BÁO CÁO TỐT NGHIỆP NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ở ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN LƯƠNG SƠN

sau thời gian thực tập nhằm giúp sinh viên có những báo cáo đánh giá về kết quả thực tập cũng như đánh giá những thực trạng về tổ chức văn phòng ở các cơ quan nhà nước. đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn tổ chức

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG SƠN 4

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 4

1 Vài nét về Ủy ban nhân dân về Lương Sơn 4

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn 4

2.1 Vị trí, chức năng 4

2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.3 Cơ cấu tổ chức 6

II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 7

1.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng : 8

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND - UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 8

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lương Sơn Lấy ví dụ những tình huống cụ thể: 9

1.2 Sơ đồ hóa nội dụng quy trình xây dựng Kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện Lương Sơn Đánh giá ưu điểm, hạn chế: 10

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Lương Sơn: 11

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn: 12

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Lương Sơn: 12

1.6 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lương Sơn Nhận

xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này: 13

2 KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 15

2.1 Mô hình công tác văn thư của UBND huyện Lương Sơn Nhận xét ưu, nhược điểm: 16

2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Lương Sơn: 16

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 17

2.2.3 Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 18

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn: 18

3.1 Thực trạng công tác lưu trữ cơ quan 18

3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm 19

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 20

I Giúp cơ quan xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm 20

1 Lịch công tác tuần của UBND huyện Lương Sơn 20

2 Kế hoạch công tác năm của UBND huyện Lương Sơn 21

II Soạn thảo Quy chế Văn thư Lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn 27

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

I Nhận xét, đánh giá về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chình văn phòng của cơ quan thực tập 53

1 Công tác văn phòng 53

2 Công tác văn thư 54

3 Công tác Lưu trữ 55

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm .55

1 Về đội ngũ, cán bộ công chức 55

2 Về quy trình nghiệp vụ 56

3 Về trang thiết bị văn phòng 56

4 Đối với nhà trường 57

C PHẦN KẾT LUẬN 58

LỜI CẢM ƠN

Là sinh viên năm cuối chuyên ngành Quản trị văn phòng, thực tập tốt nghiệp

có giá trị như một bước nhảy đánh dấu sự phát triển trong nhận thức, là bước tậpdượt và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho một nhà quản trị văn phòng tài năng,nhiệt tình, năng động trong tương lai

Với sự giúp đỡ, giới thiệu, định hướng của Nhà trường, Khoa Quản trị Vănphòng em đã được UBND Huyện Lương Sơn tiếp nhận thực tập tại cơ quan trong

thời gian 2 tháng bắt đầu từ ngày 9/4đến ngày 25/5 năm 2012 Trong thời gian

thực tập của cơ quan, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ ở đây em đã nhậnthức được tầm quan trọng của công tác Văn phòng ở mỗi cơ quan quản lý Nhànước nói chung và ở UBND Huyện Lương Sơn nói riêng .Bởi chính sự nhận biếtđược như vậy sẽ giúp cho em có một hành trang đầy đủ để tiếp bước trên conđường mình đã chọn Chúng em những sinh viên ngành Quản trị Văn phòng saunày khi ra trường sẽ trở thành những cán bộ, nhân viên văn phòng, những nhàQuản trị trong tương lai Nhận định được như vậy nên trong thời gian vừa qua em

đã không ngừng học hỏi, nâng cao những hiểu biết để em hoàn thành tốt nhiệm đềcương của Nhà trường cũng như của cơ quan đã giao

Qua bài báo cáo thực tập này cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắctới các thầy cô giáo trong trường đã truyền đạt cho em những kiến thức và bài họcquý báu Đặc biệt là các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng và hơn hết là thầyTrưởng khoa Quản trị văn phòng Ths Nguyễn Mạnh Cường, cô giáo chủ nhiệmLâm Thu Hằng và thầy giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập Nguyễn Đăng Việt đãhướng dẫn, giúp đỡ em trong kỳ thực tập này Đồng toàn thể ban lãnh đạo HĐND -UBND huyện Lương Sơn và các đồng chí đang công tác tại Văn phòng HĐND –UBND huyện, đặc biệt là chú Nguyễn Hữu Bình – Chánh văn phòng UBND huyện

đã hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như viết bảnbáo cáo này

Đây là lần đầu tiên được tiếp xúc với công việc bằng những lý luận đã đượchọc, áp dụng vào thực tế và viết báo cáo thực tập, bản thân em đã nhận thức đượctầm quan trọng trong nghiệp vụ công tác văn phòng của mình song nội dung

nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên trong bản báo cáo thực tập này không thể tránh đượcnhững hạn chế và thiếu sót nhất định Kính mong các thầy cô giáo trong trườngcũng như toàn thể ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên chức thuộc HĐND -UBND huyện Lương Sơn bổ sung, đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo thực tậptốt nghiệp của em được hoàn thiện và giúp em hiểu biết sâu rộng, chính xác và đầy

đủ hơn về nghiệp vụ công tác văn phòng của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Lương Sơn,ngày 20 tháng 5 năm 2012

Sinh viên

Trần Thị Thương

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự đi lên không ngừng của thế giới là sự phát triển như

vũ bão của khoa học và công nghệ thì nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô cùngquan trọng, kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của các vănphòng Đặc biệt là các văn phòng hiện đại với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ,năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc

Công tác văn phòng luôn giữ vai trò then chốt, một mắt xích quan trọngtrong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ chức Nhà nước, Và hơn thế nếu côngtác văn phòng được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyếtcông việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại hiệu quảcao, tránh tình trạng quan liêu, bệnh giấy tờ, tránh mất mát tài liệu quan trọng của

cơ quan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Bắt nhịp được xu thế, các trường Đại học, cao đẳng, trung cấp cũng đangngày càng mở rộng nghành nghề đào tạo.Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội saunhiều năm hình thành và phát triển Hiện nay lĩnh vực hoạt động đào tạo củaTrường đang ngày càng được mở rộng Đây là cái nôi đã và đang từng ngày từnggiờ bổ sung một lượng lớn nguồn nhân lực làm công tác văn phòng - văn thư cho

xã hội

Theo Kế hoạch chỉ đạo của Hiệu trưởng và với phương châm “Học phải điđôi với hành, Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” Trên cơ sở đó, để đảm bảo kếhoạch mà Trường đã đề ra cũng như tạo điều kiện giúp cho các cán bộ Văn phòngtrong tương lai nói chung nắm vững hơn kiến thức chuyên ngành và được nghiêncứu đưa ra những lý luận đã được học vào thực tiễn công việc Đây là sợi dây kếtnối giữa Nhà trường và xã hội, qua thời gian thực tập tại cơ quan về công tác vănphòng sẽ củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp cho sinh viên đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức về thực tế,đây là cơ hội tốt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cũng như làm quen dầnvới môi trường sống và làm việc của văn phòng sau khi ra trường

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG SƠN

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

1 Vài nét về Ủy ban nhân dân về Lương Sơn

Huyện Lương Sơn là cửa ngõ của tỉnh miền núi Hoà Bình và miền Τây Bắcây BắcViệt Nam, cách thủ đô Hà Nội khoảng 40 km, biên giới liền kề với khu công nghệcao Hòa Lạc, khu đô thị Phú Cát, Miếu Môn, Đại Học Quốc Gia, Làng Văn HóaDân Tộc

Huyện Lương Sơn nằm ở phần phía nam của dãy núi Ba Vì,nơi có một phầncủa Vườn Quốc Gia Ba Vì Phía tây giáp huyện Kỳ Sơn Phía nam giáp cáchuyện Kim Bôi và Lạc Thủy Phía đông giáp các huyện Mỹ Đức, Chương Mỹ.Phía bắc giáp huyện Quốc Oai

Huyện có diện tích 369,8541 km², dân số toàn huyện là 92.860 người Từ xaxưa Lương Sơn là địa bàn sinh sống của người Mường Người Mường có mặt ởkhắp các xã, chiếm hơn 60% dân số toàn huyện Người Kinh sống xen lẫn vớingười Mường và chiếm khoảng hơn 30% dân số toàn huyện, còn lại là ngườiDao và các dân tộc khác chiếm tỷ lệ không đáng kể

Huyện có 20 đơn vị hành chính cấp xã, bao gồm: 1 Thị trấn và 19 xã

Trên địa bàn Huyện có những danh lam, thắng cảnh hàng năm có thể thu hútmột lượng đáng kể khách du lịch như hang Trầm, hang Rổng, hang Tằm, hangTrâu, mái đá Diềm, núi Vua Bà, sân golf Phượng Hoàng, khu du lịch sinh tháiXóm Mòng

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn

2.1 Vị trí, chức năng

UBND huyện Lương Sơn là do HĐND huyện bầu ra, vừa là cơ quan giúpviệc cho HĐND huyện vừa là cơ quan chấp hành của HĐND huyện UBND huyệnLương Sơn là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp

hành, luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐNDhuyện cùng cấp (theo Điều 2 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003).

Do đó UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiếnpháp, Luật và các văn bản Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND huyện cùngcấp, UBND huyện chỉ đạo các mặt hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp

UBND huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ: Tậpthể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viênUBND huyện

2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn

UBND huyện Lương Sơn có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện cácnhiệm vụ Kế hoạch công tác hàng năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn cácphường, các đơn vị trực thuộc Quận hoạt động quản lý Nhà nước

Theo Điều 43 Luật Tổ chức HĐND và UBND thì UBND huyện Lương Sơn

có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các Kế hoạchkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các Kế hoạch đó;

 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợpcần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

1.3 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào Nghị định số 107/CP ngày 01/4/2004 của Chính Phủ quy định sốlượng Chủ tịch, Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND, bộ máy tổ chức củaHĐND - UBND huyện Lương Sơn hiện nay bao gồm: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủtịch, các ủy viên Uỷ ban và các phòng chuyên môn

- Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo điều hành mọi công việc củaUBND huyện, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mìnhtheo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND

- Phó chủ tịch Văn hóa - xã hội: phụ trách các mảng Lao động thương binh và xãhội, Văn hóa - thông tin - thể thao, trung tâm Y tế, Văn phòng HĐND&UBND, thaymặt UBND huyện làm việc với các đoàn thể của huyện

- Phó chủ tịch kinh tế: phụ trách mảng Nông nghiệp - phát triển nông thôn,kinh tế, chi cục thuế, kho bạc

- Phó chủ tịch quản lý về đất đai: phụ trách mảng Tài nguyên môi trường,quản lý đất đai, điện lực

- Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc

- Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện

Các phòng, ban chuyên môn gồm 17 phòng, ban.

Ngoài ra có các đơn vị sự nghiệp khác như: Đài Truyền hình và Phát thanh,Trạm kiểm nghiệm và kiểm lâm, Hội chưc thập đỏ, Trung tâm dạy nghề

Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc HĐND - UBND huyện hoạt độngtheo chức năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

Có thể sơ đồ hóa mô hình tổ chức bộ máy của UBND huyện Lương Sơn như sau:

 Soạn thảo chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và các hoạtđộng khác của HĐND huyện

 Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ

 Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn vịchuẩn bị các cuộc họp, Hội nghị, Đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chứcghi biên bản các cuộc làm việc đó Đồng thời là bộ phận thực hiện công việc sự vụhàng ngày

 Đảm bảo các điệu kiện vật chất cho sự hoạt động của Thường trựcHĐND- UBND huyện và các phòng, ban cơ quan khi cần thiết có liên quan

 Tổ chức xử lý thông tin, giám sát và đảm bảo phản ánh thường xuyên kịp

thời, chính xác tình hình các mặt: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng,Đối nội, Đối ngoại phục vụ cho công tác tiến hành của UBND huyện, Chủ tịch vàcác Phó chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện.

 Giúp HĐND&UBND huyện quản lý công tác văn thư, hành chính, lưu trữtheo quy định của Nhà nước Hướng dẫn các phòng, ban, ngành và UBND các xã,thị trấn về công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, côngtác lưu trữ theo đúng quy định

 Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàngngày cho lãnh đạo bằng văn bản

 Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạtđộng của cơ quan

 Quản lý, tổ chức biên chế, nhân sự của Văn phòng và nguồn kinh phíthuộc tài khoản Văn phòng

c, Cơ cấu tổ chức:

Văn phòng HĐND&UBND huyện Lương Sơn được tổ chức theo chế độ thủtrưởng, bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó chánh văn phòng cùng điều hànhhoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm chung trước thường trực HĐND -UBND huyện về nhiệm vụ của Văn phòng và các công việc khác khi được lãnhđạo cơ quan phân công

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lương Sơn như sau:

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

Để công việc có thể đi vào hoạt động có hiệu quả thì việc quy định chứcnăng nhiệm vụ cụ thể là không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan nào, đặc biệt làtrong cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thì điều này càng đóng vai trò quantrọng Theo Luật Tổ chức HĐND - UBND năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ của

Văn phòng HĐND - UBND huyện được quy định khá chi tiết.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lương Sơn Lấy ví dụ những tình huống cụ thể:

Văn phòng HĐND - UBND huyện Lương Sơn là một bộ phận giúp việc choHĐND- UBND huyện trong quá trình điều hành, lãnh đạo cơ quan với 02 chứcnăng là tham mưu và hậu cần Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 đặt vịtrí hàng đầu của Văn phòng là “tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động củaUBND” Theo đó, “tham mưu tổng hợp” có nghĩa là tham mưu ngay chính trongnhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không đơn thuần chỉ là kết quả của phép cộng màphải hàm chứa chất lượng tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trongcông tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ

Trong thời gian thực tập tại văn phòng HĐND - UBND Huyện Lương Sơn, emthấy văn phòng đã thực hiện tương đối tốt chức năng của văn phòng ,thực hiện mộtcách chặt chẽ, nghiêm túc, đúng với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình

- Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp thông tin kịp thời đápứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan

- Xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động củaUBND huyện, quy chế Công tác văn thư lưu trữ…, mỗi phòng, ban đều có quy chếriêng cho mình

- Giúp cho UBND thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

- Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản cáccuộc họp đó Đồng thời là bộ phận thực hiện nhiệm vụ hàng ngày

- Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý biên chế và nhân sự và nguồn kinh phíthuộc tài khoản của văn phòng

- Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơquan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý

Bên cạnh việc hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

UBND Huyện, thì vẫn còn không ít những khó khăn hạn chế Một số cán bộ trongVăn phòng vẫn chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình,phân công chức năng còn chồng chéo, trùng lặp Điều này ảnh hưởng lớn đến việcthực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần văn phòng UBND huyện cũngkhông thể thiếu, đây là chức năng giúp cho cơ quan đảm bảo đầy đủ các phươngtiện cơ sở vật chất, tài chính và các trang thiết bị phục vụ tốt cho các hoạt động củaUBND huyện

Văn phòng có vị trí vai trò hết sức quan trọng đối với UBND huyện LươngSơn.Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần đãđược văn phòng thực hiện tương đối tốt, Văn phòng luôn thực hiện tốt nhiệm vụđược giao.Văn phòng giúp hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấpchỉ đạo, điều hành tới cơ sở

Ví dụ: Trong đợt thi đua khen thưởng cá nhân, phòng ban, đơn vị có thànhtích năm 2012 Thì Văn phòng cần phải thu thập các thông tin liên quan đến các cánhân, đơn vị đó để tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan ra quyết định khen thưởng

1.2 Sơ đồ hóa nội dụng quy trình xây dựng Kế hoạch công tác thường

kỳ của UBND huyện Lương Sơn Đánh giá ưu điểm, hạn chế:

Xây dựng Kế hoạch công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được

của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả Trongthời gian thực tập em rút ra vài nhận xét về việc thực hiện quy trình xây dựng Kếhoạch,công tác thường kỳ của UBND huyện Lương Sơn:

Ưu điểm:

- Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, Văn phòng UBND HuyệnLương Sơn đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND huyện trong việc xây dựngđiều chỉnh và đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch công tác của UBND huyện.

- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND huyện biết,thực hiện

- Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dungvăn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo

- Năng lực trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ công chức chưa được cao.

- Kế hoạch công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù hợpvới thực tế

Có thể thấy, Kế hoạch công tác không hẳn phải theo một khuôn mẫu nhấtđịnh, mà tùy vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cơ quan, cũng nhưkhối lượng công việc của cơ quan đó Vì vậy, cần phải linh hoạt và có những kếhoạch cụ thể

Sơ đồ hóa nội dung xây dựng Kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện Lương Sơn như sau:

(Xem phụ lục 4)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Lương Sơn:

Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo

khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban… được nhà quản lý sử dụng làmcông cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyếnkhích tính chủ động, sáng tạo trong công việc đồng thời phát huy nền dân chủ xãhội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả trong công việc

Trong 02 tháng thực tập ở HĐND - UBND huyện Lương Sơn em thấy loạihình hội họp được sử dụng nhiều nhất là hội nghị và họp giao ban, và thời gianthực tập ở đây có rất nhiều hội nghị, cuộc họp của Uỷ ban em cũng được tham giaphục vụ, chuẩn bị Và em được tham gia lập mục lục hồ sơ về việc thực hiện thicông xây dựng Trường Mần Non xã Cao Rằm

Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Lương Sơn.

(Xem phụ lục 5)

Mục lục văn bản hồ sơ về việc thực hiện thi công xây dựng Trường Mầm non xã Cao Rằm (Xem phụ lục 6)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn:

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiết khôngthể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng.Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đikiểm tra, đi hưỡng dẫn cơ sở, đi thăm quan học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nướcngoài…Đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi cơ quan, tập thể.Vì vậy, chuyến đicủa lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo, cẩn thận

Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn.(Xem phụ lục 7)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Lương Sơn:

Xã hội không ngừng phát triển, kéo theo đó là sự phát triển trên nhiều lĩnhvực của đời sống xã hội, phát triển theo xu hướng hội nhập quôc tế Và điều này đãlàm mai một bản sắc dân tộc vốn riêng của đất nước Cũng chính vì vậy mà Nhànước luôn đặc biệt quan tâm tới việc giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc

Đó là nét đẹp của con người Việt Nam, và được thể hiện qua những hình ảnh vốnquen thuộc và gần gũi với chúng ta, như nét đẹp nơi công sở, nét đẹp của tà áo dài,nét đẹp của chính con người Việt Nam

văn hoá công sở là một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt độngcủa công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trongcác công sở Văn hóa công sở là giá trị mà công sở tạo được về vật chất và tinhthần Ngày nay, việc duy trì và phát huy văn hóa công sở ngày càng được quan tâmcủa các tổ chức, cơ quan

Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Lương Sơn,và căn cứ theo Quyếtđịnh số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc bạn hành Quy chế văn hoa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Nhìnmột cách tổng thể thì việc triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa

công sở của UBND huyện tương đối tốt Các cán bộ đều ý thức được rằng văn hóacông sở là nét đẹp, là sự sang trọng tôn vinh con người nơi làm việc, mọi ngườiluôn có trang phục và lễ phục phù hợp trong từng ngày đi làm và ngày lễ, đảm bảotính nghiêm trang Có phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với văn hóa truyềnthống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội.

Văn hóa công sở được thể hiện ở rất nhiều phương diện: cách ăn mặc, ứng

xử, giao tiếp, thái độ phục vụ nhân dân… của cán bộ công chức

Hiện nay, ở UBND huyện Lương Sơn nghi thức nhà nước về văn hóa công

sở rất đuợc lãnh đạo coi trọng Trong những buổi lễ mít tinh, hội nghị, tiếp kháchtrang phục của cán bộ công chức được quy định như sau:

- Nam: Com lê thắt cà vạt hoặc áo sơ mi có thắt cà vạt

- Nữ: Áo dài truyền thống (trời lạnh có thể khoác áo khoác ngoài) hoặc com

lê nữ

- Trong những ngày làm việc bình thường: trang phục phải lịch sự, gọn gàng

- Việc treo Quốc kỳ, Quốc huy cơ quan thực hiện tương đối tốt và đúng quy định

- Khi làm việc, tiếp dân các các bộ công chức ăn nói nhỏ nhẹ, hướng dẫnngười dân những thủ tục cần thiết với thái độ nhẹ nhàng, không tỏ thái độ khóchịu, hách dịch

Qua vài đôi nét đó, có thể thấy UBND huyện Lương Sơn đã triển khai vàthực hiện văn hóa công sở phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc, phùhợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyênnghiệp, hiện đại, phù hợp với quy định của pháp luật Việc thực thi văn hóa công

sở không chỉ mang lại ý nghĩa thiết thực về xây dựng lề lối, tác phong làm việc haycách ứng xử chuẩn mực mà còn mang tới hình ảnh đẹp cho cơ quan, tạo quan hệgần gũi với nhân dân, góp phần vào việc xây dựng văn háo riêng của công sở

1.6 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lương Sơn Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này:

a, Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lương Sơn:

Cùng với sự phát triển của khoa học, đặc biệt là đối với các thành tựu củacông nghệ thông tin, điện tử viễn thông Hiện đại hóa văn phòng là một mục tiêu

cần thiết trong hoạt động của cơ quan nói chung và của Văn phòng nói riêng Bởivậy ta cần phải có những biện pháp hiện đại hóa văn phòng cho phù hợp để đápứng được nhu cầu cần thiết cho cơ quan Nhà nước ta đã chỉ rõ: Văn phòng càngsớm được hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng

Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ

sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng nhất là phải đào tạo con ngườithích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại.UBND huyện Lương Sơn cũng bắt nhịp được với sự phát triển đó Vấn đề hiện đạihóa văn phòng đã được UBND huyện tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thứccon người, trang thiết bị máy móc để hỗ trợ công việc khá đầy đủ và hiện đại như:Máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy chiếu, máy ghi âm, bàn ghế, vănphòng phẩm… Ngoài ra UBND huyện đã tập trung vào hiện đại hóa các mặt:

* Hiện đại con người: Con người là yếu tố căn bản nhất, mọi hoạt động có đạtnăng suất cao hay không, máy móc có sử dụng được hay không là do con người

- Hiện đại, đổi mới tư duy, tiếp cận công nghệ mới nhất về lĩnh vực văn phòng

- Thường xuyên trau dồi, học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcũng như sử dụng các phương tiện hiện đại tiên tiến

- Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng đa năng, toàn diện vềnghiệp vụ, chuyên môn Đáp ứng được yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn mới

* Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực chocon người đạt năng suất lao động tối đa

- Luôn đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng, máy tính, máy in,máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanhchóng, hiệu quả Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phù hợp với hoàn cảnhcông việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ như muamáy không dùng đến hoặc không dùng hết các tính năng

- Trang thiết bị luôn được bảo quản bảo dưỡng Trang thiết bị sử dụng liênkết được với nhau để tận dụng tối đa tính năng, ví dụ như máy in nối với máy tính,máy scan nối trực tiếp với máy tính…

* Hiện đại các nghiệp vụ văn phòng: Khi có các trang thiết bị hiện đại được

trang bị cho Văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính văn phòng vẫn được thực hiệnmột cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.

b, Nhận xét ưu, nhược điểm:

* Ưu điểm:

 Bắt kịp với xu thế xã hội hiện đại, văn phòng hiện đại

 Giúp cho cán bộ giải quyết được công việc nhanh chóng

 Tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các thủ tục hành chính

 Nâng cao hiệu quả làm việc

* Nhược điểm:

 Điều kiện kinh tế của UBND huyện còn khó khăn

 Sự thích ứng của con người với máy móc còn hạn chế

 Việc cải tiến văn phòng hiện đại đòi hỏi cán bộ nhân viên đội ngũ lao độngphải có trình độ chuyên môn và hiểu biết cao mới thích nghi được với công việccũng như phương tiện

Mô hình hiện đại hóa văn phòng của UBND huyện Lương Sơn.

(Xem phụ lục 8)

2 KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản đến, văn bản

đi nói riêng được Nhà nước ta rất coi trọng Bằng việc ban hành văn bản quy phạmpháp luật về công tác văn bản, việc thể chế hóa đường lối chính sách của Đảng vàpháp luật của Nhà nước, các chủ trương chính sách được truyền đạt đến các cơquan, đơn vị kịp thời và rõ ràng hơn

Văn bản được coi là phương tiện thông tin không thể thiếu trong mọi hoạtđộng quản lý nhà nước, nó là cầu nối giữa các cơ quan, là sợi dây liên hệ mật thiếtgiữa Đảng, Nhà nước và nhân dân Trong giai đoạn hiện nay, chúng ta đang tiếnhành cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” thì vai trò của công tác vănthư lưu trữ và công tác quản lý văn bản càng trở lên quan trọng và cần thiết

Căn cứ theo Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ, công tác văn thư củaUBND Huyện Lương Sơn đã triển khai và thực hiện một cách khoa học và hiệu quả

2.1 Mô hình công tác văn thư của UBND huyện Lương Sơn Nhận xét

ưu, nhược điểm:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chohoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Công tác Văn thư của UBND huyện Lương Sơn được tổ chức theo hình thứctập trung, có một cán bộ Văn thư chuyên trách (trình độ Trung cấp), với nhiều nămkinh nghiệm, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt nghiệp

vụ chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính

Phòng Văn thư được bố trí ở bên phải cầu thang tầng một và nằm ngay cạnhphòng Chánh văn phòng để tiện cho việc liên hệ công tác Mọi văn bản giấy tờ đihay đến đều phải qua văn thư Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như:máy in, máy phô tô, máy tính, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để đựngcon dấu và tài liệu quan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảocũng như quản lý văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanhchóng, bí mật và khoa học

* Ưu điểm:

- Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập, thuận lợi cho công viêc

- Cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, như các phương tiện phục vụ chocông tác văn thư

- Giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời và đáp ứng được yêu cầu củalãnh đạo

- Thuận tiện cho việc tra cứu và lưu nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tưliên tịch số 01/2012/TTLT-BNV ngày 19/01/2012 hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản.

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản,quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ và lưu trữ cơ quan

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Trong công tác Hành chính văn phòng, văn bản là phương tiện quan trọng cógiá trị, có hiệu lực pháp lý cao, chính xác, góp phần giải quyết công việc của cơquan Vì vậy, công tác soạn thảo văn bản cần được chú trọng

+ Ưu điểm: Nhìn chung các văn bản của UBND huyện Lương Sơn đều

được ban hành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy trình các bước soạn thảo,theo đúng thẩm quyền ký Mọi đơn vị đều nắm rõ về quy trình soạn thảo, thủ tụctrình ký, đảm bảo tương đối đầy đủ 9 yếu tố thể thức

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một tổng thể cácbước như: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; trình văn bản,ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu đến; đăng ký, chuyển giao văn bản đi (quaBưu điện, fax, mạng LAN của cơ quan hoặc văn thư chuyển trực tiếp), thườngxuyên, tổng hợp văn bản, xếp vào cặp để lưu

+ Ưu điểm:

- Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Lương Sơn

đã được thực hiện nghiêm túc, đúng theo quy định của Nhà nước

Qua thực tế và trực tiếp giải quyết công việc tại Văn phòng HĐND& UBNDhuyện Lương Sơn Em thấy nhân viên văn thư của cơ quan là người có kinh

nghiệm làm việc lâu năm, rất nhiệt tình với công việc, luôn hoàn thành tốt côngviệc của mình, đảm bảo đúng nguyên tắc, chính xác, cẩn thận.

+ Nhược điểm:

Do không được đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng thường xuyên nên việcđăng ký văn bản vẫn còn thực hiện trên sổ chứ không có phần mềm quản lý vănbản riêng Bên cạnh đó trong quá trình đánh máy văn bản chưa được kiểm tra kỹlưỡng, còn sai lỗi chính tả Khi trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ số nàysang số khác

Văn bản đi nhiều khi không được chuyển giao ngay trong ngày nên hiệu quảcông việc không đạt được mức cao nhất

2.2.3 Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xíchgắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến côngtác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa…

+ Ưu điểm: Tuy những hồ sơ ở UBND huyện Lương Sơn lập được không

đáng kể, song về chất lượng thì đây là hồ sơ lập khá tốt, đầy đủ các giấy tờ có liênquan, được xếp theo trình tự công việc lôgíc Các cán bộ văn thư quản lý tài liệuchặt chẽ, giữ gìn bí mật của cơ quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ,phị vụ tra cứu và lâu dài cảu cơ quan

+ Nhược điểm: Do hồ sơ ở UBND huyện cũng không nhiều, cho nên cán bộ

văn thư chưa coi trọng việc lập hồ sơ, thu thập, sắp xếp tài liệu còn lộn xộn Khi hồ

sơ sau 01 năm nộp vào lưu trữ chưa được biên mục đầy đủ

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn:

3.1 Thực trạng công tác lưu trữ cơ quan

Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn thư xác định nguồn tàiliệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào kho lưu trữ Cán bộ, côngchức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của mình làm khi lập hồ sơ,tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được Chánh văn phòng chú trọng

đến việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của UBND huyện Thực hiện đúng các chế độquy định, sử dụng biện pháp khoa học Do vậy, nên không có tài liệu bị ứ đọng,đánh giá tốt Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theomột phương án phân loại khoa học UBND huyện Lương Sơn lựa chọn phương ánchỉnh lý là “Thời gian-mặt hoạt động”.

3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm

- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu

đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầucủa người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học…

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

I Giúp cơ quan xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm

Các cơ quan nói chung và từng đơn vị trong cơ quan nói riêng đều phải xâydựng cho mình Kế hoạch công tác thường kỳ để thực hiện tốt các công việc đề ra,theo đó không ngừng phấn đấu, thi đua để đạt được mục tiêu của đơn vị, cơ quan

đã đặt ra trong năm

Những loại Kế hoạch công tác trong cơ quan như: tuần, tháng, quý, 6 tháng,năm, nhiệm kỳ Căn cứ để xây dựng Kế hoạch công tác:

+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

+ Căn cứ vào đề xuất của các đơn vị cấp dưới

+ Căn cứ vào những công việc đang giải quyết ở thời gian trước, công việccòn tồn đọng của năm trước có sự chỉ đạo đột xuất

+ Căn cứ vào chủ trương, chính sách của cấp trên

+ Căn cứ vào địa điểm, cơ sở vật chất, nhân sự, điều kiện làm việc của cơ quan.Trình tự xây dựng Kế hoạch công tác:

+ Đơn vị đăng ký khối lượng công việc với Văn phòng

+ Văn phòng dự thảo Kế hoạch công tác

+ Văn phòng gửi bản thảo lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị

+ Văn phòng hoàn chỉnh dự thảo trình Thủ trưởng duyệt

+ Văn phòng hoàn chỉnh thủ tục pháp lý để ban hành

1 Lịch công tác tuần của UBND huyện Lương Sơn

Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ hai đầu tuần chuyên viên tổng hợp xin lịchcông tác của Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch, UBND huyện LươngSơn cũng như các đơn vị phòng, ban ngành đều xây dựng cho mình Kế hoạch côngtác thường kỳ để đạt hiệu quả cao trong công việc cũng như không để bỏ sót côngviệc Từ đó, hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra trong năm

Sau đây em xin trình bày mẫu Lịch công tác tuần của UBND huyện LươngSơn (Xem phụ lục 9)

2 Kế hoạch công tác năm của UBND huyện Lương Sơn

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG SƠN

Số: /KH-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Lương Sơn, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH Công tác năm 2012 của Uỷ ban nhân dân huyện Lương Sơn

Căn cứ Kế hoạch công tác năm 2012 của UBND tỉnh Hòa bình, nhiệm vụ vàgiải pháp phát triển kinh tế - xã hội năm 2012, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội

và dự toán ngân sách Nhà nước năm 2012 của huyện UBND huyện Lương Sơnxây dựng Kế hoạch công tác trọng tâm năm 2012 như sau:

A MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG CẦN TẬP TRUNG CHỈ ĐẠO TRONG NĂM 2012

1 Chỉ đạo triển khai thực hiện tốt Chỉ thị số: 01/2012/CT-UBND ngày10/01/2012 của UBND tỉnh, Chỉ thị số 02/2012/CT-UBND ngày 05/01/2012 củaUBND huyện Lương Sơn về một số giải pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm 2012

2 Tổ chức hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn của năm 2012 của đất nước,tỉnh, huyện

4 Tập trung khắc phục khó khăn, tạo chuyển biến mạnh mẽ hơn trong pháttriển các ngành kinh tế, trước hết là sản xuất nông nghiệp, phát triển nông thôn,xây dựng nông thôn mới và nâng cao đời sống của nhân dân

5 Chỉ đạo sản xuất nông – lâm nghiệp theo lịch mùa vụ và kế hoạch củatỉnh, huyện Tăng cường phòng, chống dịch bệnh, hạn cho cây trồng; phòng chốngđói, rét, dịch bệnh cho vật nuôi Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch xây dựng nôngthôn mới tại các xã giai đoạn 2012 - 2015 theo Quyết định số 3563/QĐ-UBNDngày 06/12/2010 của UBND tỉnh Hòa bình

6 Tăng cường công tác quản lý quy hoạch và quản lý đầu tư và nâng caohiệu quả đầu tư; thực hiện các giải pháp tháo gỡ khó khăn để đẩy nhanh tiến độXDCB và giải ngân các nguồn vốn Có các giải pháp thu ngân sách trên địa bàn và

quản lý chặt chẽ công tác thu chi ngân sách, phòng, chống tham nhũng, thực hànhtiết kiệm, chống lãng phí.

7 Đẩy mạnh xã hội hoá và phát triển giáo dục - đào tạo, y tế, văn hoá, thểdục - thể thao; giải quyết có hiệu quả các vấn đề bức xúc về xã hội và môi trường

8 Đảm bảo quốc phòng, giữ vững an ninh – chính trị, trật tự an toàn xã hội

9 Tăng cường công tác phổ biến, tuyên truyền giáo dục pháp luật

10 Tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệuquả công tác chỉ đạo điều hành Đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ côngchức viên chức, cán bộ chính quyền cơ sở, xây dựng đội ngũ cán bộ có kiến thứcchuyên môn, phẩm chất đạo đức, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

11 Tăng cường công tác tiếp dân và giải quyết đơn, thư khiếu nại, tố cáocủa công dân Chỉ đạo thực hiện công tác thanh tra theo kế hoạch

12 Định kỳ tổ chức cuộc họp UBND huyện vào trước ngày 10 hàng tháng

để kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành, tình hình kinh tế xã hội của tháng trước;

đề ra phương hướng nhiệm vụ chủ yếu trong tháng

Với tinh thần trên, UBND huyện Lương Sơn xây dựng Kế hoạch công tácchủ yếu năm 2012, như sau:

B Kế HOẠCH CÔNG TÁC CHỦ YẾU NĂM 2012 THEO TỪNG QUÝ.Quý I:

2 Tập trung chỉ đạo thu hoạch các loại cây trồng vụ đông và triển khai sảnxuất vụ xuân năm 2012, tăng cường công tác phòng, chống hạn, phòng, chống đói,rét, dịch bệnh cho cây trồng, vật nuôi; tích cực trồng, bảo vệ, chăm sóc rừng, trồngmới và thâm canh chè Tổ chức tổng kết 13 năm thực hiện Kế hoạch trồng mới 5triệu ha rừng Triển khai xây dựng quy hoạch sản xuất gắn với sắp xếp dân cư năm

2010 - 2015, đặc biệt là sắp xếp dân cư trong vùng nguy cơ sạt lở, lũ quét Tổ chứcthực hiện quy hoạch, kế hoạch xây dựng nông thôn mới tại xã Yên Sơn

Tiếp tục thực hiện Kế hoạch hành động của tỉnh, huyện thực hiện Nghịquyết Trung ương 7 về nông nghiệp, nông dân và nông thôn, gắn với quy hoạchxây dựng nông thôn mới theo bộ tiêu chí Quốc gia và công tác đào tạo nghề cholao động nông thôn

4 Chỉ đạo các hoạt động đón Tết Nguyên đán Tân Mão năm 2012 đảm bảovui tươi, lành mạnh, an toàn và tiết kiệm; tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ,thể dục - thể thao, các lễ hội truyền thống mừng Đảng, mừng xuân; thăm hỏi, chúcTết các gia đình chính sách, các cơ quan, đơn vị làm nhiệm vụ trực Tết, Đồn Biênphòng 235 và công tác kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ trước, trong và sauTết Nguyên đán ở một số cơ quan, xã, thị trấn Rà soát, kiểm tra tình hình thiếu đóitrong dân, nhất là vùng bị thiên tai, hạn hán và có các biện pháp hỗ trợ thiết thực;duy trì tỷ lệ học sinh đến lớp, nhất là sau Tết Nguyên đán Tổ chức hoạt động "Tếttrồng cây" đầu xuân Tân Mão năm 2012.

5 Tăng cường công tác quản lý Nhà nước về quỹ đất, khai thác, sử dụngnguồn tài nguyên, khoáng sản và bảo vệ môi trường, nhất là quỹ đất công, các mỏkhoáng sản tại các xã Lâm Sơn, Cao Thắng, Cao Răm ; tạo điều kiện giải quyếtđất đai cho sản xuất, sắp xếp dân cư Phòng Tài nguyên - Môi trường tham mưucho UBND huyện về thực hiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quản lýNhà nước về đất, tài nguyên và môi trường Tổ chức đấu giá, định giá quyền sửdụng đất

7 Đôn đốc các đơn vị, các xã, thị trấn triển khai thực hiện kế hoạch XDCB;Đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình XDCB; tăng cường cơ chế phối hợpgiám sát cộng đồng Làm tốt công tác giải phóng mặt bằng và quản lý, khai tháchiệu quả các công trình đã đưa vào sử dụng

8 Tổ chức tổng kết công tác cải cách hành chính, thi đua khen thưởng năm2010; tăng cường thực hiện công tác cải cách hành chính năm 2012 và những nămtiếp theo Thực hiện tốt Luật cán bộ, công chức và sắp xếp chuyển lương cho cán

bộ, công chức cấp xã theo Nghị định 92/2009/NĐ-CP Phát động phong trào thiđua thực hiện thắng lợi nhiệm vụ, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toánngân sách Nhà nước năm 2012

9 Kiểm tra, tổng hợp, đánh giá kết quả điều tra, vào sổ nghèo; đánh giá kếtquả thực hiện các Kế hoạch mục tiêu Quốc gia về xoá đói giảm nghèo, Kế hoạch

hỗ trợ hộ nghèo về nhà ở và các Kế hoạch hỗ trợ cho hộ, người nghèo trên địa bànhuyện Tập trung làm tốt công tác đào tạo nghề cho lao động nông thôn và đào tạo

nâng cao năng lực cho cán bộ xã, thôn bản theo Kế hoạch 135.

10 Thực hiện tốt các Kế hoạch mục tiêu quốc gia về y tế, dân số – KHHGĐ,công tác khám, chữa bệnh cho nhân dân ở các tuyến; đảm bảo tốt công tác khámchữa bệnh của các cơ sở y tế công lập; tăng cường công tác quản lý Nhà nước đốivới hoạt động y, dược tư nhân trên địa bàn huyện Tổ chức các hoạt động kỷ niệm

56 năm Ngày thầy thuốc Việt Nam 27/02/2012

11 Chỉ đạo tổ chức Hội nghị tổng kết phong trào “toàn dân đoàn kết xâydựng đời sống văn hoá” năm 2010 và thực hiện đăng ký các danh hiệu văn hoánăm 2012 Tổ chức các hoạt động tuyên truyền cho đợt thi đua lập thành tích thiếtthực chào mừng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI

13 Tổ chức triển khai các cuộc thanh tra theo kế hoạch, làm tốt công tác tiếpdân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân Tiếp tục chỉ đạo thực hiện Chỉ thịsố: 32/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Chiến lược quốc gia về phòngchống tham nhũng đến năm 2020, Kế hoạch hành động thực hành tiết kiệm chốnglãng phí tại các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn

15 Tổ chức đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hộiquý I và triển khai nhiệm vụ quý II năm 2012

Quý II:

1 Kỷ niệm 36 năm ngày giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước 30- 4;ngày Quốc tế Lao động 1- 5 và 121 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, gắn vớithực hiện có hiệu quả Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức HồChí Minh” Tổ chức Hội nghị và chỉ đạo thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biếngiáo dục pháp luật đợt 1 năm 2012

2 Chỉ đạo sản xuất nông – lâm nghiệp vụ xuân năm 2012 theo kế hoạch; sơkết, đánh giá sản xuất vụ xuân và triển khai sản xuất vụ mùa năm 2012; thườngtrực phòng, chống bão lũ, giảm nhẹ thiên tai; tổ chức kiểm tra kế hoạch trồng rừngnăm 2012 tại một số xã Chỉ đạo xã Tân Tiến diễn tập phòng chống lụt bão - tìmkiếm cứu nạn (tháng 4/2012)

4 Chỉ đạo tổng kết năm học 2010 – 2012; tổ chức đánh giá cán bộ quản lý

và giáo viên các trường học trên địa bàn huyện Chuẩn bị kỳ thi, xét tốt nghiệp của

các cấp học và kế hoạch bồi dưỡng giáo viên hè năm 2012 Tổ chức Hội nghịtuyên dương học sinh, giáo viên tiêu biểu năm học 2010 – 2012 Thực hiện tốt kếhoạch xây dựng trường chuẩn quốc gia theo kế hoạch.

7 Kiểm điểm đánh giá tình hình kinh tế - xã hội 6 tháng đầu năm; xây dựngnhiệm vụ chủ yếu 6 tháng cuối năm 2012

9 tháng đầu năm, đề ra các nhiệm vụ chủ yếu 3 tháng cuối năm 2012

7 Chỉ đạo chuẩn bị tốt các điều kiện phục vụ cho các cuộc luyện tập, diễntập trên địa bàn huyện, hoàn thành huấn luyện DQTV trước 30/8/2012; hoàn thànhchỉ tiêu tuyển, giao quân năm 2012 đảm bảo công bằng, dân chủ, đúng luật Tổchức tốt công tác giáo dục quốc phòng cho các đối tượng trên địa bàn huyện

8 Tổ chức Hội nghị phổ biến tuyên truyền, giáo dục pháp luật đợt 2 năm

2012 từ huyện đến các xã, thị trấn

Quý IV:

2 Làm việc với một số ngành, UBND xã, thị trấn về tình hình thực hiệnnhiệm vụ kinh tế - xã hội; tập trung chỉ đạo hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch Nhànước năm 2012

4 Phát động phong trào thi đua nước rút thực hiện hoàn thành và hoàn thànhvượt mức các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách Nhà nướcnăm 2012

5 Kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ năm học và hướng dẫn sơ kết học

kỳ I năm học 2012 - 2012

6 Chỉ đạo kiểm điểm, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quanhành chính Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp Nhà nước; làm tốt công tác xét, công

nhận danh hiệu thi đua khen thưởng trên các lĩnh vực công tác năm 2012

7 Tổ chức kiểm tra toàn diện và tổng kết đánh giá công tác quân sự - quốcphòng trên địa bàn huyện năm 2012, triển khai xây dựng nhiệm vụ quân sự - quốcphòng năm 2012

8 Tổ chức tổng kết công tác UBND huyện năm 2012, giao chỉ tiêu kếhoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm 2012

9 Xây dựng Kế hoạch công tác năm 2012 của UBND huyện

Trên đây là Kế hoạch công tác chủ yếu của UBND huyện Lương Sơn năm

2012, yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn xâydựng Kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị mình sát thực đảm bảo công tác chỉđạo điều hành của UBND huyện Trong quá trình thực hiện, có khó khăn, vướngmắc cần bổ sung báo cáo về UBND huyện để kịp thời điều chỉnh./

Nơi nhận:

- TT Huyện uỷ (b/c);

- TT UBND huyện;

- Văn phòng Huyện uỷ;

- Các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể;

II Soạn thảo Quy chế Văn thư Lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN LƯƠNG SƠN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /2011/QĐ-UBND Lương Sơn, ngày tháng năm 2012

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện Lương Sơn

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƯƠNG SƠN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày26/11/2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ vềcông tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ huyện Lương Sơn tại Tờ trình số 26 /TTr-NV ngày 07 /11/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ huyện Lương Sơn

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký và thay

thế Quyết định 02/2006/QĐ-UBND ngày 20/7/2006 của UBND huyện Lương Sơn

Điều 3 Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Trưởng Phòng Nội vụ,

Thủ trưởng các cơ quan đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn chịutrách nhiệm thi hành Quyết định này./