PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XI MĂNG HÀ TIÊN I

Đây là bài thảo luận nhóm của sinh viên học viện ngân hàng cho môn Quản trị học. Bài thảo luận đã phân tích cơ cấu tổ chức của công ty xi măng Hà Tiên. Nhóm trình bày rất khoa học, hợp lý, dễ theo dõi. Nhóm đã đạt điểm số cao cho bài tập này

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ BÀI: “PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA CÔNG TY XI MĂNG HÀ TIÊN I”

MỤC LỤC

1 Giới thiệu về công ty

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty Xi măng Hà Tiên 1 tiền thân là Nhà máy Xi măng Hà Tiên do hãng

VENOT.PIC của Cộng hòa Pháp cung cấp thiết bị.Năm 1964, Nhà máy chính

thức đưa vào hoạt động với công suất ban đầu là 240.000 tấn clinker/năm tại Kiên Lương, 280.000 tấn xi măng/năm tại Nhà máy Thủ Đức

- Năm 1974, Nhà máy Xi măng Hà Tiên đã ký thỏa ước tín dụng và hợp tác với

hãng POLYSIUS (Pháp) để mở rộng nhà máy, nâng công suất thiết kế từ 300.000 tấn xi măng/năm lên đến 1.300.000 tấn xi măng/năm Thỏa ước này sau giải phóng được chính quyền Cách Mạng trưng lại vào năm 1977

- Năm 1981, Nhà máy xi măng Hà Tiên được tách ra thành Nhà máy xi măng

Kiên Lương và Nhà máy xi măng Thủ Đức Và đến năm 1983, hai Nhà máy được sáp nhập và đổi tên là Nhà máy Liên Hợp xi măng Hà Tiên

- Ngày 19/08/1986, Máy nghiền số 3 chính thức đi vào hoạt động và đến tháng

2/1991 dây chuyền nung clinker ở Kiên Lương cũng được đưa vào hoạt động đưa công suất của toàn Nhà máy lên 1.300.000 tấn xi măng/năm

- Năm 1993, Nhà máy lại tách thành hai công ty là Nhà máy Xi măng Hà Tiên 2

(Cơ sở sản xuất tại Kiên Lương) với công suất là 1.100.000 tấn clinker/năm và 500.000 tấn xi măng/năm; Nhà máy Xi măng Hà Tiên 1 (cơ sở sản xuất tại Thủ Đức - Tp HCM) với công suất là 800.000 tấn xi măng/năm

- Ngày 01/04/1993, Công ty Cung ứng Vật tư số 1 được sáp nhập vào Nhà máy

Xi măng Hà Tiên 1 theo quyết định số 139/BXD – TCLĐ của Bộ Xây dựng

- Ngày 30/09/1993, Nhà máy Xi măng Hà Tiên 1 được đổi thành Công ty Xi

măng Hà Tiên 1 theo quyết định số 441/BXD-TCLĐ của Bộ Xây Dựng

- Ngày 03/12/1993, Công ty Xi măng Hà Tiên 1 đã ký hợp đồng liên doanh với

tập đoàn Holderbank - Thụy Sĩ thành lập Công ty Liên Doanh Xi măng Sao Mai

có công suất là 1.760.000 tấn xi măng/năm Tổng vốn đầu tư 441 triệu USD,

vốn pháp định 112,4 triệu USD trong đó Công ty Xi măng Hà Tiên 1 đại diện 35% tương đương 39,34 triệu USD

- Tháng 04/1995, được thừa ủy nhiệm liên doanh giữa Tổng Công ty Xi măng

Việt Nam với Supermix Asia Pte Ltd (Malaysia và Singapore), Công ty tham gia Liên Doanh Bê Tông Hỗn Hợp Việt Nam (SPMV) với công suất thiết kế 100.000m3 bê tông /năm Vốn pháp định là 1 triệu USD trong đó Công ty xi măng Hà Tiên 1 đại diện 30% tương đương 0,3 triệu USD

- Để xử lý triệt để tình trạng ô nhiễm môi trường, Công ty đã xây dựng dự án đầu tư cải tạo môi trường và nâng cao năng lực sản xuất

- Tháng 11/1994 dự án đã được Chính phủ phê duyệt với tổng kinh phí là

23.475.000 USD, công trình đã khởi công ngày 15/06/99 và đã hoàn tất đưa vào hoạt động từ 2001, nâng công suất sản xuất của Công ty thêm 500.000 tấn xi măng/năm (Tổng công suất là 1.300.000 tấn xi măng/năm)

- Ngày 21/01/2000, Công ty Xi măng Hà Tiên 1 đã thực hiện cổ phần hoá Xí

nghiệp Vận tải trực thuộc Công ty thành Công ty Cổ phần Vận tải Hà Tiên,

trong đó Công ty Xi măng Hà Tiên 1 nắm giữ 30% cổ phần tương đương 14,4 tỷ

đồng

- Ngày 06/02/2007, Công ty Xi măng Hà Tiên 1 đã chính thức làm lễ công bố

chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần theo Quyết định số 1774/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng về việc điều chỉnh phương án cổ phần và chuyển Công ty Xi măng Hà Tiên 1 thành Công ty cổ phần Xi măng Hà Tiên 1

và chính thức hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

4103005941 của Sở Kế hoạch – Đầu tư Tp.HCM cấp ngày 18/01/2007 với vốn điều lệ ban đầu là 870 tỷ đồng

- Ngày 29/12/2009, Với sự đồng ý của gần 78% số cổ phần có quyền biểu quyết,

phương án sát nhập Công ty Cổ phần Xi măng Hà Tiên 2 (HT2) vào Công ty Cổ phần Xi măng Hà Tiên 1 (HT1) đã được thông qua Sau khi sát nhập, doanh

nghiệp sẽ có tên mới – Công ty Cổ phần Xi măng Vicem Hà Tiên Trụ sở chính của Công ty: 360 Bến Chương Dương, Phường Cầu Kho, Quận 1, Tp.HCM

- Ngày 08/06/2010, Chính thức giao dịch số lượng cổ phiếu chuyển đổi từ Công

ty CPXM Hà Tiên 2 sang Công ty CPXM Hà Tiên 1 tại sàn chứng khoán TPHCM

- Ngày 25/06/2010, Nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đánh

dấu bước khởi đầu của một giai đoạn phát triển mới của Công ty CPXM Hà Tiên 1 sau sáp nhập

Trụ sở chính của Công ty tại địa chỉ: 360 Bến Chương Dương, phường Cầu Kho, Quận 1, Tp HCM

Các chi nhánh mới được thành lập:

• Trạm nghiền Phú Hữu, địa chỉ: phường Phú Hữu, quận 9 - TPHCM

• Trạm nghiền Thủ Đức, địa chỉ: Km 8, Xa lộ Hà Nội, Phường Trường Thọ, Quận Thủ Đức – TPHCM

• Nhà máy xi măng Bình Phước, địa chỉ: Xã Thanh Lương, Huyện Bình Long, Tỉnh Bình Phước

• Trạm nghiền Long An, địa chỉ: Khu Công nghiệp Long Định, Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An

• Nhà máy xi măng Kiên Lương, địa chỉ: Quốc Lộ 80, Thị trấn Kiên Lương, Tỉnh Kiên Giang

- Ngày 23/01/2011, Công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 (Vicem Hà Tiên) chính

thức tiếp quản Trạm nghiền Xi măng Cam Ranh từ Công ty Cổ phần Xây lắp Đà Nẵng, đơn vị thành viên của Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam Địa chỉ: Thôn Hòn Quy - xã Cam Thịnh Đông - Tp.Cam ranh - Tỉnh Khánh Hòa

- Hiện nay công ty hoạt động trong môi trường sạch và xanh với công suất thiết

kế 7.300.000 tấn xi măng/năm với 2 Nhà máy và 4 Trạm nghiền.

Gạch tự chèn 1.2 Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu

1 Sản xuất, kinh doanh các chủng loại Xi măng và Clinker:

- Xi măng thông dụng: PC30, PC40

- Xi măng Portland hỗn hợp: PCB30

- Xi măng trắng, Xi măng mác cao 40-50N/mm2

- Xi măng đặc biệt: Xi măng Portland bền Sulfat, Xi măng Portland ít toả

nhiệt

2 Sản xuất vỏ bao xi măng PP với sản lợng 25 triệu cái/năm

3 Vận chuyển nguyên, nhiên, vật liệu, sản phẩm cho ngành XM và các ngành

khác

1.3 Các thiết bị công nghệ chính

* Máy nghiền xi măng:

M01: Năng suất 42 tấn/h

M02: Năng suất 90 tấn/h

M03: Năng suất 64 tấn/h

2 Mô hình cơ cấu

Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản lý

khác nhau.Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được

áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định Một số kiểu cơ cấu thường gặp như:

2.1 Cơ cấu trực tuyến:

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức

2.2 Cơ cấu chức năng:

Trong cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng, các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban chức năng khác nhau Đôi khi các mệnh lệnh này có thể trái ngược nhau hoặc mâu thuẫn với nhau gây khó khăn cho cấp thừa hành

2.3 Cơ cấu hỗn hợp:

2.4 Cơ cấu tổ chức phân chia theo vị trí địa lý/lãnh thổ:

2.5 Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm:

2.6 Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng:

2.7 Cơ cấu ma trận:

Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều Cơ cấu này tạo ra một Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với cả các nhà quản trị theo chức năng Trong cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực Tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc Tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang Cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến

+ Nhiệm vụ quản trị trong tổ chức được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và theo sản phẩm, dự án hoặc chương trình hoặc theo tuyến

+ Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu sự chỉ huy của 2 cấp: cấp lãnh đạo chức năng và cấp lãnh đạo tuyến

- Ưu điểm:

+ Bảo đảm phát huy được ưu thế của chuyên gia thuộc từng lĩnh vực vào hoạt động quản trị do có sự phân ngành theo chức năng

- Nhược điểm:

+ Do có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi nên dễ dẫn đến sự tranh chấp quyền lực quản trị ở các cấp

3.1 Phân tích

Đại hội đồng cổ đông

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty Đại hội đồng cổ đông quyết định các vấn đề sau:

- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại

- Quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty, báo cáo của Ban kiểm soát

- Quyết định phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất, kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty gồm có bảy (07) thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, quản trị Công ty giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị đại diện cho các cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

Ban Kiểm soát

Ban Kiểm soát bao gồm năm (05) thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc Công ty gồm Giám đốc và 03 Phó Giám đốc Giám đốc được Hội đồng quản trị ủy quyền Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Phó Giám đốc được phân công phụ trách các mảng khác nhau, gồm: Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật; Phó Giám đốc phụ trách cung ứng đầu tư; và Phó Giám đốc dự án

ĐẶC ĐIỂM

- Phần cơ cấu trực tuyến

+ Nhà quản trị ở tuyến Xí nghiệp Tiêu thụ – Dịch vụ có toàn quyền quyết định

và lãnh đạo tất cả chức năng nhiệm vụ thuộc tuyến mình phụ trách

+ Các mối liên hệ QT trong tổ chức được thực hiện nhiệm vụ theo 1 đường

+ Người thừa hành (Phòng dịch vụ khách hàng, phòng dịch vụ kỹ thuật, phòng

tổ chức hành chính, phòng tổ chức kỹ thuật phòng tiêu thụ, trung tâm tiêu thụ 1,2,3) trong tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo của 1 cấp chỉ huy trực tiếp

- Phần cơ cấu ma trận

+ Nhiệm vụ quản trị trong tổ chức được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và theo sản phẩm, dự án hoặc theo chương trình hoặc theo chương trình hoặc theo tuyến

+ Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu chỉ huy của 2 cấp: cấp lãnh đạo chức năng và cấp lãnh đạo tuyến

• Phòng Hành chính tổng hợp và phòng thực hiện dự án

• Phòng kế toán – kiểm toán – tài chính và tổ chức triển khai dự án

3.2 Đánh giá

Ưu điểm:

- Định hướng theo kết quả cuối cùng rõ ràng

- Có tính năng động cao dễ dàng điều chuyển các nhân viên từ thực hiện một dự

án này sang thực hiện một dự án khác

- Cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời có sự chuyên sâu vào chức năng

- Phát huy được sức mạnh của các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn

Cấu trúc ma trận nâng cao sự phối hợp giữa các chuyên gia của cấu trúc chức năng và cho phép sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức Trong các tổ chức chức năng thường không khai thác hết tiềm năng của nhân lực nên sự hình thành các dự án của cấu trúc dự án sẽ khai thác nguồn tiềm năng vốn có đó Các chuyên gia khi tham gia các dự án sẽ vận dụng kinh nghiệm tích luỹ được từ dự

án này sang dự án khác nhằm nâng cao hiệu quả của công việc được đảm nhiệm Cùng lúc thực hiện dự án họ vẫn có nhiệm vụ kép, chính vì vậy năng lực của họ được phát huy tốt hơn và cống hiến cho xã hội nhiều hơn Đặc biệt, các thủ trưởng trong cấu trúc dự án sẽ không lo nhân sự sau khi dự án kết thúc và họ lại sẵn sàng cho các dự án mới

- Xác định được rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích của mỗi nhân viên tham gia dự án

- Các nhà quản trị tự do tập trung vào vấn đề chiến lược bởi họ không vướng bận vào các vấn đề điều hành

- Các nhóm dự án được đảm bảo về nhân viên, nguồn lực tài chính và vật chất

- Mặc dù cấu trúc ma trận khó về quản lý nhân sự nhưng lại được xem là mô hình tổ chức hiện đại bởi các tính ưu điểm của nó

- Cấu trúc ma trận làm tăng khả năng thích ứng với môi trường của cấu trúc chức năng bằng cấu trúc dự án nhưng không phá vỡ sự cân bằng của cấu trúc chức năng, đảm bảo cho tổ chức phát triển ổn định lâu dài nhưng vẫn có sự phản ứng nhanh với thị trường Với lợi thế này thì các tổ chức doanh nghiệp cũng như các tổ chức sự nghiệp sử dụng cấu trúc ma trận một cách mềm dẻo và tăng khả năng thích ứng với thị trường Đây là một giải pháp của ứng dụng quy luật tự điều chỉnh của tổ chức Nhiều tổ chức có cấu trúc máy móc khi môi trường biến động đã điều chỉnh bằng cấu trúc ma trận để chuyển hóa, đảm bảo sự tồn tại trong môi trường mới và thích nghi để tìm sự phát triển

- Cấu trúc ma trận làm mềm hoá cấu trúc chức năng, cho dù cấu trúc chức năng

là kiểu cấu trúc máy móc cũng chuyển hoá sang cấu trúc hữu cơ mềm dẻo hơn, hoạt động sáng tạo và hiệu quả hơn Cấu trúc ma trận thúc đẩy sự hoà nhập, phối hợp của kinh nghiệm và tiềm lực các phân hệ trong cấu trúc chức năng hướng đến sản phẩm cuối cùng giúp cho sự cạnh tranh lành mạnh giữa các phân hệ trong cấu trúc chức năng cùng hướng tới sản phẩm cuối cùng của tổ chức Đó là làm cho tổ chức thích ứng với môi trường kể cả khi môi trường biến động Ngoài ra, cấu trúc ma trận còn giúp đạt được cân bằng tốt hơn giữa thời gian, chi phí và kết quả thông qua hoạt động dự án tạo sự cân bằng bên trong và qua sự đàm phán liên tục giữa lãnh đạo các cấu trúc dự án và cấu trúc chức năng Trong cấu trúc ma trận cũng thường xuyên có xung đột ở cấp thấp giữa các cấu trúc dự

án với cấu trúc chức năng và chính quá trình giải quyết xung đột lại nhằm thúc đẩy tổ chức phát triển và đặc biệt là làm cấu trúc chức năng ngày càng hoàn thiện hơn

- Cấu trúc ma trận cho phép thực hiện các dự án với mọi quy mô do kết hợp được chuyên môn hoá và hợp tác hoá Cấu trúc ma trận cũng vì thế mà có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của đối tác với bất kỳ quy mô nào cả về khối lượng

và phổ rộng của chuyên môn, điều mà cấu trúc chức năng không thực hiện được

Nhược đi ểm :

- Đòi hỏi sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động hiệu quả

- Thường chỉ được áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn

- Công ty phải đầu tư nhiều tiền bạc và thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển những kỹ thuật cần thiết

- Dễ có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức

- Có nguy cơ không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và theo chiều ngang

3.3 Giải pháp

1 Nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của mỗi cá nhân

2 Một tập thể có trình độ chuyên môn cao

Hàng năm, Cty HÀ TIÊN không ngừng làm giàu nguồn lực chất xám và cập nhật kiến thức, công nghệ mới của ngành xi măng qua:

- Các khóa đào tạo ngắn và dài hạn trong nước do các chuyên gia quốc tế đầu ngành giảng dạy

- Các chính sách đãi ngộ nhằm thu hút nguồn nhân lực trẻ có trình độ chuyên môn cao: lương, thưởng, đào tạo nước ngoài

Các khoá huấn luyện và trao đổi kinh nghiệm ở nước ngoài như: New Zealand, Học viện AIT Thái Lan và Châu Âu

3 Thiết lập một tập thể tận tụy vì sự lớn mạnh của Cty HÀ TIÊN

-Môi trường làm việc thân thiện, hiện đại và niềm tự hào về sản phẩm và thương hiệu là lý do mỗi thành viên yêu quý Cty HÀ TIÊN như mái nhà thứ hai của mình

- Hết lòng cống hiến sức lực và tài năng của mình vì sự phát triển của Cty HÀ