Kaizen hỗ trợ Lean (Sản xuất tinh gọn) như thế nào? - Báo cáo Đại Học Bách Khoa

Đề tài được thực hiện bởi "Sinh viên Đại Học Bách Khoa" Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải tiến không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khóa của sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.Lean Lanufacturing viết tắt là Lean (Sản xuất tinh gọn) là một trong những phương pháp quản trị hiện đại nhằm tinh gọn hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

BÀI TẬP NHÓM QUẢN LÝ SẢN XUẤT THEO LEAN & JIT

ĐỀ TÀI: KAIZEN HỖ TRỢ LEAN NHƯ THẾ NÀO

GVHD: Lê Phước Luông

Nhóm 6 (Lớp thứ 6)

Tp Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 5 năm 2014

MỤC LỤC

I ĐỊNH NGHĨA KAIZEN 4

II ĐĂC ĐIỂM KAIZEN 4

III ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG 5

IV NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN KAIZEN 5

V CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 6

VI LỢI ÍCH VÀ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA KAIZEN 7

1 lợi ích: 7

2 ưu, nhược điểm: 7

VII CHI PHÍ ÁP DỤNG KAIZEN: 8

VIII THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG KAIZEN VÀO THỰC TẾ 9

IX CÁCH THỨC DUY TRÌ KAIZEN 9

X KAIZEN HỖ TRỢ LEAN NTN 9

1 Giới thiệu Lean 9

2 Kaizen hỗ trợ thực hiện lean ntn 12

XI TỔNGKẾT 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải tiến không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khóa của

sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý

Lean Lanufacturing viết tắt là Lean (Sản xuất tinh gọn) là một trong những phương pháp quản trị hiện đại nhằm tinh gọn hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả kinh doanh

Để hiểu được tầm quan trong của Lean và Kaizen cũng như sự hỗ trợ của Kaizen đối với Lean Manufacturing nhóm đã tiến hành tìm hiểu, tổng hợp các lý thuyết về Kaizen và Lean để có cái nhìn tồng quan về Kaizen và Lean Từ đó đưa ra được những tác động của Kaizen đối với Lean, thấy được sự ảnh hưởng của Kaizen đối với Lean Manufacturing như thế nào?

I ĐỊNH NGHĨA KAIZEN

Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhắm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý

Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2 Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” - ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục” Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động

II ĐĂC ĐIỂM KAIZEN

 Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc;

 Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí;

 Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo;

 Nhấn mạnh hoạt động nhóm;

 Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu

Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi Định hướng theo quá trình được áp dụng khi áp dụng các chiến lược Kaizen khác nhau như: PDCA (Plan – Do – Check – Act), SDCA (Standardize - Do – Check – Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just

In Time)

So sánh Kaizen và đổi mới

a Phân biệt:

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự

tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới là hiện tượng tức thời

(Nguồn: (Tuấn, 2008))

b Kết hợp:

Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập Khi không có

sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là điều không tránh khỏi Khi đổi mới sẽ tạo

ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại, mức hoạt động mới sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với hoạt động Kaizen để duy trì và cải tiến nó

III ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc

IV NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN KAIZEN

Có 3 nguyên tắc chung khi ứng dụng Kaizen:

 Dừng: Dừng ngay việc thực hiện những điều đã làm trong quá khứ nhưng ngày nay dường như không còn lý do thực tế nào tiếp tục làm

 Giảm: loại trừ những điều không cần thiết đang làm bừa bộn môi trường làm việc, và giảm bớt những hoạt động nào ngày nay không còn cần thiết

 Thay đổi: hãy làm điều gì đó khác Hãy cải tiến nhẹ để cho điều gì đó được tốt hơn

V CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến) Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

 Lựa chọn chủ đề

 Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

 Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

 Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu

 Thực hiện biện pháp

 Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

 Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

 Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Hệ thống cải tiến phải được thực hiện liên tục, có ý thức, thu hút tất cả nhân sự Bắt đầu bằng cái “tốt hơn” trong khi vẫn tiếp tục hướng đến cái tốt nhất

Hiển thị Kaizen là tiến trình chia sẻ kết quả cho toàn bộ công ty để làm nguồn cảm hứng cho những nhân viên khác Muốn duy trì hoạt động Kaizen thì cần phải viết ý tưởng ra

để mọi người đều thấy và làm cho Kaizen nổi trội lên Bản ghi nhớ Kaizen là 1 công cụ cần thiết cho việc ghi nhớ, kiểm soát và chia sẽ trong công ty Trong bản ghi nhớ cần phải xác định được 3 vấn đề chính là:

 Trước khi cải tiến: Vấn đề là gì?

 Sau khi cải tiến: được cải tiến như thế nào?

 Hiệu quả: kết quả ra sao?

Ví dụ kaizen sheet:

VI LỢI ÍCH VÀ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA KAIZEN

1 Lợi ích:

a Lợi ích hữu hình:

 Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn

 Giảm các lãng phí, tăng năng suất

b Lợi ích vô hình:

 Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;

 Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;

 Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;

 Xây dựng nền văn hoá công ty

2 Ưu, nhược điểm:

a Ưu điểm

 Giúp điều hành nội bộ và kiểm soát công việc tốt hơn

 Đơn giản, dễ thực hiện

 Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc, sự vụ- Chất lượng công việc được cải tiến thường xuyên

 Hoạt động của đơn vị ít bị biến động khi có những thay đổi về nhân sự- Môi trường làm việc được cải thiện

 Hoạt động bán hàng, tìm kiếm khách hàng thuận lợi hơn

b Nhược điểm

Tuy nhiên nếu xây dựng không khéo thì hệ thống quản lý chất lượng thường hay phát sinh nhiều tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu…mà có nhiều trường hợp là không cần thiết Hệ thống quản lý chất lượng có thể phát sinh thêm một số quá trình hoặc một số công việc không cần thiết hoặc không thích hợp Hơn nữa, vì các công việc đều được tiêu chuẩn hóa, vì vậy có thể hạn chế việc sáng tạo, cải tiến công việc

VII CHI PHÍ ÁP DỤNG KAIZEN:

Bản thân việc áp dụng Kaizen không tốn nhiều chi phí nhưng lại tốn chi phí cho các hoạt động bổ trợ và hiện thực hóa kết quả của Kaizen Các chi phí đó bao gồm:

1 Chi phí đào tạo người đi đầu:

Việc đào tạo người lãnh đạo là vô cùng quan trọng Nếu chúng ta muốn việc tổ chức áp dụng Kaizen thực sự có hiệu quả thì vai trò của người lãnh đạo có kỹ năng và được đào tạo tốt là không thể thiếu được Đòi hỏi phải có những người hướng dẫn chỉ đạo những hoạt động Kaizen vào từng xưởng sản xuất Ban đầu, việc đào tạo những lãnh đạo trong nội bộ công ty rất khó khăn vì thiếu những người lãnh đạo có đủ kiến thức và kỹ năng Vì vậy có thể phát sinh yêu cầu là thuê công ty tư vấn bên ngoài để đào tạo những nhân

sự cốt cán Việc này có thể làm tăng chi phí vận hành áp dụng Kaizen vào tổ chức Vì việc áp dụng Kaizen là trên toàn bộ tổ chức, vì vậy, nhiều xưởng sản xuất có thể yêu cầu có thêm người hướng dẫn, cho nên cần tốn thêm chi phí để tiếp tục đào tạo những chuyên gia về tiêu chuẩn này Sau đó mới bắt đầu khóa đào tạo chuyên đề về Kaizen trong phạm vi toàn công ty Kết quả là trong dây chuyền sản xuất ở nhiều phân xưởng Kaizen đã thực sự thâm nhập và trở thành một hoạt động thường nhật trong những dây chuyền sản xuất ấy

 Tốn chi phí lớn cho bước đầu thực hiện Kaizen

2 Chi phí cải tiến sản xuất:

Với mong muốn thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng đối với sản phẩm, tổ chức phải thực hiện cải tiến cả về công nghệ lẫn tác phong, phong cách làm việc Điều này dẫn đến chi phí phải tăng Tuy nhiền, sự thay đổi này diễn ra từ từ, liên tục vì thế không thực sự gây biến động quá lớn đối với tổng chi phí

3 Chi phí phổ bi

4 Chi phí phổ biến Kaizen cho đội ngũ lao động:

Kaizen đề cao tinh thần làm việc nhóm dẫn đến yêu cầu có sự đồng bộ cao trong quá trình làm việc Để làm được điều này, toàn bộ nhân viên, công nhân của tổ chức cần phải nắm chắc những thay đổi để có thể phối hợp sản xuất Đồng thới tốn chi phí để xây dựng hệ thống thông tin đến toàn cá nhân trong tổ chức

VIII THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG KAIZEN VÀO THỰC TẾ

Khi áp dụng Kaizen, các công ty trong nước ta thường vấp phải những thuận lợi, khó

khăn sau:

1 Thuận lợi:

a Mục tiêu:

 Làm mọi việc một cách bình thường

 Thể hiện sự quan tâm đến nhân viên

 Giảm chi phí từ những hành động không hợp lý

 Nâng cao tính tự chủ, sáng tạo

 Tạo môi trường làm việc thuận lợi nhất

b Yêu cầu:

 Thu thập ý kiến đóng góp từ tất cả mọi người

 Có những cải tiến hiệu quả, thiết thực

 Tạo thói quen cải tiến trong công ty

2 Khó khăn:

 Lần đầu thực hiện

 Nhân viên bận rộn với công việc của họ

 Không mang lại hiệu quả tức thì

 Quy mô thực hiện rất lớn

IX CÁCH THỨC DUY TRÌ KAIZEN

Để duy trì Kaizen, quan trọng là lãnh đạo phải làm gương, đồng thời phải có sự phản hổi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong 3 tháng) Tổ chức đánh giá Kaizen định kỳ hành tuần trước kỳ nghỉ mỗi tuần 30 phút Để đảm bảo việc đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập, đồng loạt Các bộ phận sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng một thang điểm đánh giá chung và tốt nhất Việc đánh giá nhằm đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn Kaizen nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với những mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả thực hiện Nghiên cứu ban hành một số quy chế về Kaizen như nội quy Kaizen, quy định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện Kaizen… Tiến hành chụp hình thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bảng tin Kaizen đề mọi người tham khảo, góp ý

X KAIZEN HỖ TRỢ LEAN NTN

1 Giới thiệu Lean

1.1 Lean là gì?

Lean (Tinh gọn) là phương pháp cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí (wastes) trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chi phí (đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận), tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng

Lean tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị (Non Value-Added) cho khách hàng nhưng lại làm tăng chi phí trong chuỗi các hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ của một tổ chức

1.2 Nguồn gốc của Lean:

Vào thập niên 1980, đã có một sự chuyển dịch cơ bản về cách thức tổ chức sản xuất tại nhiều nhà máy lớn ở Mỹ và Châu Âu Phương pháp sản xuất hàng loạt với số lượng lớn (mass production) cùng với các kỹ thuật quản lý sản xuất được áp dụng kể từ những năm đầu thế kỷ 19 đã được nghi vấn liệu có phải là mô hình sản xuất tối ưu chưa, khi các công ty của Nhật Bản chứng minh được phương pháp “Vừa-Đúng-Lúc” (Just-In-Time/ JIT) là một giải pháp tốt hơn để hạn chế việc gây ra các lãng phí như sản xuất quá mức cần thiết hoặc sản xuất sớm hơn khi cần thiết (Over-production), mà một hệ quả tất yếu sẽ là sự lãng phí do tồn kho quá mức cần thiết (Inventory), cùng với việc gia tăng các lãng phí khác trong nhóm 7 lãng phí thường gặp (7 wastes) trong một tổ chức như: chờ đợi (Waiting); vận chuyển/ di chuyển không cần thiết (Transportation); thao tác thừa (Motion); gia công thừa (Over-processing); khuyết tật/ sai lỗi của sản phẩm, dịch vụ (Defects)

1.3 Đối tượng áp dụng:

Do bản chất là tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm giá trị cho khách hàng, nên phạm vi các đối tượng tổ chức có thể áp dụng Lean đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, ví dụ chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, các cơ quan hành chính…

1.4 Các bước triển khai Lean và công cụ, kỹ thuật cơ bản