KẾ TOÁN tại các đơn vị sự NGHIỆP GIÁO dục TRÊN địa bàn HUYỆN LƯƠNG tà

Tính cấp thiết của đề tài luận văn Trong những năm qua, Nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sáchmới đối với hoạt động của các cơ sở giáo dục nhằm thực hiện xã hội hóaGD&ĐT, đã tạo

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của bảnthân Các dữ liệu trong luận văn là trung thực, rõ ràng và có nguồn gốc cụ thể.Kết quả nghiên cứu trong luận văn chưa từng được trình bày và công bố tạibất kỳ một công trình khoa học nào khác Các giải pháp được đề xuất trongluận văn được rút ra từ quá trình nghiên cứu thực tiễn tại các đơn vị sự nghiệpgiáo dục trên địa bàn huyện Lương Tài- tỉnh Bắc Ninh Nghiên cứu dựa trên

lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu

Hà nội, ngày 20 tháng 07 năm2015

Học viên

LƯU THỊ THÙY DƯƠNG

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 5

Chương 1 8

LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 8

1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp có thu 8

1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu 9

1.1.3 Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu 12

1.2 VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 18

1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán 18

1.2.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu 21

1.3 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 23

1.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán 23

1.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 30

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 34

1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 41

1.3.5 Tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán 44

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 46

Chương 2 47

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 47

2.1 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KINH TẾ XÃ HỘI VÀ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC HUYỆN LƯƠNG TÀI 47

2.1.1.Khái quát tình hình kinh tế- xã hội huyện Lương Tài: 47

2.1.2 Tình hình sự nghiệp giáo dục huyện Lương Tài: 49

2.1.3 Cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp giáo dục trên địa bàn huyện Lương Tài 50

2.1.4 Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước đối với sự nghiệp giáo dục: 56

2.1.4.1 Những nguyên tắc trong quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước đối với sự nghiệp giáo dục: 56

2.1.4.2 Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho sự

nghiệp giáo dục: 59

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI .62

2.2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 62

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 64

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 68

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 72

2.2.5 Thực trạng tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán 73

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 74

2.3.1 Những ưu điểm cơ bản 74

2.3.2 Một số tồn tại chủ yếu 77

2.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 77

2.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 79

2.3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 79

2.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 80

2.3.2.5 Tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 81

Chương 3 82

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 82

3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 82

3.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 85

3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 86

3.3.1 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 86

3.3.2 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 89

3.3.3 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán 89

3.3.4 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 91

3.3.5 Hoàn thiện về tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán 92

3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SNGD TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LƯƠNG TÀI 94

3.4.1 Về phương diện vĩ mô 94

3.4.2 Về phương diện vi mô 96

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

KẾT LUẬN 99

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

PHỤ LỤC 104

TÊN SỔ 117

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài luận văn

Trong những năm qua, Nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sáchmới đối với hoạt động của các cơ sở giáo dục nhằm thực hiện xã hội hóaGD&ĐT, đã tạo ra hành lang pháp lý cho các đơn vị sự nghiệp nói chung vàcác cơ sở giáo dục nói riêng trong việc phát huy quyền tự chủ để phát triểnđơn vị, tăng thu nhập cho công chức, viên chức và giảm dần sự phụ thuộc vàoNSNN

Hiện nay, trên địa bàn huyện Lương Tài có 51 đơn vị sự nghiệp giáodục trong đó có 17 trường Mầm non, 19 trường Tiểu học, 15 trường THCSvới nhiệm vụ chủ chốt là giảng dạy và đào tạo các em học sinh trong huyện vàmột số địa bàn lân cận Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạtđộng, các đơn vị đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tácquản lý trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

Thực tế cho thấy, công tác tổ chức kế toán tại các trường trên địa bànhuyện Lương Tài mặc dù đang từng bước hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều bấtcập, còn bị động khi chuyển đổi sang cơ chế tài chính mới, chưa xây dựngđược đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn Do đó,thông tin do kế toán mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báo cáo hành chính,

ít có tác dụng thiết thực trong việc phân tích tình hình tài chính của đơn vị,tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước Với yêu cầu vừa pháttriển qui mô, vừa đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo, vừa phải huy động và

sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực từ NSNN và các nguồn thu sựnghiệp đòi hỏi tổ chức công tác kế toán tại các trường phải khoa học và phùhợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị

Qua thực tiễn bản thân công tác tại Phòng Tài chính - KH, trực tiếp phụtrách công tác quản lý tài chính ngành giáo dục đồng thời nghiên cứu lý luận

về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, tôi đã lựa chọn đềtài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp giáo dục trênđịa bàn huyện Lương Tài” góp phần thực hiện tốt Luật Ngân sách nhà nước,giải quyết các vấn đề còn tồn tại và thực hiện quản lý thống nhất tổ chức côngtác kế toán

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản về tổ chức côngtác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức công tác kế toán tại cácđơn vị SNGD trên địa bàn huyện Lương Tài

- Thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giảipháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế

và tài chính tại các trường mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bànhuyện Lương Tài

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Luận văn trình bày hệ thống và toàn diện về công tác tổchức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp Trong đó cần chú ý đếnvấn đề tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chínhtrong các đơn vị sự nghiệp.

- Về thực tiễn: Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chứccông tác kế toán tại các trường trên địa bàn huyện Lương Tài một cách có hệthống Trên cơ sở đó, đánh giá và xem xét các nguyên nhân chủ quan vàkhách quan của những kết quả và tồn tại Luận văn trình bày định hướng và

đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm tiếp tục hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại các trường trong thời gian tới

5 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, trang mục lục và danh mục tài liệu thamkhảo và phụ lục biểu, Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

sự nghiệp có thu

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị SNGD

trên địa bàn huyện Lương Tài

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán tại các đơn vị SNGD trên địa bàn huyện Lương

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp có thu

Hoạt động sự nghiệp ở nước ta là những hoạt động văn hoá thông tin,giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, y tế, thể dục thể thao được quy địnhtại Nghị định số 73/CP ngày 24/12/1960 về điều lệ tài vụ sự nghiệp văn xã.Các đơn vị sự nghiệp là những tổ chức được thành lập để thực hiện các hoạtđộng sự nghiệp, có hai loại đơn vị sự nghiệp:

- Đơn vị sự nghiệp thuần tuý là các đơn vị sự nghiệp do Nhà nước thànhlập không có nguồn thu, được Ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phíhoạt động

- Đơn vị sự nghiệp có thu là những đơn vị sự nghiệp mà ngoài nguồnkinh phí được Ngân sách Nhà nước cấp còn được Nhà nước cho phép thu một

số khoản thu phí, lệ phí hoặc một số khoản thu khác để phục vụ trong quátrình hoạt động của đơn vị

Các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vựckhác nhau:

Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo; Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực y tế ;

Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực văn hoá nghệ thuật

Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao;

Đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực kinh tế

Căn cứ vào chủ thể thành lập, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:

Đơn vị sự nghiệp công lập do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trựctiếp ra quyết định thành lập

Đơn vị sự nghiệp có thu ngoài công lập như bán công, dân lập, tư nhân:được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc côngnhận

Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức xã hội, xã hội -nghề nghiệp Đơn vị sự nghiệp có thu do các Tổng công ty thành lập

Căn cứ và nguồn thu sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại

để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như quy định tạiNghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25/4/2006, gồm:

Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thườngxuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động): là đơn vị cónguồn thu sự nghiệp bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, Ngânsách Nhà nước không phải cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên chođơn vị

Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thườngxuyên: là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải được toàn bộ chiphí hoạt động thường xuyên, Ngân sách Nhà nước cấp một phần chi phí hoạtđộng thường xuyên cho đơn vị (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm mộtphần chi phí hoạt động)

1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu

Các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực

và với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động khác nhau Nhưng cho dù đơn

vị đó có thuộc ngành nào, loại hình đơn vị sự nghiệp nào thì chúng đều cómột số đặc điểm chung nhất định:

Đơn vị sự nghiệp có thu được chủ động bố trí kinh phí để thực hiệnnhiệm vụ, được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên do ngân sách nhànước cấp đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí theo định kỳ 3 năm vàhàng năm được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng chính phủ quyết định

Về tổ chức biên chế: Đơn vị sự nghiệp được chủ động sử dụng số biên

chế được cấp có thẩm quyền giao, sắp xếp và quản lý lao động phù hợp vớichức năng nhiệm vụ của đơn vị theo pháp lệnh công chức Đồng thời đơn vịcũng được chủ động ký hợp đồng thuê, khoán công việc đối với những côngviệc không cần thiết bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng và các hìnhthức hợp tác khác với chuyên gia, nhà khoa học trong và ngoài nước để đápứng yêu cầu chuyên môn của đơn vị

Về huy động vốn và vay vốn tín dụng: Đơn vị sự nghiệp có hoạt động

dịch vụ được vay vốn của các tổ chức tín dụng, được huy động vốn của cán

bộ, viên chức trong đơn vị để đầu tư mở rộng và nâng cao chất lượng hoạtđộng sự nghiệp, tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật

Về quản lý và sử dụng tài sản: Đơn vị thực hiện đầu tư, mua sắm,

quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý tàisản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp Đối với tài sản cố định sử dụng vào hoạtđộng dịch vụ phải thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo quy định áp dụngcho các doanh nghiệp nhà nước Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiềnthu từ thanh lý tài sản thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước đơn vị được để lạiđầu tư tăng cường cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị của đơn vị

Về việc mở tài khoản giao dịch: Đơn vị sự nghiệp mở tài khoản tại

Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước

theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước; được mở tài khoản tiền gửi tạiNgân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu, chi của hoạtđộng dịch vụ.

Đối với các khoản chi thường xuyên, căn cứ vào nhiệm vụ được giao vàkhả năng nguồn tài chính, Thủ trưởng đơn vị được quyết định một số mức chiquản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhànước có thẩm quyền quy định và được quyết định phương thức khoán chi phícho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc

Về chế độ tiền lương, tiền công và thu nhập: Đơn vị sự nghiệp có thu

được xác định tổng quỹ lương để trả cho người lao động trên cơ sở tiền lươngtối thiểu của Nhà nước tăng không quá 2 lần (đối với đơn vị tự đảm bảo mộtphần kinh phí) và không quá 2,5 lần (đối với đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chiphí thường xuyên) Khi Nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nângmức lương tối thiểu hoặc thay đổi định mức, chế độ, tiêu chuẩn cho ngân sáchnhà nước, cả hai loại đơn vị sự nghiệp phải trang trải các khoản chi tăng thêmtheo chính sách chế đội mới từ các nguồn: thu sự nghiệp, các khoản tiết kiệmchi, các quỹ của đơn vị

Về sử dụng kết quả tài chính trong năm: Hàng năm căn cứ vào kết

quả tài chính, đơn vị sự nghiệp có thu được trích lập bốn quỹ: Quỹ dự phòng

ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sựnghiệp

Với các đặc điểm nêu trên của đơn vị sự nghiệp có thu đòi hỏi tổ chứccông tác kế toán của các đơn vị này phải được sắp xếp khoa học để các đơn vị

có thể phát huy được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy,biên chế và tài chính, theo dõi toàn bộ vòng luân chuyển nguồn tài chínhtrong đơn vị Chính vì vậy tuỳ thuộc vào từng đơn vị để bố trí các nhân viên

kế toán theo dõi các phần công việc như tiền gửi ngân hàng, các nguồn kinhphí, tiền lương, tài sản cố định

1.1.3 Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu

Theo Luật Ngân sách Nhà nước, kế toán đơn vị sự nghiệp được tổ chứctheo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với côngtác chấp hành ngân sách đó Hiện nay các đơn vị sự nghiệp được tổ chức theocấp ngân sách như sau:

- Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận kinh phí ngân sách nhà

nước cấp hàng năm từ cơ quan tài chính, phân bổ ngân sách cho các đơn vị dựtoán cấp dưới Các đơn vị cấp I chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tổ chứcthực hiện công tác kế toán và quyết toán Ngân sách của cấp mình và các cấpdưới trực thuộc Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính(Bộ, Sở, phòng Tài chính)

- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I có

nhiệm vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toáncấp I và cấp III trong một hệ thống Đơn vị cấp II nhận dự toán ngân sách từđơn vị cấp I và phẩn bổ cho đơn vị dự toán cấp III trực thuộc Đơn vị dự toáncấp II có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sáchcủa cấp mình và cấp dưói trực thuộc

- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để

thực hiện nhiệm vụ được giao Đơn vị dự toán cấp III nhận kinh phí ngân sách

từ đơn vị cấp II hoặc cấp I (trong trường hợp không có cấp II) Đơn vị cấp III

tổ chức thực hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sách của đơn vị mình vàđơn vị dự toán cấp dưới (nếu có)

- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thựchiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và

quyết toán với đơn vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự toáncấp III với cấp II và cấp II với cấp I.

Nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:

Kinh phí do NSNN cấp: Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên

thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phíhoạt động, được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dựtoán được cấp có thẩm quyền giao Kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học vàcông nghệ (đối với đơn vị không phải là tổ chức khoa học và công nghệ).Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức Kinhphí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia Kinh phí thực hiện cácnhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng (điều tra, quy hoạch,khảo sát, nhiệm vụ khác) Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp cóthẩm quyền giao Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế

độ do nhà nước quy định (nếu có) Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí muasắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệptheo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán đượcgiao hàng năm Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoàiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt và kinh phí khác (nếu có)

Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm: Phần được để lại từ số thu

phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật Thu từ hoạtđộng dịch vụ Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có) Lãi được chia từcác hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng Nguồn viện trợ, tàitrợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật Nguồn khác, gồm:Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chứctrong đơn vị Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong vàngoài nước theo quy định của pháp luật

Từ các nguồn thu trên, đơn vị sự nghiệp thực hiện các đầu mục chi:

Thứ nhất, Chi thường xuyên; gồm: Chi hoạt động theo chức năng,

nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao; Chi phục vụ cho việc thực hiện côngviệc, dịch vụ thu phí, lệ phí; Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thựchiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, trích khấu hao tài sản cố định theo quyđịnh, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy định của pháp luật)

Thứ hai, Chi không thường xuyên; gồm: Chi thực hiện các nhiệm vụ

khoa học và công nghệ; Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ,viên chức Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; Chi thực hiện cácnhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụkhác) theo giá hoặc khung giá do nhà nước quy định; Chi vốn đối ứng thựchiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định; Chi thực hiện cácnhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; Chi thực hiện tinh giản biênchế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có); Chi đầu tư xây dựng cơ bản,mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án đượccấp có thẩm quyền phê duyệt; Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợnước ngoài; Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản chi kháctheo quy định (nếu có)

Các đơn vị sự nghiệp có thu dù được tổ chức thực hiện ở cấp đơn vị dựtoán nào thì đều phải thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo quy định hiệnhành

Cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp có thu là tổng thể cácphương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng trong suốt quá trìnhquản lý các hoạt động tài chính của đơn vị, tổ chức ở những điều kiện cụ thểnhằm đạt được những mục tiêu nhất định Việc tạo ra một cơ chế quản lý tàichính thích hợp đối với các đơn vị sự nghiệp có thu sẽ tạo quyền chủ động, tựquyết, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị sự nghiệp, đảm bảo cho bộ máy củađơn vị hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của xã hội Đồng thời cơ chế

quản lý tài chính thích hợp cũng nêu cao ý thức tiết kiệm, sử dụng có hiệu quảnguồn kinh phí, tăng cường đấu tranh chống tham ô, lãng phí; sắp xếp bộ máy

tổ chức và lao động hợp lý, tăng thu nhập, tăng phúc lợi, khen thưởng chongười lao động nhằm nâng cao đời sống của người lao động

Từ năm 2002, Chính phủ ban hành Nghị định 10/2002/NĐ-CP về chế

độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu Nghị định này là một chủtrương lớn của Nhà nước nhằm trao quyền tự chủ tài chính cho các đơn vịnày Đến năm 2006 được thay thế bằng Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày25/4/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ,

tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập Theo

cơ chế này thì các đơn vị sự nghiệp có thu được tự chủ về các nội dung:

* Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập

+ Đối với những hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nướcgiao, chi phí tiền lương, tiền công cho cán bộ, viên chức và người lao động(gọi tắt là người lao động), đơn vị tính theo lương cấp bậc, chức vụ do nhànước quy định;

+ Đối với những hoạt động cung cấp sản phẩm do nhà nước đặt hàng

có đơn giá tiền lương trong đơn giá sản phẩm được cơ quan có thẩm quyềnphê duyệt, đơn vị tính theo đơn giá tiền lương quy định Trường hợp sảnphẩm chưa được cơ quan có thẩm quyền quy định đơn giá tiền lương, đơn vịtính theo lương cấp bậc, chức vụ do nhà nước quy định;

+ Đối với những hoạt động dịch vụ có hạch toán chi phí riêng, thì chiphí tiền lương, tiền công cho người lao động được áp dụng theo chế độ tiềnlương trong doanh nghiệp nhà nước Trường hợp không hạch toán riêng chiphí, đơn vị tính theo lương cấp bậc, chức vụ do nhà nước quy định

Nhà nước khuyến khích đơn vị sự nghiệp tăng thu, tiết kiệm chi, thựchiện tinh giảm biên chế, tăng thêm thu nhập cho người lao động trên cơ sở

hoàn thành nhiệm vụ được giao, sau khi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngânsách nhà nước; tuỳ theo kết quả hoạt động tài chính trong năm, đơn vị đượcxác định tổng mức chi trả thu nhập trong năm cho người lao động theo quyđịnh sau khi đã thực hiện trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

Việc chi trả thu nhập cho người lao động trong đơn vị được thực hiệntheo nguyên tắc: người nào có hiệu suất công tác cao, đóng góp nhiều choviệc tăng thu, tiết kiệm chi được trả nhiều hơn Thủ trưởng đơn vị chi trả thunhập theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

Khi nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nâng mức lương tốithiểu; khoản tiền lương cấp bậc, chức vụ tăng thêm theo chế độ nhà nước quyđịnh (gọi tắt là tiền lương tăng thêm theo chế độ nhà nước quy định) do đơn

vị sự nghiệp tự bảo đảm từ các khoản thu sự nghiệp và các khoản khác theoquy định của Chính phủ

Trường hợp sau khi đã sử dụng các nguồn trên nhưng vẫn không bảođảm đủ tiền lương tăng thêm theo chế độ nhà nước quy định, phần còn thiếu

sẽ được ngân sách nhà nước xem xét, bổ sung để bảo đảm mức lương tốithiểu chung theo quy định của Chính phủ

Cơ chế tiền lương, tiền công và thu nhập trong các đơn vị sự nghiệp cóthu cũng tạo điều kiện tăng cường tự chủ tài chính của đơn vị, thủ trưởng đơn

vị được quyết định mức thu nhập tăng thêm cho người lao động, tạo điều kiệncải thiện đơn sống nâng cao tinh thần trách nhiệm của người lao động

* Sử dụng kết quả hoạt động tài chính trong năm

Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoảnnộp khác theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi (nếu có), đơn vịđược sử dụng như sau:

- Trích tối thiểu 25% để lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;

- Trả thu nhập tăng thêm cho người lao động;

- Trích lập Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ dự phòng ổn định thunhập

Trường hợp chênh lệch thu lớn hơn chi trong năm bằng hoặc nhỏ hơnmột lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm, đơn vị được sử dụng đểtrả thu nhập tăng thêm cho người lao động, trích lập 4 quỹ: Quỹ dự phòng ổnđịnh thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sựnghiệp, trong đó, đối với 2 Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi mức trích tối đakhông quá 3 tháng tiền lương, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân thựchiện trong năm Mức trả thu nhập tăng thêm, trích lập các quỹ do Thủ trưởngđơn vị sự nghiệp quyết định theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

Tóm lại, sự khác biệt căn bản giữa đơn vị sự nghiệp có thu (đơn vị thựchiện theo cơ chế tự chủ tài chính) và đơn vị sự nghiệp thuần tuý (đơn vị thụhưởng) thể hiện ở chỗ: chỉ trong đơn vị sự nghiệp có thu mới có kết quả hoạtđộng tài chính hàng năm để tăng quyền tự chủ tài chính Còn các đơn vị sựnghiệp thuần tuý thì thu, chi theo định mức, dự toán được cơ quan chủ quảnduyệt Nếu không chi hết thì nộp lại ngân sách, nếu không đủ chi thì giải trìnhxin cấp bù (nếu được giao thêm nhiệm vụ) Còn đơn vị sự nghiệp có thu được

tự chủ tài chính trên cơ sở tăng thu, tiết kiệm chi hợp lý, nếu tạo ra kết quả tàichính thì được sử dụng trích lập bổ sung các quỹ và trả thêm thu nhập chongười lao động theo quy định đối với phân kinh phí được tự chủ Đồng thờicác đơn vị sự nghiệp có thu cũng được phép tự chủ trong việc sử dụng cácquỹ theo quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ

* Sử dụng các quỹ

- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp dùng để đầu tư, phát triển nâng caohoạt động sự nghiệp, bổ sung vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắmtrang thiết bị, phương tiện làm việc, chi áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuậtcông nghệ, trợ giúp thêm đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề năng lực

công tác cho cán bộ, viên chức đơn vị; được sử dụng góp vốn liên doanh, liênkết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để tổ chức hoạt động dịch vụphù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và khả năng của đơn vị và theoquy định của pháp luật Việc sử dụng Quỹ do thủ trưởng đơn vị quyết địnhtheo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

- Quỹ dự phòng ổn định thu nhập để bảo đảm thu nhập cho người laođộng

- Quỹ khen thưởng dùng để thưởng định kỳ, đột xuất cho tập thể, cánhân trong và ngoài đơn vị theo hiệu quả công việc và thành tích đóng gópvào hoạt động của đơn vị Mức thưởng do thủ trưởng đơn vị quyết định theoquy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

- Quỹ phúc lợi dùng để xây dựng, sửa chữa các công trình phúc lợi, chicho các hoạt động phúc lợi tập thể của người lao động trong đơn vị; trợ cấpkhó khăn đột xuất cho người lao động, kể cả trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mấtsức; chi thêm cho người lao động trong biên chế thực hiện tinh giản biên chế.Thủ trưởng đơn vị quyết định việc sử dụng quỹ theo quy chế chi tiêu nội bộcủa đơn vị

1.2 VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU

1.2.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán

Trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào thông tin về tài chính, kế toán đều rấtcần thiết cho nhu cầu quản lý, hoạt động của đơn vị Tổ chức công tác kế toán

là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chínhnhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính, kế toán ởmỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân Để thực

hiện được vai trò đó thì đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải được tổ chứcmột cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện khối lượng công tác

kế toán theo một mô hình phù hợp với những đặc điểm, điều kiện riêng có củamột đơn vị cụ thể trên cơ sở quán triệt các nguyên tắc kế toán Mở rộng ra, tổchức công tác kế toán bao hàm cả tổ chức hệ thống chứng từ, sổ, tài khoản, vàbáo cáo kế toán áp dụng trong từng đơn vị cụ thể

Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thôngtin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời,chính xác cho các nhà quản lý, giúp họ đưa ra các quyết định có hiệu quảnhất

Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nộidung của tổ chức công tác kế toán Vì vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học,hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động cóhiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suấtlao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý

Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán phù hợp với đặc điểm củađơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tàichính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy chocông tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách,soạn thảo luật lệ thích hợp

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

Như phần trên luận văn đã phân tích, tổ chức công tác kế toán có vaitrò rất quan trọng trong việc tiết kiệm nhân công, tiến độ thực hiện nhưng vẫnđảm bảo thông tin kế toán chính xác, kịp thời, có tính quyết định cho sự thànhcông hay thất bại trong các hoạt động của đơn vị Muốn vậy trong hoạt động

thực tiễn, tổ chức công tác kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất địnhgiữa bản thân hoạt động kế toán và quan hệ giữa kế toán với các bộ phận kháctrong hệ thống quản lý Các nguyên tắc đó là:

Thứ nhất, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế

toán hiện hành Chức năng của tổ chức công tác kế toán là cung cấp thông tinkịp thời, đáng tin cậy cho người sử dụng Nhằm tạo ra một khung pháp lýchung, một sự hướng dẫn thống nhất, tiêu chuẩn cho tổ chức công tác kế toán,Nhà nước đã ban hành Luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏicác đơn vị phải tuân thủ Thực hiện nguyên tắc này, khi triển khai tổ chứccông tác kế toán, các đơn vị phải nắm chắc và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ

kế toán của nhà nước, có như vậy mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng của tổchức công tác kế toán

Thứ hai, nguyên tắc thống nhất Tổ chức công tác kế toán là một loại

hình tổ chức đặc thù Tổ chức công tác kế toán không phải là sự lắp ghép tuỳtiện hoặc gộp lại một cách đơn giản các phần từ (đối tượng, phương pháp, môhình, bộ máy kế toán ) mà là sự kết hợp hữu cơ giữa chúng Vì vậy, tổ chứccông tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đốitượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán

Tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán

và quản lý Trong bất cứ đơn vị nào, ngoài bộ phận kế toán còn có các bộphận khác liên quan như thống kê, kế hoạch, vật tư, kỹ thuật Các bộ phậnnày có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản lý Do đó tổchức công tác kế toán phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộphận khác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉtiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập và sử dụng cácthông tin cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán với các bộphận khác để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất với nhau Đồng thời, tổ chức

công tác kế toán còn phải đảm bảo thống nhất với toàn hệ thống, thống nhất

mô hình tổ chức công tác kế toán với mô hình tổ chức hoạt động và tổ chứcquản lý Nhờ vậy hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển

Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của đơn vị Mỗi đơn vị là một

tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, vềphương thức hoạt động, mô hình quản lý Khi tổ chức công tác kế toán,ngoài việc đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung, cònphải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của đơn vị, không áp dụng một cáchrập khuôn, máy móc mà phải triển khai tổ chức công tác kế toán phù hợp vớitừng điều kiện cụ thể, ví dụ cần tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực loại hình hoạtđộng, trình độ của cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kếtoán thích hợp Thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự hài hoà giữa tínhthống nhất và tính đặc thù trong tổ chức công tác kế toán, đảm bảo tính hiệuquả của hệ thống kế toán và phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong hệthống quản lý đơn vị

Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức kế toán ở mỗi đơn vị

kế toán phải sau cho vừa gọn nhẹ cả về bộ máy, phương tiện, số lượng ghichép nhưng vẫn bảo đảm thu thập, hệ thống và cung cáp thông tin chínhxác, đầy đủ, kịp thời

1.2.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp

có thu

Xuất phát từ những nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán, nội dungcủa tổ chức công tác kế toán bao gồm:

- Tổ chức chứng từ kế toán: là vận dụng phương pháp chứng từ trong

ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ, thiết kếkhối lượng hạch toán ban đầu trên hệ thống bản chứng từ Cụ thể bao gồm các

công việc: Xác định danh mục chứng từ; tổ chức lập chứng từ; tổ chức kiểmtra chứng từ; tổ chức luân chuyển chứng từ; tổ chức bảo quản lưu trữ và huỷchứng từ.

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: là vận dụng phương pháp tài

khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vậndụng chế độ Đây chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạchtoán kế toán cho các đối tượng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tintổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình sử dụng kinh phí củađơn vị hạch toán

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: là hình thức biểu hiện của phương pháp

đối ứng tài khoản được vận dụng trên thực tế nhằm hệ thống hoá các số liệu

kế toán

- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: là phương pháp tổng hợp số liệu

kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh một cách tổng quát, toàndiện và có hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động của đơn

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán vàchế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các

phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thôngtin kế toán.

- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong đơn vị chấp hành chế độ quản lýkinh tế tài chính nói chung về chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kếtoán nội bộ

1.3 NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU

1.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tinchứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, đã thực sự hoànthành theo thời gian và địa điểm phát sinh, là căn cứ để ghi sổ kế toán và tổnghợp số liệu kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán là thiết lập các thủ tục cần thiết để hình thành

bộ chứng từ đầy đủ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm thiết lập

hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho quản lý và xử lý ghi

sổ kế toán

Tổ chức tốt hệ thống chứng từ trong đơn vị sự nghiệp có thu sẽ tạo thuậnlợi cho việc xử lý số liệu ghi sổ kế toán và bảo đảm tính pháp lý của số liệutrên sổ kế toán Đồng thời tổ chức tốt chứng từ cũng sẽ nâng cao tính pháp lýtrong việc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, nhưkiểm tra giám sát tài sản và các hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm tra và xử

lý kịp thời những sai sót, gian lận cũng như những tranh chấp trong quan hệkinh tế có thể xảy ra Từ đó tăng cường chức năng thông tin và kiểm tra của

kế toán

Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lýnền kinh tế quốc dân, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ về chứng từ kế toán,

trong đó bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toánhướng dẫn Các đơn vị căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tổ chức thựchiện và vận dụng theo đúng quy định của Nhà nước về Chế độ chứng từ.Xuất phát từ vai trò của chứng từ trong quản lý và trong công tác kếtoán, việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cóthu cũng phải tuân thủ theo những nguyên tắc sau:

Một là, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước

ban hành, được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ bắt buộc

để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp bảo đảm chứng từ là căn cứpháp lý để ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý

Hai là, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc

điểm tổ chức hoạt động và trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng,chủng loại chứng từ thích hợp

Ba là, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản

và tình hình biến động của chứng từ để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp vàluân chuyển các bộ phận có liên quan

Bốn là, tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc

điểm từng loại chứng từ

Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu baogồm: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kếtoán

+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là việc lựa chọn số lượng, chủngloại chứng từ căn cứ vào hệ thống biểu mẫu chứng từ thống nhất do Nhà nướcban hành, đồng thời phù hợp với cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc điểm hoạtđộng và trình độ quản lý của đơn vị

Chứng từ là phương pháp đầu tiên quan trọng của hệ thống phương pháphạch toán kế toán Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm

tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng kế toán cụ thể nhằm phục vụkịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp

kế toán

Nội dung của chứng từ kế toán bao gồm:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá, số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêmnhững nội dung khác theo từng loại chứng từ

Tác dụng của chứng từ kế toán như sau:

Lập chứng từ là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệthống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ không thể thực hiệnđược công tác kế toán

Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đãphát sinh và thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp củanghiệp vụ

Lập chứng từ kế toán là nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụkinh tế phát sinh

Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu tráchnhiệm đối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chương trình luân chuyểnchứng từ là sự vận động của chứng từ từ giai đoạn lập cho đến giai đoạn lưutrữ, bảo quản chứng từ, thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt độngkinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán Do chứng từ có nhiều loạivới đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn cụ thể của quá trìnhluân chuyển cũng khác nhau, song chung quy lại luân chuyển chứng từthường bao gồm các giai đoạn sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ trong các đơn vị sự nghiệp có thu

Bước 1: Lập chứng từ kế toán: Tuỳ thuộc theo nội dung kinh tế của

nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp Khi lập chứng từ phải đảm bảotuân thủ các quy định sau:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củađơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lậpmột lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theonội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quyđịnh mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy

đủ các nội dung theo quy định

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đượcviết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữviết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bịtẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết

Sử dụng chứng từ

Kiểm tra chứng từ Kiểm tra chứng từ

sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng

từ viết sai

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lậpnhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dungcác liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịchvới tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải

có dấu của đơn vị kế toán

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kếtoán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theoquy định về chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định

Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán: Thông tin kế toán thu nhận đều

được phản ánh trong các chứng từ kế toán ban đầu hoặc trong chứng từ kếtoán nội sinh Vì vậy, kiểm tra thông tin kế toán thu nhận được chính là kiểmtra thông tin phản ánh ở chứng từ kế toán

Khi nhận được chứng từ kế toán, cán bộ, nhân viên kế toán phải kiểm trachứng từ kế toán theo trình tự: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ củacác chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp phápcủa nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đốichiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chínhxác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dungtrên mới được sử dụng để ghi sổ kế toán còn trường hợp phát hiện nội dungnào đó không đảm bảo thì phải báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và thủtrưởng đơn vị để xử lý kịp thời

Bước 3: Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán:

Trước khi ghi sổ kế toán, phải phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của

nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất củakhoản chi, theo đối tượng chịu chi phí hay theo địa điểm phát sinh của nghiệp

vụ kinh tế Dựa vào việc phân loại này để xác định việc ghi sổ kế toán phùhợp bao gồm cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Phải ghi chép kịp thời, chính xác số liệu của chứng từ kế toán ứng vớinội dung của tài khoản tổng hợp hoặc phân tích nhằm cung cấp thông tin choviệc chỉ đạo nghiệp vụ hoặc tích luỹ thông tin tổng hợp để ra quyết định

Bước 4: Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ: Sau khi chứng

từ đã ghi sổ kế toán xong, chứng từ được chuyển sang giai đoạn bảo quản vàlưu trữ

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trongquá trình sử dụng và lưu trữ

Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bịtạm giữ, bị tịch thu phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu

bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xácnhận

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổchức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu là năm năm đối với tài liệu kếtoán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toánkhông sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, tối thiểumười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lậpBCTC, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác, lưu trữ vĩnh viễn đối với các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ýnghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Chính phủ quy định cụ thểtừng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạnlưu trữ theo quy định, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ

Tổ chức quá trình huỷ chứng từ: Các chứng từ kế toán khi hết thời hạnlưu trữ được chuyển sang giai đoạn huỷ Khi huỷ chứng từ, các đơn vị phảilập hội đồng tiêu huỷ và lập biên bản tiêu huỷ có đủ chữ ký của những người

có liên quan và ghi rõ hình thức tiêu huỷ Các chứng từ đã chuyển sang giaiđoạn tiêu huỷ phải đảm bảo các thông tin ghi trên chứng từ không thể sử dụngđược nữa

Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của tổ chức công tác kế toán, thựchiện tốt khâu này sẽ tạo thuận lợi cho việc xử lý số liệu trên sổ kế toán và đảmbảo tính hợp pháp, hợp lệ của số liệu kế toán; đồng thời nâng cao tính pháp lýtrong việc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, nhưkiểm tra, giám sát tài sản và các hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm tra và

xử lý kịp thời những sai sót, gian lận cũng như những tranh chấp trong quan

hệ kinh tế có thể xảy ra

Hiên nay, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp cóthu được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của

Bộ Tài chính chia làm 4 chỉ tiêu chính:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương

1.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là việc xây dựng mô hình thông tin

về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động bằng cách xáclập, sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tích phù hợp

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thốnghóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theotrình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên,liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí dongân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động,kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị sự nghiệp có thu

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dungkinh tế riêng biệt Một tài khoản kế toán bao gồm ba yếu tố: Tên gọi tài khoản

và số hiệu, bên Nợ và bên Có Có thể biểu diễn một tài khoản dưới dạng môhình “chữ T” như sau:

Sơ đồ 1.2: Kết cấu tài khoản kế toán

Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành

hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản thống nhất là một bộ phận cấuthành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tàikhoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoảnnhằm:

Nợ Tên tài khoản Có

+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sáchnhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụngkinh phí của từng từng đơn vị sự nghiệp có thu.

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn

vị sự nghiệp có thu thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổchức và tính chất hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủcông (hoặc bằng máy vi tính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của

cơ quan quản lý nhà nước

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu (Quyếtđịnh số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính gồm các tàikhoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tàikhoản chia thành các 07 loại tài khoản sau:

+ Loại 1: Tiền và vật tư: là những tài khoản phản ánh số hiện có, tìnhhình biến động các loại tiền và vật tư của đơn vị sự nghiệp có thu

+ Loại 2: Tài sản cố định: là những tài khoản phản ánh giá trị hiện có,tình hình biến động các loại TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình theo chỉ tiêunguyên giá và giá trị đã hao mòn, đồng thời phản ánh tình hình thực hiện côngtác đầu tư xây dựng cơ bản đang diễn ra ở đơn vị sự nghiệp có thu

+ Loại 3: Thanh toán: Loại tài khoản này phản ánh các nghiệp vụ thanhtoán giữa đơn vị sự nghiệp có thu với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài

về quan hệ mua bán, cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ và các quan

hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước về số thuế phải nộp, giữa đơn vị vớicấp trên hoặc cấp dưới về các khoản phải nộp, phải cấp; giữa đơn vị với cán

bộ, công chưc, viên chức về tiền lương, tiền công và các khoản khác

+ Loại 4: Nguồn kinh phí: là những tài khoản phản ánh số hiện có, tìnhhình biến dộng và quyết toán các nguồn vốn, nguồn kinh phí, các khoản

chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch thu, chichưa xử lý và các quỹ của đơn vị.

+ Loại 5: Các khoản thu: Loại tài khoản này dùng để phản ánh tất cả cáckhoản thu theo chế độ tài chính quy định phát sinh ở đơn vị sự nghiệp có thu,các khoản thu về hoạt động sự nghiệp, thu về hoạt động sản xuất, kinh doanh

và thu khác phát sinh ở đơn vị sự nghiệp có thu

+ Loại 6: Các khoản chi: là những tài khoản phản ánh các khoản chi,như: chi hoạt động, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi chương tình, dự

án, đề tài, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí trả trước của đơn vị sựnghiệp có thu

+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản (từ tài khoản loại 1 đến tàikhoản loại 6) phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theocác đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sửdụng tài sản tại đơn vị sự nghiệp có thu Nguyên tắc ghi sổ các tài khoảntrong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép"nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên

Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (tài khoản loại 0) phản ánhnhững tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị(như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ ), những chỉtiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưngcần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụlâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động đượcgiao Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản đượcthực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của mộttài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, mỗi đơn vị cụ thể cần quy địnhnhững tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3:

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tàikhoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2)

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tàikhoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tàikhoản cấp 3)

Các tài khoản cấp 1 (còn gọi là tài khoản tổng hợp): là những tài khoảnphản ánh các thông tin tổng hợp về tình hình biến động của từng đối tượnghạch toán kế toán( tiền, tài sản, nguồn kinh phí, )

Các tài khoản cấp 2, cấp 3 (còn gọi là các tài khoản chi tiết) là tài khoảnphản ánh tình hình biến động một cách chi tiết về một đối tượng hạch toán kếtoán Mức độ chi tiết TK đến cấp nào là do nhu cầu thông tin cung cấp chochủ thể quản lý của từng đơn vị, tổ chức

Giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết có mối quan hệ chặt chẽvới nhau Tổng hợp số liệu trên các tài khoản chi tiết sẽ được kết quả như trêntài khoản tổng hợp tương ứng Tuy nhiên, việc ghi số liệu trên tài khoản tổnghợp và tài khoản chi tiết được tiến hành độc lập với nhau, dựa vào mối quan

hệ của tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đẻ kế toán kiểm tra sổ kế toán.Việc tạo ra hệ thống tài khoản áp dụng trong đơn vị cần tôn trọng một sốyêu cầu sau:

Một là, mỗi đơn vị cần có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất tức là

thống nhất về loại hình tài khoản, số lượng tài khoản sử dụng, ký hiệu và nộidung ghi chép của từng loại tài khoản Danh mục tài khoản áp dụng phải phùhợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫnthực hiẹn của Bộ chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên Ngoài ra còn phù hợp

với đặc điểm hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn

vị Qua hệ thống tài khoản sẽ phản ánh và kiểm soát thường xuyên tình hìnhvận động tài sản và sử dụng tài sản ở các đơn vị

Hai là, thông qua hệ thống tài khoản phải cung cấp được thông tin một

chu kỳ kế toán của đơn vị, thoả mãn thông tin cho các đối tượng sử dụng khácnhau, cụ thể:

- Mở sổ kế toán: sau khi mở sổ, toàn bộ số dư về tài sản và nguồn vốn từbảng cân đối kế toán đầu kỳ được chuyển vào các tài khoản tương ứng trongsổ

- Phát sinh trong kỳ: khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phảitiến hành định khoản và phản ánh vào các tài khoản tương ứng

- Khoá sổ kế toán: được thực hiện vào cuối kỳ kế toán Nhân viên kếtoán sẽ tính tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có, từ dó tính số dư cuối kỳ củacác tài khoản để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của đơn vị

Ba là, các đơn vị không được tự ý mở thêm các tài khoản cấp 1, ngoài

hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành nói chung Việc mở thêm tàikhoản cấp 1 nhất thiết phải có ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính bằng vănbản Các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 có thể quy định thêm tuỳ thuộc vào

cơ chế quản lý, tính chất riêng biệt đối với từng loại hình đơn vị

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có ý nghĩa vô cùng quantrọng trong toàn bộ tổ chức kế toán của đơn vị, vì vậy đơn vị kế toán phảithực hiện đầy đủ các yêu cầu trên

ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời giancũng như theo đối tượng.

Trong những nôi dung của tổ chức công tác kế toán đơn vị sự nghiệp cóthu thì vần đề lựa chọn sổ kế toán là một nội dung quan trọng vì nó quyết địnhnội dung và chất lượng của toàn bộ công tác kế toán, liên quan chặt chẽ đếnviệc sử dụng hợp lý cán bộ kế toán của đơn vị

Có hai vấn đề cần quan tâm trong việc tổ chức sổ kế toán: đó là lựa chọnhình thức sổ kế toán phù hợp với điều kiện của đơn vị và lựa chọn hệ thống sổ

kế toán phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán đã xây dựng cho đơn vị.Trong tổ chức hệ thống sổ kế toán thì hệ thống sổ kế toán tổng hợp được quyđịnh bởi hình thức sổ kế toán, còn hệ thống sổ kế toán chi tiết do đơn vị quyđịnh và phải phù hợp với yêu cầu hạch toán của các phần hành kế toán

Về hệ thống sổ kế toán: mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở và giữ một bộ

sổ kế toán duy nhất gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm hai sổ chủ yếu là sổ Cái và sổ Nhật ký.Nhà nước qui định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chépđối với các loại sổ tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để ghichép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đốitượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được Số liệutrên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản

lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính vàbáo cáo quyết toán Nhà nước qui định mang tính hướng dẫn đối với các loại

sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết

Việc mở sổ kế toán và ghi chép của các đơn vị cần đảm bảo những yêucầu sau:

Thứ nhất, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay

sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán Các

số dư từ sổ kế toán năm cũ phải được chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh

tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1

Thứ hai, việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế

toán Các chứng từ này phải hợp pháp, hợp lệ, hợp lý Số liệu trong sổ phảiđảm bảo rõ ràng, liên tục, có hệ thống, ghi bằng mực tốt không phai, khôngnhoè, không được tẩy xoá, không dùng chất hoá học để sửa chữa Khi sửa sốliệu trong sổ kế toán nhất thiết phải tuân theo các phương pháp sửa chữa quyđịnh

Thứ ba, thông tin trong sổ sách phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp

thời, chính xác, trung thực tình hình tài sản, nguồn vốn, các khoản thu, chi đểcung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của đơn vị

Thứ tư, sổ kế toán phải được quản lý, phân công rõ ràng trách nhiệm

cá nhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đóphải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và giữ sổ trong suốt thờigian dùng sổ

Thứ năm, hết kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán Ngoài ra trong một số

trường hợp như kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách cũng khoá sổ kế toán.Mỗi lần khoá sổ người giữ sổ, phụ trách kế toán phải ký tên vào sổ

Các đơn vị sự nghiệp có thu có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghibằng máy vi tính Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thểhiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ Cuối kỳ kế toán sau khi đãhoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấytoàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từngquyển Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay

Bên cạnh việc lựa chọn hệ thống sổ kế toán thì việc lựa chọn hình thức

sổ kế toán áp dung cho từng đơn vị cũng rất quan trọng Lựa chọn được mộthình tứhc sổ kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm và quy mô của đơn vị hạchtoán đảm bảo phát huy đầy đủ các chức năng của kế toán, đáp ứng được yêucầu của công tác kế toán, phục vụ tốt cho việc lãnh đạo và quản lý các hoạtđộng của đơn vị

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

- Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ

Mỗi hình thức sổ trên có một đặc điểm riêng, hệ thống sổ kế toán riêng,

ưu nhược điểm khác nhau phù hợp với từng đơn vị có đặc điểm và điều kiệnriêng Mỗi đơn vị phải căn cứ vào điều kiện áp dụng của từng hình thức sổ vàđặc điểm cũng như điều kiện của đơn vị mình để lựa chọn và vận dụng mộthình thức sổ phù hợp, đảm bảo phát huy được ưu điểm, khắc phục nhữngnhược điểm của hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn

Hình thức sổ kế toán chính là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:

số lượng sổ, kết cấu các loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để cung cấpcác chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo một trình tự và phươngpháp nhất định

Hình thức kế toán sổ Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phátsinh và nội dụng kinh tế của nghiệp vụ đó Từ sổ Nhật ký chung để ghi vào sổcái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các loại sổ dùng trong hình thức này là: Sổ Nhật ký chung, sổ cái, các

sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ theo dõi và thuận tiệncho phân công lao động kế toán Trong điều kiện kế toán máy, hình thức ápdụng được cho mọi loại hình đơn vị Tuy nhiện hình thức có hạn chế là việcghi chép đôi khi bị trùng trên nhiều sổ kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung được trình bày qua sơ đồ1.3:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.3:Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Với hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vàomột quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duynhất, trong đó kết hợp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự

Sổ, thẻ kế toán chi tiết