc coi là hình thành có giá trị pháp

lý từ thời điểm các bên cùng ký vào văn bản hợp đồng

-Ký hợp đồng bằng phơng pháp ký gián tiếp là cách thức mà trong đó cácbên tiến hành gửi cho nhau các tài liệu giao dịch (công văn, điện báo, đơnchào hàng, đơn đặt hàng) chứa đựng nội dung cần giao dịch Việc ký kết hợp

đồng kinh tế bằng phơng pháp ký gián tiếp đòi hỏi phải tuân theo trình tự nhất

định, thông thờng trình tự này cũng gồm hai bớc:

B

ớc 1 : Một bên lập dự thảo (đề nghị) hợp đồng trong đó đa ra những yêu cầu về

nội dung giao dịch (tên hàng hoặc công việc, số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm,phơng thức giao nhận, phơng thức thời hạn thanh toán và tiền gửi cho bên kia)

B

ớc 2 : Bên nhận đợc hợp đồng tiến hành trả lời cho bên đề nghị hợp đồng

bằng văn bản trong đó ghi rõ nội dung chấp nhận, những đề nghị bổ sung

Trong trờng hợp ký kết theo cách gián tiếp, hợp đồng kinh tế đợc coi làhình thành và có giá trị pháp lý từ khi các bên nhận đợc tài liệu giao dịch thểhiện sự thoả thuận xong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng

Dù ký kết bằng phơng pháp ký trực tiếp hay ký gián tiếp, những hợp

đồng kinh tế đợc hình thành đều có hiệu lực pháp lý nh nhau và các bên đềuphải thực hiện các điều khoản đã cam kết Để cho hợp đồng kinh tế có hiệulực, việc thoả thuận của các bên phải đảm bảo những điều kiện sau:

+Nội dung thoả thuận không vi phạm pháp luật

+Phải đảm bảo điều kiện chủ thể của hợp đồng

+Đại diện ký kết hợp đồng phải đúng thẩm quyền

Nếu không đảm bảo một trong các điều kiện này, hợp đồng coi nh vô hiệu.Mỗi cách ký kết đều có u điểm, nhợc điểm riêng của nó, lựa chọn cáchnào là quyền của chủ thể ký kết, xong việc lựa chọn phải luôn tính đến hiệuquả kinh tế, thời cơ kinh doanh Các chủ thể cũng có thể kết hợp cả hai phơngpháp ký kết để xác lập một quan hệ hợp đồng kinh tế

IV Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải thựchiện theo trình tự sau:

vc

Sau khi hợp đồng nhập khẩu đã đợc ký kết, đơn vị kinh doanh nhập khẩuvới t cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là côngviệc rất phức tạp; nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo

đảm đợc quyền quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị Về mặt kinhdoanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn

vị kinh doanh nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lu thông, nâng cao tínhdoanh lợi và hiệu quả của toàn nghiệp vụ giao dịch

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải tiếnhành các công việc dới đây:

1 Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lýhoạt động xuất nhập khẩu Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu, doanhnghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó ở Việtnam, theo Nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉcòn 9 trờng hợp sau đây cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu chuyến: Hàngxuất nhập khẩu mà Nhà nớc quản lý bằng hạn nghạch hàng tiêu dùng nhậpkhẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng Chính phủ duy trì máy móc thiết bị nhậpkhẩu bằng vốn ngân sách: Hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu

t nớc ngoài tại Việt nam; Hàng phục vụ, thăm dò khai thác dầu khí; Hàng dựhội chợ triển lãm; Hàng gia công; Hàng tạm nhập tái xuất; Hàng xuất nhậpkhẩu thuộc diện điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nớc

Khi đối tợng hợp đồng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất nhập khẩu,doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép gồm: hợp đồng, phiếu hạnnghạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thácxuất nhập khẩu (nếu đó là trờng hợp xuất nhập khẩu uỷ thác), giấu báo trúngthầu của Bộ Tài Chính nếu là hàng xuất nhập khẩu trả nợ nớc ngoài.v.v

MởL/

C khi bên bán báo

Đôn đốc bên bán giao hàng

Thu ê tàu

Mua bảo hiểm hàng hoáá

Giao hàng cho đơn

vị đặt hàng

Kiểm tra hàng hoá

Nhận hàng Làm thủtục hải

quan

Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp chodoanh nghiệp ngoại thơng một phiếu theo dõi Mỗi khi hàng thực tế đợc giaonhận ở cửa khẩu, cơ quan Hải quan cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi

đó (Theo công văn số 208/TCHQ-QSQL ngày 20/03/1996 của Tổng Cục HảiQuan) Ngày 29/08/1997, Tổng Cục Hải Quan đã có công văn số 2941/THTK-QSQL về việc ghi mã số doanh nhgiệp, tên hàng và mã số hàng hoá để Bộ Th -

ơng mại xem xét cấp hạn nghạch

Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu đợc phân công nh sau:

+ Bộ Thơng Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép xuấtnhập khẩu hàng mậu dịch, nếu hàng đó thuộc một trong 9 trờng hợp trên.+ Tổng Cục Hải Quan cấp giấy phép hàng xuất nhập khẩu phi mậu dịchMỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất hoặc nhậpkhẩu một hoặc một số mặt hàng với một nớc nhất định, chuyên chở bằng một ph-

ơng thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định Đơn xin giấy phép (vàcác chứng từ kèm) phải đợc chuyển đến Phòng (hoặc Tổ) cấp giấp phép của BộThơng Mại Sau 3 ngày kể từ ngày nhận đợc đơn đó, Phòng hoặc Tổ cấp giấyphép phải trả lời kết quả (Thông t 21/KTĐN/VN - 23/10/1989)

2 Kiểm tra chất l ợng hàng nhập khẩu

Theo tinh thần của Nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và Thông t liên

bộ GTVT - Ngoại thơng số 52/TTLB ngày 21/05/1975, hàng nhập khẩu khi

về qua cửa khẩu cần đợc kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năngcủa mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó

Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong, kẹp trì trớc khi

dỡ hàng ra khỏi phơng tiện vận tải Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặtkhông theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời cơ quan giám địnhlập biên bản giảm định dới tầu Nếu hàng chuyên chở đờng biển mà bị thiếuhụt, mất mát, phải có “biên bản kế toán nhận hàng với tầu (Report On Receip

Of Cargo) còn nếu bị đổ vỡ phải có “Biên bản hàng bị đổ vỡ h hỏng” CargoOuttum Report) Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị pháthiện, chủ hàng mới yêu cầu VOSA cấp “Giấy chứng nhận hàng thiếu”(Certificate Of Shortlanded Cargo) Đơn vị kinh doanh hàng nhập khẩu, với tcách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập th dự kháng (Letter OfReservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, phải yêu cầulập biên bản giảm định (Survey Report) nếu hàng hoá thực sự có tổn thất thiếthụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng

3 Thuê tàu l u c ớc, đặt khoang

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thơng việc thuê tàu chởhàng đợc tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồngmua bán ngoại thơng, đặc điểm mua bán và điều kiện vận tài

Với điều kiện CIF hoặc CFR, thuê tàu đặt khoang là một trong nhữngtrách nhiệm của bên bán Tàu có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lợng lớn

và để trần (Bulk Cargo) và trên đờng hàng đi có chuyến tàu chợ (Liner) nếu làhàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (General Line) Nếu hàng có khối lợnglớn, cần vận chuyển cả một chuyến tàu, thì cần làm thủ tục thuê tàu, đối vớihàng có số lợng nhỏ, không cần vận chuyển cả chuyến tàu, thì bố trí đặt tàuchuyến hoặc thuê một phần khoang tàu để vận chuyển Việc thuê tàu lu cớc

đòi hỏi kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trờng thuê tàu vàtính thông các điều kiện thuê tàu Vì vậy, trong nhiều trờng hợp, chủ hàng th-ờng uỷ thác việc thuê tàu, lu cớc cho công ty Hàng hải Cơ sở pháp lý điều tiếtmối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu làhợp đồng uỷ thác Có thể hợp đồng uỷ thác thuê cả năm, cũng có thể là hợp

đồng uỷ thác chuyến

Trình tự cơ bản của công tác đặt khoang gồm:

+ Các công t xuất nhập khẩu điền vào phiếu uỷ thác vận chuyển(Booking Note - B/N), làm căn cứ để đặt khoan Phiếu uỷ thác vận chuyển làgiấy tờ mà ngời uỷ thác vận chuyển (ngời phát hành) Căn cứ vào hợp đồngbuôn bán và các nội dung điều khoản th tín dụng điền vào và làm thủ tục uỷthác vận chuyển hàng hoá với ngời vận chuyển (Công ty tàu thờng là ngời đại

lý phía chủ tàu của cảng bốc xếp) Ngời vận chuyển căn cứ vào nội dung củaphiếu uỷ thác vận chuyển, kết hợp xem xét các điều kiện cảng đậu trên hànhtrình của tàu, kỳ hạn và vị trí khoang, sau khi cho rằng thích hợp thì chấp nhận

uỷ thác, đóng dấu lên phiếu uỷ thác vận chuyển, lu lại một bản, trả lại ngời uỷthác vận chuyển một bản Đến đây, thủ túc đặt khoang coi nh đã hoàn thành,hợp đồng vận chuyển coi nh đã thành lập

Sau khi chấp nhận phiếu uỷ thác vận chuyển của ngời uỷ thác vậnchuyển, Công ty tàu hoặc ngời đại diện lập tức cấp hơn đơn xếp hàng cho ngời

uỷ thác vận chyển Hoá đơn xếp hàng thờng gọi là giấy hàng Nó có ba tácdụng: một là thông báo cho ngời uỷ thác vận chuyển hàng hoá đã bố trí tàu ,Chuyến số , ngày bố xếp hàng, để anh ta chuyển bị hàng bốc xếp lên tàu; hai

là tiện cho ngời uỷ thác vận chuyển tới hải quan làm thủ tục khai báo xuấtkhẩu, hải quan dựa vào đó đề kiểm tra hàng hoá; ba là làm thông báo lệnh chotrởng tàu chấp nhận bốc xếp lô hàng đó

4 Mua bảo hiểm.

Hàng hoá chuyên chở bằng đờng biển cũng nh đờng bộ đều gặp phải nhiềurủi ro và tổn thất Mọi hợp đồng ký kết, trớc khi bốc xếp, các bên phải kịp thờitới Công ty bảo hiểm làm thủ tục bảo hiểm (tuỳ từng loại giá khác nhau mà cácbên tiếp tục mua), điền vào đơn bảo hiểm Thủ tục bảo hiểm của hàng hoá xuấtnhập khẩu đều làm từng một loại; khi làm bảo hiểm, ngời bảo hiểm ghi rõ tênhàng, số tiền bảo hiểm, tuyến đờng vận chuyển, phơng tiến vận chuyển, ngàyxuất phát, loại bảo hiểm Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiệm bao(Open Policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy), khi mua bảohiểm bao, chủ hàng thờng ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuốngtàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bảngọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phảigửi đến Công ty bảo hiệm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ

sở “Giấy yêu cầu ” này, chủ hàng và Công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp

đồng bảo hiểm

Để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm

Có 3 điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảohiểm có tổn thất riêng (điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điềukiện C) Cũng có một số điều kiện bảo hiểm phụ nh : vỡ, rò, rỉ, mất trộm,mất cắp và không giao hàng, rỉ và ôxy hoá, h hại do móc cẩu, dây bẩn dodầu hoặc mỡ Ngoài ra, còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt nh : bảohiểm chiến tranh (War risk), bảo hiểm đình công, bạo động và dân biến(Strike, Riost and Civil Commontion - Viết tắt: SRCC) Việc lựa chọn điềukiện bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau:

- Điều kiện hợp đồng: Chẳng hạn khi bán giá CIF chúng ta chỉ mua bảohiểm theo điều kiện “C”

- Tính chất hàng hoá

- Loại tàu chyên chở

- Tính chất bao bì và phơng tiện xếp hàng

Hợp đồng nhập khẩu ký theo điều kiện giao hàng FOB sẽ do bên mua làmbảo hiểm Mỗi lô hàng nhập khẩu, sau khi nhân đợc thông báo bốc xếp của bênnớc ngoài, thông báo cho công ty bảo hiểm các nội dung nh tên tàu, số vận đơn,ngày tàu xuất phát, tên hàng hoá, số lợng, cảng bốc xếp, cảng đích là coi nh đãlàm xong thủ tục bảo hiểm, công ty bảo hiểm tự động có trách nhiệm bảo hiểm

đối với lô hàng đó, hễ xảy ra tổn thất trong phạm vi bảo hiểm sẽ do công ty bảo

5 Làm thủ tục Hải quan, nghiệm thu hàng hoá

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu

đều phải làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bớc sau:

* Khai báo hải quan:

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (CustomsDeclaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Yêu cầu của việckhai này là trung thực và chính xác Nội dung của tờ khai bao gồm những mụcnh: Loại hàng, tên hàng, số lợng, khôi lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuấtkhẩu hoặc nhập khẩu với nớc nào Tờ khai hải quan phải đợc xuất trình kèmtheo với một số chứng từ khác, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết

* Xuất trình và nghiệm thu hàng hoá

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải đợc sắp xếp trật tự, thuận tiện cho kiểm soát.Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các loại hàng Yêucầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng

Khi hàng hoá nhập khẩu đợc chyển tới cảng và tiến hành dỡ hàng hải quancảng vụ cần tiến hành kiểm tra dỡ hàng Nếu phát hiện thấy thiếu, cần kịp thờilàm “báo cáo dỡ thiếu” giao cho bên chủ tàu chứng nhận, và căn cứ vào tìnhtrạng thiếu để đa ra công bố bằng văn bản về yêu cầu bảo lu đòi bồi thờng Khi

dỡ hàng nếu phát hiện hàng bị lỗi hỏng, hàng cần lu giữ vào chỉ định của hảiquan, đợi sau khi công ty bảo hiểm cùng cơ quan thơng tiến hành kiểm nghiệm

và đa ra xử lý Đối với hàng hoá kiểm nghiệm, kiểm định, cần phải báo kiểmnghiệm với cơ quan kiểm nghiệm nơi dỡ hàng hoá nơi đến, hàng hoá cha quakiểm nghiệm không cho phép đa vào sản xuất tiêu thụ sử dụng Nếu hàng nhậpkhẩu qua kiểm nghiệm của cơ quan thơng kiểm, phát hiện hàng bị lỗi hoặc thiếu,cần dựa vào giấy chứng nhận do quan thơng kiểm cấp để đòi bên nớc ngoài bồithờng Đối với hàng kiểm nghiệm tại nơi dỡ hàng theo qui định hợp đồng, hoặchàng hoá đã hiện lỗi, thiếu, dị dạng, hoặc hàng hoá sắp hết thời hạn đòi kiểmnghiệm cảng

* Thực hiện các quyết định của hải quan.

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định nh:cho hàng đợc phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi một cách có

điều kiện (nh phải sửa chữa, phải làm bao bì lại ), cho hàng quan sau khi chủhàng đã nộp thuế; hàng không đợc xuất (hoặc nhập khẩu) Nghĩa vụ của chủhàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó Việc vi phạm các quyết định

đó thuộc tội hình sự

6 Giao nhận hàng nhập khẩu với tàu

Theo Nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 “Các cơ quan vận tải (ga, cảng) cótrách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phơng tiện vận tải từ nớcngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lu kho, lu bãi và giaocho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của Tổng công ty đã nhập hàng đó”

Do đó, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải, hoặc trực tiếp thông qua một đơn

vị nhận uỷ thác giao nhận (nh Viettrans chẳng hạn), tiến hành:

- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tài (ga, cảng) về việc giao nhậnhàng từ tàu ở nớc ngoài về

- Xác nhận với cơ quan vận tài kế hoạch tiếp nhận hàng hoá (nh vận

đơn, lệnh giao hàng, ) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơquan vận tải

- Thông báo cho các đơn vị trong nớc đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàngnhập khẩu cho một đơn vị trong nớc) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàichở hàng về đến cảng hoặc ngày xe chở hàng về sân ga giao nhận

- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận bốc xếp,bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu

- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếucần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của minh những vấn đề xảy ratrong việc giao nhận

7 Làm thủ tục thanh toán

Trong thanh toán quốc tế, các phơng thức thờng đợc dùng là:

+ Phơng thức chuyển tiền (Remitance)

+ Phơng thức ghi sổ (Open Account)

+ Phơng thức nhờ thu (Collection Of Payment)

Hai ph ơng thức thanh toán th ờng dùng ở Việt Nam

* Phơng thức thanh toán bằng th tín dụng:

Th tín dụng (Letter Of Credit - L/C) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ trong

đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ xuất trình đợcmột bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C

+ Thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc

thanh toán bằng th tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc ngời mua

Nếu L/C không đáp ứng đợc yêu cầu này, cần phải buộc ngời mua sửa đổi lại, rồimới giao hàng Khi lập bộ chứng từ thanh toán những điểm quan trọng cần đợcquán triệt là : nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nộidung lẫn hình thức.

+ Thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Khi hợp đồng nhập khẩu qui định tiền

hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm

đăng ký thực hiện đồng đó là việc mở L/C Thời gian mở L/C, nếu hợp đồngkhông quyết định gì thị phụ thuộc vào thời gian giao hàng Thông thờng L/C đợc

mở khoảng 20-25 ngày trớc khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu

Âu), khoảng 10 - 20 ngày (nếu khách hàng ở Châu á) Căn cứ mở L/C là các điềukhoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C, Tổng công ty hoặc công ty xuấtnhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là: “Giấy xin mở tíndụng nhập khẩu” Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu đợc chuyển đến ngânhàng ngoại thơng cùng với uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy

định về việc mở L/C Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài và dến ngân hàng ngoạithơng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp

lệ, trả tiền cho ngân hàng Có nh vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận đợcchứng từ để đi nhận hàng

Trình tự tiến hành nghiệp vụ phơng thức tín dụng chứng từ:

(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng màmình yêu cầu mở một L/C cho ngời xuất khẩu hởng

(2) Căn cứ vào đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một L/C vàthông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngoài xuất khẩu thông báo việc

mở L/C và chuyển đến ngời xuất khẩu

(3) Khi nhận đợc thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo về việc mởtín dụng đó và khi nhận đợc bản gốc L/C thì chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.

(4) Ngời xuất khẩu nếu chấp nhận th tín dụng thì tiến hành giao hàng,nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung th tíndụng cho phù hợp với hợp đồng

(5) Sau khi giao hàng, ngời xuất khẩu lập bồ chứng từ theo yêu cầu của

th tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở th tíndụng thanh toán

(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/Cthì tiến hành trả tiền cho ngời xuất khẩu Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng

từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu

(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từcho ngời nhập khẩu sau khi nhận đợc tiền hoặc chấp nhận thanh toán

(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụngthì hoàn trả lại cho ngân hàng mở L/C, nếu không thấy phù hợp thì có quyền

từ chối trả tiền

* Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu (Collection of Payment)

Phơng thức nhờ thu là một phơng thức thanh toán trong đó ngời bán hoàn thànhnghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàngcủa mình thu hộ số tiền ở ngời mua trên cơ sở hối phiếu của ngời bán lập ra

Nếu hợp đồng xuất khẩu qui định thanh toán tiền bằng phơng thức nhờthu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thànhviệc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việcthu đòi tiền Chứng từ thanh toán cần đợc lập hợp lệ, chính xác và đợc nhanhchóng giao cho ngân hàng nhằm thanh toán thu hồi vốn

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phơng thứcnhờ thu thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thơng, đơn vị kinh doanhnhập khẩu đợc kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thờigian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chốithanh toán thì ngân hàng xem nh yêu cầu đòi hỏi tiền là hợp lệ Quá thời hạnquy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua

về thanh toán tiền hàng sẽ đợc trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơquan trọng tài

8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.

Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thấthoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm, điều đã đợc camkết giữa hai bên Trong buôn bán quốc tế, về cơ bản những khiếu nại xung quanhviệc hàng giao không đúng số lợng, chất lợng nh đã thoả thuận, việc chứng từ dongời bán xuất trình không phù hợp với tình hình thực tế giao nhận hàng và việcngời bán chậm giao hàng

* Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu pháthiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơkhiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại

Đối tợng khiếu nại là ngời bán, nếu hàng có chất lợng hoặc số lợng khôngphù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị viphạm, hàng giao không đồng bộ

Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trìnhchuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của ngời vận tải gây nên

Đối tợng khiếu nại là công ty bao hiểm nếu hàng hoá (đối tợng của bảohiểm) bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ ba gây nên,khi những rủi ro này đã đợc mua bảo hiểm

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (nh biêngiám định, COR, RORO hay CSC ) hoá đơn, vận đơn đờng biển (nếu khiếu nạicông ty bảo hiểm)

* Khi thực hiện hợp đồng bán hàng, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu bị khiếunại đòi bồi thờng, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xétyêu cầu của khách hàng (ngời nhập khẩu) Việc giải quyết phải khẩn trơng kịpthời có tình có lý

Nếu khiếu nại khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyếtbằng một trong những phơng pháp sau

- Giao tiếp những hàng hoá bị thiếu hụt hoặc bằng những đợt giao hàngriêng, hoặc bằng cách giao thêo trong đợt giao hàng sau

- Chuyên chở trở lại những hàng đã bị khiếu nại và hoàn lại tiền cho ngời mua

- Sửa chữa khuyết tật của hàng hoá đã khiếu nại với phí tổn do ngời bán chịu

- Thay thế những hàng khiếu nại bằng hàng hoá khác phù hợp với điều kiện kinh

tế kỹ thuật đã đợc thoả thuận với mọi chi phí thay thế hàng đều do ngời bán chịu

- Giảm giá đối với số hàng đã bị khiếu nại hoặc đánh sụt giá toàn bộ lôhàng theo tỷ lệ thuận với mức khuyết tật.

- Khấu trừ một số tiền nhất định về hàng hoá bị khiếu nại trong khi thanhtoán lô hàng sau của cùng một hợp đồng hoặc của một hợp đồng khác

Đối với những hàng chuyên dụng, thông thờng, ngời ta dùng biện pháp thaythế hoặc sửa chữa số hàng bị hiếu nại Còn trong giao dịch về nguyên liệu và l-

ơng thực, ngời ta thờng dùng biện pháp hạ giá hoặc đánh sụt giá số hàng bị khiếunại

* Nếu khiếu nại không đợc giải quyết thoả đáng, hai bên có thể kiện nhautại Hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài) hoặc tại toà án Điều kiện vàthủ tục kiện tại Hội đồng trọng tài VIệt Nam đợc hớng dẫn ở “Pháp lệnh hội

đồng kinh tế và trình tự, thủ tục giải quyết của trọng tài”

9 Kiểm định các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiêện hợp đồng là những chứng

từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, nh là xác nhận việc ngời bán giao hàng,việc chuyển chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hảiquan Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hìnhthức khác nhau Nhng nói chung, chúng đều đợc trình bày trên những nội dung

có sẵn Những chi tiết chung nội dung của tất cả các chứng từ là: Tên của Tổngcông ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện thoại của nó,tên chứng từ, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số l-ợng (số lợng kiện, trọng lợng cả bì, trọng lợng tịnh), loại bao và ký mã hiệu hànghoá

Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ đợc chia thành các loại:

*Chứng từ hàng hoá:

Những chứng từ này do ngời bán xuất trình và ngời mua sẽ trả tiền khi nhận

đợc chúng Những chứng từ chủ yếu của loại này là:

+ Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản của khâucông tác thanh toán Hoá đơn gồm các loại:

- Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice) dùng trong việc thanh toán bộ tiền hàng

- Hoá đơn chính thức (Final Invoice): dùng để thanh toán cuối cùng tiền hàng

- Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộphận của giá hàng

- Hoá đơn chiếu lệ (Proformal Invoice) có tác dụng đại diện cho số hànghoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc làmthủ tục xin nhập khẩu.

- Hoá đơn tập trung (Neutral Invoice) trong đó không ghi rõ tên ngời bán.+ Bảng kê chi tiết (Specfication): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trongkiện hàng

+ Phiếu đóng gói (Packing List)

+ Giấy chứng nhận phẩm chất (Certfficate Of Quality): là chứng từ xácnhận chất lợng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp vớicác điều khoản của hợp đồng

+ Giấy chứng nhận số lợng (Certifficate Of Quality): là chứng từ xác nhận

số lợng của hàng hoá thực giao

* Chứng từ vận tải

Là chứng từ do ngời chuyên chở cấp xác nhận mình để nhận hàng để chở

Thông thờng bao gồm các chứng từ sau:

+ Vận đơn đờng biển (Bill Of Lading - Viết tắt là B/L)+ Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)

+ Giấy gửi hàng đờng biển (Sea Waybill)+ Phiếu gửi hàng (Shipping Note)

+ Bản lợc khai hàng (Manifest)

* Chứng từ bảo hiểm:

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trờng hợp mua bảo hiểm ở ViệtNam, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - BảoViệt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp

đồng bảo hiểm và đợc dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với ngời

đợc bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thờng chonhững tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến ngời mua bảo hiểm, còn ngời

đợc bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảohiểm

Chứng từ bảo hiểm thờng đợc dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) vàgiấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

* Chứng từ kho hàng:

Là những chứng từ do Xí nghiệp kho hàng cấp cho ngời chủ hàng nhằm xácnhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hoá đó

Chứng từ kho hàng phổ biến nhất là: Biên lai kho hàng (Warehouse’sReeceipt) và chứng chỉ lu kho (Warrant)

* Chứng từ hải quan:

Là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, ngời chủ hàng phải xuất trìnhcho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia Trong số cácchứng từ hải quan, chúng ta thờng gặp các loại chứng từ sau: Tờ khai hải quan(Entry, Customs Declaration), giấy phép xuất nhập khẩu (Export, ImportLicence), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin), hoá đơn lãnh sự(Consular Invoice), các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh(nếu cần)

Chơng II:

Thực trạng về đàm phán-ký kết-thực hiện hợp đồng nhập khẩu trang thiết bị vật t phục vụ nghành hàng không tại công ty xuất nhập khẩu Hàng Không-Airimex

I Giới thiệu chung về công ty

1.Quá trình hình thành và phát triển

Theo yêu cầu phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam.Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam đã ký quyết định thành lập Công tyxuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ Hàng không (quyết định 197/TCHKngày 21/3/1989) đã có nhiệm vụ xuất nhập khẩu các trang thiết bị, khí tài vàphụ tùng thay thế cần thiết cho ngành Hàng không dân dụng Việt Nam, vàmột số mặt hàng phi mậu dịch để bán tái xuất ở các nhà ga quốc tế Tận dụngtrọng tải thừa của Hàng không Việt Nam và các hãng Hàng không nớc ngoàixuất khẩu những mặt hàng do Bộ kinh tế đối ngoại (nay là Bộ thơng mại) uỷquyền Đến tháng 7 năm 1993 công ty đợc giao thêm nhiệm vụ nhập nhiênliệu bay cho ngành Hàng không ở giai đoạn đầu, công ty hoạt động theo sựphân bố chỉ tiêu của Tổng cục (sau là Tổng công ty), hạch toán báo sổ Theobớc phát triển của ngành, đến tháng 6/1993 Công ty đợc giao vốn để chủ độnghoạt động kinh doanh là một đơn vị hạch toán độc lập thuộc Cục Hàng khôngdân dụng Việt Nam Đến năm 1994 theo quy định chung của Nhà nớc, Công

ty lại đợc thành lập theo 388/CP (quyết định 1173/QĐ/TCCB-LD ngày 30tháng 7 năm 1994) và theo đó đến tháng 10/1994 nhiệm vụ nhập nhiên liệubay đợc chuyển sang đơn vị khác

Từ tháng 10/1994 đến nay, Công ty hoạt động theo giấy phép đăng kýkinh doanh số 100162 của Uỷ ban kế hoạch Nhà nớc cấp ngày 27/9/1994 Tổchức doanh nghiệp theo hình thức quốc doanh

Công ty có tên giao dịch quốc tế là General Aviation Import-Export Company.Trụ sở chính :100 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội

Chi nhánh :11 đờng Trờng Sơn, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

và đại diện tại liên bang Nga

Vốn kinh doanh (01/07/1993) :11.567,7 triệu đồng.

Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 7.016,1 triệu đồng

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty.

2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty AIRIMEX.

Công ty thực hiện các nhiệm vụ xuất nhập khẩu máy bay, phơng tiện thiết

bị, vật t phụ tùng cho ngành Hàng không; kinh doanh xuất nhập khẩu về vật t,vật liệu và hàng hoá dân dụng; kinh doanh dịch vụ, nhận gửi hàng hoá, đại lýbán vé, giữ chỗ về Hàng không

Đối với các mặt hàng thuộc lĩnh vực Hàng không, công ty chỉ nhận hợp đồngnhập khẩu uỷ thác chứ không nhập khẩu trực tiếp Bởi lẽ, đây là loại hàng hoá đặcchủng, có thông số kỹ thuật cao, giá cả lại cực kỳ đắt do vậy nếu nhập khẩu trựctiếp sẽ không đủ vốn, không đủ chuyên viên kỹ thuật để đảm bảo thụân tiện trongquá trình đàm phán cũng nh việc đảm bảo hàng mua về có khả năng đáp ứng nhucầu khách hàng

Công ty thực hiện việc liên doanh và mở rộng kinh doanh xuất nhập khẩu,nhận uỷ thác xuất nhập khẩu ngoàI ngành nhằm hỗ trợ cho công tác xuất nhậpkhẩu trong nớc

Nhiệm vụ chung xuyên suốt của công ty AIRIMEX là xây dựng, tổ chức

và thực hiện chiến lợc phát triển kế hoạch XNK 5 năm và hàng năm đáp ứngkịp thời đầy đủ đúng luật lệ trong công tác XNK của Tổng Công ty Hàngkhông Việt Nam nói riêng và của ngành Hàng không nói chung

2.2.Quyền hạn của Công ty AIRIMEX

Công ty xuất nhập khẩu Hàng không là một tổ chức kinh doanh, hạchtoán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, đợc mở tài khoản tại ngânhàng, đợc sử dụng con dấu riêng

Công ty đợc quyền liên doanh, liên kết, đầu t với các tổ chức kinh tế cópháp nhân để đổi mới công nghệ, tăng cờng tiếp thị, đổi mới t duy kinh tế, tduy lĩnh vực tài chính, tổ chức sản xuất kinh doanh đẩy mạnh xuất khẩu, cân

Công ty đợc quyền nhợng bán và cho thuê các cơ cấu tài sản cố địnhtheo yêu cầu đổi mới công nghệ, phát triển sản xuất và nâng cao chất lợngsản phẩm.

3.Cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty.

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động

Công ty có tổng số cán bộ công nhân viên là 90 ngời Đứng đầu công ty

là giám đốc, ngời tiến hành giám sát và quản lý mọi hoạt động của công ty vàcũng là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và tậpthểCông ty

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động nh sau:

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

Đảng, Đoàn các tổ

chức quần chúng

Phòng NV2 Phòngkinh

doanh

Chi nhánh phía Nam

Phòng NV1

Phòng tài chính

Phòng

ngoài

chung cho toàn công ty bao gồm: quản lý nhân sự trong công ty, quản lý tàisản cố định của công ty, quản lý công văn.

+ Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm căn cứ vào kế hoạch đầu ttrang thiết bị các loại hình nguồn vốn của Tổng công ty Hàng không Việt nam

+ Lập kế hoạch kinh doanh XNK và các loại hình hoạt động khác củacông ty theo tháng, tuần Kế hoạch trên đợc thông qua và có nội dung cụ thểtại hội nghị giao ban của công ty Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch đề ra,

đa ra các kiến nghị, giải pháp cần thiết để thực hiện kế hoạch đề ra

+ Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn th lu trữ - bảomật theo qui định hiện hành Kiểm tra, quản lý, đánh giá việc sử dụng quĩ thờigian, hiệu quả lao động của toàn công ty

+ Dựa vào mô hình tổ chức - chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn đợc Tổngcông ty Hàng không Việt nam phê duyệt để giúp Giám đốc triển khai công tác

tổ chức bộ máy hoạt động của công ty

+ Thực hiện đầy đủ quy định pháp lệnh kế toán thống kê

+ Phòng tài chính kế toán là một thành viên chính thức của công ty XNKHàng không trong việc tiến hành các bớc theo quy định hiện hành của việcxác lập, ký kết thực hiện thanh lý hợp đồng nhập khẩu và các hợp đồng kinh tếkhác mà công ty AIRIMEX có trách nhiệm pháp lý liên quan

+Theo dõi việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu và các hợp đồng kinh tếkhác Luôn đảm bảo tài chính để thực hiện tiến độ của hợp đồng

+Thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ, chính xác việc đóng thuế và các nghĩa

vụ đóng góp khác cho Nhà nớc

+Lập và bảo vệ đơn giá tiền lơng, quyết toán hàng năm với cơ quan tàichính, thuế của Nhà nớc

c).Phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 2

Phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 2 thực hiện chức năng nhiệm vụchuyên về công tác XNK của công ty

*Phòng nghiệp vụ 1

Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất sân bay, nhà

ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác của khuvực sân bay

-Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất phục vụ trạmxởng kỹ thuật, khu chế biến

-Thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị, kể cả thiết bị đồng bộcho ngành quản lý sân bay

-Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK khác

*Phòng nghiệp vụ 2

Thực hiện công tác XNK toàn bộ những nội dung liên quan đến XNK máybay, động cơ tạm nhập táI xuất máy bay, đại tu sửa chữa máy bay, động cơ.-Thực hiện công tác XNK thiết bị phụ tùng cho máy bay, động cơ chotrạm xởng sửa chữa bảo dỡng máy bay động cơ

-Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK khác

d) Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.

-Đây là phòng thành lập từ năm 1995, mục đích kinh doanh xuất nhậpkhẩu các loại hàng hoá ngoài ngành, làm đại lý bán vé máy bay cho các hãngHàng không Việt Nam

4 Khách hàng th ờng xuyên của Công ty.

Tôn chỉ hoạt động của công ty từ khi thành lập đến nay là nhập khẩu cácphơng tiện, vật t, thiết bị phục vụ cho ngành Hàng không, cho nên mọi hoạt

động của công ty gắn liền với hoạt động của các đơn vị bạn trong ngành Dochính sách của Nhà nớc nên hiện tại trong Tổng công ty Hàng không có 4 đơn

vị đợc xuất nhập khẩu trực tiếp nên thị trờng của công ty bị thu hẹp, Tổngcông ty tuy đã có quy chế xuất nhập khẩu nhng nhiều điều còn bất cập chonên một số đơn vị ngay trong Tổng công ty tìm đối tác uỷ thác xuất nhập khẩukhác, đây là một biểu hiện sự non kém trong hoạt động điều hành của Hội

đồng quản trị và Ban lãnh đạo tổng công ty HKVN, do vậy thị trờng trongngành công ty chỉ chiếm đợc khoảng 60-70% Hiện tại Trung tâm quản lý bay

và các cụm cảng Hàng không đã đợc Nhà nớc cho phép chuyển thành Công tycông ích cũng có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp cho nên thị trờng củacông ty đã hẹp nay còn bị thu hẹp hơn

4.1 Các khách hàng th ờng xuyên uỷ thác nhập khẩu cho AIRIMEX

Việt Nam AIRLINES (VNA) là khách hàng lớn nhất của công ty, chiếm

tỷ trọng lớn nhất trong các hợp đồng uỷ thác của công ty Sau hơn 10 nămhoạt động AIRIMEX đã ngày càng chiếm đợc lòng tin của khách hàng Hiệnnay 80-82% máy bay, máy móc, thiết bị, vật t, khí tài của Việt NamAIRLINES đợc nhập khẩu uỷ thác qua AIRIMEX Một con số quả là đáng kểnhất là với hãng Hàng không lớn nhất Việt Nam hiện nay nh Việt NamAIRLINES

Không chỉ dừng lại ở đó AIRIMEX còn tạo đợc mối quan hệ chặt chẽ vớicác xí nghiệp bảo dỡng maý bay, sân bay trong lãnh thổ Việt Nam Đó là các

xí nghiệp bảo dỡng A76 của Nội Bài, các sân bay Cát Bi, Lai Châu, Điện Biên,Vinh, Huế, Đà nẵng Các đơn vị này uỷ thác hoàn toàn việc nhập khẩu choAIRIMEX Đối với các đơn vị này thì mua bán tơng đối giống nhau Đây làcác đơn vị trực tiếp hoạt động phục vụ, đáp ứng và làm thoả mãn nhu cầu củakhách hàng nên trực tiếp phát sinh nhu cầu về máy móc thiết bị ở các đơn vịnày, việc thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao nh: Đảm bảo số giờ bay, chuyếnbay an toàn, phục vụ tốt các hành khách, giải quyết nhanh chóng những vấn

ty này rất đa dạng Do đó nhu cầu của nó về các loại hàng hoá, dịch vụ rất lớn,

đó có thể là các loại hàng hoá chuyên ngành nh máy bay trực thăng, máy baycánh quạt cỡ nhỏ, máy chụp trắc địa cho đến những loại hàng hoá thông th-ờng nh ô tô, máy lạnh, các trang thiết bị phục vụ khách sạn Với các loại hànghoá nh máy bay, thiết bị động cơ thì quá trình bên mua đòi hỏi phức tạp hơn

và có sự lựa chọn ngời cung ứng khắt khe hơn so với các loại hàng hoá thôngthờng Mặc dù vậy, AIRIMEX vẫn vợt qua nhiều đối thủ của mình để giành đ-

ợc 70% hợp đồng uỷ thác nhập khẩu từ các công ty dịch vụ bay này

Bên cạnh đó, AIRIMEX cũng cha dành đợc hợp đồng nào từ tayPACIFIC AIRLINES (PA)-một hãng Hàng không vào loại lớn ở Việt Nam.Song đây không phải là do AIRIMEX cha giành đợc u thế so với các công tykhác mà do PA thuê gần nh toàn bộ tài sản của mình chứ không mua Hiệnnay PA đã mở rộng nhiều chuyến bay trong và ngoài nớc và có triển vọng mởthêm các chuyến bay tới các địa điểm mới trên thế giới Do đó nhu cầu máy

công ty này sẽ mua thiết bị thay vì đi thuê Nếu đợc PA uỷ thác nhập khẩu chocông ty AIRIMEX thì đây sẽ là một trong những khách hàng tiềm năng lớn.

4.2 Các hãng cung ứng th ờng xuyên cho AIRIMEX.

Nghiên cứu thị trờng những ngời cung ứng là công việc có tầm quantrọng đặc biệt đối với Công ty vì vậy mà AIRIMEX đã chú ý tới khâu nàysong kết quả đem lại cha cao Vẫn có trờng hợp hàng hoá nhập khẩu với giácao hơn giá mà đáng lẽ công ty công ty có thể mua đựơc ở nhà cung ứng kháccùng một mặt hàng, cùng một chất lợng AIRIMEX cha có đợc một hệ thốngthông tin hoàn hảo về các nhà cung ứng có uy tín trên thế giới, u nhựơc điểmcủa các nhà cung ứng và các thông tin quan trọng khác để giúp công ty có thểmua hàng hoá với yêu cầu:

+Đúng số lợng

+Các tiêu chuẩn chất lợng phù hợp yêu cầu

+Đúng thời gian

+Giá cả phải chăng

+Điều kiện cung ứng tốt nhất có thể đợc

Vì có ít thông tin, kinh nghiệm nên Công ty thờng chọn các nhà cung ứng

có uy tín Đặc biệt với những hàng hóa mang tính độc quyền cao nh máy bay;các linh kiện, thiết bị, phụ tùng thay thế của từng loại máy bay riêng biệt thìnhà cung ứng mà công ty thờng chọn là các nhà sản xuất máy bay lớn trên thếgiới gồm:

*Hãng BOEING của Mỹ: Đây là một hãng đứng đầu thế giới về sản xuất

máy bay Máy bay BOEING đợc sử dụng rộng rãi ở tất cả các hãng Hàngkhông trên thế giới (chiếm 60% thị phần thế giới) Gồm có BOEING 737-200,737-300, 737-400 và hiện đại nhất là BOEING 747, 767 đang đợc sử dụng rộngrãi

*Hãng AIRBUS (công ty liên doanh giữa Đức, Pháp, Anh, Tây Ban Nha)

chiếm 30% thị phần thế giới AIRBUS là đối thủ cạnh tranh lớn nhất củaBOEING Các sản phẩm chính của hãng này gồm: AIRBUS 310, AIRBUS

330, AIRBUS 340

*Các hãng máy bay thuộc loại Liên Xô (cũ) gồm : các máy bay thuộc loại

TU, INS phần lớn là các máy bay đợc mua trớc đây và hiện vẫn còn đang sửdụng

Đối với những loại hàng hoá gồm nhiều nhà cung ứng cùng sản xuất đợc

và không có sự khác nhau mấy về chất lợng thì AIRIMEX thờng chọn cáchãng của Đức, Nhật, Hồng Kông, Bỉ Thờng thì các hãng này hoạt động trêncác lĩnh vực khác nhau nh đIện tử thông tin, cơ khí

*Đức: cung cấp các máy cơ khí, máy đo hiệu nghiệm, xe nạp điện, cấp

điện xoay chiều, thiết bị soi động cơ, thiết bị trạm xởng,

*Nhật: cung cấp chủ yếu là các xe nâng hàng, xe kéo, xe xúc hàng, đầu

kéo, băng vận chuyển hành lý, trạm vệ sinh mặt đất và các công nghệ điện tử

nh ra đa, điện thoại, tầu cầu

*Hồng Kông : cung cấp xe tra nạp, cân điện tử

*Bỉ :cung cấp hệ thống dẫn đờng băng và các đèn tín hiệu dẫn đờng

Trong lĩnh vực cung cấp thiết bị Hàng không, các nhà sản xuất, các nhàcung ứng đều có sự độc quyền về hàng hoá của mình do tính chất kỹ thuậtchuyên ngành Thực chất các hãng, các nhà cung ứng này cạnh tranh với nhau

để có thể bán đợc hàng, thậm chí có sự cạnh tranh giữa các chi nhánh, các đạidiện của cùng một hãng (các đại diện của các nhà cung ứng sẽ đợc hởng phầntrăm theo hợp đồng đã ký kết) Do đó trong quá trình mua hàng công ty phảibiết tranh thủ sự cạnh tranh này để ký đợc hợp đồng có lợi nhất cho mình

5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty AIRIMEX.

5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1993-1995

Trớc tháng 6/1993 công ty xuất nhập khẩu hàng không thực hiện kếhoạch sản lợng theo chỉ tiêu pháp lệnh trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung và

là một đơn vị hạch toán nội bộ Hoạt động sản xuất đợc tập trung vào nhiệm

vụ chủ yếu là nhập khẩu máy bay, động cơ máy bay, khí tài, vật t, trang thiết

bị phục vụ ngành Hàng không và nhiên liệu máy bay Sản lợng lúc tăng, lúcgiảm theo nhu cầu của ngành.Trong giai đoạn này lực lợng cán bộ của công tycòn thiếu và yếu kém vì hầu hết mới đợc tách ra từ các bộ phận khác trongngành Sản lợng năm 1992 so với năm 1991 tăng gần 400%, nhng năm 1993

so với năm 1992 chỉ đạt 82,3%

Từ tháng 6/1993 Công ty đợc giao vốn và hạch toán độc lập trong nềnkinh tế thị trờng và chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Hàng không dân dụngViệt Nam Mặc dù mới bớc vào kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô củaNhà nớc, các đơn vị trong ngành cha chủ động đợc kế hoạch của mình, đồng

đã chuẩn bị trớc nên sản lợng năm 1994 so với năm 1993 tăng 113% Do mặthàng chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của Công ty là nhiên liệubay đã đợc chuyển sang đơn vị khác cho nên năm 1995 sản lợng của Công tygiảm là một điều dễ hiểu (chỉ đạt 72%) Tuy nhiên nếu nhìn nhận mặt hàngnhiên liệu bay thờng chiếm tỷ lệ 50% tổng sản lợng hàng năm của Công ty,thì mức đạt đợc của công ty năm 1995 là một nỗ lực lớn Hơn nữa do nhiềunguyên nhân khách quan nh khủng hoảng kinh tế ở các nớc Đông nam á,

Đông á, và một số nớc khác, đồng thời do làm ăn thiếu hiệu quả của Tổngcông ty cho nên việc kế hoạch đầu t đạt thấp, điều này đã làm ảnh hởng đến

kế hoạch của Công ty trong những năm gần đây

5.2 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 1996-1999.

5.2.1 Về vấn đề vốn kinh doanh.

Năm 1993 Công ty trở thành đơn vị hạch toán độc lập với số vốn ban đầu

đợc Nhà nớc cấp là 4,5516 tỉ đồng, vốn doanh nghiệp tự bổ sung 7,0161 tỉ

đồng Trong đó vốn cố định là 2,5677 tỉ đồng chiếm 22,23%, vốn lu động là 9

tỉ đồng chiếm 77,77% Quá trình hoạt động trong cơ chế thị trờng đã giúpCông ty trởng thành và ngày càng vững vàng hơn trong thơng trờng, uy tín củaCông ty đối với khách hàng trong nớc và đối với bạn hàng nớc ngoài ngàynâng cao Do vậy nguồn vốn của Công ty không ngừng đợc bổ sung qua cácnăm

Bảng 1 : Cơ cấu vốn của công ty các năm 1996-1999.

Đơn vị: 1 tỷ đồng.

Tổng vốn 14,034443 14,098393 14,25704 19,936062 21,487868-Vốn CĐ 5,034443 5,098393 5,25704 10,936062 12,487868

năm 1998 Năm 2000 dự kiến vốn cố định là 12,487868 tỷ đồng bằng 114%năm 1999.

Phải nói thêm rằng Công ty đã rất nỗ lực bản thân để tăng nguồn vốn tự

bổ sung Năm 1993 nguồn vốn tự bổ sung là 7,0161 tỷ đồng nhng đến năm

1996 đã đạt con số 9,4828 tỉ đồng bằng 135% năm 1993 Hai năm 1997, 1998

do nhiều nguyên nhân nh khủng hoảng tài chính tiền tệ ở Đông Nam á, do cơchế của Tổng Công ty thay đổi đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinhdoanh của Công ty dẫn đến nguồn vốn tự bổ sung tăng không đáng kể Đếnnăm 1999 AIRIMEX đã khẳng định lại mình bằng nhiều chỉ tiêu và một trongcác chỉ tiêu đó là nguồn vốn tự bổ sung của Công ty là 15,384 tỷ đồng tăng162% so với năm 1996

5.2.2 Về kim ngạch và cơ cấu nhập khẩu.

Công ty AIRIMEX có nhiệm vụ chính là nhập khẩu máy móc thiết bịchuyên ngành Hàng không để phục vụ cho ngành Hàng không trong nớc là chủyếu Do vậy khách hàng chính của công ty là các hãng Hàng không trong nớc

và một số hãng nớc ngoài Vì khách hàng của công ty là những hãng kinhdoanh dịch vụ hàng không, do đó nhu cầu của họ thất thờng, không ổn định.Chính vì thế kim ngạch nhập khẩu của công ty cũng rất bấp bênh

Bảng2: Kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 1996-1999

1997 Tỉ

trọng (%)

trọng (%)

1999 Tỉ

trọng (%)

này đợc lý giải rất đơn giản là do năm 1999 nhu cầu nhập khẩu máy móctrang thiết bị vật t phục vụ ngành Hàng không của tất cả các hãng Hàng khôngtrong nớc cùng giảm Kim ngạch nhập khẩu tại Công ty AIRIMEX không chỉphụ thuộc vào chữ tín của Công ty mà còn phụ thuộc vào nhu cầu nhập khẩuthất thờng của các bạn hàng.

Qua bảng kim ngạch nhập khẩu của Công ty có thể thấy, trong giai đoạn1996-1999, năm 1996 có kim ngạch nhập khẩu thấp nhất là 524,78 tỉ đồng;năm 1997 kim ngạch nhập khẩu đạt 618,38 tỉ đồng tăng 118% so với năm

1996 Năm 1998 mặc dù là năm chịu ảnh hởng nặng nề nhất của cuộc khủnghoảng tài chính tiền tệ nhng Công ty vẫn vơn lên và đa kim ngạch nhập khẩulên tới 653,52 tỉ đồng tăng 105% so với năm 1997 Năm 1999 do nhu cầu thấtthờng của mặt hàng nên kim ngạch của Công ty đã giảm

Phải nói rằng, trong những năm 1996-1997-1998-1999, Công ty gặpnhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh: ngành hàng chiếm tỷ trọngkhoảng 50% doanh thu và lợi nhuận là nhiên liệu bay đã phải chuyển sang cho

đơn vị khác làm, tiếp đến là chịu ảnh hởng của cuộc khủng hoảng kinh tế ởcác nớc trong khu vực có tác động ảnh hởng lớn đến Tổng Công ty Hàngkhông Việt Nam (VNA) kinh doanh thiếu hiệu quả dẫn đến giảm mạnh đầu ttrên mọi lĩnh vực Bên cạnh đó một số đơn vị thuộc Cục Hàng không dân dụngViệt Nam đợc thành lập các Công ty công ích có chức năng nhập khẩu trựctiếp nh Trung tâm quản lý bay, các Cụm cảng Hàng không, đặc biệt cơ chếquản lý xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Hàng không cha thống nhất, manhmún, kém hiệu quả Thực chất cha có một quy chế XNK đảm bảo các mụctiêu cơ bản đó là tính phù hợp pháp lý, hiệu quả, mối quan hệ trong TổngCông ty Trong tình hình nh vậy nhng Công ty AIRIMEX đã giữ vững và pháttriển nhịp độ kinh doanh

Về cơ cấu nhập khẩu: nhập khẩu uỷ thác chiếm tỷ trọng chủ yếu trongtổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty Năm 1996, 1997,1998 nhập khẩu uỷthác chiếm tỉ trọng lần lợt là 99,08%, 99,2%, 99,11% tổng kim ngạch Nh vậytrong ba năm tỉ trọng nhập khẩu uỷ thác vẫn tiếp tục tăng song không phải là

do kim ngạch nhập khẩu trực tiếp giảm mà do tốc độ tăng kim ngạch nhậpkhẩu uỷ thác nhanh hơn tốc độ tăng kim ngạch nhập khẩu trực tiếp Đến năm

1999 tỷ trọng nhập khẩu uỷ thác chiếm 98,87% tổng kim ngạch nhập khẩunhng đó không phải do cả kim ngạch nhập khẩu uỷ thác lẫn trực tiếp giảm màchỉ do nhu cầu thất thờng của các mặt hàng phục vụ ngành Hàng không giảm

đã kéo theo kim ngạch nhập khẩu uỷ thác giảm trong khi đó kim ngạch nhập

khẩu trực tiếp vẫn tăng Nh vậy nhập khẩu trực tiếp còn rất hạn chế (96: 4,835tỷ; 97: 4,95 tỷ; 98: 5,8 tỷ; 99: 6,03 tỷ) Đây cũng là một vớng mắc của công

ty, nó phản ánh sự thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực trong hoạt động nghiêncứu thị trờng khách hàng, mở rộng mối quan hệ bạn hàng nhằm đẩy mạnhcông tác nhập khẩu các thiết bị ngoài ngành theo tinh thần của nghị quyết

Đảng uỷ Tổng Công ty Hàng không, nghị quyết chi bộ Công ty XNK Hàngkhông Tuy nhiên nếu nhìn vào con số tuyệt đối ta thấy kim ngạch nhập khẩutrực tiếp của công ty tuy nhỏ nhng có xu hớng tăng qua từng năm, đến năm

1999 kim ngạch nhập khẩu trực tiếp đạt 6,03 tỷ đồng Đây cũng là một nỗ lựclớn của cán bộ công nhân viên trong Công ty

Sau đây là một vài phân tích nhỏ về kim ngạch nhập khẩu phân theo thị trờng

Bảng3: Kim nghạch nhập khẩu phân theo thị trờng của Công ty

Qua bảng kim ngạch nhập khẩu phân theo thị trờng của công ty ta nhậnthấy rằng chiếm phần lớn giá trị hợp đồng là bốn nớc: SNG, Đức, Pháp,Singapore Năm 1997 riêng Pháp và Singapore đã chiếm 99,7% giá trị hợp

đồng của cả năm Đến năm 1998, 1999 con số này cũng không giảm đi là bao,lần lợt là 90,42%; 89,16% Nguyên nhân chính là do trong thời gian qua công

ty đã ký hợp đồng thuê và mua 10 máy bay AIRBUS, sáu máy bay ATR phục

vụ cho các tuyến bay đờng dài Vì vậy mà giá trị ký kết hợp đồng với Pháp đã

Singapore, nhập khẩu của nớc này nhiều do đây là trung tâm hàng không củakhu vực Châu á-Thái Bình Dơng, ở đây thờng tập trung nhiều chi nhánh, vănphòng đại diện của các hãng sản xuất máy bay lớn.

Hiện nay vẫn nhập khẩu nhiều từ SNG; năm 1997, 1998, 1999 lần lợtchiếm tỷ trọng 4,4%, 3,6%, 4,69% giá trị hợp đồng nhập khẩu từ công ty.Nguyên nhân chính là do trong đội bay của Hàng không Việt Nam còn rấtnhiều máy bay cũ của Liên Xô (cũ) vẫn đang hoạt động do đó phải ký kết hợp

đồng cung cấp các linh kiện để thờng xuyên bảo dỡng, sửa chữa

5.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1996-1999.

Bảng 4: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1996-1999

Doanh thu năm 1999: 11.427,5 triệu đồng bằng 110% năm 1998 trong đóthu từ bán hàng nhập khẩu: 6.573,5 triệu đồng.

Mặc dù doanh thu của Công ty thu chủ yếu từ bán hàng nhập khẩu nhnggiá vốn của các mặt hàng đó cũng cao, do đó lợi nhuận thu đợc từ hoạt độngnày không lớn Ben cạnh đó, phí uỷ thác không chiếm tỷ trọng lớn trongdoanh thu nhng lại chiếm uỷ thác lớn trong lợi nhuận Điều này lý giải: hoạt

động kinh doanh của Công ty chủ yếu là nhập khẩu các trang thiết bị phục vụngành Hàng không thônbg qua hợp đồng nhập khẩu uỷ thác

Doanh thu hoạt động kinh doanh tăng từng năm, kéo theo lợi nhuận củaCông ty cũng tăng theo Trừ năm1997 doanh thu của Công ty không nhữngkhông tăng lên mà còn lại bị giảm đi Kết hợp với chi phí tăng và các khoảnthuế cũng tăng lên đã làm cho lợi nhuận của Công ty giảm đi một cách đáng

kể (từ 427,66 triệu còn 79,7 triệu vào năm 1997 và tăng lên tới 267,135 vàonăm 1998) Tuy nhiên đây là thời kỳ diễn ra khủng hoảng tìên tệ châu á nặng

nề nhất, nó tác động trực tiếp, mạnh mẽ và sâu sắc đến ngành Hàng khôngViệt Nam Nhng ngay sau đó Công ty đã tự khẳng định mình bằng các con sốxác thực của năm 1999 Lợi nhuận năm 1999 đạt 467,15 triệu đồng bằng175% năm 1998 và bằng 586% năm 1997 Theo kế hoạch năm 2000 lợi nhuận

đạt 1.066,6 triệu đồng bằng 228% năm 1999

Có thể nói Công ty AIRIMEX là một doanh nghiệp làm ăn có hiệuquả Công ty đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà Tổng Công ty Hàngkhông giao cho, vừa đảm bảo trang thiết bị máy móc phục vụ cho ngànhHàng không, vừa đảm bảo việc kinh doanh có lãi, cải thiện, nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên

Khi chuẩn bị mua một mặt hàng nào đó công ty thờng dựa vào các thchào hàng hoặc báo giá của những ngời cung ứng để lựa chọn Trong thực tếviệc phân tích cơ cấu chi phí của ngời bán là tơng đối khó và hầu nhAIRIMEX cha thực hiện đợc Để thu thập đợc các thông tin về chi phí

AIRIMEX nh hiện nay_ một công ty cha thật đủ lớn để có nhân lực và chi phícho hoạt động này Do đó để tiến tới đàm phán và ký kết hợp đồng công ty thờngthực hiện theo một trình tự nh sau:

-Hỏi giá (gọi chào hàng)-Báo giá-Hoàn giá-Đàm phán-ký kết

Đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ, ít quan trọng thì sau khi hoàn giámột hai lần thờng là chấp nhận mua hàng, xác nhận bằng giấy xác nhận bánhàng và mua hàng và ký kết hợp đồng luôn, chứ không tổ chức đàm phán nữa.Song loại hợp đồng này thờng ít, chủ yếu là trải qua đàm phán

*Hỏi giá (gọi chào hàng)

Theo yêu cầu của khách hàng-các công ty, các hãng, các xí nghiệp củangành Hàng không-công ty AIRIMEX tiến hành gọi chào hàng từ các nhàcung ứng có uy tín mà công ty đã từng có quan hệ làm ăn trớc đây hoặc quaviệc nghiên cứu tìm hiểu tàI liệu, sách báo Công ty có thể hỏi nhiều nơi nhằmnhận đợc nhiều bản chào hàng cạnh tranh để so sánh, lựa chọn bản chào hàngmang sức thuyết phục nhất Nội dung của các th hỏi hàng là công ty thông báocho chủ hàng biết công ty đang cần loại hàng gì; yêu cầu chủ hàng gửicatalogue, mẫu hàng đồng thời cho biết giá cả, chất lợng, thời gian giaohàng, điều kiện thanh toán

*Báo giá:

Sau khi nhận đợc th hỏi giá của AIRIMEX đa ra, các nhà cung ứng sẽ gửilại cho AIRIMEX một báo giá về mặt hàng đó với đầy đủ các điều kiện màAIRIMEX đa ra và có thể đa ra ý giảm gía để tăng tính thuyết phục bản báogiá của họ đối với công ty

Trang thiết bị vật t hàng không là ngành đòi hỏi thông số kỹ thuật cao, có

sự đồng bộ mà ở Việt Nam hiện nay cha có nhiều chuyên gia trong lĩnh vựcnày, nên đòi hỏi một bản báo giá phải có điều khoản bảo hành, đào tạo huấnluyện chuyên gia hay lắp đặt ra sao

*Hoàn giá:

Sau khi có đợc một bản báo giá ng ý nhất Nếu chấp nhận tất cả các điềukhoản trong bản báo giá đó, công ty sẽ tiến hành đặt hàng và ký kết hợp đồng.Nhng điều này hiếm khi xảy ra ở công ty, thờng thì công ty sẽ không chấpnhận một số điều khoản trong bản báo giá đó Công ty sẽ đa ra đề nghị mới chocác điều khoản đó bằng Telex hoặc Fax tới nhà cung ứng Trong các hợp đồng đ-

ợc ký kết tại công ty, công việc hoàn giá này thờng đợc trảI qua nhiều lần mới đi

đến kết thúc Thông thờng trong vấn đề hoàn giá điều khoản về giá cả đợc đề cậpnhiều nhất

*Chấp nhận:

Sau khi nhà cung ứng và công ty AIRIMEX trải qua nhiều lần báo giá vàhoàn giá, cuối cùng đi đến thoả thuận ký kết hợp đồng Khi ấy qua Telex hoặcqua Fax, công ty AIRIMEX sẽ gửi th chấp nhận cho nhà cung ứng Sau đóAIRIMEX gửi “Phiếu xác nhận mua” và “Đơn đặt hàng”, đồng thời thông báocho họ biết mình đã sẵn sàng cho cuộc mua bán này và mong muốn nhà cungứng sẽ quan tâm hơn đến đơn đặt hàng của mình

Sau khi đã gửi th chấp nhận qua Telex hoặc Fax cần xác nhận một lầnnữa cho rõ ràng

*Xác nhận:

Khi đã thống nhất với nhau về các đIều kiện giao dịch, AIRIMEX ghi lạicác kết quả đã đạt đợc, lập thành 02 bản rồi ký nhận và gửi cho nhà cung ứng xácnhận vào đó AIRIMEX sẽ giữ 01 bản và gửi cho nhà cung ứng một bản và vănkiện này gọi là giấy xác nhận mua hàng Đồng thời AIRIMEX cũng nhận 01văn kiện nh vậy do nhà cung ứng lập gọi là giấy xác nhận bán hàng

Thờng thì công ty không ký kết đợc hợp đồng luôn vì còn một vài đIềukhoản cha đợc thống nhất giữa hai bên Hơn thế bản thân công ty cũng muốn

đàm phán để trao đổi về điều kiện giao dịch, đặc biệt là vấn đề bảo hành, đàotạo chuyên gia kỹ thuật một cách chi tiết và rõ ràng hơn

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và hai phòng nghiệp vụ 1,2 sẽ trực tiếp

đảm nhận mọi công việc từ hỏi giá cho đến ký kết hợp đồng

Công tác chuẩn bị đàm phán ở công ty AIRIMEX thờng đợc mở mànbằng một cuộc họp với đầy đủ các thành viên: phó giám đốc phụ trách, trởngphòng nghiệp vụ, các cán bộ trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc cán

bộ ở phòng nghiệp vụ 1 hoặc 2 (phụ thuộc vào loại hàng nhập khẩu) Sau cuộchọp đó xác định đợc mục tiêu tổng quát của cuộc đàm phán và chia mục tiêulớn này thành các mục tiêu bộ phận và xác định thứ bậc u tiên cho các mụctiêu này Trong mỗi mục tiêu này, AIRIMEX sẽ hình thành nên nhiều phơng

án kinh doanh và các phơng án này cũng đợc xếp thứ bậc u tiên Trong cuộchọp đó cũng phân công cho một nhóm cán bộ tiến hành nghiên cứu ngời cungứng, kể cả những ngời cung ứng đã từng làm ăn với công ty Công việc này đợctiến hành rất nhanh chóng, chỉ sau một thời gian ngắn AIRIMEX đã thu đợc