Phát triển phần mềm quản lý kho tại công ty kho quang minh

 Các mặt hàng vận chuyển, lưu trữ trong kho là thực phẩm đông lạnh, đồ ăn nên một số sản phẩm có hạn sử dụng, nhưng với số lượng hàng hóa lớn, quản lý bằng sổ sách, giấy tờ còn sai sót

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Bài tập lớn

Đề tài: Phát triển phần mềm quản lý kho tại công ty kho

Quang Minh

Báo cáo Giảng viên hướng dẫn:Nguyễn Đình Hiến

Nhóm thành viên:

Hà Nội, 5/2016

Mục lục

CHƯƠNG I – KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ

KHO CÔNG TY QUANG MINH 2

1.1 Khảo sát sơ bộ 2

1.2 Xác định yêu cầu hệ thống mới 3

1.3 Khảo sát chi tiết 4

Tài Liệu Khảo Sát 9

CHƯƠNG II - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH 12

2.1 Biểu đồ Use Case Main 12

2.1.1 Use Case Main 12

2.1.2 Use Case phân giã chức năng 12

2.2 Kịch bản 14

2.3 Thiết kế CSDL 17

2.3.1 Các bảng 17

2.3.2 Quan hệ giữa các bảng 19

2.3.3 Câu lệnh truy vẫn 19

2.4 Biểu đồ tuần tự 20

CHƯƠNG III – CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH

23

3.1 Cập nhật hàng hóa 23

3.2 Thống kê hàng xuất 24

CHƯƠNG I – KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH

1.1 Khảo sát sơ bộ

Công ty kho Quang Minh có địa chỉ tại: Km14, KCN Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà NộiĐược thành lập vào năm 2001, công ty cổ phần Quang Minh hoạt động trong ngành dịch vụ vận tải đông lạnh

Công ty cổ phần Quang Minh là một công ty kho, vận tải khá lớn và có tiếng Công tychuyên vận chuyển hàng hóa, cho thuê kho chứa, bảo quản hàng hóa, đặc biệt mặt hàng thực phẩm cho các siêu thị, cửa hàng đồ ăn có tiếng như Co-op, Metro, BigC, VinCom, KFC, Lotte, Jollibee, Vissan, Goodfool và các hệ thống siêu thị, nhà hàng Do vậy số lượng hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu của công ty vận chuyển rất lớn mới có thể đảm bảo được nhu cầu của khách hàng

Số lượng vật tư quản lý lên tới 206 loại

Công ty có 31 xe tải đông lạnh các loại: 5 tấn, 8 tấn, 14 tấn và Container

Số phiếu xuất kho trung bình theo ngày khoảng 20 phiếu

Có tổng cộng 5 kho lạnh với diện tích và nhiệt độ khác nhau tùy vào nhu cầu khách hàng

Qua khảo sát thực tế tại công ty thì em thấy việc quản lý kho hàng còn tồn đọng một

số vấn đề cần khắc phục

Một số vấn đề tồn đọng:

 Số lượng mặt hàng, chủng loại lớn, mỗi mặt hàng lại có số lượng lớn, đơn vị tính khác nhau nên việc quản lý không thể tránh nhầm lẫn, sai sót

 Các mặt hàng vận chuyển, lưu trữ trong kho là thực phẩm đông lạnh, đồ ăn nên một

số sản phẩm có hạn sử dụng, nhưng với số lượng hàng hóa lớn, quản lý bằng sổ sách, giấy tờ còn sai sót dẫn đến tình huống hàng hóa còn nhưng hết hạn sử dụng phải đem đi hủy bỏ gây thất thoát, lãng phí

 Việc thống kê, báo cáo rất phiền phức, phải tổng hợp từ hóa đơn, giấy tờ, sổ sách.Xuất phát từ thực tế đó Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống quản lý cửa hàng bán sách là giảiquyết và khắc phục những khó khăn trong nghiệp vụ với mục đích tiết kiệm được nhân lực , thời gian , tài chính cho cửa hàng để cho cửa hàng để cho cửa hang hoạt động ngày càng hiệu quả hơn

1.2 Xác định yêu cầu hệ thống mới

a Yêu cầu chức năng

Hệ thống mới cần đảm bảo những chức năng:

 Cập nhật hàng hóa: thêm mới mặt hàng, sửa thông tin của mặt hàng, xóa mặt hàng

 Xuất kho: Nhận yêu cầu xuất, lập phiếu xuất, ngày xuất, sản phẩm xuất, số lượng xuất, xuất cho đơn vị nào, cho công ty nào, người xuất

 Thống kê hàng hóa xuất ra theo ngày: Báo cáo thống kê quá trình xuất hàng theo ngày, thông tin về sản phẩm, sản phẩm xuất do ai phụ trách

Ngoài ra hệ thống mới cần phải:

 Đảm bảo môi trường hệ thống làm việc ổn định

 Hệ thống làm việc nhanh chóng và đảm bảo tin cậy

 Hệ thống dễ sử dụng và thân thiện với người dùng

b Yêu cầu phi chức năng

 Yêu cầu phần cứng:

+ Bộ xử lý 32 bit (x86) hoặc 64 bit (x64) có tốc độ từ 1 GHz trở lên

+ RAM 1 Gb (32 bit) hoặc RAM 2Gb (64bit)

+ Đĩa cứng có dung lượng trống 16 Gb

 Yêu cầu phần mềm:

+ Window XP, Window 2003

+ Hệ quản trị Microsoft Access

 Chi phí của phần cứng và phần mềm:Tận dụng được từ cơ sở vật chất sẵn có của cửa hàng

 Yêu cầu nhân lực: một quản lý phụ trách

c Lợi ích của hệ thống mới

Hệ thống mới đem lại nhiều lợi ích thiết thực:

 Giúp người quản lý dễ dàng trong việc quản lý thông tin xuất nhập kho

 Tìm kiếm, rút trích, thống kê một cách nhanh chóng

 Có độ tin cậy, bảo mật cao

 Hiệu quả công việc tăng lên

1.3 Khảo sát chi tiết

Là một cửa hàng có quy mô tương đối lớn, với lịch sử phát triển cũng khá lâu nên quá trình quản lý phải tuân theo một quy trình làm việc rõ ràng và khoa học Việc quản lý hàng hóa rất quan trọng

Chi tiết hoạt động nghiệp vụ:

- Quy trình nhập kho

 Điều kiện nhập hàng

 Bộ phận nhập hàng đã có hàng, giấy tờ liên quan như: hợp đồng, phụlục hợp đồng nếu có, các hóa đơn, chứng từ, danh sách các mặthàng

 Bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh biết các thông tin số hàngnhập, số hàng tồn, sức chứa trong kho

 Bộ phận kho nhận được các chứng từ, thông báo, hợp đồng … Về

số hàng cần nhập

 Nhập sơ bộ

 Hàng được nhập với nguyên hiện trạng trong lô, gói, niêm phong lại

 Bộ phận quản lý kho và bộ phận nhập khẩu thực hiện các thủ tụcchuyển giao như kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo cáo sơ bộ về việckiểm tra của đơn vị nhập hàng

 Nếu một tình huống bất định xảy ra như: bộ phận quản lý kho, bộphận nhập hàng không thực hiện việc chuyển giao, hàng sẽ bị niêmphong, bộ phận kho sẽ có thông báo hoặc khiếu nại với bộ phận liênquan

 Kiểm tra trạng thái hàng

 Bộ phận kho (thủ kho) kiểm tra chi tiết đối với các sản phẩm: tìnhtrạng sản phẩm, số lượng, mã số đã có, cấu hình và chi tiết các thànhphần Việc kiểm tra sẽ phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn nhau giữahai bên.

- Nếu các sản phẩm đầy đủ các thông tin giống hóa đơn thìthực hiện việc tạo mã cho sản phẩm để lưu vào kho

- Nếu các sản phẩm: Sai về mã số hàng, tình trạng, cấu hình,các thành phần không đúng với hóa đơn xuất thực hiện thôngbáo lại cho các bộ phận nhập hàng, kế toán, thông báo cho cơquan vận chuyển, chuyển fax, nhà cung cấp Có thể lưu sảnphẩm đó lại hoặc gửi trả đối với nhà cung cấp

 Nhập thông tin hàng

 Mã số hàng có thể được đánh bằng tay hoặc bằng barcode Mã sốphải đánh chuẩn Đối với việc tạo mã bằng barcode thì mã số đượctạo ngay khi kiểm tra sản phẩm, mã này được tạo và lưu ngay khiđọc Với một số loại sản phẩm giá trị nhỏ, kích thước, cấu hìnhkhông lớn cho phép tạo mã theo nhóm, loại Việc tạo mã có thểkhông cần thiết khi hai bên nhập và xuất thống nhất tải file dữ liệucho nhau hoặc truy xuất dữ liệu giữa hệ thống hai bên

Chú ý: Khi bên xuất đã niêm phong lô hàng hoặc đóng gói và chắc chắngói hàng đó đã tạo mã việc tạo mã sẽ không phải thực hiện

 Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất cả các thông tin vàhiện trạng của hàng

 Bộ phận kho đưa hàng vào kho và phân bố vị trí

 Điều kiện trước khi đưa vào kho: Các sản phẩm phải có mã số đầy

đủ đúng quy định Nếu sai sản phẩm đó sẽ được đưa ra ngoài để tạolại mã

 Cách phân phối sản phẩm trong kho: Các sản phẩm được phân phốitrong kho phải theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí ngănnắp, phân chia theo các khu vực cụ thể và tùy theo tính chất nhạycảm của công việc, theo dòng, loại sản phẩm.

 Tạo sơ đồ bố trí sản phẩm để dễ thấy và dễ tìm

 Lập báo cáo

 Báo cáo thống kê các hàng mới vào, báo cáo thống kê các hàng cũ

đã xuất trong kho theo ngày cho phụ trách văn phòng

 Báo cáo cho phòng kinh doanh

 Báo cáo thống kê về sản phẩm nhập, tình trạng, sản phẩm xuất, liệt

kê phân loại các sản phẩn sai, hỏng cho bộ phận kế toán để họ cânđối

 Điều kiện bổ xung

 Sẽ xảy ra trường hợp khi hàng chưa được đưa vào kho sẽ phải xuất.Trong trường hợp này hàng sẽ được kiểm tra và đưa ra xuất với điềukiện có sự xác nhận của trưởng phòng Khi đó các thủ tục sẽ đượcgiải quyết

 Nếu các đơn vị, kho trong cùng một công ty việc xuất nhập hàng chỉcần các chứng từ xuất và chuyển giao đến đơn vị đó Nếu là các đơn

vị hoặc các kho ở các công ty hoặc các nơi khác nhau buộc phải cóhóa đơn xuất và chứng từ liên quan

- Quy trình xuất kho

 Mô tả :

Việc xuất hàng có thể rất nhiều hình thức khác nhau:

 Xuất hàng theo đơn đặt hàng

 Xuất hàng tồn kho, thanh lý các hàng hóa sản phẩm bị hỏng

 Xuất hàng phục vụ cho quá trình giới thiệu quảng cáo, tư vấn sảnphẩm

 Xuất hàng sử dụng cho chính các đơn vị thuộc công ty (xuất nội bộ)

 Xuất hàng trả lại nhà cung cấp khi hàng đã nhập không đủ tiêuchuẩn hoặc do hỏng trong thời gian bảo hành

Do tính chất công việc kinh doanh trong một doanh nghiệp các bộ phậnkhác như bộ phận kinh doanh, bộ phận sửa chữa, bộ phận bảo hành, bộphận kế toán phải liên tục cập nhật các thông tin từ kho Khi các bộ phận cónhu cầu về hàng hóa vật tư các đơn vị sẽ lập phiếu dự trù vật tư nộp cho bộphận kho có sự xác nhận của bộ phận kế toán Bộ phận kho xem xét vàduyệt các thông tin về số lượng, chủng loại vật tư, quy cách, thời gian cungcấp

Nếu trong kho có đầy đủ các thông tin yêu cầu :

Bộ phận kho thực hiện làm phiếu xuất hàng(có mẫu), kiểm tra hàng,đóng gói, chuyển và xác nhận đã giao hàng cho bộ phận giao hàng hoặc các

bộ phận liên quan

Nếu trong kho không có đầy đủ các thông tin yêu cầu :

Bộ phận kho thực hiện gửi các thông tin về tình hình nhu cầu và hiệntại kho cho cấp trên Lập phiếu mua hàng gửi nhà cung cấp về số lượngchủng loại, chất lượng, quy cách , thời gian giao hàng Bộ phận kho thựchiện việc nhập kho và bảo quản vật tư để chuẩn bị cung ứng vật tư cho cácđơn vị liên quan Thực hiện xuất kho cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu.Các phiếu xuất thường có sự xác nhận của thủ kho và các bộ phận liên quannhư kế toán, phòng kinh doanh Các phiếu xuất khi chưa có sự xác nhậncủa thủ kho thì hàng chưa được xuất kho ra ngoài

- Tính toán sản phẩm tồn kho

 Mô tả :

Trên cơ sở thông tin hàng nhập, thông tin hàng xuất, thời gian quyđịnh lưu trữ, thời gian bảo hành, thời gian tính khấu hao Bộ phận khocân đối để tính ra hàng là tồn kho

Kiểm tra: Nhân viên kho hoặc thủ kho kiểm tra các thông tin thực vềcác mặt hàng sản phẩm trong kho

Thống kê: Nhân viên thống kê tổng hợp và chi tiết các hàng hóa, sảnphẩm trong kho tính toán trên cơ sở các thông tin hàng nhập vào, hàng xuất

ra, các sản phẩm lưu đọng hàng tuần, hàng tháng

Báo cáo: Trên cơ sở thông tin của đã thống kê nhân viên kho lập cácbáo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết về hàng tồn kho gửi cấp trên theotuần,tháng hoặc quý

Hàng Hóa

VN104003 FISH NUGGET 20GR_600PCS/CARTON 600PCS/CARTON 12VN104004 SHRIMP BALL_400PCS/CARTON 400PCS/CARTON 10VN104005 SQUID RING_400PCS/CARTON 400PCS/CARTON 10VN105002 APPLE BREAD_25PCS/CARTON 25PCS/CARTON 2VN105003 TARO BREAD_25PCS/CARTON 25PCS/CARTON 2VN109001 FROZEN FRIED POTATOE_16.329KG/ 16.329KG/CARTON 16VN110002 CHEESE STICK_90PCS/CARTON 90PCS/CARTON 2VN198002 BULGOGIE PATTY_120PCS/CARTON 120PCS/CARTON 8

Thống Kê Khối Lượng Hàng Xuất

BALL_400PCS/CARTON

01-3303XK FROZEN FRIED POTATOE_

16.329KG/CARTON 16.329KG/CARTON 16 1 1601-3303XK SQUID

CHƯƠNG II - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM

QUẢN LÝ KHO CÔNG TY QUANG MINH

2.1 Biểu đồ Use Case

2.1.1 Use Case Main

Cap Nhat Hang Hoa

Xuat Kho Thu Kho

Thong Ke Hang Xuat

2.1.2 Use Care phân rã chức năng

- Xuất kho

XuatKho ThuKho

Kịch bản Thêm Mặt Hàng

Kịch bản Xóa Mặt Hàng

Tác nhân chính Người Thủ kho

Tiền điều kiện Chức năng cập nhật hoạt động

Đảm bảo tối thiểu Hệ thống không xóa mặt hàng trong cơ sở dữ liệu

và quay lai form nhập thông tin

Đảm bảo thành công Xóa đi 1 mặt hàng mới trong cơ sở dữ liệu , hiển

thị thông báo thành công

Kích hoạt Người thủ kho chọn chức năng Xóa

Chuỗi sự kiện chính:

1 Hệ thống hiển thị Form yêu cầu nhập những thông tin cần thiết về mặt

hàng cần xóa

2 Người quản lý nhập những thông tin theo yêu cầu và chọn OK

3 Hệ thống kiểm tra , xóa thông tin trong CSDL và cho hiển thị thông báo

thành công

4 Người quản lý thoát khỏi chức năng này

Ngoại lệ:

3.a.Thông tin nhập vào không hợp lệ hoặc không có trong cơ sở dữ liệu

3.a.1.Hệ thống thông báo xóa mặt hàng thất bại

3.a.2.Quay lại form nhập thông tin

Kịch bản Xuất Kho

Tác nhân chính Người Thủ kho

Tiền điều kiện Chức năng cập nhật hoạt động

Đảm bảo tối thiểu Hệ thống không chấp nhận thêm mặt hàng mới vào

cơ sở dữ liệu và quay lai form nhập thông tin

Đảm bảo thành công Tạo thêm 1 mặt hàng mới trong cơ sở dữ liệu , hiển

thị thông báo thành công

Kích hoạt Người thủ kho chọn chức năng Thêm

Chuỗi sự kiện chính:

1 Hệ thống hiển thị Form yêu cầu nhập những thông tin cần thiết về mặt

hàng cần thêm

2 Người quản lý nhập những thông tin theo yêu cầu và chọn OK

3 Hệ thống kiểm tra , nhập thông tin mới vào CSDL và cho hiển thị thông

báo thành công

4 Người quản lý thoát khỏi chức năng này

Ngoại lệ:

3.a.Thông tin nhập vào không hợp lệ hoặc đã có trong cơ sở dữ liệu

3.a.1.Hệ thống thông báo thêm mặt hàng thất bại

3.a.2.Quay lại form nhập thông tin

Tác nhân chính Người Thủ kho

Tiền điều kiện Chức năng xuất kho được hoạt động

Đảm bảo tối thiểu Vật tư trong kho đáp ứng được nhu cầu của khách

hàng

Đảm bảo thành công Đầu đủ thông tin của việc xuất kho và xác nhận của

những người liên quan

Kích hoạt Người thủ kho chọn chức năng xuất kho

Chuỗi sự kiện chính:

1 Hệ thống hiển thị Form xuất kho

2 Người thủ kho điền đầy đủ thông tin về việc xuất kho gồm:

4 Người thủ kho thoát click vào nút OK để xác nhận hoàn thành

5 Hệ thống cập nhật những thay đổi trong CSDL và thông báo thành công

6 Người thủ kho thoát khỏi chức năng này

Ngoại lệ:

3.a.Mã hàng nhập vào không có trong cơ sở dữ liệu

3.a.1.Hệ thống thông báo nhập sai thông tin

3.a.2.Quay lại form xuất kho

4.a.Số lượng hàng hóa không đủ

5.a.1.Hệ thống thông báo số lượng hàng trong kho không đủ

5.a.2.Quay lại form lập phiếu xuất kho

1 Người dùng chọn chức năng ThongKeHangXuat.

2 Hệ thống hiển thị Form thống kê, yêu cầu người dùng chọn thời gian thống

kê

3 Người dùng lựa chọn ngày bắt đầu thống kê và ngày cuối cùng thống kế.

4 Người dùng kích hoạt chức năng thống kê.

5 Hệ thống hiển thị danh sách hàng xuất kho theo khoảng thời gian chọn.

6 Người dùng chọn chức năng tiếp tục ThongKeHangXuat hoặc kết thúc.

Bảng khách hàng:

Bảng phiếu xuất kho:

Bảng chi tiết phiếu xuất:

2.3.2 Quan hệ giữa các bảng

2.3.3 Câu lệnh truy vẫn

- Chức năng xuất kho:

Insert Table tblChiTietPhieuXuat Values (SoPhieu,MaHang,SoLuong);

- Chức năng báo cáo thống kê:

Select tblPhieuXuatKho.Ngay, Count(tblChitietPhieuXuat.MaHang),

2: Open 3: TblHangHoa 4: Hien thi bang hang hoa

5: Nhap MaHang, TenHang, QuyCach, Kg/Ctn

2: Open 3: TblHangHoa 4: Hien thi bang hang hoa

5: Chon mat hang muon xoa 6: Click CmdXoa

7: Delete record 8: Click CmdThoat

9: Close Form

- Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo hàng xuất

RptThongKeHangXuat : rptThongKeHangXuat

TblHangHoa join TblChiTietPhieuXuat join TblPhieuXuatKho : tblHangHoa join tblChiTietPhieuXuat join tblPhieuXuatKho

TblHangHoa join TblChiTietPhieuXuat join TblPhieuXuatKho : tblHangHoa join tblChiTietPhieuXuat join tblPhieuXuatKho 1: Open

2: Hien thi Text Box TuNgay

3: Nhap ngay bat dau

4: Hien thi Text Box DenNgay

5: Tiep Nhan Thong Tin

6: SELECT 7: Tra lai du lieu phu hop dieu kien 8: Hien thi danh sach hang hoa và so luong trong khoang thoi gian chon

CHƯƠNG III – CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

CÔNG TY QUANG MINH

3.1 Cập Nhật Hàng Hóa

3.2 Thống Kê Hàng Xuất