BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Ở ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN HẠ HÒA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA

sau thời gian thực tập nhằm giúp sinh viên có những báo cáo đánh giá về kết quả thực tập cũng như đánh giá những thực trạng về tổ chức văn phòng ở các cơ quan nhà nước. đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn tổ chức

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ HÒA - PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 2

I Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa 2

1 Vị trí, vai trò của UBND huyện Hạ Hòa 2

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Hòa 2

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa 5

II Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện và mối quan hệ giữa phòng Nội vụ với phòng, ban khác thuộc UBND huyện Hạ Hòa 7

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 7

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 9

3 Quan hệ công tác giữa phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa với phòng ban khác có liên quan 11

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyên Hạ Hòa 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12

1.1 Đánh giá vai trò của Phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp việc hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa như sau: 12

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 14

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 15

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 17

1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân - Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 18

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 19

2 Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ 20

2.1 Tìm hiểu về công tác văn thư của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 20

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 26

3.1 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ: 26

3.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 27

3.3 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 27

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG MỘT SỐ VĂN BẢN 28

1 Soạn thảo văn bản 28

2 Nhận xét, đánh giá và đề xuất về “Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ” của UBND huyện Hạ Hòa 29

2.1 Nhận xét: 29

2.2 Đánh giá: 34

2.3 Kiến nghị: 34

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 49

1 Ưu điểm: 49

2 Nhược điểm: 50

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM: 52

KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Quản trị văn phòng nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hàng năm khoa Quản trị văn phòng và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập

Trải qua thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kết quả quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cán

bộ, công chức trong đợt thực tập, em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng Một công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn, khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc của cơ quan Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những yếu điểm của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ văn phòng, từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.

Quá trình học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn, các nghiệp vụ văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em đã cải thiện rất nhiều Đó là kết quả lớn nhất mà em đạt được trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa Từ những kết quả đã thu được sau gần 02 tháng được trực tiếp tham gia vào các công tác nghiệp vụ, được trao đổi, tiếp thu học hỏi của cán bộ phòng Nội vụ huyện Em đã tổng kết lại thành báo cáo thực tập với những nội dung chủ yếu như sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Hạ Hòa - phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa;

Phần II: Nghiệp vụ hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa; Phần III: Đánh giá nhận xét và kiến nghị.

Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cán bộ, công chức đang công tác tại phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ HÒA - PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA

I Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa

1 Vị trí, vai trò của UBND huyện Hạ Hòa

UBND huyện Hạ Hòa là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

UBND huyện Hạ Hòa chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Hạ Hòa

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Hòa

Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Hoà là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 UBND huyện có chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

(1) Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

(2) Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

(3) Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

(4) Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn;

(5) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

(6) Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và thực hiện các chương trình đó;

(7) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

(8) Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

(9) Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

(1) Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch đã được duyệt;

(2) Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

(3) Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

(4) Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao

Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiêm vụ và quyền hạn sau:

(1) Xây dung các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi có thẩm quyền của cấp trên phê duyệt;

(2) Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên đia bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

(3) Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo;

 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiên những nhiệm vụ sau:

(1) Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; (2) Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai bão lũ;

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiện những nhiệm vụ và quyền han sau:

(1) Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng phòng thù biên giới, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện tự vệ;

(2) Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

(3) Tổ chức thực hiện nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội;

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

(1) Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

(2) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng

xa, vùng khó khăn đặc biệt;

(3) Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân địa phương;

 Trong việc thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau:

(1) Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;

(2) Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh

tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tải sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

(3) Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

(4) Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính Ủy ban nhân dân huyện thực hiên những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

(1) Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

(2) Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dung các công trình công cộng được giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

(3) Quản lý các cơ sở văn hóa - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do huyện quản lý;

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa

ỦYBAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ HÒA CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Trạm khuyến nông

Banquảnlý đềnmẫu Âu cơ

Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

Trung tâm Văn hóaPHÓ CHỦ

TỊCH

 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa UBND huyện Hạ Hòa do HĐND

cùng cấp bầu ra gồm: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tich và các ủy viên phụ trách các lĩnh vực.

Chủ tịch: là người phụ trách chung, cùng tập thể UBND huyện chịu trách nhiệm

trước HĐND huyện và UBND tỉnh về hoạt động của UBND huyện, trực tiếp phụ trách cáclĩnh vực: Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, tài chính-kế hoạch; quyết địnhchủ trương về sử dụng đất; Nội vụ, Quân sự, Công an, Thanh tra, Tư pháp; làm chủ tàikhoản ngân sách huyện;

Phó chủ tịch: + 01 Phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,

thủy lợi, phòng chống lụt bão, thủy sản, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp, khoa học công nghệ, đất đai, tài nguyên và môi trường; xây dựng, giao thông; các dự án thuộc vốnđầu tư tập trung;

-+ 01 Phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Giáo dục và đào tạo, y tế,văn hóa và thông tin, du lịch, lao động - TB&XH, dân tộc - tôn giáo, dân số - KHHGĐ, trẻ

em, chữ thập đỏ; bảo hiểm xã hội;

+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế tổng hợp, Tài chính

- kế hoạch, Thuế, Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT, Ngân hàng CSXH, Kho bạc nhànước, Quản lý thị trường, Thống kê Ký phê duyệt các văn bản về thiết kế kỹ thuật, dựtoán xây dựng các dự án và ký phê duyệt quyết toaans các dự án đầu tư xây dựng thuộcthẩm quyền cấp huyện thuộc lĩnh vực phụ trách;

Các ủy viên phụ trách các lĩnh vực: văn phòng HĐND - UBND, nông nghiệp,

Căn cứ Quyết định số 3632/2008/QĐ-UBND ngày 04/8/2008 của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa về việc hướng dẫn thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND các huyện, thành, thị; Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc HĐND huyện Hạ Hòa có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Nội vụ gồm:

(1) Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;

(2) Cải cách hành chính; chính quyền địa phương;

(3) Địa giới hành chính;

(4) Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;

(5) Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội,

(6) Hội, tổ chức phi Chính phủ;

(7) Văn thư, lưu trữ nhà nước;

(8) Tôn giáo;

(9) Thi đua – khen thưởng.

Phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của UBND huyện Hạ Hòa, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiêp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Phú thọ.

 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ:

(1) Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh UBND cấp huyện xem xét, quyết định;

(2) Tham mưu cho UBND cấp huyện tổ chức và thực hiện các cuộc bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp theo luật định Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân để bầu các chức danh của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân;

(3) Tham mưu giúp UBND cấp huyện theo dõi tổ chức hoạt động của các hội trên địa bàn;

(4) Xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng trình Ủy ban nhân dân và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.

(5) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua-khen thưởng hành năm và từng thời kỳ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua -khen thưởng.

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa.

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì một trong những yếu tố quan trọng nhất đó chính là phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn, nhiệt tình với công việc và được phân công công việc rõ ràng, phù hợp với khả năng, trình độ của cán bộ Vì vậy việc thiêt lập một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, hiệu quả là cơ sở để tiến hành mọi công việc của văn phòng, cơ quan theo đúng chức năng và thẩm quyền được giao Nhận thức được tầm quan trọng của việc cơ cấu, sắp xếp, tổ chức nhân sự nên ngay từ đầu phòng Nội vụ đã chú trọng phân công và sắp xếp công việc khá linh hoạt,

rõ ràng, có tính độc lập cao nhưng vẫn đảm bảo mối liên hệ trong công tác Được thể hiện sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa như sau:

 Trưởng phòng: Ông Vũ Đức Hùng

(1) Phụ trách chung, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành toàn diện những hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ và yêu cầu của lãnh đạo Huyện

uỷ - HĐND - UBND huyện và ngành dọc cấp trên;

(2) Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với Thường trực Huyện uỷ HĐND UBND huyện về các nội dung, nhiệm vụ có liên quan đến công tác nội vụ trên địa bàn huyện;

-(3) Chịu trách nhiệm về việc thẩm định ký, phát hành các văn bản của Phòng trong việc tham mưu, đề xuất triển khai nhiệm vụ và báo cáo cấp trên theo yêu cầu.

CHUYÊN VIÊN

(Phụ trách cải cách hành chính, VTLT )

(4) Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác tổ chức cán bộ; khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức của huyện; chủ tài khoản của phòng.

 Phó trưởng phòng: Ông Tạ Việt Hùng

(1) Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ của Phòng.

(2) Giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng phòng đi vắng.

(3) Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác xây dựng chính quyền cơ sở, quản lý địa giới hành chính, thi đua khen thưởng trên địa bàn huyện.

(4) Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công; ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền và phải chịu trách nhiệm về việc mình được uỷ quyền.

 Phó Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền

(1) Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ của Phòng.

(2) Giúp trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của Phòng khi Trưởng phòng đi vắng.

(3) Phụ trách công tác cải cách hành chính; công tác Tôn giáo, công tác Thanh niên, theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bàn huyện.

(4) Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công; ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền và phải chịu trách nhiệm chính về việc mình được uỷ quyền.

 Chuyên viên: Ông Trần Phúc Hưng: Trực tiếp theo dõi, quản lý hồ sơ, tham

mưu đề xuất giúp Trưởng phòng tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng; công tác tôn giáo; theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bàn huyện.

(1) Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực Thi đua, khen thưởng, công

ác Tôn giáo theo kế hoạch và yêu cầu của các cấp, các ngành.

(2) Thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Trưởng phòng.

 Chuyên viên: Bà Đỗ Thị Việt Hà

(1) Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức huyện; cán bộ, công chức xã; tham mưu đề xuất giúp Trưởng phòng tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản

lý của UBND huyện; làm kế toán của phòng.

(2) Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc quản lý biên chế, quỹ tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.

 Chuyên viên: Bà Trần Thị Thương

(1) Chịu trách nhiệm theo dõi công tác cải cách hành chính, công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện;

(2) Công tác văn thư nội vụ của Phòng; soạn thảo các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng khi lãnh đạo Phòng giao;

(3) Giúp lãnh đạo Phòng trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Phòng; kiêm thủ quỹ của phòng.

3 Quan hệ công tác giữa phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa với phòng ban khác có liên quan

 Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện: là quan hệ phối hợp

cùng thực hiện những nhiệm vụ có liên quan

 Đối với cấp xã: Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa là nơi duy trì chế độ thông tin hai chiều tử các Xã trong huyện gửi lên phòng Nội vụ và ngược lại, vậy nên nó đảm bảo cho các văn bản, tài liệu đi, đến được thông suốt liên tục giúp các đơn vị phòng, ban nhanh chóng nắm bắt được thông tin, kịp thời giải quyết các công việc đem lại hiệu quả cao.

 Với Sở Nội vụ tỉnh Phú Thọ: Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn nghiệp vụ ngành dọc cấp dưới trực tiếp, thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp

vụ của Sở Nội vụ

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyên Hạ Hòa

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của Phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp việc hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa như sau:

Văn phòng nói chung và phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa nói riêng đều thực hiện hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp; Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần.

Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân về những mảng như: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách hành chính; chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, Hội, tổ chức phi Chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua – khen thưởng

Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi Phòng phụ trách để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa.

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạt động của phòng Chức năng này có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng, và cũng qua chức năng này vai trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn Chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp luôn đi liền, hỗ trợ nhau Hoạt động tổng hợp là cơ sở để thực hiện hoạt động tham mưu Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Phòng Nội vụ Huyện Hạ Hòa được thành lập theo Quyết định số UBND ngày 16/4/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ về việc thành lập phòng Nội

1018/QĐ-vụ và phòng Lao đông - Thương binh & Xã hội thuộc UBND các huyện, thành,thị Qua hơn 06 năm thành lập Phòng Nội vụ đã khẳng định được vai trò, vị trí trong việc tham mưu, giúp cho Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa giải quyết kip thời, đầy đủ chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã; Triển khai thực hiện

tốt công tác Cải cách hành chính, công tác Văn thư - Lưu trữ, công tác thanh niên; Quản lý tốt hoạt động Tôn giáo, hoạt động của Hội, quần chúng trên địa bàn huyện

Ngoài ra, Phòng Nội vụ không chỉ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hơp mà phòng còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua các công việc như: Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc của Phòng; Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của Phòng; Đảm bảo công tác giao tiếp, đối nội, đối ngoại và quản lý tài khoản riêng của Phòng.

Công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện được thực hiện tốt trên các lĩnh vực thể hiện qua công tác tham mưu, tổng hợp Hàng năm Phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Ủy ban nhân huyện thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Cụ thể như:

 Trong công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2014:

Ngay từ tháng 12/2013, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính năm 2013 của huyện và kế hoạch cải cách hành chính năm 2014 của UBND tỉnh Phú Thọ, phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện ban hành kế hoạch cải cách hành chính huyện Hạ Hòa năm 2014, trong đó đề ra yêu cầu, mục đích, nội dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện.

Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội vụ tổng hợp kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo Sở Nội vụ.

 Trong lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã:

Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã Phòng Nội vụ luôn là nơi thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, công chức, viên chức trong

cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc UBND huyện Vì vậy, phòng là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan một cách cụ thể và tổng quát nhất

Trong công tác Văn thư - Lưu trữ:

Phòng Nội vụ giúp UBND huyện tổ chức thực hiện, quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cơ quan.

Ví dụ: Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện bằng việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ cho cơ quan, Quy chế văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 07/01/2014 của UBND huyện Hạ Hòa

để quản lý văn bản của cơ quan, phục vụ việc tra tìm tài liệu.

Ví dụ: Phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa xây dựng quy chế làm việc cho cơ quan dựa trên việc tổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựng một bản quy chế làm việc phù hợp với cơ quan: phòng Nội vụ thu thập xử lý thông tin qua các văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế làm việc của cơ quan cấp trên, và tham khỏa một số quy chế của cơ quan khác Sau đó trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, ban hành Khi được lãnh đạo cơ quan triển khai thực hiện quy chế đó trong toàn cơ quan, thay mặt lãnh đạo phòng Nội vụ có nhiệm vụ quản lý, giám sát việc thực hiện quy chế

đó, nhằm đưa hoạt động của cơ quan theo những nguyên tắc nhất định.

Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán bộ, công chức Phòng Nội vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân huyện giao Như vậy, có thể thấy vai trò của Phòng Nội trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa là rất quan trọng Bất kỳ, phòng, ban nào của Ủy ban nhân dân huyện đều phải thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

và đảm bảo hậu cần, giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có thể hoạch định, tổ chức được những sự kiện quan trọng, quản trị được nguồn nhân sụ trong cơ quan và giám sát được tất cả mọi hoạt động của cơ quan.

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa.

Nhằm đảm bảo cho hoạt động của phòng diễn ra thống nhất, hiệu quả và liên tục phòng Nội vụ huyện tiến hành xây dựng công tác tuần, tháng, quý, năm cho phòng Quy trình xây dựng chương trình công tác thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

Các cán bộ,

Cán bộ phụ trách Lãnh đạo phòng

chuyên vên

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa.

Hội họp là loại hình được sử dụng rất nhiều dưới mọi hình thức bao gồm có: Hội nghị, hội thảo, đại hội, họp kín, họp giao ban,… được quản lý sử dụng làm công cụ để phục vụ cho hoạt động điều hành, trao đổi thông tin trong công việc.

Để tổ chức một hội nghị thành công có hiệu quả cần phải chuẩn bị tốt rất nhiều công việc trong thời gian về thực tập tại phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa em cũng được trực tiếp tham gia phục vụ, chuẩn bị công việc của một số hội nghị Em xin khái quát lại

quy trình tổ chức Hội nghị tập huấn giải quyết chế độ cán bộ, công chức cấp xã của phòng Nội vụ qua sơ đồ như sau:

Lên kế hoạch, thông báo các cán bộ, nhân viên đăng ký nộ dung

công vệc

Đăng ký các nội

dung công việc

Tổng hợp, xây dựng bản thảo

Trình phó phòng duyệt về mặt thể thức

Trưởng phòng xem xét, ký ban hành

Theodõi quátrìnhthựchiện

Chuẩn bị hội nghị Tiến hành hội nghị Kết thúc hội nghị

Chuẩn bị văn bản: kế

hoạch, giấy mời

Đón tiếp đại biểu

9

Phục vụ sau hội nghị

Chuẩn bị kinh phí Dẫn chương trình Tổng hợp, thông báo

Chuẩn bị tài liệu liên

quan tới hội nghị

Theo dõi hội nghị Lập hồ sơ

Chuẩn bị cơ sơ vật chất

(hội trường, âm thanh,

 Mục lục hồ sơ tổ chức Hội nghị tập huấn giải quyết chế độ đối với cán bộ, côngchức cấp xã đã nghỉ việc của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa

STT Số, ký hiệu văn

bản

Ngày, tháng năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

01 21/KH-UBND 27/03/2014 Kế hoạch tổ chức Hội nghị tập huấn giải

quyết chế độ đối với cán bộ, côngchức cấp

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Đi công tác là hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng nói riêng và của cơ quan nói chung Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài ngày, ngắn ngày phụ thuộc vào công việc cụ thể Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được chuyên viên phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo gồm các bước sau: Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình lãnh đạo phê duyệt, liên hệ nơi lãnh đạo đến công tác; chuyển bị, liên hệ phương tiện đi lại, kinh phí và tài liệu có liên quan; báo cáo tình hình hoạt động của phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác và kết thúc chuyến công tác kế toán phòng có nhiệm vụ quyết toán kinh phí chuyến đi.

Có thể sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo phòng Nội

vụ huyện Hạ Hòa như sau:

1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của

Ủy ban nhân dân - Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa

Việc thực hiện văn hóa công sở nhằm mục đích: đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm

Hạ Hòa đều thực hiện đúng theo Quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan nhà nước, đơn

vị sự nghiệp trên địa bàn huyện quy định như:

 Bài chí công sở:

- Tên tên phòng cũng tuân thủ đúng theo quy định của Bộ Nội vụ.

Chuyến đi công tác

Sau chuyến đi

- Lập hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa đều ghi rõ họ, tên và chức vụ.

- Phòng làm việc được bài trí ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và hợp lý cho quá trình giải quyết công việc.

 Trang phục: tất cả cán bộ, nhân viên trong của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa khi đến cơ quan đều ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ nam mặc áo sơ mi dài tay, quần đen, giầy đen hoặc dép có quai; nữ mặc áo sơ mi, quần đen hoặc váy công sở.

 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức: cán bộ, công chức tại phong Nội vụ huyện

Hạ Hòa đều đeo thẻ khi đến cơ quan làm việc Thông tin ghi trên thẻ đúng quy định.

Nhìn chung cán bộ, nhân viên trong phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa thực hiện rất tốt các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, mọi người trong phòng luôn tự giác chấp hành các quy định do cơ quan, phòng đề ra.

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa.

Trong xu thế phát triển ngày càng cao của các cơ quan thì việc hiện đại hoá phòng làm việc là một yêu cầu cấp thiết và được đưa lên hàng đầu Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ nhu cầu công việc như: máy tính, máy Fax, điện thoại, quạt, bàn ghế, giá đựng tài liệu , các trang thiết bị được

bố trí thuận tiện cho việc trao đổi , đến liên hệ làm việc.

Nhược điểm:

Thứ nhất, máy photo của phòng cần được trang bị mới vì đôi lúc số lượng văn bản để

phục vụ cho công việc nhiều khiến cho chuyên viên trong phòng cần gấp phải đi in ngoài;

Thứ hai, kho Lưu trữ cần được nâng cấp và trang bị thêm giá, cặp hộp.

2 Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ

Văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, là bộ phận chiếm phần lớn công tác văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các phòng, ban chuyên môn của huyện, tạo thành bộ máy hoạt động thông suốt.

2.1 Tìm hiểu về công tác văn thư của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa

Công tác văn thư là một trong những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa công tác văn thư được quan tâm đúng mức, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, trong đó tập quán thực hiện ban hành quy chế mẫu văn bản chính áp dụng trong cơ quan, thống nhất sử

dụng bộ mã Tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909 - 2001 (bộ mã Tiếng Việt Unicode),

Ưu điểm:

Thứ nhất, mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện nói chung và phòng Nội

vụ nói riêng là mô hình văn thư tập trung đảm bảo các yêu cầu của công tác văn thư là nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bí mật;

Thứ hai, công tác văn thư thực hiện đúng theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Thứ ba, công chức phụ trách công tác văn thư thực hiện công tác văn thư có

phẩm chất chính trị, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có kinh nghiệm làm việc lâu năm

Nhược điểm: công chức phụ trách công tác văn thư của phòng làm việc kiêm

nhiệm, không có chuyên môn về lưu trữ, kinh phí dành cho công tác lưu trữ còn hạn

hẹp nên công tác lưu trữ của phòng còn nhiều khó khăn, chưa thực hiện theo đúng quy định về lưu trữ.

Trên đây là những nhận xét về mô hình tổ chức văn thư tại phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa có cả những ưu điểm nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm Những ưu điểm này cần được phát huy hơn nữa và những nhược điểm cần được khắc phục để mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội vụ huyện được tốt và hợp lý hơn nữa.

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản.

Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối vớ hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo UBND huyện Hạ Hòa đã có sự quan tâm và đầu tư

để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn Điều đó được thể hiện qua việc UBND huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chung của nhà Nước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch UBND huyện Hạ Hòa chịu trách nhiệm quản lí và tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan Chánh văn phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan Để công tác văn thư được tổ chức thực hiện tốt, Văn phòng UBND phối hợp với Phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện việc áp dụng các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng

8 năm 2001 của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu… Thông qua việc áp dụng các văn bản nêu trên, phòng Nội vụ huyện đã trực tiếp giúp UBND huyện soan thảo Quy chế công tác văn thư - lưu trữ

Nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện côn tác Trưởng phòng Nội vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong phòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thời Trưởng phòng Nội vụ

phối hợp với Văn phòng UBND đề xuất với lãnh đạo UBND huyện tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội nghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này.

Để công tác văn thư của cơ quan nói chung và của phòng Nội vụ huyện nói riêng được đảm bảo thực hiện một cách thống nhất theo quy định của nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chế công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện Lãnh đạo phòng

đã chỉ đạo phòng áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

a) Thể thức:

Ưu điểm: phòng Nội vụ huyện đã đảm bảo việc trình bày văn bản hành chính

theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản ban hành có đầy

đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc là Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản Ngoài ra còn một số thể thức bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượng phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch, văn bản trình bày theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ.

Nhược điểm: Tuy các văn bản do phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa ban hành văn

bản đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ, chuyên viên cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định như: quá trình đánh máy còn có sai sót, ngôn từ chưa đạt yêu cầu về câu chữ.

- Phần số ký hiệu của một số công văn hành chính vẫn còn sai tên loại (Ví dụ: Công văn “số: 24/CV-NV Về việc duyệt quỹ tiền lương của cán bộ, công chức cấp xã

6 tháng cuối năm 2013”)

- Phần Trích yếu nội dung dòng kẻ dưới dài hơn mức quy định, một số văn bản còn thiếu đường kẻ dưới.

Ví dụ:

KẾ HOẠCH

Cử cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND thị trấn Hạ Hòa tham gia

lớp bồi dưỡng kiến thức chính quyền đô thị

- Phần “ Căn cứ ” thì ngày tháng năm phải ghi rõ

(Ví dụ: Căn cứ ngày 26 tháng 11 năm 2003) nhưng có một số văn bản thì không ghi rõ ví dụ : Căn cứ ngày 26/11/2003)

- Phần Nội dung văn bản , dòng chữ “ Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký” thì không cần phải ghi vào.

- Phần thể thức “nơi nhận” theo quy định phần “liệt kê nơi nhận” cỡ chữ 11 nhưng trong văn bản Phòng Nội vụ ban hành phần liệt kê nơi nhận để cỡ chữ 12 b) Kỹ thuật trình bày văn bản:

Ưu điểm:

Thứ nhất, Các văn bản soạn thảo theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.

Thứ hai, Các cán bộ, chuyên viên trực tiếp soạn thảo văn bản tương đối đúng

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình.

Thứ ba, Văn bản soạn thảo mang đậm tính khuôn mẫu quy định sẵn của Thông tư

số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và văn bản quy định của cơ quan

Thứ tư, Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn, văn phong

mang đậm văn phong hành chính.

Nhược điểm: Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản do

phòng ban hành mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi có những văn bản có ngôn ngữ đời thường.

 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Phòng.

a) Quy trình soạn thảo:

Ưu điểm:

Thứ nhất, Công chức, viên chức thực hiện công tác soạn thảo văn bản đều nắm

vững kiến thức về kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến nội dung văn bản.

Thứ hai, Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên Trưởng phòng duyệt

qua về nội dung và văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi ký ban

Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng quy trình của bước như sau:

(1) Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn

bản.

(2) Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất những nội dung

trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa.

(3) Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.

(4) Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.

(5) Trình bản thảo để Trưởng phòng Nội vụ duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn thiện văn bản.

(6) Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.

(7) Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Nhược điểm: Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho

công việc bị ảnh hưởng rất nhiều đặc biệt là về thời gian triển khai.

b) Ban hành văn bản của phòng:

Ưu điểm: Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng

hay Phó phòng được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo; Văn bản được ban hành nhanh chóng, kịp thời.

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì việc ban hành văn bản của phòng

Nội vụ huyện vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm cần được khắc phục Nhiều văn bản ban hành sát nút với thời gian quy định, người báo cáo tổng hợp số liệu sẽ gặp nhiều khó khăn.

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập.

a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể

cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do phòng phát hành

được gọi chung là văn bản đi Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội vụ huyện có những ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm: Thứ nhất, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội vụ

huyện thực hiện đúng theo quy định của UBND và cơ quan cấp trên tạo điều kiện quản

lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng cũng như trong UBND

huyện chung Thứ hai, Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng

chuyên viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những

chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình Thứ

ba, Khi một văn bản của phòng được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau

thì chuyên viên phụ trách văn thư của phòng sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao

cho đủ số lượng Thứ tư, Cán bộ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết Thứ năm, Cách đăng ký và sắp xếp

văn bản theo tên loại cũng góp phần làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.

Nhược điểm: Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công

việc bị gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó.

b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến phòng gọi

chung là văn bản đến.

Ưu điểm: Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết

văn bản đã góp phần ngày càng hiện đại hoá công tác văn thư cả về cán bộ và các nghiệp vụ.

Nhược điểm: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh

chóng nhưng khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách quan như mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dự tính ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ thời gian và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.

2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

so với quy định hiện hành.

Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức; khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước ban

hành Chình vì vậy, Nhà nước đã đề ra nhiều quy định về vấn đề này thông qua các văn bản quản lý như sau: (1) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu; (2) Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; (3) Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Ưu điểm: Thứ nhất, tại phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa chuyên viên văn thư đều

thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định của UBND huyện về công tác

quản lý và sử dụng con dấu Thứ hai, con dấu của phòng được để đúng nơi quy định và

các tủ đựng dấu của phòng đều có khoá để đảm bảo an toàn cho con dấu Thứ ba, trách

nhiệm quản lý và sử dụng con dấu tại phòng được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, đúng

nhiệm vụ được giao Thứ tư, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực

dấu quy định.

Nhược điểm: Có những văn bản dấu đóng chưa được rõ ràng do mực dấu bị mờ

hay không đều nên chỗ thì đậm, chỗ thì nhạt.

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ

Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Nội vụ: công tác lưu

trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị; Hồ sơ tài liệu lưu trữ là

hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong và sắp xếp thành hồ

sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.

3.1 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn

tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây là phòng Nội

vụ huyện Hạ Hòa ) theo quyền hạn và phạm vi được quy định Công tác thu thập tài

liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:

(1) Xác định nguồn thu thập, bổ sung.

(2) Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.

(3) Phân chia các nguồn tài liệu.

(4) Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.

Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành các thủ

tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh chóng và đúng theo quy định.

Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng

không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.

3.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài

tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứa tài liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệu gần nơi làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm cho công tác quản

lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn.

3.3 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu để giải quyết công việc, nhiệm vụ hiện hành của Phòng, đơn vị cấp huyện, xã và cá nhân.

Ưu điểm: Tra tìm nhanh chóng; phục vụ cho quá trình nghiên cứu và khai thác Nhược điểm: Thực tế tại kho lưu trữ hiện nay của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa số

lượng cán bộ công tác lưu trữ còn thiếu nên chất lượng phục vụ công tác sử dụng tài liệu không cao

Phần II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG MỘT SỐ VĂN BẢN

1 Soạn thảo văn bản

Công tác soan thảo và ban hành văn bản của phòng trong những năm qua đạt đượcnhững kết quả nhất định, góp phần làm thay đổi diện mạo của phòng trong việc giao dịchtrao đổi công việc Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của phòng đã được quan tâm,chú trọng Về cơ bản, các văn bản soạn thảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo hướngdẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Hệ thống văn bản của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa ban hành đều đúng chức năng,nhiệm vụ của phòng đảm nhận cụ thể như: Công văn; Tờ trình; Báo cáo Hầu hết các vănbản của phòng ban hành đều đảm bảo về mặt thể thức và nội dung Để văn bản của phòngban hành ra thống nhất không trái với quy định của nhà nước, cơ quan, đồng thời hướngđến tính hiện đại, chuyên nghiệp phòng Nội vụ xây dựng hệ thống mẫu hóa các văn bảnthuộc thẩm quyền của phòng ban hành Dưới đây là mẫu hóa các văn bản thuộc thẩmquyền ban hành của phòng Nội vụ huyện được trình bày đúng về mặt bố cục:

Mẫu 1 - Công văn

Mẫu 3 - Báo cáo

2 Nhận xét, đánh giá và đề xuất về “Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ” của UBND huyện Hạ Hòa

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho công tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm vụ quan trọng trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa phòng, ban tại cơ quan và ngoài cơ quan.

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ UBND huyện Hạ Hòa đã giao cho Phòng Nội vụ huyện trực tiếp soạn thảo quy chế Công tác văn thư

cho UBND huyện Cụ thể Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện xem chi tiết tại phụ lục II

công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản

lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay UBND huyện đã ban hành quy chế công tác

nhằm nâng cao tính chuyên môn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ của các đơn vị trực thuộc UBND theo những quy định chung của Nhà nước, cũng như các quy định của cơ quan cấp trên quy định về công tác văn thư - lưu trữ

Bên cạnh đó, Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ do UBND huyện ban hành quy định một số điều về: “Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ; về thể thức văn bản; quản lý văn bản” khi soạn thảo ban hành quy chế chưa quy định cụ thể, rõ ràng từng nghiệp vụ mà chỉ soạn thảo và ban hành chỉ nêu thực hiện theo quy định tại Thông tư số, Quyết định số hay quy định tài Điều số, khoản số mà chưa chi tiết nội dung của một số điều.

Ví dụ: “Điều 18 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

b) Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV”.

Để các đơn vị phòng ban, cá nhân khi thực hiện công việc được thuận tiện dễ dàng khi ban hành cần nêu cụ thể, rõ ràng các điều lệ quy định để văn bản thực thi có hiệu lực, hiệu quả

Vậy nội dung quy định tại các Điều lệ trong Quy chế văn thư – lưu trữ phải được quy định theo hướng như sau:

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân thành phố

Hà Nội phải thực hiện theo các quy định tại Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

Điều 18 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

b) Ghi ngày, tháng của văn bản